"Kami turut berduka cita" hanya itu yang bisa dikatakan CrowdStrike setelah pembaruan perangkat lunak yang salah menyebabkan Blue Screen of Death (BSD) yang terkenal bagi jutaan pengguna di seluruh dunia. Sebagai tambahan untuk penurunan harga saham sebesar 10% dalam sehari, CrowdStrike bertanggung jawab kepada pelanggan yang marah dan Kongres AS, tidak kurang.
Meskipun ini mungkin tampak seperti kasus yang ekstrem, kesalahan yang tidak disengaja adalah hal yang cukup umum dalam bisnis. Dengan beberapa tim di berbagai wilayah yang bekerja pada masalah yang kompleks, sejumlah hal bisa saja salah.
Salah satu cara yang paling umum - dan efektif - untuk mencegah bencana semacam itu adalah audit internal. Dengan proses yang kuat dan Perangkat lunak Tata Kelola, Risiko, dan Kepatuhan (GRC) organisasi dapat secara proaktif mengidentifikasi potensi masalah dan mengatasinya lebih awal.
Dalam artikel blog ini, kami akan memandu Anda tentang bagaimana Anda dapat membuat strategi audit dan menerapkannya dengan daftar periksa audit internal yang kuat.
**Apa Itu Audit?
Audit adalah proses untuk memeriksa dan mengevaluasi proses secara sistematis. Proses-proses ini dapat berupa proses keuangan, operasional, atau yang berhubungan dengan kepatuhan.
Sebagai contoh, auditor internal secara teratur memeriksa laporan bank dari bisnis mereka untuk mengevaluasinya apakah ada kesalahan atau transaksi yang curang.
Sebuah organisasi jasa, seperti restoran atau spa, dapat melakukan audit tentang bagaimana staf menyelesaikan pengiriman. Perusahaan teknologi sering menggunakan dogfooding sebagai cara untuk melakukan audit internal juga.
Mengapa audit internal diperlukan?
Sederhananya, audit internal dirancang untuk menemukan masalah sebelum pekerjaan dipublikasikan ke dunia luar. Hal ini memastikan hal-hal berikut:
- Keakuratan: Audit memberikan kesempatan tambahan kepada tim untuk memastikan bahwa pekerjaannya akurat, lengkap, dan bebas dari kesalahan
- Manajemen risiko: Audit internal mengidentifikasi potensi risiko, yang dapat dimitigasi terlebih dahulu untuk menghindari kerugian dan penalti
- Kualitas: Audit juga membantu dalam memastikan kualitas hasil, memverifikasi apakah hasil tersebut memenuhi persyaratan dan standar industri
- Kinerja: Audit internal terkadang mengevaluasi kinerja untuk mensimulasikan situasi dunia nyata
- Kepatuhan: Sebagai alasan yang paling umum, audit internal membantu mematuhi hukum, peraturan, dan standar yang berlaku
- Asurans pemangku kepentingan: Dalam bisnis yang memiliki investor atau pemegang saham, audit internal membangun kepercayaan dalam operasi dan pelaporan organisasi
Apa saja jenis-jenis audit?
Bergantung pada sifat bisnis, tujuan, kebutuhan, dan pemangku kepentingan Anda, Anda dapat melakukan sejumlah audit yang berbeda. Sebagian besar dari mereka akan masuk ke dalam tiga kategori berikut.
Audit Internal
Audit internal dilakukan oleh organisasi untuk kebutuhannya sendiri. Auditornya adalah karyawan aktif dari organisasi Anda atau ahli di bidangnya yang melaksanakannya.
Sebagai contoh, setiap tahun, tim manajemen talenta dapat melakukan audit internal terhadap struktur kompensasi untuk setiap karyawan. Hal ini akan digunakan untuk mengidentifikasi bias atau ketidakadilan yang tidak disadari.
Audit eksternal
Audit eksternal melibatkan para ahli independen untuk mengevaluasi proses atau hasil dari sebuah organisasi. Selain tim audit internal, auditor eksternal juga memiliki pengetahuan dan pengalaman yang lebih luas. Hal ini memberikan kredibilitas dan membangun kepercayaan dalam organisasi.
Badan-badan industri dan organisasi standardisasi secara teratur melakukan audit eksternal untuk perusahaan. Sertifikasi ISO adalah yang paling banyak dicari di seluruh industri.
Contoh lainnya termasuk Forest Stewardship Council untuk pengelolaan hutan yang berkelanjutan, LEED untuk desain dan manajemen bangunan, dan Leaping Bunny untuk produk yang 100% bebas dari uji coba pada hewan.
Audit kepatuhan
Audit kepatuhan menilai apakah suatu organisasi mematuhi hukum, peraturan, atau kebijakan internal tertentu. Audit ini secara eksklusif berfokus pada kesesuaian dengan standar industri, kewajiban kontrak, atau peraturan pemerintah untuk menghindari hukuman dan mempertahankan praktik-praktik yang etis.
Di bidang teknologi, audit rutin untuk kepatuhan GDPR atau HIPAA adalah praktik standar. Setiap industri memiliki persyaratan kepatuhannya sendiri, yang mana organisasi perlu melakukan audit rutin.
Baik Anda melakukannya secara internal maupun dengan bantuan eksternal, audit merupakan suatu keharusan jika Anda menjalankan bisnis. Audit meyakinkan setiap pemangku kepentingan-pelanggan, investor, pemegang saham, karyawan, vendor, mitra, dll.-bahwa organisasi telah memenuhi standar mereka.
Untuk memastikan hal tersebut, Anda memerlukan strategi audit yang komprehensif dan berorientasi pada tujuan. Berikut ini adalah cara untuk membuatnya.
Mempersiapkan Audit
Sebelum memulai audit, persiapkan diri Anda secara menyeluruh. Hal ini akan menjadi dasar yang kuat untuk proses audit dari waktu ke waktu.
1. Menetapkan tujuan audit
Tentukan dengan jelas tujuan audit Anda. Telusuri sejarah masalah dan pahami konteksnya saat melakukan hal ini.
Misalnya, seorang kepala bagian teknik mungkin meminta audit DevOps karena jumlah kemunduran produksi dalam enam bulan terakhir cukup tinggi. Dalam hal ini, jangan tetapkan tujuan sebagai "melakukan audit DevOps" Sebaliknya, jadikan "mengidentifikasi alasan kemunduran produksi" sebagai tujuan Anda.
2. Tentukan ruang lingkup audit
Bagian ini menentukan bagaimana Anda akan melakukan audit. Cara yang baik untuk melakukan pendekatan ini adalah dengan menggunakan 4W.
- Who: Orang-orang dan departemen yang bertanggung jawab dan melaksanakan audit
- What: Proses atau sistem yang diaudit
- Kapan: Jangka waktu pelaksanaan audit yang harus diselesaikan
- Di mana: Batasan fisik di mana audit perlu dilakukan, jika ada
Misalnya, saat melakukan audit DevOps, cakupannya mungkin terlihat sebagai berikut.
Siapa: Pimpinan teknik bertanggung jawab atas pengawasan audit. Tim audit, yang terdiri dari dua pengembang, dua analis kualitas, dan tiga insinyur DevOps, akan melaksanakannya.
Apa: Pipeline CI/CD akan diaudit, termasuk semua proses otomatis dan manual. Perangkat lunak kepatuhan SOC 2 juga disertakan.
**Kapan: Audit akan dilakukan selama delapan minggu mulai tanggal 1 Juli 2025.
Di mana: Audit proses akan dilakukan di lingkungan pementasan dan produksi.
3. Merinci area audit
Setelah ruang lingkup pekerjaan siap, uraikan menjadi sub-proyek, tugas, dan sub-tugas yang lebih kecil yang dapat dikelola. Kelompokkan tugas-tugas yang terkait dan atur secara sistematis.
4. Buat tugas dan pertanyaan yang spesifik
Ini adalah langkah di mana Anda benar-benar membuat daftar periksa audit internal. Di sini, Anda membuat daftar semua tugas yang dapat ditindaklanjuti dan terukur untuk setiap area audit.
Sebagai contoh, daftar periksa audit DevOps dapat mencakup pertanyaan-pertanyaan seperti:
- Apakah kode bebas dari bug sebelum push produksi?
- Berapa % dari bug yang diketahui dikirim ke produksi?
- Apakah ada tinjauan kode oleh pengembang senior sebelum produksi?
- ApakahAudit kepatuhan TI dilakukan sebelum produksi?
- Siapa yang memiliki akses untuk melakukan dorongan produksi?
Beberapa petunjuk saat membuat daftar periksa audit internal Anda adalah:
Jaga agar tetap sederhana: Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas untuk menghindari kerumitan yang tidak perlu. Fokus pada tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti yang dapat dengan mudah dipahami dan diikuti oleh semua orang.
Buatlah relevan: Selaraskan daftar periksa Anda dengan tujuan, ruang lingkup, dan standar audit yang berlaku. Sertakan hanya hal-hal yang secara langsung berhubungan dengan area yang Anda audit.
Misalnya, jika Anda membuat daftar Daftar periksa kepatuhan GDPR hindari menambahkan persyaratan hukum lainnya pada audit yang sama.
Pertahankan konsistensi: Gunakan format, terminologi, dan kriteria penilaian yang terstandardisasi di semua tugas.
5. Siapkan dokumentasi yang diperlukan
Tentukan catatan, laporan, atau data spesifik yang akan memverifikasi kepatuhan atau efektivitas operasional untuk setiap item daftar periksa. Misalnya, dalam audit keuangan, Anda mungkin memerlukan neraca, faktur, dan pengajuan pajak.
Untuk audit DevOps, Anda mungkin memerlukan prosedur operasi standar (SOP), matriks peran dan tanggung jawab, proses rilis produksi, dll.
6. Menyelesaikan dan membakukan
Lakukan meta audit skala kecil untuk memeriksa redudansi, kesenjangan, atau item yang tidak jelas dalam daftar periksa audit Anda. Gunakan hasilnya untuk menyempurnakan daftar periksa dan meningkatkan kegunaan dan efektivitasnya.
Formatlah agar lebih jelas, dengan bagian-bagian yang terorganisir dan ruang untuk catatan atau temuan. Buatlah standar untuk audit yang akan datang untuk memastikan konsistensi dan kemudahan penggunaan di seluruh organisasi.
Contoh Daftar Periksa Audit Internal
Setelah persiapan Anda selesai, Anda akan memiliki daftar periksa audit internal yang akan terlihat seperti di bawah ini.
Tujuan dan ruang lingkup audit
Ini adalah bagian singkat yang menguraikan tujuan dan sasaran proses audit. Bagian ini juga mencakup matriks RACI dan proses eskalasi.
Daftar periksa audit
Ini akan mencakup semua pekerjaan yang perlu dilakukan sebagai bagian dari proses audit. Beberapa item yang umum digunakan adalah:
Persiapan
- Mengumpulkan semua informasi dan akses yang relevan
- Jadwalkan pekerjaan yang harus diselesaikan setiap hari
- Dapatkan persetujuan yang diperlukan dari pemangku kepentingan utama
Pelaksanaan audit
- Mengukur efisiensi setiap proses
- Mengidentifikasi hambatan
- Meninjau indikator kinerja utama dan metrik yang sesuai
- Mengevaluasi kepatuhan terhadap kebijakan
Jalankan prosesDaftar periksa kepatuhan Sarbanes-Oxley Act SOX Tindakan lanjutan
- Mendokumentasikan temuan
- Memberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan pencegahan
- Menetapkan tanggung jawab dan tenggat waktu untuk menyelesaikan masalah
- Memperbaruidaftar periksa kepatuhan
- Jadwalkan audit tindak lanjut untuk memantau kemajuan
Hasil audit
Hasil dari audit internal biasanya berupa laporan kepada pemangku kepentingan terkait yang menjelaskan temuan dan rekomendasi.
Misalnya, jika audit DevOps mengungkapkan bahwa rollback disebabkan oleh pengiriman kode yang salah atau rusak ke produksi, laporan audit akan menyebutkan hal itu. Selain itu, mungkin juga menyarankan proses peninjauan kode formal untuk mencegah rollback di masa mendatang.
Anda sudah merencanakan dan siap; mari kita lihat bagaimana Anda dapat melakukan audit dengan benar.
Melakukan Audit: Proses Langkah-demi-Langkah
Sekedar mengingatkan kembali, persiapan audit merupakan langkah yang paling penting dalam proses audit. Hal ini menentukan untuk apa Anda mengaudit, bagaimana, kapan, dan di mana. Jadi, sebelum Anda mulai mengevaluasi apa pun, selesaikan kegiatan dan perencanaan pra-audit Anda.
Buatlah daftar periksa audit yang komprehensif, lalu mulailah melakukan pemeriksaan.
1. Mengumpulkan data
Kumpulkan semua data yang ada saat ini. Misalnya, jika Anda melakukan audit DevOps, data Anda mungkin termasuk:
- Laporan yang ada dari push dan rollback produksi sebelumnya
- Catatan audit otomatis
- Retrospektif yang ada tentang mengapa hal itu terjadi
- Desain arsitektur dan peta proses lainnya
- Umpan balik dari pemimpin dan anggota tim tentang proses
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga ingin melihat data dari perangkat lunak GRC.
2. Lakukan pemeriksaan Anda
Hal ini mungkin terdengar sederhana, namun tentu saja tidak mudah. Tugas komite audit adalah mengevaluasi setiap langkah dalam setiap proses. Pastikan Anda berhati-hati dan teliti.
- Periksa semua data secara terperinci
- Verifikasi semua proses dalam ruang lingkup audit Anda dengan menggunakan daftar periksa audit internal Anda
- Jika ada sesuatu yang tidak beres, ajukan pertanyaan yang sesuai kepada anggota tim yang relevan
- Catatlah hasil pengamatan Anda dengan jelas pada setiap langkah
3. Mengumpulkan bukti audit
Perbedaan antara audit dan opini yang bersifat acak adalah buktinya. Audit internal yang menyeluruh akan memberikan bukti konkret mengenai inefisiensi, anomali, kesalahan, kecurangan, atau penyimpangan lainnya dari proses. Fokuslah untuk mengumpulkan bukti yang cukup, relevan, dan dapat diandalkan untuk membangun dasar yang kuat bagi kesimpulan Anda.
4. Menganalisis bukti audit
Analisis bukti dengan cermat untuk memahami apa yang terjadi dan mengapa. Gunakan analisis data, pembandingan, dan teknik penilaian risiko untuk mengidentifikasi pola, anomali, atau area yang menjadi perhatian.
5. Melaporkan temuan audit
Sekarang, kumpulkan hasil audit Anda ke dalam sebuah dokumen. Ini akan mencakup:
- Tujuan: Pengantar singkat tentang apa yang ingin Anda capai
- Temuan: Pengamatan dan kesimpulan berdasarkan audit
- Rekomendasi: Perbaikan yang disarankan untuk setiap inefisiensi atau ketidakpatuhan yang ditemukan
- Langkah selanjutnya: Rencana masa depan untuk audit berikutnya atau perubahan yang diperlukan
Meskipun audit merupakan hal yang biasa dilakukan oleh setiap organisasi, namun ada beberapa hal yang bisa saja terjadi. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk menghindari hal tersebut.
Praktik Terbaik untuk Menggunakan Daftar Periksa Audit
Daftar periksa audit adalah peta harta karun Anda. Daftar ini menunjukkan jalan yang harus Anda tempuh untuk menyelesaikan misi audit Anda. Peta harta karun yang jelas, relevan, dan dapat digunakan sangat penting untuk kesuksesan Anda. Pertimbangkan tips-tips berikut ini saat Anda membuat peta Anda sendiri.
Uji daftar periksa audit Anda: Ya, Anda tidak salah baca. Untuk memastikan bahwa daftar periksa Anda tetap relevan dan efektif, tinjau ulang secara teratur. Perbarui daftar tersebut untuk mencerminkan proses organisasi, pemangku kepentingan yang bertanggung jawab, perubahan sistem, dll.
Lihat dari luar ke dalam: Jangan menutup diri dari dunia luar saat membuat daftar periksa audit internal. Pertimbangkan standar industri dan perkembangan peraturan secara berkala. Hal ini akan membantu menjaga agar daftar periksa audit tetap sesuai dengan waktu dan tempatnya.
**Dapatkan umpan balik: Auditor perlu menjaga jarak dan otoritas agar dianggap serius. Namun, hal ini tidak boleh menghalangi Anda untuk mendapatkan umpan balik yang berarti dari para pemangku kepentingan internal, yang banyak di antaranya mungkin merupakan bagian dari proses yang Anda audit. Siapkan sebuah proses tinjauan dokumentasi untuk mengumpulkan umpan balik.
Mengadaptasi daftar periksa standar: Badan-badan industri dan organisasi sertifikasi pasti sudah memiliki daftar periksa audit yang kuat. Carilah daftar periksa yang tersedia di lisensi Creative Commons dan sesuaikan dengan proses Anda.
Tetap digital: Gunakan daftar periksa digital untuk memaksimalkan aksesibilitas dan efisiensi. Anda bahkan mungkin menemukan nilai dalam alat manajemen kepatuhan yang menyediakan fitur peringatan, otomatisasi, dan kolaborasi secara real-time. Mari kita lihat bagaimana cara kerjanya.
Alat dan Sumber Daya untuk Membuat Daftar Periksa Audit
Audit merupakan proses panjang yang memakan banyak waktu dan tenaga. Alat manajemen proyek yang kuat seperti
ClickUp
dapat membantu meringankan hal itu untuk Anda. Begini caranya.
Perencanaan terstruktur dengan templat
Jangan merasa tertekan untuk memulai templat audit Anda dari halaman kosong. Sesuaikan daftar periksa yang tersedia untuk umum dengan kebutuhan Anda.
Anda juga dapat menggunakan daftar periksa yang dapat disesuaikan sepenuhnya dan ramah bagi pemula Templat Rencana Audit ClickUp untuk menyusun pekerjaan Anda. Dengan bantuan templat dokumen ini, Anda dapat mengidentifikasi area-area utama untuk kebutuhan kepatuhan, mengumpulkan data, mengorganisir pengetahuan, serta merencanakan dan melaksanakan audit tanpa kerumitan.
Daftar periksa yang efektif dan dapat digunakan kembali
Daftar periksa yang baik adalah dasar dari audit Anda. Jadi, buatlah template daftar periksa yang dapat Anda gunakan berulang kali. Jika Anda tidak yakin harus memulai dari mana, lihat Templat Daftar Periksa Audit Internal ClickUp . Anda bisa menggunakan templat yang ramah pemula dan siap pakai ini untuk:
- Mengidentifikasi item audit
- Membuat daftar periksa yang dapat digunakan kembali dengan skor audit yang sesuai, tingkat upaya, dan bidang khusus lainnya
- Gandakan dan gunakan kapan pun diperlukan
- Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan dan tetap gesit
Templat Daftar Periksa Audit Internal ClickUp
Manajemen tugas untuk audit
Apa itu audit, jika bukan serangkaian tugas tertentu? Kelola audit Anda secara efisien dengan Tugas ClickUp . Bagi audit menjadi beberapa tugas dan sub-tugas. Buat daftar periksa yang lebih kecil di dalam tugas, jika diperlukan. Berkolaborasi dengan orang-orang yang relevan dengan @menyebutkan mereka di komentar. Anda juga dapat memberikan item tindakan kepada orang lain sesuai kebutuhan.
pisahkan proses audit Anda ke dalam tugas-tugas ClickUp untuk manajemen yang efektif_
Otomatisasi audit
Audit merupakan kumpulan tugas kecil yang berulang, banyak di antaranya dapat diotomatisasi secara efektif. Otomatisasi ClickUp mencakup templat dan pemicu yang telah dirancang sebelumnya untuk mendukung berbagai skenario.
serahkan tugas-tugas manual Anda ke ClickUp Automations_
- Perlu memperbarui item di beberapa daftar periksa? Otomatiskan berdasarkan pemicu di salah satu daftar
- Perlu memberi tahu pemangku kepentingan untuk item yang sangat tidak patuh? Mengotomatiskan penandaan dan @mentions
- Perlu membuat tugas baru berdasarkan skor audit? Mengotomatiskan pembuatan tugas berdasarkan perubahan status
Wawasan kolaboratif
Atur temuan Anda di Klik Dokumen . Bagikan secara aman dengan orang-orang untuk mendapatkan komentar dan saran. Anda juga dapat langsung membuat tugas dari dokumen jika diperlukan.
Untuk masalah yang lebih kompleks, gunakan AI. ClickUp Brain membantu Anda menghasilkan ide, meringkas catatan, dan mendapatkan pembaruan kemajuan secara instan. Anda juga bisa mendapatkan jawaban atas pertanyaan Anda tentang bagaimana proyek audit dikelola.
dapatkan lebih banyak manfaat dari audit dengan ClickUp Brain
Dengan demikian, audit Anda telah selesai, dan laporannya telah siap. Apa selanjutnya?
Tindakan dan Perbaikan Pasca Audit
Audit bukanlah langkah terakhir. Faktanya, audit hanyalah sebuah tonggak penting dalam siklus perbaikan berkelanjutan. Ini berarti Anda perlu melakukan banyak pekerjaan pasca audit.
Menerapkan tindakan perbaikan: Melaksanakan rekomendasi audit untuk menyelesaikan ketidakpatuhan, menutup kesenjangan kontrol, dan memperbaiki ketidakefisienan.
Misalnya, jika rekomendasi dari audit DevOps adalah menambahkan langkah untuk tinjauan inti, terapkan hal tersebut sebagai bagian dari manajemen proyek rekayasa Anda.
Tetapkan tanggung jawab: Integrasikan rekomendasi audit ke dalam proses Anda. Tetapkan tanggung jawab, tetapkan tenggat waktu, dan pantau kemajuan.
Tetapkan tindakan pencegahan: Setelah Anda memperbaiki masalah, tetapkan langkah-langkah untuk mencegahnya terulang kembali.
Misalnya, Anda dapat menerapkan tinjauan kode otomatis sebagai bagian dari pipeline DevOps Anda. Anda juga dapat menyiapkan proses persetujuan, yang memastikan bahwa pengembang senior membersihkan kode untuk push produksi.
Perbarui kebijakan: Berdasarkan rekomendasi audit, perbarui kontrol internal, kebijakan, SOP, pelatihan, dll. Siapkan proses untuk secara teratur memantau perubahan pada kerangka hukum dan beradaptasi dengan baik. Jadikan ini sebagai bagian dari pengetahuan organisasi Anda.
Lacak kemajuan: Jangan menunggu hingga audit berikutnya untuk mengetahui apakah hal tersebut berhasil! Lacak dan ukur kemajuan Anda di setiap langkah. Gunakan Dasbor ClickUp untuk pemantauan dan pelaporan kinerja secara real-time.
dapatkan pembaruan audit secara real-time dengan Dasbor ClickUp
Sebagai contoh, Anda dapat membuat widget di Dasbor ClickUp untuk tugas-tugas dengan tinjauan kode dan pengembalian kode. Gunakan ini untuk memantau korelasi antara keduanya dan memastikan bahwa rekomendasi audit Anda berguna dalam menyelesaikan masalah yang mendasarinya.
Jangan Pernah Melewatkan Audit dengan ClickUp
Mari kita hadapi itu. Kesalahan selalu terjadi, terutama jika melibatkan manusia. Meskipun hal ini tidak dapat dihindari sepenuhnya, kesalahan dapat diminimalisir dengan proses yang tepat.
Audit internal yang baik menjaga keakuratan, efektivitas, efisiensi, dan integritas proses organisasi. Audit internal juga membantu menjaga standar keselamatan, undang-undang, peraturan, dan sistem manajemen mutu. Audit internal dan eksternal yang sering dilakukan dapat mengidentifikasi risiko dan memitigasinya.
Di sisi lain, audit yang sering dilakukan juga dapat menyita waktu, sumber daya, dan anggaran yang signifikan. Satu-satunya cara untuk secara konsisten melakukan audit dan terus meningkatkan proses adalah dengan mengoperasionalkannya.
Alat manajemen proyek ClickUp adalah pilihan yang tepat untuk ini. Dengan manajemen tugas yang efisien, alur kerja yang efisien, pemantauan waktu nyata, dan kolaborasi yang mudah, ClickUp mendukung manajemen audit dalam skala besar. Siapkan audit khusus Anda di ClickUp.
Coba ClickUp hari ini secara gratis!