Transparansi keuangan sangat penting ketika mengelola anggaran departemen dan proyek di seluruh pengeluaran perusahaan. Dari kampanye pemasaran ke perangkat lunak untuk perjalanan dan seterusnya, biaya bertambah dengan cepat. Tanpa pengawasan yang konsisten, akan sulit untuk menjustifikasi nilai.
Sistem pelacakan biaya yang efisien sangat penting untuk pelaporan keuangan yang jelas. Dokumentasi yang disesuaikan memberikan visibilitas terperinci ke mana uang mengalir di seluruh proyek, departemen, dan pengeluaran tingkat tim. Perkiraan yang lebih ketat dan bukti ROI menjadi mungkin untuk inisiatif besar dan kecil. ๐
Melalui petunjuk langkah demi langkah, Anda akan belajar cara membuat laporan manajemen pengeluaran di Excel . Gunakan panduan ini sebagai landasan awal untuk memulai percakapan tentang mengoptimalkan penegakan kebijakan pengeluaran perusahaan Anda!
Jadi, apa sebenarnya laporan pengeluaran bisnis itu? Mari kita lihat beberapa fitur utama dari laporan pengeluaran yang berdampak besar.
Apa yang dimaksud dengan Laporan Pengeluaran Bisnis?
Laporan pengeluaran bisnis adalah dokumen yang melacak pengeluaran perusahaan untuk produk, layanan, upah, dan biaya lainnya. Dokumen ini berisi baris dan kolom yang mencatat tanggal, deskripsi, pemasok, jumlah, kategori, dan detail lainnya.
Tab Excel dalam spreadsheet digunakan untuk memisahkan biaya berdasarkan departemen, proyek, individu, atau jenis lainnya. Rumus menghitung total pengeluaran berdasarkan minggu, bulan, kuartal, atau rentang tanggal tertentu.
Dengan pengeluaran yang terlacak, manajer dapat menjawab pertanyaan penting yang memengaruhi pekerjaan proyek dan alokasi sumber daya : Lakukan anggaran proyek selaras dengan biaya aktual? Apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan kode GL yang benar? Biaya apa yang meningkat dengan cepat?
Manfaat menggunakan Excel untuk mengatur lembar pengeluaran meliputi:
- Pelacakan anggaran departemen: Melihat pengeluaran triwulanan atau tahunan dibandingkan dengan anggaran yang dialokasikan
- Keakuratan peramalan: Melihat tren pengeluaran di masa lalu untuk memprediksi pengeluaran perusahaan di masa depan
- Organisasi: Mempertahankan satu templat dan sistem laporan pengeluaran yang terstandardisasi untuk mempermudah audit penerimaan dan faktur
Kami berharap Anda mencapai tingkat data yang terorganisir dengan baik sehingga Anda tidak terkejut dengan perubahan anggaran di menit-menit terakhir dan memiliki gambaran keuangan yang paling akurat. Ini membawa kita ke acara utama: menyiapkan manajemen pengeluaran!
Cara Membuat Laporan Pengeluaran Bisnis di Excel
Sebelum kita mulai, mari kita bahas komponen-komponen inti yang dibutuhkan:
- Semua versi Excel: Kami akan menggunakan fungsionalitas spreadsheet universal
- Bukti pengeluaran dan dokumentasi: Semua catatan transaksi yang akan dimasukkan (Mengapa tidak langsung memulai laporan pengeluaran Anda berikutnya?)
- Kategori pengeluaran: Tentukan daftar jenis pengeluaran yang relevan dengan operasi Anda
Dengan semua hal penting yang telah Anda kumpulkan, kami memiliki semua bahan untuk menyesuaikan templat laporan pengeluaran di Excel. Mari langsung saja kita masuk ke panduan langkah demi langkah!
Langkah 1: Unduh templat pelacak pengeluaran gratis kami
Daripada membuat pelacak pengeluaran dari awal, gunakan templat laporan pengeluaran Excel gratis kami sebagai permulaan. Templat ini sudah berisi kolom pelacakan standar untuk tanggal/vendor/jumlah dan formula yang sudah dibuat sebelumnya untuk menjumlahkan total secara otomatis berdasarkan kategori. Timpa data dummy dengan pengeluaran bisnis Anda sambil tetap menggunakan rumus bawaan. ๐งช
Cukup buka file unduhan untuk mengikuti langkah-langkah di bawah ini!
Unduh Template Excel
Langkah 2: Menyiapkan informasi tajuk
Di bagian atas, masukkan detail utama untuk mengidentifikasi laporan:
- Disiapkan untuk: Tambahkan nama karyawan atau departemen yang mengeluarkan biaya
- Diajukan oleh: Cantumkan siapa yang menyiapkan/berkontribusi pada informasi pengeluaran dan spreadsheet
- Tujuan: Jelaskan secara singkat alasan laporan tersebut (rapat anggaran mingguan, permintaan manajer, operasi umum departemen)
- Periode pengeluaran: Masukkan tanggal awal dan akhir (hari, bulan, dan 4 digit tahun) yang tercakup dalam rentang tanggal untuk semua transaksi yang didokumentasikan
Gunakan judul lembar kerja untuk memberikan konteks dan kejelasan bagi penelaah anggaran
Langkah 3: Menyiapkan kategori pengeluaran
Daftar drop-down dalam templat spreadsheet pengeluaran tidak disertakan untuk menghilangkan estetika "telanjang" dari Excel.
Hal ini sangat dibutuhkan untuk kategorisasi dan konsistensi yang jelas di seluruh transaksi di seluruh perusahaan.
Hal ini meluas ke entri data juga. Dropdowns merupakan cara yang aman untuk pemrosesan data yang bebas dari kesalahan dan analisis yang efisien. Satu kesalahan dalam mengetik jenis biaya atau kode biaya dapat membuat semuanya menjadi tidak seimbang. โ๏ธ
Berikut adalah cara mengunci kategori anda melalui menu tarik-turun:
- Klik pada mata anggaran Perlengkapan Kantor (sel B18), dan ikon panah tarik-turun akan muncul
- Buka Menu Toolbar di bagian atas, klik Data > Validasi Data_, dan jendela pop-up akan terbuka
- Di bawah kolom teks Source, tulis ulang daftarnya agar sesuai dengan kategori pengeluaran dalam bisnis Anda. Pisahkan setiap kategori dengan tanda koma. (Kami sarankan untuk mencantumkannya sesuai urutan abjad agar lebih mudah dinavigasikan!)
- Klik Terapkan setelah Anda selesai, dan tinjau daftar baru Anda dengan mengklik ikon panah tarik-turun
- Ulangi proses yang sama untuk tajuk drop-down lainnya: vendor, Biaya, Kode, Metode Pembayaran, dan Status Pembayaran
- Untuk mengedit kategori di masa mendatang, tambahkan atau hapus teks di kolom teks Sumber sesuai kebutuhan
Mengedit kategori yang telah dibuat sebelumnya untuk pelacak pengeluaran bisnis yang konsisten
Langkah 4: Isi templat dengan mata anggaran
Terakhir, tambahkan setiap pengeluaran bisnis sebagai baris tersendiri. Semuanya ada di dalam rincian, jadi sertakan konteks sebanyak mungkin untuk dokumentasi keuangan yang jelas.
- Tanggal Pengeluaran: Hari, bulan, dan tahun terjadinya pengeluaran
- Kategori Pengeluaran: Kategori pengeluaran (Pemasaran, Perjalanan, Biaya Profesional)
- Penjual: Nama lengkap orang atau perusahaan yang sesuai dengan W-8 atau W-9 mereka. (Jangan menyusahkan akuntan Anda dengan nama panggilan)
- Kode Pusat Biaya: Pusat biaya internal dari Bagan Akun Anda yang terkait dengan pengeluaran
- Deskripsi Pengeluaran: Deskripsi singkat yang merinci transaksi
- Jumlah: Jumlah pengeluaran dalam dolar
- Metode Pembayaran: Bagaimana jumlah tersebut dibayarkan (kartu kredit, uang tunai, cek)
- Status Pembayaran: Pengeluaran sudah dibayar atau tertunda
Anda akan melihat bahwa kami menambahkan total 7 opsi status pembayaran. Vendor Anda tidak mengenal teman keuangan Anda yang rajin sebaik Anda, sehingga tahapan proses penggantian biaya ini menciptakan transparansi dalam jadwal di sekitar biaya yang dikeluarkan. Konteks tambahan membantu manajer proyek menavigasi percakapan dengan vendor yang menunggu pembayaran. ๐ฌ
Pilihan kustomisasi yang kecil namun signifikan mengubah spreadsheet pengeluaran Anda menjadi mesin wawasan keuangan. Dokumen-dokumen ini akan tersimpan dalam catatan perusahaan Anda, sehingga lebih banyak atribut akan menambah nilai analisis.
Memungkinkan tim untuk melacak pembayaran secara dekat melalui proses penerbitan
Langkah 5: Total pengeluaran berdasarkan kategori
Sel yang disorot memiliki formula yang sudah dibuat sebelumnya untuk memberikan total untuk setiap kategori pengeluaran. Hal ini memungkinkan setiap pelacakan distribusi pengeluaran.
Menjumlahkan pengeluaran secara otomatis berdasarkan kategori
Kabar baik: Anda tidak perlu menghitung! ๐คฉ
Kabar buruk: Ada halangan. ๐
Kita berhenti sekarang karena langkah selanjutnya membutuhkan kesabaran tingkat Jedi. Sejauh ini, anda sudah memiliki semua mata anggaran di lembar pengeluaran anda. Selanjutnya, kamu harus melampirkan tanda terima dan dokumen sumber lainnya.
Langkah 6: Menambahkan tanda terima dan dokumen sumber yang relevan
Kami berharap kami dapat memberitahu Anda bahwa proses ini mudah dilakukan di Excel, tetapi melampirkan file bisa menjadi sangat cepat. Pertama, Anda harus mengonversi setiap tanda terima menjadi PDF yang terpisah, bukan JPEG. Kemudian, beri nama dengan format yang tepat agar mudah disimpan oleh Excel.
Untuk menambahkan file, Anda memerlukan fungsi Objek dan/atau **Object Linking and Embedding (OLE) yang canggih dari Excel. Melakukan apa yang seharusnya menjadi tugas dasar menjadi membosankan. Misalnya, file non-Microsoft memiliki proses pengunggahan yang rumit. Fungsi pada Bilah Alat Menu yang seharusnya dapat diklik tidak aktif, sehingga perlu beberapa kali mencoba-coba.
Jika Anda sudah menggunakan spreadsheet Microsoft Excel di web, pendekatan terbaik dan paling efisien adalah dengan menggunakan OneDrive dari Microsoft. Ini akan menyelesaikan beberapa masalah yang mungkin akan dihadapi tim dengan aplikasi Excel:
- File dalam penyimpanan file berbasis web akan membuat data dapat diakses melalui browser
- Tim tidak perlu menginstal Excel di semua perangkat mereka untuk berkolaborasi pada data
- Siapa pun bisa bekerja dengan data menggunakan Excel, meskipun mereka bekerja dari versi yang berbeda
Bahkan pengguna yang paling mahir sekalipun harus menggunakan rintangan yang sama untuk menghubungkan file eksternal.
Namun jika Anda ingin berada di Sisi Gelap Kekuatan, platform produktivitas yang lebih dari sekadar templat laporan pengeluaran adalah tempat terjadinya aliansi dan kemitraan strategis
Sambutlah ClickUp! ๐
Membuat laporan pengeluaran dengan tampilan ClickUp 15+ dan alat bantu otomatisasi
3 Templat untuk Membangun Perangkat Pengawasan Keuangan Otomatis
Meskipun Excel telah lama menjadi program lama untuk melacak pengeluaran, namun keterbatasannya dalam hal kolaborasi, fleksibilitas, dan fungsionalitas menjadi alasan untuk memigrasikan dokumentasi keuangan yang penting seperti laporan pengeluaran ke platform produktivitas khusus seperti ClickUp.
Dengan alur kerja otomatis yang dapat disesuaikan untuk persetujuan, pengeditan seret dan lepas, izin berbasis peran, fungsionalitas AI, formulir pengeluaran, dan visualisasi tren pengeluaran, bisnis Anda dapat membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat. ๐
Kami telah memilih tiga templat pengeluaran di ClickUp untuk menunjukkan bagaimana alat bantu ClickUp yang mudah digunakan mendorong kemampuan dokumentasi akuntansi dibandingkan dengan lembar Excel statis yang terganggu oleh masalah versi.
Catatan: Tidak ada lagi berita buruk dari sini!
1. Templat Pengeluaran dan Laporan Bisnis ClickUp
terbaik untuk: Mengganti perjuangan kepatuhan dengan solusi yang dapat ditindaklanjuti_
Gunakan tampilan Tabel ClickUp untuk berkolaborasi dalam tugas-tugas pengeluaran dengan mitra akuntansi
The Templat Laporan dan Pengeluaran Bisnis ClickUp dan semua templat ClickUp mencakup tampilan yang dapat disesuaikan untuk mengoptimalkan konfigurasi untuk laporan, persetujuan, tag, dan lainnya.
Jika Anda tidak terbiasa dengan tampilan dalam perangkat lunak manajemen proyek, anggap saja sebagai folder atau pembagi yang berbeda dalam satu lemari arsip. Setiap tampilan mengelompokkan informasi yang telah dikurasi bersama-sama namun menampilkannya secara berbeda untuk menyesuaikan dengan kriteria tertentu berdasarkan apa yang paling penting bagi orang atau tujuan.
Kedalaman kustomisasi templat ini membuka pintu untuk kolaborasi seluruh tim dalam platform ClickUp. Bagian Akuntansi, Keuangan, dan departemen lainnya tidak perlu membuat laporan tambahan atau mengejar informasi melalui email. ๐ฅ
Sebaliknya, ClickUp mengurangi pekerjaan ganda dengan mempermudah semua anggota Workspace untuk mengakses informasi bersama di satu tempat. Konteks yang lebih baik berarti percakapan yang produktif ketika tiba waktunya untuk merekonsiliasi laporan pengeluaran.
Situasi seperti pelanggaran kebijakan atau perubahan anggaran menjadi lebih cepat diketahui. Hasilnya, manajer proyek memiliki visibilitas yang lebih besar terhadap pola pengeluaran, peluang penghematan, dan ketidakkonsistenan.
Pasangkan template ini dengan_ Templat Persiapan Pajak ClickUp **_untuk meningkatkan persiapan pajak dengan kemampuan pelacakan waktu, tag, peringatan ketergantungan, email, dan banyak lagi!
2. Templat Laporan Pengeluaran Usaha Kecil ClickUp
terbaik untuk: Mengelola tugas-tugas rumah tangga dan pembayaran vendor_
Segmentasikan biaya terkait perjalanan dengan sub-kategori dalam Dokumen ClickUp
Penyederhanaan pelaporan hanyalah manfaat tingkat permukaan dari fitur Templat Laporan Pengeluaran Usaha Kecil ClickUp . Menyelaraskan manajemen proyek dan akuntansi di bawah satu atap. Jadwal yang terintegrasi menghubungkan pengeluaran dengan hasil, klien, dan faktur sehingga Anda akan memaksimalkan efisiensi keuangan dan operasional.
Didesain untuk pemilik bisnis dan tim kecil, templat ini membantu mengelola tata kelola vendor, sehingga meminta pembayaran dan persyaratan peraturan tidak boleh diabaikan. ๐
Semua alat Anda dapat dijangkau di dalam platform:
- Fitur impor dan penyematan untuk Excel, Google Spreadsheet, dan aplikasi kerja lainnya
- Pengingat otomatisasi tugas untuk mengelola perpanjangan dan tinjauan
- Laporan dasbor untuk ikhtisar pengeluaran hingga saat ini
- Kolom khusus untuk melacak detail pemasok
Dengan fitur-fitur ini dan ratusan alat kolaborasi dan integrasi lainnya di ClickUp, usaha kecil dapat mengkoordinasikan kemitraan internal dan eksternal dengan mudah.
Pasangkan template ini dengan templat pembukuan **_untuk melacak aset, kewajiban, dan ekuitas bisnis Anda!
3. Templat Laporan Pengeluaran ClickUp
terbaik untuk: Mengendalikan pengeluaran perusahaan_
Memantau vendor yang dibayar dengan metode pembayaran tertentu untuk pelacakan yang cermat
Bisnis yang sudah mapan dan agensi yang sadar biaya harus menggunakan fitur Templat Laporan Pengeluaran ClickUp untuk memberikan wawasan keuangan strategis dengan cepat. Dapatkan gambaran besar dan tampilan mata anggaran yang diperlukan untuk mengoptimalkan pengeluaran pertumbuhan. โก๏ธ
Coba alat bantu bawaan untuk memprediksi anggaran dan kebutuhan sumber daya di masa depan berdasarkan kinerja masa lalu. Integrasi menghubungkan pekerjaan klien dengan pengeluaran sementara alat pelaporan dan alur kerja menghemat waktu manajer proyek dalam melacak biaya yang ditandai oleh bagian akuntansi.
Dengan alat bantu untuk menyederhanakan pengawasan biaya dan melaksanakan tugas pekerjaan yang diperlukan, termasuk bidang yang fleksibel untuk mengatur penerima pembayaran dan jumlah, manajer memiliki kemampuan untuk menyesuaikan pelacakan biaya agar sesuai dengan alur kerja mereka.
Pasangkan template ini dengan Templat Formulir Pembayaran ClickUp **_untuk membuat formulir online yang mudah digunakan!
Pelatihan Excel Tambahan Tidak Terkunci
Meskipun panduan ini berfokus pada pembuatan laporan pengeluaran Anda sendiri, Excel dapat mendukung kebutuhan bisnis lainnya-jika diterapkan dengan benar.
Dengan berbagai hal yang telah kami ungkapkan yang dihadirkan ClickUp untuk bisnis, kami memiliki lebih banyak sumber daya, kiat, dan templat untuk ditambahkan ke dalam pengetahuan Excel Anda. Lihat panduan dan praktik terbaik tambahan ini ketika Excel perlu bersinar! โจ
Manajemen dan pelacakan waktu
Pelajari cara membuat kalender Excel, lembar waktu, jadwal, dan lainnya untuk merencanakan hari-hari Anda dan melacak pekerjaan.
- Cara Membuat Kalender di Excel
- Cara Menghitung Waktu di Excel
- Cara Membuat Lembar Waktu di Excel
- Cara Membuat Daftar Tugas di Excel
Visualisasi data dan dasbor
Jadikan data Excel Anda berdampak dengan tutorial mendalam ini untuk mengubah informasi spreadsheet Anda menjadi visual yang menarik!
Manajemen proyek
Buat grafik burndown, grafik Gantt, papan Kanban, dan lainnya di Excel untuk merencanakan dan mengelola alur kerja.
- Cara Membuat Bagan Burndown di Excel
- Cara Membuat Papan Kanban di Excel
- Cara Membuat Bagan Gantt di Excel
- Cara Menampilkan Struktur Perincian Pekerjaan di Excel
- Cara Membuat Garis Waktu Proyek di Excel
Organisasi
Mengatur informasi perusahaan dan karyawan dengan alat organisasi di Excel.
Bonus: Lihat templat laporan pengeluaran oleh Microsoft Excel!
Tingkatkan Alur Kerja Pengeluaran Anda Dengan Tampilan ClickUp
Pada akhirnya, kuncinya adalah menjamin transparansi, aksesibilitas, dan akurasi dengan pelaporan pengeluaran sehingga uang bergerak sesuai dengan yang diinginkan.
Kami berharap panduan ini telah memperkenalkan kemungkinan untuk meningkatkan manajemen pengeluaran alur kerja. Pelaporan biaya benar-benar merupakan upaya tim, dan tim yang ingin memenuhi kebutuhan dan preferensi pengawasan tidak boleh dibatasi oleh Excel. ๐งโ๐ป
Apakah Anda memilih spreadsheet yang sudah teruji dan terbukti atau hub terpusat yang lebih baru, kami katakan, "Mengapa tidak keduanya?" Memulai Ruang Kerja gratis di ClickUp atau mengimpor spreadsheet Anda ke dalam tampilan Tabel ClickUp!