Pernahkah Anda terjebak dalam situasi di tempat kerja yang kaku di mana percakapan terasa sulit? Itulah yang kami sebut sebagai percakapan yang sulit - sebuah obrolan yang rumit, canggung, dan terkadang benar-benar tidak nyaman. Bisa jadi tentang tinjauan kinerja, resolusi konflik, PHK, diskriminasi di tempat kerja, atau dilema etika.
Naluri pertama kita adalah menghindari percakapan yang sulit ini di tempat kerja. Namun, menghindari percakapan ini tidak akan membuat masalah tersebut hilang dan justru memperburuk situasi.
Percakapan yang sulit ini akan membantu memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana, meningkatkan pemahaman dan kerja sama tim, memecahkan masalah, dan berbagi umpan balik.
Sebagian besar karyawan menghindari percakapan yang sulit karena mereka tidak tahu bagaimana menavigasinya. Itulah sebabnya kami telah menyusun panduan komprehensif tentang cara melakukan percakapan sulit di tempat kerja.
Bagaimana Mengidentifikasi Waktu yang Tepat untuk Melakukan Percakapan yang Sulit di Tempat Kerja?
Mengidentifikasi waktu yang tepat untuk melakukan percakapan yang sulit sangat penting untuk komunikasi dan penyelesaian yang efektif. Berikut ini beberapa tips untuk membantu Anda mengenali kapan harus memulai diskusi-diskusi ini:
- Perhatikan pola: Perhatikan masalah atau perilaku berulang yang berdampak pada produktivitas, moral, atau kerja sama tim
- Menilai dampak: Mengevaluasi tingkat keparahan situasi dan potensi konsekuensinya bagi individu atau organisasi secara keseluruhan
- Mempertimbangkan emosi: Perhatikan isyarat-isyarat seperti frustrasi, ketegangan, atau penghindaran. Hal-hal tersebut dapat mengindikasikan masalah mendasar yang perlu ditangani
- Tentukan kesiapan: Tentukan apakah semua pihak yang terlibat berada dalam pola pikir yang sesuai untuk terlibat dalam percakapan yang konstruktif
- Pilih waktu yang tepat: Pilih waktu ketika semua orang yang terlibat dapat fokus tanpa gangguan dan ketika emosi relatif stabil
- Prioritaskan privasi: Pilih tempat yang privat untuk memastikan kerahasiaan dan mendorong komunikasi yang terbuka tanpa rasa takut akan penghakiman atau rasa malu
- Memantau beban kerja: Hindari mendiskusikan topik-topik sensitif selama periode beban kerja puncak atau saat-saat stres tinggi
- Tinjau kebijakan: Membiasakan diri Anda dengan kebijakan perusahaan mengenai resolusi konflik dan protokol komunikasi untuk memastikan kepatuhan
- Meminta panduan: Jika Anda tidak dapat menentukan waktu atau cara menangani percakapan yang sulit, berkonsultasilah dengan bagian SDM atau penyelia Anda untuk mendapatkan dukungan
Ingatlah semua poin ini, dan jangan menunggu terlalu lama untuk melakukan percakapan. Menghindari atau menunggu lama untuk percakapan yang sulit dapat memperburuk masalah. Oleh karena itu, persiapkan diri Anda dan terjunlah ke dalam percakapan.
Tantangan Percakapan di Tempat Kerja yang Umum Terjadi
Komunikasi dan kolaborasi di tempat kerja memiliki banyak tantangan. Mari kita bahas beberapa di antaranya:
Mendengarkan secara pasif
Mendengarkan secara pasif adalah salah satu tantangan yang paling umum dalam percakapan di tempat kerja. Ini berarti mendengar apa yang dikatakan seseorang tanpa memahaminya.
Percakapan tidak akan lengkap tanpa semua pihak yang terlibat mencoba memahami dan berempati satu sama lain, yang dapat menyebabkan kesalahpahaman dan gesekan.
Oleh karena itu, ingatlah tujuan komunikasi dan berlatih mendengarkan secara aktif dengan memberikan perhatian penuh kepada pembicara sebelum memulai percakapan yang sulit.
Perbedaan budaya
Tenaga kerja saat ini lebih beragam, dengan karyawan, manajemen, dan klien yang tersebar di seluruh dunia. Keragaman budaya ini dapat menimbulkan hambatan komunikasi, kesalahpahaman, dan konflik yang timbul akibat norma, nilai, dan gaya komunikasi yang berbeda.
Anda dapat mengelola perbedaan-perbedaan ini dengan mempromosikan dialog terbuka dan menumbuhkan kepekaan budaya. Mengelompokkan orang-orang dari latar belakang yang berbeda dapat membantu mereka berkolaborasi dan mengenal satu sama lain.
Dinamika kekuasaan
Ketidakseimbangan kekuasaan antara atasan, manajer, dan karyawan dapat menghambat komunikasi dan transparansi yang terbuka. Hal ini juga dapat menimbulkan rasa takut untuk berbicara atau mengekspresikan perbedaan pendapat.
Untuk mengelola dinamika kekuasaan, sangat penting untuk membantu karyawan merasa diberdayakan untuk menyuarakan pendapat dan keprihatinan mereka. Doronglah kebijakan pintu terbuka, sesi umpan balik rutin, dan transparansi kepemimpinan.
Melewatkan waktu yang tepat
Banyak perusahaan sering melewatkan waktu yang tepat untuk melakukan percakapan yang sulit, yang mengakibatkan kesalahpahaman yang lebih besar. Mengatasi masalah dan berbagi informasi pada waktu yang tepat dengan cara yang tepat adalah salah satu cara yang paling strategi komunikasi yang efektif .
Hal ini memastikan karyawan Anda selalu mendapatkan informasi terbaru tentang kejadian-kejadian yang terjadi di perusahaan dan mendapatkan kesempatan untuk menyelesaikan konflik dengan cepat.
Kurangnya minat
Tidak mungkin untuk meneruskannya jika seseorang tidak tertarik untuk berdiskusi, menangani, atau menyelesaikan konflik. Orang lain juga cenderung mengabaikan pesan Anda.
Beberapa alasan di baliknya dapat berupa keterputusan dari topik, merasa tidak relevan, atau motivasi yang rendah. Anda dapat memperjelas tujuan percakapan dan menggunakan alat komunikasi di tempat kerja untuk melawan ketidaktertarikan ini.
10 Tips Bagaimana Melakukan Percakapan yang Sulit di Tempat Kerja
Berikut adalah 10 tips untuk membantu Anda berhasil melakukan percakapan yang sulit di tempat kerja.
1. Jangan menunda-nunda
Kami sudah pernah mengatakan hal ini sebelumnya, dan saya akan mengulanginya lagi: jangan menghindari percakapan yang sulit. Semakin Anda menghindarinya, semakin tinggi peluang Anda untuk membangun kebencian dan kecemasan. Oleh karena itu, hadapi situasi secara langsung, apakah itu konflik atau kinerja yang buruk.
Cari waktu yang tepat untuk melakukan percakapan. Periksa jadwal, beban kerja, dan kesiapan orang-orang yang terlibat. Pilihlah waktu yang menurut Anda para peserta dapat mengelola emosi mereka.
Cobalah untuk menjadwalkan sesi sesegera mungkin. Hal ini akan mencegah masalah menjadi lebih signifikan dan memperbaiki situasi dengan cepat.
2. Mempersiapkan diri terlebih dahulu
Kata-kata yang Anda gunakan selama percakapan yang sulit sangat berarti. Oleh karena itu, jangan melakukannya secara mendadak. Luangkan waktu untuk mempersiapkan diri sebelum terjun ke dalam percakapan.
Mulailah dengan merumuskan apa yang ingin Anda capai dan tujuan dari percakapan tersebut. Tuliskan tujuan-tujuan tersebut, siapkan dokumen atau bukti pendukung, dan dokumentasikan konflik secara tertulis. Catat poin-poin pembicaraan pada buku catatan yang mudah diakses untuk dijadikan acuan selama percakapan berlangsung.
catat poin pembicaraan, buat daftar periksa, dan akses catatan dari perangkat apa pun menggunakan ClickUp Notepad_
Pertimbangkan juga semua kemungkinan hasil dari percakapan. Anda dapat mengidentifikasi emosi yang terkait dengannya dan cara terbaik untuk mendekatinya. Hal ini akan membantu Anda mempersiapkan diri untuk hasil terbaik dan terburuk dan menanganinya dengan tenang ketika hal itu terjadi.
3. Bersikaplah spesifik dan fokus pada fakta
Ketika mempersiapkan diri untuk percakapan yang sulit, yang terbaik adalah bersikap spesifik dan fokus pada fakta. Cobalah untuk memisahkan emosi Anda dari situasi untuk menghilangkan asumsi dan proyeksi.
Hal ini akan membantu Anda menuliskan fakta-fakta dari situasi tersebut. Bertanggung jawablah pada bagian Anda, kenali dampak konflik, kembangkan strategi Anda, dan kumpulkan bukti-bukti.
Buatlah tujuan percakapan yang spesifik dan jelas. Bersikaplah langsung namun sopan. Namun, ingatlah bahwa meskipun Anda mungkin membiarkan emosi Anda keluar dari percakapan, orang lain mungkin tidak melakukannya. Itulah sebabnya Anda harus mempersiapkan diri terlebih dahulu untuk mengelola respons emosional.
4. Kembangkan rasa percaya
Kepercayaan dan rasa saling menghormati meningkatkan komunikasi kolaboratif dan kerja sama tim. Percakapan yang menantang tidak dapat dihindari. Oleh karena itu, fondasi untuk mengadakannya harus dibangun sejak awal.
Adakan pertukaran umpan balik secara teratur dan sesi empat mata dengan karyawan untuk mendorong komunikasi yang terbuka dan jujur. Hal ini akan membuat mereka lebih mudah mendekati Anda untuk menyelesaikan konflik dan lebih terbuka dalam menerima umpan balik.
Aspek penting lainnya yang perlu dipertimbangkan saat melakukan percakapan yang sulit (atau percakapan apa pun, dalam hal ini) dan membangun kepercayaan adalah lingkungan fisik. Jangan memilih tempat umum untuk berdiskusi. Anda bisa menggunakan kantor Anda, lokasi yang netral, atau pertemuan virtual.
5. Bertujuan untuk memahami dan berempati
Saat melakukan percakapan yang sulit, berusahalah untuk jujur dan baik hati. Jika Anda sedang berusaha menyelesaikan konflik, ingatlah bahwa konflik biasanya terjadi karena tidak adanya tatap muka dan kesalahpahaman.
Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami dan memberikan ruang kepada anggota tim untuk berbagi perspektif mereka. Yakinkan mereka bahwa Anda bertujuan untuk menyelesaikan situasi tersebut.
Jika Anda akan memberikan umpan balik negatif kepada karyawan Anda, cobalah untuk berempati dan berbelas kasih. Bayangkan bagaimana rasanya menjadi karyawan tersebut dan kelola percakapan yang sesuai.
Jika mereka menjadi emosional, cobalah untuk meyakinkan mereka. Ambil jeda yang tepat untuk memberi mereka waktu mengumpulkan pikiran mereka. Idenya adalah untuk memperhatikan orang lain.
6. Gunakan pernyataan 'saya'
Menggunakan kalimat 'saya' membantu Anda berbagi keprihatinan dan pengalaman tanpa terdengar defensif atau menyalahkan orang lain. Ambil ini, sebagai contoh:
"Anda tidak memenuhi tenggat waktu"
Saya khawatir dengan tenggat waktu yang terlewat dan bagaimana hal itu berdampak pada kemajuan tim kita.
Pernyataan pertama berfokus pada kesalahan, sedangkan pernyataan kedua mengungkapkan perasaan pribadi dan membahas dampaknya. Yang pertama adalah umpan balik kritis, sedangkan yang kedua adalah umpan balik konstruktif.
Oleh karena itu, komunikasikan pandangan Anda secara positif dengan menggunakan bahasa orang pertama. Hal ini akan membantu Anda menyampaikan maksud Anda dengan jelas tanpa menuduh orang lain.
7. Mendengarkan secara aktif
Bagian penting dalam memahami perspektif orang lain adalah mendengarkan secara aktif ketika mereka berbicara. Hal ini melibatkan konsentrasi penuh pada apa yang dikatakan, memahami pesannya, dan merespons dengan bijaksana.
Berusahalah untuk memahami apa yang mereka katakan, bukan hanya berfokus untuk segera merespons. Ajukan pertanyaan jika ada yang membingungkan. Anda juga dapat memparafrasekan apa yang mereka katakan dengan kata-kata Anda sendiri untuk pemahaman yang lebih baik.
Mendengarkan membantu Anda membangun kepercayaan, menyelesaikan konflik, memahami dinamika tim dan mengembangkan hubungan yang lebih baik. Anda dapat berlatih mendengarkan secara aktif dengan memberikan perhatian penuh, mendengarkan tanpa menyela, merefleksikan, memvalidasi emosi, dan mengajukan pertanyaan klarifikasi.
8. Curah pendapat solusi
Ciri khas dari percakapan yang sukses adalah kemampuannya untuk memutuskan jalan ke depan. Cobalah untuk menyelesaikan semua percakapan yang sulit di tempat kerja dengan mencapai solusi yang produktif.
Apakah konflik di antara anggota tim disebabkan oleh perbedaan gaya kerja atau kinerja karyawan yang buruk, Anda harus mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki situasi. Luangkan waktu untuk bertukar pikiran tentang solusi dan menemukan titik temu.
curah gagasan dan berkolaborasi dengan mudah menggunakan Papan Tulis ClickUp
Jika anggota tim Anda mengalami masa sulit, tawarkan bantuan dan dukungan sebisa mungkin. Anda juga bisa mengajak anggota tim lain (selama semua pihak setuju) untuk mendiskusikan solusi.
Buatlah rencana tertulis dan buatlah jadwal untuk melacak perkembangannya. Sangat penting untuk menetapkan tujuan yang terukur dengan arah yang spesifik.
9. Menindaklanjuti
Bayangkan mengakhiri percakapan dengan cara yang terbaik. Anda menunjukkan masalah dan mencari solusi, dan semuanya baik-baik saja. Sampai suatu hari, tidak demikian. Banyak orang cenderung mengulang kembali percakapan untuk memprosesnya dengan lebih baik. Hal ini dapat menyebabkan reaksi yang tertunda dan perasaan frustrasi atau malu.
Oleh karena itu, ingatlah untuk membuat rencana tindak lanjut untuk mengeceknya secara teratur. Anda bisa menjadwalkan pertemuan informal, seperti pertemuan kopi virtual, untuk mengejar ketertinggalan dan mengukur reaksi mereka. Anda juga bisa menghadiri pertemuan formal untuk mengecek kemajuan mereka.
10. Ketahui kapan harus melibatkan departemen SDM
Mengelola percakapan yang menantang di lingkungan kerja adalah keterampilan yang harus dimiliki, baik sebagai pemimpin maupun karyawan. Namun, mengetahui kapan harus melibatkan departemen SDM atau manajer Anda juga penting.
Sebaiknya libatkan tim HR jika percakapan Anda melibatkan pelanggaran kebijakan atau hal-hal yang kritis. Anda juga bisa melibatkan tim HR jika konflik meningkat, ada dugaan kesalahan atau pelanggaran hukum, atau selama diskusi sensitif.
Sampaikan situasi yang sebenarnya kepada tim SDM sebelumnya dan jelaskan peran Anda dalam percakapan tersebut. Perwakilan SDM akan bertindak sebagai mediator yang tidak memihak selama percakapan, menjaga kerahasiaan dan melindungi kepentingan semua pihak.
Siapkan Tim Anda untuk Sukses
Percakapan dan masalah yang sulit tidak dapat dihindari di tempat kerja. Meskipun Anda tidak bisa menghentikannya, Anda pasti bisa menguranginya. Berikut adalah beberapa tips untuk menghindari masalah di tempat kerja:
Bina komunikasi yang terbuka
Mendorong komunikasi yang transparan dan jujur antara anggota tim, supervisor, dan pimpinan dapat membantu menghindari konflik. Motivasi tim Anda untuk berbicara dan mengatasi masalah secara jujur.
hadirkan komunikasi tim di bawah satu atap dengan menggunakan ClickUp Chat_
Buat saluran untuk umpan balik, saran, dan kekhawatiran untuk dibagikan secara terbuka dan konstruktif. Gunakan alat yang ramping untuk melakukan percakapan sehingga semua orang tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kejadian terkini.
Sediakan kesempatan untuk umpan balik dan diskusi rutin. Anda bisa mengadakan rapat tim untuk mendiskusikan pandangan atau saling bertukar pikiran. Anda juga dapat menyiapkan formulir umpan balik otomatis sehingga semua orang dapat berbagi umpan balik dengan cepat.
Tetapkan ekspektasi yang jelas*
Cara lain yang berguna untuk menghindari masalah adalah dengan menetapkan ekspektasi dan batasan yang jelas. Komunikasikan peran, tanggung jawab, dan ekspektasi kinerja kepada semua karyawan. Selain itu, pedoman perilaku dan komunikasi juga harus ditetapkan.
Pastikan semua orang memahami tugas dan tujuan mereka untuk meminimalkan kebingungan dan kesalahpahaman. Selanjutnya, bersikaplah transparan dan langsung saat menetapkan ekspektasi. Hal ini akan mencegah ambiguitas atau konflik.
Gunakan templat
Gunakan templat rencana komunikasi untuk menguraikan strategi dan tujuan untuk semua komunikasi organisasi. Templat ini menentukan jenis pesan, cara, dan frekuensi komunikasi, serta target audiens.
Membuat rencana komunikasi yang komprehensif dengan mudah dan cepat
ClickUp Templat Rencana Komunikasi memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menyederhanakan proses komunikasi Anda. Templat ini memberikan tim Anda rencana yang jelas untuk komunikasi internal dan eksternal yang konsisten.
Anda dapat mengatur tujuan, jadwal, dan pemangku kepentingan untuk komunikasi, membuat daftar saluran yang paling efektif, melacak dan mengukur keberhasilan Anda, dan mengatur strategi Anda.
Memberikan pelatihan
Berinvestasi dalam pelatihan berkelanjutan dan peluang pengembangan keterampilan bagi karyawan untuk meningkatkan pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan interpersonal mereka. Tawarkan pelatihan tentang resolusi konflik, komunikasi yang efektif, dan kesadaran akan keragaman untuk membantu mereka menghadapi tantangan di tempat kerja dengan sukses.
Anda juga dapat mendorong kolaborasi lintas fungsi, aktivitas pembangunan tim, dan penetapan tujuan bersama untuk menumbuhkan persahabatan dan rasa saling menghormati di antara para karyawan.
Memanfaatkan alat bantu kolaborasi
Gunakan alat kolaborasi untuk meningkatkan komunikasi dan mendorong lingkungan kerja yang transparan. ClickUp adalah alat kolaborasi canggih yang dirancang untuk menyederhanakan manajemen proyek, komunikasi, dan kerja sama tim.
sederhanakan manajemen sumber daya manusia dengan ClickUp
Fitur-fiturnya yang komprehensif dan antarmuka yang intuitif menjadikannya platform yang efektif untuk mencegah konflik kerja dan mempromosikan transparansi dan akuntabilitas. ClickUp untuk sumber daya manusia menyederhanakan manajemen sumber daya manusia dan menciptakan pusat informasi.
Berikut adalah cara Anda dapat memanfaatkan ClickUp:
mendistribusikan tugas berdasarkan kapasitas tim dengan Tampilan Beban Kerja_
- Manfaatkan 15+ tampilan unik ClickUp, termasuk Workload View, untuk mendistribusikan tugas secara efisien
- Integrasikan aplikasi favorit Anda dan satukan semua pekerjaan Anda dalam satu atap dengan lebih dari 1.000 integrasi ClickUp
- Tetapkan komentar sebagai tugas dariDokumen ClickUp dan Papan Tulis
- Berkomunikasi dan membuat semua orang berada di halaman yang sama menggunakanTampilan Obrolan ClickUp Curah pendapat ide dan solusi dengan fiturPapan Tulis ClickUp Mendokumentasikan proses dan berkolaborasi secara real-time menggunakan ClickUp Docs
- Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan pelaporan waktu nyata
Tingkatkan Komunikasi dan Transparansi di Tempat Kerja dengan ClickUp
Percakapan yang sulit bukanlah penghalang, melainkan pintu gerbang menuju pemahaman yang lebih dalam dan hubungan yang lebih kuat. Menguasai seni percakapan yang sulit adalah keterampilan yang diperlukan untuk membangun hubungan yang sehat, mendorong pertumbuhan, dan mendorong kesuksesan organisasi.
Dengan tips ini, Anda dapat berhasil menavigasi kompleksitas komunikasi di tempat kerja, mulai dari menyiapkan panggung dengan tujuan yang jelas hingga mempraktikkan mendengarkan secara aktif dan berempati.
Manfaatkan kekuatan alat kolaboratif seperti ClickUp untuk meningkatkan efektivitas strategi ini. ClickUp menawarkan platform terpusat untuk komunikasi yang transparan, manajemen tugas yang efisien, dan resolusi konflik yang proaktif. Daftar gratis!