Di dunia di mana bertahan di satu tempat secara efektif berarti tertinggal, organisasi harus merangkul perubahan dengan tangan terbuka.
Anda tahu bahwa jika perusahaan Anda tidak beradaptasi dengan status quo yang baru, maka perusahaan Anda akan segera ketinggalan zaman.
Jadi, bagaimana Anda bisa mengikuti gelombang teknologi tanpa mengguncang operasi atau, lebih buruk lagi, kehilangan peluang menghasilkan pendapatan?
Jawabannya adalah perubahan organisasi. Para psikolog dan peneliti telah mengembangkan berbagai teori perubahan untuk membantu bisnis mengelola bagaimana karyawan bereaksi terhadap perubahan organisasi.
Model Perubahan Lewin mengemas kerangka kerja yang kuat untuk membuat prosesnya lebih lancar bagi semua orang di organisasi Anda.
Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang mendorong perubahan dengan model perubahan 3 langkah dari Lewin dan mengimplementasikan setiap fase secara efektif.
Landasan Model Perubahan Lewin
Sebelum kita membahas cara menggunakan Model Perubahan Lewin untuk mengelola perubahan organisasi, Anda perlu mengetahui lebih banyak tentang siapa Lewin dan apa saja yang terkandung dalam teorinya.
Siapakah Kurt Lewin?
Kurt Lewin, lahir pada tanggal 9 September 1890, adalah seorang psikolog Jerman-Amerika yang sering disebut sebagai "bapak psikologi sosial". Dia adalah salah satu orang pertama yang menguraikan pengembangan organisasi, yang membentuk cara kita memahami perubahan dalam bisnis saat ini.
Lewin bekerja dengan universitas-universitas ternama seperti Universitas Berlin, MIT, dan Stanford, meninggalkan dampak yang abadi dengan wawasannya tentang proses implementasi perubahan. Karyanya, terutama model manajemen perubahan Lewin, masih menjadi rujukan bagi organisasi yang ingin mengimplementasikan inisiatif perubahan dengan sukses.
Apa yang dimaksud dengan Model Perubahan Lewin?
Teori perubahan Lewin adalah strategi bisnis yang mengubah hidup. Hal ini membantu bisnis menangani perubahan organisasi dengan lancar.
Melalui hal ini, organisasi memecahkan kode mengapa orang bereaksi seperti yang mereka lakukan dan belajar bagaimana mengelola perubahan secara alami sehingga tidak terasa kacau. Baik Anda sedang menyusun ulang struktur organisasi atau memberikan arahan baru pada alur kerja yang ada, model perubahan Lewin adalah tentang menyederhanakan transisi.
Model Perubahan Kurt Lewin membagi perubahan menjadi tiga tahap-Membekukan, Mengubah, dan Membekukan. Model ini menunjukkan bagaimana menangani perubahan dan mengurangi penolakan dari semua orang yang terlibat.
Mari kita pelajari model manajemen perubahan Lewin secara lebih rinci dan pahami bagaimana Anda dapat menerapkannya pada bisnis Anda.
Tiga Tahap Perubahan
Setiap tahap dalam Model Perubahan Lewin menguraikan tugas-tugas penting yang mempersiapkan karyawan untuk menghadapi transisi yang akan datang dan memastikan peluncuran perubahan yang lancar.
Manajemen perubahan bukanlah pekerjaan satu orang, namun dengan tim yang solid sekalipun, Anda akan membutuhkan semua bantuan yang bisa Anda dapatkan-dari perangkat lunak, proses yang sederhana, dan sistem yang dapat diandalkan. Klik Naik **Sebagai platform manajemen proyek yang komprehensif, platform ini membantu menyederhanakan proses manajemen perubahan secara menyeluruh, mulai dari menilai kebutuhan organisasi dan mempersiapkan tenaga kerja untuk transisi hingga memastikan perubahan berjalan lancar dan berkelanjutan.
Berikut ini adalah cara mengelola berbagai tahapan proses perubahan Anda.
Tahap 1: Mencairkan-Mempersiapkan transformasi
Pada tahap ini, perusahaan menyadari bahwa inilah saatnya untuk mendorong perubahan. Para pemangku kepentingan utama menilai pengaturan mereka saat ini untuk mengetahui apa yang sudah ketinggalan zaman dan menentukan apa yang perlu ditingkatkan. Di sinilah Anda melepaskan kebiasaan lama dan mempersiapkan diri untuk status quo yang baru.
Aspek-aspek kunci dari tahap Unfreeze dalam model perubahan Lewin:
- Mengakui perlunya perubahan: Di sinilah Anda memeriksa kembali status quo. Identifikasi mengapa organisasi Anda membutuhkan perubahan dan lihatlah tantangan, proses saat ini, dan faktor luar untuk membuat alasan yang kuat untuk perubahan tersebut
- Dapatkan dukungan dari karyawan: Ini semua tentangkomunikasi tim. Jelaskan mengapa perubahan itu penting dan jelaskan bagaimana perubahan itu akan menguntungkan semua orang. Langkah ini menentukan tahapan untuk perubahan organisasi yang sukses
- Bangun momentum: Tunjukkan bagaimana perubahan ini dapat memberikan dampak positif dan mengapa tidak melakukan apa pun dapat menghambat bisnis. Jaga semangat agar tetap tinggi sehingga Anda dapat mempertahankan momentum selama proses perubahan berlangsung
💡Tip Pro: Saat merencanakan strategi perubahan, gunakan trendspotting untuk mengidentifikasi inovasi yang muncul yang dapat meningkatkan pertumbuhan organisasi Anda.
Berikut adalah empat tips untuk membantu Anda mengelola tahap Unfreeze:
1. Mengevaluasi sistem saat ini menggunakan Dasbor ClickUp
Dapatkan wawasan mendalam tentang proses Anda saat ini dengan Dasbor ClickUp. Pantau distribusi beban kerja, waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas, dan produktivitas tim untuk memahami efisiensi karyawan.
Dapatkan pandangan komprehensif tentang kemajuan proyek menggunakan Dasbor ClickUp
Temukan hambatan dalam distribusi tugas dan kapasitas tim untuk menciptakan tim Agile yang siap menghadapi apa pun. Gunakan dasbor untuk menganalisis anggaran dan membuat laporan pendapatan, pengeluaran, dan laba bersih untuk memangkas biaya.
Hitung ROI dari proses yang ada untuk mendukung kasus perubahan Anda. ClickUp templat manajemen perubahan memberi Anda kerangka kerja terstruktur untuk menavigasi transisi yang rumit dengan mudah dan mendapatkan visibilitas lengkap ke dalam tujuan, sumber daya, jadwal, dll.
2. Jaga agar semua orang tetap selaras dengan tujuan dengan ClickUp Goals
Setelah Anda mengetahui area bisnis mana yang membutuhkan perubahan, tentukan tujuan untuk mengimplementasikannya secara sistematis. Mulailah dengan menetapkan tujuan yang realistis menggunakan Sasaran ClickUp .
Untuk setiap sasaran, tentukan target numerik, moneter, atau tugas agar kemajuan lebih mudah dilacak. Tetapkan jadwal yang jelas untuk target Anda agar tidak tertinggal.
Buat target yang terukur untuk melacak kemajuan Anda menggunakan ClickUp Goals
3. Rencanakan dan dokumentasikan perubahan yang diusulkan dengan ClickUp Docs
Jabarkan perubahan yang akan Anda lakukan dan pastikan para pemangku kepentingan utama dan karyawan memiliki akses ke semua informasi di satu tempat.
Dengan Dokumen ClickUp membuat basis pengetahuan, wiki, dan panduan produk untuk transfer pengetahuan yang efektif. Selain itu, berkolaborasi dengan tim Anda secara real time, buat halaman bersarang, gunakan opsi gaya yang menyenangkan, dan hemat waktu dengan templat.
Buat dokumentasi terperinci untuk inisiatif perubahan Anda menggunakan ClickUp Docs
Permudah pekerjaan Anda dengan yang sudah dibuat sebelumnya Templat Rencana Manajemen Perubahan ClickUp untuk mendokumentasikan strategi perubahan Anda. Ini mencakup semua yang Anda butuhkan untuk mengimplementasikan perubahan yang diusulkan.
Templat Rencana Manajemen Perubahan ClickUp
Dengan templat ini:
- Jelaskan rincian dan urutan kegiatan yang akan berkontribusi pada keberhasilan implementasi perubahan
- Menginformasikan kepada para pemangku kepentingan dan tim internal tentang peran dan tanggung jawab mereka
- Membuat saluran komunikasi untuk mengatasi masalah dan pertanyaan karyawan
- Dapatkan wawasan berbasis data tentang inisiatif perubahan Anda untuk menemukan tantangan sejak dini
- Memetakan jadwal untuk mengimplementasikan perubahan agar semuanya tetap berada di jalurnya
Apresiasi terbaru kami terhadap dampak kolaboratif ClickUp adalah ketika mengerjakan rencana Konten untuk peluncuran produk. Kami dapat membangun dan mengelola repositori konten menggunakan alat dokumen, yang mencakup struktur hierarki, pengeditan kolaboratif, dan fitur penyematan yang kuat.
Michael Holt, CEO, EdgeTech
4. Berkolaborasi dengan tim Anda secara real time di Papan Tulis ClickUp
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk menjelaskan ide secara visual dan memperjelas proses perubahan bagi semua orang. Mereka memungkinkan Anda untuk:
- Memetakan pemikiran Anda, menghubungkan ide dengan garis, dan menambahkan tautan atau gambar untuk mengatur konteks
- Setelah melakukan curah pendapat, ubahlah ide-ide tersebut menjadi tugas-tugas yang dapat dilacak langsung dari papan tulis
- Tetapkan tugas-tugas ini kepada anggota tim untuk menjalankan strategi perubahan Anda dalam waktu singkat
Bertukar pikiran secara virtual di kanvas digital menggunakan Papan Tulis ClickUp
Baca Lebih Lanjut: Pentingnya Manajemen Perubahan dalam Implementasi Proyek
Tahap 2: Perubahan-Menavigasi transisi
Tahap ini adalah tahap dimana transisi yang sesungguhnya dimulai. Proses dan sistem baru diimplementasikan, dan karyawan dilatih untuk beradaptasi dengan perubahan.
Aspek-aspek utama dari tahap Change dari Model Manajemen Perubahan Lewin:
- Menerapkan perubahan: Melaksanakan semua kegiatan yang direncanakan pada tahap 1 dan tetap berpegang pada jadwal yang diusulkan
- **Melatih karyawan: Mulai melatih karyawan untuk membantu mereka terbiasa dengan sistem dan teknologi baru
- Kumpulkan umpan balik: Menerapkan mekanisme umpan balik untuk mengetahui pendapat karyawan tentang proses perubahan
- Menyediakan dukungan yang berkelanjutan: Buatlah meja bantuan untuk mengatasi masalah karyawan dan membiasakan mereka dengan teknologi baru
Berikut adalah tiga cara yang dapat Anda lakukan untuk melewati tahap transisi dengan ClickUp:
1. Visualisasikan garis waktu pada Tampilan Bagan Gantt ClickUp
Lacak kemajuan aktivitas manajemen perubahan Anda dengan fitur Tampilan Bagan Gantt ClickUp . Dapatkan garis waktu visual untuk melacak kemajuan semua aktivitas dan tugas yang terkait dengan proses perubahan.
Melacak tonggak penting proyek menggunakan Tampilan Bagan Gantt ClickUp
Memprioritaskan tugas sesuai dengan tingkat urgensinya dan tidak pernah melewatkan tenggat waktu. Opsi pengurutan seperti tampilan bertingkat memberikan tampilan berurutan dari tugas-tugas yang saling bergantung. Lihat tugas mana yang harus diselesaikan secepatnya untuk menciptakan strategi yang efektif dan alur kerja yang lancar.
💡Tip Pro: Jika Anda seorang pemimpin perubahan, pastikan Anda menggunakan tiga C-Kejelasan, Konsensus, dan Konsultasi-untuk secara efektif pimpin tim Anda melalui perubahan .
2. Mengotomatiskan tugas yang berulang dengan Otomatisasi ClickUp
Ketika Anda sedang memimpin perubahan, Anda tidak boleh diperlambat oleh tugas-tugas rutin seperti memberi tahu anggota tim tentang kemajuan tugas atau mengirim email berulang setelah setiap tonggak sejarah tercapai.
Di situlah Anda membutuhkan Otomatisasi ClickUp . Pilih dari 100+ templat otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya untuk menetapkan tugas, memperbarui status, mengirim komentar, dan banyak lagi secara otomatis. Atau gunakan pembangun otomatisasi AI ClickUp untuk menentukan pemicu dan tindakan langsung untuk kasus penggunaan tertentu.
Siapkan Otomatisasi ClickUp untuk menangani tugas rutin Anda
Setelah otomatisasi diatur, lihat semua tindakan yang diambil, modifikasi pemicu, dan verifikasi alur kerja Anda menggunakan log audit. Hal ini membantu Anda mengawasi otomatisasi Anda dan memperbaiki masalah sebelum menjadi lebih besar.
3. Tambahkan konteks dan kejelasan pada alur kerja dengan ClickUp Chat
Kolaborasi yang lancar adalah faktor yang tidak bisa dinegosiasikan dalam memimpin perubahan organisasi yang sukses. Menggunakan Obrolan ClickUp tim Anda dapat bertukar kabar terbaru, berbagi informasi, dan mengejar ketertinggalan secara real time-tepat di samping tugas dan proyek Anda.
Gunakan ClickUp Chat untuk menyimpan percakapan pekerjaan Anda di ClickUp dan jangan pernah kehilangan info penting dengan berpindah antar alat
Fitur ini berada di dalam platform ClickUp, membuatnya sangat mudah untuk mengirim pesan kepada kolega Anda sambil mengerjakan pekerjaan. Undang anggota tim ke dalam percakapan menggunakan @mentions dan jaga agar semua orang tetap dalam lingkaran.
Selain itu, Chat terhubung ke jaringan saraf ClickUp, Otak ClickUp dan menawarkan banyak sekali keuntungan, seperti:
- Membuat tugas yang terperinci dari pesan Anda
- Menjadwalkan tindak lanjut otomatis, dan
- Membuat Anda selalu mendapatkan informasi terbaru dengan rangkuman diskusi dari saluran dan percakapan terpenting Anda
Katakanlah kolega Anda membutuhkan informasi terbaru tentang tugas tertentu. ClickUp Brain mulai memilah-milah tugas, proyek, dan dokumen Anda untuk memunculkan jawaban yang paling relevan untuk pertanyaan tersebut.
Gunakan ClickUp Brain untuk membuat pembaruan tugas, ringkasan, dan lainnya secara otomatis dengan menekan satu tombol
Jawaban ditampilkan secara pribadi di layar Anda, dan Anda dapat menerima atau menolaknya. Menerima jawaban akan memintanya untuk diteruskan ke kolega yang mengajukan pertanyaan.
💡Tip Pro: Untuk lebih menyederhanakan alur kerja Anda, gunakan templat rencana komunikasi proyek yang menguraikan tujuan, jadwal, dan hasil utama. Dengan cara ini, semua orang yang terlibat dalam proyek perubahan tetap selaras dengan apa yang perlu dilakukan.
Tahap 3: Membekukan kembali-Mengunci perubahan
Ini adalah tahap terakhir dalam proses implementasi perubahan Lewin, di mana segala sesuatu dari dua tahap pertama dikunci.
Pada tahap ini, semua perilaku, proses, dan sistem yang baru telah menjadi bagian dari alur harian organisasi. Tahap ini adalah tentang memastikan bahwa kerja keras telah terbayar, dan proses yang baru telah menjadi kebiasaan bagi semua orang.
Aspek-aspek kunci dari tahap Refreeze dalam model Lewin:
- Membuat perubahan tetap bertahan: Bantu karyawan merasa nyaman dengan proses baru dengan menjadikannya bagian dari rutinitas sehari-hari
- Perbarui buku aturan: Perbarui kebijakan Anda dan sesuaikan kebijakan lama agar selaras dengan perubahan baru
- Mengawasi kemajuan: Terus-menerus memeriksa sistem baru dan menggunakan KPI spesifik untuk mengukur keberhasilan dan perubahan transformasional
Dengan banyak templat pelaporan bawaannya, ClickUp dapat berguna bahkan selama tahap akhir proses manajemen perubahan.
Siapkan laporan yang mendalam dengan templat ClickUp
Setelah meluncurkan perubahan, kumpulkan semua pembelajaran, kesalahan langkah, dan hasil ke dalam laporan yang rapi. Anda juga memerlukan sistem umpan balik bagi tim Anda untuk melihat bagaimana mereka menyesuaikan diri dengan perubahan baru.
Di sinilah fungsi Templat Retrospektif Proyek ClickUp dapat membantu mengevaluasi proyek Anda. Ini adalah kerangka kerja yang sepenuhnya dapat disesuaikan yang melacak segala sesuatu dalam proses perubahan Anda - dari apa yang berjalan dengan baik hingga apa yang perlu diperbaiki.
Templat Retrospektif Proyek ClickUp
Templat ini sangat cocok untuk menentukan tujuan dan mendelegasikan tugas, melacak kemajuan proyek dan mengidentifikasi bidang-bidang utama yang perlu ditingkatkan untuk proyek-proyek di masa mendatang.
Aplikasi Praktis dari Model Perubahan Lewin
Model Tiga Langkah Lewin untuk Manajemen Perubahan memiliki beberapa aplikasi dalam lingkungan bisnis. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana model ini dapat digunakan dalam konteks yang berbeda.
- Restrukturisasi organisasi: Teori perubahan Lewin mengguncang banyak hal ketika tim membutuhkan reorganisasi. Mulailah dengan menunjukkan apa yang tidak berjalan (tahap 'Unfreeze'), luncurkan struktur tim yang baru (tahap 'Change'), dan kunci semuanya dengan KPI yang baru (tahap 'Refreeze')
- Implementasi teknologi: Perusahaan sering kali perlu meningkatkan teknologi mereka agar tetap unggul. Selama tahap 'Change', mereka menjalankan sistem baru dan memberikan pelatihan kepada karyawan. Setelah itu, mereka mengelola perubahan melalui pemeriksaan rutin untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar
- **Merger dan akuisisi: Ketika dua perusahaan bergabung menjadi satu, model manajemen perubahan Lewin dapat memandu prosesnya. Para pemimpin mengkomunikasikan visi bersama selama tahap 'Unfreeze', tim integrasi menggabungkan kekuatan dalam tahap 'Change', dan kebijakan baru dikunci selama tahap 'Refreeze' untuk memperkuat struktur organisasi
Mengatasi Tantangan dalam Implementasi Perubahan
Perubahan organisasi bisa jadi sulit bagi tim. Membiasakan diri dengan proses baru dan mengintegrasikannya ke dalam rutinitas sehari-hari adalah hal yang membosankan.
Namun, apa saja tantangan lain dalam implementasi perubahan, dan bagaimana cara mengatasinya?
Mari kita lihat.
1. Resistensi terhadap perubahan
Ini adalah tantangan paling umum yang dihadapi bisnis. Karyawan sering kali takut akan hal yang tidak diketahui dan percaya bahwa perubahan secara otomatis berarti kehilangan kendali.
Solusi:
libatkan karyawan dalam proses perubahan sejak awal. Dapatkan masukan dari mereka dan tunjukkan bahwa pendapat mereka penting
komunikasikan mengapa perubahan itu perlu dan bantu mereka memahami peran mereka dalam proses tersebut
lengkapi karyawan dengan semua informasi yang mereka butuhkan untuk beradaptasi dengan proses yang baru diterapkan
2. Kurangnya dukungan dari pimpinan
Anda mungkin mendapati bahwa para pemimpin dan eksekutif senior Anda tidak sepenuhnya mendukung proposal perubahan. Jika para pemimpin Anda tidak secara aktif memperjuangkan perubahan, inisiatif perubahan Anda mungkin akan kehilangan momentum.
Solusi:
berikan contoh nyata dari perubahan serupa yang diterapkan di perusahaan lain. Berikan kisah sukses dan studi kasus untuk menggambarkan nilai perubahan
pahami kekhawatiran para pemimpin Anda. Tunjukkan bagaimana perubahan yang diusulkan akan berpotensi selaras dengan kepentingan dan aspirasi mereka
libatkan para pemimpin dan dapatkan masukan serta ide mereka sejak awal dalam proses perubahan
3. Jadwal yang terbatas
Terkadang, agen perubahan meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan perubahan tertentu dan mengamati hasilnya. Hal ini dapat berdampak negatif pada strategi dan hasil perubahan Anda.
Solusi:
tetapkan jadwal yang realistis dengan memetakan semua aktivitas dan tugas yang terkait dengan implementasi. Anda bahkan dapat menyertakan buffer untuk mempersiapkan penundaan yang tidak terduga
jadwalkan uji coba untuk melihat bagaimana perubahan terjadi dalam skala yang lebih kecil sebelum terjun ke implementasi skala penuh
rencanakan sumber daya sebelumnya dan pastikan sumber daya tersebut tersedia selama implementasi untuk mendukung inisiatif perubahan Anda
Sederhanakan Manajemen Perubahan dengan ClickUp
Kami tahu betapa sulitnya mengelola perubahan di seluruh ekosistem organisasi. Pendekatan bertahap seperti Model Perubahan Lewin adalah yang terbaik untuk menavigasi inisiatif perubahan tanpa melupakan tujuan akhir.
Platform produktivitas lengkap seperti ClickUp mengemas berbagai fitur dan fungsi yang berguna di berbagai tahap proses perubahan. Fitur-fitur seperti Dasbor, Dokumen, dan Papan Tulis ClickUp memudahkan perencanaan dan penyusunan strategi dengan tim Anda.
ClickUp Automation dan ClickUp Brain mengotomatiskan tugas-tugas rutin, dan ClickUp Chat mempromosikan kolaborasi real-time selama setiap fase inisiatif perubahan Anda. Daftar ke ClickUp secara gratis dan pelajari cara memperlengkapi organisasi Anda untuk beradaptasi dengan perubahan dan mendorong hasil yang sukses.