Sebuah survei yang dilakukan oleh McKinsey menemukan bahwa, rata-rata, proyek melampaui anggaran dan jadwal mereka sebesar 30-45% . Sebuah studi yang lebih dalam tentang 'megaproyek', beberapa di antaranya bernilai lebih dari $1 miliar, menemukan bahwa pembengkakan biaya 79% relatif terhadap perkiraan anggaran awal .
Hal ini menyoroti tantangan yang jelas dalam pelaksanaan, tetapi juga menunjukkan perkiraan biaya dan jadwal yang buruk pada saat persetujuan proyek.
Salah satu alasan utama mengapa proyek melebihi anggaran dan terlambat adalah: perkiraan yang tidak akurat. Manajer proyek sering bergulat dengan masalah ini dan telah menciptakan berbagai kerangka kerja untuk mengatasinya. Konsep estimasi pada saat penyelesaian (EAC) adalah salah satunya.
Dalam posting blog ini, kami memahami hal ini teknik estimasi proyek , pelajari cara menghitung eac, dan jelajahi penggunaannya dalam bisnis.
⏰ Ringkasan 60 Detik
Perkiraan Penyelesaian (EAC) memprediksi total biaya proyek berdasarkan biaya aktual dan pekerjaan yang tersisa. Hal ini digunakan untuk mencegah pembengkakan anggaran, meningkatkan prakiraan keuangan, dan membuat keputusan yang tepat.
Rumus yang paling umum digunakan untuk menghitung EAC adalah:
EAC = AC + (BAC - EV)
Namun, tergantung pada sifat proyek, metrik yang Anda lacak, jadwal, dan faktor lainnya, Anda mungkin memerlukan rumus lain.
Langkah-langkah untuk menghitung EAC
Untuk menggunakan rumus di atas dan menghitung EAC, ikuti langkah-langkah berikut.
- Dapatkan Anggaran Saat Penyelesaian (BAC)
- Identifikasi Biaya Aktual (AC)
- Hitung Earned Value (EV), Indeks Kinerja Biaya (CPI), Indeks Kinerja Jadwal (SPI), dll. sesuai kebutuhan
- Menerapkan rumus EAC yang relevan berdasarkan kondisi proyek
- Hitung EAC berdasarkan KPI manajemen proyek ini
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang penggunaan rumus-rumus ini, manfaat penggunaannya, dan kesalahan umum yang harus dihindari, teruslah membaca!
**Apa itu EAC (Perkiraan Waktu Penyelesaian)?
Estimasi Penyelesaian (Estimate at Completion/EAC) adalah istilah yang digunakan untuk memperkirakan total biaya proyek pada saat penyelesaiannya. Ini adalah perhitungan berkelanjutan yang memantau setiap perubahan dalam perkiraan selama siklus hidup proyek.
Sebelum proyek dimulai, EAC harus sama dengan anggaran. Ini berarti bahwa, pada akhir proyek, Anda akan menghabiskan biaya sesuai dengan yang Anda perkirakan.
Namun, selama proyek berlangsung, Anda mungkin menghadapi beberapa tantangan atau peristiwa eksternal.
Misalnya, proyek konstruksi Anda mungkin tertunda karena tidak tersedianya bahan baku karena masalah rantai pasokan. Proyek perangkat lunak Anda mungkin melebihi anggaran awal karena Anda harus menyewa konsultan eksternal untuk mendapatkan dukungan.
Pengeluaran tak terduga ini menambah biaya proyek. EAC membantu memperkirakan total biaya proyek yang disesuaikan secara real time, mengakomodasi biaya tambahan ini.
Bagaimana cara menghitung EAC?
Perkiraan saat Penyelesaian (EAC) = Anggaran saat Penyelesaian (BAC) + [Biaya aktual (AC) - Nilai yang Diperoleh (EV)]
Pertama-tama, mari kita mendefinisikan istilah-istilah ini dan kemudian melihat penghitungannya melalui sebuah contoh.
- Anggaran saat penyelesaian (BAC) : Jumlah total yang Anda rencanakan untuk dibelanjakan untuk menyelesaikan seluruh proyek, yang juga dikenal sebagai anggaran awal proyek Anda
- Biaya aktual (AC): Total uang yang telah Anda keluarkan untuk proyek sejauh ini, yaitu pengeluaran dunia nyata hingga saat ini
- Nilai yang diperoleh (EV): Pekerjaan yang telah kamu selesaikan dalam hal nilai yang dianggarkan
Katakanlah Anda telah memulai proyek pengembangan perangkat lunak dengan total anggaran (BAC) sebesar $ 20.000.
Sejauh ini, Anda telah menyelesaikan 50% pekerjaan dalam 40% waktu dan telah menghabiskan $12.000. Nilai yang diperoleh dalam manajemen proyek adalah jumlah pekerjaan yang telah Anda selesaikan dari nilai yang dianggarkan. Jadi, untuk mempermudah perhitungan, 50% dari pekerjaan seharusnya menghabiskan biaya $10.000, yang merupakan nilai yang diperoleh.
Oleh karena itu, perkiraan Anda pada rumus penyelesaian adalah 20.000 + (12.000-10.000) = $22.000
Sekarang, jika Anda bertanya-tanya, "bagaimana Anda bisa yakin bahwa bagian proyek berikutnya tidak akan memakan biaya lebih banyak juga?" Bagus sekali!
Mari kita lihat cara lain yang lebih bernuansa untuk menghitung EAC juga.
Perkiraan Penyelesaian (EAC) = Anggaran Penyelesaian (BAC) / Indeks Kinerja Biaya (CPI)
Indeks Kinerja Biaya (CPI) : Tingkat efisiensi pengeluaran proyek Anda. Hal ini dihitung dengan membagi nilai yang diperoleh dengan biaya aktual. Jika CPI > 1, Anda mengeluarkan biaya kurang dari yang direncanakan, dan Jika CPI < 1, Anda mengeluarkan biaya berlebih.
Melanjutkan contoh sebelumnya, nilai yang Anda peroleh adalah $10.000, dan biaya aktual Anda adalah $12.000. Jadi, CPI = 10.000/12.000 = 0,83.
Jadi, dengan menggunakan rumus ini, EAC Anda = 20.000 / 0,83 = $24.390
Dalam kasus ini, Anda melihat bahwa rumus tersebut mengasumsikan bahwa pengeluaran Anda di masa depan akan mengikuti tingkat perubahan yang sama dengan masa lalu.
Perkiraan saat Penyelesaian (EAC) = Biaya Aktual (AC) + [{Anggaran saat Penyelesaian (BAC) - Nilai yang Diperoleh (EV)} / Indeks Kinerja Biaya (CPI)}]
Pada contoh yang sama, dengan rumus ini, EAC = 12.000 + [(20.000 - 10.000)/0,83] = $24.048.
Perkiraan Penyelesaian (EAC) = Biaya Aktual (AC) + [{Anggaran Penyelesaian (BAC) - Nilai yang Diperoleh (EV)} / {Indeks Kinerja Biaya (CPI) x Indeks Kinerja Jadwal (SPI)}]
Ada metrik lain di sini, yaitu Indeks Kinerja Jadwal. Mari kita definisikan itu.
Indeks Kinerja Jadwal (SPI) : SPI adalah ekuivalen waktu dari CPI. Ini mengukur efisiensi kemajuan Anda terhadap perkiraan waktu penyelesaian . Hal ini dihitung dengan membagi nilai yang diperoleh dengan nilai yang direncanakan. Jika SPI > 1, Anda lebih cepat dari jadwal. SPI = 1 berarti Anda sesuai jadwal. Jika SPI < 1, Anda terlambat dari jadwal.
Seperti contoh di atas, jika Anda telah menyelesaikan 50% dari pekerjaan Anda dalam 40% waktu, SPI Anda = (50% dari BAC) / (40% dari BAC) = 10.000 / 8.000 = 1,25.
Jadi, EAC Anda = 12.000 + [(20.000 - 10.000) / (0,83 x 1,25)] = $22.375
Perkiraan Saat Penyelesaian (EAC) = Biaya Aktual (AC) + ETC dari Bawah ke Atas
Perkiraan Penyelesaian dari Bawah ke Atas (Bottom-Up Estimate to Completion) mengacu pada estimasi yang telah direvisi untuk semua tugas yang tersisa. Hal ini sering kali dilakukan secara manual.
Jika Anda bingung dengan lima rumus yang berbeda untuk perhitungan yang sama, kami memberikan bantuan.
💡Tahukah Anda? Anda juga bisa menggunakan estimasi analog dalam manajemen proyek untuk membuat perhitungan EAC Anda.
Kapan Menggunakan Setiap Rumus EAC
Tujuan dari semua rumus ini adalah sama, yaitu untuk menemukan EAC. Namun, rumus yang Anda gunakan untuk menghitung EAC tergantung pada konteksnya, termasuk sifat proyek, peristiwa yang berdampak, dan implikasi biayanya. Mari kita jelajahi beberapa skenario.
Kinerja biaya stabil + tren masa lalu akan mengikuti
EAC = BAC / CPI
Jika Anda menemukan bahwa proyek Anda mengalami inefisiensi atau pembengkakan anggaran dan memperkirakan bahwa proyek tersebut akan terus berlanjut pada tingkat yang sama, gunakan rumus di atas.
Metode ini mengasumsikan bahwa setiap perbedaan dalam biaya bersifat sistemik dan akan terus berlanjut secara seragam di seluruh cakupan proyek yang tersisa. Metode ini dapat diterapkan pada proyek yang stabil dan dikelola dengan baik dengan sedikit variabilitas dalam kinerja.
Varians biaya ada + tren efisiensi saat ini akan mengikuti
EAC = AC + [(BAC - EV) / CPI]
Jika Anda pernah mengalami varians biaya tetapi berharap varians tersebut akan mengikuti tren kinerja saat ini, gunakan rumus di atas. Pendekatan ini praktis digunakan dalam proyek-proyek yang variansnya diharapkan stabil, yang mencerminkan efisiensi biaya yang sedang berlangsung.
Dengan menggunakan metode ini, Anda memperhitungkan perbedaan di masa lalu sambil memproyeksikan biaya di masa depan berdasarkan tingkat produktivitas saat ini, sehingga cocok untuk proyek yang dinamis namun dapat dikelola.
Varians biaya adalah anomali + masa depan akan sesuai dengan perkiraan awal
EAC = AC + (BAC - EV)
Jika varians biaya adalah insiden yang terisolasi dan Anda yakin proyek akan berjalan sesuai dengan anggaran awal untuk pekerjaan yang tersisa.
Metode ini sesuai jika kejadian satu kali, seperti biaya penyiapan awal yang tidak terduga atau inefisiensi awal, menyebabkan varians yang tidak diharapkan oleh tim proyek untuk terulang kembali.
Varians biaya + varians jadwal
EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI × SPI)]
Jika jadwal merupakan faktor yang signifikan untuk memperkirakan biaya total, rumus di atas adalah yang terbaik. Rumus ini menyesuaikan perkiraan biaya pekerjaan yang tersisa dengan memperhitungkan penundaan jadwal dan efisiensi biaya. Metode ini sangat berguna untuk proyek yang melebihi anggaran dan terlambat dari jadwal.
Tren biaya tidak dapat diprediksi
EAC = AC + Perkiraan dari Bawah ke Atas
Jika kinerja proyek Anda tidak dapat diprediksi atau tren biaya tidak lagi menjadi indikator yang dapat diandalkan untuk kinerja masa depan, gunakan rumus di atas.
Alih-alih mengandalkan rumus berdasarkan CPI atau SPI, metode ini melibatkan estimasi ulang pekerjaan yang tersisa dari awal dan menambahkannya ke biaya aktual yang telah dikeluarkan sejauh ini, sehingga lebih akurat.
Jika Anda masih sedikit bingung dalam menghitung EAC, berikut ini adalah panduan singkatnya.
Langkah-langkah untuk Menghitung EAC
Pendekatan EAC dari atas ke bawah
Empat dari lima formula di atas menggunakan pendekatan dari atas ke bawah. Artinya, mereka mengandalkan anggaran yang sudah ada dan kinerja masa lalu.
Untuk menggunakan rumus di atas dan menghitung EAC, ikuti langkah-langkah berikut.
- Dapatkan Anggaran Saat Penyelesaian (BAC)
- Identifikasi Biaya Aktual (AC)
- Hitung Earned Value (EV), Indeks Kinerja Biaya (CPI), Indeks Kinerja Jadwal (SPI), dll. sesuai kebutuhan
- Menerapkan rumus EAC yang relevan berdasarkan kondisi proyek
- Hitung EAC berdasarkan inikPI manajemen proyek ### Pendekatan EAC dari bawah ke atas
Pendekatan bottom-up melibatkan penghitungan ulang biaya semua pekerjaan yang tersisa dari awal dan menambahkannya ke biaya aktual yang telah dikeluarkan sejauh ini. Metode ini memberikan estimasi yang paling akurat dan terperinci, karena mempertimbangkan kondisi proyek saat ini dan setiap perubahan ruang lingkup.
- Tinjau ulang pekerjaan yang sudah selesai
- Hitung AC sejauh ini
- Memecah pekerjaan proyek yang tersisa menjadi tugas atau komponen yang terperinci
- Memperkirakan biaya untuk menyelesaikan setiap tugas, dengan mempertimbangkan kondisi saat ini
- Tambahkan estimasi biaya yang tersisa ke biaya aktual yang dikeluarkan
Sebenarnya, alat bantu yang baik bisa membuat semua ini menjadi lebih mudah.
Tools untuk Perhitungan EAC
Perhitungannya sederhana; ini adalah aritmatika dasar. Jadi, jika Anda memiliki semua data yang diperlukan, kalkulator akan melakukan pekerjaan itu. Mari kita mulai dengan alat yang paling sederhana untuk menghitung EAC.
Spreadsheet untuk menghitung EAC
Dengan bidang formula, anda dapat mengotomatiskan penghitungan EAC. Sebagai contoh, anda bisa melacak semua biaya dalam satu tab, dengan sel untuk total biaya. Anda bisa melacak kemajuan proyek di tab lain dengan sel untuk memantau varians.
Berdasarkan hal tersebut, Anda bisa menghitung nilai yang diperoleh dengan data ini.
Meskipun sangat populer dan mudah digunakan, spreadsheet juga sepenuhnya manual. Anda harus memasukkan semua data ke dalam spreadsheet sendiri. Hal ini rawan kesalahan dan bisa membosankan. Anda bisa melakukannya lebih baik dengan alat seperti ClickUp untuk tim keuangan .
Memanfaatkan EAC dengan ClickUp
Menggunakan platform manajemen proyek yang komprehensif seperti ClickUp memastikan bahwa semua data yang Anda perlukan untuk melakukan penghitungan EAC sudah tersedia untuk Anda. Manajemen biaya proyek : Anda bisa mengintegrasikan alat eksternal apa pun yang Anda gunakan untuk pelacakan biaya untuk menghitung AC secara otomatis di dalam ClickUp.
**Pelacakan kemajuan: Sebagai alat manajemen proyek, ClickUp memungkinkan anda untuk memiliki tampilan real-time dari kemajuan anda. Berdasarkan tugas-tugas yang telah anda siapkan, ClickUp secara otomatis menghitung jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan.
Pemantauan jadwal: Dengan tanggal mulai, tanggal akhir, dan kolom tanggal khusus, Anda dapat melacak jadwal proyek Anda secara terperinci. Hal ini membantu Anda menghitung varians jadwal, yang Anda perlukan untuk mengukur EAC.
Penetapan biaya sumber daya: Jika anda menagih proyek dengan model waktu dan material (T&M), anda memerlukan setiap anggota tim untuk melacak waktu kerja mereka. Dengan ClickUp Tasks, tim Anda bisa melacak waktu dari perangkat apa pun, menambahkan catatan, memberikan label, dan menandai waktu sebagai waktu yang dapat ditagih (atau tidak). Fitur ini juga memungkinkan penggabungan waktu di seluruh tugas dan subtugas.
Perhitungan otomatis: Suka dengan kesederhanaan spreadsheet untuk mengatur formula? Anda bisa melakukannya dengan ClickUp! Gunakan data numerik dari tugas dan proyek Anda untuk menghitung EAC secara otomatis, diperbarui secara real-time.
manajemen keuangan menjadi mudah dengan ClickUp_
Pelaporan waktu nyata: EAC adalah metrik untuk masa depan; ini adalah perkiraan. Namun, untuk memastikan bahwa Anda tidak melampaui anggaran atau jadwal, Anda perlu melakukan penyesuaian di masa sekarang. Dasbor ClickUp dapat membantu Anda dalam hal ini.
Pemantauan terus menerus atas pengeluaran aktual terhadap anggaran yang direncanakan memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengidentifikasi pembengkakan biaya dan mengambil tindakan perbaikan. Hal ini membantu mencegah kejutan anggaran dan memastikan para pemangku kepentingan tetap mendapat informasi tentang kesehatan keuangan proyek.
tetap berada di atas laporan anggaran Anda dengan Dasbor ClickUp
Peran alat dan teknik kualitas dalam kesuksesan proyek
Kalkulator atau bahkan kertas dan pena dapat menghitung EAC. Namun, alat dan teknik yang berkualitas dapat membuat prosesnya menjadi lebih akurat dan efisien. Inilah caranya.
Kualitas data: Alat yang Anda gunakan menentukan kualitas data. Alat bantu seperti ClickUp yang sudah mengumpulkan informasi terkait proyek memastikan kualitas data, seperti jadwal yang terus berkembang, estimasi waktu, biaya, dll.
Integrasi: Alat yang komprehensif juga mengumpulkan data dari sumber eksternal. Misalnya, jika Anda melacak waktu menggunakan alat eksternal, Anda dapat mengimpornya ke ClickUp dengan API.
Otomatisasi: Menghitung metrik seperti EAC dapat menghabiskan bandwidth yang signifikan dari manajer proyek. Untuk membuatnya lebih mudah, alat otomatisasi dapat membantu. Alat otomatisasi juga dapat memudahkan untuk membuat perkiraan yang lebih baik dengan analisis tren dan simulasi Monte Carlo.
Replikabilitas: Alat yang tepat juga menyediakan kerangka kerja, templat analisis manfaat biaya dan templat perkiraan untuk menghitung dan melacak metrik proyek .
Templat Analisis Biaya Proyek ClickUp
Templat Analisis Biaya Proyek ClickUp adalah kerangka kerja yang siap pakai, dapat disesuaikan sepenuhnya, dan ramah pemula untuk analisis proyek. Kolom kalkulasi otomatis dapat memberikan rincian struktur rincian biaya membuat perhitungan menjadi lebih mudah.
Manfaat EAC dalam Manajemen Proyek
Jika semua perhitungan ini terasa terlalu banyak, mari kita pertimbangkan dengan manfaat yang ditawarkan.
penghematan biaya: Anda tidak dapat menghemat apa yang tidak Anda lihat. EAC memungkinkan Anda untuk mengamati dan mengukur pembengkakan anggaran, yang dapat Anda kendalikan dengan strategi mitigasi.
✅ Deteksi risiko: Dengan menganalisis tren kinerja, Anda dapat mengidentifikasi potensi inefisiensi dan risiko biaya proyek sebelum meningkat menjadi masalah yang signifikan.
komunikasi dengan para pemangku kepentingan: EAC menyediakan data konkret untuk menginformasikan kepada para pemangku kepentingan tentang kesehatan keuangan proyek. Pembaruan secara berkala membangun kepercayaan di antara para pemangku kepentingan dan menunjukkan akuntabilitas.
✅ Pengambilan keputusan: EAC melengkapi tim dengan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk membuat keputusan yang tepat ketika terjadi perubahan yang tidak terduga. Anda dapat merealokasi sumber daya, menyesuaikan cakupan proyek, atau menerapkan langkah-langkah pemangkasan biaya berdasarkan data yang akurat dan terkini.
pelacakan kinerja: EAC membantu Anda memantau kinerja proyek dibandingkan dengan biaya dan jadwal yang direncanakan. Anda dapat menggunakan data ini untuk memberikan umpan balik kepada tim, mengelola anggaran proyek merencanakan perpanjangan jadwal, dll.
✅ Peramalan anggaran: Anda mendapatkan perkiraan biaya total yang tepat dan berkelanjutan, sehingga Anda dapat melacak seberapa baik Anda mematuhi anggaran proyek. Ini bisa menjadi masukan yang bagus untuk penganggaran, perencanaan, dan kontrol proyek .
Untuk mendapatkan manfaat ini, ada beberapa kesalahan umum yang perlu Anda hindari.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Menghitung EAC
Meski terdengar sederhana, kesalahan kecil dapat menyebabkan wawasan yang buruk, keputusan yang tidak efektif, dan menjadi kontraproduktif. Berikut adalah beberapa kesalahan umum dan bagaimana Anda dapat menghindarinya.
Menggunakan rumus yang salah: Menghitung EAC sebagai BAC / CPI dalam proyek dengan penundaan jadwal yang signifikan mengabaikan dampak inefisiensi waktu, sehingga menghasilkan estimasi yang terlalu optimis.
Pertimbangkan semua faktor dan pilih formula yang paling tepat.
Membuat asumsi yang salah: Mengasumsikan kinerja masa lalu secara sempurna mencerminkan kinerja masa depan dapat membuat perhitungan EAC tidak akurat.
Sebagai contoh, jika pengeluaran satu kali menyebabkan lonjakan biaya sementara, menggunakan EAC = AC + (BAC - EV) dapat mengabaikan fakta bahwa pekerjaan di masa depan kemungkinan akan mengikuti tingkat anggaran awal.
Buatlah asumsi yang masuk akal berdasarkan fakta.
Mengabaikan AC atau EV: Perhitungan EAC sangat bergantung pada perhitungan biaya aktual dan nilai yang diperoleh yang akurat. Jika Anda melewatkan beberapa biaya atau menghitung nilai yang diperoleh secara tidak akurat, Anda bisa mendapatkan proyeksi yang menyesatkan.
Fokuslah untuk memastikan data Anda akurat.
**Mengabaikan penundaan jadwal: Gagal memasukkan penundaan jadwal dalam perhitungan EAC sering kali meremehkan total biaya. Sebagai contoh, proyek yang tertunda selama berbulan-bulan karena kekurangan sumber daya kemungkinan akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi untuk gaji, penyewaan peralatan, atau penalti.
Untuk mengeliminasi hal ini, selalu sertakan dampak penundaan terhadap biaya.
Menggunakan EAC yang sudah ketinggalan zaman: EAC bukanlah perhitungan satu kali. Ini adalah metrik dinamis yang berkembang setiap harinya. Jika ruang lingkup berubah, indeks kinerja biaya berfluktuasi, atau terjadi penyimpangan jadwal, maka EAC asli tidak lagi mewakili realitas proyek.
Oleh karena itu, Anda disarankan untuk menghitung EAC secara berkala agar dapat secara akurat mencerminkan situasi saat ini.
Tetap di Atas Metrik Proyek Anda dengan ClickUp
Di dunia di mana pembengkakan biaya sangat umum terjadi, Anda dapat menciptakan pembeda besar hanya dengan menyelesaikan proyek tepat waktu sesuai anggaran. Satu-satunya cara untuk mencapai hal ini adalah dengan melacak biaya dan jadwal terhadap anggaran secara berkala.
Platform manajemen proyek ClickUp yang kuat membuat hal ini menjadi mudah. Platform ini secara otomatis menangkap data, memungkinkan perhitungan, dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam kesehatan proyek.
Dasbor waktu nyata, kolom biaya yang dapat disesuaikan, pelacakan jadwal, dan manajemen beban kerja menyediakan cara yang efisien untuk menghitung dan memantau EAC dengan mudah. Coba ClickUp hari ini secara gratis!