Seperti yang diketahui oleh setiap manajer proyek, membuat estimasi untuk sebuah proyek merupakan hal yang krusial sekaligus menegangkan. Meskipun lebih mudah untuk memahami dan membuat estimasi seiring berjalannya proyek, namun sulit untuk membuat estimasi yang akurat pada tahap awal.
Bagaimana Anda membuat estimasi pada tahap awal proyek dengan sedikit data?
Salah satu teknik manajemen proyek yang dapat membantu Anda adalah estimasi analog. Estimasi analog dalam manajemen proyek adalah teknik estimasi penting yang membantu membuat estimasi biaya dan menilai durasi proyek serta kebutuhan sumber daya pada tahap awal.
Mari kita lihat apa itu teknik ini, bagaimana cara kerjanya, metodologinya, dan banyak lagi.
Apa itu Estimasi Analog dalam Manajemen Proyek?
Estimasi analog dalam manajemen proyek adalah teknik tangkas yang menggunakan data historis dari proyek-proyek sebelumnya dengan hasil atau tugas yang serupa untuk memprediksi biaya, durasi, dan sumber daya proyek saat ini. Semakin banyak informasi masa lalu yang tersedia, semakin baik prediksi dalam estimasi analog.
Berikut ini cara menggunakan estimasi analog dalam manajemen proyek:
- Pilih proyek yang sebanding: Pilih proyek masa lalu yang sangat mirip dengan proyek baru. Misalnya, jika proyek Anda saat ini adalah riset pasar, pilihlah proyek masa lalu yang melibatkan aktivitas serupa. Kesamaan antara proyek sebelumnya dan proyek yang sedang Anda perkirakan akan menentukan keakuratan prediksi
- **Temukan item yang relevan dengan kedua proyek tersebut: Identifikasi nilai, seperti biaya, durasi, ruang lingkup, dan tugas-tugas spesifik, yang serupa di kedua proyek untuk membuat estimasi
- Catat kesamaan-kesamaan tersebut: Buat daftar item yang serupa di kedua proyek untuk memudahkan perbandingan
- Pilih perkiraan Anda: Bandingkan kedua item proyek dan pilih estimasi yang Anda perlukan untuk proyek saat ini berdasarkan kebutuhan pemangku kepentingan, seperti anggaran, jangka waktu, ruang lingkup, jam kerja harian / mingguan anggota tim, dan sumber daya yang diperlukan berdasarkan data proyek sebelumnya
Pengestimasian Analogi Vs. Parametrik
Estimasi parametrik adalah teknik berbasis data dan akurasi yang menggunakan tingkat unit aktivitas dan hubungan statistik antar variabel untuk menentukan biaya, sumber daya, dan durasi proyek secara akurat.
Teknik estimasi parametrik dan analog dalam manajemen proyek menggunakan data historis secara berbeda. Berikut adalah beberapa perbedaan antara estimasi analog dan parametrik.
| Perbedaan utama Pengestimasian Analogi Pengestimasian Parametrik Pengestimasian Parametrik | ||
|---|---|---|
| Dasar estimasi | Membuat estimasi proyek umum berdasarkan data historis proyek serupa. Melibatkan penggunaan detail seperti ruang lingkup, biaya, dan waktu proyek sebelumnya dan penilaian ahli | Menggunakan perhitungan berdasarkan unit dan analisis statistik untuk memperkirakan durasi, uang, sumber daya proyekMelibatkan identifikasi dan penggunaan parameter dalam informasi historis yang berkorelasi dengan durasi, biaya, atau nilai sumber daya proyek untuk memperkirakan nilai proyek saat ini |
| Akurasi dan penerapan | Bertindak sebagai titik awal untuk estimasi proyekKurang akurat dibandingkan estimasi parametrik dan paling baik untuk proyek dengan ketersediaan data yang terbatas | Menawarkan lebih banyak akurasi daripada estimasi analog, menggunakan perhitungan terperinci dan hubungan statistikTerbaik untuk proyek yang didefinisikan dengan baik |
| Kompleksitas | Teknik yang sederhana dan cepat Tidak ada pendekatan statistik yang terlibat | Lebih kompleks dan memakan waktu daripada estimasi analog Melibatkan perhitungan dan penyesuaian statistik |
Meskipun perbedaannya sudah jelas sekarang, berikut ini adalah waktu yang tepat untuk menggunakan estimasi parametrik dan analog dalam manajemen proyek:
- Penggunaan estimasi analogi: Manajer proyek biasanya menggunakan estimasi analog pada fase awal untuk menghasilkan estimasi kasar. Gunakan teknik ini ketika data terperinci tidak tersedia
- Penggunaan estimasi parametrik: Estimasi parametrik adalah pendekatan berbasis data yang membutuhkan perhitungan terperinci danevaluasi proyek data. Teknik ini terutama digunakan untuk proyek-proyek yang menawarkan informasi rinci dan parameter yang ditentukan, seperti harga satuan bahan, tenaga kerja, atau komponen proyek lainnya
Metodologi Estimasi Analog
Estimasi analog dalam manajemen proyek adalah metode top-down teknik estimasi yang berarti Anda mendapatkan estimasi proyek secara keseluruhan dan kemudian memecahnya menjadi elemen-elemen proyek yang lebih kecil. Berikut adalah dua metodologi estimasi analog yang dapat Anda gunakan.
Pengestimasian analog berbasis parameter
Metodologi ini memperkirakan anggaran, ruang lingkup, dan sumber daya proyek saat ini dengan menggunakan variabel atau parameter tertentu dari proyek sebelumnya. Singkatnya, metodologi ini menggunakan parameter proyek kritis yang memengaruhi hasil dan kPI manajemen proyek .
Misalnya, jika riset pasar dalam proyek analisis penjualan sebelumnya membutuhkan waktu 10 jam, Anda dapat menggunakan parameter ini untuk memperkirakan durasi tugas riset pasar serupa dalam proyek saat ini. Demikian pula, manajer proyek dapat memperkirakan parameter lain untuk proyek saat ini, seperti biaya atau sumber daya, melalui perbandingan.
Penaksiran analog berbasis penilaian siklus hidup
Dengan menggunakan metodologi ini, manajer proyek mempertimbangkan pandangan komprehensif dari tahapan siklus hidup proyek sebelumnya - dari awal hingga akhir - untuk memperkirakan sumber daya, biaya, dan kerangka waktu proyek baru.
Katakanlah Anda memiliki proyek pengembangan perangkat lunak sebelumnya dengan tahapan pengumpulan sumber daya, perancangan, pengembangan, pengujian, penyebaran, metrik proyek analisis, dan umpan balik. Dengan menggunakan estimasi analog berbasis penilaian siklus hidup-Anda harus menganalisis sumber daya dan waktu spesifik yang dialokasikan untuk setiap fase proyek. Informasi ini membantu memperkirakan parameter proyek pengembangan perangkat lunak baru.
Manfaat & Kelemahan Estimasi Analog
Seperti yang lain teknik manajemen proyek estimasi analogis memiliki kelebihan dan kekurangan.
Manfaat
- **Kebutuhan sumber daya dan biaya yang minimum: Estimasi analog memberikan estimasi dasar dengan cepat dengan sumber daya minimum. Ini adalah teknik hemat biaya yang melibatkan lebih sedikit proses dan dokumentasi
- Peningkatan estimasi secara bertahap: Meskipun estimasi analog sangat tepat untuk tahap awal proyek, estimasi ini sangat membantu di setiap titik dalam proyek untuk menyempurnakan estimasi Anda
- Estimasi tingkat granular: Estimasi analog dalam manajemen proyek membantu memperkirakan jangka waktu dan upaya yang diperlukan untuk tugas-tugas individual, yang kemudian membantu Anda menganalisis gambaran yang lebih besar
- Analisis kelayakan: Teknik ini membantu tim proyek mengevaluasi kelayakan, anggaran, dan potensi keuntungan, memastikan pengambilan keputusan yang tepat
Kelemahan
- Akurasi terbatas: Teknik ini mungkin kurang akurat karena terbatasnya informasi proyek dan perubahan variabel seperti sumber daya dan tingkat inflasi
- Berbasis asumsi: Teknik ini bergantung pada asumsi yang dibuat berdasarkan data proyek sebelumnya. Namun, data historis mungkin tidak mewakili proyek saat ini secara akurat
- Tidak cocok untuk proyek yang unik: Jika Anda tidak memiliki data historis yang tersedia, estimasi analog tidak dapat dilakukan
Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Estimasi Analog
Di antara teknik estimasi yang gesit estimasi analogi adalah salah satu yang paling mudah dan berguna saat menghasilkan estimasi untuk tahap awal proyek. Untuk memanfaatkan teknik ini secara maksimal, manfaatkan perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp.
ClickUp adalah solusi lengkap untuk semua tugas yang berhubungan dengan proyek. Aplikasi ini menyimpan informasi proyek, memungkinkan Anda mengatur alur kerja, melacak kemajuan, menetapkan tugas, dan merampingkan proses proyek.
Atur Prioritas Tugas dengan cepat dalam tugas di ClickUp untuk mengomunikasikan apa yang perlu diperhatikan terlebih dahulu
Berikut adalah cara untuk menggunakan fitur manfaat dari perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp untuk menghasilkan estimasi untuk proyek Anda berikutnya dengan menggunakan estimasi analog.
Langkah 1: Cari tahu domain proyek baru dan persyaratan teknologi
Identifikasi domain proyek sebelumnya (apakah termasuk dalam pemasaran, pengembangan produk, konstruksi, atau bidang lain) dan sumber daya teknologi yang dibutuhkan. Misalnya, proyek baru Anda mungkin berupa pengembangan perangkat lunak atau inisiatif pemasaran produk. Setelah Anda mengidentifikasi domainnya, Anda akan memahami teknologi yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Hal ini mempermudah pencarian proyek sebelumnya yang serupa.
Langkah 2: Berusahalah untuk menemukan proyek sebelumnya yang serupa
Mulailah dengan membuat daftar proyek masa lalu (katakanlah, sepuluh atau lebih) berdasarkan variabel seperti domain dan tim, tujuan manajemen proyek atau konteks. Kemudian, buatlah daftar pendek proyek-proyek yang menurut Anda sebanding hingga Anda memiliki dua atau tiga proyek untuk dibandingkan.
Langkah 3: Bandingkan proyek-proyek
Setelah daftar proyek yang dapat dibandingkan siap, mulailah membandingkan berdasarkan variabel yang paling relevan. Semakin mirip variabel yang Anda temukan, semakin akurat estimasi proyek Anda.
Di dalam daftar, Anda bisa menambahkan masing-masing proyek sebagai tugas di ClickUp . Selain itu, dengan Bidang Khusus ClickUp anda bisa menentukan semua faktor penting (anggaran, jadwal, sumber daya, dll) yang ingin anda bandingkan dengan proyek. Nilai untuk variabel-variabel tertentu tersebut kemudian dapat ditetapkan untuk setiap tugas proyek.
dapatkan gambaran umum tugas yang mendetail dengan Tampilan Papan ClickUp_
Selain dari tampilan daftar, Papan Kanban ClickUp dapat membantu Anda melihat tugas secara sekilas, mengelompokkannya berdasarkan kesamaan, prioritas, atau status, mengurutkan menggunakan bidang khusus, dan memfilter tugas berdasarkan penerima tugas.
Tip Pro: Penggunaan klik Pelacakan Waktu_ untuk membuat keputusan yang tepat selama perbandingan proyek. Sistem ini memberdayakan Anda dengan data historis yang berharga, yang dapat Anda manfaatkan untuk membuat estimasi waktu yang lebih realistis dan akurat untuk proyek-proyek baru Anda
Langkah 4: Buat estimasi biaya dan durasi untuk proyek yang direncanakan
Biaya dan durasi adalah dua variabel utama yang pertama kali diestimasi oleh manajer proyek. Setelah Anda membandingkan proyek-proyek tersebut, dapatkan perkiraan kasar tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dan biaya terkait. Selain itu, perkirakan variabel lain berdasarkan aktivitas proyek dan permintaan pemangku kepentingan.
Melacak biaya proyek secara keseluruhan dengan Templat Analisis Biaya ClickUp
Gunakan Templat Analisis Biaya ClickUp untuk melihat anggaran dan melacak biaya proyek secara keseluruhan. Templat ini meningkatkan alokasi sumber daya, membantu Anda tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kinerja biaya secara real-time, dan membantu Anda memahami pertukaran antara biaya dan nilai siklus hidup proyek.
Langkah 5: Mengidentifikasi kegiatan serupa di proyek-proyek sebelumnya
Temukan aktivitas serupa di proyek sebelumnya untuk menghasilkan perkiraan akhir, misalnya, jika ini adalah proyek pengembangan produk, kenali aktivitas dan tema serupa di proyek sebelumnya pada tahap pengembangan tertentu, seperti desain atau penerapan. Buat perkiraan biaya, durasi, dan sumber daya untuk masing-masing tugas ini.
Kiat Pro: Klik Otak dapat memindai dokumen pengembangan produk yang panjang dan meringkasnya untuk Anda dalam hitungan detik. Dokumen yang dirangkum ini membantu Anda dengan cepat memahami aspek-aspek inti dari dokumen pengembangan produk dan membuat pencarian aktivitas serupa di proyek-proyek sebelumnya menjadi lebih sederhana dan cepat._
Langkah 6: Buat estimasi akhir dengan data yang telah dikumpulkan
Setelah estimasi Anda siap, Anda dapat mulai dengan pelaksanaan proyek . Gunakan estimasi akhir Anda (satu nilai atau rentang nilai) untuk membuat alur kerja eksekusi proyek.
Dapatkan tampilan tugas yang jelas dengan Templat Perincian Kerja ClickUp
Templat Perincian Kerja ClickUp dapat membantu Anda membuat pandangan yang jelas tentang tugas, jadwal, dan hasil proyek serta memperkirakan biaya dan sumber daya proyek dengan lebih akurat pada tingkat yang lebih terperinci. Gunakan templat ini untuk memastikan bahwa tugas-tugas didefinisikan, sumber daya ditetapkan, dan kemajuan dilacak secara konsisten.
Periksa ini template struktur rincian kerja !
Setelah Anda siap dengan estimasi Anda, ClickUp dapat membantu Anda membuat peta jalan proyek yang merinci langkah-langkah strategis yang perlu diambil oleh tim Anda untuk memberikan hasil proyek sesuai jadwal. Peta jalan ini dengan jelas menunjukkan jadwal proyek, ruang lingkup, prioritas, ekspektasi, dan tujuan untuk memajukan proyek lebih cepat.
Rencanakan dan lacak proyek dengan Templat Peta Jalan Proyek ClickUp
Gabungkan estimasi analog dengan Templat Peta Jalan ClickUp untuk memastikan perencanaan proyek yang mulus dan strategis. Peta jalan proyek yang sepenuhnya dapat disesuaikan ini dikemas dengan alat untuk membantu Anda melacak proyek, menyusun strategi dan memprioritaskan tugas, dan berkolaborasi dengan tim internal Anda untuk memastikan hasil yang sesuai jadwal.
Contoh Estimasi Analogi
Seorang manajer proyek ditugaskan untuk memperkirakan biaya dan durasi kampanye pemasaran media sosial yang baru. Berikut ini rinciannya:
- Proyek: Kampanye pemasaran media sosial yang mempromosikan peluncuran situs web baru
- Tujuan: Untuk mengarahkan lalu lintas ke situs web baru-18.000 pengunjung per bulan.
- Tantangan: Karena proyek ini masih dalam tahap awal, manajer tidak memiliki jadwal atau penawaran biaya yang terperinci.
- Solusi: Manajer menggunakan estimasi analog dalam manajemen proyek untuk mengembangkan estimasi kasar. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Manajer proyek membuat daftar sepuluh proyek kampanye pemasaran media sosial yang serupa di masa lalu
- Setelah meninjau setiap proyek secara menyeluruh, manajer menemukan variabel yang paling mirip-biaya, durasi, aktivitas, ruang lingkup, target audiens, dan saluran sosial
- Dengan menggunakan data ini, manajer proyek menghitung estimasi proyek saat ini. Karena perkiraan awal mungkin tidak akurat, manajer dapat secara bertahap menyempurnakan perkiraan dengan menggunakan lebih banyak detail saat proyek berlangsung
Dapatkan Estimasi Proyek yang Tepat dengan ClickUp
Estimasi analog dalam manajemen proyek sangat populer di kalangan profesional. Tanyakan mengapa? Karena kemudahan penggunaannya, hasil yang cepat, dan proses yang lebih sedikit.
Ketika sebuah proyek baru dimulai, estimasi analog adalah metode yang lebih disukai untuk mendapatkan perkiraan kasar biaya, sumber daya, dan durasi proyek. Meskipun ini adalah teknik dasar, estimasi ini bisa sangat kredibel.
Dengan ClickUp, proses estimasi analog menjadi lebih mudah. Papan proyek dan templat ClickUp yang mudah digunakan dan dapat disesuaikan memungkinkan Anda untuk mendapatkan estimasi proyek dalam waktu singkat. Daftar sekarang secara gratis dan cobalah!
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
**Apa perbedaan antara estimasi parametrik dan analog?
Perbedaan utama antara estimasi parametrik dan analog dalam manajemen proyek adalah teknik estimasi parametrik menggunakan perbandingan dan perhitungan berbasis unit. Estimasi parametrik memanfaatkan hubungan statistik antar variabel untuk menghitung biaya atau sumber daya proyek saat ini. Di sisi lain, estimasi analog menggunakan data historis dari proyek-proyek sebelumnya yang serupa untuk proyek baru.
**Apa itu estimator analog?
Estimator analog adalah metode yang menggunakan informasi dari proyek-proyek masa lalu yang serupa untuk memperkirakan biaya dan durasi proyek saat ini. Metode estimasi analog melibatkan pemilihan proyek masa lalu yang sangat mirip dengan proyek baru untuk menghasilkan estimasi yang akurat.
Apa itu prinsip analogi estimasi?
Prinsip analogi estimasi proyek melibatkan penggunaan parameter dari proyek masa lalu yang mirip dengan proyek baru untuk mendapatkan estimasi biaya, dll. Prinsip ini menjadi dasar estimasi analogi dalam manajemen proyek, di mana estimasi dibuat dengan menggunakan data historis dari proyek-proyek sebelumnya.