Saat ini, setiap tim profesional menyadari betapa pentingnya data. Baik itu spreadsheet keuangan, file grafis vektor, dokumen kolaboratif, presentasi, atau hal lain apa pun, data lah yang memungkinkan tim Anda menyelesaikan pekerjaannya setiap hari. Oleh karena itu, wajar jika tata kelola data harus menjadi prioritas tim Anda di setiap tahap proses.
Menjaga keamanan data tim Anda tidak harus rumit. Kami telah menyusun daftar 5 alat dan strategi yang dapat (dan seharusnya!) digunakan oleh setiap tim profesional untuk menjaga keamanan informasi mereka.
Berikut ini yang ada dalam daftar:
- Lakukan pencadangan sejak dini, dan lakukan pencadangan secara rutin
- Pilihlah platform penyimpanan cloud yang dilengkapi dengan fitur penghapusan jarak jauh
- Selalu pantau kontrol akses file dan folder
- Kata sandi masih menjadi bagian penting dari keamanan data
- Jangan biarkan perangkat apa pun tanpa pengawasan
Mencadangkan data tim Anda ke server aman milik penyedia layanan penyimpanan cloud adalah cara yang sangat baik untuk melindungi data dari kehilangan.
Lakukan pencadangan sejak dini, lakukan pencadangan secara rutin
Dalam hal menjaga keamanan data, dunia di luar sana memang penuh risiko. Banyak hal yang bisa salah. Bagaimana jika perangkat keras perangkat Anda rusak dan Anda kehilangan file yang disimpan secara lokal? Bagaimana jika data Anda rusak akibat virus? Bagaimana jika perangkat Anda dicuri atau hancur? Tanpa cadangan data tim Anda, salah satu dari situasi ini bisa berarti data Anda hilang selamanya.
Cara termudah untuk mencegah kehilangan data adalah dengan mencadangkan data Anda ke cloud. Saat Anda mencadangkan data ke cloud, salinan informasi Anda akan dibuat dan disimpan di server aman milik penyedia layanan penyimpanan cloud Anda.
Tentu saja, semakin sering Anda mencadangkan data, semakin sedikit informasi yang hilang jika terjadi keadaan darurat. Seberapa sering tim Anda perlu mencadangkan datanya bergantung pada berbagai faktor, seperti sifat pekerjaan tim Anda.
Pilihlah platform penyimpanan cloud yang dilengkapi dengan fitur penghapusan jarak jauh
Jika perangkat Anda hilang atau dicuri, memiliki cadangan data yang selalu diperbarui akan membantu tim Anda tetap bekerja tanpa terganggu. Namun, bagaimana jika perangkat Anda jatuh ke tangan yang salah? Data sensitif apa pun yang mungkin sedang dikerjakan oleh tim Anda—nomor rekening, nama klien, dan sebagainya—berpotensi bocor.
Untungnya, beberapa penyedia layanan penyimpanan awan menawarkan fitur penghapusan jarak jauh sebagai langkah pencegahan keamanan. Artinya, jika suatu saat perangkat hilang atau dicuri, Anda dapat menghapus file yang terkait dengan aplikasi penyedia layanan penyimpanan awan tersebut meskipun perangkat tersebut tidak ada di tangan Anda.
Karena data Anda sudah dicadangkan ke cloud, Anda tetap dapat mengaksesnya dari perangkat lain, dan Anda tidak perlu khawatir tentang risiko keamanan akibat akses data oleh pihak yang tidak berwenang.
Jika perangkat Anda hilang, Anda tidak akan pernah tahu siapa yang mungkin mengakses data Anda. Fitur penghapusan jarak jauh memberi Anda kemampuan untuk melindungi data Anda dalam situasi apa pun.
Selalu pantau kontrol akses file dan folder
Berbicara mengenai hal tersebut, penting juga untuk memantau siapa saja yang mengakses data Anda dan apa yang mereka lakukan dengan data tersebut. Sebagian besar penyedia layanan penyimpanan cloud memudahkan kerja kolaboratif—dan dengan demikian memudahkan berbagi akses ke file dan folder—yang membuat Anda selangkah lebih maju. Alat kolaborasi yang aman juga memberikan tingkat izin yang berbeda-beda sesuai dengan peran masing-masing anggota tim.
Sebagai aturan umum, berikan akses ke file dan folder hanya kepada orang-orang yang benar-benar membutuhkannya. Meskipun kecil kemungkinannya bahwa orang dari tim lain akan dengan sengaja melakukan sesuatu yang dapat membahayakan data Anda, membatasi akses ke file dan folder akan mengurangi peluang terjadinya kecelakaan.
Memang penting untuk melibatkan banyak orang dalam sebuah proyek, tetapi juga penting untuk memantau siapa saja yang memiliki akses ke data apa.
Kata sandi masih menjadi bagian penting dari keamanan data
Ini adalah dasar-dasar keamanan data, namun masih banyak orang yang belum menjadikan praktik terbaik dalam penggunaan kata sandi sebagai kebiasaan. Dengan banyaknya akun pribadi dan profesional yang kita akses setiap hari, bisa jadi sulit untuk mengingat kata sandi yang unik untuk masing-masing akun, dan gagasan untuk mengganti setiap kata sandi unik tersebut setiap 6 bulan (seperti yang direkomendasikan oleh sebagian besar pakar keamanan siber ) sungguh menakutkan.
Bonus: Pelajari Cara Menerapkan Kerangka Kerja Manajemen Risiko Keamanan Siber
Namun, jangan khawatir! Ada berbagai alat pengaman kata sandi yang tersedia di pasaran yang dapat membantu Anda mengatur semuanya dengan rapi.
Jangan biarkan perangkat apa pun tanpa pengawasan
Jika perangkat hilang atau dicuri, kita langsung khawatir tentang keamanan data kita. Lagi pula, siapa yang tahu siapa saja yang mungkin mengakses data kita dari perangkat tersebut saat perangkat itu tidak berada dalam pengawasan kita?
Namun, bagaimana jika Anda meninggalkan ponsel yang Anda gunakan untuk mengakses email kantor di atas meja di kafe saat Anda berdiri sebentar untuk mengambil krimer tambahan? Dan bagaimana jika Anda meninggalkan laptop atau komputer desktop di tempat kerja tanpa keluar dari akun Anda?
Di mana pun Anda berada atau seberapa cepat pun Anda berencana kembali ke perangkat Anda, praktik terbaik untuk menjaga keamanan data adalah dengan keluar dari akun sebelum meninggalkan perangkat atau membawa perangkat tersebut bersama Anda, jika memungkinkan.
Selain itu, aktifkan otentikasi dua faktor agar lebih sulit bagi siapa pun untuk mengakses informasi Anda.
Dengan menggunakan alat keamanan data sederhana ini dan praktik terbaik, tim Anda dapat berkontribusi besar dalam menjaga keamanan data Anda.
Keamanan data sangat penting bagi tim profesional saat ini, namun menerapkan praktik terbaik keamanan data tidak harus sulit. Kelima alat dan strategi ini adalah beberapa cara favorit kami untuk menjaga keamanan data tim mana pun dan memastikan tim Anda berjalan dengan lancar. Langkah-langkah keamanan apa saja yang diambil oleh tim Anda? Kami sangat menantikan tanggapan Anda di kolom komentar!
Ini adalah postingan bersponsor untuk Dropbox. Semua pendapat yang tercantum di sini adalah pendapat pribadi saya. Dropbox tidak berafiliasi dengan, maupun mendukung, produk atau layanan lain yang disebutkan.
*
Melissa Pallotti adalah seorang penulis profesional, penggemar komputer, dan penggemar hoki yang tinggal di Pittsburgh, PA. Anda dapat terhubung dengan Melissa di Twitter atau LinkedIn.
