"Hubungan itu sulit" mungkin merupakan pemikiran yang ada di kepala Anda setelah putus cinta di sekolah menengah pertama. Sekarang setelah Anda dewasa, pikiran yang sama mungkin muncul di kepala Anda ketika mencoba membangun dan mempertahankan hubungan dengan pelanggan. 😅
Untungnya, saat ini, sebagian besar bisnis dapat mengakses manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan, yang lebih penting lagi, membuat alur kerja CRM!
Alur kerja ini memudahkan dan mengotomatiskan berbagai tugas dukungan pelanggan, tugas manajemen akun, tugas penjualan, dan bahkan tugas yang dilakukan oleh tim pemasaran sehingga memungkinkan karyawan menjadi lebih produktif dan mencurahkan pikiran dan tenaga mereka pada tugas-tugas selain tugas-tugas yang berulang.
Pada artikel ini, kita akan menggali lebih dalam tentang apa itu alur kerja CRM dan manfaat dari penerapan CRM alat manajemen alur kerja untuk memberikan bisnis dan tim Anda keunggulan kompetitif yang mereka butuhkan untuk memenangkan pelanggan dan bekerja sebaik mungkin.
Jadi, jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut, teruslah membaca!
Apa itu Alur Kerja CRM?
Sementara CRM adalah strategi untuk mengelola hubungan dengan pelanggan alur kerja CRM mewakili tindakan terkait CRM yang dilakukan dalam urutan yang telah dirancang dengan hati-hati. Setiap tindakan dalam urutan ini dimulai dalam sistem CRM hanya jika kondisi yang ditetapkan telah terpenuhi dan dimaksudkan untuk membawa Anda lebih dekat ke tujuan tertentu.
Apa yang sangat hebat tentang pendekatan ini adalah kenyataan bahwa pendekatan ini memungkinkan Anda untuk memiliki gambaran umum dari seluruh proses dan dengan demikian melacak kemajuan. Dengan kata lain, dengan alur kerja CRM, Anda akan tahu persis tindakan apa yang perlu dilakukan untuk menutup penjualan, tetapi juga kapan Anda dapat menghapus tindakan tertentu dari daftar yang harus dilakukan .
Dan meskipun beberapa alur kerja CRM mungkin masih ada hanya dalam bentuk diagram atau bagan , sebagian besar dari mereka dikodekan dalam Perangkat lunak CRM berfungsi sebagai fondasi untuk penyelesaian proses bisnis yang efisien.
Apa itu Otomatisasi Alur Kerja CRM?
Sejauh ini, kita telah membahas aspek teoritis dari alur kerja CRM, tetapi ada satu hal lagi yang harus kita bahas sebelum masuk ke langkah-langkah teknis atau penjelasan, dan itu adalah otomatisasi alur kerja CRM.
Dengan otomatisasi alur kerja CRM, Anda dapat mengotomatiskan sebagian atau seluruh mengotomatiskan proses atau bagian alur kerja sesuai dengan aturan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini telah terbukti bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi serta mengurangi jumlah input manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proses.
Buat resep otomatisasi khusus atau gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya untuk mengotomatiskan pekerjaan rutin dan menyederhanakan alur kerja Anda yang kompleks
Contoh yang baik dari otomatisasi alur kerja CRM dapat dilihat pada otomatisasi proses penjualan, yang biasanya terdiri dari sejumlah tugas mulai dari pembuatan prospek hingga membuat profil pelanggan dan menyuarakan kebutuhan pelanggan, serta keluhan pelanggan sesekali kepada anggota lain dari tim Anda tim penjualan .
Berikut adalah contoh alur kerja yang diuraikan dalam Papan Tulis ClickUp :
Buat representasi visual dari alur kerja Anda menggunakan Papan Tulis ClickUp yang dibuat oleh Dzenana Kajtaz dari Mailtrap
Ketika ditingkatkan dengan otomatisasi alur kerja CRM, proses penjualan dapat berubah dari sibuk menjadi memiliki struktur berbasis pemicu seperti yang dijelaskan di bawah ini:
- Seorang pelanggan potensial menghubungi bisnis Anda dengan mengisi formulir
- Perangkat lunak CRM Anda mengirimkan komunikasi kepada individu ini
- Jika tidak ada balasan yang diterima, perangkat lunak CRM akan mengirimkan tindak lanjut
- Jika ada balasan yang diterima, perangkat lunak CRM akan melanjutkan dengan penilaian prospek dan kemudian memberi tahu tim yang sesuai tentang prospek potensial
Kapan menggunakan otomatisasi alur kerja
Sekarang Anda mungkin berpikir, "Bagus! Jadi saya harus menggunakan otomatisasi alur kerja kapan pun ada kesempatan, bukan?"
Jawabannya adalah, tergantung karena tidak semua proses sama. Anda harus menilai proses dan tim mana yang dapat memperoleh manfaat dari mengotomatiskan alur kerja dan mana yang tidak.
Otomatisasi alur kerja hanya bekerja pada proses bisnis yang sudah matang, bukan proses yang tidak efisien atau boros. Jika diterapkan pada proses bisnis yang belum dioptimalkan, pendekatan ini mungkin akan lebih banyak merugikan daripada menguntungkan.
Jadi, sebelum terjun ke otomatisasi alur kerja, pastikan bahwa itu adalah keputusan yang tepat. Jika ya, Anda akan memiliki cara yang hampir tak terbatas yang dapat Anda gunakan untuk membuat dan menyesuaikan alur kerja CRM otomatis!
Manfaat Otomatisasi Alur Kerja CRM
Meningkatkan produktivitas serta efisiensi dan mengurangi penggunaan sumber daya manusia kita telah menetapkan ini sebagai manfaat utama dari otomatisasi alur kerja CRM. Tapi apakah masih ada lagi? Ya, masih banyak lagi!
- 👩💻 Kurangnya kesalahan manusia: Otomatisasi alur kerja CRM hampir sepenuhnya dapat memberantas kesalahan yang dibuat oleh manusia saat menyelesaikan tugas dan aktivitas yang berulang. Kesalahan ini dapat berkisar dari kesalahan transkripsi kecil hingga lupa menghubungi pelanggan
- ⚡️Produktivitas yang lebih besar: Tugas yang berulang tidak hanya rentan terhadap kesalahan tetapi juga dapat menghambat produktivitas. Dengan otomatisasi alur kerja CRM, Anda dapat menghilangkan tugas-tugas yang berulang-ulang dari tangan Anda sehingga Anda memiliki waktu dan energi untuk fokus pada kegiatan yang lebih kritis, merangsang pemikiran, dan atau kegiatan kreatif
- 🙋Lebih banyak transparansi dan akuntabilitas: Dalam tim besar atau bahkan tim menengah yang menangani banyak tugas, dapat menjadi tantangan untuk melacak penyelesaian tugas serta kinerja anggota tim secara individu. Dengan bantuan alat otomatisasi alur kerja CRM, manajer dan supervisor dapat memberikan gambaran umum yang transparan tentang semua tugas, dan anggota tim akan mendapatkan keuntungan daripemberitahuan otomatispengingat, dan pemicu agar mereka tetap up-to-date dengan tugas-tugas mereka dan menciptakan lingkungan yang mendukung kinerja yang optimal 💪🏻
- 🤝 Komunikasi dan keterlibatan pelanggan yang lebih baik: Menjaga jalur komunikasi yang baik dengan pelanggan bisa jadi rumit, terutama ketika mengelola banyak akun sekaligus. Otomatisasi alur kerja CRM dapat membantu Anda berinteraksi dengan mereka secara otomatis, pada saat yang tepat, dan di setiap langkahperjalanan pelanggan 😌 *Kepuasan kerja yang lebih tinggi: Tidak perlu dikatakan lagi bahwa anggota tim dan karyawan akan jauh lebih puas jika ada lebih sedikit tugas-tugas yang biasa dan berulang-ulang. Berikan tim Anda hadiah waktu agar mereka dapat mengerjakan bagian yang lebih penting dan kreatif dari pekerjaan mereka
- 💰Biaya yang lebih rendah: Otomatisasi alur kerja CRM juga dapat membantu memangkas biaya dengan mengurangi inefisiensi dan memungkinkan perusahaan untuk merealokasi dana ke dalam pengembangan produk, kampanye pemasaran, dan sebagainya
- 🚀 Skalabilitas yang lebih besar: Otomatisasi alur kerja CRM memungkinkan Anda untuk membuat proses yang konsisten dan memungkinkan Anda untuk fokus menjangkau lebih banyak pelanggan dan fokus pada pengembangan bisnis Anda
Cara Membuat Alur Kerja CRM dalam 4 Langkah Sederhana
Sekarang kita telah membahas seluk beluk alur kerja CRM yang paling penting, sekarang saatnya untuk membahas langkah-langkah yang diperlukan untuk membuatnya.
1. Tentukan proses CRM mana yang membutuhkan otomatisasi alur kerja dan mulailah merencanakan alur kerja ideal Anda
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, tidak semua proses layak untuk diotomatisasi, jadi langkah pertama dalam proses pembuatan alur kerja CRM Anda adalah memutuskan proses mana yang ingin Anda otomatisasi. Sebagai aturan praktis, cobalah untuk menghindari mengotomatisasi proses yang membutuhkan input manusia untuk sebagian besar, karena otomatisasi lebih cocok untuk tugas-tugas berulang yang dilakukan di awal corong ( corong penjualan, corong pemasaran, dll. )
Untuk membantu Anda dalam mengambil keputusan ini, berikut ini adalah daftar beberapa proses yang layak diotomatisasi yang mungkin ingin Anda ingat:
- Pembuatan dan kualifikasi prospek
- Pembuatan dan pengelolaan kontakPenerimaan pelanggan adalah seorang Penulis Konten Teknis di mailtrap dengan pengalaman bertahun-tahun sebagai penulis, editor, dan pemasar konten. Ia memiliki spesialisasi dalam meliput topik-topik yang berhubungan dengan teknologi, tetapi juga senang membuat konten yang menyenangkan dan menarik untuk ceruk konten lainnya.