Anda sedang berkolaborasi dalam sebuah dokumen dengan tim Anda, dan pengeditan dilakukan dengan cepat-beberapa bagian diulang, paragraf dihapus, dan konten baru ditambahkan untuk konteks tambahan.
Tiba-tiba, dokumen tersebut menjadi berantakan dengan berbagai revisi, dan Anda harus mencari tahu siapa yang mengubah apa dan apakah dokumen tersebut harus tetap dipertahankan atau dibuang.
Di sinilah pelacakan perubahan menjadi penting, dan Google Docs menyederhanakannya dengan memungkinkan tim melihat hasil pengeditan secara real time dan mengelola revisi dengan mudah.
Berbasis awan yang populer perangkat lunak kolaborasi dokumen google Docs secara otomatis menyimpan dokumen setiap beberapa menit, sehingga tidak perlu lagi menyimpan secara manual. Selain itu, Google Docs memiliki opsi berbagi yang mudah yang memungkinkan Anda mengundang anggota tim untuk berkontribusi, sehingga memberikan keunggulan yang pasti dibandingkan Microsoft Word.
Panduan ini akan memberi tahu Anda cara melacak perubahan di Google Docs untuk menjaga alur kerja dokumen tetap teratur dan bebas stres.
Bagaimana Cara Melacak Perubahan di Google Dokumen?
Google Docs menawarkan fitur 'Menyarankan' untuk melacak perubahan. Dengan mengaktifkan mode saran, pengeditan akan disorot sebagai saran, bukan sebagai perubahan permanen.
Mode pengeditan ini mirip dengan fitur 'Lacak Perubahan' di dokumen Word. Ada dua cara untuk mengaktifkan mode Menyarankan di Google Documents.
Opsi 1: Aktifkan dengan menavigasi ke Lihat > Mode > Menyarankan.
Opsi 2: Pilih opsi 'Menyarankan' dari menu tarik-turun di sudut kanan atas bilah pemformatan.
Meskipun mode 'Menyarankan' berguna untuk mengelola pengeditan, mode ini masih dapat mengacaukan dokumen Anda dan membuatnya sulit untuk dibaca-terutama jika ada banyak kontributor.
Untuk meninjau suntingan dengan lebih jelas dan meningkatkan kolaborasi dokumen mari kita telusuri cara melacak perubahan tanpa menggunakan mode Suggesting.
Langkah 1: Buka file Google Dokumen Anda
Mulailah dengan membuka file Google Docs yang ingin Anda lacak perubahannya.
Langkah 2: Bagikan file
Setelah dokumen Anda siap untuk kolaborasi, bagikan dengan anggota tim yang relevan.
Cari dan klik tombol 'Bagikan' di sudut kanan atas dokumen.
Anda dapat membagikan dokumen Anda dengan mengatur izin ke 'Editor' untuk mengizinkan kolaborator membuat perubahan secara langsung pada dokumen alih-alih menyarankannya.
Cobalah untuk mengundang orang-orang tertentu melalui email untuk mencegah kepadatan dan pengeditan yang saling bertentangan.
Atau, buatlah tautan yang dapat dibagikan sehingga siapa pun yang memiliki tautan tersebut dapat melihat, mengomentari, atau mengedit dokumen.
Langkah 3: Buka riwayat versi Kontrol versi dokumen sangat penting untuk meninjau suntingan sebelumnya dan memulihkan draf lama.
Untuk mengakses 'Riwayat versi' di Google Dokumen, buka File > Riwayat versi > Lihat riwayat versi.
Atau, Anda dapat mengeklik ikon stempel waktu, di samping judul dokumen di bagian atas, yang bertuliskan 'Pengeditan terakhir adalah [durasi] yang lalu
Langkah 4: Temukan versi sebelumnya dari dokumen Anda
Panel kanan menunjukkan daftar versi sebelumnya, beserta siapa yang membuat perubahan dan kapan.
Bagian terbaiknya? Setiap perubahan dari setiap kolaborator diberi kode warna, sehingga membantu Anda melacak kontribusi dan mengelola akuntabilitas dalam proyek grup.
Langkah 5: Ubah nama versi sebelumnya
Hal ini memungkinkan Anda menentukan tahapan utama dokumen Anda, seperti 'Draf 1' atau 'Tinjauan Akhir', dan membantu kolaborator dengan cepat memahami kemajuan dokumen dan pembaruan penting.
Klik tiga titik di samping versi yang ingin Anda ganti namanya dan pilih 'Beri nama versi ini' Atau, cukup ketuk tanggal dan tambahkan judul yang diinginkan.
Gunakan sistem penamaan yang konsisten yang menyertakan tanggal atau tujuan (misalnya, 'Draf 1 - April 2024' atau 'Proposal Akhir - Ditinjau').
Langkah 6: Kembalikan versi sebelumnya
Jika Anda perlu membatalkan pengeditan yang tidak diinginkan, Anda dapat mengembalikan versi sebelumnya dari panel 'Riwayat Versi'.
Namun, pastikan untuk memberi tahu tim Anda untuk menghindari kebingungan atau konflik.
Memulihkan versi sebelumnya dapat menghapus suntingan baru yang berguna dari draf Anda saat ini. Jadi, selalu tinjau versi yang dipulihkan dan tambahkan perubahan penting dari draf terbaru sesuai kebutuhan.
Selain itu, Google Dokumen menyimpan versi terbaru Anda secara utuh, sehingga Anda dapat dengan mudah beralih kembali jika perlu. Anda juga dapat membuat salinan versi Google Dokumen apa pun untuk referensi di masa mendatang.
Langkah 7: Periksa komentar
Bagian Komentar di Google Dokumen memungkinkan kolaborator mendiskusikan perubahan dan memberikan umpan balik.
Untuk mengaksesnya, klik ikon 'Komentar' (gelembung bicara) di sudut kanan atas dokumen. Atau, lihat komentar dengan mengklik komentar yang disorot di dalam dokumen Google.
Gunakan fitur @mention untuk menandai kolaborator saat meminta umpan balik atau memberikan tugas. Hal ini menjamin pesan Anda sampai ke orang yang dituju.
💡Tip Profesional: Tinjau saran dan riwayat pengeditan secara teratur untuk mengetahui perubahan yang terlewatkan dan menghindari potensi masalah-seperti pengeditan yang saling bertentangan, pembaruan yang terlewat, atau umpan balik yang tidak lengkap.
Langkah 8: Matikan perubahan trek
Setelah Anda menangani semua suntingan dan umpan balik, matikan track changes untuk menyederhanakan dan menyempurnakan dokumen Anda. Hal ini akan memudahkan Anda untuk menemukan masalah yang tersisa.
Berikut ini cara menonaktifkan perubahan lacak di Google Dokumen:
- Sembunyikan komentar: Arahkan ke Lihat > Komentar > Sembunyikan Komentar untuk menghapus semua komentar yang terlihat dari dokumen
- Tangani komentar: Tangani setiap komentar dengan mengeklik tanda centang (✓). Hal ini akan membuat utas komentar tetap teratur dan menunjukkan bahwa masalah tersebut telah diselesaikan
- Mengelola saran: Jika Anda memiliki saran dalam dokumen Anda, klik pada setiap saran dan pilih Terima (✓) atau Tolak (X)
Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat membuat dokumen Anda siap untuk ditinjau atau dipublikasikan.
Baca Lebih Lanjut: Cara Menambahkan Halaman Baru di Google Docs
Keterbatasan Menggunakan Google Dokumen untuk Melacak Perubahan
Google Dokumen unggul dalam melacak dan mengelola versi dokumen. Anda dapat menggunakan pra-desain Templat Google Dokumen untuk segala hal, mulai dari membuat resume hingga menyusun rencana proyek yang terperinci.
Namun, ini memiliki beberapa keterbatasan untuk kebutuhan pengeditan yang lebih kompleks dibandingkan dengan perangkat lunak kontrol versi dokumen .
- Antarmuka yang berantakan: Pengeditan dan komentar yang sering dilakukan dapat membanjiri dokumen Google Dokumen, sehingga lebih sulit untuk dibaca dan dikelola
- Masalah kolaborasi: Dengan tim besar yang mengerjakan satu dokumen, beberapa pengeditan secara bersamaan dapat menyebabkan konflik. Misalnya, jika dua anggota tim memperbarui bagian yang sama secara real time, perubahan mereka mungkin tumpang tindih dan menimbulkan kebingungan
- Navigasi versi yang tidak praktis: Mengelola dokumen dengan banyak versi bisa jadi sulit. Jika Anda memiliki proyek yang panjang dengan beberapa draf, memilah-milah setiap versi untuk menemukan pembaruan tertentu bisa jadi membosankan
- Ketergantungan pada internet: Melacak perubahan secara offline tidak semulus itu. Misalnya, jika Anda bekerja di daerah terpencil tanpa internet atau akses internet terbatas, Anda mungkin akan melewatkan pembaruan dan perubahan waktu nyata yang dibuat oleh orang lain
- Alat peninjauan terbatas: Google Docs tidak memiliki alat tinjauan yang canggih, seperti perbandingan versi dokumen secara berdampingan atau panel tinjauan khusus untuk melacak perubahan. Anda harus memeriksa setiap versi secara manual atau menggunakan alat lain untuk perbandingan yang mendetail
Jika Anda menginginkan fitur manajemen dokumen tingkat lanjut untuk merampingkan alur kerja Anda, Anda harus mencari Alternatif Google Docs .
Inilah yang kami rekomendasikan. ⬇️
Perkenalkan ClickUp: Cara yang Lebih Aman untuk Melacak Perubahan pada Dokumen ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek lengkap yang meningkatkan komunikasi tim, pelacakan proyek, dan berbagi dokumen dalam sebuah platform terpusat.
Fiturnya yang menonjol, Dokumen ClickUp memungkinkan tim untuk membuat, mengedit, dan berbagi dokumen secara real time, sehingga mendorong kolaborasi yang lancar.
Bagikan dan berkolaborasi pada dokumen secara instan dengan ClickUp Docs
Mari kita lihat bagaimana Anda bisa menggunakan ClickUp Docs untuk melacak perubahan dengan mudah:
1. Mengakses riwayat pengeditan
ClickUp Docs menyediakan riwayat pengeditan yang komprehensif untuk setiap dokumen, yang menunjukkan stempel waktu dari semua modifikasi. Ini termasuk siapa yang melakukan perubahan, apa yang diubah, dan kapan perubahan itu terjadi.
Fitur ini sangat penting untuk akuntabilitas dan untuk kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan. Untuk mengaksesnya:
- Buka Dokumen
- Di sudut kanan atas, klik menu elipsis ..
- Dari menu tarik-turun, pilih 'Riwayat Halaman'
- Jelajahi berbagai versi untuk melihat perubahan secara detail
- Jika perlu, kembalikan versi sebelumnya dengan memilihnya dan klik 'Pulihkan'
Lihat catatan perubahan secara mendetail, termasuk stempel waktu dan info pengguna, di Dokumen ClickUp
Selain itu, fitur Tampilan Aktivitas menawarkan catatan waktu nyata dari semua tindakan terbaru di dalam dokumen. Ini termasuk pengeditan, komentar, perubahan izin, dan banyak lagi.
Tampilan Aktivitas memungkinkan Anda dengan cepat menemukan dan menyelesaikan pengeditan yang tumpang tindih atau perubahan izin dan memantau kemajuan tim.
Untuk menambahkannya:
- Buka Ruang Kerja Anda dan klik '+ Lihat' di bilah Tampilan untuk membuka modal Tampilan
- Pilih 'Aktivitas'
- Setelah tampilan dibuat, beri nama dan sesuaikan melalui menu 'Kustomisasi' di sebelah kanan
Dapatkan catatan perubahan dokumen terkini dengan Tampilan Aktivitas
2. Mengontrol izin akses
Akses dokumen yang tidak sah dapat menyebabkan ketidakkonsistenan data, pelanggaran kepatuhan, dan pemaparan informasi rahasia.
Misalnya, membagikan laporan keuangan yang tidak terbatas kepada personel yang tidak berwenang dapat menyebabkan kerugian finansial dan kerusakan reputasi.
Untuk mencegah hal ini, ClickUp Docs menawarkan fitur kontrol versi yang tangguh dan memungkinkan Anda menetapkan peran tertentu, seperti 'Pemilik' dan 'Kontributor'. Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda juga dapat membuat tautan yang dapat dibagikan yang dapat didistribusikan secara eksklusif kepada tim tertentu, tamu, atau publik.
Sebagai contoh, Anda dapat membatasi pengeditan laporan keuangan hanya untuk eksekutif senior dan manajer keuangan, sementara memberikan akses hanya-baca kepada staf dan auditor lainnya.
Fleksibilitas ini memastikan hanya anggota tim yang berwenang yang dapat membuat atau menyarankan pengeditan, sehingga menjaga integritas dokumen.
💡Tip Pro: Audit secara berkala siapa yang memiliki akses ke dokumen Anda dan perbarui izin jika perlu. Hal ini untuk menjaga keamanan dokumen, terutama ketika anggota tim bergabung atau keluar.
Misalnya, jika anggota tim beralih dari peran proyek ke peran pendukung, perbarui akses mereka untuk memastikan mereka tidak dapat mengedit rencana proyek yang sedang berjalan.
3. Berkolaborasi dalam waktu nyata
Ketika beberapa anggota tim mengedit dokumen secara bersamaan, dokumen tersebut dapat menjadi berantakan tanpa perangkat lunak kolaborasi tim yang memberikan visibilitas yang jelas ke dalam tindakan satu sama lain.
The Deteksi Kolaborasi ClickUp dapat mengatasi hal ini.
Misalnya, jika salah satu anggota tim memperbarui proyeksi keuangan dan anggota tim lainnya merevisi strategi pemasaran dalam laporan kuartalan, fitur ini akan menunjukkan dengan tepat siapa yang mengerjakan setiap bagian. Hal ini mencegah duplikasi dan memastikan integrasi pembaruan yang mulus ke dalam dokumen akhir.
Tingkatkan kejelasan dan koordinasi dokumen dengan Deteksi Kolaborasi ClickUp
Selain itu, fitur ClickUp Tetapkan Komentar memungkinkan Anda untuk secara langsung menetapkan item tindakan dan tanggung jawab dari dalam dokumen. Jika sebuah komentar menandai kesalahan dalam perkiraan pendapatan, tetapkan tugas koreksi ke anggota tim langsung dari komentar tersebut. Hal ini membuat tugas-tugas tetap terorganisir dan menjamin tindak lanjut yang tepat waktu.
Gunakan ClickUp Tetapkan Komentar untuk mendelegasikan item tindakan dari dalam dokumen Anda
💡 Kiat Pro: Gunakan Pemberitahuan ClickUp untuk mendapatkan pemberitahuan waktu nyata untuk komentar yang ditugaskan. Hal ini membuat tim Anda tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan tugas dan memastikan tenggat waktu terpenuhi.
Selanjutnya, manfaatkan Tampilan Obrolan ClickUp untuk memfasilitasi komunikasi instan saat mengerjakan dokumen. Ini sangat berguna untuk mendiskusikan pengeditan atau menjawab pertanyaan secara real time, sehingga mengurangi rapat dan utas email.
Jaga Kolaborasi Tetap di Jalurnya Dengan ClickUp
Google Docs bagus untuk manajemen dokumen secara real-time. Berbagai mode pengeditan membantu melacak perubahan, dan penyimpanan otomatis berarti tidak perlu lagi menyimpan secara manual atau khawatir kehilangan pekerjaan.
Namun, ini bisa berantakan dengan banyak pengeditan dan versi. Di situlah ClickUp Docs berperan.
Aplikasi ini menyediakan riwayat pengeditan terperinci yang menunjukkan siapa yang mengubah apa dan kapan. Anda bisa dengan mudah kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan, dan fitur kontrol versinya membatasi pengeditan hanya untuk pengguna yang berwenang.
Ingin mengelola revisi dengan mudah? Daftar di ClickUp secara gratis hari ini.