Ketika saya menghadapi ketidakmungkinan yang menyedihkan untuk menulis lima ratus halaman, rasa sakit akan kegagalan menghinggapi saya, dan saya tahu bahwa saya tidak akan pernah bisa melakukannya.
John Steinbeck, penulis peraih Nobel Sastra
Apakah Anda seorang novelis yang sangat terkenal atau penulis konten SEO yang bercita-cita tinggi, ketakutan akan halaman kosong itu sangat nyata. Di depan mesin ketik atau layar kosong, para penulis sering mengalami kesulitan untuk memulai. Untungnya, AI telah mengakhiri hal tersebut!
AI untuk dokumen Word, Google Dokumen, atau ClickUp Documents telah membuatnya lebih mudah secara ajaib untuk memulai. AI telah mempermudah proses curah pendapat tanpa menghakimi dan menulis dengan pendamping yang lembut.
Dalam artikel blog ini, penulis yang budiman, kami memperkenalkan Anda untuk menggunakan AI untuk merampingkan dan mengoptimalkan proses pembuatan konten Anda.
tangkapan Layar Dokumen Word dengan Copilot [Sumber: Microsoft Copilot ]_
Dan berikut ini cara membuat dokumen dengan
ClickUp Brain:
Menggunakan ClickUp Brain untuk membuat dokumen
⏰ Ringkasan 60 Detik
AI untuk dokumen Word adalah praktik penggunaan kecerdasan buatan, pembelajaran mesin, dan pemrosesan bahasa alami untuk mengotomatiskan berbagai bagian pembuatan konten.
Pembuatan dokumen AI mendukung tim dalam:
- Pembuatan konten
- Bantuan pengeditan dan penulisan
- Pemformatan dan desain
- Analisis dan wawasan data
Selain pemasaran atau konten merek, AI untuk dokumen Word mendukung berbagai kasus penggunaan, seperti:
- Aplikasi profesional, seperti proposal dan ulasan
- Dokumen hukum, seperti kontrak dan pengarsipan
- Konten pendidikan seperti transkrip video, subtitle, dan catatan kelas
- Dokumen keuangan, seperti laporan rekening, laporan tahunan, dan pengajuan kepatuhan
- Dokumen manajemen proyek, seperti dokumen pengumpulan persyaratan, laporan kinerja, atau pembaruan tim
Bagian mendasar dalam memanfaatkan AI untuk pembuatan dokumen adalah memilih alat yang tepat. Microsoft Word, Google Docs, ClickUp Brain, Quillbot, dan lain-lain merupakan alat bantu populer yang tersedia saat ini.
Untuk mengetahui cara memilih alat yang tepat, cara meminta AI, dan cara memaksimalkan hasil, teruslah membaca!
Apa Itu AI untuk Dokumen Word?
AI untuk pembuatan dokumen adalah integrasi teknologi pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan ke dalam perangkat lunak pengolah kata untuk mendukung penulis dalam berbagai tugas kreatif.
Perangkat lunak pembuat konten populer, seperti Microsoft Word dan Google Docs, memiliki Microsoft Copilot dan Google Gemini yang dibundel. Namun, mereka bukan satu-satunya. Anda dapat membuat konten dengan AI di berbagai alat, beberapa di antaranya akan kita bahas nanti di artikel blog ini.
Tapi pertama-tama, mari kita lihat apa yang dimaksud dengan AI untuk pembuatan konten.
Fitur AI untuk Dokumen Word
Dalam bentuk yang paling sederhana, AI untuk Dokumen Word membuat konten sebagai respons terhadap input yang dibuat oleh pengguna, yang dikenal sebagai prompt. Namun, AI dapat melakukan lebih banyak lagi.
Pembuatan konten
Asisten penulisan AI membantu Anda menulis lebih cepat dan lebih baik. Asisten ini mengambil ide/prompt umum Anda dan membuat draf pertama. Asisten ini memahami audiens, gaya, dan bentuk konten Anda untuk menghasilkan draf yang dapat Anda kembangkan.
Bantuan penulisan
Setelah Anda menulis, ada banyak hal yang dapat dilakukan oleh AI sebagai perangkat lunak otomatisasi dokumen .
Beberapa fitur bantuan penulisan yang paling populer adalah:
- Pemeriksa Ejaan: Menandai kesalahan dalam ejaan dan bahasa
- Tata Bahasa: Memperbaiki struktur kalimat, sintaksis, tanda baca, dll.
- Ringkasan: Menambahkan ringkasan eksekutif, daftar isi, atau uraian singkat
- Penyesuaian nada: Menulis ulang untuk perubahan nada, seperti membuatnya lebih menyenangkan atau akademis
- Parafrase: Membuat parafrase: Menemukan cara yang lebih berdampak untuk mengatakan hal yang sama
Pemformatan dan desain
Konten yang baik sekarang ini bersifat multimodal. Pembuat dokumen AI Anda juga dapat membuat elemen visual, seperti spanduk, gambar, tabel, kutipan, dll.
Analisis dan wawasan data
Butuh peninjau kritis untuk konten Anda? Cobalah AI. Pembuat dokumen AI yang baik memberi Anda berbagai fitur analisis, seperti:
- Statistik dokumen: Dapatkan skor keterbacaan waktu nyata, tingkat kelas, jumlah kata
- Deteksi plagiarisme: Pastikan dokumen AI Anda unik dan bebas dari plagiarisme
- Analisis teks: Minta AI untuk membantu Anda menemukan masalah objektivitas, bahasa yang inklusif, dll.
- Konversi suara ke teks: Anda memiliki rekaman wawancara yang perlu ditranskripsikan? Cobalah AI. Lebih suka mengucapkan konten Anda sambil berlari di atas treadmill? Cobalah AI untuk itu juga!
Semua ini, dan kita masih berada di tahap awal teknologi kecerdasan buatan. Seiring dengan perkembangannya, AI dapat melakukan lebih banyak hal, menawarkan beberapa manfaat yang luar biasa.
💡Kiat Pro: Berikut ini adalah cara Anda bisa menggunakan AI dalam Klik Dokumen untuk membuat dokumen:
Manfaat Pembuatan Dokumen AI
Manfaat pertama dan terpenting dari penggunaan AI adalah bahwa ia menghilangkan gesekan pada langkah pertama. Hanya dengan mengetikkan beberapa kata, Anda dapat meminta AI untuk memberikan ide kepada Anda, beberapa di antaranya dapat Anda jelajahi dan kembangkan. Hal ini, pada gilirannya, menawarkan manfaat hilir lainnya, seperti:
Kecepatan: AI untuk dokumen Word menangani dua langkah pertama dalam membuat konten, yaitu penelitian dan draf pertama. Ini secara dramatis meningkatkan kecepatan Anda dalam menghasilkan dokumen. Jika Anda membutuhkan waktu tiga jam untuk meneliti, dua jam untuk menulis, dan satu jam untuk mengedit. Anda dapat mempersingkat waktu hingga empat jam (66% dari waktu yang dibutuhkan) dengan AI.
Efisiensi: Riset dan draf pertama adalah pekerjaan kreatif yang melelahkan. Dengan mempercepat kedua tahap ini, AI menciptakan lebih banyak energi kreatif di antara para penulis, yang dapat diterapkan untuk meningkatkan mesin konten mereka.
Produktivitas: Bagian penting dari pembuatan konten juga merupakan repurposing, yaitu membuat postingan media sosial, membuat cuplikan, menulis skrip video, dll. AI dapat mengotomatiskan hal ini dan menggunakan ulang konten dalam hitungan detik.
Penghematan biaya: Pembuatan dokumen AI memungkinkan organisasi membuat lebih banyak konten dengan tim yang ramping.
Pengalaman penulis: Menulis bisa menjadi pekerjaan yang menyendiri. AI menjadi mitra debat yang bebas repot dengan siapa Anda dapat bertukar pikiran, memperdebatkan ide, menemukan poin data, mengedit, dan mengikat semuanya dengan busur.
Contoh Kasus Pembuatan Dokumen AI
Semua itu bagus, tetapi untuk siapa sebenarnya pembuatan dokumen AI? Apakah hanya untuk penulis SEO yang perlu membuat konten dalam skala yang belum pernah ada sebelumnya? Atau hanya untuk pemasar yang perlu menghasilkan cara-cara ekspresi yang imajinatif secara teratur?
Nah, pembuatan dokumen AI cocok untuk siapa saja yang perlu menulis apa saja - email, laporan, ringkasan, notulen rapat, dan banyak lagi. Jika Anda berkomunikasi, pembuatan konten AI cocok untuk Anda!
Aplikasi bisnis dan profesional
Para profesional membuat sejumlah dokumen secara teratur - proposal, kontrak, laporan kinerja berkala, ringkasan penelitian, wawasan pasar, catatan pelanggan, dan sebagainya.
Mari kita lihat beberapa contoh.
Proposal standar: Gunakan AI untuk menelusuri dokumen yang ada untuk mengidentifikasi dokumen yang paling relevan, yang kemudian digunakan untuk membuat proposal standar dengan bagian-bagian yang dapat disesuaikan untuk bidang-bidang tertentu, seperti nama pelanggan, harga, dan beberapa istilah.
Pelaporan kinerja: Integrasikan AI dengan aplikasi bisnis Anda, seperti CRM atau portal karyawan, untuk meringkas informasi dari dasbor utama.
Wawasan pelanggan: Manfaatkan AI untuk memproses catatan dari ratusan, bahkan ribuan, interaksi pelanggan dan dapatkan wawasan yang kuat. Gunakan ini untuk membuat strategi, merancang kampanye, atau mempersonalisasi percakapan dengan pelanggan di masa depan.
Pembuatan konten edukasi
Pandemi mungkin telah mendorong orang untuk online, tetapi kemungkinan transformasional yang nyata dari konten digital membuat orang tetap berada di sana.
Tidak heran jika pasar global pasar e-learning hampir mencapai $300 miliar besar! Manfaatkan peluang itu dengan AI.
**Garis besar: Buat konten edukasi singkat untuk platform online dengan AI. Lakukan curah pendapat dengan alat bantu penulisan AI untuk membuat garis besar yang komprehensif dan terperinci untuk topik dengan berbagai tingkat kerumitan.
Materi pendukung: Sebagian besar pelatihan online diutamakan dalam bentuk video. Buat materi pendukung berbasis teks dan gambar, seperti transkrip video, rangkuman poin-poin penting, kartu indeks, dan banyak lagi dengan AI.
Kuis: Otomatiskan kuis dan tes secara cerdas untuk siswa Anda. Apa lagi? Buat kombinasi pertanyaan yang tak terbatas untuk membuat kelas tetap aktif setiap saat.
Penanganan dokumen keuangan
Departemen keuangan menangani sejumlah besar dokumen, termasuk pesanan pembelian, faktur, laporan pelanggan/bank, dll. Sebagai eksekutif keuangan, alat bantu pembuatan konten AI sangat memudahkan Anda untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan kolega.
Pelaporan: Memproses banyak sekali dokumen, mendapatkan wawasan penting, dan melaporkan kepada pemangku kepentingan yang relevan, baik itu dewan direksi atau rekan kerja Anda. AI juga dapat membantu dengan kontrol versi dokumen untuk kemampuan audit yang lebih baik.
Rangkuman: Mempelajari laporan keuangan yang panjang dan menyeluruh, seperti laporan laba rugi, akun pelanggan, dokumen kepatuhan, dll. dan membuat ringkasan eksekutif untuk tim kepemimpinan.
📖 Bonus Bacaan: Cara menggunakan AI untuk dokumentasi
Manajemen proyek dan kolaborasi tim
Dalam komunikasi organisasi, tantangan terbesar yang dihadapi tim adalah mempertahankan konteks yang sama.
Ketika seseorang meninggalkan organisasi, mereka membawa banyak pengetahuan historis. Ketika anggota tim baru bergabung, mereka mengulangi kesalahan dan belajar. Bagaimana jika AI dapat mencegah inefisiensi seperti itu?
clickUp Brain untuk manajemen proyek AI_
Ringkasan sejarah: Bayangkan seorang karyawan baru membuka alat bantu penulisan AI dan bertanya "jelaskan perkembangan proyek sejauh ini." Alat bantu yang baik akan merangkum semua yang telah terjadi sejauh ini, mengidentifikasi tonggak-tonggak penting, dan membuat semua orang mengetahui perkembangannya.
Pemberitahuan/pembaruan: AI dapat merangkum semua pembaruan dan komentar proyek untuk memberikan konteks yang menyeluruh bagi semua orang dalam tim.
Seperti yang Anda lihat, kemungkinannya tidak terbatas. Bagaimana cara kita mendapatkan manfaatnya? Mari kita cari tahu.
Bagaimana Menerapkan Pembuatan Dokumen AI
Seperti kebanyakan kemajuan teknologi modern, Anda dapat memulai pembuatan dokumen AI hampir secara instan.
1. Pilih alat bantu pembuatan dokumen AI yang tepat
Ada berbagai macam alat pembuatan dokumen dengan AI yang terintegrasi ke dalamnya. Berikut adalah beberapa yang populer.
Microsoft Word: Pengolah kata yang telah teruji waktu ini hadir dengan Copilot yang terintegrasi untuk pembuatan konten, peringkasan, pengeditan, dan banyak lagi. Jika Anda sudah berlangganan MS365, AI sudah termasuk di dalamnya.
📖 Bonus Baca: AI atau tanpa AI, berikut ini beberapa Peretasan Microsoft Word .
Google Docs: Paket produktivitas Google dilengkapi dengan Gemini yang terintegrasi untuk membuat segala jenis konten yang Anda butuhkan. Penawaran tingkat yang lebih tinggi juga dapat memanfaatkan konten di Google Drive Anda untuk membuat konten yang disesuaikan.
clickUp Documents untuk dokumen yang efektif dan indah_
Klik Dokumen: ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat dokumen yang sederhana, indah, dan kontekstual langsung di dalam alat manajemen proyek. Berputar ClickUp Brain untuk membuat draf, menjalankan pemeriksaan ejaan, membuat tabel/template/transkrip, dan banyak lagi.
Di dalam ClickUp Docs, sematkan penanda, tambahkan tugas, sertakan gambar, dan berkolaborasi dengan tim Anda secara real time. Setelah selesai, bagikan dengan aman baik di dalam maupun di luar organisasi Anda.
Quillbot: Quillbot adalah sebuah perangkat yang berisi produk untuk pembuatan konten, pemeriksaan ejaan, tata bahasa, deteksi plagiarisme, penerjemahan, rangkuman, dan pembuatan kutipan.
Grammarly: Dari pemeriksa ejaan dan tata bahasa beberapa tahun yang lalu, Grammarly saat ini merupakan asisten penulisan AI yang lebih komprehensif yang dapat menulis, menulis ulang, membalas, atau mengadaptasi konten Anda untuk audiens yang berbeda.
2. Belajar meminta alat bantu penulisan AI
Konten yang dihasilkan oleh alat bantu menulis AI hanya sebaik petunjuk yang Anda berikan. Untuk mendapatkan konten yang unik dan berkualitas tinggi, buatlah petunjuk Anda sedetail mungkin. Sertakan:
- Audiens target
- Jumlah kata
- Deskripsi tentang apa yang Anda inginkan dari konten tersebut
- Petunjuk yang harus disertakan
- Kata kunci utama
- Nada suara
- Contoh, jika ada
Ingatlah bahwa petunjuk bukanlah situasi satu pertanyaan satu jawaban. Anda dapat membalas respons AI dan memintanya untuk menulis ulang/menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda, sehingga melatihnya dalam jangka panjang.
Untuk informasi lebih lanjut tentang memanfaatkan Generator konten AI , baca primer ini di Petunjuk penulisan AI .
3. Mengintegrasikannya ke dalam alur kerja Anda
Seperti yang telah kita lihat di atas, AI untuk dokumen Word dapat melakukan lebih dari sekadar membuat draf pertama. Jadi, integrasikan di setiap langkah Anda alur kerja manajemen dokumen Anda .
Integrasi: Setelah penulis selesai dengan bagian mereka dalam proses pembuatan dokumen, siapkan cara untuk mengimpor file secara otomatis ke dalam pipeline AI. Anda dapat melakukan ini dengan hanya berbagi file pada drive umum atau menyiapkan API untuk impor.
Fitur khusus untuk persona: Jika Anda memiliki editor yang mengerjakan semua konten Anda, integrasikan modul pemeriksa ejaan dan tata bahasa ke dalam rangkaian pengeditan mereka. Berikan kemampuan kepada desainer untuk membuat visual dan menyematkannya ke dalam dokumen. Jika Anda mengerjakan dokumen hukum, aktifkan pemeriksaan fakta dan penerapan untuk tim yang relevan.
Penyempurnaan konten: Sebelum menerbitkan, berikan peningkatan visual pada konten Anda dengan AI. Gunakan AI untuk dokumen Word untuk menyoroti poin-poin penting, menulis ringkasan singkat, mengidentifikasi kutipan, dll.
Manajemen proyek: Jika Anda menggunakan ClickUp Docs untuk merekam diskusi, rapat, perencanaan sprint, pengumpulan persyaratan, dll., buat tugas secara cerdas dari dalam dokumen Anda dan kelola proyek.
4. Amati dan gandakan
Sebagai teknologi yang baru muncul, AI masih memiliki kekurangan. Untuk memanfaatkannya secara maksimal, amati dengan cermat interaksi Anda dengannya.
- Identifikasi tren kesalahan/kekeliruan yang dibuat oleh pembuat dokumen AI Anda
- Mengaktifkan/menonaktifkan pengaturan untuk elemen ejaan dan gaya bahasa
- Menyimpan istilah merek dan kata kunci
- Amati jenis petunjuk yang memberi Anda hasil terbaik
Lakukan lebih banyak hal yang sesuai dengan alur kerja konten Anda untuk mendapatkan dokumen yang dipoles dengan sempurna dengan lebih cepat.
Tips untuk Memaksimalkan AI di Dokumen Word
Setelah Anda menyiapkan proses menyeluruh, berikut adalah beberapa tips dan trik untuk dipertimbangkan.
Mulailah dengan AI
Hilangkan blok penulis dengan meminta AI untuk memberi Anda titik awal. Buka dokumen Anda dan ajukan pertanyaan kepada AI. Buat konten Anda dari sana.
Gunakan AI secara menyeluruh
Tidak semua AI mengharuskan Anda mengajukan pertanyaan yang mencakup semua hal. Misalnya, dengan ClickUp Brain, Anda dapat memilih dari daftar drop-down berbagai format alih-alih menjelaskannya dalam prompt Anda.
menghasilkan konten yang disesuaikan dalam sekejap dengan ClickUp Brain
Setelah Anda memilih opsi Alat bantu penulisan AI yang ingin Anda gunakan, luangkan waktu untuk mempelajari semua yang ditawarkannya. Gunakan setiap fitur yang relevan bagi Anda.
Menyiapkan templat
Jangan terus menemukan kembali roda dan menyelamatkan diri Anda dari mengingat petunjuk terbaik. Buat templat untuk dokumen, gaya, petunjuk, dll. dan gunakan kembali untuk efisiensi yang lebih baik. Berikut ini beberapa di antaranya templat dokumentasi proses untuk inspirasi.
Kutip sumber Anda
Tantangan terbesar dengan AI adalah bahwa AI sering kali menyembunyikan dari mana pengetahuannya tentang topik tertentu berasal. Hal ini wajar, mengingat skala data yang digunakan untuk melatih LLM. Namun, konten Anda tidak perlu tidak berdasar.
Mintalah AI untuk menunjukkan sumber Anda dan mengutipnya dalam konten Anda untuk membangun kredibilitas dan otoritas dalam bidang pekerjaan Anda.
bonus: Belum siap membuat dokumen? Jangan khawatir. Berikut ini unduhannya di cara menggunakan AI untuk produktivitas .
Tantangan dan Pertimbangan
Terlepas dari kemungkinan yang sangat besar, AI masih dalam tahap yang baru lahir. Anda akan melihat setiap alat menampilkan penafian yang mengatakan bahwa AI dapat membuat kesalahan, dan tanggung jawab keakuratan ada pada Anda. Itu baru permulaan.
Halusinasi dan ketidakakuratan Alat pembuatan konten AI dapat berhalusinasi, yaitu menghasilkan konten yang salah seolah-olah konten tersebut akurat. Meskipun penyedia AI bekerja keras untuk meminimalkan halusinasi pada setiap LLM baru, tanggung jawab untuk menghasilkan konten yang akurat tetap berada di tangan penulis.
Jadi, berhati-hatilah dengan pekerjaan AI yang Anda gunakan. Periksa kembali fakta dan tinjau ide secara menyeluruh dalam dokumen profesional Anda.
Muncul sebagai AI yang dihasilkan
Maksud saya di sini bukan berarti saya tidak suka "menggali," meskipun saya suka, tetapi ini adalah tanda bahwa teks ditulis oleh ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL
- Paul Graham (@paulg) 7 April 2024 sebuah tweet dari Paul Graham yang menangkap teks ChatGPT_
Teorinya adalah bahwa penggunaan kata-kata seperti delve adalah tanda bahwa itu ditulis oleh ChatGPT. Meskipun hal ini masih bisa diperdebatkan, penggunaan konten yang dibuat oleh AI di ruang publik telah menjadi sorotan.
Sebagai contoh, pemerintah di seluruh dunia telah mengamanatkan bahwa konten yang dibuat oleh AI harus diberi tanda yang sesuai. Google tidak menghukum konten AI di halaman hasil mesin pencarinya (SERP). Namun, Google sangat menganjurkan untuk tidak menggunakan AI sebagai "cara yang murah dan mudah untuk mempermainkan peringkat mesin pencari."
Di satu sisi, dokumen bisnis Anda yang muncul sebagai hasil dari AI dapat menciptakan kesan yang tidak baik di antara audiens Anda. Cara terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan membuatnya lebih mengakar dan sejalan dengan janji merek Anda.
Kurangnya inovasi yang sesungguhnya
Dokumen yang dihasilkan oleh AI sering kali merupakan ringkasan atau kurasi dari konten yang sudah ada. Seperti ini blog di situs web Book Prize mengatakan, "LLM melihat ke belakang. Mereka bersifat turunan, bahkan ketika menciptakan kombinasi baru; sebuah kaca spion raksasa. Mereka menghasilkan tiruan teks yang dihasilkan oleh manusia."
Singkatnya, AI, dengan sendirinya, tidak menawarkan ide baru yang inovatif. Satu-satunya cara untuk menghindari penurunan konten pada akhirnya adalah dengan meningkatkannya dengan kecerdikan manusia.
Sederhanakan Pipeline Konten Anda dengan ClickUp
Kata konten telah diartikan sebagai blog, TikTok, atau video YouTube, yang sebagian besar digunakan untuk tujuan pemasaran. Jadi, tidak heran jika para pemasar telah merangkul AI generatif tidak seperti yang lainnya.
Namun, menganggap dokumen yang dihasilkan AI hanya terbatas pada pemasaran akan menghilangkan peluang yang sangat besar. Karena AI dapat membantu setiap karyawan, manajer, kontributor individu, konsultan, atau pengusaha untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
Mulai dari memperbaiki kesalahan tata bahasa hingga menulis ulang untuk kejelasan/dampak, AI untuk dokumen Word dapat meningkatkan email yang sederhana. Ini dapat menghemat waktu yang berharga bagi para pemimpin dengan meringkas dokumen yang lebih panjang dan meringkasnya menjadi wawasan utama. AI dapat membantu pendidik membuat pelajaran multimodal yang efektif untuk berbagai macam pelajar.
Dalam banyak hal, AI dapat membantu Anda melakukan lebih banyak hal yang sedang Anda kerjakan dengan lebih baik. Jadi, selami AI untuk pembuatan konten. Buka ClickUp Docs dan mulailah. Coba ClickUp secara gratis hari ini .