Cara Menghitung Estimasi Saat Penyelesaian (EAC) dalam Proyek

Sebuah survei dari McKinsey menemukan bahwa, rata-rata, proyek melampaui anggaran dan jadwal mereka sebesar 30-45%. Sebuah studi yang lebih dalam tentang 'megaproyek', beberapa di antaranya bernilai lebih dari $1 miliar, menemukan bahwa pembengkakan biaya mencapai 79% dibandingkan dengan estimasi anggaran awal.

Hal ini menyoroti tantangan yang jelas dalam pelaksanaan, tetapi juga menunjukkan estimasi biaya dan jadwal yang buruk pada saat persetujuan proyek.

Salah satu alasan utama mengapa proyek melebihi anggaran dan terlambat adalah: perkiraan yang tidak akurat. Manajer proyek sering bergulat dengan masalah ini dan telah menciptakan berbagai kerangka kerja untuk mengatasinya. Konsep estimasi pada saat penyelesaian (EAC) adalah salah satunya.

Dalam artikel blog ini, kita akan memahami teknik estimasi proyek ini, mempelajari cara menghitung EAC, dan mengeksplorasi penggunaannya dalam bisnis.

Apa itu EAC (Perkiraan Saat Penyelesaian)?

Estimate at Completion (EAC) adalah istilah yang digunakan untuk memperkirakan total biaya proyek pada saat penyelesaiannya. Ini adalah perhitungan berkelanjutan yang memantau setiap perubahan dalam perkiraan selama siklus hidup proyek.

Sebelum proyek dimulai, EAC harus sama dengan anggaran. Artinya, pada akhir proyek, Anda akan menghabiskan biaya sesuai dengan yang Anda perkirakan.

Namun, selama proyek berlangsung, Anda mungkin menghadapi beberapa tantangan atau peristiwa eksternal.

Pengeluaran tak terduga ini menambah biaya proyek. EAC membantu memperkirakan total biaya proyek yang disesuaikan secara real time, dengan mengakomodasi biaya tambahan ini.

Bagaimana cara menghitung EAC?

Pertama-tama, mari kita definisikan istilah-istilah ini dan kemudian lihat perhitungannya melalui sebuah contoh.

Katakanlah Anda telah memulai proyek pengembangan perangkat lunak dengan total anggaran (BAC) sebesar $20.000.

Sejauh ini, Anda telah menyelesaikan 50% pekerjaan dalam 40% waktu dan telah menghabiskan $12.000. Nilai yang diperoleh dalam manajemen proyek adalah jumlah pekerjaan yang telah Anda selesaikan dari nilai yang dianggarkan. Jadi, untuk mempermudah perhitungan, 50% dari pekerjaan tersebut seharusnya menghabiskan biaya sebesar $10.000, yang merupakan nilai yang diperoleh.

Oleh karena itu, rumus estimasi saat penyelesaian Anda adalah 20.000 + (12.000-10.000) = $22.000

Sekarang, jika Anda bertanya-tanya, "bagaimana Anda bisa yakin bahwa bagian proyek berikutnya tidak akan memakan biaya lebih besar?" Bagus sekali!

Mari kita lihat cara lain yang lebih bernuansa untuk menghitung EAC juga.

Indeks Kinerja Biaya (CPI) : Tingkat efisiensi pengeluaran proyek Anda. Dihitung dengan membagi nilai yang diperoleh dengan biaya aktual. Jika CPI > 1, Anda mengeluarkan biaya kurang dari yang direncanakan, dan Jika CPI < 1, Anda mengeluarkan biaya berlebih.

Melanjutkan contoh sebelumnya, nilai yang diperoleh adalah $10.000, dan biaya aktual adalah $12.000. Jadi, CPI = 10.000/12.000 = 0. 83.

Jadi, dengan menggunakan rumus ini, EAC Anda = 20.000 / 0. 83 = $24.390

Dalam hal ini, Anda melihat bahwa rumus tersebut mengasumsikan bahwa pengeluaran Anda di masa depan akan mengikuti tingkat perubahan yang sama dengan masa lalu.

Pada contoh yang sama, dengan rumus ini, EAC = 12.000 + [(20.000 - 10.000)/0.83] = $24.048.

Ada metrik lain di sini, yaitu Indeks Kinerja Jadwal. Mari kita definisikan itu.

Indeks Kinerja Jadwal (SPI) : SPI adalah ekuivalen waktu dari CPI. SPI mengukur efisiensi kemajuan Anda terhadap estimasi waktu penyelesaian. Ini dihitung dengan membagi nilai yang diperoleh dengan nilai yang direncanakan. Jika SPI > 1, Anda lebih cepat dari jadwal. SPI = 1 berarti Anda sesuai jadwal. Jika SPI < 1, Anda terlambat dari jadwal.

Seperti pada contoh di atas, jika Anda telah menyelesaikan 50% pekerjaan Anda dalam 40% waktu, SPI Anda = (50% dari BAC) / (40% dari BAC) = 10.000 / 8.000 = 1.25.

Jadi, EAC Anda = 12.000 + [(20.000 - 10.000) / (0,83 x 1,25)] = $22.375

Perkiraan Penyelesaian dari bawah ke atas mengacu pada perkiraan yang direvisi untuk semua tugas yang tersisa. Hal ini sering kali dilakukan secara manual.

Jika Anda bingung dengan lima rumus berbeda untuk perhitungan yang sama, kami memberikan bantuan.

Kapan Menggunakan Setiap Formula EAC

Tujuan dari rumus-rumus ini adalah sama, yaitu untuk mencari EAC. Namun, rumus yang Anda gunakan untuk menghitung EAC bergantung pada konteks, termasuk sifat proyek, peristiwa yang berdampak, dan implikasi biayanya. Mari kita jelajahi beberapa skenario.

Kinerja biaya stabil + tren masa lalu akan mengikuti

EAC = BAC / CPI

Jika Anda menemukan bahwa proyek Anda mengalami inefisiensi atau pembengkakan anggaran dan memperkirakan proyek akan terus berlanjut pada tingkat yang sama, gunakan rumus di atas.

Metode ini mengasumsikan bahwa setiap perbedaan dalam biaya bersifat sistemik dan akan bertahan secara seragam di seluruh cakupan proyek yang tersisa. Metode ini dapat diterapkan pada proyek yang stabil dan dikelola dengan baik dengan sedikit variabilitas dalam kinerja.

Adanya perbedaan biaya + tren efisiensi saat ini akan mengikuti

EAC = AC + [(BAC - EV) / CPI]

Jika Anda pernah mengalami varians biaya namun berharap varians tersebut mengikuti tren kinerja saat ini, gunakan rumus di atas. Pendekatan ini praktis digunakan pada proyek-proyek yang variansnya diharapkan stabil, yang mencerminkan efisiensi biaya yang sedang berlangsung.

Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat memperhitungkan ketidaksesuaian di masa lalu sekaligus memproyeksikan biaya di masa mendatang berdasarkan tingkat produktivitas saat ini, sehingga cocok untuk proyek yang dinamis namun dapat dikelola.

Varians biaya adalah anomali + masa depan akan sesuai dengan perkiraan awal

EAC = AC + (BAC - EV)

Jika varians biaya merupakan insiden yang terisolasi dan Anda yakin proyek akan berjalan sesuai anggaran awal untuk pekerjaan yang tersisa.

Metode ini tepat digunakan ketika terjadi peristiwa satu kali, seperti biaya penyiapan awal yang tak terduga atau inefisiensi awal, yang menyebabkan perbedaan yang tidak diharapkan oleh tim proyek untuk terulang kembali.

Varians biaya + varians jadwal

EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI × SPI)]

Jika jadwal merupakan faktor penting dalam memperkirakan biaya total, rumus di atas adalah yang terbaik. Rumus ini menyesuaikan perkiraan biaya pekerjaan yang tersisa dengan memperhitungkan penundaan jadwal dan efisiensi biaya. Metode ini sangat berguna untuk proyek yang melebihi anggaran dan terlambat dari jadwal.

Tren biaya tidak dapat diprediksi

EAC = AC + Perkiraan dari Bawah ke Atas

Jika kinerja proyek Anda tidak dapat diprediksi atau tren biaya tidak lagi menjadi indikator yang dapat diandalkan untuk kinerja di masa mendatang, gunakan rumus di atas.

Alih-alih mengandalkan rumus berdasarkan CPI atau SPI, metode ini melibatkan estimasi ulang pekerjaan yang tersisa dari awal dan menambahkannya ke biaya aktual yang telah dikeluarkan sejauh ini, sehingga lebih akurat.

Jika Anda masih sedikit bingung dalam menghitung EAC, berikut ini adalah panduan singkatnya.

Langkah-langkah untuk Menghitung EAC

Pendekatan EAC dari atas ke bawah

Empat dari lima formula di atas menggunakan pendekatan dari atas ke bawah. Artinya, mereka mengandalkan anggaran yang sudah ada dan kinerja masa lalu.

Untuk menggunakan rumus di atas dan menghitung EAC, ikuti langkah-langkah berikut.

Pendekatan EAC dari bawah ke atas

Pendekatan bottom-up melibatkan penghitungan ulang biaya semua pekerjaan yang tersisa dari awal dan menambahkannya ke biaya aktual yang telah dikeluarkan sejauh ini. Metode ini memberikan estimasi yang paling akurat dan terperinci, karena mempertimbangkan kondisi proyek saat ini dan setiap perubahan ruang lingkup.

Faktanya, alat bantu yang baik dapat membuat semua ini menjadi lebih mudah.

Alat bantu untuk Perhitungan EAC

Perhitungannya sederhana; ini adalah aritmatika dasar. Jadi, jika Anda memiliki semua data yang diperlukan, kalkulator dapat membantu Anda. Mari kita mulai dengan alat yang paling sederhana untuk menghitung EAC.

Spreadsheet untuk menghitung EAC

Dengan kolom formula, Anda dapat mengotomatiskan penghitungan EAC. Sebagai contoh, anda dapat melacak semua biaya dalam satu tab, dengan sebuah sel untuk total biaya. Anda dapat melacak kemajuan proyek di tab lain dengan sel untuk memantau varians.

Berdasarkan hal tersebut, Anda dapat menghitung nilai yang diperoleh dengan data ini.

Meskipun sangat populer dan mudah digunakan, spreadsheet juga sepenuhnya bersifat manual. Anda harus memasukkan semua data ke dalam spreadsheet sendiri. Hal ini rawan kesalahan dan dapat menjadi membosankan. Anda bisa melakukannya lebih baik dengan alat seperti ClickUp untuk tim keuangan.

Memanfaatkan EAC dengan ClickUp

Menggunakan platform manajemen proyek yang komprehensif seperti ClickUp memastikan bahwa semua data yang Anda perlukan untuk membuat perhitungan EAC sudah tersedia untuk Anda.

Manajemen biaya proyek: Anda dapat mengintegrasikan alat eksternal apa pun yang Anda gunakan untuk pelacakan biaya untuk secara otomatis menghitung AC dalam ClickUp.

Pelacakan kemajuan: Sebagai alat manajemen proyek, ClickUp memungkinkan Anda untuk memiliki tampilan real-time atas kemajuan Anda. Berdasarkan tugas-tugas yang telah anda siapkan, alat ini secara otomatis menghitung jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan.

Pemantauan jadwal: Dengan tanggal mulai, tanggal akhir, dan kolom tanggal khusus, Anda dapat melacak jadwal proyek secara terperinci. Hal ini membantu Anda menghitung varians jadwal, yang Anda perlukan untuk mengukur EAC.

Penentuan biaya sumber daya: Jika Anda menagih proyek dengan model waktu dan material (T&M), Anda memerlukan setiap anggota tim untuk melacak waktu kerja mereka. Dengan ClickUp Tasks, tim Anda bisa melacak waktu dari perangkat apa pun, menambahkan catatan, memberikan label, dan menandai waktu sebagai waktu yang dapat ditagih (atau tidak). Fitur ini juga memungkinkan penggabungan waktu di seluruh tugas dan subtugas.

Perhitungan otomatis: Suka dengan kesederhanaan spreadsheet untuk mengatur formula? Anda dapat melakukannya dengan ClickUp! Gunakan data numerik dari tugas dan proyek Anda untuk menghitung EAC secara otomatis, diperbarui secara real-time.

Pelaporan waktu nyata: EAC adalah metrik untuk masa depan; ini adalah perkiraan. Namun, untuk memastikan bahwa Anda tidak melampaui anggaran atau jadwal, Anda perlu melakukan penyesuaian di masa sekarang. Dasbor ClickUp dapat membantu anda dalam hal ini.

Pemantauan berkelanjutan atas pengeluaran aktual terhadap anggaran yang direncanakan memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengidentifikasi pembengkakan biaya dan mengambil tindakan korektif. Hal ini membantu mencegah kejutan anggaran dan memastikan para pemangku kepentingan tetap mendapat informasi tentang kesehatan keuangan proyek.

Peran alat dan teknik kualitas dalam keberhasilan proyek

Kalkulator atau bahkan kertas dan pena dapat menghitung EAC. Namun, alat bantu dan teknik yang berkualitas dapat membuat prosesnya menjadi lebih akurat dan efisien. Inilah caranya.

Kualitas data: Alat bantu yang Anda gunakan menentukan kualitas data. Alat bantu seperti ClickUp yang telah mengumpulkan informasi terkait proyek memastikan kualitas data, seperti jadwal yang terus berkembang, estimasi waktu, biaya, dll.

Integrasi: Alat bantu yang komprehensif juga mengumpulkan data dari sumber eksternal. Misalnya, jika Anda melacak waktu menggunakan alat eksternal, Anda dapat mengimpornya ke ClickUp dengan API.

Otomatisasi: Menghitung metrik seperti EAC dapat menyita bandwidth yang signifikan bagi manajer proyek. Untuk membuatnya lebih mudah, alat otomatisasi dapat membantu. Alat ini juga dapat mempermudah perkiraan yang lebih baik dengan analisis tren dan simulasi Monte Carlo.

Dapat direplikasi: Alat bantu yang tepat juga menyediakan kerangka kerja, templat analisis biaya manfaat, dan templat estimasi untuk menghitung dan melacak metrik proyek.

Unduh Template Ini

Templat Analisis Biaya Proyek ClickUp adalah kerangka kerja yang siap pakai, dapat disesuaikan sepenuhnya, dan ramah pemula untuk analisis proyek. Kolom kalkulasi otomatis dapat memberikan struktur rincian biaya yang terperinci, sehingga memudahkan perhitungan.

Manfaat EAC dalam Manajemen Proyek

Jika semua perhitungan ini terasa terlalu banyak, mari kita pertimbangkan dengan manfaat yang ditawarkannya.

penghematan biaya: Anda tidak dapat menyimpan apa yang tidak Anda lihat. EAC memungkinkan Anda untuk mengamati dan mengukur pembengkakan anggaran, yang dapat Anda kendalikan dengan strategi mitigasi.

deteksi risiko: Dengan menganalisis tren kinerja, Anda dapat mengidentifikasi potensi inefisiensi dan risiko biaya proyek sebelum meningkat menjadi masalah yang signifikan.

✅ Komunikasi pemangku kepentingan: EAC menyediakan data konkret untuk memberi tahu para pemangku kepentingan tentang kesehatan keuangan proyek. Pembaruan secara berkala membangun kepercayaan di antara para pemangku kepentingan dan menunjukkan akuntabilitas.

pengambilan keputusan: EAC melengkapi tim dengan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk mengambil keputusan yang tepat saat terjadi perubahan yang tidak terduga. Anda dapat merealokasi sumber daya, menyesuaikan cakupan proyek, atau menerapkan langkah-langkah pemotongan biaya berdasarkan data yang akurat dan terkini.

pelacakan kinerja: EAC membantu Anda memantau kinerja proyek dibandingkan dengan biaya dan jadwal yang direncanakan. Anda dapat menggunakan data ini untuk memberikan umpan balik kepada tim, mengelola anggaran proyek, merencanakan perpanjangan jadwal, dll.

✅ Perkiraan anggaran: Anda mendapatkan estimasi total biaya yang tepat dan berkelanjutan, sehingga Anda dapat melacak seberapa baik Anda mematuhi anggaran proyek. Hal ini dapat menjadi masukan yang bagus untuk penganggaran, perencanaan, dan pengendalian proyek di masa mendatang.

Untuk mendapatkan manfaat ini, ada beberapa kesalahan umum yang perlu Anda hindari.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Menghitung EAC

Meski terdengar sederhana, kesalahan kecil dapat menyebabkan wawasan yang buruk, keputusan yang tidak efektif, dan menjadi kontraproduktif. Berikut adalah beberapa kesalahan umum dan bagaimana Anda dapat menghindarinya.

Menggunakan rumus yang salah: Menghitung EAC sebagai BAC / CPI dalam proyek dengan penundaan jadwal yang signifikan mengabaikan dampak inefisiensi waktu, sehingga menghasilkan estimasi yang terlalu optimis.

Pertimbangkan semua faktor dan pilih formula yang paling tepat.

Membuat asumsi yang salah: Mengasumsikan kinerja masa lalu secara sempurna mencerminkan kinerja masa depan dapat membuat perhitungan EAC tidak akurat.

Membuat asumsi yang masuk akal berdasarkan fakta.

Mengabaikan AC atau EV: Perhitungan EAC sangat bergantung pada perhitungan biaya aktual dan nilai yang diperoleh yang akurat. Jika Anda melewatkan beberapa biaya atau menghitung nilai yang diperoleh secara tidak akurat, Anda bisa mendapatkan proyeksi yang menyesatkan.

Fokus untuk memastikan data Anda akurat.

Mengabaikan penundaan jadwal: Tidak menyertakan penundaan jadwal dalam perhitungan EAC sering kali meremehkan total biaya. Misalnya, proyek yang tertunda selama berbulan-bulan karena kekurangan sumber daya kemungkinan akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi untuk gaji, sewa peralatan, atau denda.

Untuk mengeliminasinya, selalu sertakan dampak penundaan terhadap biaya.

Menggunakan EAC yang sudah ketinggalan zaman: EAC bukanlah perhitungan satu kali. Ini adalah metrik dinamis yang berkembang setiap harinya. Jika ruang lingkup berubah, indeks kinerja biaya berfluktuasi, atau terjadi penyimpangan jadwal, EAC asli tidak lagi mewakili realitas proyek.

Oleh karena itu, Anda disarankan untuk menghitung EAC secara teratur agar dapat mencerminkan situasi saat ini secara akurat.

Tetap Mengikuti Metrik Proyek Anda dengan ClickUp

Di dunia di mana pembengkakan biaya sangat umum terjadi, Anda dapat menciptakan pembeda yang sangat besar hanya dengan menyelesaikan proyek tepat waktu sesuai anggaran. Satu-satunya cara untuk mencapai hal ini adalah dengan melacak biaya dan jadwal terhadap anggaran secara berkala.

Platform manajemen proyek ClickUp yang kuat membuat hal ini menjadi mudah. Platform ini secara otomatis menangkap data, memungkinkan penghitungan, dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam kesehatan proyek.

Dasbor waktu nyata, kolom biaya yang dapat disesuaikan, pelacakan garis waktu, dan manajemen beban kerja menyediakan cara yang efisien untuk menghitung dan memantau EAC dengan mudah.

Coba ClickUp hari ini secara gratis!