A pontos működési költségvetés a kisvállalkozások sikerének alapvető építőköve. Segít kordában tartani a működési költségeket, megalapozza az eredménykimutatást, és segít nyomon követni a tényleges teljesítményt, biztosítva, hogy vállalkozása stratégiai céljai könnyen elérhetők legyenek.
De itt van a kihívás: ha nincs szilárd számviteli ismerete vagy megbízható pénzügyi csapata, a költségvetése tele lehet hibákkal. Ilyenkor még a legóvatosabb elemzés vagy tervezés is eltérítheti a pályáról.
Ezért valós működési költségvetési példákat és sablonokat biztosítunk, hogy segítsünk Önnek a vállalkozása pénzügyi tervezésében a kezdetektől fogva.
Mi az a működési költségvetés?
A működési költségvetés egy részletes pénzügyi terv, amely felvázolja a vállalat várható bevételeit és kiadásait egy adott időszakra, havi, negyedéves vagy éves szinten.
Ezek a bevételek és kiadások általában a vállalkozás napi működéséhez kapcsolódnak, és segítik a szervezeteket erőforrásaik hatékonyabb tervezésében és kezelésében. Emellett lehetővé teszik számukra a tényleges eredmények nyomon követését és átfogó eredménykimutatás készítését.
Kiemelt sablon
Akár kisvállalkozást, akár nagyvállalatot vezet, a ClickUp költségvetési jelentés sablonja tökéletes eszköz a költségvetési folyamat optimalizálásához.
Ez a sablon segít Önnek gyorsan és pontosan elkészíteni olyan költségvetési jelentéseket, amelyek:
- Kövesse nyomon folyamatosan a célok elérésének előrehaladását.
- Adjon részletes áttekintést múltbeli és jelenlegi pénzügyi teljesítményéről.
- Magyarázza el a tervezett és a tényleges kiadások közötti eltéréseket.
5 a működési költségvetés legfontosabb elemei
- Bevétel: Ez a vállalat által egy adott időszakban az értékesítésből vagy szolgáltatásokból várhatóan realizált teljes bevételt jelenti.
- Eladott áruk költsége (COGS): Ez magában foglalja a termék előállításával kapcsolatos összes közvetlen költséget, például a gyártási költségeket, a nyersanyagokat és a munkaerőt.
- Működési költségek: Ide tartoznak az üzletvezetéshez szükséges összes napi kiadás, a COGS kivételével. Három típusuk lehet: Fix költségek: Iroda bérleti díja, ingatlanadó, fizetések stb. Változó költségek: Javítások és karbantartás, irodai kellékek, közüzemi díjak stb. Félig változó költségek: Internet-számlák, berendezések karbantartási szerződései, túlóradíjak stb.
- Fix költségek: iroda bérleti díja, ingatlanadó, fizetések stb.
- Változó költségek: Javítások és karbantartás, irodai kellékek, közüzemi szolgáltatások stb.
- Félig változó költségek: internetdíjak, berendezések karbantartási szerződései, túlóradíjak stb.
- Nem készpénzes kiadások (opcionális): Ezek olyan költségek, amelyek nem járnak közvetlen készpénzkiadással, de könyvelési célokra rögzítik őket, például az eszközök amortizációja és értékcsökkenése.
- Nettó működési bevétel: Ez a vállalkozás teljes bevétele és működési költségei (beleértve a fix, félig változó és változó költségeket) közötti különbség.
- Fix költségek: iroda bérleti díja, ingatlanadó, fizetések stb.
- Változó költségek: Javítások és karbantartás, irodai kellékek, közüzemi szolgáltatások stb.
- Félig változó költségek: internetdíjak, berendezések karbantartási szerződései, túlóradíjak stb.
🔍 Tudta? Sok szervezet, például a Google és az Amazon, költségvetést szán a sikertelen kísérletekre, tudva, hogy nem minden fog sikerülni. De a kudarcra szánt költségvetés biztosítja, hogy továbbra is innoválhassanak anélkül, hogy tönkretennék a bankot. 🏦
5 Működési költségvetési példa vállalkozások és egyéni vállalkozók számára
Mint láttuk, a működési költségvetés öt alapvető elemből áll. Ennek ellenére minden vállalkozás számára más-más célt szolgálhat, az egyedi igényeinek megfelelően. Íme néhány példa a működési költségvetésre.
1. Étterem működési költségvetése
Egy étterem üzemeltetése több bevételi forrással és különböző napi kiadásokkal jár. A nyereségesség fenntartása érdekében a tulajdonos havi működési költségvetést készít, amely figyelembe veszi a helyben fogyasztásból, elvitelből és catering szolgáltatásokból várható bevételeket.
👀 Cél: Ez a költségvetés segít az élelmiszer-értékesítés előrejelzésében, a készletek tervezésében, a személyzet beosztásának kezelésében és a legfontosabb működési területeken felmerülő kiadások nyomon követésében.
💰 Bevétel: 80 000 dollár éttermi étkezésből, elvitelből és cateringből💸 COGS: 25 000 dollár (élelmiszer- és italellátás)
Működési költségek:
- Fizetések: 20 000 dollár
- Bérleti díj: 5000 dollár
- Közüzemi szolgáltatások: 2000 dollár
- Marketing: 1500 dollár
- Takarítás és karbantartás: 1000 dollár
Nem pénzbeli kiadás:
- Értékcsökkenés (konyhai berendezések, bútorok stb.): 2500 dollár
Nettó működési bevétel: 23 000 dollár
⏩ További információ: Hogyan készítsünk költségjelentést Excelben: ingyenes sablon
2. Kiskereskedelmi üzleti működési költségvetés
Egy kis kiskereskedelmi üzlet tulajdonosa havi szinten tervezi az eladásokat és a kiadásokat, hogy az üzlet nyereséges maradjon, miközben hatékonyan kezeli a készleteket és a személyzeti költségeket.
👀 Cél: Ez a költségvetés támogatja a készletbeszerzéssel, további alkalmazottak felvételével és az értékesítési promóciók ütemezésével kapcsolatos döntéseket.
💰 Bevétel: 60 000 dollár termékértékesítésből💸 COGS: 28 000 dollár (készletbeszerzés és szállítás)
Működési költségek:
- Fizetések: 12 000 dollár
- Bérleti díj: 4000 dollár
- Közüzemi szolgáltatások: 1200 dollár
- Reklám: 2000 dollár
- Üzlet karbantartás: 800 dollár
Nettó működési bevétel: 12 000 dollár
🧠 Érdekesség: A történelem első működési költségvetése az ókori Egyiptomban született. Az írnokok több mint 4000 évvel ezelőtt papirusztekercseken vezették nyilvántartást a gabonatárolásról és a munkaerő-költségekről. A működési költségvetés nyomon követése nem csak modern, hanem ősi üzleti stratégia is! 📜
3. Kisvállalkozások működési költségvetése
Egy kis gyártó becsüli a havi termelési teljesítményt és az értékesítést, miközben gondosan megtervezi a nyersanyagok, a munkaerő és a gyár általános költségeinek költségvetését.
👀 Cél: Ez segít egyensúlyba hozni a gyártási költségeket és optimalizálni a jövedelmezőséget.
💰 Bevétel: 150 000 dollár termékértékesítésből💸 COGS: 70 000 dollár (nyersanyagok és közvetlen munkaerő)
Működési költségek:
- Fizetések: 30 000 dollár
- Gyár bérleti díja: 10 000 dollár
- Közüzemi szolgáltatások: 3000 dollár
- Berendezések karbantartása: 4000 dollár
- Irodai költségek: 1500 dollár
Nem pénzbeli kiadás:
- Eszközök értékcsökkenése: 2000 dollár
Nettó működési bevétel: 29 500 dollár
⏩ További információ: Ingyenes Google Sheets költségkövető sablonok a pénzügyek optimalizálásához
4. Tanácsadó cég működési költségvetése
Egy kis tanácsadó cég az ügyfelek előlegéből és projektekből származó bevételeket számol, figyelembe véve a bérek, az irodaterület és az üzletfejlesztési tevékenységek költségeit.
👀 Cél: Ez a költségvetés segít a cégeknek az általános költségek ellenőrzésében, miközben új szerződéseket kötnek.
💰 Bevétel: 90 000 dollár tanácsadási szolgáltatásokból💸 COGS: 10 000 dollár (alvállalkozók és ügyfélköltségek)
Működési költségek:
- Alkalmazottak fizetése: 40 000 dollár
- Iroda bérleti díja: 7000 dollár
- Marketing: 3500 dollár
- Utazás és találkozók: 2000 dollár
- Irodaszerek: 1000 dollár
Nettó működési bevétel: 26 500 dollár
🧠 Érdekesség: 2007-ben a Pentagon titokban több mint 20 millió dollárt különített el UFO-k tanulmányozására. Jól hallotta: az idegenek nyomon követése az „Advanced Aerospace Threat Identification” (Fejlett űrhajózási fenyegetések azonosítása) soron szereplő működési költségvetés részét képezte. 👽
5. Freelancer működési költségvetés
Egy független grafikus tervező havi bevételt tervez az ügyfélprojektekből, és elszámolja a kiadásokat, például a szoftver előfizetéseket és a munkaterület bérleti díját.
👀 Cél: Ez a költségvetés segít a szabadúszóknak a következő év pénzforgalmának és projektértékesítésének kezelésében.
💰 Bevétel: 8000 dollár ügyfelektől💸 COGS: 1000 dollár (kiszervezett munka és anyagok)
Működési költségek:
- Szoftver előfizetések: 500 dollár
- Közös munkaterület bérleti díja: 800 dollár
- Marketing és reklám: 200 dollár
- Irodaszerek: 100 dollár
Nettó működési bevétel: 5400 dollár
⏩ További információ: Hogyan lehet hatékonyan kezelni az ügyfél költségvetését a projekt sikerének érdekében?
Hogyan kezelje és kövesse nyomon működési költségvetését?
A működési költségvetés kezelése nem csupán a kiadási korlátok meghatározásáról szól, hanem arról is, hogy vállalkozását pénzügyi stabilitás felé vezesse. A jól kezelt költségvetés segít a források bölcs elosztásában, a pénzügyi meglepetésekhez való alkalmazkodásban és a magabiztos döntések meghozatalában.
Íme, hogyan kell ezt lépésről lépésre megtenni:
1. Határozzon meg egyértelmű célokat
A működési költségvetéseknek számos feladata van: segítenek a működési költségek ellenőrzésében, javítják az erőforrások elosztását, sőt a cash flow kezelését is. Sok szervezet azonban elfelejti meghatározni a célját, ami megakadályozza a valódi optimalizálást.
Kezdje azzal, hogy kiemeli működési költségvetésének célját. Ez segít mérhető KPI-k meghatározásában és költségvetésének hatékonyabb kezelésében.
Miután meghatározta a költségvetés célját, használja a ClickUp Tasks alkalmazást annak eléréséhez. Ez a költségvetés fő célját kisebb feladatokra bontja, így Ön és csapata konkrét lépéseket tehet annak megvalósítására.
Ezeket a feladatokat prioritásba is sorolhatja, kioszthatja csapattagjainak, és függőségeket állíthat be a zökkenőmentes irányítás érdekében.
De ez még nem minden! Használja a ClickUp Goals funkciót, hogy lépést tartson az egyes feladatok előrehaladásával. A listától a tábláig – használja a különböző nézeteket, hogy lássa, mennyire haladt előre a költségvetési célok elérésében.
A legjobb rész? Különböző csapat tagoknak rendelhet konkrét költségvetési tételeket vagy pénzügyi feladatokat, hogy biztosítsa a felelősségvállalást és a pontosságot. Tartsa az összes működési költségvetési adatot és az előrehaladást egy helyen, így könnyebb lesz betartani a határidőket és a pénzügyi célokat.
2. Ossza fel a költségvetést kategóriákra
Minden működési költségvetés öt alapvető elemből áll: bevételek, COGS, működési költségek, nem pénzbeli költségek és nettó működési bevétel. A maximális átláthatóság érdekében hozzon létre tételeket minden kategória alatt.
Például vegye fel a teljes termékértékesítési és szolgáltatási bevételt a bevételek kategóriába. A működési költségek közé vegyen fel minden olyan kiadást, amely vállalkozása alapvető működéséhez kapcsolódik.
A jobb megértés érdekében a működési költségeket három alkategóriára oszthatja: fix költségek, változó költségek és félig változó költségek.
Minden áron kerülje el, hogy mindent általános kategóriákba soroljon; minél részletesebb a költségvetése, annál könnyebb lesz nyomon követni és kezelni.
⏩ További információ: Ingyenes költségvetési javaslat sablonok Excelben és ClickUpban
3. Válassza ki a megfelelő eszközt a költségvetés nyomon követéséhez
Az Ön által használt eszközök döntő hatással lehetnek a költségvetés kezelésére. A kisvállalkozások számára a Google Sheets vagy az Excel elegendő lehet az alapvető nyomon követéshez, különösen a kezdeti szakaszban. De a strukturáltabb, automatizált és vizuális nyomon követéshez a ClickUp Dashboards egy hatékony lehetőség.
A ClickUp Dashboards segítségével testreszabott vizuális jelentéseket készíthet, amelyek valós idejű költségvetési adatokat jelenítenek meg diagramokban, grafikonokban és táblázatokban. Rugalmas widgetek segítségével előre jelezheti az értékesítést, nyomon követheti a kiadásokat és vizualizálhatja a költségvetés előrehaladását az egyes részlegek vagy időszakok tekintetében.
Így könnyebben felismerheti a túlköltekezéseket, összehasonlíthatja a tényleges és a tervezett adatokat, és egy központi felületről nyomon követheti, hogy pénzügyi teljesítménye összhangban van-e céljaival.
📮 ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők 78%-a részletes terveket készít a célkitűzési folyamat részeként. Meglepő módon azonban 50% nem követi nyomon ezeket a terveket speciális eszközökkel. 👀
A ClickUp segítségével zökkenőmentesen alakíthatja át céljait megvalósítható feladatokká, így lépésről lépésre elérheti őket. Ráadásul kódolás nélküli irányítópultjaink világos vizuális ábrázolást nyújtanak az előrehaladásáról, bemutatva az elért eredményeket, és nagyobb ellenőrzést és átláthatóságot biztosítva a munkája felett. Mert „a legjobb reménykedés” nem megbízható stratégia.
💫 Valós eredmények: A ClickUp felhasználói szerint ~10%-kal több munkát tudnak elvégezni anélkül, hogy kiégnének.
4. Rendszeresen rögzítse bevételeit és kiadásait
A következetesség nyomon követése elengedhetetlen a költségvetés pontosságához. Ezért jegyezze fel az összes bevételt és kiadást – akár azok felmerülésekor, akár egy rögzített ütemezés szerint. Ide tartoznak az értékesítések, a bérleti díjak, a fizetések, az értékcsökkenés stb.
Ne csak az összegeket rögzítse, hanem a dátumokat, a szállítókat és az egyes tranzakciók célját is. Ez a kontextus segít azonosítani a kiadási mintákat és indokolni a jövőbeli döntéseket.
⏩ További információ: Hogyan készítsünk projekttervet 6 lépésben (példákkal és sablonokkal)
5. Figyelje a tényleges költségvetési teljesítményt
A tényleges teljesítmény és a költségvetési adatok összehasonlítása segít a negatív eltéréseket korán felismerni és kiküszöbölni. Ezért tervezzen havi áttekintéseket, ahol összehasonlítja a költségvetési előrejelzéseket a tényleges adatokkal.
Tegyük fel, hogy több mint 10%-os eltérés van. Ne hagyja figyelmen kívül, hanem vizsgálja meg az okokat. Lehet, hogy a költségek emelkedtek, vagy a bevételek váratlanul csökkentek. Ezek az információk segítenek finomítani a jövőbeli kiadásait és azonnali korrekciós intézkedéseket hozni.
Muhammad Asif Iqbal, a dubizzle Group termékmenedzsere így nyilatkozik a ClickUp pénzügyi funkcióiról:
A pénzügyek területén elsősorban a táblákat használjuk a hozzánk benyújtott kérelmek kezelésére. Ezek a pénzügyek belső folyamatán mennek keresztül, majd a ClickUp-on található tárolók segítségével kerülnek át hozzánk. Ezeknek a tárolóknak a testreszabhatósága lehetővé teszi számunkra, hogy nagyon hatékonyan nyomon kövessük őket.
A pénzügyek területén elsősorban a táblákat használjuk a hozzánk benyújtott kérelmek kezelésére. Ezek a pénzügyek területén egy belső folyamaton mennek keresztül, majd a ClickUp-on található kosarak segítségével kerülnek át hozzánk. Ezeknek a kosaraknak a testreszabhatósága lehetővé teszi számunkra, hogy nagyon hatékonyan nyomon kövessük őket.
6. Ne csak a nyereséget, hanem a cash flow-t is kezelje
Sok nyereséges vállalkozás még mindig pénzforgalmi problémákkal küzd. Nem elég, ha papíron nyereséget mutat ki – a bevételek és kiadások időzítését is kezelnie kell.
Például egy nagy összegű számla fizetése 60 napig is elhúzódhat, míg a számláidat 30 napon belül kell kiegyenlítened. Ezért fontos, hogy legalább két-három hónappal előre megtervezd a cash flow-t.
A lassú hónapokban halassza el a nem alapvető vásárlásokat, és fontolja meg, hogy jobb fizetési feltételekről tárgyaljon a beszállítókkal, hogy elkerülje a hiányokat.
⏩ További információk: A projektkönyvelés használata: a projektcsapatok számára elengedhetetlen alapelvek, folyamatok és tippek
7. Határozza meg a kiadási limiteket és a jóváhagyásokat
A költségek ellenőrzése és a költségvetési meglepetések elkerülése érdekében elengedhetetlen a világos kiadási korlátok és jóváhagyási munkafolyamatok meghatározása.
Megfelelő korlátok nélkül az osztályok tudtukon kívül túlköltekezhetnek olyan változó költségeken, mint a marketingkampányok, a projektmenedzsment szoftverek vagy az üzleti utazások. A jóváhagyási folyamatok biztosítják, hogy minden jelentős vagy váratlan kiadást felülvizsgáljanak, mielőtt a pénzeszközöket elkötelezik, ami segít fenntartani a csapat felelősségvállalását.
A ClickUp Automations segítségével ez a folyamat sokkal hatékonyabbá válhat. Beállíthatja az automatizálást úgy, hogy az azonnal értesítse a jóváhagyókat, ha új kiadási kérelem érkezik, vagy ha „túllépte a költségkeretet” címkével ellátott feladat jön létre.
Az automatizálás segítségével jelölhetők azok a feladatok, amelyek meghaladják az előre meghatározott költségküszöböt, vagy figyelmeztetheti az egyes csapattagokat, ha egy részleg közelít a költségvetési keretéhez. Ez csökkenti a manuális nyomon követés szükségességét és biztosítja a pénzügyi döntések valós idejű átláthatóságát.
⏩ További információ: Hogyan alkalmazzuk a projektellenőrzést (sablonokkal)
8. Proaktívan módosítsa a költségvetést
A költségvetések nem lehetnek statikusak. Rendszeresen vizsgálja felül és módosítsa őket, különösen akkor, ha vállalkozása változásokon megy keresztül, például új terméket vezet be, új alkalmazottakat vesz fel, vagy külső gazdasági változásokra reagál.
Ne várjon az év végéig a korrekcióval. Végezzen negyedéves felülvizsgálatokat, hogy a frissített előrejelzések alapján készíthesse előrejelzéseit.
💡 Profi tipp: Átfogó platformra van szüksége vállalkozása pénzügyeinek kezeléséhez? Használja a ClickUp pénzügyi megoldását! Ez lehetővé teszi Önnek és csapatának, hogy együttműködjenek és figyelemmel kísérjék minden pénzügyi lépést, hogy minden egyes cent maximális értékre legyen felhasználva.
Így segít ez Önnek:
- Rendezze el összes pénzügyi adatát, beleértve a tőkebudgeteket és a működési költségeket, egy központi munkaterületen 📅
- Kövesse nyomon a cash flow alakulását az idő függvényében testreszabható irányítópultok segítségével, hogy ne maradjon le semmiről ⏮️
- Valós időben együttműködhet pénzügyi csapatával a költségvetések, előrejelzések és kiadási limitek felülvizsgálatában 💬
- Automatizálja az ismétlődő pénzügyi feladatokat, mint például a költségvetés jóváhagyása, a számlákra vonatkozó emlékeztetők és a jelentési ciklusok 🔁
- Tervezze meg a következő pénzügyi évet részletes ütemtervekkel, feladatfüggőségekkel és célkövetéssel ✍🏻
Működési költségvetési sablonok
Ha még soha nem készített működési költségvetést, akkor aggódhat a bonyolult részletek miatt. A fent bemutatott sablon mellett itt talál néhány további professzionális működési költségvetési sablont, amelyeket felhasználhat.
1. ClickUp üzleti költségvetési sablon
Vállalkozása hatalmas veszteséget könyvelt el az előző eredménykimutatásában? Használja a ClickUp üzleti költségvetési sablont a kiadások hatékony tervezéséhez.
Akár változó, akár fix költségekről van szó, ez a sablon lehetővé teszi az egyes kiadások előrejelzését és költségvetésének meghatározását. Ez segít a források körültekintőbb elosztásában, a tényleges teljesítmény és a tervezett teljesítmény összehasonlításában, valamint a közeljövő kiadásainak kezelésében.
Az egyes kiadásokra fordított tényleges összegek bemutatásával elkerülheti a túlköltekezést, és zökkenőmentesen megvalósíthatja vállalkozása stratégiai céljait.
Íme, miért fogja szeretni:
- Testreszabhatja a kategóriákat és a tételeket, hogy azok megfeleljenek az üzleti struktúrájának.
- A Kanban, Táblázat vagy Naptár nézetek segítségével vizualizálja az adott pénzügyi év költségvetését.
- Kössük össze a költségvetéseket közvetlenül a projekt hatókörével és mérföldköveivel a jobb nyomon követés érdekében.
- Másolja és használja újra a sablont különböző részlegek, csapatok vagy ügyfelek számára.
🔑 Ideális: Marketingcsapatok és kisvállalkozások tulajdonosai számára, akiknek sablonra van szükségük a költségvetés tervezéséhez, nyomon követéséhez és a projekt munkafolyamataihoz való igazításához.
2. Excel működési költségvetési sablon a Corporate Finance Institute-tól
A Corporate Finance Institute Excel működési költségvetési sablonja egy ingyenes eszköz működési költségvetések készítéséhez. Professzionális, mégis könnyen kezelhető elrendezéssel rendelkezik, amely lehetővé teszi a projekt költségvetésének vizualizálását manuális számítások és képletek nélkül.
Egyszerűen jelezze előre a bevételt a termék mennyiségének és egységárának megadásával, csökkentse a fix és változó költségeket az ábrán, és ennyi. A sablon megmutatja a tényleges összegtől való eltérést, hogy könnyebben azonosíthassa a kiigazításra szoruló területeket.
Íme, miért fogja szeretni:
- Használja a beépített képleteket a várható bevételek, költségek és nettó jövedelem kiszámításához.
- Jelentse előre a bevételeket, a fix költségeket és a változó költségeket havi és éves bontásban.
- Automatikus diagramok segítségével vizualizálja a múltbeli trendeket, hogy hatékonyan kezelhesse a projektköltségvetéseket.
- Hozzon megalapozott döntéseket a működési pénzügyeinek strukturált áttekintésével.
🔑 Ideális: Pénzügyi csapatok és osztályvezetők számára, akik fejlett szoftver nélkül szeretnének sablont találni működési költségeik kezeléséhez.
💡 Profi tipp: Szeretne egy kezdőknek is könnyen kezelhető havi költségvetési sablont az üzleti tevékenységéhez? Szerezze be a ClickUp egyszerű költségvetési sablonját – professzionális, hatékony és hihetetlenül könnyen használható!
Tervezze és kezelje hatékonyan működési költségvetését a ClickUp segítségével
A jól kidolgozott működési költségvetés nem csupán a számok nyomon követését szolgálja, hanem okosabb döntések meghozatalát is elősegíti, összehangolja a csapatot, és közelebb viszi Önt stratégiai céljaihoz.
A pontos adatok felhasználásával és a tényleges teljesítmény rendszeres felülvizsgálatával a költségvetése nem csupán pénzügyi jelentésként, hanem hatékony tervezési eszközként is szolgálhat.
Készen áll arra, hogy a költségvetés készítése ne legyen többé találgatás? Váltson a ClickUp-ra. Az egyedi irányítópultoktól a valós idejű együttműködésig és a használatra kész működési költségvetési sablonokig a ClickUp olyan eszközöket kínál, amelyekkel okosabban tervezhet, gyorsabban végrehajthatja terveit és a tervnek megfelelően haladhat.
Iratkozzon fel itt egy ingyenes próbaidőszakra!