Cara Membuat Template di Google Dokumen

Pernahkah Anda mendapati diri Anda berulang kali memformat jenis dokumen yang sama di Google Dokumen?

Entah Anda sedang menyusun laporan proyek bulanan, menyiapkan silabus, atau menyiapkan agenda rapat standar, memulai dari awal setiap kali bisa melelahkan.

bagaimana jika Anda dapat melewatkan penyiapan yang berulang-ulang ini?

Templat Google Docs adalah kuncinya!

👋 Ucapkan selamat tinggal pada pengubahan margin dan header berulang kali dengan panduan ini. Kami akan menunjukkan cara membuat template di Google Docs. Kami juga akan membahas cara mengelola repositori template dan memperkenalkan cara yang lebih baik untuk menghemat waktu dan memastikan konsistensi di seluruh dokumen Anda.

Bagaimana Cara Membuat Template di Google Docs?

Untuk mulai membuat template di Google Dokumen, kunjungi situs web Google Dokumen. Buka file Google Docs baru secara langsung atau telusuri Google Drive Anda untuk menemukan dokumen yang ingin Anda ubah menjadi template Google Docs.

Berikut adalah pendekatan langkah demi langkah untuk cara membuat templat dengan akun Google pribadi Anda:

Langkah 1: Memulai dokumen baru

Buka akun Google Workspace Anda. Buka halaman beranda Google Dokumen Anda.

Di bawah "Mulai dokumen baru," pilih templat "Dokumen kosong" untuk memulai dokumen baru.

Atau, jika Anda ingin mengubah dokumen yang ada menjadi file templat, buka dokumen tersebut, lakukan modifikasi yang diperlukan, lalu simpan dengan judul unik untuk membedakannya dari dokumen asli.

Langkah 2: Sesuaikan template Anda

Setelah Anda membuka Google Dokumen dan mengakses dokumen yang dibutuhkan, sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Hal ini dapat melibatkan penambahan teks tertentu, memformat header, atau menyisipkan placeholder untuk konten yang sering diubah.

Untuk penampung, pertimbangkan untuk menggunakan penanda seperti [TK nama anjing] atau [tanggal XX], yang mudah dicari dan diganti nanti.

Langkah 3: Simpan dokumen Anda

Setelah menyiapkan dokumen Anda dengan semua placeholder dan konten yang diperlukan:

1. Klik File di menu atas
2. Pilih Simpan atau Simpan sebagai
3. Pastikan Anda memberikan judul unik yang mudah dikenali sebagai templat Anda

Catatan: Jika Anda menggunakan Google Workspace, dokumen template Anda akan secara otomatis tersimpan saat Anda membuat perubahan.

Langkah 4: Kirimkan template Anda ke galeri template

Agar template Anda dapat diakses oleh orang lain di organisasi Anda:

1. Arahkan kembali ke layar beranda Google Dokumen
2. Klik "Galeri template" yang terletak di bagian atas
3. Pilih [nama organisasi Anda]
4. Klik "Kirimkan templat"
5. Klik "Pilih dokumen", cari dokumen yang Anda simpan, dan klik "Buka" di jendela yang muncul
6. Pilih kategori untuk templat Anda dan klik "Kirim".

Langkah 5: Mengakses template Anda

Untuk menemukan dan menggunakan templat yang baru Anda buat:

1. Buka Galeri Templat
2. Klik pada [nama organisasi Anda]
3. Templat Anda akan terdaftar di sana untuk digunakan di masa mendatang

📖 Bonus Baca: Templat Basis Pengetahuan Gratis di Word & ClickUp

Batasan Membuat Templat di Google Dokumen

Membuat templat di Google Dokumen dapat merampingkan tugas yang berulang secara signifikan, namun ada beberapa keterbatasan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Kurangnya fitur lanjutan: Templat Google Docs sangat mudah digunakan tetapi tidak memiliki beberapa fitur lanjutan yang tersedia di sistem manajemen dokumen yang lebih kuat atau perangkat lunak khusus. Misalnya, ada opsi terbatas untuk bidang dinamis yang mengisi otomatis berdasarkan data lain atau pemformatan bersyarat yang kompleks
• Masalah standarisasi: Meskipun templat memastikan konsistensi, Google Docs tidak memberlakukan kepatuhan yang ketat terhadap templat setelah digunakan. Pengguna dapat dengan mudah mengubah format atau menghilangkan elemen, yang menyebabkan ketidakkonsistenan dalam dokumen yang seharusnya terstandardisasi
• Integrasi terbatas dengan basis data eksternal: Google Docs tidak dapat secara langsung berintegrasi dengan basis data atau sistem eksternal seperti CRM atau alat manajemen proyek, yang membatasi kemampuannya untuk mengisi informasi tertentu secara otomatis seperti data klien atau detail proyek secara langsung ke dalam dokumen
• Keterbatasan placeholder: Tidak seperti alat pembuatan dokumen lainnya, Google Docs tidak menawarkan dukungan bawaan untuk placeholder pintar yang secara otomatis mengambil dan mengisi data. Pengguna harus mencari dan mengganti placeholder secara manual seperti TK atau XX, yang dapat menyebabkan kesalahan dan memakan waktu. ⏱️
• Pembatasan berbagi templat: Untuk organisasi yang menggunakan Google Workspace, berbagi dan mengelola akses ke templat menjadi rumit. Anda mungkin memerlukan izin administratif untuk mengirimkan templat ke galeri organisasi, dan mengontrol siapa yang dapat mengedit versus siapa yang dapat menggunakan templat tidak selalu mudah

📖 Bonus Baca: Template Surat Lamaran Google Docs Teratas untuk Tahun 2024

Buat Templat dengan ClickUp

ClickUp adalah yang sempurna Alternatif Google Docs untuk mengatasi keterbatasan yang biasa ditemui pada alat bantu konten. Template ClickUp juga menawarkan solusi yang tangguh dan siap pakai untuk membangun dan menggunakan templat.

pilih dan pilih templat Anda dari pusat templat ClickUp yang luas dan serbaguna_

Dengan fitur-fitur canggih seperti bidang dinamis dan pemformatan bersyarat, template ClickUp beradaptasi dan merespons input data tertentu, meningkatkan fungsionalitas dan interaktivitas dokumen. Platform kami memberlakukan standarisasi template untuk memastikan pemformatan yang konsisten di semua dokumen.

ClickUp mendukung templat khusus sekaligus menawarkan opsi berbagi templat dan kontrol yang luas. Dengan cara ini Anda dapat memastikan penggunaan yang aman di dalam dan di luar organisasi.

Dengan Templat ClickUp, Anda bisa:

• Menyimpan Tugas, Dokumen, dan Tampilan sebagai templat untuk penggunaan berulang
• Mengakses berbagai macam filetemplat Clickup terbaik yang sudah dibuat sebelumnya di Pusat Templat
• Visualisasikan ide proyek secara efektif dengan serbaguna Templat papan tulis* Menambahkan gambar pratinjau ke templat untuk merepresentasikan tujuannya secara visual
• Mengatur templat Tugas default untuk Daftar untuk mengotomatiskan pengaturan Tugas baru
• Memetakan ulang tanggal pada Tugas di dalam templat untuk menyelaraskan dengan jadwal proyek yang baru
• Tingkatkan pengawasan proyek Anda dengan template yang siap pakaitemplat manajemen proyekyang menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk pelacakan proyek yang komprehensif
• Bagikan templat secara internal atau eksternal untuk merampingkan kolaborasi di seluruh tim
• Optimalkan manajemen waktu denganTemplat jadwal Google Docs* Lacak dan kelola modifikasi dan penggunaan templat dengan Catatan Aktivitas Pusat Templat

💡 Tip Profesional: Mengatur informasi yang kompleks dan merampingkan perencanaan proyek dengan memasukkan Templat Peta Pikiran ke dalam alur kerja Anda

Cara membuat templat Anda di ClickUp

Berikut ini cara membuat templat kustom Anda menggunakan Templat ClickUp:

Langkah 1: Buka item Ruang Kerja Anda

Mulailah dengan menavigasi ke item di dalam Ruang Kerja ClickUp yang ingin Anda ubah menjadi templat. Item ini bisa berupa apa saja, mulai dari penyiapan Tugas hingga rencana proyek atau dokumen Doc.

Langkah 2: Mengakses pengaturan template

Klik tanda elipsis (...) untuk membuka menu pengaturan untuk item yang Anda pilih. Dari sini, pilih 'Templat', lalu 'Simpan sebagai Templat'.

cara membuat templat baru di ruang kerja ClickUp_

Ini membuat template dari item Ruang Kerja yang ada, menyediakan basis yang mencakup garis waktu, penerima tugas, dan detail penting.

Langkah 3: Sesuaikan template Anda

Menyesuaikan templat Anda lebih dari sekadar penamaan dan penandaan.

Setelah Anda memilih templat dari Pusat Templat, Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda. Di bawah 'Perbarui Templat yang Ada', Anda dapat menentukan dengan tepat elemen templat mana yang ingin Anda terapkan.

• Impor selektif: Pilih untuk mengimpor semuanya atau menyesuaikan item yang Anda butuhkan. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menerapkan pengaturan secara selektif, memastikan hanya aspek yang relevan dari template yang disertakan dalam Ruang Kerja Anda

mengimpor item yang Anda butuhkan menggunakan fitur impor selektif ClickUp

• Pengaturan lanjutan: Sesuaikan tanggal proyek dan pilih apakah akan melewatkan akhir pekan, memastikan tenggat waktu Tugas jatuh pada hari kerja. Anda juga memiliki opsi untuk mengimpor Tugas sebagai Terbuka atau Tertutup dan memutuskan apakah tugas yang diarsipkan harus disertakan atau tetap diarsipkan

Langkah 4: Mengatur dan mengelola templat

Manfaatkan Pusat Templat untuk mengatur templat Anda. Terapkan Tag, filter berdasarkan departemen atau pembuat, dan bahkan tambahkan gambar pratinjau untuk menunjukkan tujuan template.

Kemampuan ini memastikan templat Anda mudah diakses dan dikelola di seluruh tim atau organisasi Anda.

Langkah 5: Fitur-fitur lanjutan

ClickUp memungkinkan pemetaan ulang tanggal saat menerapkan templat, sebuah peningkatan yang signifikan dibandingkan sifat statis dari Templat Google Dokumen .

Ketika Anda menerapkan templat Ruang, Folder, atau Daftar, Anda dapat mempertahankan tanggal mulai dan tenggat asli atau menyesuaikannya agar sesuai dengan jadwal proyek yang baru.

Fitur ini sangat berguna untuk manajemen proyek, memastikan tenggat waktu selalu relevan dengan garis waktu proyek.

Langkah 6: Berbagi dan berkolaborasi

Templat di ClickUp dapat dirahasiakan atau dibagikan kepada orang lain di dalam atau di luar ruang kerja Anda. Fleksibilitas ini sangat kontras dengan Google Docs, di mana berbagi dan izin dapat membatasi.

Tingkatkan proses pembuatan template Anda dengan ClickUp

ClickUp Workspace menawarkan banyak fitur untuk meningkatkan proses pembuatan templat Anda. Mari kita lihat beberapa di antaranya:

1. Dokumen ClickUp

berkolaborasi dengan anggota tim Anda pada dokumen yang sama pada waktu yang sama dengan ClickUp Docs_ Dokumen ClickUp menawarkan lingkungan yang mulus untuk membuat, mengelola, dan berbagi dokumen, yang semuanya saling terhubung dengan alur kerja Anda.

Buat dan kelola semua dokumen, wiki, dan lainnya di satu tempat. Integrasikan dokumen Anda dengan lancar ke dalam alur kerja untuk mengeksekusi ide secara efisien. Dengan ClickUp Documents, Anda bisa:

• Memanfaatkan pilihan gaya yang luas, termasuk halaman bersarang, tabel, dan penanda, untuk membuat dokumen serbaguna untuk kebutuhan apa pun, seperti peta jalan, wiki, atau basis pengetahuan
• Bekerja secara real time dengan tim Anda, memanfaatkan komentar, penandaan, dan mengubah teks menjadi tugas yang dapat dilacak untuk meningkatkankolaborasi tim dan eksekusi ide
• Atur dokumen Anda secara efektif menggunakan wiki yang terverifikasi, templat yang dapat dicari, dan pilihan penyortiran yang dapat disesuaikan untuk mengelola pengetahuan di seluruh organisasi Anda
• Amankan dokumen Anda dengan kontrol privasi yang komprehensif dan bagikan dengan anggota tim dan tamu tertentu atau secara publik dengan pengaturan akses yang terkontrol

2. ClickUp Brain

gunakan ClickUp Brain untuk membuat dan mengedit draf Anda_ ClickUp Brain adalah integrasi AI yang kuat yang dirancang untuk mengotomatiskan dan meningkatkan manajemen tugas dan templat.

ClickUp Brain memanfaatkan algoritme pembelajaran mesin yang canggih untuk memahami alur kerja Anda dan memberikan analisis prediktif, menyarankan kapan harus membuat atau memodifikasi templat baru agar proses Anda tetap efisien. Ini membantu Anda:

• Mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban instan dari Tugas, Dokumen, dan bahkan komunikasi tim Anda, menyederhanakan cara Anda mengakses dan memanfaatkan informasi
• Mengotomatiskan tugas yang berulang seperti ringkasan proyek, pembaruan progres, dan bahkan presentasi, sehingga meluangkan waktu untuk aktivitas yang lebih strategis
• Tingkatkan pembuatan dokumen Anda dengan bantuan penulisan berbasis AI, memastikan konten Anda ringkas, jelas, dan sesuai dengan konteksnya
• Buat templat terperinci untuk Tugas dan Dokumen yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik proyek dan alur kerja Anda
• Buat, isi, dan perbarui data di seluruh Dokumen dan Tugas, memastikan templat Anda selalu relevan dan terbaru

Tingkatkan Permainan Pembuatan Templat Anda dengan ClickUp

Sangat penting untuk mempertimbangkan fleksibilitas, kemampuan integrasi, dan kemudahan penggunaan alat pembuatan templat. ClickUp unggul dalam semua bidang ini, menawarkan ruang kerja komprehensif yang mengintegrasikan dokumen, tugas, dan data eksternal dengan mulus.

Tidak seperti platform lain, seperti templat Google Docs, ClickUp terhubung dengan CRM dan alat lainnya, memastikan bahwa semua komponen proyek disinkronkan dan mudah diakses dalam satu ruang kerja.

ClickUp lebih dari sekadar pembuatan template sederhana dengan menyediakan fitur-fitur canggih seperti bidang dinamis, placeholder cerdas, dan opsi manajemen template yang kuat, yang sangat penting untuk menjaga konsistensi dan akurasi dalam dokumen Anda.

siap merevolusi cara Anda membuat dan menggunakan template?

Cobalah ClickUp dan rasakan cara yang lebih terhubung dan efisien untuk mengelola proyek dan alur kerja Anda. Daftar dengan ClickUp hari ini .