Bayangkan Anda memimpin peluncuran produk dan menangani banyak tugas dengan beberapa anggota tim. Tugas-tugas terlewatkan, tenggat waktu terlewati, dan komunikasi tim menjadi tidak lancar. Kekacauan ini bisa dicegah dengan (tunggu saja) alur kerja yang mapan dalam sebuah organisasi.
Membangun alur kerja sama seperti membuat peta jalan yang jelas untuk proyek Anda. Alur kerja memetakan langkah-langkah yang terlibat secara rinci, menetapkan tanggung jawab, dan membantu semua orang untuk tetap berada di jalur yang sama.
Alur kerja yang terdefinisi dengan baik sangat penting untuk menjaga proyek tetap berada di jalurnya.
Pada akhirnya, hal ini akan meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, meningkatkan komunikasi, dan kolaborasi yang lebih lancar. Alat bantu yang paling umum untuk membuat alur kerja adalah Microsoft Excel.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi proses langkah demi langkah untuk membuat alur kerja yang efektif di dalam Excel. Hal ini akan mencakup menentukan tujuan Anda, merencanakan langkah-langkah, menyiapkan spreadsheet, dan menguji alur kerja Anda.
Memahami Alur Kerja di Spreadsheet: Contoh Excel
Pikirkan alur kerja Excel sebagai cetak biru tentang bagaimana data bergerak melalui spreadsheet. Rangkaian langkah, formula, dan fungsi mengubah data mentah menjadi informasi yang bermakna.
Alur kerja sederhana mungkin melibatkan pengimporan data dari file CSV, membersihkannya, membuat tabel pivot untuk analisis, dan membuat bagan untuk memvisualisasikan hasilnya.
melalui Microsoft Excel Mari kita ambil contoh tim penjualan yang ingin melacak transaksi dari kontak awal hingga penutupan. Tim penjualan dapat menggambarkan seluruh alur kerja dalam spreadsheet Excel menggunakan alat bantu diagram alur, mengotomatiskan penghitungan, membuat laporan, dan mengirimkan notifikasi pada tahap kesepakatan tertentu. Dengan demikian, alur kerja ini menyederhanakan seluruh proses.
Kasus penggunaan Excel
Excel adalah platform yang kuat dengan fitur-fitur seperti berbagai alat analisis data, tabel pivot, dan kemampuan membuat bagan yang memberikan dasar untuk menciptakan proses yang dinamis dan interaktif.
Misalnya, tim pemasaran dapat menggunakan tabel pivot untuk membandingkan kampanye, mengidentifikasi saluran berkinerja terbaik, melacak metrik utama, dan membuat keputusan berdasarkan data.
Fitur analisis bawaan Excel juga dapat digunakan untuk menganalisis data, melihat tren, mengidentifikasi pola, dan membuat keputusan berdasarkan data.
Di luar berbagai jenis analisis data, Excel dapat menangani berbagai tugas, mulai dari pelacakan dan manajemen inventaris hingga manajemen proyek pembuatan anggaran, dan perkiraan penjualan.
Ada juga Alat-alat AI yang terintegrasi dengan Microsoft Excel dengan mudah dan menyediakan analisis prediktif serta kemampuan otomatisasi tingkat lanjut.
melalui Formula Bot Sebagai contoh, Bot Formula Excel adalah generator formula AI dengan alat bertenaga AI yang kuat yang dapat menghasilkan formula Excel, menganalisis data, dan melakukan percakapan alami dengan data spreadsheet Anda.
Visual Basic untuk Aplikasi [VBA] dan perannya dalam alur kerja Excel
Meskipun Excel sangat kuat, Excel dapat diperkuat dengan VBA [Visual Basic for Applications ]. VBA memungkinkan Anda membuat fungsi khusus, mengotomatiskan tugas yang berulang atau rumit, dan membangun antarmuka pengguna yang interaktif.
VBA juga berfungsi sebagai asisten pribadi untuk berbagai alur kerja Excel. Perangkat lunak ini dapat mengotomatiskan tugas-tugas seperti memformat sel atau tugas-tugas tingkat lanjut seperti membuat laporan yang kompleks.
Selain itu, memperbarui seratus sel secara manual dengan formula tertentu setiap kali kumpulan data baru tiba dapat memakan waktu. Dengan VBA, Anda dapat menulis skrip untuk melakukan ini secara otomatis. Selain itu, Anda dapat menulis skrip VBA yang secara otomatis menghasilkan laporan penjualan setiap bulan tanpa campur tangan manual.
Langkah-langkah untuk Membuat Alur Kerja di Excel
Sebelum membuat alur kerja Excel, sangat penting untuk memahami manfaatnya, baik Anda melacak penjualan atau menganalisis keuangan, panduan langkah demi langkah ini akan menunjukkan kepada Anda cara membuat alur kerja dan memanfaatkan kekuatan Excel untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Untuk contoh alur kerja ini, mari kita fokus pada analisis tren dan prakiraan.
Kita akan menggunakan fitur bawaan Excel untuk mengidentifikasi tren penjualan dari waktu ke waktu dan memproyeksikan penjualan di masa depan menggunakan peramalan linier. Pendekatan ini sangat berguna untuk perencanaan strategis dan pengambilan keputusan
Langkah 1: Muat dan tinjau data penjualan
- Buka Buku Kerja Excel: Mulailah dengan membuka buku kerja Excel yang berisi data penjualan Anda
- Tinjau data: Pastikan data Anda telah tersusun dengan baik dan kolom tanggal telah diformat dengan benar. Sebagai contoh, pastikan bahwa data dalam kolom 'Tanggal Pesanan' dalam format 'm/d/yyyy hh:m'. Untuk memeriksanya, klik kanan pada kolom mana pun di kolom 'Tanggal Pesanan', dan pada pop-up yang muncul, klik opsi 'Format Cells' untuk memeriksa formatnya
melalui Microsoft Excel
Langkah 2: Ubah data menjadi tabel
- Pilih data: Sorot seluruh rentang data penjualan Anda. Anda dapat menggunakan pintasan keyboard Ctrl+A atau Cmd+A untuk memilih seluruh data
- Sisipkan tabel:
- Buka tab Sisipkan pada pita Excel
- Klik pada Tabel. Pastikan bahwa 'tabel saya memiliki judul' dicentang
Langkah 3: Buat tabel pivot untuk menganalisis penjualan dari waktu ke waktu
- Pilih tabel: Klik di mana saja di dalam tabel Anda
- Sisipkan tabel pivot
- Buka tab Sisipkan
- Klik pada PivotTable
- Pilih NewWorksheet untuk menempatkan PivotTable di lembar kerja baru
- Klik OK untuk mengubah data Anda ke dalam format tabel
- Lembar kerja sekarang terlihat seperti ini:
- Klik OK
- Mengkonfigurasi tabel pivot:
- Seret OrderDate ke area Baris. Excel akan secara otomatis mengelompokkan ini berdasarkan tahun, kuartal, atau bulan, tergantung pada datanya
- Seret 'Penjualan' ke area Nilai, sehingga bidang Tabel Pivot terlihat seperti ini:
- Lembar kerja sekarang akan menampilkan nilai
- Pengaturan ini akan memungkinkan Anda untuk menganalisis tren penjualan dari waktu ke waktu
Langkah 4: Masukkan diagram garis untuk memvisualisasikan tren
- Klik di mana saja di dalam PivotTable
- Sisipkan bagan garis:
- Buka tab Sisipkan
- Pilih Bagan Garis di bawah grup Bagan
- Grafik akan menampilkan tren penjualan dari waktu ke waktu berdasarkan PivotTable Anda, seperti yang ditunjukkan di bawah ini
Langkah 5: Menambahkan dan memformat garis tren untuk prakiraan
- Klik pada garis yang mewakili tren penjualan
- Tambahkan garis tren:
- Klik kanan pada garis tersebut dan pilih Tambahkan Garis Tren
- Sekarang pilih opsi Format Trendline seperti yang ditunjukkan di bawah ini
- Pilih Linear untuk jenis garis tren
- Centang kotak untuk Tampilkan Persamaan pada grafik dan Tampilkan nilai R-kuadrat pada grafik untuk menampilkan rumus dan sesuai seperti yang ditunjukkan di bawah ini:
- Anda sekarang dapat melihat Trendline seperti yang digambarkan di bawah ini:
Langkah 6: Memperkirakan penjualan di masa depan
- Perpanjang garis tren:
- Pada panel Format Garis Tren, perpanjang garis tren ke depan dengan '1 periode', yang dalam hal ini adalah satu tahun
- Garis tren akan memproyeksikan penjualan di masa depan berdasarkan data historis, seperti yang ditunjukkan di bawah ini
- Sekarang, angka penjualan yang diperkirakan diberikan sebagai sebuah persamaan: y = -862746x + 5E + 06
- Kita harus menyelesaikan persamaan ini untuk mendapatkan nilai perkiraan penjualan untuk tahun ke-4
Inilah arti dari setiap bagian dari persamaan tersebut:
y | Ini adalah nilai yang ingin kita cari. Dalam hal ini, ini mewakili jumlah penjualan yang kita prediksi untuk tahun ke-4 | ||
---|---|---|---|
x | Ini adalah jumlah tahun. Karena Anda memiliki data 3 tahun, dan Anda ingin memperkirakan untuk tahun ke-4, x = 4. | ||
5E+06 | Ini adalah notasi ilmiah untuk menulis 5.000.000 | 5.000.000 |
- Dengan mengganti variabelnya, rumusnya sekarang menjadi: y=-862746(4)+5.000.000
- Ini memberikan kita y=1.549.016 [yang merupakan jumlah penjualan yang diperkirakan untuk tahun ke-4]
Langkah 7: Menampilkan nilai penjualan yang diperkirakan pada bagan
Karena spreadsheet Excel tidak mengizinkan tampilan langsung nilai yang dihitung (seperti jumlah penjualan) secara langsung pada garis tren dalam bentuk mata uang, Anda dapat secara manual menambahkan nilai yang dihitung sebagai label pada bagan.
Untuk menambahkan label, klik tab Sisipkan di Excel, lalu pilih Kotak Teks.
Sekarang klik pada grafik untuk menempatkan kotak teks di dekat akhir garis tren, dan ketik nilai yang dihitung [$ 1.549.016] ke dalam kotak teks, diformat sebagai mata uang, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Langkah 8: Tinjau dan simpan alur kerja
- Tinjau ulang perkiraan: Meninjau data penjualan yang diperkirakan untuk menginformasikan perencanaan strategis
- Simpan buku kerja: Simpan file Excel Anda dengan nama yang menunjukkan bahwa file tersebut berisi analisis tren penjualan dan alur kerja perkiraan
Alur kerja ini akan membantu Anda mengelola dan menganalisis data dengan lebih efisien dan memberikan dasar yang kuat untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.
Seiring dengan perkembangan data Anda, Anda dapat terus menyempurnakan dan mengadaptasi alur kerja Anda, memastikan bahwa alur kerja tersebut tetap menjadi alat yang ampuh dalam gudang bisnis Anda.
Baca juga: 10 Template Alur Kerja Proses Gratis Terbaik di Excel & ClickUp
Keterbatasan Excel untuk Membuat Alur Kerja
Meskipun Excel adalah alat serbaguna, namun memiliki keterbatasan saat mengelola alur kerja yang kompleks.
- **Menangani logika bersyarat yang rumit dapat menjadi tantangan, terutama ketika berhadapan dengan banyak variabel dan hasil
- Skalabilitas Excel menjadi masalah saat alur kerja Anda berkembang , yang mengarah ke kinerja yang lebih lambat dan potensi kesalahan
- Otomatisasi alur kerja dalam Excel terbatas pada tugas-tugas di dalam spreadsheet itu sendiri Integrasi dengan sistem eksternal atau memicu tindakan di luar Excel terbatas. Hal ini dapat menghambat efisiensi dan menciptakan kemacetan dalam proses Anda
- Integritas dan keamanan data menjadi perhatian saat menggunakan Excel untuk alur kerja. Kesalahan manusia, penghapusan yang tidak disengaja, atau akses yang tidak sah dapat membahayakan keakuratan data
- Excel juga tidak memiliki fitur kolaborasi real-time bawaan, sehingga menyulitkan beberapa pengguna untuk mengerjakan alur kerja secara bersamaan
Memindahkan alur kerja Excel ke dalam alat bantu manajemen proyek
Meskipun Excel dapat membantu kita dengan baik, namun keterbatasannya menjadi jelas ketika alur kerja menjadi lebih kompleks. Pembaruan manual, rumus yang rentan kesalahan, dan kurangnya visibilitas ke dalam kemajuan proyek secara keseluruhan dapat menghambat produktivitas. Saatnya mempertimbangkan solusi yang lebih kuat.
Masuk manajemen proyek perangkat lunak seperti ClickUp .
Dirancang untuk mengelola proyek dan alur kerja, aplikasi ini menawarkan fitur-fitur seperti ketergantungan tugas, kolaborasi waktu nyata, bidang khusus, otomatisasi, integrasi, dan pelaporan tingkat lanjut.
Dengan bertransisi dari Excel ke ClickUp, tim dapat meningkatkan efisiensi, komunikasi, dan hasil proyek secara keseluruhan.
baca juga:* ***Selain itu, Anda juga bisa menggunakan 10 Contoh Alur Kerja dan Kasus Penggunaan pada tahun 2024
Membuat dan Mengelola Alur Kerja di ClickUp
ClickUp memungkinkan Anda membuat alur kerja yang kompleks dengan beberapa langkah persetujuan, melacak kemajuan, dan berkolaborasi dengan anggota tim secara real time, menjadikannya alat bantu yang menarik Alternatif Excel untuk bisnis dari semua ukuran.
Tidak seperti struktur alur kerja Excel yang kaku, ClickUp menawarkan pendekatan yang lebih intuitif dan fleksibel.
Mari kita lanjutkan dengan contoh sebelumnya tentang pipeline penjualan untuk menggambarkan bagaimana alur kerja yang sama dapat ditingkatkan pada platform ClickUp.
Langkah 1: Membuat Ruang Kerja Membuat Ruang Kerja yang disebut 'Sales Pipeline' untuk menampung semua tugas dan alur kerja terkait.
Langkah 2: Tentukan tahapan alur kerja Anda
Gunakan Tampilan Daftar ClickUp untuk membuat tahapan untuk saluran penjualan Anda.
Buat daftar untuk setiap tahap pipeline penjualan Anda: Prospek, Prospek yang Memenuhi Syarat, Proposal, Menang Tertutup, Kalah Tertutup.
Buat daftar untuk pipeline penjualan Anda di Tampilan Daftar ClickUp
Gunakan Bidang Khusus ClickUp untuk menangkap informasi spesifik tentang setiap transaksi, seperti nama perusahaan, narahubung, nilai transaksi, dan probabilitas.
Langkah 3: Buat dan tetapkan tugas
Setiap peluang penjualan menjadi sebuah Tugas ClickUp . Menambahkan detail seperti informasi pelanggan, detail kontak, dan pendapatan yang diharapkan. Tidak seperti baris Excel, tugas di ClickUp dapat menyimpan lebih banyak informasi, termasuk tanggal jatuh tempo, penerima, dan Bidang Khusus [seperti tahap penjualan].
Menambahkan bidang khusus, menautkan tugas yang bergantung, dan menentukan tugas yang sesuai dengan cara kerja Anda di ClickUp Tasks
Tetapkan tugas untuk perwakilan penjualan dan tetapkan tanggal jatuh tempo untuk setiap tahap. Hal ini memberikan visibilitas dan akuntabilitas yang lebih baik daripada pelacakan manual di Excel.
Langkah 4: Memanfaatkan ketergantungan dan mengotomatiskan alur kerja
Gunakan Ketergantungan ClickUp untuk menghubungkan tugas bersama, memastikan bahwa satu tugas harus diselesaikan sebelum tugas lainnya dapat dimulai. Hal ini akan terasa lebih intuitif daripada membuat rumus yang rumit di Excel.
Tidak seperti kemampuan otomatisasi Excel yang terbatas, Otomatisasi ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat aturan untuk memindahkan tugas di antara tahapan berdasarkan kriteria tertentu.
Mengotomatiskan alur kerja Anda dengan mudah dengan ClickUp Automations
Tetapkan aturan untuk mengubah status prospek secara otomatis berdasarkan kriteria tertentu.
Misalnya, pindahkan prospek ke 'Prospek Berkualitas' ketika Bidang Khusus tertentu diisi, atau ketika kesepakatan ditutup, kirimkan pemberitahuan.
Langkah 5: Visualisasikan pipeline Anda
Gunakan Tampilan Papan ClickUp untuk memvisualisasikan alur kerja, memberikan gambaran umum yang jelas tentang penawaran di berbagai tahap. Representasi visual dari alur kerja Anda ini lebih dinamis dan informatif daripada bagan Excel yang statis.
Siapkan tampilan papan untuk daftar pipeline penjualan Anda, dengan kolom yang mewakili setiap tahap penjualan. Seret dan jatuhkan prospek saat mereka berkembang.
Langkah 5: Berkolaborasi dan berkomunikasi
Tambahkan komentar pada tugas, tetapkan ke anggota tim, dan atur notifikasi agar semua orang mendapatkan informasi.
Menjembatani kesenjangan dari ide hingga eksekusi dengan membuat tugas ClickUp langsung dari Papan Tulis ClickUp Anda
Penggunaan Papan Tulis ClickUp untuk melihat aktivitas semua orang dan bekerja sama sebagai tim. Bertukar pikiran, tambahkan catatan, dan satukan ide terbaik Anda di atas kanvas kreatif.
Juga, jika Anda membutuhkan solusi plug-and-play tanpa harus memulai dari awal, templat papan tulis adalah cara yang tepat.
Langkah 6: Menganalisis dan melaporkan
Fitur pelaporan dan analisis ClickUp memberikan wawasan tentang kinerja penjualan, membantu Anda mengidentifikasi tren dan area untuk perbaikan. Ini jauh melampaui kemampuan pelaporan Excel dasar. Dasbor ClickUp memberikan gambaran umum real-time dari saluran penjualan Anda [dalam hal ini], dan sasaran membantu Anda melacak kemajuan menuju target.
Dapatkan pandangan yang jelas tentang kemajuan proyek, lacak tenggat waktu, kelola tugas, dan lihat siapa yang mengerjakan apa secara real time di Dasbor ClickUp
Manfaat menggunakan ClickUp untuk manajemen alur kerja
Seperti yang Anda lihat pada contoh pipeline penjualan di atas, dengan mengikuti urutan sederhana, Anda dapat dengan cepat membuat alur kerja yang dinamis dan efisien di ClickUp, mendapatkan pembaruan waktu nyata, dan berkolaborasi secara efisien dengan tim Anda.
Mari kita lihat beberapa fitur dan alat lain yang membantu merampingkan proses pembuatan alur kerja di ClickUp.
Integrasi
Klik Integrasi dengan alat favorit Anda, seperti email, Slack, dan Google Drive, sehingga menghilangkan silo data dan merampingkan komunikasi.
Pembaruan waktu nyata menghilangkan masalah kontrol versi. ClickUp memperbarui secara otomatis, memastikan semua orang melihat perubahan terbaru secara instan. Anda tidak perlu bertanya-tanya apakah Anda sedang mengerjakan versi terbaru dari alur kerja Anda.
Skalabilitas
Alur kerja Excel terkadang dapat memperlambat komputer Anda. ClickUp, di sisi lain, dibuat untuk skalabilitas, menangani proses yang paling rumit dan kompleks sekalipun dengan mudah. Seiring dengan pertumbuhan tim dan proyek anda, ClickUp dapat berkembang dengan mudah, menjaga alur kerja anda tetap berjalan seperti jarum jam.
Keamanan data
Keamanan seharusnya tidak menjadi hal yang dipikirkan. Keamanan ClickUp menawarkan fitur keamanan yang tangguh untuk menjaga data penting Anda tetap aman, termasuk kontrol akses granular dan enkripsi tingkat perusahaan.
Asisten AI ClickUp Brain asisten AI ClickUp, seperti memiliki asisten alur kerja pribadi. Dapat menganalisis alur kerja Anda yang sudah ada, menunjukkan dengan tepat kemacetan, dan menyarankan perbaikan.
Misalnya, jika Anda telah menggunakan pipeline penjualan di ClickUp, Brain dapat mengidentifikasi tahap mana yang paling lama, menyarankan untuk mengotomatiskan tugas yang berulang, atau merekomendasikan penggabungan tahap-tahap tertentu untuk efisiensi. Ini seperti memiliki pelatih berbasis data untuk alur kerja Anda.
Bayangkan secara otomatis menugaskan tugas berdasarkan kemajuan atau memberi tahu pemangku kepentingan ketika persetujuan diperlukan-ClickUp Brain memudahkan untuk mengotomatiskan tugas dan proses yang berulang.
Template ClickUp
ClickUp memiliki pustaka yang luas dari templat alur kerja yang telah dibuat sebelumnya yang memberi Anda awal yang baik untuk memulai proyek apa pun.
Template Papan Tulis Rencana Kerja ClickUp
Dengan menggunakan fitur Templat Papan Tulis Rencana Kerja ClickUp anda dapat dengan jelas mendefinisikan tujuan, sasaran, dan tenggat waktu proyek, serta memecah tugas menjadi komponen-komponen yang dapat dikelola.
Templat ini membantu Anda mengatur dan memprioritaskan tugas dengan kemudahan seret dan lepas, menetapkan tanggung jawab dengan mudah di antara anggota tim, dan memvisualisasikan kemajuan dengan pembaruan status tugas secara real-time.
Berikut adalah cara Anda dapat memulai dengan templat ini:
- Pertama, tekan Tambah Template untuk mendaftar ClickUp dan menambahkan template ke Ruang Kerja Anda. Pastikan Anda menentukan Ruang atau lokasi mana di Ruang Kerja Anda yang Anda inginkan untuk menggunakan templat ini
- Selanjutnya, undang anggota yang relevan atau tamu ke Ruang Kerja Anda untuk mulai berkolaborasi
- Buat tugas untuk melacak setiap langkah alur kerja dan atur tugas ke dalam kategori berdasarkan prioritas dan garis waktu
- Selanjutnya, gunakan Tampilan Papan Tulis untuk memetakan tugas dan kemajuan secara visual dan berkolaborasi dengan para pemangku kepentingan untuk bertukar pikiran dan membuat konten
- Anda dapat **mengatur notifikasi untuk tetap mengetahui perkembangan, mengadakan rapat rutin untuk membahas perkembangan dan masalah apa pun, serta memantau dan menganalisis tugas untuk meningkatkan produktivitas
Klik Templat Alur Proses
Templat Alur Proses ClickUp dirancang untuk membantu Anda memvisualisasikan proses dengan cepat dan mudah. Templat ini dapat mengatur tim di sekitar proyek dengan daftar tugas, daftar periksa, dan komentar, dan melacak kemajuan untuk memastikan semuanya selesai sesuai rencana.
Dengan menggunakan templat alur proses, Anda akan mendapatkan kejelasan dan pemahaman yang lebih baik tentang proses, identifikasi kemacetan dan inefisiensi yang lebih mudah, serta meningkatkan komunikasi dan kolaborasi dalam tim.
Baik Anda membuat proses baru atau merampingkan proses yang sudah ada, templat alur kerja ini siap membantu Anda!
Baca juga: Membuat Diagram Alur Kerja: Panduan Langkah-demi-Langkah
Melampaui Spreadsheet untuk Mengoptimalkan Alur Kerja Anda dengan ClickUp
Anda dapat membuat keputusan yang tepat mengenai alat bantu alur kerja terbaik untuk tim Anda jika Anda memahami dasar-dasar pembuatan alur kerja.
Meskipun Excel dapat membantu, namun memiliki keterbatasan dalam proses yang kompleks, kolaborasi, dan skalabilitas. Dengan memahami prinsip-prinsip inti dari desain alur kerja dan mengeksplorasi alternatif seperti ClickUp, Anda dapat meningkatkan produktivitas tim Anda dan mencapai hasil yang lebih baik.
Dengan antarmuka yang intuitif, fitur yang kuat, alat yang canggih, dan kolaborasi tanpa batas, ClickUp dapat mengubah cara Anda mengelola alur kerja Anda.
Temukan bagaimana platform inovatif ini dapat membantu Anda menyederhanakan tugas dan proses, meningkatkan efisiensi, dan mencapai tujuan bisnis Anda. Coba ClickUp secara gratis hari ini!