Owen Jones adalah Senior Content Marketer di ZoomShift, sebuah aplikasi pembuat jadwal online. Ia adalah seorang pemasar SaaS berpengalaman yang spesialis dalam pemasaran konten, CRO, dan iklan Facebook. Ia senang berbagi pengetahuannya dengan orang lain untuk membantu mereka meningkatkan hasil.
Salah satu keunggulan memiliki tim desain yang tersebar adalah kebebasan untuk merekrut orang-orang terbaik yang tersedia, terlepas dari lokasi mereka. Dengan keterampilan dan alat manajemen tim tersebar yang tepat, Anda akan dapat mengelola tim desain impian Anda menuju kesuksesan.
Di antara semua tantangan dalam mengelola tim jarak jauh, memastikan anggota tim tetap produktif, kreatif, dan kolaboratif saat tidak ada orang lain di sekitar adalah yang paling sulit. Sebagai seorang manajer, Anda harus memastikan karyawan Anda selalu berada di performa terbaik mereka.
5 Strategi yang Dapat Membantu Menjaga Tim Distribusi Tetap di Jalur yang Benar
1. Tetapkan tujuan bisnis dan pribadi yang dapat diukur
Tidak dapat dipungkiri bahwa komunikasi biasanya lebih mudah dilakukan di kantor. Itulah mengapa penting untuk menulis dan berbicara dengan jelas dan mudah dipahami, sambil menyepakati tugas dan tenggat waktu yang realistis.
Menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah ide yang bagus untuk menetapkan ekspektasi Anda sebagai pemberi kerja. Hal ini akan mencakup semua hal yang Anda harapkan dari mereka. Berikut adalah contoh tabel KPI untuk berbagai divisi dalam sebuah perusahaan.
Dalam kasus Anda, however, KPI akan mencakup hal-hal seperti:
- Waktu yang harus dihabiskan untuk proyek desain
- Berapa banyak pekerjaan yang Anda harapkan seorang karyawan dapat selesaikan dalam sehari?
- Peringkat kepuasan klien
Ketika anggota tim Anda tahu apa yang Anda harapkan dari mereka, mereka dapat merancang strategi untuk mencapai tujuan tersebut sejak awal. Membangun proses kerja desain yang solid untuk seluruh tim agar dapat mencapai tujuan tim juga merupakan hal yang wajib untuk efisiensi.
2. Jadwalkan pertemuan satu lawan satu sekali seminggu
Pertemuan rutin adalah hal yang wajib. Anda perlu memastikan bahwa tugas-tugas sedang dikerjakan dan target tercapai. Pertemuan satu lawan satu akan membantu Anda memantau hasil kerja. Anda juga dapat lebih mengenal anggota tim dan mencatat masalah yang mungkin mereka hadapi.
Selalu strukturkan rapat Anda.
Sebelum setiap pertemuan, buatlah agenda pertemuan. Agenda ini akan membantu menjaga pertemuan tetap pada jalurnya. Berikut beberapa alasan mengapa hal ini diperlukan:
- Berikan pemberitahuan sebelumnya kepada anggota tim desain mengenai tujuan
- Tetapkan ekspektasi yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan sebelum dan selama rapat
- Menjaga peserta tetap fokus pada topik
- Menentukan tempo pertemuan
- Tentukan waktu mulai dan berakhir agar semua orang dapat merencanakan aktivitas mereka
Ide bagus lainnya adalah rapat harian singkat. Ini adalah sesi singkat untuk mengecek perkembangan dengan anggota tim jarak jauh agar tetap up-to-date dengan pembaruan harian. Jangan khawatir; Anda tidak perlu benar-benar berdiri saat mengadakan rapat ini.
Anda dapat membahas tugas-tugas saat ini, masalah yang dihadapi, hal-hal yang perlu ditingkatkan, tren desain, dan langkah-langkah terbaik. Anda ingin tim desain Anda memiliki gambaran keseluruhan tentang semua pekerjaan yang sedang dilakukan, mengalokasikan pekerjaan secara efisien, mengklarifikasi kesalahpahaman, dan tetap update dengan berita desain terbaru.
Misalnya, Anda dapat menjelaskan apa yang akan dilakukan anggota tim desain pada hari Senin dan Jumat untuk minggu tersebut. Menggunakan perangkat lunak penjadwalan adalah cara yang bagus untuk tetap mengontrol semua jadwal yang padat. Berikut adalah contoh jadwal dari Zoomshift yang ditampilkan di aplikasi seluler.
Anda juga sebaiknya merencanakan obrolan grup bulanan dengan seluruh tim. Obrolan ini merupakan kesempatan bagi anggota tim untuk bertemu dan berinteraksi.
Hal lain yang patut diperhatikan adalah betapa pentingnya bagi seorang karyawan untuk sering diakui atas pekerjaan yang mereka lakukan dengan baik. Hal ini terutama berlaku saat Anda berada dalam pertemuan satu lawan satu, di mana karyawan Anda mendapatkan perhatian penuh dari Anda.
Jika Anda belum tahu, catatlah bahwa karyawan, termasuk mereka yang bekerja di industri kreatif, selalu mencari pengakuan atas pekerjaan mereka dan lebih cenderung menunjukkan loyalitas ketika mereka menerima pujian. Mereka tidak akan bertahan jika tidak ada budaya umpan balik di perusahaan. Pendapat mereka harus terasa penting, dan saluran komunikasi yang terbuka sudah cukup untuk memberikan hal itu.
Terakhir, jangan panik jika sesekali melihat anak-anak atau hewan peliharaan ikut bergabung dalam rapat. Situasi seperti ini memang bisa terjadi selama rapat dan merupakan bagian dari budaya bekerja dari rumah.
3. Manfaatkan perangkat lunak manajemen proyek dan alat komunikasi
Saya tidak bisa cukup menekankan pentingnya menetapkan saluran komunikasi yang jelas untuk tim jarak jauh. Setiap perusahaan harus memiliki saluran komunikasi yang disukai. Saluran tersebut harus jelas dan mudah diakses. Skype adalah contoh yang baik dari perangkat lunak komunikasi yang sederhana dan gratis.
Untuk memastikan Anda mencapai rencana bisnis dan tujuan tim, Anda memerlukan solusi manajemen proyek. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk berbagi informasi dan membagikan tugas. Dengan perangkat lunak tersebut, Anda dapat membuat saluran desain di mana para desainer dapat berkomunikasi dengan mudah.
Proses yang terencana dengan baik dan perangkat lunak manajemen proyek membantu memastikan bahwa setiap desainer memiliki gambaran menyeluruh tentang apa yang sedang terjadi dalam proyek. Ketika semua informasi tersedia di satu tempat yang dapat diakses oleh semua orang, melacak perubahan dan keputusan menjadi lebih mudah. Menurut banyak desainer, ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu mereka mengatur tugas sesuai dengan alur kerja mereka.
Salah satu elemen paling kritis dalam mengelola tim adalah proses umpan balik yang efektif. Anda dapat menggunakan platform manajemen proyek pilihan Anda untuk tujuan ini. Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk memberikan umpan balik kepada tim jarak jauh Anda:
- Perekaman Video: Jika Anda memberikan instruksi spesifik kepada desainer Anda, Anda dapat menggunakan perekaman video untuk menjelaskan maksud Anda. Anda dapat menambahkan komentar atau anotasi pada bagian-bagian tertentu dari proyek yang ingin Anda tekankan.
- Screenshots: Terkadang, lebih mudah dan cepat untuk membagikan tangkapan layar untuk menjelaskan maksud Anda. Visualisasi membantu memperjelas apa yang Anda bicarakan. Ekstensi Chrome Google FireShot juga merupakan alat yang sangat berguna yang memungkinkan Anda menangkap, mengedit, dan menyimpan tangkapan layar halaman web secara penuh dalam format PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Sketsa: Ketika menjelaskan sesuatu tidak cukup, jangan ragu untuk menggambarnya. Anda dapat menggunakan pena dan kertas atau aplikasi online untuk memvisualisasikan ide-ide Anda dan mengirimkannya kepada tim Anda.
- Komentar: Terkadang, yang sederhana lebih baik. Platform manajemen proyek yang baik akan memungkinkan Anda untuk meninggalkan komentar, catatan tempel, atau umpan balik berpoin.
Usahakan untuk membatasi umpan balik desain ke beberapa tempat yang berbeda. Anda ingin memudahkan desainer untuk menemukan umpan balik tersebut dan memungkinkan implementasi yang cepat.
4. Bangun budaya "Getting Things Done"
“Getting Things Done” (GTD) adalah sistem produktivitas pribadi yang dikembangkan oleh David Allen dan diterbitkan dalam buku dengan judul yang sama. Sistem ini dijelaskan sebagai sistem manajemen waktu yang memungkinkan seseorang untuk fokus pada mengambil tindakan pada setiap tugas yang terdaftar dalam catatan eksternal.
Penulis menyatakan bahwa Anda hanya dapat melakukan satu tugas dengan baik pada satu waktu.
Berdasarkan sistem GTD, ClickUp telah merilis template Getting Things Done yang membantu mengorganisir tugas dan proyek. Template ini mencatat dan membaginya menjadi item pekerjaan yang dapat dilakukan. Template ini dilengkapi dengan berbagai tampilan bawaan, bidang kustom, dan dokumen untuk membantu pengguna memprioritaskan, melacak, dan melaksanakan tugas di satu tempat.
Template "Getting Things Done" di ClickUp
Bonus dan insentif merupakan fitur standar dalam pekerjaan profesional. Menurut Reward Gateway, 90% pekerja HR setuju bahwa program pengakuan dan insentif yang efektif membantu meningkatkan hasil bisnis. Jika seorang karyawan secara konsisten mencapai KPI-nya dan menunjukkan bahwa mereka dapat diandalkan, Anda harus memberikan penghargaan kepada mereka.
5. Beradaptasi dan percayalah pada rekan kerja Anda
Memiliki semua orang di kantor yang sama tidak menjamin produktivitas. Meskipun demikian, lebih mudah untuk memantau apa yang sedang dilakukan oleh setiap orang. Anda harus memiliki tim pekerja yang dapat Anda percayai. Tidak mungkin untuk mengawasi pekerjaan orang lain saat mereka bekerja secara remote.
Ada banyak keuntungan bekerja dari rumah. Fleksibilitas, menghemat waktu dan uang untuk commuting, tidak ada aturan berpakaian, dan masih banyak lagi.
Namun, tidak semua orang mampu mencapai tingkat kinerja yang diharapkan.
Bekerja dari rumah bisa dipenuhi dengan gangguan, dan beberapa karyawan mungkin kesulitan memisahkan kehidupan kerja dan non-kerja. Karyawan Anda harus menyelesaikan tugas yang telah diberikan dan menghasilkan hasil yang diharapkan.
Jika Anda memutuskan untuk memberikan kebebasan kreatif yang tinggi kepada para desainer Anda, pastikan untuk mengharapkan hasil yang luar biasa. Jelaskan dengan jelas bahwa para desainer akan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka dan bertanggung jawab atas keputusan yang mereka ambil. Jika mereka gagal memenuhi harapan, Anda perlu membuat keputusan sulit tentang apakah mereka cocok untuk perusahaan Anda.
Saat ini, tidak jarang memiliki karyawan yang tersebar di zona waktu yang berbeda. Sulit untuk menghubungi seseorang saat jam 2 pagi di zona waktu mereka. Anda harus menghormati zona waktu anggota tim Anda. Dengan kata lain, cobalah menyesuaikan waktu yang paling sesuai untuk orang lain.
Selalu tentukan zona waktu bersama dengan waktu pertemuan yang dijadwalkan. Pastikan untuk memeriksa hari libur nasional atau agama di negara-negara tempat karyawan Anda bekerja.
Inti dari Artikel
Bekerja secara remote tidak cocok untuk semua orang, dan itu tidak ada masalah. Tugas Anda sebagai manajer tim desain yang tersebar adalah menemukan orang-orang yang menikmati kerja remote dan memahami keunikannya. Industri desain dan pengembangan perangkat lunak terus berkembang, dan kita harus cepat beradaptasi dengan tuntutan baru.
Jangan lupa bahwa tidak ada yang bisa menggantikan interaksi langsung. Anda sebaiknya mencoba mengadakan pertemuan sesekali menggunakan alat yang tersedia, bahkan saat bekerja secara remote.