Egy friss tanulmány szerint a vezetők évente 683 órát veszítenek el figyelemelterelés miatt – ez a munkaidőjük jó harmada! A megkérdezettek 42%-a azt mondta, hogy alig tudnak egy órán át megszakítás nélkül produktív munkát végezni, és átlagosan az emberek évente közel 127 órát töltenek azzal, hogy a figyelemelterelésekből felzárkózzanak. Ez évente 468 milliárd dollárba kerül az amerikai gazdaságnak.
A különböző iparágak szakértői folyamatosan dolgoznak a munkavállalók termelékenységének javításán. A szervezetek modern eszközöket, automatizálást, generatív mesterséges intelligenciát stb. próbálnak ki a munkavállalók támogatására. Azonban a technológia bővítése az alapvető viselkedésmódok megváltoztatása nélkül gyenge eredményekhez vezethet.
A csúcsteljesítmény eléréséhez az egyik leggyakrabban alkalmazott viselkedési taktika a termelékenységi sprint. De mi is az a termelékenységi sprint? Mi teszi hatékonnyá? Hogyan valósítson meg egy termelékenységi sprintet?
Nálunk megtalálja a válaszokat. Indítsa el az óráját most! ⏱️
A termelékenységi sprintek megértése
Ahogyan az agilis fejlesztési modell a nagy, összetett projekteket kisebb sprintekre bontja, úgy a termelékenységi sprintek is fokozzák a koncentrációt és a hatékonyságot azáltal, hogy a feladatokat rövid, intenzív munkaszakaszokra bontják, amelyeket rövid szünetek követnek.
Vessünk egy pillantást a részletekre!
Mik azok a termelékenységi sprintek?
A termelékenységi sprint egy rövid, intenzív munkavégzés, amelyet egy rövidebb szünet követ. Hasonló a Pomodoro technikához, amely 25 perc munkavégzést és azt követő öt perces szünetet javasol.
Az egyetlen különbség az, hogy a termelékenységi sprintben Ön dönti el, mennyi ideig kell koncentrálnia és mennyi szünetre van szüksége a figyelemspannja alapján. Az agilis sprinttel ellentétben, amely általában két hétig tart, a termelékenységi sprint olyan hosszú lehet, amilyenre szüksége van: egy óra, néhány nap, egy hét vagy egy hónap. Azonban a legjobb, ha a sprintet nem túl hosszúra tervezi, mert akkor kontraproduktívvá válhat.
A termelékenységi sprintek előnyei
A termelékenységi sprintek, akárcsak a Scrum eseményeken ütemezett sprintek, rendkívüli előnyöket kínálnak a végzendő munkához. Nézzük meg a legfontosabbakat!
Fókusz
A sprint megkezdése előtt a csapatok közösen hoznak döntéseket a feladatokról, a várt eredményekről, a becsült időről, a függőségekről és így tovább. Tehát egy jól megtervezett termelékenységi sprint egy világos, rövid, kezelhető listát kínál a véges időkereten belül elvégzendő feladatokról.
Ez a világosság tökéletes feltételeket teremt ahhoz, hogy minden egyes személy egyszerre csak egy feladatra koncentrálhasson. Akár egyedül, akár csapatban dolgoznak, tudják, mikor és hol kell megjelenniük, és mit kell tenniük.
Sebesség
A sprint általában egy zavartalan, produktív időszak. Ez azt jelenti, hogy nincsenek megbeszélések, csapatépítő tevékenységek, sürgős ügyek stb., amelyek elvonhatják a figyelmet a tervtől. Ennek eredményeként a csapatok gyorsabban végzik el feladataikat.
Időgazdálkodás
A sprintek természetüknél fogva időhöz kötöttek. Ez a tulajdonságuk sürgősségérzetet kelt. A csapat tagjai tisztában vannak azzal, hogy mit kell tenniük munkaidő alatt, ami arra ösztönzi őket, hogy napjaikat hatékonyan szervezzék meg.
Erőforrás-kihasználás
Csapatként a termelékenységi sprint lehetővé teszi a források jobb kihasználását. Segít az egyéneknek a függőségek és a munkafolyamatban elfoglalt helyük alapján megtervezni munkájukat.
Például egy minőségbiztosítási elemző két nappal azután, hogy a fejlesztő befejezte a munkáját, beoszthatja a munkáját egy sprintbe.
A munkavállalók energiaszintje
Minden sprint fontos része a szünet. Az intenzív munka után a termelékenységi sprintek szünetet javasolnak, amelynek hossza néha a sprint felének felel meg.
Ez minden csapattagnak időt ad arra, hogy felépüljön a munka intenzitásából. Elismeri erőfeszítéseiket és ösztönzi a megújulást.
Ha Ön szoftverfejlesztő, akkor valószínűleg már megszokta a sprinttervezést és a Scrum módszertant. A sprintek azonban nem feltétlenül korlátozódnak az agilis/Scrum módszertanra. Bármilyen szerepkörben vagy munkában alkalmazhatók. Nézzük meg, hogyan.
Hogyan tervezzünk és hajtsunk végre termelékenységi sprintet?
A termelékenységi sprint célja nem az, hogy az év minden napján ésszerűtlenül magas teljesítményt nyújtson. Egy jó termelékenységi sprint inkább abban segít, hogy a munkáját a leghatékonyabb és a kiégésmentes módon tervezze meg.
Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató, amely segít elindulni egy olyan robusztus projektmenedzsment eszköz támogatásával, mint a ClickUp Sprints.
1. Világos célok kitűzése
Mielőtt elkezdené a sprintet, tudnia kell, mit szeretne elérni. A megfelelő célok kitűzése segít a sprint során elvégzett összes munkát a helyes irányba terelni.
Tegye céljait SMART-tá. Határozzon meg konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött célokat.
Ne feledje, hogy míg a célok kitűzésének legjobb gyakorlata az eredményorientált megközelítés, a termelékenységi sprintek esetében ez kissé eltérő. Itt azokra a feladatokra kell összpontosítania, amelyeket el kell végeznie a szervezeti célok eléréséhez.
Például, ha a célja egy új termék bevezetéséhez kapcsolódó marketingkampány indítása, akkor a SMART céljai a következők lehetnek:
- Készítsen szlogent a kampányhoz a 2. napra
- Írjon kreatív briefeket 20 közösségi média tartalomhoz a 3. napra
- Az 5. napra véglegesítse a digitális hirdetési költségvetést.
Ezek a célok lehetővé teszik a munka hatékony ütemezését. Például az első napra tervezhet egy brainstorming ülést a marketing csapattal, a második napra 2-3 óra koncentrált munkát a briefek megírására, az ötödik napra pedig 2-3 óra költségvetés-tervezést. Ha nehezen állapít meg célokat, a ClickUp SMART Goals Template sablonja segíthet.
2. A célok konkrét feladatokra bontása
Miután meghatároztad a céljaidat, állítsd össze a célok eléréséhez szükséges feladatokat. Nem kell minden alkalommal tiszta lappal kezdened. Próbáld ki a ClickUp Agile Sprint Planning Template sablonját, hogy csapatodat a sikerre készítsd fel.
A sablon ugyan felépítést kínál, de a feladatok meghatározása és a projekt megtervezése az Ön feladata. Gondoljon tehát arra, hogyan osztaná fel a feladatokat. Például egy szlogen létrehozásával kapcsolatos feladatok a következők lehetnek:
- Brainstorming a kreatív csapattal
- Az összes lehetséges szlogen listájának elkészítése
- A legjobb szlogenek kiválasztása
- Kísérletezzen a szlogen alkalmazásával különböző csatornákon
- A szlogen véglegesítése
Határozza meg az egyes tevékenységek határidejét. A ClickUp Tasks segítségével lehetőség van egyedi feladatok vagy alfeladatok beállítására, ha úgy kívánja. Leírásokat is hozzáadhat, felhasználókat rendelhet hozzá, határidőket állíthat be, és együttműködhet a beágyazott megjegyzésekben részt vevő csapattagokkal. Mi több? Összekapcsolhatja a feladatokat és kezelheti a függőségeket, mindezt egy helyen.
Új a sprinttervezésben? Semmi gond. Válasszon egy Önnek megfelelő sprinttervezési sablont, és testreszabhatja azt igényei szerint!
3. Reális ütemterv készítése
Amikor a csapatok a sprintről intenzív munkaként beszélnek, gyakran azt feltételezik, hogy ez a hét számtalan feladattal való túlterhelését jelenti. Éppen ellenkezőleg, egy jó termelékenységi sprint reális határidőket tűz ki.
Tekintse át a hátralékát: Használja a ClickUp listákat a hátralékos tételek összegyűjtéséhez, hogy meghatározza, mi férhet el ésszerűen a sprintben. A ClickUp Sprint Backlog Template sablonját is testreszabhatja, hogy ez a folyamat sokkal gyorsabb és hatékonyabb legyen.
Időbecslés: A ClickUp Tasks alkalmazásban minden feladathoz időbecslést adhat hozzá, és ezeket felhasználhatja a sprint tervezéséhez.
Figyelembe kell venni a munkaterhelést: vegye figyelembe a csapattagok szabadságait, a meglévő kötelezettségeket és a korábbi sprint sebességet. A ClickUp munkaterhelés-nézete kiváló kiindulási pont ehhez.
Figyeljen a függőségekre: A határidők meghatározásakor vegye figyelembe, hogy a feladatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Nézze át az agilis munkafolyamatot, hogy meglássa, mely feladatoknak kell befejeződniük, mielőtt a következő megkezdődhet.
Adjon hozzá puffert időt: Könnyű egymás után beütemezni a munkákat, de előfordulhatnak problémák. Ezért tervezzen be puffert időt. Ez biztosítja, hogy a sprintben beütemezett munkák minden esetben elvégezhetők legyenek.
💡 Profi tipp: Kezdésként fontolja meg a ClickUp Sprints Template használatát.
4. A munkaterület előkészítése
A termelékenységi sprint elsődleges célja a zavaró tényezők minimalizálása. A fenti folyamat kiküszöböli a projekttervezési folyamat okozta zavaró tényezőket. Az egyéb zavaró tényezők, beleértve a személyeseket is, azonban az Ön felelőssége.
Rendezze el fizikai környezetét, és távolítsa el az asztaláról a felesleges tárgyakat. Munka közben állítsa telefonját csendes vagy fókusz módba, és kapcsolja ki a nem szükséges értesítéseket. Ezután készítse elő munkaterületét a sprintre.
Válassza ki az Önnek leginkább megfelelő agilis projektmenedzsment nézetet. A ClickUp for Agile teams testreszabható kezdőlapot kínál, ahol minden megtalálható, ami a sprint elindításához szükséges. Emellett preferenciái alapján választhat naptár nézetet vagy táblázat nézetet is.
5. Termelékenységi sprint végrehajtása
A beállítások elvégzése után itt az ideje a termelékenységi sprint végrehajtásának. Ez azt jelenti, hogy mostantól a terv szerint fogsz eljárni.
- Vegye át a ütemezett feladatokat
- Olvassa el az egyes feladatok rövid leírását vagy ismertetőjét, hogy teljes mértékben megértse a kontextust.
- Végezzen mélyreható munkát az adott feladaton
- Ne felejtse el rögzíteni az ezzel töltött időt a ClickUp Time Tracking segítségével.
- Tartson szünetet a sprint végén
Ha úgy találja, hogy nem tudja a tervezett módon elvégezni a feladatot a sprint során, gondolja át, hogyan szeretne továbbhaladni. Visszahelyezheti a backlogba, átütemezheti a következő sprintre, vagy áthelyezhet egy másik feladatot a helyére.
Ezeket a döntéseket gondosan hozza meg, a termékbacklog-kezelő eszközökkel nyert betekintés alapján.
6. Időgazdálkodási technikák alkalmazása
A termelékenységi sprint sikeres megvalósításához célszerű néhány bevált legjobb gyakorlatra támaszkodni. Íme néhány időgazdálkodási technika, amelyet érdemes figyelembe venni.
Pomodoro technika: 25 percig végezzen intenzív munkát, majd tartson öt perc szünetet. Vagy 50 percig dolgozzon, majd tartson tíz perc szünetet. A ma elérhető Pomodoro alkalmazásokkal könnyedén nyomon követheti a munkáját.
Időblokkolás: Ossza fel a napját időblokkokra, amelyek mindegyike egy adott feladatot vagy tevékenységet tartalmaz. Kombinálja a hasonló feladatokat, hogy elkerülje a kontextusváltást és javítsa a hatékonyságot.
Időkövetés: Figyelje meg, hogyan tölti az idejét egy-két nap alatt, hogy azonosítsa az időrabló tényezőket, a fejlesztésre szoruló területeket és a legproduktívabb órákat.
7. A haladás nyomon követése és értékelése
A sprint során gondosan kövesse nyomon az előrehaladást. A sprint végén szánjon időt a reflexióra. Íme néhány módszer, amellyel ezt elérheti.
Standupok
Használja a napi állandó megbeszéléseket, hogy megossza a csapat előrehaladásával kapcsolatos friss információkat, megvitassa a befejezett feladatokat és azonosítsa az akadályokat. Néhány csapat távoli munkát végez? Semmi gond! Használja a ClickUp Chat nézetet aszinkron állandó megbeszélésekhez.
A ClickUp Brain segítségével automatizálhatja a standup jegyzeteket is, amely összeállítja az előző napon a platformon végzett összes frissítést.
Jelentések
Készítse el a szükséges jelentéseket a ClickUp Dashboards segítségével. Testreszabhatja a kártyákat, és kiválaszthatja azokat a számokat, amelyeket egy helyen szeretne látni. A sprint-áttekintő megbeszéléseken olyan speciális jelentéseket is felhasználhat, mint a burn up/burn down diagramok, az egyéni termelékenységi jelentések, a feladatok státusza stb.
Visszatekintések
Végül, minden sprint végén végezzen retrospektívát a csapattal. Értékelje a jó munkát, ünnepelje a sikereket, és vizsgálja meg a sprint során felmerült kihívásokat. A ClickUp Sprint Retrospective Brainstorm Template vizuális és interaktív keretrendszert kínál a retrospektívák lebonyolításához.
Retrospektív megbeszélést tartani nehéz lehet. Hiszen ez magában foglalja a munka érzelmi és szakmai aspektusainak megvitatását, és ezek nem mindegyike lehet pozitív. Ezeknek a megbeszéléseknek a lebonyolítása nehézséget jelenthet a pályakezdő projektmenedzserek számára, de a ClickUp segít:
Ezek a sprint retrospektív példák inspirációt nyújtanak. Ha pedig készen áll arra, hogy saját maga vezesse a megbeszéléseket, próbálja ki ezeket a sprint retrospektív sablonokat, amelyek útmutatást nyújtanak az út során. És a hab a tortán: itt van egy bónusz olvasmány arról, hogy miben különböznek a sprint felülvizsgálatok a retrospektívektől.
Ha mindezek ellenére a termelékenységi sprint megvalósítása még mindig bonyolultnak tűnik, használja az alábbi agilis sablonok egyikét az alapok felállításához.
A sikeres sprintek legjobb gyakorlata
A óriások vállán állva messzire láthat. Íme néhány bölcs tanács, bevált legjobb gyakorlatok formájában, amelyek megkönnyítik a termelékenységi sprint tervezését.
Tartson szüneteket: álljon fel az asztaltól, nyújtózkodjon, vagy sétáljon egyet. A szünetek alatt kerülje a képernyőket és a közösségi médiát a jobb hatás érdekében. Hosszabb sprintek esetén vegyen ki egy nap szünetet, hogy felfrissítse az elméjét.
Ünnepeljen: Ne hagyja, hogy a siker elismerés nélkül maradjon. Ünnepelje a sikereket a csapatával.
Tegye prioritássá az önmagáról való gondoskodást: tartson fenn egészséges szokásokat, például aludjon eleget, egyen tápláló ételeket és rendszeresen sportoljon.
Kommunikáljon: Kérjen segítséget, ha nehézségekkel küzd vagy túlterheltnek érzi magát. Használja ki az Ön számára elérhető összes előnyt és lehetőséget.
Gondolkodjon el és tanuljon: Használja a jelentéseket és a visszatekintéseket a reflexióhoz. Gondoljon el, mit tudna személyesen javítani. Szimulálja a folyamatok optimalizálását a jobb eredmények érdekében.
Felkészülni, vigyázz, rajt, ClickUp!
Ma már általános tudásnak számít, hogy jobb, ha rövid ideig, de nagyon koncentráltan dolgozunk, szünetekkel, mint ha hosszú ideig, de csak részben koncentrálunk. Akár egyedül, akár csapatban dolgozik, a sprintek remek módszerek a munka elvégzésére.
A sikeres sprint megvalósításához azonban nem elég a jó szándék. Ehhez világos tervezés, átgondolt ütemezés, előrejelzés, becslés és folyamatos menedzsment szükséges.
Itt jöhet jól egy olyan sprinttervező eszköz, mint a ClickUp, amely a sprintkezelés minden aspektusához kínál funkciókat, beleértve a feladatokat, az ütemterveket, a műszerfalakat, a kommunikációt, az automatizálást és még sok mást.
A ClickUp segítségével a saját stílusához igazíthatja a sprintet. Regisztráljon még ma ingyen!