A távmunka és a hibrid foglalkoztatás térnyerése új munkamódszerek népszerűségét eredményezte. Ezek egyike a hot desking, egy dinamikus munkatér-stratégia, amely forradalmasíthatja az irodája kihasználtságát.
A hot desking lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy napi igényeik alapján válasszák ki a munkaterületüket, elősegítve ezzel a rugalmasságot és maximalizálva az irodaterület kihasználtságát.
Ezzel a rendszerrel a vállalatok akár 30%-kal csökkenthetik működési költségeiket, és megszüntethetik a napi szinten kihasználatlan íróasztalok mintegy 40%-át.
Ebben a blogban megvizsgáljuk a hot deskinget, annak fejlődését és hatékony bevezetését a munkahelyén egy együttműködőbb környezet érdekében.
Mi az a hot desking és hogyan működik?
A hot desking egy rugalmas munkahelyi elrendezés, amelynek keretében egyik alkalmazottnak sincs állandóan kijelölt asztala. Ehelyett a munkaterületek érkezési sorrendben vagy foglalási rendszeren keresztül vehetők igénybe.
Ez a megközelítés arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy mozogjanak az irodában és különböző helyszíneken dolgozzanak, ami elősegíti az együttműködést és a hatékonyságot.
A hot desking minden irodában másképp működik. Egyes környezetben a munkavállalók minden reggel bejelentkeznek egy rendszerbe, hogy lefoglalják aznapi asztalukat. Máshol ez informálisabb, a munkavállalók érkezéskor bármelyik szabad asztalt kiválaszthatják.
Ez a rugalmasság különösen előnyös a hibrid munkamodelleket alkalmazó irodákban, ahol a munkavállalók idejüket otthoni és irodai munkavégzés között osztják meg.
A hot deskinget gyakran azonosítják a hotelinggel. Azonban a kettő között jelentős különbségek vannak.
Hot desking vs. hoteling
A hot desk és a hoteling rugalmas munkarendek, de jelentősen eltérnek abban, ahogyan a munkavállalók lefoglalják és használják a helyet. Nézzük meg a különbségeket:
| Funkció | Hot desking | Hoteling |
|---|---|---|
| Íróasztalok | Elsőként érkező, elsőként szolgálják ki, vagy informális napi foglalások. | Előzetesen foglalható foglalási rendszeren keresztül. |
| Rugalmasság | Magas, mivel az asztalokat a helyszínen választják ki. | Mérsékelt, tervezést igényel. |
| Helykihasználás | Maximalizálja a helykihasználást az asztalok napi kitöltésével. | Hatékonyan kezeli a teret, de előfordulhat, hogy egyes asztalok üresen maradnak. |
| Technológia | Minimális, gyakran csak bejelentkezést igényel a rendelkezésre álló asztaloknál. | Foglalási rendszer és gyakran bejelentkezési rendszer szükséges. |
| Alkalmasság | Legjobban teljesen rugalmas és dinamikus környezetben működik. | Alkalmasabb olyan környezetben, ahol a munkavállalóknak speciális felszereltségre vagy helyre van szükségük. |
A hot desking modell előnyei
A hot desking átalakítja a hagyományos irodai dinamikát, rugalmasabbá és a modern munkaerő igényeire jobban reagálóvá téve azt. Ismerje meg a hot desking legfontosabb előnyeit:
Maximalizálja az irodaterület kihasználtságát
A hot desking bevezetése javítja az iroda kihasználtságát, és a korábban kihasználatlan íróasztalokat dinamikus munkaterületekké alakítja. Ez a megközelítés alkalmazkodik a napi jelenléti ingadozásokhoz, és biztosítja, hogy egyetlen hely sem maradjon kihasználatlanul. Ez különösen előnyös a hibrid munkamodellekben, ahol nem minden alkalmazott jár be naponta az irodába.
Biztosítson rugalmasságot és növelje az önállóságot
A hot desking növeli a rugalmasságot és fokozza az alkalmazottak autonómiáját, mivel lehetővé teszi az egyének számára, hogy napi igényeik és preferenciáik alapján válasszák ki, hol dolgoznak. Ez a szabadság növeli a munkával való elégedettséget és a morált, mivel az alkalmazottak úgy érzik, hogy bíznak bennük, és hatékonyan tudják kezelni idejüket és munkakörnyezetüket.
Költségmegtakarítás
A vállalkozások számára a hot desking jelentős költségmegtakarítást jelent. A fix számú íróasztal iránti igény csökkentésével csökkenti ingatlan költségeit és minimalizálja a fel nem használt irodaterületekkel kapcsolatos kiadásokat. Az erőforrások hatékony felhasználása pénzt takarít meg, és lehetővé teszi, hogy többet fektessen be alkalmazottaiba és más kritikus fejlesztési területekbe.
A hot desking kihívásai
Bár a hot desking számos előnnyel jár, ugyanakkor olyan kihívásokat is jelent, amelyek gondos folyamatirányítást és stratégiai tervezést igényelnek.
Személyes munkaterület hiánya
A hot desking egyik fő hátránya, hogy lehet, hogy nem lesz saját íróasztala. Az alkalmazottak nyugtalanok lehetnek, ha nincs állandó helyük, ahol személyes tárgyaikat hagyhatják, vagy szeretteik fényképeit elhelyezhetik.
A nem kijelölt ülőhelyekhez való alkalmazkodás kihívásai
Az átállás a nem kijelölt ülőhelyek modelljére nehéz lehet azoknak a munkavállalóknak, akik hozzászoktak a saját íróasztalukhoz. Az alkalmazkodáshoz minden nap új helyet kell találni, és alkalmazkodni kell a különböző asztaltársakhoz és a változó zajszinthez.
Például valaki, aki csendes sarokban szeret mélyen koncentrálni, egy nyüzsgő területen találhatja magát, és nehezen tud koncentrálni.
Világos irányelvek és megfelelő támogatás nélkül ez a termelékenység csökkenéséhez és elégedetlenséghez vezet.
Karbantartási problémák
A hot desking alkalmazásával a berendezések karbantartása és a tisztaság biztosítása bonyolultabbá válik. Mivel több ember használja ugyanazt a munkaterületet különböző időpontokban, az asztalok könnyen rendetlenné válnak, és a berendezések könnyen eltűnhetnek.
A rendszeres takarítás és a berendezések be- és kijelentkezési rendszere itt hasznos lehet, de a rendszer gondos kezelést és az összes alkalmazott együttműködését igényli.
💡 Profi tipp: Ha termelékenységének optimalizálására és munkájának kezelhetőbbé tételére keres megoldásokat, akkor a Fiverr és az Upwork új ClickUp piacterein elérheti céljait.
A hot desking megfelelő megoldás az Ön számára?
A hot desking olyan kultúrában virágzik, amely értékeli a rugalmasságot, az innovációt és az autonómiát. Az Ön vállalkozásának jellege és alkalmazottai feladatai szintén kritikus szerepet játszanak annak eldöntésében, hogy a hot desking megfelelő-e.
Íme egy ellenőrzőlista, amely segít eldönteni, hogy ez a rugalmas hot desking modell megfelel-e a szervezeti igényeinek és az alkalmazottak preferenciáinak.
1. Mérje fel a vállalati kultúrát
- A vállalati kultúrája elősegíti a rugalmasságot és az innovációt?
- Alkalmazottai képesek alkalmazkodni a munkakörnyezetükben bekövetkező változásokhoz?
- Van-e szilárd bizalmi alap, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy hatékonyan kezeljék idejüket és terüket?
2. Ismerje meg az alkalmazottak preferenciáit
- Kérdőíves felmérést végzett alkalmazottai körében, hogy megismerje véleményüket a rugalmas ülésrendről?
- A legtöbb alkalmazottja inkább a változatos munkakörnyezetet részesíti előnyben, vagy inkább a személyes, állandó munkaterületet értékeli?
3. Vizsgálja meg a munka jellegét
- Milyen jellegű feladatokat látnak el az alkalmazottai? Együttműködésen alapulnak, folyamatos interakciót igényelnek, vagy inkább önálló munkavégzésről van szó?
- A munkához olyan speciális technikai berendezésekre vagy felszerelésekre van szükség, amelyeket nehéz áthelyezni vagy naponta megosztani?
4. Értékelje a távoli és hibrid munkamodelleket
- Hibrid modell szerint működik, ahol az alkalmazottak idejüket otthon és az irodában osztják meg?
- Milyen gyakran dolgoznak a munkavállalók távoli helyszínen, és ez hogyan befolyásolhatja az állandó íróasztalok iránti igényt?
5. Hely és költség szempontok
- Van több íróasztal-helye, mint amennyit rendszeresen használ, ami magas karbantartási költségeket eredményez?
- Pénzügyi előnyökkel járhat-e a szervezetének a magánirodák számának csökkentése?
7 bevált gyakorlat a hot desking bevezetéséhez
A hot desking hatékony bevezetése stratégiai tervezést és a munkaerő igényeinek mélyreható megértését igényli. Íme hét bevált gyakorlat, amelyekkel biztosíthatja, hogy a hot desking bevezetése elősegítse a termelékenységet és az együttműködést:
1. Vezessen be intelligens foglalási megoldásokat
A megbízható irodavezetési megoldásba való befektetés elengedhetetlen a hot desking hatékony kezeléséhez. Ez a technológia lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy előre lefoglalják az asztalokat, csökkentve ezzel a reggeli stresszt és biztosítva, hogy mindenki rendelkezzen a napi igényeinek megfelelő hellyel.
Például egy mobilalkalmazás megjeleníti a rendelkezésre álló asztalokat, azok helyét és a hozzájuk tartozó kényelmi szolgáltatásokat, így a folyamat zökkenőmentes és intuitív.
2. Optimalizálja az asztalválasztást az alkalmazottai számára
Fontolja meg, hogy milyen asztali funkciók szükségesek az irodájában található különböző típusú munkakörnyezetekhez. Egyes alkalmazottaknak két monitorra lehet szükségük, míg mások inkább az álló asztalt részesítik előnyben.
A különböző asztalelrendezések kínálata a gyakori feladatok követelményei vagy a személyes preferenciák alapján növeli a termelékenységet és a kényelmet. Ez a átgondolt elrendezés bizonyítja elkötelezettségét a különböző igények kielégítése iránt.
3. Tervezzen hatékony alaprajzot
Állítsa be az alaprajzot úgy, hogy maximalizálja a térkihasználást és az együttműködési lehetőségeket. Rendezze el az asztalokat úgy, hogy könnyen hozzáférhetőek legyenek a közös erőforrások, például a nyomtatók és a tárgyalók.
Fontolja meg zónák létrehozását – például egy csendes zónát a koncentrált munkához és egy dinamikus zónát a közös táblák közelében, hogy a munkavállalók a napi feladataik alapján választhassák ki az asztalukat.
4. Ébresszen érdeklődést a koncepció iránt
Ha a munkatársakat lelkesedéssel töltik el a hot desking iránt, az megkönnyítheti az átállást. Hangsúlyozza az előnyöket, például hogy nem kell minden nap ugyanazon az asztalnál ülni, lehetőség van különböző kollégák közelében ülni, vagy szabadon kiválaszthatják a hangulatukhoz vagy feladatukhoz leginkább megfelelő munkaterületet.
Az olyan kezdeményezések, mint a „legjobb asztal verseny” vagy a „feature Fridays” szintén fenntartják ezt a lelkesedést.
5. Határozzon meg egyértelmű irányelveket
Készítsen egy bevált gyakorlatok útmutatót, amely a gyakori kérdésekre ad választ és felvázolja az elvárásokat. Ez az útmutató tartalmazhat tippeket az asztalok rendezésére, az asztali eszközök kezelésére, valamint a zajra és a személyes tárgyak tárolására vonatkozó illemtanra vonatkozóan.
A világos irányelvek megelőzik a félreértéseket és biztosítják a zökkenőmentes működést.
6. Tartsa tisztán a környezetet
A munkaterületek rendszeres tisztítása különösen fontos a megosztott asztalos környezetben. Vezessen be egy takarítási protokollt , amely előírja az asztalok használat közötti fertőtlenítését, és biztosítson a munkavállalók számára személyes használatra alkalmas tisztítószereket.
A tiszta asztal politika elősegíti az egészséget és növeli a hot desking élmény általános vonzerejét.
7. Gyűjtsen visszajelzéseket a fejlesztéshez
Az alkalmazottaktól gyűjtött adatok és visszajelzések segítenek finomítani a hot desking élményt. Használjon felméréseket vagy visszajelzés-alkalmazásokat, hogy megismerje , mi működik és mi nem.
Ezek az adatok lehetővé teszik, hogy megalapozott változtatásokat hajtson végre, amelyek javítják a munkaterület hatékonyságát és a munkavállalók elégedettségét.
Hot desking különböző munkamodellekhez
A hot desking egy sokoldalú megoldás, amely jól alkalmazkodik különböző munkakörnyezetekhez, beleértve a hibrid modelleket és a távoli vagy elosztott munkaerőt. Nézzük meg ezeket a modelleket részletesen:
Hot desking egy hibrid munkamodellben
A hibrid munkakörnyezetben, ahol a munkavállalók idejüket otthon és az irodában osztják meg, a hot desking maximalizálja a közös irodaterületet és csökkenti a költségeket.
Ez lehetővé teszi, hogy a különböző napokon bejáró alkalmazottak professzionális munkaterületet kapjanak anélkül, hogy a vállalatnak minden alkalmazott számára külön asztalt kellene fenntartania.
A foglalási rendszer bevezetése biztosítja, hogy a munkavállalóknak szükség esetén legyen asztaluk, és kiválaszthassák a napi feladataikhoz leginkább megfelelő helyet. Akár egy sarokhelyre van szükségük a koncentrációhoz, akár egy közös munkaterületre a csapatprojektekhez, ez a rugalmasság zökkenőmentesebbé teszi az otthon és az iroda közötti átmenetet.
Hot desking távoli vagy elosztott munkaerővel
A távoli munkavégzést előnyben részesítő vagy elosztott munkaerővel rendelkező vállalatok számára a hot desking támogatja az alkalmi irodalátogatásokat vagy az ideiglenes munkavégzést, amikor a távoli munkavállalók a városban tartózkodnak.
Ez a rendszer biztosít helyet ezeknek a munkavállalóknak anélkül, hogy a vállalatnak minden egyes személy számára állandó helyet kellene biztosítania.
A hot desking ebben az összefüggésben magában foglalja különféle helyszíneken működtetett szatellit irodák létrehozását is, ahol a munkavállalók asztalt foglalhatnak, ha strukturáltabb környezetben kell dolgozniuk, vagy csapat társaikkal kell találkozniuk.
Ez a megközelítés segít fenntartani a közösség érzését és a kapcsolatot a távmunkát végző alkalmazottak között, szükség esetén hozzáférést biztosítva számukra az irodai erőforrásokhoz, miközben előtérbe helyezi a rugalmasságot.
💡 Profi tipp: Szeretné átalakítani otthoni munkavégzési tapasztalatait? Nézze meg az otthoni munkavégzéshez szükséges legfontosabb eszközöket, amelyekkel javíthatja a funkcionalitást és a termelékenységet.
A hot desking hatékony kezelése a ClickUp segítségével
A ClickUp, egy all-in-one feladatkezelő eszköz, átfogó megoldást kínál a hot desking hatékony kezeléséhez a szervezeteken belül. Az irodavezetők dinamikus asztalfoglalási rendszert hozhatnak létre és figyelhetnek meg a fejlett funkciók, például az egyéni mezők, az automatizálás, a műszerfalak és a különböző nézetek segítségével.
A ClickUp tökéletes megoldás a hibrid munkaerő-környezetben, mivel lehetővé teszi a dokumentumok és táblák valós idejű együttműködését. A ClickUp Docs segítségével a szabályzatok és a projekt részletei mindig naprakészek és hozzáférhetők a távoli és az irodában dolgozó munkatársak számára.
A ClickUp Whiteboards olyan brainstorming üléseket tesz lehetővé, amelyek online ugyanolyan dinamikusak, mint személyesen. A ClickUp a következőképpen javítja hatékonyan a hot desking élményét:
1. Egyszerűsítse az asztalfoglalást
A ClickUp egyéni mezőivel és automatizálási funkcióival zökkenőmentes asztalfoglalási rendszert hozhat létre. Állítson be feladatokat asztalként, és használja az egyéni mezőket olyan részletek megadásához, mint a helyszín, a felszerelés és a rendelkezésre állás.
Állítsa be a ClickUp Automation alkalmazást úgy, hogy frissítse az asztalok állapotát foglaltra vagy szabadra, emlékeztetőket küldjön az alkalmazottaknak a foglalásaikról, és akár újraelosztja az asztalokat, ha lemondások történnek. Ez a rendszer egyszerűsíti a foglalási folyamatot és biztosítja az asztalok optimális kihasználtságát.
2. Optimalizálja a teret
A ClickUp Dashboards valós idejű betekintést nyújt az asztalok használatába, kiemelve a használati mintákat és a potenciális szűk keresztmetszeteket.
A ClickUp Gantt Charts vagy Board nézetek konfigurálásával láthatóvá válik az asztalok rendelkezésre állása és kihasználtsága az idő függvényében. Összességében ez megkönnyíti az asztalok hatékony kezelését és szükség szerinti módosítását.
3. Ösztönözze az együttműködést
A ClickUp Docs segítségével csapata valós időben közösen írhat, szerkeszthet és oszthat meg irányelveket és fontos dokumentumokat. Ez a funkció különösen hasznos olyan hibrid környezetben, ahol az irányelvek gyakran változnak, hogy alkalmazkodjanak az új kihívásokhoz és lehetőségekhez.
A ClickUp Whiteboards elősegíti a valós idejű együttműködést, biztosítva, hogy a távoli és a helyszíni csapat tagjai egyformán részt vegyenek a munkában és tájékozottak legyenek, függetlenül attól, hogy hol dolgoznak.
4. Javítsa a kommunikációt
Használja a ClickUp Chat funkciót, hogy biztosítsa a csapat tagjai közötti egyértelmű és folyamatos kommunikációt, függetlenül attól, hogy melyik asztalnál vagy helyszínen dolgoznak.
A valós idejű üzenetküldés, megjegyzések és @ említések segítségével mindenki naprakész marad. A Chatben létrehozhat egy csapatcsatornát is, ahol kezelheti a hot deskinggel kapcsolatos kérdéseket, például az asztalok kiosztásának változásait vagy az együttműködési igényeket.
5. Gyűjtsön visszajelzéseket űrlapok segítségével
A ClickUp Forms összegyűjti a munkavállalók visszajelzéseit a hot desking tapasztalatairól. Az automatizálás segítségével ezeket a válaszokat egy külön mappába irányíthatja, ahol elemezheti őket, hogy megértse a munkavállalók elégedettségét és a fejlesztésre szoruló területeket.
Ez a visszajelzés elengedhetetlen ahhoz, hogy a szabályzatokat és gyakorlatokat jobban igazítsa csapata igényeihez. Ráadásul a begyűjtött visszajelzéseket feladatokká alakíthatja a ClickUp-ban, és kioszthatja a megfelelő felelősöknek.
6. Sablonokkal időt takaríthat meg az adminisztrációban
A ClickUp irodaterület-kezelési sablonja átalakítja a hot desking kezelését azáltal, hogy átfogó eszközkészletet biztosít a magánirodák hatékony szervezéséhez és kezeléséhez.
Ez a sablon azonnal használható és teljes mértékben testreszabható, így könnyedén hatékonyabban kezelheti irodaterületét.
Ez a sablon lehetővé teszi, hogy:
- Tervezze meg és vizualizálja, hogy mindenki hol fog ülni, hogy maximalizálja a termelékenységet és biztosítsa, hogy ne legyen pazarlás a helykihasználás terén.
- Kövesse nyomon a tárgyalótermeket, a berendezések foglalásait és egyéb erőforrásokat egy központi helyen.
- Hozzon létre feladatokat az irodaterületek karbantartására, takarítására és frissítésére, hogy minden a legjobb állapotban legyen a használathoz.
- Használja a különböző nézeteket, például a „Csütörtöki szabad helyek” nézetet, hogy egy pillantással láthassa, ki van az irodában és hol ül, így könnyebben tervezhet és szükség szerint módosíthat.
A megfelelő hot desk foglalási szoftverrel a hot desking az Ön számára is működni fog
A hot desking jelentősen megváltoztatta az irodai dinamikát azáltal, hogy javította a helykihasználást és elősegítette a rugalmasságot. Ez pedig növeli az alkalmazottak önállóságát és jelentősen csökkenti a költségeket. Emellett kiváló módszer a távmunkát végző és hibrid csapatok irányítására is.
Ez azonban nem jár kihívások nélkül. Ezen akadályok sikeres leküzdéséhez átgondolt stratégia és folyamatos visszajelzés szükséges.
A ClickUp kiváló asztalfoglalási szoftvert kínál a hot desking hatékony bevezetéséhez és kezeléséhez. Ezenkívül a ClickUp egy all-in-one eszköz, amely együttműködési és kommunikációs funkcióival segít dinamikusabb és produktívabb környezetet teremteni.
Kezdje el átalakítani irodája irányítását a ClickUp segítségével, és használja ki még ma a könnyű és hatékony hot desking előnyeit! Regisztráljon most ingyen!