A kézi űrlapok ártalmatlannak tűnhetnek, amíg el nem kezdenek órákat felemészteni, lassítani a döntéshozatalt és elkerülhető hibákat okozni a folyamatokban. Minden szabadságkérelem, ügyféljegy vagy visszajelzési űrlap mögött egy ismétlődő folyamat rejtőzik, amely optimalizálásra vár.
A megoldás nem több űrlap. Hanem idő és pénz befektetése az okosabb űrlapokba.
Ebben a blogbejegyzésben elmagyarázzuk, hogyan automatizálhatja az űrlapokat AI segítségével, hogy önállóan gondolkodó, útvonalat meghatározó és válaszoló munkafolyamatokat hozzon létre. És igen, mindezt a ClickUp segítségével valósítottuk meg – a világ első konvergens AI munkaterületével!
Kezdjük! ✅
Miért érdemes automatizálni az űrlapokat AI segítségével?
A kézi űrlapfeldolgozás mindent lelassít, legyen szó beilleszkedésről, jóváhagyásokról vagy ügyfélkérésekkel kapcsolatos feladatokról. Az AI-alapú automatizálás megváltoztatja ezt azáltal, hogy a háttérben elvégzi a rutinmunkát.
Íme, mit kínál ez az útmutató:
- Kevesebb manuális munka: automatizálja az űrlapok kitöltését, az adatok bevitelét, az érvényesítést és az továbbítást, hogy órákat takarítson meg az emberi erőforrások számára.
- Gyorsabb átfutási idők: Az űrlapok feldolgozása és elemzése percek alatt megtörténik, nem pedig napok alatt.
- Jobb adatpontosság: A beépített érvényesítési és logikai ellenőrzésekkel korán felismerheti a hibákat.
- Továbbfejlesztett felhasználói élmény: Személyre szabhatja és alkalmazkodhat az űrlapokat a célközönségéhez, és csökkentheti a kitöltés során felmerülő nehézségeket.
- Skálázható műveletek: kezelje a növekvő űrlapmennyiséget anélkül, hogy növelné a létszámot
- Alacsonyabb működési költségek: Csökkentse a papírmunkát, a újrafeladatokat és a késedelmeket.
👀 Tudta? A vállalati adatok több mint 80%-a strukturálatlan dokumentumokban (beleértve az űrlapokat is) van elzárva. Az AI-alapú űrlapautomatizálás – az intelligens dokumentumfeldolgozás (IDP) révén – felszabadítja ezeket az adatokat, és a számlákat, szerződéseket és adóbevallásokat strukturált információkká alakítja, amelyeket a rendszerei ténylegesen felhasználhatnak.
Gyakori felhasználási esetek az AI-alapú űrlapautomatizáláshoz
Gondoljon minden űrlapra, amellyel csapata dolgozik: szabadságkérelmek, költségtérítési kérelmek, beilleszkedési ellenőrzőlisták, ügyfélfelvételi űrlapok vagy visszajelzési kérdőívek. Most képzelje el, hogy ezek az űrlapok azonnal rendszerezik magukat, ellenőrzik a bevitt adatokat, továbbítják a megfelelő személyeknek a további intézkedéshez, és frissítik a kapcsolódó rekordokat.
Ez az AI-automatizálás ereje. Nézzük meg, hol érhető el a legnagyobb hatása. 📈
- Hitel- és számlák feldolgozása: Kivonja és ellenőrzi az űrlapokból a pénzügyi adatokat, hogy gyorsítsa a jóváhagyásokat, kifizetéseket és ellenőrzéseket.
- KYC és személyazonosság-ellenőrzés: Optikai karakterfelismerés (OCR) és gépi tanulás segítségével beolvassa az azonosító okmányokat, és automatikusan kitölti az ügyféladatokat a megfelelőségi rendszerekbe.
- Önéletrajzok áttekintése és új munkavállalók felvétele: A jelöltek és a pozíciók összehangolása, a felvételi dokumentumok automatikus generálása és az új munkavállalók felvételének munkafolyamatai.
- Szabadság, bérszámfejtés és teljesítményértékelés: nyomon követi az egyenlegeket, jelzi az eltéréseket és minimális beavatkozással kezeli az értékelési ciklusokat.
- Szerződés- és jogi dokumentumkezelés: automatikus vázlatok készítése, a módosítások nyomon követése és a megfelelőség biztosítása manuális utánkövetés nélkül.
- Ügyfélszolgálati beérkezés és továbbítás: Kérelmek rögzítése, jegyek hozzárendelése és automatikus frissítések küldése valós időben
📖 Olvassa el még: A ClickUp űrlapok ereje a szoftverfejlesztő csapatok számára
Az AI űrlapautomatizálási eszközök legfontosabb jellemzői
Nem minden AI űrlapeszköz egyforma. Egyesek csak adatokat gyűjtenek, mások döntéseket hoznak.
A munkafolyamatok valódi racionalizálásához az eszközöknek túl kell lépniük az űrlapkészítésen, és közvetlenül támogatniuk kell a végrehajtást, az egyértelműséget és a méretezhető automatizálást. Önnek a következőket kell tennie:
- Válassza a dinamikus feltételes logikát: Válasszon olyan eszközöket, amelyek adaptív kérdéssorokkal reagálnak a felhasználói bevitelekre, csökkentve az űrlap hosszát és növelve a kitöltési arányt.
- A zökkenőmentes integrációk előtérbe helyezése: Válasszon olyan platformokat, amelyek könnyedén összekapcsolhatók a CRM, HRIS vagy támogató rendszerekkel, hogy elkerülje a manuális adatátvitelt és egységes munkafolyamatokat biztosítson.
- Keresse meg a valós idejű elemzéseket és irányítópultokat: Válasszon olyan űrlapkitöltőket, amelyek azonnali betekintést nyújtanak a benyújtásokba, a kilépési pontokba és a trendekbe a folyamatos optimalizálás érdekében.
- Egyedi mezők és leképezések igénylése: Győződjön meg arról, hogy az eszköz támogatja az egyedi mezőket, például a prioritást vagy a kérelem típusát, így az adatok teljes kontextusban közvetlenül a munkafolyamatokba áramlanak.
📖 Olvassa el még: A legjobb Jotform alternatívák, amelyeket érdemes kipróbálni
Hogyan automatizálhatja az űrlapokat AI segítségével?
Íme egy lépésről lépésre bemutató útmutató, amely megmutatja, hogyan automatizálhatja az űrlapokat AI segítségével. Praktikus példákat talál, és megértheti, hogy a ClickUp hogyan támogatja az egyes szakaszokat azáltal, hogy űrlapjait, feladatait, dokumentumait, csevegéseit és folyamatait egy hatékony alkalmazásba egyesíti.
1. lépés: Határozza meg a megoldani kívánt problémát
Mielőtt belevágna az eszközök használatába, tisztázza, hogy az űrlapok hol lassítják a munkáját.
Halmozódnak a vevői visszajelzési űrlapok anélkül, hogy bárki is foglalkozna velük? Vagy a HR manuálisan dolgozza fel az összes szabadságkérelmet?
Azonosítsa a legfontosabb problémákat, mint például a késések, a kézi adatbevitelre fordított idő vagy az inkonzisztens adatrekordok.
2. lépés: Válassza ki az űrlapautomatizálási csomagját
Ha megbízható megoldást keres, a ClickUp mind az űrlapok létrehozását, mind az azt követő folyamatokat lefedi.
Erőteljes termelékenységi platformja beépített űrlapkészítő szoftverrel rendelkezik, amely egy helyen köti össze feladatait, dokumentumait, céljait és munkafolyamatait. Úgy tervezték, hogy segítse a csapatokat a projektek kezelésében, a folyamatok automatizálásában és a hatékony együttműködésben, anélkül, hogy a Work Sprawl okozta kontextusváltás problémái felmerülnének.
A ClickUp Forms segítségével professzionális, kódolás nélküli űrlapokat hozhat létre közvetlenül a ClickUp Workspace-ben. Ez azt jelenti, hogy kéréseket, visszajelzéseket vagy más típusú adatokat gyűjthet, és azokat zökkenőmentesen integrálhatja projektmenedzsment folyamatába.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Forms feltételes logikáját a kérdéseknek a felhasználói bevitelek alapján történő adaptálásához. Így egy űrlap többféle kérelemtípust is kezelhet, például szabadságkérelmet, IT-problémákat vagy visszajelzéseket, anélkül, hogy irreleváns mezőkkel terhelné a felhasználót.
Így hozhat létre felvételi folyamatot bármely részleg számára a ClickUp Forms segítségével:
3. lépés: Az űrlap létrehozása és konfigurálása
Itt tervezi meg az űrlapot, hogy rögzíthesse a szükséges adatokat. Íme néhány bevált gyakorlat:
- Csak a szükséges információkat kérdezze meg. Az űrlapokat tartsa rövidnek, és feltételes mezőket használjon, hogy a korábbi válaszok alapján jelenjenek meg a kérdések.
- Hozzon létre többféle mezőtípust, hogy azok illeszkedjenek az adatokhoz (pl. dátumválasztók az idővonalakhoz, legördülő menük a kiválasztásokhoz).
- Csoportosítsa a kapcsolódó kérdéseket, hogy elkerülje a zavart és az ismétlődéseket.
Íme, hogyan teheti meg ezt a ClickUp-ban:
- Nyissa meg a listát, ahová a beküldéseket szeretné elhelyezni.
- Űrlapnézet hozzáadása: kattintson a + Nézet gombra, válassza ki az Űrlap lehetőséget, és adjon nevet neki.
- Húzza át a ClickUp egyéni mezőket, hogy szöveget, legördülő menüket, jelölőnégyzeteket, mellékleteket és egyebeket adjon hozzá az űrlaphoz.
- Kattintson az alján található Kérdés hozzáadása gombra új mezők hozzáadásához.
- Alkalmazzon feltételes logikát, hogy az űrlapot különböző helyzetekhez igazítsa.
- Testreszabhatja az űrlapot a színek és a gombok szövegének frissítésével, valamint logójának hozzáadásával, hogy az illeszkedjen a márkához.
💡 Profi tipp: Miután elkészítette az űrlapot, ne felejtse el finomhangolni a válaszok kezelését:
- Válassza ki, hol készülnek a feladatok: Gondoskodjon arról, hogy az űrlapok beküldése a megfelelő ClickUp listába kerüljön.
- Átirányítás beküldés után: A felhasználókat egy egyéni visszaigazoló üzenethez vagy egy adott URL-hez irányíthatja.
- A beküldés gomb testreszabása: Igazítsa az űrlap hangvételét személyre szabott gombfeliratokkal, például Kérés beküldése vagy Visszajelzés küldése.
4. lépés: Tanítsa meg az AI-t, hogy segítsen Önnek okosabbá válni
Mielőtt közzéteszi az űrlapot, szánjon egy percet arra, hogy AI-alapú betekintéssel fejlessze azt. A ClickUp Brain, a ClickUp kontextusfüggő AI-asszisztense segít okosabb űrlapokat készíteni és felkészülni a jövőre azáltal, hogy elemzi a korábbi adatokat és optimalizálja a beállításokat. Használja másodpilótaként, hogy valós kontextus alapján alakítsa ki űrlapjait.
Az eredmény? Intelligensebb űrlapok, tisztább adatok és olyan munkafolyamat, amely már az első válasz beérkezése előtt előre gondolkodik. A ClickUp Brain segítségével:
- Használja ki a felhasználói visszajelzéseket, hogy megértse, milyen kérdéseket kell feltennie.
- Végezzen érzelemelemzést a korábbi beküldések vagy felmérések alapján, hogy jobban megértse a közönségét.
- Új űrlapok vagy kérdőívek létrehozása természetes nyelvű utasítások segítségével
Így űrlapjai átgondoltabbak, célzottabbak és hasznosabbak lesznek, még mielőtt új válaszokat gyűjtene.
🚀 Próbálja ki az alábbi utasításokat:
- Összefoglalom a korábbi jegyekben szereplő gyakori panaszokat, hogy releváns opciókat adhassak hozzá az űrlaphoz.
- Készítsen beiratkozási űrlapkérdéseket az elmúlt 3 hónapban gyakran feltett új alkalmazottakkal kapcsolatos kérdések alapján
- Sorolja fel az incidensjelentésekből visszatérő problémákat, hogy előre kitöltse az űrlap alapvető ok kategóriáit.
5. lépés: Automatizálja a következő lépéseket
Mielőtt az űrlapok élesítésre kerülnének, használja az AI-t és az automatizálást az összegyűjtött adatok feldolgozásához. Állítson be triggereket és szabályokat a feladatok kiosztásához, a megfelelő személyek értesítéséhez, a mezők frissítéséhez vagy az elemek munkafolyamaton belüli áthelyezéséhez.
A ClickUp Automations segítségével pedig még könnyebb ezeket a munkafolyamatokat kódolás nélkül létrehozni. Csak válassza ki a kiváltó okot, állítsa be a műveletet, és a ClickUp elvégzi a többit.
Így kell csinálni:
- Lépjen az űrlapfeladatok megjelenítésére szolgáló listára, és kattintson a lista tetején található Automatizálás gombra. Ez megnyitja az adott lista automatizálási központját.
- Kattintson a + Automatizálás hozzáadása vagy a Automatizálás létrehozása gombra.
- Válassza a „Feladat létrehozásakor” lehetőséget indítóként. Ez biztosítja, hogy minden új űrlap beküldése elindítsa az automatizálást.
- Használjon feltételeket (például a kérelem típusát vagy sürgősségét) az űrlapválaszok alapján a műveletek testreszabásához.
- Adjon hozzá műveleteket a munkafolyamatok egyszerűsítéséhez:
- Feladatok hozzárendelése az űrlapokba bevitt adatok alapján
- Frissítse az állapotot vagy a címkéket a nyomon követés és a prioritások meghatározása érdekében.
- Értesítések küldése a ClickUp, e-mail vagy Slack segítségével
- Alkalmazzon sablonokat, például visszajelzési űrlap sablonokat alfeladatokkal, ellenőrzőlistákkal vagy egyéni mezőkkel.
- Feladatok áthelyezése vagy másolása automatikusan a megfelelő listába vagy mappába
- Tesztelje egy minta űrlap beküldésével, hogy minden zökkenőmentesen működik-e.
💡 Profi tipp: Adjon hozzá figyelőket a ClickUp-ban dinamikusan, attól függően, hogy mi kerül benyújtásra. Ha egy adott ügyfél neve van kiválasztva, vagy a feladat egy csapattal van megjelölve, használja az automatizálást, hogy bevonja a megfelelő érdekelt feleket anélkül, hogy minden alkalommal manuálisan megjelölné őket.
Nézze meg ezt a videót, amelyben belső tippeket adunk a ClickUp Automations természetes nyelvi parancsok segítségével történő létrehozásához:
6. lépés: Tesztelje, tegye közzé és ossza meg űrlapját
Miután mindezt elvégezte, a következőket kell tennie:
- Az űrlap előnézete: Ellenőrizze a felhasználói folyamatot, tesztelje a feltételes logikát, és győződjön meg arról, hogy az automatizálások megfelelően működnek.
- Űrlap közzététele: Miután elkészült, egyetlen kattintással közzéteheti.
- Ossza meg az űrlap URL-jét: terjessze e-mailben, csevegésben, vagy ágyazza be webhelyére. Ne feledje, hogy minden beküldés azonnal létrehoz egy feladatot a ClickUp-ban kiválasztott listájában.
7. lépés: Nyomon követés, elemzés és fejlesztés
A bevezetés után folyamatos optimalizálással biztosíthatja, hogy az automatizálás továbbra is az Ön számára dolgozzon. Íme néhány javaslatunk:
- A bejelentkezett válaszok megtekintéséhez használja a Lista, Naptár vagy Tábla nézeteket.
- Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást a benyújtások trendjeinek vizualizálásához.
- Kérje meg a ClickUp Brain-t, hogy foglalja össze az ismétlődő problémákat, vagy elemezze a válaszokból az érzelmeket.
- A teljesítmény alapján módosítsa az űrlap mezőit, logikáját vagy automatizálási szabályait.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp AI ügynökeit az űrlapok automatikus osztályozásához. Amikor új felvételi űrlap érkezik, az ügynök elemezheti a válaszokat, kategorizálhatja a kérést, hozzárendelheti a megfelelő csapathoz, és azonnal beállíthatja a prioritást vagy a határidőket. Ez olyan, mintha mindig rendelkezésre álló koordinátorunk lenne, aki szervezetté teszi a felvételi munkafolyamatokat és rövidre fogja a válaszadási időket.
A legjobb eszközök az űrlapok kitöltésének automatizálásához AI segítségével
Ha mesterséges intelligenciával működő űrlapautomatizálási eszközöket értékel, itt van néhány platform, amelyet érdemes megfontolnia:
1. SafetyCulture AI Űrlapkészítő
Ha valaha is azt kívánta, hogy az űrlapok maguktól elkészüljenek, akkor ez az Ön számára készült. A SafetyCulture AI Form Builder gyors szöveges utasításokat alakít ellenőrzésre kész űrlapokká, amelyek tökéletesen alkalmasak biztonsági ellenőrzésekhez, auditokhoz vagy minőségértékelésekhez. Akár fotókat és videókat is csatolhat a gazdagabb kontextus érdekében.
Legjobb funkciók
- Drag-and-drop / sablonkészítő ellenőrzésekhez, ellenőrzőlistákhoz és űrlapokhoz, beleértve a terepen dolgozók számára készült média mellékleteket (fotók stb.)
- Megfelelőségi és működésorientált munkafolyamatok: feladatok hozzárendelése az űrlapok eredményei alapján, integráció más rendszerekkel és a nyomon követés figyelemmel kísérése.
- Mobil elsődleges támogatás (offline mezőbeviteli, későbbi szinkronizálás) és valós idejű irányítópultok az űrlapok/ellenőrzési adatokhoz a csapatok között.
Korlátozások
- Egyes felhasználók korlátozott rugalmasságról/testreszabhatóságról számolnak be a nagyon egyedi űrlapelrendezések vagy komplex elágazási logika esetén.
Árak
- Egyedi árazás
G2 és Capterra értékelések
- G2: 4,6/5 (150+ értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 240 értékelés)
2. Tally
A Tally egy teljesen feltételes űrlapot készít Önnek a közérthető nyelven megadott célok alapján. A SurveyMonkey és a Google Forms erős alternatívájaként GDPR-kompatibilis titkosítást is biztosít, így ideális adatvédelmi szempontból érzékeny környezetekben.
Legjobb funkciók
- Készítsen korlátlan számú űrlapot és beküldést az ingyenes csomagban (a tisztességes használat keretein belül).
- Használjon fejlett űrlaplogikát, számításokat, válaszátvitelt és rejtett mezőket a testreszabott űrlapokhoz.
- A szerkesztő úgy működik, mint egy szöveges dokumentum: csak be kell írnia a blokkokat/kérdéseket, és a gyorsbillentyűkkel elvégezheti a feladatokat.
Korlátozások
- Bár a Tally rendkívül erős a szabványos űrlapok terén, a nagyvállalati munkafolyamatok funkciói (pl. fejlett elágazás, többlépcsős automatizálás) terén kevésbé mélyreható lehet, mint a legjobb vállalati űrlapplatformok.
Árak
- Ingyenes
- Pro: 29 USD/hó
- Üzleti: 89 USD/hó
G2 és Capterra értékelések
- G2: 4,8/5 (50+ értékelés)
- Capterra: Nincs elég értékelés
3. Intellistack (korábban Formstack AI)
Az Intellistack (a Formstack átnevezett továbbfejlesztése) kódolás nélküli AI-űrlapkészítést, dokumentumgenerálást és munkafolyamat-automatizálást kínál üzleti csapatok számára. A platform a teljes folyamatú munkafolyamatokra helyezi a hangsúlyt – az űrlapkészítéstől a dokumentumgeneráláson át a munkafolyamat végrehajtásáig –, ami vonzóvá teszi pénzügyi, HR, biztosítási és egyéb adatigényes háttérirodai felhasználási esetek számára.
Legjobb funkciók
- Írjon be egy parancsot az űrlap létrehozásához, ahelyett, hogy minden mezőt manuálisan adna hozzá.
- Támogatás nagy méretű dokumentumok feldolgozásához a munkafolyamatokban
Korlátozások
- Egyes felhasználók szerint a fejlettebb automatizálási/munkafolyamat-funkciók megtanulása nehezebb.
Árak
- Űrlapok: 99 USD/hó áron
- Csomag: 250 USD/hó
- Vállalatok: Egyedi árazás
G2 és Capterra értékelések
- G2: 4,3/5 (450+ értékelés)
- Capterra: 4,0/5 (110+ értékelés)
📖 Olvassa el még: Hogyan lehet űrlapot létrehozni az Excelben
Miért kiemelkedik a ClickUp az AI űrlapkészítő eszközök közül?
A ClickUp nem csak egy újabb eszköz a sok közül, hanem maga a rendszer. Egyetlen, összekapcsolt rendszert kap, amely a munkafolyamatával együtt növekszik.
Íme, mi különbözteti meg más AI űrlapautomatizálási eszközöktől:
👉🏻 Egységes tudásmenedzsment: Készítsen belső wikiket, SOP-kat és közös dokumentumokat az űrlapok és feladatok mellett a ClickUp Docs segítségével. Gyűjtse össze az ötleteket vagy ábrázolja vizuálisan a folyamatokat a ClickUp Whiteboards segítségével, mindezt ugyanazon a platformon.
👉🏻 Egyedi irányítópultok és jelentések: Az egyedi ClickUp irányítópultokkal azonnal láthatóvá teheti az űrlapok válaszokat. Kombinálja az űrlapadatokat a projektmutatókkal, a munkaterhelési diagramokkal és egyebekkel, így 360°-os képet kaphat a műveleteiről.
👉🏻 Fejlett jogosultságok és biztonság: Szabályozza, hogy ki tekintheti meg, szerkesztheti vagy küldheti el az űrlapokat. Állítson be részletes jogosultságokat az érzékeny munkafolyamatokhoz, biztosítva a szabályoknak való megfelelést és az adatok védelmét az összes csapat számára.
📮 ClickUp Insight: A munkavállalók 30%-a úgy véli, hogy az automatizálás hetente 1-2 órát takaríthat meg nekik, míg 19% szerint 3-5 órát szabadíthat fel mély, koncentrált munkára.
Még a kis időmegtakarítások is összeadódnak: heti két óra megtakarítás évente több mint 100 órát jelent, amelyet kreativitásra, stratégiai gondolkodásra vagy személyes fejlődésre fordíthat. 💯
A ClickUp AI Agents és ClickUp Brain segítségével automatizálhatja a munkafolyamatokat, generálhat projektfrissítéseket, és átalakíthatja a találkozói jegyzeteket megvalósítható következő lépésekké – mindezt ugyanazon a platformon. Nincs szükség további eszközökre vagy integrációkra – a ClickUp egy helyen biztosít mindent, amire szüksége van a munkanapjának automatizálásához és optimalizálásához.
💫 Valós eredmények: A RevPartners 50%-kal csökkentette SaaS-költségeit azzal, hogy három eszközt egyesített a ClickUp-ba, így egy egységes platformot kapott, amely fejlettebb funkciókkal, szorosabb együttműködéssel és egyetlen, könnyebben kezelhető és skálázható információforrással rendelkezik.
⚙️ Bónusz: Próbálja ki a ClickUp visszajelzési űrlap sablonját, hogy összegyűjtse és feldolgozza a felhasználók, csapattársak vagy ügyfelek visszajelzéseit. Ez hasznos lehet javaslatok, hibabejelentések vagy értékelések rögzítéséhez, valamint a dolgok rendezettségének megőrzéséhez.
Olyan intelligens űrlapok, hogy akár szabadságot is kérhetnek
Az űrlapoknak nem kell a beérkező levelek mappájában maradniuk vagy a táblázatokban elveszniük. Az AI segítségével komplex feladatokat is elvégezhetnek, és folyamatos ellenőrzés nélkül is biztosítják a folyamatok zavartalan működését. Ez kevesebb késedelmet, kevesebb hibát és több időt jelent a tényleges munkára.
A ClickUp ezt a teljes ciklust egyetlen összekapcsolt platformon egyesíti.
Olyan űrlapokat készíthet, amelyek feladatokat hoznak létre, azonnal hozzárendelik azokat, és a válaszok alapján frissítik a mezőket. A ClickUp Brain segít finomítani az űrlapokat valós adatok felhasználásával, így minden kérdésnek van célja, és minden munkafolyamat a terv szerint halad.