Pernahkah Anda merasa daftar tugas Anda memiliki pikirannya sendiri? Satu menit, Anda dengan percaya diri mencentang semua hal; menit berikutnya, Anda tenggelam dalam catatan tempel, email yang terlupa, dan spreadsheet yang Anda sumpah sudah diperbarui.
Melacak tugas seharusnya tidak terasa seperti memecahkan misteri. Masuklah ke papan tugas, sahabat baru Anda untuk manajemen tugas.
Papan tugas yang terstruktur dengan baik akan membantu Anda mengatur, memprioritaskan, dan menyelesaikan apa yang telah Anda mulai. Baik mengelola proyek bisnis atau hanya mencoba melewati hari Senin tanpa meninggalkannya, menggunakan papan tugas secara efektif dapat membuat perbedaan besar.
Mari kita bahas!
โฐ Ringkasan 60 Detik
Berikut ini semua yang perlu Anda ketahui tentang papan tugas dan cara membuatnya:
- Papan tugas membantu tim mengatur, melacak, dan mengelola pekerjaan secara visual dengan menggunakan tiga kolom untuk berbagai tahap kemajuan
- Jenis-jenis antrean tugas meliputi papan fisik (papan tulis, catatan tempel) dan papan digital (ClickUp)
- Manfaat utama termasuk peningkatan visibilitas tugas, kolaborasi yang lebih baik, peningkatan efisiensi alur kerja, dan penentuan prioritas yang efisien
- Membuat papan tugas melibatkan pendefinisian tahapan alur kerja, membuat kartu tugas, menetapkan tugas, menetapkan prioritas, dan melacak kemajuan
- ClickUp memiliki fitur papan tugas yang dapat disesuaikan, otomatisasi, integrasi, alat kolaborasi, dan pembaruan waktu nyata untuk membantu Anda mengelola daftar tugas dengan lebih baik
- Praktik terbaik untuk papan tugas termasuk menjaga kolom tetap jelas, memperbarui tugas secara teratur, menetapkan tenggat waktu, menggunakan otomatisasi, dan menyesuaikan berdasarkan kebutuhan tim
- Kesalahan umum yang harus dihindari adalah mengacaukan tampilan, gagal memperbarui tugas, prioritas yang tidak jelas, dan kurangnya komunikasi tim
- Kemampuan canggih ClickUp mencakup otomatisasi bertenaga AI, templat, dasbor, dan alat pelaporan untuk menyempurnakan tugas
Apa yang dimaksud dengan Papan Tugas?
Papan tugas adalah alat bantu visual untuk mengatur dan mengelola tugas dalam sebuah proyek atau alur kerja yang memberikan gambaran kemajuan yang jelas, memastikan bahwa prioritas ditetapkan, tenggat waktu terpenuhi, dan tidak ada tugas penting yang terlewatkan.
Baik Anda menangani proyek pribadi yang kecil atau mengoordinasikan inisiatif tim yang kompleks, antrean tugas membuat semuanya terstruktur dan mudah diakses.
Tampilan Papan ClickUp
Papan tugas bisa dalam berbagai bentuk - bisa dalam bentuk fisik, seperti papan tulis yang ditempeli catatan tempel, atau dalam bentuk digital yang diintegrasikan ke dalam perangkat lunak manajemen tugas .
Papan tugas digital-seperti yang ada di dalam ClickUp yang merupakan aplikasi segalanya untuk bekerja menawarkan keuntungan tambahan, seperti otomatisasi, kolaborasi waktu nyata, dan integrasi dengan alat produktivitas lainnya.
๐ฎWawasan ClickUp: 92% pekerja menggunakan metode yang tidak konsisten untuk melacak item tindakan, yang mengakibatkan keputusan yang terlewat dan eksekusi yang tertunda. Baik dengan mengirimkan catatan tindak lanjut atau menggunakan spreadsheet, prosesnya sering kali tersebar dan tidak efisien. Solusi Manajemen Tugas ClickUp memastikan konversi percakapan menjadi tugas tanpa hambatan-sehingga tim Anda dapat bertindak cepat dan tetap selaras.
Pada intinya, daftar tugas ini dibuat dengan struktur yang sederhana namun kuat: item tindakan direpresentasikan sebagai kartu tugas dan disusun ke dalam kolom-kolom yang mengindikasikan tahapan kemajuan yang berbeda.
Pengaturan tipikal mencakup kolom seperti To Do, In Progress, dan Completed, meskipun alur kerja yang lebih kompleks dapat terdiri dari langkah-langkah tambahan seperti Review, Blocked, atau On Hold untuk merefleksikan kebutuhan proyek dengan lebih baik.
๐ง Fakta Menyenangkan: Setiap orang memiliki warna catatan tempel favorit mereka sekarang, atau yang Anda gunakan untuk jenis tugas tertentu. Tetapi, catatan Post-It yang asli berwarna kuning kenari. Warna ini dipilih secara kebetulan, karena laboratorium di sebelah tim yang menciptakannya hanya memiliki kertas bekas dengan warna kuning cerah yang ikonik!
Komponen Utama dari Papan Tugas
Bagaimana Anda bisa mengetahui apakah papan tugas Anda benar-benar efektif? Papan tugas yang terstruktur dengan baik membantu melacak kemajuan, mengelola beban kerja, dan tetap terorganisir-menjaga agar tugas-tugas tetap jelas dan unit-unit tetap selaras. Dengan pengaturan yang benar, Anda akan terhindar dari kebingungan dan benar-benar menyelesaikan pekerjaan. Berikut adalah elemen-elemen kuncinya:
- Kolom: Mewakili tahapan alur kerja yang berbeda, seperti Harus Dilakukan, Sedang Berlangsung, dan Selesai. Beberapa tim menambahkan Tinjau, Diblokir, atau Ditunda untuk detail lebih lanjut
- Kartu tugas: Tugas individu atau item tindakan, sering kali mencakup judul, deskripsi, tanggal jatuh tempo, dan penerima tugas
- Tag dan label: Mengkategorikan tugas berdasarkan prioritas, jenis, atau departemen
- Penerima tugas: Tunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas
- Tanggal jatuh tempo dan tenggat waktu: Menetapkan jadwal yang jelas untuk penyelesaian tugas
- Lampiran dan tautan: Berikan file atau sumber daya yang relevan secara langsung dalam tugas untuk menjaga konteks tetap terpusat dan menghilangkan pajak pengalihan
- Indikator kemajuan: Menampilkan pembaruan status, komentar, dan daftar periksa untuk melacak penyelesaian
Jenis-jenis Papan Tugas
Tidak semua papan tugas sama-penyiapan yang berbeda dapat digunakan untuk tim dan alur kerja yang berbeda. Berikut ini beberapa jenis yang paling umum:
Papan Kanban
Papan ini menggunakan kolom-kolom untuk memvisualisasikan kemajuan tugas, biasanya memindahkannya dari To Do ke Completed.
๐ Asal: Dikembangkan oleh Toyota pada tahun 1940-an untuk meningkatkan efisiensi produksi, kemudian diadopsi dalam pengembangan perangkat lunak
๐น Terbaik untuk: Tim yang membutuhkan visibilitas alur kerja berkelanjutan, seperti pengembangan perangkat lunak dan dukungan pelanggan
Scrum board
Papan ini mengatur tugas-tugas untuk sprint ke dalam backlog, dalam proses, dan selesai.
๐ Asal: Berasal dari kerangka kerja Agile Scrum, yang diformalkan pada tahun 1990-an untuk tim perangkat lunak
๐น Terbaik untuk: Tim yang bekerja dalam siklus pendek dan berulang, seperti rekayasa perangkat lunak dan pengembangan produk
Papan tugas sederhana
Papan ini berisi daftar tugas yang tertunda, sedang berlangsung, dan sudah selesai.
๐ Asal: Salah satu metode manajemen tugas yang paling awal, yang berakar pada daftar tugas tradisional dari kertas
๐น Terbaik untuk: Individu atau tim kecil yang membutuhkan cara mudah untuk melacak tugas tanpa alur kerja yang rumit
Papan berbasis prioritas
Papan tugas semacam ini mengatur tugas berdasarkan urgensi, seperti prioritas tinggi, sedang, dan rendah.
๐ Asal: Terinspirasi dari Matriks Eisenhower dan metode penentuan prioritas lainnya yang digunakan dalam manajemen produktivitas
๐น Terbaik untuk: Tim yang menangani beberapa proyek atau tenggat waktu, seperti tim pemasaran dan operasi
Papan beban kerja tim
Berfokus pada menyeimbangkan tugas di antara anggota tim untuk mencegah kemacetan.
๐ Asal: Berevolusi dari teknik manajemen sumber daya yang digunakan dalam manajemen proyek sejak abad ke-20
๐น Terbaik untuk: Manajer yang mengawasi beberapa anggota tim untuk memastikan distribusi beban kerja yang adil dan menghindari kelelahan
Papan berbasis kalender
Papan berbasis kalender menampilkan tugas-tugas berdasarkan tenggat waktu, sehingga membantu tim merencanakan pekerjaan dalam hitungan hari, minggu, atau bulan.
๐ Asal: Diadaptasi dari kalender kertas tradisional, kemudian diintegrasikan ke dalam alat bantu perencanaan digital
๐น Terbaik untuk: Tim yang mengelola acara, jadwal konten, atau hasil kerja yang sensitif terhadap waktu, seperti tim pemasaran dan editorial
Setelah kita membahas berbagai jenis papan, mari kita jelajahi manfaat menggunakan papan.
๐ Tahukah Anda? Scrum bukan hanya sebuah kata kunci-ini benar-benar membuat tim menjadi lebih produktif. Studi menunjukkan bahwa lebih dari 60% dari persyaratan berubah selama pengembangan, yang berarti pendekatan yang fleksibel dan berulang seperti Scrum sprint tidak hanya membantu, tetapi juga penting.
Manfaat Menggunakan Papan Tugas
Papan tugas bukan sekadar alat bantu-ini sangat penting untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan kolaborasi tim, dan menjaga proyek tetap pada jalurnya. Baik Anda menangani proyek pribadi yang kecil atau mengoordinasikan inisiatif bisnis yang kompleks, daftar tugas memberi Anda kemampuan untuk menjaga komitmen dan prioritas tetap terstruktur dan mudah diakses.
Kejelasan visual
Papan tugas memberi Anda gambaran visual instan tentang proyek Anda. Papan tugas memudahkan Anda untuk memahami tahapan-tahapan yang dilalui sebuah tugas, dengan status saat ini yang dapat dilihat sekilas di dasbor.
Hal ini membantu semua orang melihat dengan tepat di mana posisi mereka dan apa yang perlu diperhatikan, sehingga meningkatkan kejelasan proyek secara keseluruhan.
Kolaborasi yang lebih baik
Papan tugas mendorong anggota tim untuk berkomunikasi secara terbuka mengenai prioritas, hambatan, dan langkah selanjutnya, sehingga tercipta lingkungan yang lebih kolaboratif. Ketika semua orang dapat melihat apa yang terjadi, hal ini meminimalkan kesalahpahaman dan mengurangi kemungkinan duplikasi pekerjaan.
Peningkatan produktivitas
Papan tugas membantu mengidentifikasi hambatan yang mungkin memperlambat kemajuan. Dengan mengetahui masalah ini lebih awal, tim dapat segera mengatasinya.
Ditambah lagi, ketika tugas diberikan dengan jelas kemajuan dilacak secara efisien, menciptakan rasa kepemilikan dan akuntabilitas di dalam tim.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Dengan papan tugas, data seperti durasi tugas, kapasitas tim, dan kecepatan proyek selalu ada di ujung jari Anda. Hal ini membantu Anda membuat keputusan yang tepat mengenai jadwal, alokasi sumber daya, dan potensi risiko, sehingga memastikan Anda selalu berada di depan dalam menghadapi masalah yang muncul.
Peningkatan berkelanjutan
Melihat kembali proyek yang telah selesai menggunakan papan tugas memudahkan Anda untuk menemukan peluang peningkatan.
Baik Anda menggunakan metode Agile atau pendekatan lain, papan tugas memungkinkan Anda untuk mengubah alur kerja dan beradaptasi dengan kebutuhan proyek Anda, sehingga mendorong peningkatan yang berkelanjutan.
๐กTip Pro: Dorong tim Anda untuk menambahkan komentar atau catatan pada tugas ketika ada kemajuan yang dicapai atau jika ada penghalang. Memasukkan umpan balik akan mendorong kolaborasi dan membuat semua orang berada di halaman yang sama. Tidak ada lagi momen "Tunggu, siapa yang melakukan itu?"!
Cara Membuat dan Menggunakan Papan Tugas
Menyiapkan papan tugas mungkin terdengar sederhana, namun kuncinya adalah menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan dan alur kerja tim Anda. Tujuan utama papan tugas adalah untuk menjaga agar detail tetap terlihat dan terorganisir sehingga tidak ada tugas yang terlewatkan.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai:
Membuat papan tugas
Langkah 1: Tentukan tahapan tugas
Pertama, pikirkan tentang tahapan yang dilalui oleh tugas-tugas Anda. Untuk papan tugas dasar, gunakan tahapan seperti To Do, In Progress, dan Completed. Namun, tergantung pada kebutuhan proyek Anda, Anda dapat membuat tahapan yang lebih detail seperti Backlog, Review, Blocked, atau On Hold.
Gunakan Status Tugas Khusus untuk menentukan tahapan tugas di ClickUp
Saat menggunakan alat bantu seperti ClickUp untuk manajemen tugas, Anda dapat menyesuaikan tahapan ini untuk tim dan alur kerja Anda. Contoh Status Tugas Khusus di ClickUp termasuk 'Ide Konten', 'Sedang berlangsung', 'Pembaruan yang diminta', 'Disetujui', dan 'Antrian' untuk tim media sosial. Dan 'Kontak', 'Prospek', 'Onboarding', Klien yang membayar', dan 'VIP' untuk CRM Anda.
Langkah 2: Buat kartu tugas
Tambahkan penerima tugas, tanggal jatuh tempo, Bidang Khusus, dan ketergantungan pada kartu tugas Anda di ClickUp
Setelah tahapan Anda ditetapkan, setiap tugas atau tindakan proyek akan mendapatkan kartu tugas baru. Kartu-kartu ini akan menyertakan deskripsi tugas, penerima tugas, tenggat waktu, dan file atau catatan yang relevan. Di papan tugas digital seperti ClickUp, Anda bisa menambahkan komentar atau lampiran file ke kartu tugas agar semuanya tetap terhubung.
๐ฎClickUp Wawasan: Pekerja pengetahuan mengirimkan rata-rata 25 pesan setiap hari, mencari informasi dan konteks. Hal ini mengindikasikan banyaknya waktu yang terbuang untuk menggulir, mencari, dan menguraikan percakapan yang terpecah-pecah di seluruh email dan obrolan. ๐ฑ
Seandainya saja Anda memiliki platform cerdas yang menghubungkan tugas, proyek, obrolan, dan email (plus AI!) di satu tempat. Tapi Anda punya!
Langkah 3: Tetapkan tugas
Berikan setiap kartu tugas kepada anggota tim yang relevan. Baik menggunakan papan fisik dengan catatan tempel atau alat bantu digital seperti ClickUp, pastikan setiap kartu memiliki pemilik dan tanggal jatuh tempo yang jelas. Hal ini penting untuk memastikan akuntabilitas dan menyederhanakan tindak lanjut.
Langkah 4: Tetapkan prioritas
Tetapkan prioritas untuk tugas-tugas penting Anda di ClickUp
Urutkan tugas berdasarkan urgensi dan/atau kepentingannya dengan menambahkan label atau menggunakan kode warna. Tambahkan label seperti Prioritas Tinggi atau Mendesak untuk membantu tim Anda fokus pada hal yang paling penting.
Cara menggunakan papan tugas
Papan tugas dapat menjadi pusat kolaborasi tim dan koordinasi tugas. Mari kita bahas lebih lanjut dengan fitur ClickUp yang memungkinkan Anda membuat beberapa papan secara efisien:
1. Sesuaikan tugas Anda
Menyesuaikan papan tugas agar sesuai dengan alur kerja tim Anda yang unik dapat membuat perbedaan besar. Baik untuk mengelola proyek atau menjaga agar tugas harian tetap pada jalurnya, menyesuaikan papan tugas memungkinkan Anda mencocokkannya dengan cara kerja tim Anda yang terbaik.
Tambahkan Bidang Khusus yang unik ke tugas dan proyek Anda di ClickUp untuk menyimpan informasi penting
Tidak seperti papan tugas yang kaku, ClickUp memungkinkan Anda membuat Status Kustom (misalnya, "Dalam Tinjauan," "Diblokir," "Pengujian QA"), bukan hanya "Harus Dilakukan / Sedang Berlangsung / Selesai." Anda juga dapat menambahkan Bidang Khusus di ClickUp untuk melacak detail spesifik tugas seperti prioritas, perkiraan upaya, atau nama klien.
Selain itu, Anda bisa menghemat waktu dengan menggunakan berbagai templat Kanban untuk tugas-tugas Anda, sehingga tim Anda bisa mengikuti proses kustom dengan mudah.
Misalnya, tim Agile dapat memilih lebih dari 30 Status Kustom untuk melacak sprint menggunakan fitur Templat Kanban Manajemen Proyek Agile oleh ClickUp .
Demikian pula, untuk tim Penjualan dan Kesuksesan Pelanggan yang perlu melacak pembaruan akun, kontak, dan risiko, tim Templat Papan Kanban Manajemen Akun oleh ClickUp menambahkan 19 status yang bermanfaat, termasuk Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding, dan banyak lagi.
Manajemen proyek menjadi jauh lebih mudah di antara semua departemen di perusahaan. Ketika ada proyek baru masuk, kami dapat menggunakan template yang langsung memunculkan semua tiket untuk kami. Tidak hanya itu, semua orang secara otomatis diberi tugas sehingga tidak ada kebingungan tentang siapa yang harus melakukan pekerjaan apa. Will Helliwell , Asisten Kepala Teknik di Inform Communications Ltd
2. Mengotomatiskan tugas Anda
Mengotomatiskan penugasan tugas, tindak lanjut, dan pembaruan kemajuan untuk papan tugas Anda dengan ClickUp Automations
Mengotomatiskan tugas rutin dapat menghemat waktu Anda dan mengurangi upaya manual. Dengan Otomatisasi ClickUp anda bisa dengan mudah mengatur penugasan tugas, pembaruan, dan pengingat otomatis untuk meningkatkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi.
Anda dapat mengonfigurasi otomatisasi alur kerja di Space, Folder, List, atau Board mana pun di dalam ClickUp, menggunakan templat yang telah dibuat sebelumnya, pintasan proyek, dan ClickUp Brain.
Sebagai contoh, ketika tugas desain web berpindah dari 'Sedang berlangsung' ke 'Tinjau' di papan tugas desain web, pemimpin tim dapat diberi tahu dan didorong untuk membagikan umpan balik mereka.
Hal ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan penugasan tugas, mengatur pemberitahuan email, membuat log audit, dan melacak semua aktivitas papan tugas di satu tempat.
baca Juga:* * Manajer Tugas AI Terbaik
3. Berkolaborasi dalam tugas
Kolaborasi adalah kunci keberhasilan manajemen proyek, dan Tugas ClickUp memudahkan tim Anda untuk bekerja bersama.
Kelola pekerjaan lintas fungsi dengan mudah dengan ClickUp Tasks yang kolaboratif
ClickUp Tasks mengedepankan komunikasi tim dengan beberapa fitur bawaan:
- Komentar tugas memungkinkan anggota tim untuk memberikan umpan balik kontekstual secara langsung di dalam tugas
- @mentions memungkinkan anggota tim untuk menandai dan memberi tahu kolega tertentu tentang pembaruan atau permintaan
- Komentar yang ditugaskan memungkinkan Anda mendelegasikan item tindakan tertentu kepada anggota tim, untuk memastikan akuntabilitas Obrolan ClickUp adalah alat kolaborasi canggih lainnya yang memungkinkan tim berkomunikasi secara real time. Baik saat Anda bertukar ide atau mendiskusikan pembaruan proyek, ClickUp Chat menjaga percakapan tetap teratur dan terkait dengan tugas masing-masing. Ini membantu Anda melewatkan perpindahan antar tab untuk memastikan tidak ada detail penting yang hilang dalam pengacakan.
Selain itu, Anda dapat membuat dan menugaskan tugas dari dalam Chat, membuat kolaborasi menjadi sangat mudah!
๐กTip Profesional: Coba siapkan hadiah kecil atau sistem penghargaan untuk papan tugas Anda untuk memotivasi tim. Misalnya, siapa pun yang memindahkan tugas paling banyak ke kolom "Selesai" dalam seminggu bisa mendapatkan hadiah kecil. Sifat visual dari papan tugas dapat membuat gamifikasi semacam ini menyenangkan dan efektif untuk mendorong keterlibatan.
4. Lacak kemajuan Anda
Visualisasikan produktivitas Anda dengan Dasbor ClickUp yang dipersonalisasi
Papan tanpa mekanisme pelacakan kemajuan seperti kue tanpa lapisan gula!
Bilah kemajuan, dasbor, dan laporan terperinci ClickUp memungkinkan Anda melacak metrik dan indikator kinerja terpenting untuk tugas Anda dalam tampilan yang disesuaikan.
Tetap berada di depan tenggat waktu, mengidentifikasi hambatan, dan merayakan pencapaian - langsung di dasbor tugas . Dasbor ClickUp menawarkan fitur pelaporan yang kuat yang memberikan wawasan penting untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Gunakan dasbor untuk:
- Membandingkan tanggal tugas aktual vs. yang direncanakan untuk memastikan jadwal terpenuhi
- Melacak permintaan perubahan dan masalah untuk mengatasinya dengan cepat
- Memperkirakan waktu penyelesaian tugas untuk tetap berada di depan potensi penundaan
- Mengatur tugas berdasarkan penugasan pengguna sehingga Anda selalu tahu siapa yang mengerjakan apa
Baca Juga: Template dan Contoh Dasbor Manajemen Proyek
5. Mengintegrasikan aplikasi sehari-hari dengan alat manajemen tugas Anda
Integrasikan ClickUp dengan tumpukan teknologi Anda untuk menyederhanakan perencanaan dan koordinasi tugas
Hubungkan papan tugas Anda dengan alat lain yang Anda gunakan setiap hari untuk menyederhanakan alur kerja Anda. Integrasikan ClickUp dengan klien email, chat, dan sistem penyimpanan file untuk membuat hub terpusat di mana semua dokumentasi pekerjaan Anda dapat diakses dengan mudah dan terorganisir. Integrasi ClickUp disinkronkan dengan tumpukan teknologi yang ada, memastikan informasi mengalir dengan lancar antar platform. ClickUp dengan mudah terhubung dengan Google Drive, Slack, atau CRM Anda, menghemat waktu dan mengurangi kebutuhan untuk berpindah aplikasi.
Integrasi ini menciptakan sistem terpadu yang menyimpan semuanya di satu tempat, meningkatkan produktivitas dan kolaborasi.
Siap membuat papan tugas Anda sendiri? Anda bisa membuat papan tugas sendiri di sini Templat Manajemen Tugas ClickUp adalah tempat yang bagus untuk memulai - cukup fleksibel untuk tim di berbagai industri.
Templat Manajemen Tugas ClickUp
Berikut ini cara kerja papan tugas:
- Tampilan yang fleksibel: Anda bisa membuat papan tugas khusus untuk alur kerja Anda dan dengan mudah beralih di antara tampilan seperti Daftar, Papan, atau Tampilan Gantt kememvisualisasikan dan mengelola tugas dengan cara yang paling sesuai untuk Anda
- Status Khusus: Tentukan tahapan yang sesuai dengan alur kerja Anda, seperti Revisi dan Dalam Peninjauan, di samping Harus Dilakukan dan Selesai. Dengan Status Khusus ini, Anda dapat mencerminkan proses unik tim Anda, membuatpelacakan tugas menjadi lebih mudah
- Hubungan tugas: Jika satu tugas bergantung pada tugas yang lain, Anda bisa secara visual merepresentasikan hubungan ini secara langsung di antrean kerja, memperjelas bagaimana tugas-tugas tersebut saling terkait
- Bidang Khusus: Tambahkan bidang seperti prioritas, tenggat waktu, atau anggota tim yang ditugaskan ke tugas, memberikan setiap tugas konteks yang dibutuhkan tim Anda agar lebih produktif
- Otomatisasi: Siapkan otomatisasi untuk menyederhanakan tugas-tugas yang berulang. Misalnya, pemicu dapat secara otomatis memindahkan tugas ke tahap berikutnya ketika status berubah atau memberi tahu anggota tim ketika tugas mendekati tenggat waktunya
- Kolaborasi: Simpan semua komunikasi di dalam kartu tugas itu sendiri dengan menambahkan komentar, melampirkan file, atau menautkan dokumen yang relevan
Baca juga: Gaya Kepemimpinan yang Berorientasi pada Tugas: Strategi, Manfaat & Kekurangan
Praktik Terbaik untuk Manajemen Dewan Tugas
Papan tugas yang dikelola dengan baik seperti kotak peralatan yang terorganisir dengan sempurna-semuanya ada di tempatnya, mudah ditemukan, dan siap untuk melakukan pekerjaan secara efisien.
Berikut ini beberapa praktik terbaik untuk mengoptimalkan papan tugas Anda:
Pertahankan kolom yang jelas dan konsisten
Untuk konsistensi, gunakan format dan tahapan alur kerja yang sama di semua proyek. Tetapkan jumlah maksimum kartu di setiap kolom untuk menghindari tugas yang berlebihan dan menjaga agar tidak berantakan.
Seret dan letakkan kartu di antara keduanya bila diperlukan.
Mengelola kartu secara efektif
Setiap kartu tugas harus memiliki detail utama: deskripsi, penerima tugas, tanggal jatuh tempo, dan prioritas. Gunakan kode warna, label, atau ikon untuk mengkategorikan tugas dengan mudah berdasarkan prioritas, jenis, atau anggota tim yang bertanggung jawab.
Prioritaskan secara efisien
Gunakan metode seperti teknik MoSCoW (Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have) untuk mengurutkan tugas. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan setiap tugas sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya secara efektif. Ingatlah untuk meninjau dan menyesuaikan prioritas secara teratur seiring dengan perkembangan keadaan.
Membangun saluran komunikasi yang jelas
Dorong anggota tim untuk menggunakan komentar untuk diskusi tugas dan umpan balik. Rapat harian atau check-in cepat membantu memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan mengatasi penghalang apa pun sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Terus meningkatkan
Luangkan waktu untuk meninjau papan tugas Anda secara teratur. Identifikasi area yang bisa lebih efisien, dan mintalah umpan balik dari tim Anda. Bersikaplah fleksibel dan terbuka untuk bereksperimen dengan teknik atau alat baru untuk meningkatkan proses Anda.
Bergabunglah dengan "Board" dengan ClickUp
Pada masa pascaperang Jepang, Toyota menghadapi tantangan besar-sumber daya yang langka, dan inefisiensi dalam produksi menyebabkan penundaan dan pemborosan.
Suatu hari, Taiichi Ohno, seorang insinyur Toyota, mengamati bagaimana supermarket di Amerika mengisi ulang rak-rak hanya ketika barang hampir habis, memastikan produk selalu tersedia namun tidak pernah kelebihan stok. Terinspirasi, ia memperkenalkan papan Kanban-sebuah sistem kartu visual yang sederhana namun kuat yang memberi tanda kapan harus memproduksi lebih banyak suku cadang, mencegah kelebihan inventaris dan mengurangi waktu henti.
Papan tugas tidak hanya mengubah Toyota menjadi pemimpin industri, tetapi juga meletakkan dasar bagi alur kerja Agile dan Lean yang modern. Dengan mengikuti langkah-langkah dan praktik terbaik yang telah kami bahas, Anda juga dapat menggunakan papan tugas untuk meningkatkan produktivitas dan menyiapkan proyek Anda untuk sukses.
Dan dalam hal penggunaan papan tugas virtual, ClickUp menonjol sebagai platform terbaik. Dengan banyak sekali opsi penyesuaian, fitur manajemen tugas otomatisasi tugas, dan integrasi, ClickUp benar-benar memungkinkan Anda menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda. Daftar ClickUp hari ini !