Cara Menerapkan Validasi Data di Google Spreadsheet

Pernahkah Anda mendapati diri Anda memeriksa ulang laporan Anda, karena cemas bahwa Anda salah menempatkan desimal?

Atau lebih buruk lagi, mungkin Anda menemukan desimal yang salah tempat dan harus mengerjakan ulang laporan Anda dari awal?

Wawasan bisnis yang mengubah permainan dan pengakuan yang layak didapatkan mungkin bergantung pada keakuratan dan integritas data Anda dalam satu spreadsheet.

Di situlah validasi data menjadi suatu keharusan.

Validasi data memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sistem atau spreadsheet memenuhi kriteria atau aturan tertentu. Hal ini menghemat waktu berjam-jam yang seharusnya Anda habiskan untuk memilah-milah tumpukan data.

Memahami cara memanfaatkan validasi data adalah kunci untuk manajemen data yang lancar.

Jika Anda menggunakan aplikasi spreadsheet Google, Google Sheets, seperti 900 juta orang lainnya di dunia, maka panduan ini adalah yang Anda butuhkan.

Kami akan memandu Anda melalui semuanya, mulai dari menyiapkan aturan validasi dasar hingga menguasai teknik-teknik tingkat lanjut, memastikan data Anda tetap bersih dan bebas dari kesalahan.

Memahami Dasar-Dasar Validasi Data di Google Spreadsheet

Validasi data adalah penjaga gerbang yang waspada yang memastikan bahwa hanya data yang benar yang tetap berada di database Google Spreadsheet Anda. Seperti kebanyakan teknik validasi lainnya, hal ini melibatkan penetapan aturan spesifik untuk apa yang diperbolehkan dan apa yang tidak.

Berikut adalah contoh yang jelas dan logis untuk membantu menjelaskannya:

• Skenario: Anda sedang membuat formulir pemesanan pelanggan
• Apa yang dibutuhkan: Anda ingin memastikan bahwa pelanggan memasukkan data yang valid, seperti alamat email yang valid
• Aturan: Kolom 'Email' pada spreadsheet Anda harus mengikuti format email tertentu
• Hasil: Aturan validasi data membatasi nilai yang dimasukkan pengguna dan mencegah data yang salah. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk membuat kotak pop-up untuk memberi tahu pelanggan tentang masalah ini jika mereka memperbarui informasi yang salah

Meskipun ini merupakan contoh yang cukup mudah, namun ini menunjukkan seberapa besar kontrol yang dimiliki validasi data terhadap kualitas data.

Menyiapkan validasi data dasar di Google Spreadsheet

Berikut adalah enam langkah yang terlibat dalam membuat aturan validasi data di Google Spreadsheet:

Langkah 1: Buka spreadsheet Anda

Buka spreadsheet Anda. Untuk ini, kita akan mempertimbangkan contoh formulir pemesanan pelanggan di atas.

membuat template spreadsheet dengan data pesanan pelanggan_

Langkah 2: Pilih rentang data Anda

Pilih sel yang ingin Anda tetapkan aturannya.

Mari kita tetapkan aturan untuk field Jumlah Pesanan. Pilih sel di mana pelanggan akan menambahkan jumlah pesanan mereka-D8.

pilih rentang sel untuk validasi data di Google Spreadsheet_

Langkah 3: Buka opsi Validasi Data

Di bawah menu Data, pilih 'Validasi Data' dan klik 'Tambahkan Aturan'

arahkan ke validasi data di Google Spreadsheet_

Langkah 4: Tentukan kriteria aturan Anda

Di bagian 'Kriteria', pilih jenis validasi yang ingin Anda terapkan.

Di sini, kita akan memvalidasi angka, pilih 'kurang dari atau sama dengan', dan perbarui 100 di Kolom Nilai.

tetapkan kriteria Anda untuk validasi data_

Langkah 5: Tentukan pesan kesalahan Anda

Selanjutnya, buka bagian 'Opsi Lanjutan'. Di bawah 'Jika data tidak valid,' pilih apa yang ingin Anda lakukan ketika seseorang memasukkan data yang tidak valid. Anda juga dapat menambahkan teks bantuan untuk memandu pengguna.

Di sini, kita akan memilih 'Tolak masukan' karena bisnis Anda tidak akan dapat menerima pesanan. Kami juga akan menambahkan teks bantuan 'Pesan hingga 100 buah sekaligus

mendefinisikan pesan kesalahan aturan validasi data

Langkah 6: Simpan

Pilih 'Selesai' untuk menyimpan dan menerapkan aturan yang telah Anda tetapkan.

Catatan: Sebaiknya siapkan validasi data sebelum memasukkan data Anda. Hal ini karena nilai yang sudah ada tidak akan diperiksa secara otomatis. Untuk memvalidasi data yang ada, Anda harus memeriksanya secara manual atau memasukkannya kembali.

Dengan langkah-langkah ini, validasi data dasar sudah selesai!

Namun demikian, sebelum menjelajahi teknik-teknik lanjutan, penting untuk memahami lebih lanjut tentang berbagai jenis validasi data.

Jenis-jenis validasi data

Meskipun kita telah menggunakan aturan numerik pada bagian sebelumnya, memiliki gambaran umum yang mendetail tentang berbagai validasi data akan membantu memastikan akurasi dan kualitas.

Berikut ini adalah rincian jenis validasi data yang tersedia di Google Spreadsheet:

Number

contoh: Memastikan pelanggan memasukkan jumlah pesanan kurang dari atau sama dengan 100_

Membatasi input data pada nilai numerik dalam rentang tertentu. Hal ini mencakup kondisi seperti 'lebih besar dari', 'kurang dari', 'sama dengan', atau bahkan 'di antara rentang khusus'

Teks

contoh: Memastikan ID email valid_

Membatasi masukan teks berdasarkan panjang dan karakter tertentu. Ini juga mencakup pola seperti ID email atau URL yang valid.

Tanggal

contoh: Memastikan tanggal lahir menggunakan format yang benar_

Jenis validasi data ini memastikan bahwa nilai yang dimasukkan adalah tanggal yang valid atau dalam rentang tertentu.

Daftar

contoh Drop-down dalam validasi data_

Jika Anda perlu membatasi input ke daftar opsi, Anda akan menggunakan validasi data 'Daftar' atau 'Drop-down'.

Kotak Centang

contoh: Cara menggunakan kotak centang untuk validasi data_

Di sini, Anda membatasi input untuk mencentang kotak atau tidak. Anda juga dapat mengatur apa yang dimaksud dengan membiarkan bidang dicentang atau tidak dicentang. Hal ini paling baik digunakan saat mengumpulkan preferensi pelanggan dan daftar periksa kualitas.

Bonus: Siap untuk mengubah manajemen data Anda? Ikuti panduan langkah demi langkah kami untuk membuat basis data Google Spreadsheet!

Teknik Validasi Data Tingkat Lanjut di Google Spreadsheet

Meskipun kita telah membahas dasar-dasarnya, Google Spreadsheet menawarkan teknik validasi data yang lebih canggih, seperti formula khusus dan integrasi fitur dalam aplikasi.

Rumus khusus

Fitur ini merupakan bentuk lanjutan dari validasi data di Google Spreadsheet yang tersedia saat menetapkan kriteria. Tidak seperti jenis validasi lainnya, formula khusus memungkinkan Anda membuat aturan di luar opsi dasar seperti angka atau tanggal.

Aturan khusus ini dibuat dengan bantuan formula yang biasa Anda gunakan untuk perhitungan. Keuntungan utamanya adalah Anda dapat menentukan jenis data yang diizinkan dalam sel melalui formula logika ini dengan presisi yang lebih tinggi.

Formula khusus membuat aturan yang didukung oleh elemen seperti rentang sel atau ketergantungan. Rumus ini juga memungkinkan Anda untuk menambahkan beberapa lapisan peraturan.

Berikut ini sebuah contoh:

menggunakan rumus khusus sebagai aturan dalam melacak detail inventaris_

Skenario: Bayangkan Anda sedang melacak inventaris produk sebelum pengiriman ke pelanggan.

Apa yang dibutuhkan:

Anda ingin memastikan kolom 'inventaris tersedia untuk pengiriman' hanya menerima:

• Angka (tidak boleh berupa teks)
• Nilai yang lebih besar dari nol (Anda tidak dapat memiliki stok negatif)

Aturan formula pelanggan:

=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)

Ini memecah aturan menjadi tiga bagian:

• ISNUMBER(A1): Memeriksa apakah nilai dalam sel A1 adalah angka
• A1> 0: Memeriksa apakah nilai di sel A1 lebih besar dari nol
• AND(...): Memastikan KEDUA kondisi tersebut benar

Hasil: Detail inventaris yang akurat menjangkau pelanggan, dan Anda tidak perlu khawatir tentang rumus yang Anda gunakan karena angka inventaris akan selalu dapat diandalkan dan mudah dibaca.

Mengintegrasikan validasi data di Google Spreadsheet

Validasi data tingkat lanjut juga melibatkan pengintegrasian fitur lain ke dalam validasi data.

Bingung? Mari kita tinjau beberapa integrasi validasi data tingkat lanjut yang meningkatkan fungsionalitas.

Menggunakan pemformatan bersyarat dalam validasi data

Validasi data di Google Spreadsheet dapat dipasangkan dengan mudah dengan pemformatan bersyarat, sehingga menciptakan spreadsheet yang lebih interaktif dan jelas.

Dalam integrasi ini, aturan validasi data terpisah memicu pemformatan bersyarat. Hal ini secara visual menyoroti poin data penting atau potensi kesalahan, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi tren dan anomali.

Mari kita tunjukkan caranya dengan contoh yang jelas:

Skenario: Anda memerlukan spreadsheet manajemen proyek untuk membantu melacak tugas. Secara visual harus menyoroti ketika Anda terlambat dari jadwal.

Langkah 1: Buat spreadsheet dengan kolom untuk nama tugas, tanggal jatuh tempo, dan status. Tambahkan juga tugas dan status terbaru Anda.

spreadsheet untuk pelacak kemajuan tugas_

Langkah 2: Buka Format dan klik pemformatan bersyarat.

arahkan ke pemformatan bersyarat di Google Spreadsheet_

Catatan: Anda dapat membuat aturan untuk kolom tanggal jatuh tempo untuk memastikan pengguna memasukkan tanggal yang valid.

Langkah 3: Tambahkan aturan validasi data Anda, menghubungkannya dengan validasi data.

menetapkan aturan validasi data melalui pemformatan bersyarat_

Di sini, kita akan menggunakan rumus khusus '=AND(TODAY() > C2, D2 <> 'Selesai')'.

Berikut cara kerjanya:

• TODAY(): Fungsi ini mengembalikan tanggal hari ini
• TODAY() > C2: Ini memeriksa apakah tanggal hari ini lebih besar dari tanggal di bidang 'Tanggal jatuh tempo'
• D2 <> 'Selesai': Fungsi ini memeriksa apakah bidang 'Status' TIDAK Selesai
• =AND: Ini memeriksa apakah kedua kondisi terpenuhi

Langkah 4: Tambahkan gaya pemformatan Anda. Di sini, kita akan membiarkan hasilnya berwarna merah (karena sudah lewat waktu).

mengatur gaya pemformatan_

Setelah Anda mengeklik 'Selesai,' aturan Anda akan aktif. 'Kirim laporan kinerja' tertunda dan berjalan di belakang jadwal.

Menghubungkan validasi data dengan otomatisasi

Teknik validasi data tingkat lanjut lainnya yang dimiliki Google Spreadsheet adalah otomatisasi.

Di sini, Google menampilkan ekstensi App Script, yang membuat kode yang memicu tindakan berdasarkan dialog validasi data Anda.

Berikut adalah contoh mengotomatiskan persetujuan pengeluaran dengan validasi data:

cara menghubungi Google Apps Script_

Jika aturan validasi data Anda menyatakan demikian:

• kolom 'Diperlukan Persetujuan' bernilai 'BENAR' (yang berarti kotak dicentang)
• DAN kolom 'Status' bernilai 'Tertunda'

Anda dapat menulis kode yang memicu email dengan semua rincian pengeluaran kepada manajer Anda berdasarkan data di kolom 'Email pemberi persetujuan'.

Bonus: Anda dapat membuka kekuatan Google Spreadsheet sebagai CRM Anda dengan panduan kami yang mudah diikuti dan templat siap pakai.

Aplikasi Praktis: Daftar Drop-down dan Validasi Data

Meskipun kita telah membahas teknik validasi data, ada satu metode yang menonjol di hampir semua aplikasi dunia nyata dan layak untuk didalami-daftar drop-down.

Jadi, untuk memulai, berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat daftar drop-down menggunakan validasi data di Google Spreadsheet:

Langkah 1: Buat daftar pilihan Anda

Buat spreadsheet Anda dan tuliskan apa yang Anda inginkan dalam daftar drop-down.

Untuk ini, kami akan meninjau orientasi karyawan sebagai bagian dari lembar Google CRM Anda.

membuat opsi daftar yang Anda inginkan dalam daftar tarik-turun_

Setelah itu, buka tab Data, lalu Validasi data, dan 'Tambahkan aturan'

Langkah 2: Pilih menu drop-down di validasi data

menetapkan kriteria daftar drop-down dalam validasi data_

Setelah kotak dialog aturan validasi data terbuka, pilih cell range (di sini, ini adalah seluruh kolom 'Departemen'), lalu pilih Kriteria.

Sekarang, ada dua jenis kriteria daftar drop-down.

• Daftar drop-down: Ini melibatkan penambahan opsi (departemen) secara manual

pilih daftar drop-down dan masukkan opsi daftar secara manual_

• Daftar drop-down (dari suatu rentang): Ini memungkinkan Anda memilih rentang sel dan secara otomatis menambahkan nilai sel sebagai opsi daftar

pilih daftar drop-down dari suatu rentang dan pilih rentang pilihan daftar_

Catatan: Setiap opsi daftar juga bisa diberi warna untuk menjaga agar tetap estetis dan menarik. Anda harus memperbarui setiap warna secara manual saat daftar berubah dengan data referensi.

Langkah 3: Klik Selesai dan tinjau

Langkah terakhir adalah mengklik 'Selesai' dan melihat validasi tercermin dalam sel.

Untuk contoh ini, semua opsi daftar Anda akan turun ke bawah ketika Anda mengklik bidang 'Departemen'.

tampilan akhir dari daftar drop-down di spreadsheet_

Dengan begitu, daftar drop-downmu sudah jadi. Namun, membuat daftar drop-down dasar hanyalah permulaan dari metode validasi data yang serbaguna ini. Mari kita bahas cara menggunakan lapisan validasi data tambahan.

Daftar drop-down yang bergantung di Google Spreadsheet

Meskipun daftar drop-down membantu memfokuskan respons, Google Spreadsheet memungkinkan pengguna membuat daftar drop-down dependen untuk memperluas kontrol ke bidang data yang akan datang.

Daftar drop-down dependen dari filter aktif akan digunakan untuk merevisi daftar opsi. Dengan membuat filter ini, opsi dalam satu daftar drop-down akan berubah berdasarkan pilihan yang dibuat di daftar drop-down sebelumnya.

Validasi data dinamis ini sangat berguna untuk mengatur dan memfilter data secara efisien, terutama ketika berurusan dengan kumpulan data yang besar.

pintasan ke kotak centang dan drop-down di Google Spreadsheet_

💡 Tip Pro: Penting untuk diingat bahwa Anda tidak perlu mengakses validasi data setiap kali Anda membutuhkan daftar drop-down atau kotak centang. Cepat Peretasan Google Spreadsheet sudah tersedia di tab Sisipkan.

Memecahkan Masalah Tantangan Validasi Data Umum

Setelah Anda mengetahui cara mengatur validasi data, Anda juga akan menemukan kesalahan umum. Apakah ini mungkin berasal dari input, penggunaannya, atau masalah rentang yang kompleks, penting untuk mengetahui cara menavigasinya.

Berikut ini adalah dua tantangan atau kesalahan dan cara mengatasinya:

Kesalahan #1: Data yang Anda masukkan melanggar aturan validasi data yang ditetapkan untuk sel ini

Pesan kesalahan ini muncul ketika Anda mencoba memasukkan data ke dalam sel yang tidak sesuai dengan aturan yang telah Anda tetapkan untuk memvalidasi data untuk sel tersebut.

Kemungkinan besar ini berarti salah satu dari yang berikut ini:

• Nilai yang dimasukkan tidak sesuai dengan kriteria yang ditentukan (misalnya, rentang data numerik, daftar nilai yang diizinkan, formula khusus)
• Ada masalah dengan aturan yang ditetapkan

Jika hal ini terjadi meskipun nilai yang dimasukkan tampaknya benar, berikut adalah langkah-langkah pemecahan masalah utama yang harus Anda lakukan:

• Pastikan kriteria validasi data akurat dan logis
• Periksa kembali kesalahan pengetikan, spasi ekstra, ketidaksesuaian huruf besar/kecil, atau perbedaan tipe data
• Ketik ulang secara manual untuk menghilangkan karakter tersembunyi jika nilai telah disalin-tempel
• Periksa referensi melingkar yang dapat menyebabkan konflik jika aturan validasi melibatkan rumus

Kesalahan #2: Masalah dengan pengurutan filter yang dapat merusak validasi data

Masalah lain terjadi ketika menerapkan filter atau menyortir data. Hal ini akan mengganggu fungsionalitas daftar drop-down dependen atau fitur validasi data lainnya. Hal ini dapat menyebabkan opsi yang salah atau kosong dalam daftar dependen atau aturan validasi yang tidak diterapkan dengan benar.

Berikut adalah faktor umum di balik kesalahan ini:

• Jika validasi data Anda bergantung pada rentang bernama dan rentang ini tidak diatur untuk menyesuaikan secara otomatis saat data difilter atau diurutkan, referensi akan rusak
• Menggunakan referensi relatif dalam formula validasi data menyebabkan masalah ketika posisi data berubah karena pemfilteran atau pengurutan
• Beberapa pengaturan validasi data tidak kompatibel dengan cara Google Spreadsheet menangani pemfilteran dan pengurutan, yang menyebabkan perilaku yang tidak diharapkan

Jika Anda ingin menyelesaikan masalah ini, Anda perlu

• Membuat rentang bernama menjadi dinamis: Jika Anda menggunakan rentang bernama, pastikan rentang tersebut dinamis dan diperbarui secara otomatis ketika data difilter atau diurutkan. Anda dapat mencapai hal ini dengan menggunakan formula dalam definisi rentang bernama untuk memperhitungkan pemfilteran atau pengurutan
• Gunakan referensi absolut: Dalam formula validasi data Anda, ganti referensi relatif dengan referensi absolut (mis., $ A $ 1) untuk memastikan mereka selalu menunjuk ke sel yang benar, bahkan setelah pemfilteran atau pengurutan
• Memperkenalkan kolom pembantu: Pertimbangkan untuk membuat kolom pembantu untuk menyimpan data asli yang tidak difilter. Rujuk kolom-kolom pembantu ini dalam formula validasi data Anda agar tidak terpengaruh oleh pemfilteran atau pengurutan

Tantangan dan Keterbatasan Google Spreadsheet

Meskipun Google Spreadsheet digunakan oleh banyak orang dan menawarkan fitur-fitur yang diperbarui secara real time, berikut ini beberapa tantangan dan keterbatasan yang menyertainya:

• Kinerja dengan kumpulan data yang besar: Ketika bekerja dengan ribuan baris dan perhitungan yang rumit, aplikasi produktivitas ini sering kali menjadi lamban
• Pemformatan terbatas: Ketika Anda menggunakan Google Spreadsheet, Anda akan menyadari bahwa membuat tata letak yang menarik secara visual atau tepat cukup menantang. Pemformatan dan visualisasinya cukup terbatas
• Tidak ada pemeriksa ejaan: Dibandingkan denganperangkat lunak spreadsheetlainnya, aplikasi ini tidak dilengkapi dengan pemeriksa ejaan. Hal ini membuatnya cukup merepotkan ketika menangani data dengan teks atau menggunakannya untuk dokumentasi
• Tabel pivot yang membingungkan: Google Spreadsheet tidak memiliki rekam jejak yang baik dalam menangani pembuatan dan manipulasi tabel pivot. Fitur ringkasannya kurang kuat dan terkadang membingungkan
• Fitur analitik: Menyiapkan Google Analytics dengan Sheets cukup rumit. Juga tidak memiliki fungsi statistik yang kompleks atau alat pemodelan data tingkat lanjut

Google Spreadsheet adalah alat yang sangat baik untuk organisasi data, perhitungan dasar, dan menggabungkan lembar data . Namun demikian, kemampuannya terbatas pada sel tersebut.

Ketika Anda perlu mengelola tugas dan proyek serta berkolaborasi secara lebih komprehensif, ClickUp -seorang veteran manajemen proyek-muncul sebagai alternatif yang kuat .

Alternatif Lembar Kerja Google

Klik Naik

ClickUp adalah solusi platform yang memberikan alat bantu untuk meningkatkan produktivitas dan memberdayakan wawasan. Solusi ini sempurna untuk memastikan akurasi dan kualitas data melalui validasi data.

Platform ini juga menghadirkan alat bantu spreadsheet khusus yang mengintegrasikan fungsionalitas dengan fitur-fitur kerja dan manajemen proyek yang kuat.

buat spreadsheet yang mendorong efisiensi, memberikan wawasan penting, dan memastikan akurasi data dengan Tampilan Tabel ClickUp_ Tampilan Tabel ClickUp dirancang untuk membuat spreadsheet yang cepat dan database visual yang kuat. Ini adalah solusi ideal untuk mengoptimalkan anggaran, memberdayakan dasbor, dan banyak lagi. Gunakan untuk:

• Membuat, menetapkan, dan melacakTugas ClickUp dengan tanggal jatuh tempo, prioritas, dan Bidang Khusus di dalam spreadsheet. ClickUp juga menawarkan beberapatemplat spreadsheet untuk mengurangi upaya pengaturan bidang data
• Menyusun dan mengelola spreadsheet Anda dan proyek terkait dengan tampilan sepertiTampilan Papan ClickUp. Ini membantu Anda memastikan tim Anda tidak terbebani dan spreadsheet Anda tidak terganggu
• Bagikan dokumen, komentari tugas, dan tetapkan izin untuk kerja tim yang lancar dengan sekali klik menggunakanDokumen ClickUp* Visualisasikan data dari Tampilan Tabel dengan bagan Gantt, Garis Waktu, dan Dasbor. Hal ini membantu melacak kemajuan proyek dan memberikan wawasan yang jelas
• Terhubung dengan lebih dari 1000+ alat seperti Slack, Google Drive, dan Power BI untuk merampingkan alur kerja dan wawasan Anda denganIntegrasi ClickUp* Otomatiskan validasi data dan aturan apa pun secara instan denganClickUp Brain. Alat ini juga kompatibel sebagai alatAlat AI untuk Google Sheets Pada intinya, fitur ClickUp, seperti Tampilan Tabel, langsung membiasakan Anda dengan spreadsheet sambil menambahkan kedalaman dan fungsionalitas.

Tingkatkan Validasi Data Anda dengan ClickUp

Validasi data adalah konsep yang mengubah akurasi data dalam setiap bisnis. Hanya dengan membuat aturan yang disesuaikan, ia berpotensi menolak data yang salah saat data tersebut mencoba masuk.

Penjelasan komprehensif kami mengenai cara menggunakan validasi data di Google Spreadsheet juga berlaku untuk banyak perangkat lunak spreadsheet lainnya.

Meskipun demikian, jika Anda menangani volume data yang lebih besar atau ingin menghubungkan proyek Anda dengan pemrosesan data, Tampilan Tabel ClickUp adalah pilihan yang jauh lebih baik. Daftar dengan ClickUp hari ini dan mulailah mengubah kualitas data Anda.