Cara Menggunakan AI untuk Dokumen Word untuk Merampingkan Pembuatan Konten

Ketika saya menghadapi ketidakmungkinan yang menyedihkan untuk menulis lima ratus halaman, perasaan gagal menghinggapi saya, dan saya tahu saya tidak akan pernah bisa melakukannya.

Apakah Anda seorang novelis yang sangat terkenal atau penulis konten SEO yang bercita-cita tinggi, ketakutan akan halaman kosong adalah hal yang nyata. Di depan mesin tik atau layar kosong, penulis sering mengalami masalah saat memulai. Untungnya, AI telah mengakhiri hal tersebut!

AI untuk dokumen Word, Google Docs, atau ClickUp Docs telah membuatnya lebih mudah secara ajaib untuk memulai. AI telah mempermudah proses brainstorming tanpa menghakimi dan menulis dengan pendamping yang lembut.

Dalam artikel blog ini, penulis yang terhormat, kami memperkenalkan Anda pada penggunaan AI untuk merampingkan dan mengoptimalkan proses pembuatan konten Anda.

Dan inilah cara membuat dokumen dengan ClickUp Brain:

Apa itu AI untuk Dokumen Word?

Perangkat lunak pembuat konten populer, seperti Microsoft Word dan Google Docs, memiliki Microsoft Copilot dan Google Gemini yang dibundel. Namun, mereka bukan satu-satunya. Anda bisa membuat konten dengan AI di berbagai alat, beberapa di antaranya akan kita bahas nanti di artikel blog ini.

Namun pertama-tama, mari kita lihat apa yang dimaksud dengan AI untuk pembuatan konten.

Fitur AI untuk Dokumen Word

Dalam bentuknya yang paling sederhana, AI untuk Dokumen Word membuat konten sebagai respons terhadap input yang dibuat oleh pengguna, yang dikenal sebagai prompt. Namun, ia dapat melakukan lebih banyak lagi.

Pembuatan konten

Asisten penulisan AI membantu Anda menulis lebih cepat dan lebih baik. Asisten ini mengambil ide/prompt umum Anda dan membuat draf pertama. Asisten ini memahami audiens, gaya, dan bentuk konten Anda untuk menghasilkan draf yang dapat Anda kembangkan.

Bantuan penulisan

Setelah Anda menulis, ada banyak hal yang dapat dilakukan AI sebagai perangkat lunak otomatisasi dokumen.

Pemformatan dan desain

Konten yang baik sekarang ini bersifat multimodal. Pembuat dokumen AI Anda juga dapat membuat elemen visual, seperti spanduk, gambar, tabel, kutipan, dll.

Analisis dan wawasan data

Butuh peninjau kritis untuk konten Anda? Cobalah AI. Pembuat dokumen AI yang baik memberi Anda berbagai fitur analisis, seperti:

Semua ini, dan kita masih dalam tahap awal teknologi kecerdasan buatan. Seiring perkembangannya, AI dapat melakukan lebih banyak hal, menawarkan beberapa manfaat yang luar biasa.

Manfaat Pembuatan Dokumen AI

Manfaat pertama dan terpenting dari penggunaan AI adalah menghilangkan gesekan pada langkah pertama. Hanya dengan mengetikkan beberapa kata, Anda dapat meminta AI untuk memberikan ide kepada Anda, beberapa di antaranya dapat Anda jelajahi dan kembangkan. Hal ini, pada gilirannya, menawarkan manfaat hilir lainnya, seperti:

Kecepatan: AI untuk dokumen Word menangani dua langkah pertama dalam membuat konten, yaitu penelitian dan draf pertama. Ini secara dramatis meningkatkan kecepatan Anda dalam menghasilkan dokumen. Jika Anda membutuhkan waktu tiga jam untuk meneliti, dua jam untuk menulis, dan satu jam untuk mengedit. Anda dapat mempersingkat waktu hingga empat jam (66% dari waktu yang dibutuhkan) dengan AI.

Efisiensi: Penelitian dan draf pertama adalah pekerjaan kreatif yang melelahkan. Dengan mempercepat kedua tahap ini, AI menciptakan lebih banyak energi kreatif di antara para penulis, yang dapat diterapkan untuk meningkatkan mesin konten mereka.

Produktivitas: Bagian penting dari pembuatan konten juga merupakan penggunaan ulang, yaitu membuat postingan media sosial, membuat cuplikan, menulis skrip video, dll. AI dapat mengotomatiskan hal ini dan menggunakan ulang konten dalam hitungan detik.

Penghematan biaya: Pembuatan dokumen AI memungkinkan organisasi membuat lebih banyak konten dengan tim yang ramping.

Pengalaman menulis: Menulis bisa menjadi pekerjaan yang menyendiri. AI menjadi mitra tanding yang bebas repot yang dapat digunakan untuk bertukar pikiran, memperdebatkan ide, menemukan poin data, mengedit, dan mengikat semuanya dengan busur.

Contoh Kasus Pembuatan Dokumen AI

Semua itu bagus, namun untuk siapa sebenarnya pembuatan dokumen dengan AI? Apakah hanya untuk penulis SEO yang perlu membuat konten pada skala yang belum pernah ada sebelumnya? Atau hanya untuk pemasar yang perlu menghasilkan cara-cara ekspresi yang imajinatif secara teratur?

Pembuatan dokumen AI cocok untuk siapa saja yang perlu menulis apa pun - email, laporan, ringkasan, notulen rapat, dan banyak lagi. Jika Anda berkomunikasi, pembuatan konten AI cocok untuk Anda!

Aplikasi bisnis dan profesional

Para profesional membuat sejumlah dokumen secara teratur - proposal, kontrak, laporan kinerja berkala, ringkasan penelitian, wawasan pasar, catatan pelanggan, dan sebagainya.

Mari kita lihat beberapa contoh.

Proposal standar: Gunakan AI untuk menelusuri dokumen yang ada untuk mengidentifikasi dokumen yang paling relevan, yang kemudian dapat digunakan untuk membuat proposal standar dengan bagian yang dapat disesuaikan untuk bidang, seperti nama pelanggan, harga, dan beberapa istilah.

Pelaporan kinerja: Integrasikan AI dengan aplikasi bisnis Anda, seperti CRM atau portal karyawan, untuk meringkas informasi dari dasbor utama.

Wawasan pelanggan: Manfaatkan AI untuk memproses catatan dari ratusan, bahkan ribuan, interaksi pelanggan dan dapatkan wawasan yang kuat. Gunakan ini untuk membuat strategi, merancang kampanye, atau mempersonalisasi percakapan dengan pelanggan di masa depan.

Pembuatan konten pendidikan

Pandemi mungkin telah mendorong orang untuk online, tetapi kemungkinan transformasi nyata dari konten digital telah membuat orang tetap berada di sana.

Garis besar: Buat konten edukasi singkat untuk platform online dengan AI. Bertukar pikiran dengan alat bantu penulisan AI untuk membuat garis besar yang komprehensif dan terperinci untuk topik dari semua tingkat kerumitan.

Materi pendukung: Sebagian besar pelatihan online diutamakan dengan video. Buat materi pendukung berbasis teks dan gambar, seperti transkrip video, ringkasan poin-poin penting, kartu indeks, dan banyak lagi dengan AI.

Kuis: Mengotomatiskan kuis dan tes secara cerdas untuk siswa Anda. Apa lagi? Buat kombinasi pertanyaan yang tidak terbatas untuk membuat kelas tetap aktif setiap saat.

Penanganan dokumen keuangan

Departemen keuangan menangani banyak sekali dokumen, termasuk pesanan pembelian, faktur, laporan pelanggan/bank, dll. Sebagai eksekutif keuangan, alat bantu pembuatan konten AI sangat memudahkan Anda untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan kolega.

Pelaporan: Memproses banyak sekali dokumen, mendapatkan wawasan penting, dan melaporkan kepada pemangku kepentingan yang relevan, baik itu dewan direksi atau rekan kerja Anda. AI juga dapat membantu dengan kontrol versi dokumen untuk kemampuan audit yang lebih baik.

Ringkasan: Mempelajari laporan keuangan yang panjang dan menyeluruh, seperti laporan laba rugi, akun pelanggan, dokumen kepatuhan, dll. dan membuat ringkasan eksekutif untuk tim kepemimpinan.

Manajemen proyek dan kolaborasi tim

Dalam komunikasi organisasi, tantangan terbesar yang dihadapi tim adalah mempertahankan konteks yang sama.

Ringkasan sejarah: Bayangkan seorang karyawan baru membuka alat bantu penulisan AI dan bertanya "tangkap saya tentang proyek sejauh ini. " Alat yang baik akan merangkum semua yang telah terjadi sejauh ini, mengidentifikasi tonggak penting, dan membuat semua orang mengetahui.

Pemberitahuan/pembaruan: AI dapat merangkum semua pembaruan dan komentar proyek untuk memberikan konteks holistik bagi semua orang dalam tim.

Seperti yang Anda lihat, kemungkinannya tidak terbatas. Bagaimana cara kita memetik manfaatnya? Mari kita cari tahu.

Cara Menerapkan Pembuatan Dokumen AI

Seperti kebanyakan kemajuan teknologi modern, Anda dapat memulai pembuatan dokumen AI hampir secara instan.

1. Pilih alat bantu pembuatan dokumen AI yang tepat

Ada berbagai macam alat pembuatan dokumen dengan AI yang terintegrasi ke dalamnya. Berikut adalah beberapa yang populer.

Microsoft Word: Pengolah kata yang telah teruji waktu ini hadir dengan Copilot yang terintegrasi untuk pembuatan konten, ringkasan, pengeditan, dan banyak lagi. Jika Anda sudah berlangganan MS365, AI sudah termasuk di dalamnya.

Google Docs: Paket produktivitas Google dilengkapi dengan Gemini yang terintegrasi untuk membuat segala jenis konten yang Anda butuhkan. Penawaran tingkat yang lebih tinggi juga dapat memanfaatkan konten di Google Drive Anda untuk membuat konten yang disesuaikan.

Dokumen ClickUp: ClickUp memungkinkan Anda membuat dokumen yang sederhana, indah, dan kontekstual langsung di dalam alat manajemen proyek. Jalankan ClickUp Brain untuk membuat draf, menjalankan pemeriksa ejaan, membuat tabel/template/transkrip, dan banyak lagi.

Di dalam ClickUp Docs, sematkan penanda, tambahkan tugas, sertakan gambar, dan berkolaborasi dengan tim Anda secara real time. Setelah selesai, bagikan dengan aman baik di dalam maupun di luar organisasi Anda.

Quillbot: Quillbot adalah sebuah perangkat yang berisi produk untuk pembuatan konten, pemeriksaan ejaan, tata bahasa, deteksi plagiarisme, penerjemahan, ringkasan, dan pembuatan kutipan.

Grammarly: Dari pemeriksa ejaan dan tata bahasa beberapa tahun yang lalu, Grammarly saat ini merupakan asisten penulisan AI yang lebih komprehensif yang dapat menulis, menulis ulang, membalas, atau menyesuaikan konten Anda dengan audiens yang berbeda.

2. Pelajari cara memerintahkan alat bantu penulisan AI

Ingatlah bahwa perintah bukanlah situasi satu pertanyaan satu jawaban. Anda dapat membalas respons AI dan memintanya untuk menulis ulang/menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda, sehingga melatihnya dalam jangka panjang.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang memanfaatkan generator konten AI, baca panduan tentang petunjuk penulisan AI.

3. Integrasikan ke dalam alur kerja Anda

Seperti yang telah kita lihat di atas, AI untuk dokumen Word dapat melakukan lebih dari sekadar membuat draf pertama Anda. Jadi, integrasikan di setiap langkah alur kerja manajemen dokumen Anda.

Integrasi: Setelah penulis selesai dengan bagian mereka dari proses pembuatan dokumen, siapkan cara untuk mengimpor file secara otomatis ke dalam pipeline AI. Anda dapat melakukan ini hanya dengan berbagi file pada drive umum atau menyiapkan API untuk impor.

Fitur khusus untuk pribadi: Jika Anda memiliki editor yang mengerjakan semua konten Anda, integrasikan modul pemeriksa ejaan dan tata bahasa ke dalam rangkaian pengeditan mereka. Berikan kemampuan kepada desainer untuk membuat visual dan menyematkannya ke dalam dokumen. Jika Anda mengerjakan dokumen hukum, aktifkan pemeriksaan fakta dan penerapan untuk tim yang relevan.

Peningkatan konten: Sebelum menerbitkan, berikan peningkatan visual pada konten Anda dengan AI. Gunakan AI untuk dokumen Word untuk menyoroti poin-poin penting, menulis ringkasan singkat, mengidentifikasi kutipan menarik, dll.

Manajemen proyek: Jika Anda menggunakan ClickUp Docs untuk merekam diskusi, rapat, perencanaan sprint, pengumpulan persyaratan, dll. buat tugas secara cerdas dari dalam dokumen Anda dan kelola proyek.

4. Amati dan gandakan

Sebagai teknologi yang sedang berkembang, AI masih memiliki celah. Untuk memanfaatkannya secara maksimal, amati dengan cermat interaksi Anda dengannya.

Lakukan lebih banyak hal yang sesuai dengan alur kerja konten Anda untuk mendapatkan dokumen yang dipoles dengan sempurna dengan lebih cepat.

Tips untuk Memaksimalkan AI dalam Dokumen Word

Setelah Anda menyiapkan proses menyeluruh, berikut ini beberapa tips dan trik untuk dipertimbangkan.

Mulai dengan AI

Hilangkan blok penulis dengan meminta AI untuk memberi Anda titik awal. Buka dokumen Anda dan ajukan pertanyaan kepada AI. Buat konten Anda dari sana.

Gunakan AI secara menyeluruh

Tidak semua AI mengharuskan Anda mengajukan pertanyaan yang mencakup semua hal. Misalnya, dengan ClickUp Brain, Anda dapat memilih dari daftar drop-down berbagai format alih-alih menjelaskannya dalam prompt Anda.

Setelah Anda memilih alat bantu menulis AI yang ingin Anda gunakan, luangkan waktu untuk mempelajari semua yang ditawarkannya. Gunakan setiap fitur yang relevan bagi Anda.

Siapkan templat

Jangan terus menemukan kembali roda dan menyelamatkan diri Anda dari mengingat petunjuk terbaik. Buat templat untuk dokumen, gaya, petunjuk, dll. dan gunakan kembali untuk efisiensi yang lebih besar. Berikut adalah beberapa templat dokumentasi proses untuk inspirasi.

Mengutip sumber Anda

Tantangan terbesar dengan AI adalah bahwa AI sering kali menyembunyikan dari mana pengetahuannya tentang topik tertentu berasal. Hal ini wajar, mengingat skala data yang digunakan untuk melatih LLM. Namun, konten Anda tidak perlu tidak berdasar.

Minta AI untuk menunjukkan sumber Anda dan mengutipnya dalam konten Anda untuk membangun kredibilitas dan otoritas dalam bidang pekerjaan Anda.

Tantangan dan Pertimbangan

Meskipun memiliki kemungkinan yang sangat besar, AI masih dalam tahap awal. Anda akan melihat setiap alat menampilkan penafian yang menyatakan bahwa AI dapat membuat kesalahan, dan tanggung jawab keakuratan ada pada Anda. Itu baru permulaan.

Halusinasi dan ketidakakuratan

Alat bantu pembuatan konten AI dapat berhalusinasi, yaitu menghasilkan konten yang salah seolah-olah konten tersebut akurat. Meskipun penyedia AI bekerja keras untuk meminimalkan halusinasi dengan setiap LLM baru, tanggung jawab untuk menghasilkan konten yang akurat tetap berada di tangan penulis.

Jadi, berhati-hatilah dengan pekerjaan AI yang Anda gunakan. Periksa kembali fakta dan tinjau ide secara menyeluruh dalam dokumen profesional Anda.

Muncul sebagai hasil dari AI

Maksud saya di sini bukan karena saya tidak menyukai "delve", meskipun saya suka, tetapi itu adalah tanda bahwa teks ditulis oleh ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Teorinya adalah bahwa penggunaan kata-kata seperti delve adalah tanda bahwa itu ditulis oleh ChatGPT. Meskipun hal tersebut masih bisa diperdebatkan, penggunaan konten yang dihasilkan oleh AI di ruang publik telah menjadi sorotan.

Misalnya, pemerintah di seluruh dunia telah mengamanatkan bahwa konten yang dihasilkan oleh AI harus diberi tanda yang tepat. Google tidak menghukum konten AI di halaman hasil mesin pencarinya (SERP). Namun, Google sangat menganjurkan untuk tidak menggunakan AI sebagai "cara yang murah dan mudah untuk mempermainkan peringkat mesin pencari. "

Di satu sisi, dokumen bisnis Anda yang muncul sebagai hasil AI dapat menciptakan kesan yang kurang baik di antara audiens Anda. Cara terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan membuatnya lebih mengakar dan sejalan dengan janji merek Anda.

Kurangnya inovasi sejati

Dokumen yang dihasilkan AI sering kali merupakan ringkasan atau kurasi dari konten yang sudah ada. Seperti yang dikatakan oleh blog di situs web Book Prize, "LLM bersifat melihat ke belakang. Mereka bersifat turunan, bahkan ketika membuat kombinasi baru; sebuah kaca spion raksasa. Mereka menghasilkan tiruan dari teks yang dihasilkan oleh manusia. "

Singkatnya, AI, dengan sendirinya, mungkin tidak menawarkan ide konten yang inovatif. Keunggulannya adalah mempercepat proses pembuatan konten. Satu-satunya cara untuk memastikan Anda membuat konten yang luar biasa dan menarik adalah dengan menerapkan lensa manusia yang tajam dari kecerdikan manusia pada output AI.

Sederhanakan Pipeline Konten Anda dengan ClickUp

Kata konten telah diartikan sebagai blog, TikTok, atau video YouTube, yang sebagian besar digunakan untuk tujuan pemasaran. Jadi, tidak heran jika para pemasar telah merangkul AI generatif tidak seperti orang lain.

Namun, menganggap dokumen yang dihasilkan AI hanya terbatas pada pemasaran akan mengurangi peluang yang sangat besar. Karena AI dapat membantu setiap karyawan, manajer, kontributor individu, konsultan, atau pengusaha untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

Dalam banyak hal, AI dapat membantu Anda melakukan lebih banyak hal yang sedang Anda kerjakan dengan lebih baik. Jadi, selami AI untuk pembuatan konten. Buka ClickUp Docs dan mulailah. Coba ClickUp secara gratis hari ini.