Lindsey Rossi adalah Manajer Operasional di New Reach Marketing. Ia mengkhususkan diri dalam membangun sistem dan meningkatkan operasional perusahaan. Di waktu luangnya, Lindsey gemar menulis lagu, bernyanyi, mengajar les vokal, dan beraktivitas di luar ruangan.
Saat memulai bisnis, mudah saja membuat sistem seadanya untuk mengelola proyek tanpa mempertimbangkan skalabilitas. Mungkin Anda menggunakan alat seperti Google Sheets dan aplikasi pesan teks, dan sistem yang Anda gunakan saat ini sudah tidak memadai lagi.
Jika Anda merasa tidak terorganisir dan membuang-buang waktu, memanfaatkan alat manajemen proyek yang efektif bisa menjadi solusi untuk mendukung pertumbuhan dan skalabilitas perusahaan Anda.
New Reach Marketing dimulai sebagai usaha kecil pada tahun 2020, dan pada saat itu seluruh operasionalnya dikelola sepenuhnya melalui Google Sheets.
Seiring dengan semakin berkembangnya perusahaan kami dan bertambahnya klien, kami menyadari bahwa sistem yang kami miliki saat itu tidak akan dapat diskalakan atau dikelola dengan baik.
Kami telah menguji beberapa alat manajemen proyek (PM) selama enam bulan dan memilih ClickUp karena mudah digunakan, menghemat waktu, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis kami yang unik.
Inilah bagaimana peralihan ke platform manajemen proyek alternatif ternyata menjadi salah satu keputusan terbaik yang pernah kami ambil sebagai agensi.
Masalahnya: Alur kerja yang tidak terorganisir, kesulitan dalam mengelola proyek, dan miskomunikasi
Bayangkan saat Anda mulai bekerja dan langsung dibanjiri pesan teks, pesan Slack, serta daftar tugas yang harus diselesaikan tanpa kejelasan atau urutan prioritas yang jelas.
Anda menghabiskan satu jam atau lebih setiap pagi untuk mencoba mengatur diri, tetapi tetap tidak tahu bagaimana cara memulai hari Anda.
Anda membuka Google Drive untuk mencari lembar kerja Google yang tepat dan memeriksa pesan-pesan untuk memastikan tidak ada yang terlewat.
Anda menggulir melalui baris-baris data yang tak terhitung jumlahnya untuk menemukan hal-hal yang Anda butuhkan—sistemnya memang berfungsi, tetapi hanya sekadarnya.
Inilah kondisi kami di New Reach Marketing sebelum kami beralih ke ClickUp.
Seiring berjalannya waktu, spreadsheet kami semakin sulit dikelola. Spreadsheet konten kami saja sudah mencapai 648 baris, dan kami harus menggunakan beberapa tab dalam satu spreadsheet untuk mengelola berbagai proyek dari semua klien kami! 😱
Dulu, hampir mustahil untuk melacak semuanya, dan banyak hal yang terus terlewatkan.
Manajemen proyek kami belum dioptimalkan untuk jenis pertumbuhan yang kami harapkan.
Saya akan menunjukkan beberapa tangkapan layar dari Google Sheets lama kami, dan nanti saya akan memperlihatkan sistem baru kami sehingga Anda dapat melihat bagaimana kami beroperasi sebelum dan sesudah menggunakan ClickUp.
Namun, sebelum itu, berikut ini sedikit latar belakang mengenai jenis perusahaan kami dan bagaimana kami berhasil menyesuaikan ClickUp agar sesuai dengan kebutuhan bisnis kami.
Apa yang kami lakukan sebagai agensi: Sekilas tentang sistem lama kami
Agar Anda dapat memahami secara mendalam bagaimana ClickUp membantu kami berkembang hingga mencapai ARR sebesar $800K, Anda perlu memiliki pemahaman umum tentang apa yang kami lakukan sebagai perusahaan.
New Reach Marketing mengkhususkan diri dalam SEO dan pemasaran konten. Kami memiliki beberapa klien dengan ceruk pasar dan tujuan yang berbeda-beda, serta mengelola tiga jenis klien, termasuk klien pembangunan tautan dan klien konten.
Ketika klien ingin meningkatkan peringkat keseluruhan mereka di mesin pencari, mereka akan mengalihdayakan kegiatan link building kepada kami. Berikut adalah tujuh kampanye pemasaran yang kami pilih saat menyusun rencana untuk klien link building kami:
- Tulisan tamu
- Infografis
- Daftar kegiatan penjangkauan (yang mungkin melibatkan pembelian backlink jika backlink tersebut menghasilkan lalu lintas rujukan)
- Teknik Skyscraper
- Pelacakan sebutan
- Halaman sumber daya
Setiap kampanye melewati tiga tahap berbeda, terlepas dari kampanye apa pun yang kami jalankan.
- Prospek
- Personalisasi
- Outreach
Kampanye kami yang paling populer adalah penulisan artikel tamu—berikut ini penjelasan singkat tentang cara kerja penulisan artikel tamu:
Langkah 1: Mencari Prospek
Kami mencari situs-situs yang memiliki blog terkait dengan target niche klien, dan mengumpulkan informasi email mereka.
Langkah 2: Personalisasi
Kami melihat blog prospek, menemukan hal yang kami sukai darinya, dan mempersonalisasi templat email. Kami juga meninggalkan komentar di blog tersebut untuk membangun hubungan awal dengan prospek. Hal ini membantu meningkatkan tingkat respons karena kami mengirimkan email dingin.
Langkah 3: Outreach
Kami mengirimkan email kepada calon klien, dan ketika kami menerima tanggapan, kami mengirimkan ide topik untuk blog mereka. Setelah media tersebut memilih topik, kami kemudian mengirimkan permintaan konten kepada editor kami dan menyertakan tautan ke situs klien kami dalam postingan tamu tersebut.
Untuk klien konten kami, kami melakukan riset kata kunci secara mendalam, membuat grafik khusus untuk mendorong pembuatan tautan organik, dan menyusun artikel agar dapat mengungguli artikel pesaing yang saat ini menduduki peringkat teratas untuk kata kunci yang kami targetkan.
Dulu kami melakukan semua ini di Google Sheets, dan karena tidak dikelola sebagai proyek-proyek terpisah, kami tidak dapat mengembangkan skala atau mengelola semuanya dengan mudah.
Lihat spreadsheet konten lama kami ⬇️
Agak membingungkan, bukan? Ini bahkan belum mencakup gambaran lengkap dari semua informasi yang kami simpan melalui Google Sheets.
Dulu sangat sulit bagi kami untuk mengetahui berapa banyak artikel yang sedang dikerjakan untuk klien kami dan berapa lama artikel tersebut telah berada di setiap status! Banyak hal yang terlewatkan dan butuh waktu lama untuk menyiapkan laporan bagi klien.
Inilah cara kami mengelola status kampanye aktif klien kami. Di sinilah kami juga menyimpan data kampanye (semua detail mengenai setiap kampanye yang kami jalankan) dan lembar kerja klien ⬇️
Dan ini adalah gambaran lengkap mengenai klien kami, tujuan mereka, serta persentase kemajuan dibandingkan dengan pencapaian kami pada bulan tersebut. Hal ini khusus ditujukan untuk klien layanan pembangunan tautan kami, karena sebelumnya kami bahkan tidak memiliki sistem pelacakan untuk klien yang ditangani secara langsung sebelum menggunakan ClickUp.
Seperti yang bisa Anda lihat, kami memang memiliki sistem, tetapi sistem tersebut jelas tidak dapat diskalakan. 😬
Manajer proyek pertama kami memilih Asana sebagai solusinya, tetapi hal itu sama sekali tidak berhasil mengatasi masalah—malah justru memperburuk keadaan.
Masalah pertama adalah mereka mencoba beralih dari Google Sheets ke Asana secara bertahap, alih-alih melakukan transisi yang terencana dengan baik. Hal ini justru menimbulkan lebih banyak masalah dalam komunikasi karena proyek yang sama dikelola di beberapa tempat sekaligus.
Akibatnya, tim kami menghabiskan lebih banyak waktu dibandingkan saat kami hanya menggunakan Google Sheets, dan sejujurnya, orang-orang bahkan tidak terlalu sering menggunakan platform tersebut.
Tim kami juga mengalami kesulitan besar untuk memahami alur kerjanya, dan platform tersebut tidak cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan agensi kami. Kami menghabiskan banyak waktu mencoba memahami Asana, dan waktu adalah uang, jadi kami juga membuang banyak uang.
Tapi, begitulah sifat startup—penuh dengan tantangan pertumbuhan dan proses pembelajaran.
Solusinya: Beralih ke platform manajemen proyek all-in-one
Pada akhirnya, ClickUp memiliki semua yang kami butuhkan untuk berkembang dengan cepat. Kami berhasil mentransfer sistem yang sebelumnya kami gunakan di Google Sheets ke ClickUp, yang membuat transisi ini jauh lebih mudah bagi tim. Kami tidak mengubah proses, melainkan hanya meningkatkan operasional.
ClickUp mudah digunakan, memiliki sistem hierarki yang luar biasa, serta memungkinkan kolaborasi tim, penyesuaian, dan otomatisasi—ini adalah semua yang kami cari.
Kami berhasil mengalihkan tim kami ke ClickUp dengan lancar dalam waktu sedikit lebih dari sebulan. Hal ini membuktikan betapa ramah pengguna dan intuitifnya ClickUp, serta betapa banyaknya sumber daya yang mereka sediakan bagi pemula. Jadi, jika Anda merasa cemas untuk beralih, jangan khawatir. Jika saya bisa melakukannya, Anda pun pasti bisa. 😊
Cara kami menggunakan ClickUp sebagai agensi: Sekilas tentang sistem baru kami
Sekarang setelah Anda melihat cara lama, izinkan saya menunjukkan kepada Anda bagaimana kami menggunakan ClickUp sebagai agensi saat ini.
Mari kita mulai dengan ruang konten kami!
Di bawah ini adalah tampilan Board yang menunjukkan status setiap artikel yang sedang kami kerjakan. Jika Anda merujuk ke spreadsheet lama kami, Anda akan melihat bahwa tidak ada cara untuk mengetahui berapa kali kami telah menindaklanjuti artikel atau untuk mengetahui berapa banyak artikel yang ada di setiap tahap. Kami juga tidak memiliki tenggat waktu atau pengorganisasian yang teratur.
Bonus: Perangkat Lunak Agen Pemasaran
Sekarang setelah kami menggunakan ClickUp, kami dapat melihat berapa banyak artikel yang sedang dikerjakan untuk klien dengan menyaring tampilan. Hanya dengan satu klik, kami sudah mendapatkan gambaran lengkap tentang perkembangan pekerjaan. Kami juga dapat memantau tenggat waktu dan mengelola tim kami dengan jauh lebih mudah.
Kami memiliki banyak status khusus, tetapi hal ini efektif bagi kami karena kami sering menghadapi berbagai skenario yang berkaitan dengan situs web yang berbeda-beda. Kami telah mengatur otomatisasi di setiap status untuk menampilkan tanggal jatuh tempo yang tepat seiring pergerakan proyek melalui alur kerja, dan kami terus berupaya meningkatkan alur konten kami lebih lanjut seiring dengan pertumbuhan bisnis kami.
Berikut ini adalah gambaran mendalam tentang cara kami mengelola konten di situs web kami di ClickUp ⬇️
Berikut ini gambaran singkat tentang cara kami mengelola kampanye klien dengan ClickUp ⬇️
Kampanye-kampanye ini terus-menerus melewati ketiga status ini hingga berakhir, yang biasanya hanya terjadi jika kami memilih untuk mengambil jalur yang berbeda atau klien mengakhiri kontrak. Sangat mudah mengelola hal ini melalui ClickUp.
Sekarang, mari kita lihat daftar klien kami yang baru dan telah ditingkatkan ⬇️
Bukankah ini luar biasa? Di sini, kami memiliki semua informasi yang kami butuhkan tentang klien kami, dan kami telah menghubungkan kampanye aktif ke masing-masing klien. Kami juga dapat dengan mudah memindahkan klien ke status tertentu atau mengeluarkannya dari status tersebut.
Kami telah menyiapkan beberapa otomatisasi untuk mengurangi beban tugas administratif. Misalnya, ketika jam kerja klien per minggu meningkat, ClickBot akan menulis komentar yang menyebutkan dan memberi tahu anggota tim yang bertanggung jawab untuk mengalokasikan waktu ke setiap proyek (prospek, personalisasi, dan penjangkauan).
Sebelum menggunakan ClickUp, ketika seorang klien ingin menunda pekerjaan, hal itu dikomunikasikan melalui Slack dan terkadang menjadi sangat membingungkan. Kini, cukup dengan satu klik, seluruh tim langsung mengetahui status klien tersebut.
Kami juga memiliki daftar untuk setiap jenis klien yang saya sebutkan sebelumnya. Pada akhirnya, kami berencana untuk berkembang lebih jauh lagi dan yakin dapat melakukannya berkat berbagai kemungkinan tak terbatas yang ditawarkan ClickUp.
5 Manfaat ClickUp Favorit Teratas
1. Mudah digunakan
Salah satu hal yang paling kami sukai dari ClickUp adalah betapa ramahnya platform ini bagi pengguna. Platform ini sangat mudah digunakan dan sangat intuitif. Berikut adalah empat hal yang membuat transisi ke ClickUp berjalan lancar:
- Kemampuan untuk menyiapkan semuanya dalam satu bulan tanpa pengalaman
- Transfer data yang mudah dari Google Sheets ke ClickUp—kami bahkan menyematkan Google Sheet lama kami yang berisi daftar klien pembangunan tautan hingga tim merasa lebih nyaman menggunakan ClickUp. Setelah semua orang terbiasa, kami membuat tampilan Daftar. Hal ini memudahkan transisi bagi semua orang
- Berbagai sumber daya tersedia melalui ClickUp University dan blog ClickUp
- Tanggapan cepat dari tim dukungan pelanggan jika Anda menemukan bug atau membutuhkan bantuan
2. Menawarkan hierarki yang jelas
Kami sangat menyukai hierarki ClickUp karena memudahkan kami untuk menjaga segala sesuatunya tetap teratur. Dengan ClickUp, Anda dapat:
- Lihat semuanya sekaligus
- Lihat seluruh ruang kerja
- Memecah ruang kerja dan melihat folder
- Pisahkan folder dan lihat daftar
Anda juga dapat menyaring tampilan berdasarkan penugas, tag, bidang kustom, dan banyak lagi!
Berikut adalah contoh bagaimana kami memanfaatkan fitur Hierarki di ClickUp:
Berikut ini tampilan berbagai Spaces kami; jika Anda mengklik “Everything”, Anda akan melihat semua aktivitas yang terjadi di ClickUp untuk bisnis Anda. Dari sana, Anda dapat melihat masing-masing Spaces Anda.
Misalnya, jika Anda mengklik Ruang “Konten”, Anda akan dapat melihat semua aktivitas yang terjadi di dalam Ruang tersebut. Saya telah mengaturnya dengan koordinasi warna, sehingga jika saya melihat semua konten kami dalam tampilan Daftar, konten tersebut akan dikelompokkan berdasarkan warna.
Jika Anda mengklik folder “Konten Posting Tamu”, Anda akan melihat semua isi folder tersebut.
Setelah Anda membuka Folder, Anda dapat melihat semua daftar di dalam Folder tersebut. Seperti yang dapat Anda lihat, konten kami dibagi menjadi dua Folder dan masing-masing berisi daftar yang membantu kami tetap terorganisir. Kami juga dapat melihat berapa banyak tugas yang ada di setiap Daftar. Saya benar-benar dapat memahami hierarki ClickUp setelah mengikuti kursus pengenalan ClickUp di ClickUp University.
3. Mendukung kolaborasi tim
ClickUp mendorong kolaborasi tim. Kami menyukai kemampuannya untuk:
- Tetapkan beberapa penanggung jawab untuk satu tugas. Hal ini berguna ketika beberapa orang perlu mengambil tindakan atau memantau kemajuan suatu tugas. Misalnya, jika seorang penulis perlu melakukan perubahan pada sebuah artikel dan editor kami perlu memeriksa perubahan tersebut
- Buat subtugas/daftar periksa untuk anggota tim. Anda juga dapat menugaskan subtugas dan item daftar periksa di dalam tugas tersebut untuk memastikan setiap orang memiliki wewenang untuk menjalankan tugasnya
- Kirim tautan tugas. Fitur ini berguna saat ada permintaan yang lebih mendesak. Kami terkadang akan mengirimkan tugas melalui Slack untuk memastikan semua orang mengetahuinya. Kasus penggunaan lainnya mungkin termasuk mengirimkan tugas kepada klien. Anda juga dapat mengatur integrasi antara ClickUp dan Slack untuk mengirim pesan otomatis jika itu sesuai dengan preferensi Anda
- Undang tamu. Kami sering menggunakan fitur ini untuk penulis tamu dan penulis lepas yang menjadi bagian dari tim kami. Fitur ini memungkinkan kami mengundang para penulis tersebut ke ruang konten kami secara eksklusif sehingga mereka tidak memiliki akses ke informasi klien yang sensitif.
4. Sangat dapat disesuaikan
Menemukan platform dengan banyak opsi yang dapat disesuaikan sangat penting bagi bisnis kami. ClickUp memungkinkan Anda menyesuaikan pengaturan Anda dengan:
- Membuat ruang kerja dan menerapkan operasional sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Anda bahkan dapat mengaktifkan ClickApps seperti pelacakan waktu, perkiraan waktu, sprint, dan bidang kustom, sesuai kebutuhan Anda
- Membuat tampilan khusus sesuai kebutuhan. Pilihan yang tersedia antara lain tampilan Papan, tampilan Daftar, menyematkan Google Sheets, tampilan Dokumen, tampilan Kalender, dan lainnya. Anda juga dapat menyematkan tampilan dan melindungi tampilan tersebut
- Kolom Kustom untuk menyimpan informasi penting. Ini sangat penting bagi bisnis kami dan merupakan ClickApp yang sangat berguna yang kami gunakan di setiap bagian. Kami menggunakan kolom kustom untuk menyimpan informasi klien dan informasi konten, di antara hal-hal lainnya. Ada beberapa opsi yang dapat Anda pilih
- Buat status kustom. Anda dapat memberi nama dan mengatur status sesuka hati! Kami sangat menyukai kemampuan untuk memperbarui dan memindahkan status tersebut kapan saja.
5. Fitur otomatisasi yang bermanfaat
ClickUp memiliki beberapa fitur otomatisasi yang dapat Anda terapkan di tingkat mana pun—ruang kerja, folder, atau daftar. Otomatisasi:
- Hemat waktu
- Intuitif dan mudah diatur
- Bantu memastikan tidak ada tugas yang terlewat
- Mengurangi tugas administratif, yang menghemat biaya bagi kami
Mengatasi masalah kami dan mengembangkan bisnis dengan ClickUp
ClickUp membantu perusahaan kami berkembang dan memberi kami kemampuan untuk menangani lebih banyak klien dan pekerjaan.
Melalui peralihan ke ClickUp, kami berhasil mengatasi sebagian besar kendala yang dihadapi perusahaan. Hal ini membuka lebih banyak peluang untuk mengembangkan bisnis dan terus melakukan ekspansi. Sebelum beralih ke ClickUp, kami hanya menawarkan satu paket kepada klien kami, kini kami memiliki tiga paket.
Hal ini juga memungkinkan kami untuk menerima klien baru dan merekrut karyawan baru. Kami telah mensistematisasikan berbagai hal dan memiliki catatan mengenai semua pekerjaan yang sedang kami tangani untuk setiap divisi perusahaan di satu tempat.
Jadi, jika Anda merasa terinspirasi oleh kisah kami atau sekadar berencana untuk mengembangkan bisnis Anda, kami sangat merekomendasikan penggunaan ClickUp untuk mengintegrasikan semua pekerjaan Anda ke dalam satu platform, menjaga alur kerja tetap terorganisir, konsisten, dan mudah dikelola, sekaligus menghilangkan hambatan yang tidak perlu akibat penggunaan banyak aplikasi. 🙏