Ha ügyfelekkel dolgozik, akkor biztosan ismeri ezt a fejfájást: a munka el van végezve, de a pénz nem mindig érkezik meg időben.
Természetesen ez bosszantó. De emellett csendesen megzavarja a cash flow-t, az üzleti tervezést és a bizalmat is.
A QuickBooks szerint a kis- és középvállalkozások (KKV-k) 73%-a jelentette, hogy a késedelmes fizetések negatív hatással vannak rájuk.
A legrosszabb az, hogy ez észrevétlenül maradhat, amíg már túl késő. Ezért van szükség egy ellenőrző rendszerre, amely korán felismeri a problémákat. Ezért van szükség egy ügyfélfizetési nyomon követőre.
Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, miért fontos a fizetések nyomon követése, mi is valójában az ügyfélfizetési nyomon követő, és hogyan lépnek túl a modern csapatok a táblázatokon, hogy szervezettek maradjanak és időben megkapják a fizetésüket.
Miért fontos az ügyfelek fizetéseinek nyomon követése?
A késedelmes fizetések ritkán rossz szándékból származnak. Általában a hibás rendszerek miatt alakulnak ki. A számlák elsüllyednek a beérkező levelek között, a fizetési feltételek nem egyértelműek, vagy a csapatok a munkájukkal vannak elfoglalva, és nem tudnak utánajárni a fizetéseknek.
A szabadúszók és a kis csapatok számára ez állandó mentális terhet jelent: Elküldtem azt a számlát? Kifizették már? Utánajárjak, vagy várjak?
A ki nem fizetett számlák még rosszabbak. Nemcsak késleltetik a bevételt, hanem teljesen eltüntetik azt. Ha nincs megbízható módszer a kiszámlázott, esedékes és késedelmes számlák nyomon követésére, a bevételkiesés meglepően gyakori – különösen, ha több ügyféllel vagy megbízóval kell foglalkozni.
Hogyan befolyásolják a fizetési késedelmek a cash flow-t és az ügyfélkapcsolatokat?
Az egyik dolog, ha a pénzforgalmi problémák az ügyfelek hiányából adódnak. A másik pedig, ha azok a munka befejezése és a pénz beszedése közötti időbeli eltérésből adódnak. Még egy 15-30 napos késedelem is arra kényszerítheti a vállalkozásokat, hogy tartalékaikhoz nyúljanak, elhalasszák az alkalmazottak felvételét vagy elhalasszák a beszállítók kifizetését.
Van még egy kapcsolati költség is.
- Az inkonzisztens nyomon követés szakszerűtlen benyomást kelt.
- A túl agresszív emlékeztetők rontják a bizalmat
- Ha a fizetések nyomon követése valakinek a fejében történik – vagy különböző eszközökön –, az ügyfelekkel való kommunikáció reaktívvá válik, ahelyett, hogy nyugodt és következetes lenne.
A strukturált nyomon követő rendszer segítségével világosan, kontextusban és magabiztosan követheti nyomon a fizetéseket.
Miért nem elegendőek a táblázatok önmagukban a vállalkozások bővítéséhez?
Ha úgy gondolja, hogy a táblázatok elégségesek a fizetések kezeléséhez, akkor van egy híreink az Ön számára.
Az üzleti táblázatok 94%-ában kritikus adathibák találhatók.
És ez nem is meglepő, ha tudjuk, hogy ezek a rendszerek manuális frissítésekre támaszkodnak, és nem kínálnak beépített elszámoltathatóságot.
Az ügyfélszám növekedésével a táblázatok még kevésbé megbízhatóak lesznek. Egy elmulasztott frissítés, egy elavult szűrő, és a pénzügyi helyzeted felborul.
A növekvő vállalkozásoknak olyan fizetési nyomon követésre van szükségük, amely összekapcsolódik a valós munkafolyamatokkal – projektekkel, tulajdonosokkal, határidőkkel és kommunikációval. Ez a különbség a fizetések nyomon követése és azok tényleges kezelése között.
Mi az ügyfélfizetési nyomon követő?
Az ügyfélfizetési nyomon követő egy olyan rendszer, amely egy helyen figyelemmel kíséri a több ügyfélnek elküldött számlákat, a beérkezett fizetéseket, a fennálló egyenlegeket és a fizetési határidőket. Ezzel a csapatok valós időben láthatják, hogy mi került kiszámlázásra, mi késedelmes és mi igényel nyomon követést.
Alapszinten ez táblázatok vagy sablonok segítségével megvalósítható.
📌 Például szabadúszók számára ez akkor működik, ha két vagy három ügyfelet kezelnek. Azonban amikor előlegek, mérföldkövek és részleges kifizetések kerülnek képbe, a rendszer hiányosságai kezdik megmutatkozni.
📌 Az ügynökségek más problémával szembesülnek: több érdekelt fél, többszintű jóváhagyások és a projekt teljesítéséhez kötött bevételek. Szükségük van a projektekhez, számlákhoz és tulajdonosokhoz kapcsolódó fizetési nyomon követésre, nem csak a számlákra. Ezért az ügynökségek hamarabb térnek át az automatizált nyomon követőkre.
⭐ Kiemelt sablon
A ClickUp fizetési előzmények sablonja központosítja az összes fizetési adatot, így egy helyen rögzítheti, nyomon követheti és rendszerezheti az ügyfelek és beszállítók fizetéseit. Megmutatja a fizetési előzményeket az idő függvényében, segít a problémák korai felismerésében, és kiküszöböli a kézi adatbevitel vagy a szétszórt táblázatok szükségességét.
Íme, miért fog tetszeni:
- Részletesen rögzítse a fizetéseket az összeg, a fizetési mód, a nyugta száma és a dátum olyan egyéni mezők segítségével.
- Könnyen áttekinthető történelem többféle nézetben (táblázatok, űrlapok, ügyféltáblázatok)
- Rendezze a referenciákat és az előrejelzéseket a nyitott és a teljesített fizetéseket nyomon követő állapotokkal.
- Egyszerűsítse a munkafolyamatokat szűrési, rendezési és automatikus rendezési opciókkal.
Ügyfélfizetési nyomon követő vs. számviteli szoftver
Most talán azt gondolja, hogy pontosan ezt végzi a könyvelési szoftver is, igaz? Akkor miért van szükségem kifejezetten egy ügyfélfizetési nyomon követőre?
Röviden válaszolva: a két eszköz különbözik egymástól. Íme, hogyan:
| Funkció | Ügyfélfizetési nyomon követő | Számviteli szoftver |
| Cél | Kövesse nyomon a számlák állapotát és a nyomon követéseket | Könyvelés, adózás és jogszabályok betartása |
| Fókusz | Működési átláthatóság és cash flow időzítés | Pénzügyi jelentések és a könyvelés pontossága |
| Felhasználó | Szabadúszók, operatív csapatok, ügyfélmenedzserek | Pénzügyi és számviteli csapatok |
| Automatizálás | Fizetési emlékeztetők, állapotfrissítések, tulajdonjog | Egyeztetés, főkönyvek, adószabályok |
| Leginkább akkor használható, ha | Tisztában kell lennie azzal, hogy ki tartozik kinek és mikor. | Szüksége van auditált pénzügyi kimutatásokra |
A könyvelési szoftverek könyvelésre, szabályoknak való megfelelésre és pénzügyi jelentések készítésére szolgálnak. Az ügyfélfizetési nyomon követő rendszer viszont a napi átláthatóságra és nyomon követésre összpontosít.
Az egyik segít a könyvelés lezárásában. A másik segít a fizetések időben történő beszedésében.
Ez könnyebben érthető lesz, ha végigvezetjük Önt az üzleti ügyfelei fizetési nyomon követőjének létrehozásán.
Hogyan készítsünk ügyfélfizetési nyomon követőt (amely ténylegesen nagy léptékben is működik)
Az ügyfélfizetési nyomon követő nem csupán a számlák nyilvántartása. Ez egy olyan rendszer, amely bármikor választ ad a következő kérdésekre:
- Ki tartozik Önnek pénzzel?
- Mennyi a kintlévő összeg?
- Amikor esedékes
- Ki felelős a behajtásért?
Ha a nyomon követő rendszer nem tud mind a négy kérdésre egyértelmű választ adni, akkor végül kudarcot vall – függetlenül attól, hogy milyen eszközt használ a létrehozásához.
Íme, hogyan hozhat létre egy olyan rendszert, amely ma is működik, és nem omlik össze a volumen növekedésével. És igen, ez freelancerek, kisvállalkozások és növekvő csapatok számára is működik.
1. lépés: Mielőtt bármilyen eszközbe befektetne, döntse el, mit szeretne nyomon követni.
Azonnal belevág a szoftver használatába, anélkül, hogy eldöntené, mit szeretne nyomon követni? Ez katasztrófához vezet.
Ehelyett kezdje azzal, hogy megválaszol három kérdést:
- Projekt, mérföldkő, előleg vagy időtartam alapján számláz?
- Elfogad részleges fizetéseket?
- Ki felelős a nyomon követésért – a pénzügyi osztály, az ügyfélmenedzserek vagy az alapítók?
Ideális esetben egy sorban vagy tételben egy számlát kell nyomon követnie, nem egy ügyfelet. Egy ügyfélnek több számlája, részleges fizetése vagy különböző esedékességi dátuma lehet. Az ügyfél szerinti nyomon követés elrejti a fizetési kockázatokat.
Minden számlához legalább a következő információkat kell rögzítenie:
- Ügyfél neve
- Számlaszám vagy hivatkozási azonosító
- Számla kibocsátási dátuma
- Fizetési határidő (tényleges naptári dátum, nem „30 napos nettó”)
- A számlák teljes összege
- Eddig beérkezett összeg
- Kiegyenlítetlen egyenleg
- Fizetési állapot (pl. elküldve, kifizetve, késedelmes)
- Tulajdonos (a nyomon követésért felelős személy)
Az egyéb adatok megadása opcionális (de ajánlott):
- Fizetési mód (banki átutalás, hitelkártya stb.)
- Fizetési feltételek
- Megjegyzések (vitás kérdések, különleges megállapodások)
Először írja le ezt a listát. Győződjön meg arról, hogy az Ön által használt eszköz támogatja ezeket a mezőket.
2. lépés: Készítsen egy egyszerű kézi nyomon követőt, hogy megértse a mechanizmust
Ha nulláról indul, akkor az Excel vagy a Google Sheets használata a nyomon követés működésének megértéséhez okos ötlet lehet. Tippünk? A dolgok egyszerűségének érdekében alakítsa ki így:
- Minden sor = egy számla
- Minden oszlop = egy adatmező
- Képletek segítségével számolhatja ki: a fennálló egyenleget (számlaösszeg – befizetett összeg), a késedelmes napok számát (ma – esedékesség napja), a fizetési késedelem időtartamát (0–30, 31–60, 60+), valamint az üzleti tevékenységéhez fontos egyéb KPI-ket.
- Kiegyenlítetlen egyenleg (számlaösszeg – befizetett összeg)
- Késedelmes napok (ma – esedékességi dátum)
- Fizetési lejárati kategóriák (0–30, 31–60, 60+)
- Egyéb, vállalkozása számára fontos KPI-k
- Kiegyenlítetlen egyenleg (számlaösszeg – befizetett összeg)
- Késedelmes napok (ma – esedékességi dátum)
- Fizetési lejárati kategóriák (0–30, 31–60, 60+)
- Egyéb, vállalkozása számára fontos KPI-k
Miért kérjük, hogy próbálja ki a táblázatot, amikor már mondtuk, hogy nem skálázható?
A válasz: ez a lépés nyilvánvalóvá teszi a korlátozásokat. Manuálisan kell frissítenie. Amint a frissítések elmaradnak, a nyomon követő rendszer már nem tükrözi a valóságot.
Nincs beépített emlékeztető rendszer vagy tulajdonjog érvényesítés sem.
Nagyobb léptékben ezek a problémák gyorsan felhalmozódhatnak és tönkretehetik a rendszert.
3. lépés: Adjon hozzá tulajdonjogot és felelősséget (ahol a legtöbb nyomkövető meghibásodik)
Jelenleg a legtöbb ember a adatokat követi nyomon, de nem a felelősséget. Minden kifizetetlen számlának egyértelmű tulajdonosa kell, hogy legyen. Nem egy osztály. Nem a „pénzügy”. Hanem egy személy.
Tulajdonjog nélkül a következő három félelmetes dologgal kell szembenéznie:
- Inkonzisztens nyomon követés
- Mindenki azt feltételezi, hogy valaki más foglalkozik vele
- A késedelmes számlák csendben halmozódnak
Itt jönnek jól a feladat alapú rendszerek, amelyek megbízhatóbbak, mint a táblázatok.
4. lépés: Vezesse át a nyomon követést egy strukturált rendszerbe [például ClickUp]
Amikor strukturált rendszerre való áttérésről beszélünk, olyan rendszert értünk, amely egy helyen egyesíti a nyomon követést, a tulajdonjogot, az automatizálást és a láthatóságot.
Világszerte számos csapat bízik abban, hogy a ClickUp az a munkamenedzsment platform, amely mindezt összefogja.
🦄 Mi az a ClickUp: A ClickUp a világ első konvergált AI munkaterülete. Itt a munkád feladatokra van felosztva, listákba csoportosítva, és egyéni mezők segítségével a rendszereidhez és folyamatokhoz igazítva. Emellett kontextusérzékeny AI-vel is rendelkezik, így egyszerre gyorsabban és okosabban dolgozhatsz.
Gondoljon rá így:
- Lista = táblázat vagy adatbázis
- Egy feladat = egy tétel a táblázatban
- Egyéni mezők = strukturált adatokkal rendelkező oszlopok
A táblázatkezelő programok minden előnyét kínálja, ráadásul mesterséges intelligenciával és automatizálással is rendelkezik, így nem kell a korlátaival bajlódnia.
5. lépés: Hozzon létre egy külön „Ügyfélfizetések” listát
Miután áttért egy strukturált projektmenedzsment eszközre, mint például a ClickUp, hozzon létre egy új listát kifejezetten a fizetések számára. Ne keverje ezt a projekteket vagy a teendőket.
A ClickUp alkalmazásban a listán szereplő minden feladat egy-egy számlát jelent.
Most adjon hozzá egyéni mezőket, amelyek tükrözik a korábban meghatározott táblázat oszlopait:
- Ügyfél neve (szövegmező)
- Számlaszám (szöveg vagy szám mező)
- Számla dátuma (dátum mező)
- Esedékességi dátum (dátum mező)
- Számlaösszeg (pénznem mező)
- Fizetett összeg (pénznem mező)
- Kiegyenlítetlen egyenleg (képletmező)
- Fizetési állapot (legördülő mező)
- Fizetési felelős (feladatot kapó személy)
Gratulálunk! Most alakította át fizetési nyomon követőjét strukturált, kereshető adatbázissá.
6. lépés: Határozza meg egyértelmű fizetési státuszokat
Gyakori hiba, hogy a számlázást a folyamat végének tekintik. Pedig nem az. Valójában ez csak az első lépés a fizetési ciklusban.
Az egész így néz ki:
- Vázlat (számla létrehozva, de még nem elküldve)
- Elküldve (számla elküldve az ügyfélnek)
- Esedékes (fizetés várható, de még nem késedelmes)
- Késedelmes (lejárt, ki nem fizetett)
- Kifizetve (teljesen beérkezett)
Ezeket az elemeket feltétlenül külön kövesse nyomon, mert mindannyian tudjuk, hogy a várható bevétel szinte soha nem egyezik meg a tényleges bevétellel.
Minden számlázási feladatnak az események bekövetkeztekor át kell haladnia ezeken a szakaszokon. Ez a világosság tisztább jelentéstételt és célzott nyomon követést tesz lehetővé.
💡 Profi tipp: A fizetési ciklus minden szakaszát színekkel jelölt egyéni feladatállapotként definiálhatja a ClickUp alkalmazásban. Ez segít a számlák egy pillanat alatt történő nyomon követésében. A számlák fizetési folyamatának előrehaladtával egyetlen kattintással megváltoztathatja az állapotokat. Emellett automatizálásokat is beállíthat, amelyek meghatározott kiváltó események esetén automatikusan áthelyezik az egyes számlákat a megfelelő állapotba.
7. lépés: Automatizálja a nyomon követést, hogy semmi ne függjön a memóriától
Rendben, a nyomon követő rendszer már majdnem készen van. De még mindig Önnek kell manuálisan nyomon követnie a számlákat és frissítenie az állapotokat. Sőt, még emlékeztetőket is kell küldenie az ügyfeleknek a fizetésről.
Ez nem túl kényelmes, igaz?
A nyomon követő rendszernek legalább egy részét ezeknek a feladatoknak önállóan el kell tudnia látnia. *A ClickUpban ez valóban lehetséges.
A ClickUp alkalmazásban beállíthatja, hogy „ha ez történik, akkor azt tegye” automatizálásokat, amelyekkel kezelheti ezt a rutinmunkát. Ezek az automatizálások lehetővé teszik, hogy a változások alapján cselekvések induljanak el. Például:
- Amikor az állapot „Esedékes”-re változik, értesítse a feladat tulajdonosát.
- Amikor az állapot „Késedelmes”re változik, küldjön belső riasztást.
- Ha a feladatot „Kifizetve” jelöléssel látja el, akkor a feladat automatikusan lezárul.
Ezzel elkerülhetőek a konfliktusok, és biztosítható, hogy egyetlen számla se maradjon figyelmen kívül.
🤝 Bevált gyakorlat: Fontolja meg, hogy az első fizetési emlékeztetőt a határidő előtt, a másodikat pedig röviddel a határidő lejárta után küldje el ügyfeleinek. Csak akkor terjessze a problémát magasabb szintre, ha a számla a megállapodott határérték felett marad.
Most pedig a következő kérdés:
Hogyan automatizálhatja az ügyfelek fizetési emlékeztetőit?
A ClickUp támogatja az automatizálást és az AI eszközöket, amelyek mind az emlékeztetők mechanizmusát, mind azok tartalmát/kontextusát racionalizálják.
1. Állítson be automatikus emlékeztetőket a ClickUp Automations segítségével
Ahelyett, hogy manuálisan küldene emlékeztetőket, használja a ClickUp Automations szolgáltatást olyan szabályok létrehozásához, mint például:
- Kiváltó ok: A fizetési határidő X nap múlva lejár → Művelet: Emlékeztető értesítés/e-mail küldése az ügyfélnek vagy a pénzügyi csapatnak
- Kiváltó esemény: Állapotváltozás „Késedelmes” állapotra → Művelet: Követési feladat hozzárendelése a tulajdonoshoz és értesítése
🔑 A számlák esedékességi dátumait közvetlenül az Ügyfélfizetések listájában található Egyéni mezőkből veheti át, mint a triggerek alapját.
2. Használja a ClickUp emlékeztetőket személyes és csapatfeladatokhoz
A ClickUp natív emlékeztető funkciója (amely eltér az automatizálástól) lehetővé teszi, hogy olyan értesítéseket állítson be, amelyek egy adott személyt emlékeztetnek a teendőkre:
- Emlékeztesse az ügyfélmenedzsert két nappal az esedékesség előtt
- Kérje meg a pénzügyi osztályt, hogy ellenőrizze az ügyfél fizetési bizonylatát.
- Értesítse a projektvezetőt, ha a számla esedékességétől számított 3 nap elteltével még nem történt meg a követés.
🔑 Ez a csapat felelősségvállalását is elősegíti, még akkor is, ha az ügyfél e-mailes emlékeztetőit külön automatizálják. Ezzel mindenki összhangban marad a belső feladatokkal, támogatva az ügyfelek nyomon követését.
3. Használja a ClickUp Brain/AI-t az intelligens üzenetküldéshez
A ClickUp Brain kontextusérzékeny mesterséges intelligenciát hoz a munkafolyamatába. A Brain segítségével:
- Automatikusan generáljon e-mailes emlékeztetőket, amelyek az ügyfél előzményeihez igazodnak (barátságos, formális vagy határozott hangvételűek).
- Jelölje meg a kockázatos számlákat, és használja a mesterséges intelligenciát, hogy a fizetési szokások alapján javaslatot tegyen a követés időzítésére.
🔑 Mivel a Brain megérti a munkaterület adatait és mintáit, nem kell többé találgatnia, hogy mikor és hogyan ossza meg az emlékeztetőket.
📌 Példa: Állítson be egy értesítési feladatot, amely a Brain segítségével megfogalmazza a következő kimenő e-mailt, amikor egy fizetés késedelmes, majd hagyja, hogy a fiók tulajdonosa áttekintse és elküldje, ötvözve az automatizálást az emberi érintéssel.
4. Használja a ClickUp Super Agents szolgáltatást az önálló nyomon követéshez
A ClickUp Super Agents AI-társak, akik nemcsak segítenek Önnek, hanem aktívan részt vesznek a munkaterületén is. A munkaterületéről való végtelen tudásukkal és hatalmas memóriájukkal a következőket tudják:
- Figyelje ügyfelei fizetési listáját
- Észlelje a közelgő esedékességeket és a késedelmes fizetéseket
- Proaktív módon hozzon létre és küldjön emlékeztetőket (e-mailben vagy belső feladatokként) személyre szabott szöveggel.
- Jelölje meg a megoldatlan fizetéseket egy csapattag megjelölésével vagy egy magasabb prioritású riasztás kiváltásával.
🔑 A szuperügynökök hatékonyan delegálják a folyamatos nyomon követési és kapcsolattartási munkát, így hetente több órát spórolnak meg. Különösen hasznosak, ha nagy ügyfélportfóliót vagy bonyolult számlázási ütemtervet kezel.
📌 Gyakorlati példa:
- A Payments Tracker Super Agent figyeli a 3, 7 és 14 napos késedelmet elérő számlákat.
- Minden mérföldkőnél ügyfélspecifikus emlékeztető e-maileket generál.
- Frissíti a feladat állapotát, és értesíti a kijelölt tulajdonost, ha nem érkezik fizetési visszaigazolás.
- A Dashboard betekintései vagy a csevegési értesítések révén jelzi Önnek a kivételeket.
Ezzel a korábban reaktív behajtási folyamat reagáló, intelligens folyamattá válik.
🎥 Nézze meg, hogyan dolgoznak a szuperügynökök (és végezze el a munkáját!) ✔️
8. lépés: A fizetési visszaigazolások pontos rögzítése
A fizetési visszaigazolás gyakran e-mailben, üzenetben vagy képernyőképen érkezik, majd elveszik.
Ha ez olyan problémának tűnik, amellyel Ön is küzd, akkor változtatnia kell a bevételi forrásain.
A ClickUp Forms segítségével strukturált információkat (pl. fizetési hivatkozás, dátum, összeg) gyűjthet, és azokat rendezett formában rögzítheti a megfelelő ClickUp Listában. Ezután a Forms és az Automations/Agents funkciókat összekapcsolva automatikusan frissítheti a megfelelő számla feladatot. Ez csökkenti az oda-vissza levelezést és tisztán tartja a nyilvántartásokat.
A ClickUp fizetési űrlap sablonjával biztonságos, strukturált űrlapot hozhat létre a fizetési adatok gyűjtéséhez és a tranzakciók közvetlenül a munkaterületén történő feldolgozásához. Ideális a bevételek egységesítéséhez, a folyamatok nyomon követéséhez és a fizetési információk egységesítéséhez a feladatkezelő rendszerén belül.
9. lépés: Készítsen élő cash flow-áttekintést
A nyomon követő akkor ér valamit, ha olyan kérdésekre ad választ, mint:
- Mennyi bevétel van jelenleg késedelmesen?
- Mely ügyfelek fizetnek rendszeresen késve?
- Mi várható ezen a héten és a következő hónapban?
A statikus jelentések nem képesek megbízhatóan ellátni ezt a feladatot. Szüksége van egy valós időben frissülő nézetre.
Ha valami hasonlóra van szüksége a táblázatokhoz, próbálja ki a ClickUp táblázatos nézetét. Ez segít egy helyen kezelni a számla- és fizetési adatait. Rendezze a számlákat esedékességi dátum szerint, szűrje ki a késedelmes fizetéseket, és akár ügyfél vagy állapot szerint is csoportosíthatja őket, hogy felismerje a mintákat.
A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti az üzleti tevékenységéhez fontos mutatókat. Állítson be egyedi kártyákat, táblázatokat és grafikonokat, amelyek automatikusan frissülnek a teljes fennálló egyenleggel, kövesse nyomon a lejárt számlákat idő szerint, vagy figyelje a várható fizetéseket hetente.
Így pénzügyi frissítésekre várás nélkül is valós időben követheti a pénzforgalmat.
10. lépés: Kapcsolja össze a fizetéseket azokkal a munkákkal, amelyekből származnak
Ha a nyomon követés nem kapcsolódik a projektekhez, akkor a viták és a késedelmek száma megnő. Ez azért van, mert az ügyfelek megkérdőjelezhetik a projekt terjedelmét vagy befejezését. Ha nincs egyértelmű kapcsolat a számlázott és a teljesített szolgáltatások között, akkor még a jogos számlák is elakadhatnak.
A számlázási feladatok és a kapcsolódó projektfeladatok összekapcsolása kontextust teremt:
- Mi került leszállításra?
- Amikor kiszállították
- Ki hagyta jóvá?
Ez csökkenti a vitákat és felgyorsítja a behajtást.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp időkövető és munkaidő-nyilvántartó funkcióját, hogy a számlákat közvetlenül összekapcsolja a teljesítéssel. A ClickUp-ban a csapat tagjai a munka elvégzése közben rögzítik a projekt feladatokhoz kapcsolódó időt. Ezek a bejegyzések a Timesheets-be kerülnek, ahol a feladatok, a megbízottak, a dátumok és az ügyfelek szerint jelennek meg az órák. Világosan látható, hogy mely mérföldkövek teljesültek, és mikor történt a munka. Időalapú vagy előlegszámlázás esetén ez a átláthatóság meggyőzi az ügyfeleket a számlák pontosságáról, így sokkal valószínűbbé válik a határidőre történő fizetés.
11. lépés: Havonta ellenőrizze és finomítsa a nyomon követőt
Az ügyfélfizetési nyomon követő csak akkor megbízható, ha rendszeresen felülvizsgálják.
Havonta szánjon időt arra, hogy ne csak az egyes számlákat, hanem a mintákat is megvizsgálja. Figyeljen arra, hogy mely ügyfelek fizetnek rendszeresen késve, mennyi ideig tart átlagosan a beszedési ciklus, és hol történnek a követelések.
Ezek a jelzések segítenek a fizetési feltételek, az emlékeztető időzítés vagy a tulajdonjog módosításában, mielőtt a kisebb problémák pénzforgalmi gondokká válnának.
📚 Olvassa el még: Projekt jövedelmezőség
Az ügyfélfizetési nyomon követő használatának előnyei
Az ügyfélfizetési nyomon követő nem csupán egy adminisztratív eszköz. Ha helyesen alkalmazzák, pénzforgalom-ellenőrző rendszerré válik, amely csökkenti a bizonytalanságot, védi a haszonkulcsot és javítja az ügyfélkapcsolatokat anélkül, hogy többletköltségeket okozna.
Előre jelezhetőbb pénzforgalom (nem csak gyorsabb fizetések)
Természetesen az ügyfelei nem fognak hirtelen gyorsabban fizetni csak azért, mert bevezette a nyomon követőt.
De ami igazán fontos, hogy előre meg tudja jelezni, mikor érkezik a pénz. A strukturált fizetési nyomon követő rendszer segítségével a kintlévő bevételek esedékességi dátum, összeg és ügyfél szerint láthatóvá válnak. Ez lehetővé teszi a bérszámfejtés, a beszállítói kifizetések és a felvételi döntések tervezését.
Azok a vállalkozások, amelyek szisztematikusan nyomon követik a követeléseiket, általában lerövidítik a behajtási ciklusokat. A késedelmes számlák korán felszínre kerülnek, mielőtt kellemetlenné válnának vagy feledésbe merülnének. A láthatóság megváltoztatja a viselkedést.
Kevesebb elmulasztott számla és nulla bevételkiesés
A kimaradt számlák nem jelennek meg „veszteségként” a könyvelésében, egyszerűen csak nem jelennek meg.
A megfelelő nyomon követő rendszer biztosítja:
- Minden elküldött számla rögzítésre kerül
- Minden számlához tartozik egy felelős személy
- Minden kifizetetlen egyenleg látható, amíg nem rendezik.
Ez jelentősen csökkenti a bevételkiesést, különösen a projektalapú és a megbízásos munkák esetében, ahol a számlázás késhet vagy töredezett lehet.
Következetes, professzionális ügyfélkövetés
Nyomkövető nélkül a követés érzelmi alapú és következetlen. Nyomkövetővel viszont időszerű, tényszerű és nyugodt.
Ahelyett, hogy „Csak ellenőrzöm...”, a követő üzenetek így szólnak: „Ez a számla május 15-én esedékes volt, és most már öt napja késedelmes. ”
Ez a átláthatóság védi a kapcsolatokat. Az ügyfelek sokkal kevésbé érzik magukat nyomás alatt vagy meglepve, ha az emlékeztetők következetesek és adatokon alapulnak.
Kevesebb mentális terhelés a alapítók és az ügyfélmenedzserek számára
Nem fárasztó a fizetések nyomon követése a fejében?
Ez elvonja a figyelmét a szállításról, az értékesítésről és a stratégiáról.
A központi nyomon követő megszünteti ezt a kognitív terhet azzal, hogy azonnal válaszol a kérdésekre. Ha Ön egy alapító vagy ügyfélkapcsolati menedzser, aki már teljes kapacitással dolgozik, ez egy isteni áldás.
Jobb elszámoltathatóság a csapatok között
Ha a fizetések nyomon követése nem elszigetelten, hanem megosztottan történik, javul a felelősségvállalás. A pénzügyi osztály tudja, mi áll fenn. Az ügyfélmenedzserek tudják, mely ügyfeleket kell ösztönözni. A vezetés korán felismeri a kockázatokat.
Az olyan eszközök, mint a ClickUp, ezt úgy segítik elő, hogy egyértelműen meghatározzák a felelősségi köröket, összekapcsolják a számlákat a teljesítési munkával, és láthatóvá teszik az állapotot további megbeszélések vagy jelentések nélkül.
Erősebb hosszú távú ügyfélkapcsolatok
Ironikus módon a strukturált fizetési nyomon követés gyakran javítja a kapcsolatokat. A világos feltételek, a következetes emlékeztetők és a dokumentált előzmények csökkentik a feszültségeket és a félreértéseket.
Az ügyfelek tudják, mire számíthatnak – és Ön is.
📚 Olvassa el még: Ügyfélkezelés
A legjobb ügyfélfizetési nyomonkövető szoftver
Igen, már megmutattuk, hogyan készítheti el ügyfelei fizetési nyomon követőjét. Azt is elmondtuk, hogy ezt egy egyszerű táblázatkezelő programmal is megteheti. Vagy áttérhet a ClickUp-ra.
Ha egyik sem tetszik, itt van még három lehetőség, amelyek közül választhat:
1. FreshBooks (A legjobb szabadúszók és kis szolgáltató vállalkozások számára)
A FreshBooks egy felhőalapú könyvelési és számlázási platform, amelyet szolgáltató vállalkozások és szabadúszók számára fejlesztettek ki. Egyszerűsíti a számlázást, automatizálja az emlékeztetőket, és egy alkalmazásban ötvözi az alapvető könyvelést a fizetések nyomon követésével.
A FreshBooks legjobb funkciói
- Hozzon létre professzionális számlákat testreszabható sablonok és automatizált ismétlődő számlázási opciók segítségével.
- Kövesse nyomon az időt és a kiadásokat, és számlázza ki az ügyfeleknek a nyomon követett órákat.
- Automatizálja a fizetési emlékeztetőket, hogy csökkentsék a manuális nyomon követést.
- Fogadjon online fizetéseket hitelkártyával vagy ACH-vel, hogy felgyorsítsa a behajtást.
- Készítsen pénzügyi jelentéseket a cash flow és a nyereség áttekintéséhez.
A FreshBooks korlátai
- Egyes felhasználók szerint a telefonos alkalmazások funkciói nem egyenletesek a számítógépes felhasználói élményhez képest.
- Nem ideális komplex könyveléshez (pl. fejlett készletnyilvántartás vagy több jogi személyiségű vállalkozások). Az országspecifikus adóügyi munkafolyamatok is korlátozásokat jelenthetnek.
A FreshBooks árai
- Lite: 21 USD/hó
- Plusz: 38 USD/hó
- Prémium: 65 USD/hó
- Válassza ki: Egyedi árazás
FreshBooks értékelések és vélemények
- G2: 4,5/5 (több mint 4400 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (950+ értékelés)
2. Wave (A legjobb költségtudatos szabadúszók és kisvállalkozások számára)
A Wave egy ingyenes, felhőalapú könyvelési és számlázási platform, amely lehetővé teszi a kisvállalkozások és az egyéni vállalkozók számára, hogy előfizetési díj nélkül kezeljék számláikat, kifizetéseiket és alapvető könyvelésüket.
A Wave legjobb funkciói
- Küldjön korlátlan számú professzionális számlát ismétlődő számlázással és állapotkövetéssel.
- Kövesse nyomon a kiadásokat és a bevételeket, és egyeztesse a tranzakciókat a banki importokkal.
- Alapvető pénzügyi jelentéseket és irányítópultokat készíthet a cash flow átláthatósága érdekében.
- Fogadjon online fizetéseket kiegészítők segítségével (hitelkártyás és banki fizetések)
- Használja a mobil nyugta-beolvasást, hogy útközben is rögzíthesse a kiadási adatokat.
A Wave korlátai
- Nem ideális nagyobb vállalatok vagy olyan vállalkozások számára, amelyek több pénznemet, fejlett jelentéskészítést vagy mélyreható automatizálást igényelnek.
- Támogatási korlátozások – a magasabb szintű telefonos támogatás nem része az ingyenes csomagnak.
Wave árak
- Starter: Ingyenes
- Pro: 19 USD/hó
- A fizetések feldolgozási díja tranzakciónként kerül felszámításra.
Wave értékelések és vélemények
- G2: 4,5/5 (több mint 300 értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (több mint 1700 értékelés)
3. Zoho Books (A legjobb integrált üzleti pénzügyekhez)
A Zoho Books egy felhőalapú könyvelési megoldás, amely magában foglalja a számlázást, a követelések nyomon követését, a banki integrációkat, az automatikus emlékeztetőket, az ügyfélportálokat és a részletes jelentéseket. Mindez egy szélesebb körű csomagban érhető el, ha más Zoho eszközöket is használ.
A Zoho Books legjobb funkciói
- Automatikus számlák és fizetési emlékeztetők küldése az ügyfeleknek
- A tranzakciók összehangolásával automatikusan egyeztetheti bankszámláit.
- Kövesse nyomon a követeléseket és a kötelezettségeket egy helyen
- Hozzon létre testreszabható pénzügyi jelentéseket a vevőszámlák lejárati idejéről, a cash flow-ról és egyebekről.
- Több pénznem és ügyfélportál támogatása a globális számlázáshoz
A Zoho Books korlátai
- Az ultraegyszerű eszközökhöz képest nehezebb tanulási görbe várható (némi beállítás szükséges).
Zoho Books árak
- Ingyenes
- Standard/Professional/Premium csomagok: ~20–70+ USD/hó(Az árak régiótól és számlázási ciklustól függően változhatnak)
Zoho Books értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (több mint 290 értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (több mint 670 értékelés)
A legjobb tippünk a megfelelő eszköz kiválasztásához? Kezdje az ingyenes vagy próbaverziókkal, és nézze meg, melyik illik legjobban az Ön igényeihez. Ezután váltson magasabb szintre, attól függően, hogy mire van szüksége és mit kap!
📚 Olvassa el még: Ügyfélportálok példái
A legjobb gyakorlatok az ügyfelek fizetéseinek kezeléséhez
Tetszik vagy sem, nem javíthatja a fizetési menedzsmentet agresszív magatartással vagy végtelen emlékeztető levelek küldésével. Ehelyett az alábbiak működnek:
✅ Határozza meg az elvárásokat a munka megkezdése előtt
A legtöbb fizetési probléma még az első számla kiküldése előtt eldől. A feltételeket a szerződés megkötésekor, nem pedig a szállítás után egyezze meg. Az ügyfelek sokkal nagyobb valószínűséggel fizetnek időben, ha a fizetési határidők, a késedelmi díjak és a számlázási gyakoriság egyértelműen és írásban rögzítve vannak.
✅ Számlázzon gyorsan és következetesen
Minél tovább vár a számlázással, annál tovább tart a fizetés. A legjobban működő csapatok a mérföldkő után azonnal vagy egy rögzített, ismétlődő ütemezés szerint számlázzák ki a számlákat. Kerülje el a számlák „ha van ideje” elvű csoportosítását.
✅ Kövesse nyomon a fizetéseket egy központi rendszerben
Akár önálló szabadúszó, akár ügynökség, minden számlát, állapotot és megjegyzést egy helyen kell tárolnia. A szétszórt nyomon követés elmulasztott utánkövetésekhez és párhuzamos kapcsolatfelvételekhez vezet.
Ez az egyetlen megbízható forrás biztosítja:
- Mindenki ugyanazt az állapotot látja
- A nyomon követések nem fedik egymást és nem maradnak ki
- A vezetés korán felmérheti a kockázatokat
✅ Határozza meg egyértelműen a nyomon követés felelőseit
Minden kifizetetlen számlának kell lennie egy felelős tulajdonosának. Enélkül az emlékeztetők következetlenek és kínosak lesznek. A tulajdonjog mikromanagement nélkül is felelősségvállalást teremt.
✅ Automatizálja az emlékeztetőket, de tartsa meg az emberi hangnemet
A legtöbb ember elfelejti, hogy az automatizálásnak a időzítést kell kezelnie, nem a kapcsolatokat. Használjon esedékesség előtti és késedelmes fizetési emlékeztetőket, hogy elkerülje a feledékenységet, de a magas értékű ügyfelek vagy a régóta fennálló kapcsolatok esetében tartsa meg az emberi beavatkozást.
✅ Dokumentálja a fizetési előzményeket és a beszélgetéseket
Ezt nem lehet elégszer hangsúlyozni. A számlák nyilvántartása mellett jegyezze fel a részleges fizetéseket, a megegyezés szerinti halasztásokat és az ügyfelekkel folytatott beszélgetéseket. Később még hálás lesz nekünk!
📚 Olvassa el még: Ügyfél lista sablonok
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni az ügyfelek fizetéseinek nyomon követése során
Megvan az eszközkészlet, megvannak a bevált gyakorlatok. Most pedig zárjuk le egy figyelmeztetéssel. Ne ess bele ezekbe a gyakori, de költséges hibákba:
⚠️ Nyomon követés számla helyett ügyfél szerint
Miért hibás ez a módszer, kérdezheti? Mert ha ügyfelenként egy sort követ nyomon, ahelyett, hogy számlánként egyet, akkor a késedelmes fizetés kockázata elvész. A részleges fizetések, a több mérföldkő és az átfedő számlázási időszakok mind egyetlen számban tűnnek el.
⚠️ A „számla elküldve” állapotot tekintsd a célvonalnak
A számla elküldése nem egy befejezett művelet, hanem a behajtási folyamat kezdete. Azok a csapatok, amelyek a számlák elküldése után abbahagyják a nyomon követést, elveszítik a késedelmek, viták és elmulasztott fizetések áttekinthetőségét.
⚠️ A nyomon követéshez a memóriára támaszkodni
A „Majd emlékszem rá” megközelítés addig működik, amíg nem. A mozgalmas hetek, a szabadságok és az átadások nem az Ön kezében vannak. A hibátlan rendszerek felépítése viszont igen.
Az olyan eszközökben, mint a ClickUp, az automatizálás és a határidőn alapuló emlékeztetők teljesen kiküszöbölik az emberi feledékenység kockázatát.
⚠️ A fizetések nyomon követésének összekapcsolása a projektmunkával
Ha a számlák a projekt feladatlistáiban szerepelnek, elvésznek a szállítási zajban. A pénzügyi nyomon követéshez tiszta, dedikált helyre van szükség.
Tartsa a fizetéseket egy külön mappában vagy listában a ClickUp-on belül, majd a számlákat a kontextus érdekében kapcsolja a projekt feladatokhoz, ahelyett, hogy egy helyen tárolná őket.
⚠️ A késedelmes fizetések mintáinak figyelmen kívül hagyása
A késedelmes fizetések ritkán véletlenszerűek. Általában bizonyos ügyfelek, feltételek vagy számlázási struktúrák köré csoportosulnak.
Havonta ellenőrizze a fizetési adatokat. Ha ugyanazok az ügyfelek mindig késnek a fizetéssel, módosítsa a feltételeket, kérjen előre fizetést, vagy gondolja át a kapcsolatot.
⚠️ Ha az „ideiglenes kivételek” állandó káosszá válnak
Előfordulhat, hogy egyszeri fizetési haladékot adnak. A hiba az, ha ezt nem dokumentálják.
Ha a kivételek el vannak rejtve a beérkező levelek vagy a Slack-szálak között, a nyomon követő rendszer már nem tükrözi a valóságot. Minden kivételt közvetlenül a számla rekordjához kell rögzíteni, hogy az adatok megbízhatóságát megőrizzük.
📚 Olvassa el még: Hogyan kezelje több ügyfelet?
Tegye az ügyfelek fizetéseit rendszeressé, ne pedig stresszforrássá
Egy bizonyos méret felett a fizetések nyomon követése már nem csak az emlékeztetőkről szól, hanem az üzemeltetés átláthatóságáról is. Ha világos képet kap arról, hogy mi áll fenn, ki felel az egyes követésekért, és hogyan kapcsolódnak a fizetések a teljesített munkához, a pénzforgalom sokkal jobban előre jelezhetővé válik. Ez az előre jelezhetőség jobb tervezést, stabilabb ügyfélkapcsolatokat és kevesebb kényelmetlen beszélgetést jelent a pénzről.
Itt jönnek jól az olyan eszközök, mint a ClickUp . Azáltal, hogy a fizetéseket a valódi munkához, a valódi tulajdonosokhoz és a valódi határidőkhöz kötik, a csapatok közös áttekinthetőséget és következetességet nyernek a nyomon követés és a nyomon követés terén. Ha minden egy rendszerben található, a fizetések beszedése inkább szándékosnak és ellenőrzöttnek tűnik, mint reaktívnak.
Ha a jelenlegi rendszered instabilnak vagy túlzottan manuálisnak tűnik, az a rendszer hiányosságára utal – nem pedig személyes hiányosságra –, és ezt meg lehet oldani. Hogyan? Regisztrálj és próbáld ki a ClickUp-ot még ma ingyen!
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Az ügyfélfizetési nyomon követő egy olyan rendszer, amelynek segítségével rögzítheti a számlákat, figyelemmel kísérheti a fizetési státuszt, és nyomon követheti a fennálló egyenlegeket esedékességi dátum és ügyfél szerint. Megmutatja, mely számlák kerültek elküldésre, fizetésre vagy késedelmesek, valamint azt is, hogy ki felelős a nyomon követésért.
Használjon ügyfélfizetési nyomon követőt a késedelmes fizetések megelőzése, a bevételkiesés elkerülése és a kiszámítható cash flow fenntartása érdekében. Enélkül könnyű elfelejteni a számlákat, és a nyomon követés is következetlen lesz.
Az ügyfélfizetési nyomon követőnek tartalmaznia kell az ügyfél nevét, a számla számát, a számla dátumát, a fizetési határidőt, a számla összegét, a befizetett összeget, a fennmaradó egyenleget, a fizetési státuszt és a nyomon követésért felelős személyt. Az opcionális mezők, mint például a fizetési feltételek, megjegyzések és fizetési mód, további kontextust adnak.
Az ügyfelek fizetéseit automatikusan nyomon követheti olyan szoftver segítségével, amely frissíti a fizetési státuszt, emlékeztetőket küld és a határidők alapján követési feladatokat rendel hozzá. Az automatizálás általában olyan szabályokon alapul, mint „amikor a számla késedelmes” vagy „a határidő előtt”. Ezzel elkerülhető a manuális nyomon követés, biztosítható a következetes nyomon követés, és a fizetési adatok pontosságát is megőrizheti anélkül, hogy folyamatosan be kellene avatkoznia.
Igen, az Excel vagy a Google Sheets programokat használhatja ügyfélfizetési nyomkövetőként, különösen alacsony számlázási volumen esetén. A táblázatok azonban manuális frissítést igényelnek, nem rendelkeznek beépített emlékeztető funkcióval, és nem biztosítják a tulajdonjog érvényesítését. Az ügyfélszám növekedésével a táblázatok gyakran szinkronból kerülnek, ami növeli a számlák elmulasztásának és az inkonzisztens nyomon követésnek a kockázatát.
A legjobb módszer az ügyfelek figyelmeztetésére a késedelmes fizetésekkel kapcsolatban egy következetes, automatizált emlékeztető sorozat, amely a fizetési határidő előtt kezdődik és fokozatosan erősödik. Az emlékeztetőknek tárgyilagosnak, udvariasnak és időszerűnek kell lenniük, nem pedig érzelmesnek vagy szórványosnak. Az emlékeztetők időzítésének automatizálása és a professzionális üzenetek megőrzése segít megőrizni az ügyfélkapcsolatokat és javítja a fizetések megbízhatóságát.