Tahukah Anda bahwa umpan balik yang efektif dapat secara signifikan meningkatkan kinerja karyawan? Baik Anda perlu berbagi peningkatan atau merayakan kemenangan kerja, umpan balik yang bermakna dan dapat ditindaklanjuti sangatlah penting.
Model umpan balik SBI (Situasi-Perilaku-Dampak) adalah kerangka kerja yang dapat sangat membantu di tempat kerja, terutama bagi profesional SDM atau pemimpin bisnis.
Kerangka kerja yang kuat ini akan memberikan Anda alat untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dengan percaya diri dan kecerdasan emosional sambil memastikan bahwa umpan balik tersebut mendorong perubahan yang nyata.
Mari kita lihat bagaimana cara membuat model SBI bekerja untuk Anda sehingga Anda dapat memberikan umpan balik yang tepat sasaran setiap saat. Mari kita mulai! 🚀
Apa itu Model Umpan Balik SBI?
Model umpan balik SBI adalah pendekatan terstruktur untuk memberikan umpan balik yang berfokus pada tiga elemen utama: Situasi, Perilaku, dan Dampak. Di antara model umpan balik lainnya, metode ini memberikan kerangka kerja yang jelas untuk memberikan umpan balik yang spesifik dan obyektif yang meminimalkan sikap defensif dan mendorong perubahan positif.
Memecah proses umpan balik menjadi tiga komponen yang jelas ini akan menghilangkan ambiguitas dan muatan emosional yang terkadang dapat mengganggu percakapan umpan balik. Sebagai gantinya, umpan balik menjadi didasarkan pada fakta-fakta objektif, sehingga membantu pemberi dan penerima umpan balik untuk tetap berada di halaman yang sama.
Berbeda dengan Metode Sandwich yang merekomendasikan agar manajer menggabungkan umpan balik negatif dengan pujian, metode SBI lebih bersifat langsung, spesifik terhadap situasi, dan berorientasi pada tindakan
Mari kita bahas setiap elemen dari metode umpan balik SBI:
Situasi
'Situasi' adalah tentang pengaturan panggung. Sangat penting untuk menggambarkan konteks di mana perilaku tersebut terjadi. Anggap saja sebagai pembingkaian umpan balik dengan rincian tentang kapan dan di mana perilaku tersebut diamati. Hal ini akan menghilangkan kebutuhan untuk menebak-nebak dari pihak orang yang menerima umpan balik; mereka dapat langsung membayangkan skenario yang Anda maksudkan.
Contoh: "Selama rapat status proyek kemarin, saya melihat bahwa..."_
Mulailah dengan situasi untuk membumikan umpan balik Anda pada peristiwa tertentu. Pendekatan ini menghindari generalisasi yang tidak jelas dan sangat penting untuk percakapan umpan balik yang konstruktif.
Perilaku
Komponen 'Perilaku' berfokus pada tindakan karyawan. Penting untuk tetap berpegang pada fakta-apa yang sebenarnya mereka katakan atau lakukan? Hal ini membuat umpan balik tetap objektif dan mendorong Anda untuk menghindari membuat asumsi atau penilaian tentang niat atau karakter orang tersebut.
Contoh: "Anda menyela pembicara beberapa kali sebelum mereka dapat menyelesaikan pemikirannya."
Tujuannya adalah untuk mendeskripsikan perilaku tanpa melampirkan emosi atau bias apa pun padanya. Semakin jelas dan spesifik Anda menjelaskan perilaku tersebut, semakin mudah bagi penerima untuk memahami apa yang Anda bicarakan.
Dampak
'Dampak' adalah tempat Anda menjelaskan konsekuensi dari perilaku tersebut. Di sinilah umpan balik sering kali gagal dalam sebagian besar percakapan, tetapi ini adalah bagian terpenting dari model umpan balik SBI. Tidaklah cukup hanya dengan menunjukkan apa yang dilakukan seseorang; **menjelaskan bagaimana perilaku tersebut memengaruhi orang lain, tim, atau proyek adalah hal yang membuat pesan tersebut sampai ke tujuan
Contoh: "Karena itu, kami tidak dapat mendengar pembaruan mereka secara lengkap, yang menyebabkan kebingungan tentang jadwal proyek."_
Ketika Anda mengartikulasikan dampak dari perilaku tersebut, Anda membantu penerima memahami mengapa penting untuk berubah dan memberikan umpan balik dengan tujuan yang lebih dari sekadar koreksi.
Berikut ini adalah umpan balik yang lengkap tentang situasi ini:
"Selama rapat status proyek kemarin, saya perhatikan bahwa Anda menyela pembicara beberapa kali sebelum mereka dapat menyelesaikan pemikiran mereka. Karena itu, kami tidak dapat mendengar pembaruan mereka secara lengkap, yang menyebabkan kebingungan tentang jadwal proyek."
Setelah Anda memahami apa kepanjangan dari SBI, mari kita telaah mengapa SBI bermanfaat bagi para pemimpin.
Baca Juga: Bagaimana Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja Berdampak pada Tempat Kerja
Mengapa SBI efektif?
Keindahan model umpan balik SBI terletak pada kesederhanaan dan fokusnya pada fakta. Model ini sangat efektif karena beberapa alasan:
- Objektivitas: Model ini mengurangi interpretasi subjektif dan bias dengan berfokus pada situasi tertentu dan perilaku yang dapat diamati. Ketika umpan balik hanya berfokus pada fakta, akan lebih mudah bagi penerima untuk menerima dan menindaklanjutinya
- Kejelasan: Pendekatan terstruktur memastikan bahwa umpan balik yang diberikan jelas, ringkas, dan mudah dimengerti. Dengan menghindari generalisasi dan berbicara langsung pada perilaku yang dapat diamati, Anda mengurangi ambiguitas. Hal ini akan menghasilkan hasil yang lebih produktif karena karyawan yang menerima umpan balik dapat dengan jelas memahami apa yang perlu diubah
- **Mengurangi sikap defensif: Berfokus pada fakta-fakta yang dapat diamati dan bukannya penilaian pribadi akan membantu menciptakan suasana yang lebih terbuka dan terbuka untuk menerima umpan balik. Hal ini menghilangkan muatan emosional yang sering dikaitkan dengan umpan balik, sehingga kecil kemungkinannya untuk memicu respons defensif. Alih-alih membuat umpan balik terasa seperti serangan, SBI mempromosikan percakapan kolaboratif berdasarkan kejelasan
- Dialog Terbuka dan Dapat Ditindaklanjuti: SBI membuka pintu untuk percakapan yang jujur dan terbuka karena berpusat pada penjelasan situasi tertentu dan dampaknya. Model ini mendorong pemberi dan penerima umpan balik untuk terlibat dalam dialog, bukan kritik sepihak
Model ini secara alami mengarah pada diskusi tentang perbaikan dan perubahan dengan menyoroti dampak perilaku. Jadi, bagaimana Anda dapat menerapkan model SBI ke dalam alur kerja Anda sehari-hari?
Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Memberikan Umpan Balik Menggunakan Model SBI
Sekarang setelah Anda memahami blok bangunan model umpan balik SBI, mari kita lihat panduan langkah demi langkah untuk menggunakannya secara efektif dalam sesi umpan balik .
Kita juga akan melihat bagaimana alat manajemen proyek all-in-one seperti ClickUp dapat membantu Anda dengan mudah mendokumentasikan, berbagi, dan menerima umpan balik yang membangun .
Seperti yang dicatat oleh Martha Kumi, penulis teknis di Akkadian Labs,
Berbagi informasi dan kolaborasi menjadi sangat mudah karena semua tim bekerja dari jarak jauh. Sangat mudah untuk berbagi pembaruan proyek dan memberikan umpan balik kepada anggota tim. Kami bisa melacak tugas dan proyek di seluruh tim dan memberikan informasi terbaru secara real-time._
Martha Kumi, Penulis teknis di Akkadian Labs
Menyediakan kolaborasi secara real-time adalah hal yang membuat alat bantu seperti ClickUp sangat berharga dalam proses umpan balik.
Dengan mengintegrasikan model umpan balik SBI dengan fitur-fitur ClickUp, manajer dan anggota tim bisa terlibat dalam percakapan umpan balik yang terstruktur dan produktif yang bisa diterjemahkan dengan lancar ke dalam perbaikan yang bisa ditindaklanjuti.
Mari kita lihat bagaimana cara kerjanya dalam praktik:
Langkah 1: Siapkan umpan balik Anda
Sebelum masuk ke sesi umpan balik, luangkan waktu untuk mengatur pikiran Anda dan mengumpulkan informasi yang relevan. Persiapan ini akan membantu Anda menyampaikan umpan balik yang lebih terfokus dan berdampak.
Buatlah agenda pertemuan yang komprehensif di Klik Dokumen yang dapat membantu ketika mendiskusikan rencana perbaikan atau mendokumentasikan percakapan untuk referensi di masa mendatang.
Langkah 2: Memulai percakapan
Hubungi orang yang menerima umpan balik. Tanyakan apakah ini waktu yang tepat untuk berdiskusi. Jika tidak, jadwalkan waktu yang sesuai.
Pilih lokasi yang privat untuk memberikan umpan balik secara langsung untuk meminimalkan gangguan dan memastikan kerahasiaan. Untuk percakapan jarak jauh, Anda dapat menggunakan integrasi konferensi video untuk pengalaman tatap muka.
Langkah 3: Jelaskan situasinya
Mulailah dengan menggambarkan dengan jelas situasi atau konteks spesifik di mana perilaku tersebut terjadi. Jelaskan waktu, tempat, dan keadaan setepat mungkin.
Ingatlah untuk tetap berpegang pada peristiwa atau pertemuan tertentu-hindari pernyataan umum seperti "Anda selalu melakukan ini."
Jika Anda berurusan dengan anggota tim yang bekerja dari jarak jauh, Anda dapat memanfaatkan fitur obrolan seperti Obrolan ClickUp . Ini adalah cara yang cepat dan langsung untuk terhubung dengan anggota tim yang menawarkan kesegeraan dan privasi.
Gunakan ClickUp Chat untuk terhubung dengan anggota tim jarak jauh untuk sesi umpan balik
Langkah 4: Jelaskan perilaku
Selanjutnya, fokuslah pada perilaku yang diamati. Jaga agar tetap faktual dan hindari interpretasi atau asumsi pribadi tentang niat mereka. Akan sangat membantu jika Anda mencatat tindakan, kata-kata, atau pola perilaku tertentu yang penting untuk diperhatikan.
Ketika menjelaskan perilaku spesifik yang dapat diamati, sangat penting untuk bersikap objektif dan memberikan contoh konkret. Manajemen Tugas ClickUp membantu dalam hal ini, menawarkan banyak sekali perilaku dan tindakan spesifik yang terdokumentasi.
Contoh: "Anda tidak memperbarui status tugas tepat waktu, yang menyebabkan ketidakpastian tim tentang kemajuan proyek dan pemeriksaan yang tidak perlu."_
Sistem Manajemen Tugas ClickUp menyediakan catatan rinci tentang perilaku yang berhubungan dengan pekerjaan.
Mendorong kejelasan mengenai hasil yang diharapkan dari setiap anggota tim dengan ClickUp Tasks
Inilah cara Anda dapat memanfaatkannya dalam sesi umpan balik Anda:
- Riwayat Tugas: Meninjau riwayat tugas yang diberikan atau diselesaikan oleh individu. Hal ini memberikan Anda contoh spesifik tentang pola kerja, ketepatan waktu, dan kualitas output
- Komentar dan Pembaruan: Komentar tugas sering kali menangkap perilaku waktu nyata, seperti cara seseorang mengomunikasikan kemajuan atau menangani tantangan
- Pelacakan Waktu: Fitur pelacakan waktu ClickUp dapat memberikan wawasan tentang kebiasaan dan efisiensi kerja, menawarkan data konkret untuk didiskusikan
- Subtugas dan Daftar Periksa: Hal ini dapat menunjukkan perhatian terhadap detail, ketelitian, atau kecenderungan untuk mengabaikan langkah-langkah dalam suatu proses
Langkah 5: Jelaskan dampaknya
Langkah ini sangat penting.
Jelaskan bagaimana perilaku orang tersebut mempengaruhi tim, proyek, atau bahkan individu itu sendiri. Baik positif maupun negatif, dampaknya adalah apa yang membuat umpan balik benar-benar dapat ditindaklanjuti. Contoh: "Akibatnya, kita melewatkan tenggat waktu untuk pembaruan proyek, dan itu membingungkan klien."_
Dengan menjelaskan dampaknya, Anda tidak hanya menunjukkan konsekuensinya, namun juga memberikan kesempatan kepada karyawan untuk merenungkan perilakunya.
Berikut adalah bagaimana Anda dapat menggunakan Manajemen Tugas ClickUp untuk menjelaskan dampak:
- Tampilan Beban Kerja: Gunakan ini untuk menunjukkan bagaimana perilaku individu mempengaruhi keseimbangan tim dan produktivitas secara keseluruhan.
- Gantt Charts: Menunjukkan bagaimana tindakan tertentu berdampak pada jadwal atau ketergantungan proyek.
- Dasbor: Memanfaatkan dasbor khusus untuk menampilkan indikator kinerja utama (KPI) yang dipengaruhi oleh perilaku yang dimaksud.
- Tujuan: Tujuan ClickUp memungkinkan Anda untuk secara langsung mengaitkan perilaku dengan kemajuan (atau ketiadaan) pada tujuan tim atau perusahaan.
Langkah 6: Dokumentasikan umpan balik
Setelah memberikan umpan balik, penting untuk mendokumentasikannya, terutama dalam pengaturan tim. Formulir ClickUp dapat membantu Anda menangkap respons secara instan dan mengubahnya menjadi tugas yang dapat dilacak.
Ubah tanggapan Formulir ClickUp menjadi tugas yang terintegrasi dengan mulus ke dalam alur kerja Anda
Anda dapat menyesuaikan formulir umpan balik sesuai kebutuhan Anda. Atau bahkan lebih baik lagi-Anda dapat memanfaatkan templat formulir ClickUp yang siap digunakan untuk pengumpulan umpan balik.
Templat Formulir Umpan Balik ClickUp
The Templat Formulir Umpan Balik ClickUp adalah alat bantu penting untuk menyusun umpan balik dengan cara yang jelas dan terorganisir. Baik Anda mengelola tim besar atau mengadakan tinjauan satu per satu, templat ini menyediakan format yang disederhanakan untuk menangkap umpan balik secara efektif.
Coba Templat Formulir Umpan Balik ClickUp untuk merekam dan melacak semua umpan balik untuk tim Anda
Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:
- Selaras dengan model umpan balik SBI untuk umpan balik terstruktur (Situasi, Perilaku, Dampak)
- Membuat umpan balik dapat ditindaklanjuti dan mudah diikuti untuk perbaikan atau pengakuan yang jelas
- Serbaguna untuktinjauan kinerjaumpan balik waktu nyata, atau pengamatan klien
- Terintegrasi dengan alur kerja, memungkinkan dokumentasi dan pelacakan umpan balik
- Memfasilitasi tindak lanjut pada item tindakan, memastikan kemajuan yang berkelanjutan
Langkah 7: Mendorong Dialog
Setelah Anda menyampaikan umpan balik menggunakan model umpan balik SBI, sangat penting untuk mendorong dialog terbuka. Izinkan penerima umpan balik untuk menanggapi, mengajukan pertanyaan, atau mencari klarifikasi.
Memanfaatkan fitur kolaboratif seperti komentar ClickUp dan sebutan untuk mempertahankan umpan balik yang terstruktur dan jelas
Setelah umpan balik didokumentasikan, anggota tim dapat mendiskusikannya secara terbuka menggunakan fitur kolaboratif ClickUp, seperti komentar dan @mentions. Hal ini membuat percakapan tetap berjalan dan mendorong peningkatan berkelanjutan.
Langkah 8: Rencanakan tindak lanjut
Umpan balik bukanlah peristiwa yang hanya sekali selesai. Penting untuk menindaklanjuti untuk memeriksa apakah perilaku telah berubah atau apakah ada dukungan yang diperlukan.
Langkah 9: Rencanakan tindak lanjut Templat Strategi Komunikasi Internal dan Rencana Aksi ClickUp adalah cara yang bagus untuk mengatur komunikasi yang sedang berlangsung dan melacak kemajuan pasca umpan balik. Hal ini membuat semua orang bertanggung jawab dan memastikan bahwa umpan balik mengarah pada perbaikan yang nyata.
Gunakan Templat Strategi Komunikasi Internal dan Rencana Aksi ClickUp untuk merencanakan tindak lanjut terstruktur seputar umpan balik Anda
Lihat beberapa manfaat dari Templat Strategi Komunikasi Internal dan Rencana Aksi ClickUp:
- Mempromosikan dengan jelas dan terstrukturkomunikasi tim untuk keselarasan yang lebih baik
- Memberikan pendekatan strategis untukkomunikasi internal dengan tujuan dan pesan utama yang telah ditetapkan
- Memastikan umpan balik yang konsisten dan produktif di seluruh departemen
- Mengintegrasikan tujuan komunikasi dalam alur kerja tim
- Mengatur umpan balik untuk proses baru, tinjauan proyek, dan kolaborasi lintas departemen
- Membuat rencana tindakan formal dengan jadwal dan tonggak pencapaian untuk umpan balik yang tepat waktu dan dapat ditindaklanjuti
Praktik terbaik untuk memberikan umpan balik
Ketika memberikan umpan balik menggunakan model umpan balik SBI, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diperhatikan untuk memastikan umpan balik tersebut efektif dan diterima dengan baik.
✅ Tepat waktu
Jangan menunggu terlalu lama untuk memberikan umpan balik. Semakin cepat Anda menangani perilaku setelah hal itu terjadi, maka umpan balik yang diberikan akan semakin relevan dan berdampak.
✅ Fokus pada perilaku orang tersebut, bukan orangnya
Sangat mudah untuk menyalahkan atau menjadikan umpan balik sebagai sesuatu yang bersifat pribadi, namun model umpan balik SBI mendorong Anda untuk benar-benar fokus pada perilakunya. Hal ini membantu mengendalikan emosi dan menghindari sikap defensif.
✅ Gunakan nada yang positif
Bahkan ketika memberikan kritik yang membangun, jagalah agar nada bicara Anda tetap positif dan mendukung. Tujuannya adalah untuk membantu karyawan berkembang, bukan untuk membuat mereka merasa diserang.
✅ Dorong percakapan dua arah
Sebuah survei menunjukkan bahwa 41% karyawan cenderung meninggalkan pekerjaan jika mereka tidak merasa didengarkan .
Umpan balik haruslah berupa dialog, bukan monolog. Doronglah karyawan untuk membagikan perspektif mereka, mengajukan pertanyaan, dan berkontribusi dalam diskusi.
Contoh-contoh umpan balik SBI dalam berbagai skenario
Mari kita lihat bagaimana model umpan balik SBI bekerja dalam situasi dunia nyata:
Contoh 1: Pertemuan empat mata
💡 Situasi: "Dalam pertemuan empat mata kita minggu lalu..."
➡️ Perilaku: "Anda datang terlambat 15 menit dan tidak menyiapkan pembaruan Anda."
🎯 Dampak: "Hal ini mempersingkat waktu yang kita miliki untuk mendiskusikan perkembangan Anda, dan kita tidak dapat mendiskusikan beberapa masalah utama."
Contoh 2: Proyek tim
💡Situasi: "Selama tinjauan proyek terakhir kami..."
➡️ Perilaku: "Anda memberikan umpan balik terperinci yang membantu memperjelas langkah selanjutnya."
Dampak: "Hal ini benar-benar menyederhanakan prosesnya, dan tim dapat melangkah maju dengan percaya diri."
Contoh 3: Tinjauan kinerja
💡 Situasi: "Pada tinjauan kinerja tahunan Anda minggu lalu..."
➡️ Perilaku: "Anda memberikan penilaian diri yang bijaksana dan menetapkan tujuan yang realistis untuk perbaikan."
Dampak: "Pendekatan proaktif ini memungkinkan kami mengembangkan rencana tindakan yang jelas untuk pertumbuhan Anda, dan saya yakin hal ini akan membantu Anda mencapai tingkat berikutnya dalam karier Anda."
Contoh 4: Presentasi klien
💡 Situasi: "Dalam presentasi klien pada hari Selasa lalu..."
➡️ Perilaku: "Anda menggunakan terlalu banyak istilah teknis yang tidak sepenuhnya dimengerti oleh klien."
🎯 Dampak: "Akibatnya, mereka tampak bingung, dan kami harus meluangkan waktu ekstra untuk mengklarifikasi poin-poin setelah pertemuan."
Contoh 5: Kolaborasi lintas departemen
💡 Situasi: "Dalam rapat lintas departemen terakhir..."
➡️ Perilaku: "Anda secara konsisten menyela kepala departemen lain ketika mereka sedang berbicara."
🎯 Dampak: "Hal ini mengganggu jalannya rapat dan mempersulit tim untuk mengambil keputusan secara efisien."
Dengan menerapkan ini contoh umpan balik dan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda akan dapat berbagi wawasan yang dapat meningkatkan kinerja serta memperkuat komunikasi dan kepercayaan di dalam tim Anda.
Dan dengan alat bantu seperti ClickUp, mengintegrasikan umpan balik ke dalam alur kerja Anda menjadi lebih mudah.
Tingkatkan Mekanisme Umpan Balik Anda Menggunakan ClickUp
Menguasai seni umpan balik adalah salah satu keterampilan paling berharga yang bisa dikembangkan oleh profesional HR, manajer, atau pemimpin tim. Model umpan balik SBI menawarkan cara yang mudah dan efektif untuk memberikan umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti yang meningkatkan kinerja dan memperkuat dinamika tim .
Berfokus pada situasi dan perilaku tertentu serta dampaknya dapat mendorong komunikasi yang terbuka dan peningkatan berkelanjutan dalam organisasi Anda. Tapi mengapa berhenti di situ? Memasangkan model umpan balik SBI dengan ClickUp dapat mengubah proses umpan balik Anda dari yang baik menjadi luar biasa.
Dengan fitur-fitur seperti obrolan kolaboratif, komentar, mention, dan templat yang dapat disesuaikan, ClickUp memberdayakan Anda untuk menyederhanakan umpan balik, melacak kemajuan, dan menciptakan budaya transparansi dan pertumbuhan.
Siap untuk membuat proses umpan balik Anda lebih efisien dan berdampak? Cobalah ClickUp hari ini dan mulailah membangun tim yang lebih kuat dan selaras dengan kekuatan umpan balik terstruktur. Daftar akun ClickUp gratis Anda sekarang! 🙌