Komunikasi lebih dari sekadar menyampaikan informasi. Baik itu hubungan interpersonal maupun kemitraan profesional, komunikasi yang efektif menopang segalanya.
Berbicara tentang yang terakhir, komunikasi bisnis memiliki berbagai bentuk dalam pengaturan yang berbeda. Anda memiliki komunikasi eksternal dengan pelanggan, komunikasi internal di antara tim, komunikasi tertulis untuk menuangkan ide ke atas kertas, dan komunikasi verbal untuk bertukar ide.
Menelusuri labirin berbagai jenis komunikasi bisnis ini bisa menjadi rumit. Satu kesalahan saja, maka semuanya bisa runtuh seperti rumah kartu.
Baiklah, tidak selalu. Namun gangguan komunikasi bisa berdampak luas!
Kami di sini untuk membantu Anda menjelajahi berbagai jenis komunikasi bisnis dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk mencapai keunggulan organisasi.
Menguraikan Komunikasi Bisnis: Apa, Mengapa, dan Bagaimana?
Komunikasi bisnis adalah pertukaran ide, informasi, atau instruksi di dalam atau di luar perusahaan. Komunikasi bisnis mendorong kolaborasi, membina hubungan, dan mencapai tujuan organisasi. Jika dilakukan dengan benar, komunikasi bisnis yang efektif dapat meningkatkan pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan produktivitas di tempat kerja.
Faktanya, komunikasi bisnis yang baik menjanjikan manfaat sebagai berikut:
- Informasi yang jelas dan tepat waktu memberdayakan karyawan dan pengambil keputusan untuk membuat pilihan yang tepat
- Komunikasi dua arah yang transparan memperkuat budaya kerja, mengobarkan semangat tim, dan membina hubungan yang positif
- Komunikasi yang terarah membawa tim pada pemahaman yang sama dan meningkatkan peluang keberhasilan perusahaan
- Pengiriman pesan dan komunikasi yang efisien menyederhanakan proses dan mengurangi kesalahan untuk mendorong produktivitas dan semangat kerja karyawan
- Berbagi pendapat dan ide* serta merasa didengar dan dihargai oleh orang lain meningkatkan keterlibatan karyawan
- **Dialog terbuka mendorong berbagi pengetahuan dan inovasi, terutama ketika menghadapi masalah atau tantangan yang kompleks
- **Komunikasi bisnis eksternal yang jelas, proaktif, dan sarat nilai mendorong kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas
Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana bisnis Anda dapat menikmati manfaat-manfaat di atas. Nah, untuk mencapai bisnis Anda tujuan komunikasi memastikan bahwa hal tersebut mematuhi prinsip-prinsip 7C berikut ini:
7C komunikasi bisnis
- **Kejelasan (Clarity): Jelaslah agar penerima memahami pesan yang disampaikan
- Keringkasan: Buatlah pesan yang singkat dan langsung pada intinya
- Kekonkretan: Pastikan pesan yang disampaikan spesifik dan didukung oleh fakta
- Kebenaran: Menghilangkan kesalahan dalam tata bahasa, ejaan, tanda baca, atau informasi faktual
- Koherensi: Susun pesan agar logis dan teratur
- Kelengkapan: Menangkap semua informasi yang diperlukan dalam pesan
- Kesopanan: Pertahankan nada yang sopan untuk penerima dan hubungi pada waktu yang tepat
Jenis-jenis Komunikasi Bisnis yang Berbeda
Mari kita jelajahi berbagai jenis komunikasi bisnis berdasarkan metode komunikasi. Kita akan menjelajahi beberapa saluran atau gaya indikatif untuk setiap jenis komunikasi bisnis:
Komunikasi verbal
Komunikasi verbal mengandalkan kata-kata yang diucapkan untuk menyampaikan pesan. Ini adalah bentuk komunikasi yang dinamis yang sering kali terjadi secara real time dan menarik umpan balik atau tanggapan langsung. Beberapa jenis komunikasi verbal yang umum meliputi:
Pertemuan tatap muka
Percakapan tatap muka adalah bentuk komunikasi internal dan eksternal yang paling langsung, dilakukan secara verbal dan melibatkan kehadiran fisik pengirim dan penerima.
Mereka sangat penting untuk membina hubungan, menyelesaikan konflik, dan mengomunikasikan informasi yang kompleks. Percakapan tatap muka juga bagus untuk komunikasi informal-pikirkan obrolan ringan atau obrolan di sekitar mesin fotokopi.
- Kapan digunakan: Mendiskusikan hal-hal yang sensitif, membangun semangat tim, dan memberikan umpan balik
- Contoh: Seorang manajer mengadakan pertemuan tatap muka empat mata dengan seorang karyawan untuk mendiskusikan peluang pengembangan karier
- Keterbatasan: Dapat memakan waktu dan tidak praktis untuk tim yang besar dan/atau tersebar secara geografis
Panggilan telepon
Panggilan telepon adalah bentuk komunikasi bisnis yang nyaman ketika komunikasi tatap muka tidak memungkinkan. Panggilan telepon memfasilitasi percakapan waktu nyata di mana Anda dapat dengan cepat bertukar ide atau informasi.
- Kapan harus digunakan: Mengadakan diskusi singkat, menindaklanjuti tindakan, dan terlibat untuk tetap berada di puncak pikiran
- Contoh: Seorang perwakilan penjualan menelepon seorang prospek untuk mengetahui status prospek tersebut
- Keterbatasan: Menjadi semakin menjengkelkan di era pemasaran spam, dan kurangnya isyarat nonverbal dapat mengakibatkan kesalahpahaman
Presentasi
Presentasi bertujuan untuk menyampaikan informasi kepada audiens dalam format yang terstruktur. Presentasi menggunakan kombinasi dari berbagai jenis media yang berbeda sambil menyampaikan ide yang kompleks, membujuk, menginformasikan, atau menginspirasi audiens.
- Kapan digunakan: Mengadakan sesi pelatihan, berbagi informasi terbaru tentang proyek, menyampaikan presentasi penjualan, dan meluncurkan produk/layanan baru
- Contoh: Seorang manajer pemasaran mempersiapkan tim penjualan tentang produk baru dan strategi terkait
- Keterbatasan: Persiapan dan penyampaiannya memakan waktu, dan ada kesempatan terbatas bagi audiens untuk berinteraksi secara bebas
Pertemuan berdiri
Rapat singkat, rapat harian di mana anggota tim berbagi informasi terbaru tentang pekerjaan mereka dan mendiskusikan hambatan apa pun. Seperti komunikasi tim terutama digunakan untuk koordinasi dan komunikasi horizontal.
- Kapan digunakan: Mempertahankan momentum proyek, mengidentifikasi ketergantungan, dan mengatasi masalah dengan segera
- Contoh: Rapat harian untuk tim pengembangan yang gesit dalam membangun sebuah platform
- Keterbatasan: Dapat terasa terburu-buru atau dangkal jika tidak dikelola secara efektif
Komunikasi tertulis
Komunikasi tertulis melibatkan penyampaian informasi atau gagasan melalui kata-kata tertulis. Ini adalah bentuk komunikasi bisnis yang formal dan tepat yang membutuhkan perencanaan yang matang, koherensi pemikiran, dan pengeditan. Meskipun dulunya membutuhkan keterampilan yang kuat dan hebat, alat bantu seperti Generative AI membuat komunikasi tertulis menjadi lebih mudah diakses dan mudah.
Email adalah bentuk komunikasi bisnis tertulis yang paling populer. Email sangat serbaguna dan dapat digunakan untuk semua jenis komunikasi bisnis - internal dan eksternal, ke bawah dan ke atas, horizontal dan lateral.
- Kapan digunakan: Memberikan informasi, membuat permintaan, mengonfirmasi detail, dan berbagi pembaruan
- Contoh: Seorang pemimpin tim mengirimkan email pembaruan proyek kepada manajemen senior
- Keterbatasan: Dapat merepotkan untuk dibuat. Membutuhkan pendekatan yang bijaksana untuk mengartikulasikan informasi tanpa ambiguitas
💡 Kiat Pro: Gunakan ClickUp Brain untuk membuat email yang efektif dan disesuaikan secara instan atau membuat templat untuk jenis komunikasi tertentu.
hasilkan email yang disesuaikan untuk jenis komunikasi tertentu dengan ClickUp Brain_
Laporan
Laporan adalah dokumen formal yang berisi temuan dan informasi lain yang relevan dalam format yang terstruktur. Laporan langsung sering digunakan untuk komunikasi ke atas dan ke samping.
Selain kata-kata tertulis, laporan juga dapat menggunakan komunikasi visual melalui instrumen seperti grafik, infografis, dan lain-lain, yang dapat memecah dinding teks. Konten media yang kaya seperti itu juga membuat informasi dapat diakses dan mudah dicerna sambil meningkatkan keterlibatan karyawan.
- Kapan menggunakan: Berbagi kemajuan proyek, temuan penelitian, kinerja keuangan, dan laporan kinerja karyawan
- Contoh: Departemen keuangan menyajikan laporan keuangan triwulanan
- Keterbatasan: Menyusun laporan memakan waktu dan mungkin terlihat berlebihan dan tidak perlu di era dasbor interaktif saat ini
Surat
Surat adalah dokumen tertulis formal. Surat biasanya digunakan untuk korespondensi resmi dengan pihak eksternal, sehingga menjadikannya sebagai bentuk komunikasi eksternal.
- Kapan harus digunakan: Berkomunikasi secara formal dengan klienpelanggan, atau pemangku kepentingan eksternal
- Contoh: Sebuah perusahaan mengirimkan surat keluhan kepada salah satu vendornya
- Keterbatasan: Tidak seefektif dan seketika seperti email dan dapat memakan waktu untuk menulisnya
Siaran pers
Siaran pers digunakan untuk membuat pengumuman massal atau menyoroti sebuah peristiwa atau pencapaian besar. Komunikasi eksternal semacam itu membantu menghasilkan kesadaran dan pembangunan merek. Namun, siaran pers menjangkau audiens yang lebih luas daripada komunikasi bisnis yang sangat ditargetkan.
- Kapan digunakan: Mengedukasi pemangku kepentingan eksternal, menyoroti pencapaian, dan berbagi informasi yang layak diberitakan
- Contoh: Sebuah perusahaan dapat menerbitkan siaran pers sambil mengumumkan kemitraan dengan perusahaan lain
- Keterbatasan: Menarik perhatian khalayak yang lebih luas, yang mungkin tidak relevan dengan tujuan komunikasi bisnis. Membutuhkan keterampilan komunikasi tertulis yang ahli
Komunikasi non-verbal
Komunikasi nonverbal sering kali merupakan komponen komunikasi bisnis yang terabaikan. Namun, komunikasi nonverbal memainkan peran pelengkap dalam komunikasi verbal yang efektif. Faktanya, para profesional di bidang pemasaran dan penjualan cenderung mengandalkan gaya komunikasi nonverbal untuk mengukur situasi dan mengarahkan strategi mereka.
Bahasa tubuh
Bahasa tubuh mencakup ekspresi somatik yang ditampilkan melalui postur tubuh, gerak tubuh, dan kontak mata. Bahasa tubuh membantu menyampaikan informasi yang berkaitan dengan emosi, sikap, dan maksud pengirim atau penerima.
- Kapan digunakan: Membangun hubungan dan mendorong keterlibatan selama interaksi tatap muka
- Contoh: Menyilangkan tangan dapat mencerminkan kemarahan, sikap defensif, atau ketidaksetujuan selama percakapan
- Keterbatasan: Mudah disalahartikan, terutama jika tidak sesuai dengan kata yang diucapkan
Ekspresi wajah
Ekspresi wajah adalah media lain untuk mengekspresikan atau mengukur emosi dan sikap. Ekspresi wajah memberikan perspektif yang lebih luas dan menunjukkan tingkat keterlibatan karyawan dalam percakapan.
- Kapan digunakan: Mengadakan rapat tatap muka atau rapat virtual
- Contoh: Tersenyum selama wawancara untuk membuat diri Anda tampak ramah dan mudah didekati
- Keterbatasan: Mengandung konotasi budaya dan dapat disamarkan atau dipalsukan
Nada suara dan suara
Dalam komunikasi bisnis, nada suara menentukan bagaimana sebuah pesan dapat dipahami. Baik itu ceramah atau kata-kata tertulis, nada suara dan suara menambah keefektifan komunikasi bisnis yang "efektif".
- Kapan harus digunakan: Terlibat dalam komunikasi verbal atau tertulis
- Contoh: Menggunakan nada suara yang percaya diri dan tegas saat memberikan presentasi
- Keterbatasan: Dapat bervariasi, tergantung pada situasi dan dapat menjadi sulit untuk dikendalikan (membutuhkan pengirim dan penerima yang memiliki pemahaman yang sama)
Komunikasi digital
Komunikasi digital adalah bentuk komunikasi bisnis yang paling banyak digunakan saat ini. Komunikasi ini melibatkan penggunaan perangkat elektronik untuk bertukar informasi. Karena kita telah membahas beberapa jenis atau varian komunikasi digital (email, surat, dll.), kita akan melewatinya.
Obrolan online
Obrolan online adalah hal yang penting dalam komunikasi hibrida di tempat kerja . Ini memfasilitasi komunikasi berbasis teks secara real-time, sehingga digunakan untuk komunikasi formal dan informal.
- Kapan digunakan: Pemecahan masalah yang cepat, curah pendapat, dan berkolaborasi dengan tim
- Contoh: Anggota tim yang berinteraksi satu sama lain melalui platform pesan instan
- Keterbatasan: Memiliki konotasi informal dan mungkin tidak cocok untuk informasi sensitif atau rahasia
Konferensi video
Konferensi video adalah padanan virtual dari komunikasi tatap muka. Kombinasi komunikasi audio-visual menghilangkan kebutuhan akan kehadiran fisik saat bertukar ide dan pendapat.
Dalam beberapa kasus, konferensi video ini dapat direkam dan disebarkan di antara mereka yang tidak dapat berpartisipasi. Seperti komunikasi video asinkron menginformasikan bahkan kepada mereka yang tidak dapat berpartisipasi dalam konferensi video langsung karena alasan apa pun.
- Kapan digunakan: Mengadakan rapat jarak jauh, pengarahan tim, pertemuan empat mata, standup, presentasi, dan lainnya
- Contoh: Seorang manajer proyek memberikan pengarahan kepada anggota tim tentang sebuah proyek sebelum dimulai
- Keterbatasan: Membutuhkan koneksi internet yang stabil dan dapat terancam karena masalah teknis. Mereka juga membutuhkan peralatan yang sesuai
Balai kota
Pertemuan balai kota adalah pertemuan berskala besar di mana para pemimpin atau manajemen berbagi informasi dengan karyawan. Ini adalah bentuk komunikasi bisnis internal.
Meskipun balai kota pada dasarnya merupakan komunikasi ke bawah, namun juga dapat mencakup elemen komunikasi horizontal dan ke atas. Misalnya, pertemuan balai kota sering kali diikuti dengan sesi tanya jawab di mana para peserta dapat mencari klarifikasi tentang masalah yang dibahas.
- Kapan digunakan: Untuk mengumumkan perubahan besar perusahaan, mengatasi masalah, mengumpulkan umpan balik, dan meningkatkan moral karyawan
- Contoh: Pertemuan balai kota di seluruh perusahaan untuk mengumumkan perubahan dalam kebijakan organisasi
- Keterbatasan: Kurang interaktif dibandingkan pertemuan kelompok yang lebih kecil. Mungkin juga sulit untuk menjawab semua pertanyaan dan kekhawatiran
Komentar dan catatan
Sebagian besar alat komunikasi di tempat kerja berisi fitur untuk menambahkan komentar dan catatan. Bentuk komunikasi bisnis tertulis ini digunakan untuk berbagi informasi secara cepat dan ringkas dengan konteks yang tepat. Selain pencatatan digital, karyawan juga dapat mendokumentasikan hal yang sama dengan tangan.
- Kapan digunakan: Berbagi umpan balik atau saran cepat, mendokumentasikan item tindakan atau keputusan, berbagi instruksi singkat, dan berkolaborasi dalam proyek
- Contoh: Tim pemasaran menambahkan komentar pada sebuah tugas untuk menandai departemen penjualan pada tindakan yang tertunda
- Keterbatasan: Sulit untuk dilacak atau dirujuk di masa mendatang, mungkin kurang formal, dan catatan fisik dapat salah tempat
Tips & Trik untuk Komunikasi Bisnis yang Efektif
Berikut adalah beberapa bisnis yang efektif strategi komunikasi patut dicoba:
- **Memanfaatkan teknologi dalam bentukalat komunikasi di tempat kerja untuk memfasilitasi komunikasi bisnis dalam metode komunikasi sinkron dan asinkron
- **Sesuaikan pesan dengan tingkat pemahaman, peran, dan gaya komunikasi yang disukai penerima, terutama dalam hal komunikasi eksternal
- Pilih saluran komunikasi yang sesuai tergantung pada urgensi, sensitivitas, dan kebutuhan interaksi pesan
- Mengutamakan nilai utama untuk setiap pesan dan menghilangkan detail yang tidak perlu
- **Berlatihlah untuk mendengarkan secara aktif dengan memberikan perhatian penuh kepada pembicara, mengulang kembali ide yang disampaikan, mengajukan pertanyaan klarifikasi, dan berbagi umpan balik
- Tetapkan satu sumber kebenaran denganmemusatkan komunikasi. Hal ini untuk menghindari kebingungan dan kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis
- **Mengumpulkan dan memberikan umpan balik tentang pengaturan komunikasi yang ada untuk membangun hubungan yang lebih kuat
- **Mengadakan sesi pelatihan rutin tentang berbagai keterampilan komunikasi, seperti mendengarkan secara aktif, bahasa tertulis, bahasa tubuh, dll.
- Mengumpulkan masukan mengenai hal-hal yang ada saat iniTantangan komunikasi di tempat kerja melalui umpan balik dan survei dan mengatasinya secara proaktif
Berkomunikasi dengan Jelas Dengan ClickUp
Jika Anda lelah menyulap beberapa alat komunikasi, melacak jejak email, dan mencari informasi di berbagai platform, maka inilah saatnya untuk mengkonsolidasikan semuanya dalam satu perangkat lunak komunikasi bisnis .
Anda membutuhkan solusi terpadu yang menyederhanakan komunikasi bisnis. Dengan kata lain, Anda membutuhkan ClickUp.
ClickUp adalah toko serba ada untuk semua kebutuhan komunikasi bisnis Anda. Gunakan untuk mengkonsolidasikan obrolan, proyek, tugas, dokumen, dan catatan dalam satu platform terpusat. Nikmati kolaborasi tim yang lancar, hilangkan silo informasi, dan buka potensi komunikasi yang efektif.
Untuk memberikan hasil tersebut, ClickUp menawarkan fitur-fitur berikut:
memanfaatkan kekuatan pesan instan dengan ClickUp Chat View_
- Tampilan Obrolan ClickUp memfasilitasi percakapan real-time di seluruh saluran yang terorganisir, menjaga diskusi tetap fokus dan sesuai topik. Tetapkan tugas, sebutkan anggota tim, dan lacak kemajuan secara langsung di dalam obrolan, ubah percakapan menjadi hal yang dapat ditindaklanjuti
berkolaborasi pada dokumen dengan tim Anda secara langsung menggunakan ClickUp Docs_
- Dokumen ClickUp memungkinkan tim untuk membuat, mengedit, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen tanpa menekankan pada kontrol versi. Buat berbagai jenis dokumen, termasuk artikel, panduan, dan wiki, serta gunakan pemformatan teks kaya, gambar, tabel, dan elemen lain untuk menyempurnakan konten Anda
tangkap rekaman layar dan tangkapan layar menggunakan Klip ClickUp dan bagikan dengan tim Anda_
- Klip ClickUp membantu membagikan pembaruan video dan rekaman layar, menawarkan instruksi yang jelas dan alat bantu visual dari dalam ClickUp. Memupuk kerja sama tim yang lebih baik dengan berbagi wawasan, pembaruan, dan umpan balik yang mendetail melalui rekaman layar
bagikan komentar untuk diskusi terfokus di dalam Tugas dan Dokumen ClickUp_
- ClickUp Menetapkan Komentar memungkinkan pengaturan komentar berulir pada tugas, dokumen, dan obrolan, menyediakan penugasan tugas, menangkap umpan balik, dan menjaga semua orang tetap dalam lingkaran
gambar, ketik, atau gunakan catatan tempel untuk mengomunikasikan ide Anda di Papan Tulis ClickUp
- Papan Tulis ClickUp sangat cocok untuk menangkap ide, memetakan proses, dan memfasilitasi diskusi kelompok. Kolaborasi waktu nyata memungkinkan banyak pengguna untuk berkontribusi secara bersamaan, memicu kreativitas dan inovasi
💡 Kiat Pro: Luncurkan tugas dengan mudah dari ide papan tulis Anda menggunakan ClickUp Tasks.
ClickUp semakin melengkapi alat komunikasi dengan menawarkan beragam templat. Beberapa contoh templat ClickUp untuk membantu Anda memulai:
Rencana Komunikasi ClickUp
Templat Rencana Komunikasi ClickUp membantu Anda membuat pedoman komunikasi yang jelas dan terstandarisasi untuk transfer pengetahuan dan pertukaran informasi.
Gunakan templat ini untuk:
- Menyusun pesan yang menarik dan memilih saluran yang optimal untuk menjangkaunya
- Menyusun upaya komunikasi Anda secara efektif
- Mengukur dampak keseluruhan dari strategi komunikasi Anda
Template Komunikasi Internal ClickUp
Gunakan Templat Komunikasi Internal ClickUp untuk menyusun rencana komunikasi internal strategis yang akan meningkatkan keterlibatan karyawan, meningkatkan semangat kerja, dan memfasilitasi aliran informasi yang lebih lancar.
Gunakan templat ini untuk:
- Memusatkan komunikasi: Mengatur percakapan, pengumuman, dan dokumen dalam satu lokasi
- Memfasilitasi komunikasi tim: Memperlancar komunikasi dengan seluruh tim Anda
- Meningkatkan transparansi: Memberikan visibilitas ke dalam proses dan inisiatif di seluruh tim
Singkirkan Kesibukan dari Komunikasi Bisnis
Untuk unggul dalam komunikasi bisnis, Anda harus fokus pada penyusunan pesan yang jelas, menyampaikannya secara efektif, dan memahami keterbatasan alat komunikasi Anda saat ini. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan memperkuat hubungan dengan para pemangku kepentingan.
ClickUp menawarkan solusi yang efisien untuk meningkatkan komunikasi internal dan eksternal. Dengan berbagai fitur platform seperti email, obrolan, klip, papan tulis, dan komentar, kolaborasi hanya dengan sekali klik! Daftar sekarang untuk merasakan perbedaannya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
**Apa saja empat jenis komunikasi dalam bisnis?
Empat jenis komunikasi utama dalam bisnis adalah komunikasi verbal, tertulis, non-verbal, dan digital.
Selain itu, jenis komunikasi bisnis juga dapat dikategorikan sebagai:
- Komunikasi ke atas, yang mengalir ke atas hirarki organisasi, yaitu dari karyawan ke manajemen
- Komunikasi ke bawah, yang mengalir ke bawah hirarki organisasi, yaitu dari manajemen ke karyawan
- Komunikasi lateral, yang terjadi di antara rekan kerja atau kolega
- Komunikasi eksternal, yang melibatkan interaksi dengan pihak-pihak di luar organisasi