Transparansi keuangan sangat penting ketika mengelola anggaran departemen dan proyek di seluruh pengeluaran perusahaan. Dari kampanye pemasaran, perangkat lunak, perjalanan, dan lainnya, biaya bertambah dengan cepat. Tanpa pengawasan yang konsisten, akan sulit untuk menjustifikasi nilai.
Sistem pelacakan pengeluaran yang efisien sangat penting untuk pelaporan keuangan yang jelas. Dokumentasi yang disesuaikan memberikan visibilitas terperinci ke mana uang mengalir di seluruh proyek, departemen, dan pengeluaran tingkat tim. Perkiraan yang lebih ketat dan bukti ROI menjadi mungkin untuk inisiatif besar dan kecil. 🏆
Melalui petunjuk langkah demi langkah, Anda akan mempelajari cara membuat laporan manajemen pengeluaran di Excel. Gunakan panduan ini sebagai landasan awal untuk memulai diskusi tentang mengoptimalkan penegakan kebijakan pengeluaran perusahaan Anda!
Jadi, apa sebenarnya laporan pengeluaran bisnis itu? Mari kita lihat beberapa fitur utama dari laporan pengeluaran yang berdampak besar.
- ⏰ Ringkasan 60 Detik
- Apa yang dimaksud dengan Laporan Pengeluaran Bisnis?
- Cara Membuat Laporan Pengeluaran Bisnis di Excel Langkah 1: Unduh templat pelacak pengeluaran gratis kami Langkah 2: Siapkan informasi header Langkah 3: Siapkan kategori pengeluaran Langkah 4: Isi templat dengan mata anggaran Langkah 5: Jumlahkan biaya berdasarkan kategori Langkah 6: Tambahkan tanda terima dan dokumen sumber yang relevan
- Langkah 1: Unduh templat pelacak pengeluaran gratis kami
- Langkah 2: Siapkan informasi header
- Langkah 3: Siapkan kategori pengeluaran
- Langkah 4: Isi templat dengan item baris
- Langkah 5: Total pengeluaran berdasarkan kategori
- Langkah 6: Tambahkan tanda terima dan dokumen sumber yang relevan
- Templat Laporan Pengeluaran 1. Templat Laporan dan Pengeluaran Bisnis ClickUp 2. Templat Laporan Pengeluaran Bisnis Kecil ClickUp 3. Templat Laporan Pengeluaran ClickUp
- 1. Templat Laporan dan Pengeluaran Bisnis ClickUp
- 2. Templat Laporan Pengeluaran Bisnis Kecil ClickUp
- 3. Templat Laporan Pengeluaran ClickUp
- Pelatihan Excel Tambahan Tidak Terkunci Manajemen dan pelacakan waktu Visualisasi data dan dasbor Manajemen proyek Organisasi
- Manajemen dan pelacakan waktu
- Visualisasi data dan dasbor
- Manajemen proyek
- Organisasi
- Melacak Pengeluaran Dengan ClickUp
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Transparansi keuangan sangat penting untuk mengelola anggaran dan menjustifikasi pengeluaran, dan pelacakan pengeluaran yang efisien memberikan wawasan tentang pola pengeluaran, memungkinkan peramalan yang lebih baik dan menunjukkan ROI
- Laporan pengeluaran bisnis melacak pengeluaran perusahaan untuk berbagai item, termasuk rincian seperti tanggal, deskripsi, pemasok, jumlah, dan kategori, dan Excel dapat digunakan untuk mengatur dan menghitung total berdasarkan departemen, proyek, atau individu
- Meskipun Excel digunakan secara luas, Excel memiliki keterbatasan untuk manajemen pengeluaran, terutama dalam melampirkan tanda terima dan dokumen sumber lainnya, dan juga dapat menimbulkan tantangan dalam kolaborasi dan kontrol versi
- ClickUp dihadirkan sebagai alternatif yang lebih kuat untuk Excel, menawarkan template yang dapat disesuaikan, alur kerja otomatis, fitur kolaborasi yang lebih baik, dan integrasi dengan alat bantu lain untuk merampingkan manajemen pengeluaran
- Platform ini menawarkan berbagai templat laporan pengeluaran yang disesuaikan untuk berbagai kebutuhan bisnis, menawarkan keuntungan seperti tampilan yang dapat disesuaikan, kolaborasi yang lebih baik, integrasi tanpa batas dengan alat bantu lain, dan kemampuan pelaporan yang lebih baik
Apa yang dimaksud dengan Laporan Pengeluaran Bisnis?
Laporan pengeluaran bisnis adalah dokumen yang melacak pengeluaran perusahaan untuk produk, layanan, upah, dan biaya lainnya. Dokumen ini berisi baris dan kolom yang mencatat tanggal, deskripsi, pemasok, jumlah, kategori, dan detail lainnya.
Tab Excel dalam spreadsheet digunakan untuk memisahkan pengeluaran berdasarkan departemen, proyek, individu, atau jenis lainnya. Rumus menghitung total pengeluaran berdasarkan minggu, bulan, kuartal, atau rentang tanggal tertentu.
Dengan biaya yang terlacak, manajer dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan penting yang mempengaruhi pekerjaan proyek dan alokasi sumber daya: Apakah anggaran proyek sesuai dengan biaya aktual? Apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan kode GL yang benar? Biaya apa yang meningkat dengan cepat?
Manfaat menggunakan Excel untuk mengatur lembar pengeluaran meliputi:
- Pelacakan anggaran departemen: Melihat pengeluaran triwulanan atau tahunan dibandingkan dengan anggaran yang dialokasikan
- Keakuratan perkiraan: Melihat tren pengeluaran di masa lalu untuk memprediksi pengeluaran perusahaan di masa depan
- Organisasi: Mempertahankan satu templat dan sistem laporan pengeluaran yang terstandardisasi untuk mempermudah audit penerimaan dan faktur
Kami berharap Anda mencapai tingkat data yang terorganisir dengan baik sehingga Anda tidak terkejut dengan perubahan anggaran di menit-menit terakhir dan memiliki gambaran keuangan yang paling akurat. Ini membawa kita ke acara utama: *Menyiapkan manajemen pengeluaran!
Cara Membuat Laporan Pengeluaran Bisnis di Excel
Sebelum kita mulai, mari kita bahas komponen-komponen inti yang dibutuhkan:
- Semua versi Excel: Kami akan menggunakan fungsionalitas spreadsheet universal
- Tanda terima dan dokumentasi pengeluaran: Semua catatan transaksi untuk diinput (Mengapa tidak memulai laporan pengeluaran Anda berikutnya?)
- Kategori pengeluaran: Tentukan daftar jenis pengeluaran yang relevan dengan operasi Anda
Dengan semua hal penting yang telah Anda kumpulkan, kami memiliki semua bahan untuk menyesuaikan templat laporan pengeluaran di Excel. Mari langsung saja masuk ke panduan langkah demi langkah!
Langkah 1: Unduh templat pelacak pengeluaran gratis kami
Daripada membuat pelacak pengeluaran dari awal, gunakan templat laporan pengeluaran Excel gratis kami sebagai permulaan. Templat ini sudah berisi kolom pelacakan standar untuk tanggal/vendor/jumlah dan formula yang sudah dibuat sebelumnya untuk menjumlahkan total secara otomatis berdasarkan kategori. Timpa data dummy dengan pengeluaran bisnis Anda sambil tetap menggunakan rumus bawaan. 🧪
Cukup buka file unduhan untuk mengikuti langkah-langkah di bawah ini!
Langkah 2: Siapkan informasi header
Di bagian atas, masukkan detail utama untuk mengidentifikasi laporan:
- Disiapkan untuk: Tambahkan nama karyawan atau departemen yang mengeluarkan biaya
- Dikirim oleh: Cantumkan siapa yang menyiapkan/berkontribusi pada informasi pengeluaran dan spreadsheet
- Tujuan: Jelaskan secara singkat alasan laporan (rapat anggaran mingguan, permintaan manajer, operasi umum departemen)
- Periode pengeluaran: Masukkan tanggal awal dan akhir (hari, bulan, dan 4 digit tahun) yang tercakup dalam rentang tanggal untuk semua transaksi yang didokumentasikan
📮Wawasan ClickUp: 92% pekerja menggunakan metode yang tidak konsisten untuk melacak item tindakan, yang menghasilkan keputusan yang terlewat dan eksekusi yang tertunda.
Baik Anda mengirim catatan tindak lanjut atau menggunakan spreadsheet, prosesnya sering kali tersebar dan tidak efisien. Solusi Manajemen Tugas ClickUp memastikan konversi percakapan menjadi tugas tanpa hambatan-sehingga tim Anda dapat bertindak cepat dan tetap selaras.
Langkah 3: Siapkan kategori pengeluaran
Daftar drop-down dalam templat spreadsheet pengeluaran tidak disertakan untuk menghilangkan estetika "telanjang" Excel.
Ini melayani tujuan yang sangat dibutuhkan untuk kategorisasi dan konsistensi yang jelas di semua transaksi di seluruh perusahaan.
Hal ini juga berlaku untuk entri data. Dropdown adalah cara yang aman untuk pemrosesan data yang bebas dari kesalahan dan analisis yang efisien. Satu jenis biaya atau kode biaya yang salah eja dapat membuat semuanya menjadi tidak seimbang. ⚖️
Berikut cara mengunci kategori Anda melalui menu tarik-turun:
- Klik pada item baris Perlengkapan Kantor (sel B18), dan ikon panah tarik-turun akan muncul
- Buka Menu Toolbar di bagian atas, klik Data > Validasi Data, dan jendela pop-up akan terbuka
- Di bawah kolom teks Source, tulis ulang daftar agar sesuai dengan kategori pengeluaran dalam bisnis Anda. Pisahkan setiap kategori dengan tanda koma. (Kami sarankan untuk mencantumkannya sesuai urutan abjad agar lebih mudah dinavigasikan!)
- Klik Terapkan setelah Anda selesai, dan tinjau daftar baru Anda dengan mengklik ikon panah tarik-turun
- Ulangi proses yang sama untuk tajuk drop-down lainnya: Vendor, Biaya, Pusat, Kode, Pembayaran, Metode, dan Status Pembayaran
- Untuk mengedit kategori di masa mendatang, tambahkan atau hapus teks di bidang teks Sumber sesuai kebutuhan
Langkah 4: Isi templat dengan item baris
Terakhir, tambahkan setiap pengeluaran bisnis sebagai baris tersendiri. Semuanya ada di dalam rincian, jadi sertakan konteks sebanyak mungkin untuk dokumentasi keuangan yang jelas.
- Tanggal Pengeluaran: Hari, bulan, dan tahun terjadinya pengeluaran
- Kategori Pengeluaran: Kategori pengeluaran (Pemasaran, Perjalanan, Biaya Profesional)
- Vendor: Nama lengkap orang atau perusahaan yang sesuai dengan W-8 atau W-9 mereka. (Jangan menyusahkan akuntan Anda dengan nama panggilan)
- Kode Pusat Biaya: Pusat biaya internal dari Bagan Akun Anda yang terkait dengan pengeluaran
- Deskripsi Pengeluaran: Deskripsi singkat yang merinci transaksi
- Jumlah: Jumlah pengeluaran dalam dolar
- Metode Pembayaran: Bagaimana jumlah tersebut dibayarkan (kartu kredit, uang tunai, cek)
- Status Pembayaran: Pengeluaran sudah dibayar atau tertunda
Anda akan melihat bahwa kami menambahkan total 7 opsi status pembayaran. Vendor Anda tidak mengenal teman keuangan Anda yang rajin sebaik Anda, sehingga tahapan proses penggantian biaya ini menciptakan transparansi dalam jadwal seputar biaya yang dikeluarkan. Konteks tambahan membantu manajer proyek menavigasi percakapan dengan vendor yang menunggu pembayaran. 💬
Pilihan kustomisasi yang kecil namun signifikan dapat mengubah spreadsheet pengeluaran Anda menjadi mesin wawasan keuangan. Dokumen-dokumen ini akan tersimpan dalam catatan perusahaan Anda, sehingga lebih banyak atribut akan menambah nilai analisis.
Langkah 5: Total pengeluaran berdasarkan kategori
Sel yang disorot memiliki formula siap pakai untuk memberikan total untuk setiap kategori pengeluaran. Hal ini memungkinkan setiap pelacakan distribusi pengeluaran.
Kabar baik: Tidak ada matematika yang diperlukan di pihak Anda! 🤩
Berita buruk: Ada halangan. 👀
Kita hentikan sekarang karena langkah selanjutnya membutuhkan kesabaran tingkat Jedi. Sejauh ini, anda sudah memiliki semua mata anggaran di lembar pengeluaran anda. Selanjutnya, anda perlu melampirkan tanda terima dan dokumen sumber lainnya.
💡 Kiat Pro: Gunakan AI untuk mengotomatiskan bagian laporan pengeluaran yang membosankan. Pelajari caranya! 👇🏼
Langkah 6: Tambahkan tanda terima dan dokumen sumber yang relevan
Kami berharap kami dapat memberi tahu Anda bahwa proses ini mudah dilakukan di Excel, tetapi melampirkan file akan menjadi sangat cepat. Pertama, Anda harus mengonversi setiap tanda terima menjadi PDF terpisah, bukan JPEG. Kemudian, beri nama file tersebut dengan format yang tepat agar mudah disimpan oleh Excel.
Untuk menambahkan file, Anda memerlukan fungsi Objek dan/atau Objek Tautan dan Penyematan (OLE) tingkat lanjut dari Excel. Melakukan apa yang seharusnya menjadi tugas dasar menjadi membosankan. Misalnya, file non-Microsoft memiliki proses pengunggahan yang rumit. Fungsi pada Bilah Alat Menu yang seharusnya dapat diklik tidak aktif, sehingga perlu beberapa kali mencoba-coba.
Jika Anda sudah menggunakan spreadsheet Microsoft Excel di web, pendekatan terbaik dan paling efisien adalah dengan menggunakan OneDrive Microsoft. Ini akan menyelesaikan beberapa masalah yang mungkin dihadapi tim dengan aplikasi Excel:
- File dalam penyimpanan file berbasis web akan membuat data dapat diakses melalui browser
- Tim tidak perlu menginstal Excel di semua perangkat mereka untuk berkolaborasi pada data
- Siapa pun dapat bekerja dengan data menggunakan Excel, meskipun mereka bekerja dari versi yang berbeda
Bahkan pengguna yang paling mahir sekalipun harus menggunakan lingkaran yang sama untuk menghubungkan file eksternal.
Namun jika Anda ingin berada di Sisi Gelap Kekuatan, platform produktivitas yang lebih dari sekadar templat laporan pengeluaran sederhana adalah tempat aliansi dan kemitraan strategis terjadi.
Sambutlah ClickUp! 👋
Templat Laporan Pengeluaran
Meskipun Excel telah lama menjadi program lama untuk melacak pengeluaran, namun keterbatasannya dalam hal kolaborasi, fleksibilitas, dan fungsionalitas menjadi alasan untuk memigrasikan dokumentasi keuangan yang penting seperti laporan pengeluaran ke platform produktivitas khusus seperti ClickUp.
Dengan alur kerja otomatis yang dapat disesuaikan untuk persetujuan, pengeditan seret dan lepas, izin berbasis peran, fungsionalitas AI, formulir pengeluaran, dan visualisasi tren pengeluaran, bisnis Anda dapat membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat. 📊
Kami telah memilih tiga templat pengeluaran di ClickUp untuk menunjukkan bagaimana alat bantu ClickUp yang ramah pengguna mendorong kemampuan dokumentasi akuntansi dibandingkan dengan lembar Excel statis yang terganggu oleh masalah versi.
Catatan: Tidak ada lagi berita buruk dari sini!
1. Templat Laporan dan Pengeluaran Bisnis ClickUp
Terbaik untuk: Menggantikan kesulitan kepatuhan dengan solusi yang dapat ditindaklanjuti
Templat Laporan dan Pengeluaran Bisnis ClickUp dan semua templat ClickUp memiliki tampilan yang dapat disesuaikan untuk mengoptimalkan konfigurasi untuk laporan, persetujuan, tag, dan lainnya.
Jika Anda tidak terbiasa dengan tampilan dalam perangkat lunak manajemen proyek, anggap saja sebagai folder atau pemisah yang berbeda dalam satu lemari arsip. Setiap tampilan mengelompokkan informasi yang telah dikurasi bersama namun menampilkannya secara berbeda untuk menyesuaikan dengan kriteria tertentu berdasarkan apa yang paling penting bagi orang atau tujuan.
Kedalaman kustomisasi dari template ini membuka pintu untuk kolaborasi seluruh tim dalam platform ClickUp. Bagian Akuntansi, Keuangan, dan departemen lainnya tidak perlu membuat laporan tambahan atau mengejar informasi melalui email. 📥
Sebaliknya, ClickUp mengurangi pekerjaan ganda dengan mempermudah semua anggota Workspace untuk mengakses informasi bersama di satu tempat. Konteks yang lebih baik berarti percakapan yang produktif ketika tiba waktunya untuk merekonsiliasi laporan pengeluaran.
Situasi seperti pelanggaran kebijakan atau perubahan anggaran menjadi lebih cepat diketahui. Hasilnya, manajer proyek memiliki visibilitas yang lebih besar terhadap pola pengeluaran, peluang penghematan, dan ketidakkonsistenan.
Pasangkan templat ini dengan Templat Persiapan Pajak ClickUp * untuk meningkatkan persiapan pajak dengan kemampuan pelacakan waktu, tag, peringatan ketergantungan, email, dan banyak lagi!
2. Templat Laporan Pengeluaran Bisnis Kecil ClickUp
Terbaik untuk: Mengelola tugas-tugas rumah tangga dan pembayaran vendor
Penyederhanaan pelaporan hanyalah manfaat tingkat permukaan dari Templat Laporan Pengeluaran Usaha Kecil ClickUp. Menyelaraskan manajemen proyek dan akuntansi dalam satu atap. Jadwal yang terintegrasi menghubungkan pengeluaran dengan hasil, klien, dan faktur sehingga Anda akan memaksimalkan efisiensi keuangan dan operasional.
Didesain untuk pemilik bisnis dan tim kecil, templat ini membantu mengelola rumah tangga vendor, sehingga permintaan pembayaran dan persyaratan peraturan tidak terlewatkan. 🔍
Semua alat Anda dapat dijangkau di dalam platform:
- Fitur impor dan penyematan untuk Excel, Google Spreadsheet, dan aplikasi kerja lainnya
- Pengingat otomatisasi tugas untuk mengelola pembaruan dan ulasan
- Laporan dasbor untuk ikhtisar pengeluaran hingga saat ini
- Bidang Khusus untuk melacak detail pemasok
Dengan fitur-fitur ini dan ratusan alat kolaborasi dan integrasi lainnya di ClickUp, bisnis kecil dapat mengoordinasikan kemitraan internal dan eksternal dengan mudah.
Pasangkan templat ini dengan templat pembukuan untuk melacak aset, kewajiban, dan ekuitas bisnis Anda!
3. Templat Laporan Pengeluaran ClickUp
Terbaik untuk: Mengendalikan pengeluaran perusahaan
Bisnis yang sudah mapan dan agensi yang sadar akan biaya harus menggunakan Templat Laporan Pengeluaran ClickUp untuk memberikan wawasan keuangan strategis dengan cepat. Dapatkan gambaran besar dan tampilan mata anggaran yang diperlukan untuk mengoptimalkan pengeluaran pertumbuhan. ⚡️
Coba alat bantu bawaan untuk memprediksi anggaran dan kebutuhan sumber daya di masa depan berdasarkan kinerja masa lalu. Integrasi menghubungkan pekerjaan klien dengan pengeluaran sementara alat pelaporan dan alur kerja menghemat waktu manajer proyek dalam melacak biaya yang ditandai oleh akuntansi.
Dengan alat bantu untuk menyederhanakan pengawasan pengeluaran dan melaksanakan tugas pekerjaan yang diperlukan, termasuk bidang yang fleksibel untuk mengatur penerima dan jumlah pembayaran, manajer dapat menyesuaikan pelacakan pengeluaran agar sesuai dengan alur kerja mereka.
Pasangkan templat ini dengan Templat Formulir Pembayaran ClickUp * untuk membuat formulir online yang mudah digunakan!
Pelatihan Excel Tambahan Tidak Terkunci
Meskipun panduan ini berfokus pada pembuatan laporan pengeluaran Anda sendiri, Excel dapat mendukung kebutuhan bisnis lainnya-jika diterapkan dengan benar.
Dengan berbagai hal yang telah kami ungkapkan tentang apa yang dibawa ClickUp ke dalam bisnis, kami memiliki lebih banyak sumber daya, kiat, dan templat untuk ditambahkan ke dalam pengetahuan Excel Anda. Lihat panduan dan praktik terbaik tambahan ini ketika Excel perlu bersinar! ✨
Manajemen waktu dan pelacakan
Pelajari cara membuat kalender Excel, lembar waktu, jadwal, dan lainnya untuk merencanakan hari-hari Anda dan melacak pekerjaan.
Visualisasi data dan dasbor
Jadikan data Excel Anda berdampak dengan tutorial mendalam ini untuk mengubah informasi spreadsheet Anda menjadi visual yang ramping!
Manajemen proyek
Buat bagan burndown, bagan Gantt, papan Kanban, dan lainnya di Excel untuk merencanakan dan mengelola alur kerja.
Organisasi
Mengatur informasi perusahaan dan karyawan dengan alat bantu organisasi di Excel.
Bonus: Lihat templat laporan pengeluaran dari Microsoft Excel!
Melacak Pengeluaran Dengan ClickUp
Pada akhirnya, kuncinya adalah menjamin transparansi, aksesibilitas, dan akurasi dengan pelaporan pengeluaran sehingga uang bergerak sesuai dengan yang diinginkan.
Kami berharap panduan ini telah memperkenalkan berbagai kemungkinan untuk meningkatkan alur kerja manajemen pengeluaran. Pelaporan pengeluaran benar-benar merupakan upaya tim, dan tim yang ingin memenuhi kebutuhan dan preferensi pengawasan seharusnya tidak dibatasi oleh Excel. 🧑💻
Apakah Anda memilih spreadsheet yang sudah teruji dan terbukti atau hub terpusat yang lebih baru, kami katakan, "Mengapa tidak keduanya?" Mulai Ruang Kerja gratis di ClickUp atau impor spreadsheet Anda ke dalam tampilan Tabel ClickUp!