A munkavállalói fluktuáció soha nem jó hír. Amellett, hogy negatív hatással van a vállalkozásra, a HR-osztály és Ön által az új munkavállalók toborzására, képzésére és termelékenységük javítására fordított idő és energia miatt is jelentős veszteséget jelent.
Bár bizonyos mértékű fluktuáció normális, a magas fluktuációs arányok mélyebb problémára utalhatnak. A növekvő lemondások mögötti okok feltárásának jó módja a hatékony kilépési interjúk lefolytatása.
A kilépési interjúk értékes eszközök ahhoz, hogy megértsük, mi az igazi oka annak, hogy egy alkalmazott úgy döntött, hogy távozik. Gyakran előfordul, hogy a kilépési interjúk során őszinte visszajelzést kapunk a vállalati kultúráról, rejtett problémákról, valamint egyedi perspektívát az alkalmazottak tapasztalatairól.
Ezeket azonban gyakran nem használják ki teljes mértékben, és egyes szervezetek teljesen kihagyják a kilépési interjúkat.
A hatékony kilépési interjú folyamat megvalósításához olvassa el a 20 legjobb kilépési interjú kérdést és a legjobb gyakorlatokat ezeknek az interjúknak a felállításához.
Mi az a kilépési interjú?
A kilépési interjú egy hivatalos találkozó, amely általában a szervezet HR-vezetője vagy HR-képviselője és a kilépő munkavállaló között zajlik. Az interjúban feltett kérdések célja, hogy megértsük, miért távozott a munkavállaló, milyen tapasztalatai vannak a szervezettel, és milyen visszajelzéseket tud adni a munkahelyi kultúra vagy a munkakörnyezet javítására.
A kilépési interjúkat általában röviddel azután ütemezik, hogy a munkavállaló benyújtotta hivatalos felmondási nyilatkozatát, de a felmondási idő alatt bármikor le lehet őket folytatni. A kilépési interjúk fontos részét képezik a hatékony HR-menedzsment gyakorlatnak.
További információ: 10 tehetségmenedzsment szoftver HR-csapatok számára 2024-ben
Miért fontosak a kilépési interjúk?
A kilépési interjúk több okból is elengedhetetlen részét képezik a munkavállalók távozási folyamatának:
- Betekintés a munkavállalói tapasztalatokba: Ismerje meg a munkavállaló távozásának valódi okait, különösen akkor, ha azok a munkaviszonyuk alatt nem voltak hajlandók azokat elárulni.
- Azonosítsa a mintákat: Ha több alkalmazottól gyűjt részletes visszajelzéseket a kilépésükről, az segíthet a szervezetnek felismerni azokat a mintákat vagy problémákat, amelyek negatív hatással lehetnek rájuk.
- A munkavállalói megtartás növelése: A kilépési interjúkból nyert betekintés segíthet a vezetőknek megérteni, hogyan lehet javítani a folyamatokat, a munkahelyi és csapatkultúrát, valamint a vezetési gyakorlatokat, többek között a munkavállalói morál és a megtartás növelése érdekében.
Ha kihagyja a kilépési interjúkat vagy sietve végzi el őket, akkor elszalasztja a lehetőséget, hogy kritikus visszajelzéseket kapjon, amelyek rejtett problémákat tárhatnak fel. Ha ezek a problémák továbbra is fennállnak és nem kezelik őket, akkor kockáztatja, hogy több képzett alkalmazottat veszít el.
Fontos, hogy a kilépési interjúkat türelemmel, nyitottsággal és empátiával folytassuk. Mindenki másképp éli meg a vállalatnál végzett munkáját, és egy kilépő munkavállaló nem mindig mond pozitív dolgokat a szervezetről vagy akár rólad.
Arra is fel kell készülnie, hogy a távozó munkavállalók hallgatnak és nem adnak egyértelmű válaszokat. Akárhogy is legyen, nyugodtan hallgassa meg őket, és ne feledje, hogy a cél az, hogy megértse és finoman ösztönözze őket őszinte válaszok adására, nem pedig az, hogy védekezzen vagy olyan kérdéseket tegyen fel, amelyek kényelmetlenek az interjúalany számára.
További információk: 10 interjú sablon: kérdések és útmutatók a toborzási vezetők számára
20 kilépési interjú kérdés, amit fel kell tenni az alkalmazottaknak
Miután áttekintettük az alapokat, íme egy lista a kilépési interjún feltehető kérdésekből, amelyeket feltehetsz a távozó munkavállalóknak, hogy megértsd, mi áll a döntésük hátterében. Tekintsd az alábbi listát sablonként, amelyet a munkavállaló szerepe, teljesítménye és korábbi beszélgetéseitek alapján testreszabhatsz.
A távozás okai
- Mi volt az elsődleges oka annak, hogy felmondott? Egy jobb lehetőség, karrierje stagnálása, a munka és a magánélet egyensúlya stb. volt?
- Voltak olyan konkrét események, amelyek befolyásolták a távozási döntését? Le tudná írni őket?
- Talált olyan vállalati politikát vagy gyakorlatot, amely valamilyen szempontból problémásnak tűnt?
Munkahelyi elégedettség
- Melyek voltak a munkád legkielégítőbb és legörömtelibb aspektusai?
- Melyik aspektusait szerette a legkevésbé a munkájában?
Kapcsolatok a vezetőkkel és a munkatársakkal
- Írja le általános kapcsolatát munkatársaival. Tudna példákat hozni pozitív/negatív tapasztalatokra?
- Írja le a közvetlen felettesével való kapcsolatát. Tudna példákat hozni pozitív/negatív tapasztalatokra?
- Képes volt könnyedén együttműködni és dolgozni kollégáival?
Vállalati kultúra
- Írja le véleményét a vállalati kultúráról és a munkavállalói juttatásokról
- Hogyan hatottak a vállalat küldetése és értékei a szakmai életére?
- A vállalati kultúra szerepet játszott a távozásodban?
- Sikerült egészséges egyensúlyt teremtenie a magánélete és a szakmai kötelezettségei között?
Munkavállalók beillesztése és képzése
- Ön szerint a beilleszkedési folyamat alapos és jól szervezett volt?
- Úgy találta, hogy a kezdeti képzés hatékonyan felkészítette a munkaköri feladatokra?
- Mennyi időbe telt, amíg a HR-képviselő és a csapattagok segítségével beilleszkedett a vállalatba? Zökkenőmentes folyamat volt?
Fizetés és juttatások
- Mennyire volt elégedett a javadalmazási csomagjával?
- Elégedett volt a fizetésemelések gyakoriságával?
Növekedési és fejlődési lehetőségek
- Kapott-e lehetőséget karrierje és készségei fejlesztésére a munkaviszonyának ideje alatt?
- Hogyan értékelné a vállalat készségfejlesztési programjait?
- Kapott egyértelmű utasításokat és útmutatást karrierfejlesztési céljainak eléréséhez?
A kilépési interjú végén érdemes megkérdezni a munkavállalót, hogy van-e javaslata vagy ötlete a fejlesztésre. Előfordulhat, hogy a munkavállalók eredeti, átgondolt ötleteket osztanak meg, amelyeket a jövőben megvalósíthat.
Ezek a kilépési interjúkérdések arra szolgálnak, hogy részletes visszajelzést kapjon a munkavállaló szervezetnél szerzett tapasztalatairól, valamint arról, hogy hatékonyak-e vállalatának erőfeszítései egy boldog, egészséges és produktív munkahely megteremtése érdekében.
Különösen a vállalati kultúrára és a jelenlegi alkalmazottakkal, kollégákkal és vezetőkkel való kapcsolatokra vonatkozó kérdések segíthetnek kiemelni a munkahelyi dinamikával, a vezetési gyakorlatokkal és a csapat kohéziójával kapcsolatos alapvető problémákat.
Profi tipp💡 : Használja a ClickUp beépített AI asszisztensét, a ClickUp Brain -t, mint brainstorming partnert, hogy egyszerű utasítások segítségével készítsen kilépési interjú kérdéseket. Ez időt takarít meg és segít egy átfogó kérdésgyűjtemény létrehozásában a kilépési interjú alapos lebonyolításához.
Hogyan lehet sikeres kilépési interjút lefolytatni?
Az Aberdeen kutatási jelentése szerint csak körülbelül 29% -a vállalatoknak van strukturált kilépési stratégiája.
A kilépési interjú elhagyásával a szervezetek nagy része értékes lehetőségeket szalaszt el, amelyekkel megérthetik az alkalmazottak véleményét, és betekintést nyerhetnek a csapat dinamikájába és a vezetési stílusokba.
A hatékony távozási stratégia magában foglalja a jól felépített kilépési interjú folyamatot. Íme néhány irányelv:
1. Válassza ki a megfelelő interjú formátumot
Döntsd el, milyen formátumot szeretnél használni a kilépési interjúkhoz. Legyen rugalmas, kényelmes és a munkavállalók számára hozzáférhető. Több interjúformátum közül választhatsz, attól függően, hogy mi a legjobb módszer a munkavállalók arra ösztönzésére, hogy elfogulatlan visszajelzést adjanak.
- Személyes interjúk: Ezek az interjúk kiválóan alkalmasak mélyreható beszélgetések lefolytatására, és lehetővé teszik a finomabb testbeszéd és arckifejezések észlelését. Emellett gyors válaszokat kaphat a kiegészítő kérdésekre is.
- Telefonos interjúk: Ebben a rugalmas formátumban a távozó munkavállalók egy általuk választott kényelmes környezetben vesznek részt az interjún, ami ösztönözheti őket arra, hogy őszintébbek legyenek a visszajelzéseikkel.
- Videotalálkozók: A videohívások ötvözik a személyes és a távoli kommunikáció előnyeit.
- Online felmérések: Ez egy hatékony módszer visszajelzések gyűjtésére, és sok alkalmazottnak elküldhető. Az anonimitás őszintébb válaszokat eredményezhet, de hátránya, hogy nem ad részletes információkat, és sok volt alkalmazott figyelmen kívül hagyhatja a felmérést.
Profi tipp💡: Használja a ClickUp kilépési interjút a munkavállalók visszajelzéseinek gyűjtéséhez.
2. Válassza ki a megfelelő időpontot
Szeretne konstruktív visszajelzéseket gyűjteni az alkalmazottaktól? A legjobb, ha a kilépési interjúkat nem közvetlenül a felmondás benyújtása után vagy túl közel az utolsó munkanaphoz ütemezi.
A munkavállalók a felmondás után még mindig feldolgozzák döntésüket és komplex érzelmekkel küzdenek. Ha a kilépési interjút az utolsó napjukra ütemezzük, akkor túl siettetve érezhetik magukat ahhoz, hogy konstruktív és őszinte visszajelzést adjanak.
A Havard Business Review szerint a kilépési interjúk legjobb időpontja a felmondás dátuma és a munkavállaló utolsó munkanapja között félúton van. Ekkor a munkavállalók már feldolgozták a távozásról szóló döntésüket, és még mindig betartják a felmondási időt.
3. Készítsd elő a megfelelő kérdéseket
Készítsen elő értelmes kérdéseket, amelyeket a beszélgetés során feltehet. Döntse el, hogyan fogja őket felépíteni anélkül, hogy tolakodónak vagy helytelennek tűnne.
Használja a fenti listát, majd egészítse ki a munkavállaló szerepére, munkaköri leírására, teljesítményére és korábbi visszajelzéseire vonatkozó kontextusbeli ismeretekkel, hogy a kilépési interjú értelmes legyen.
Vannak azonban olyan kérdések, amelyeket kerülni kell. Íme néhány példa arra, mit ne kérdezzen egy kilépési interjú során:
| Mit ne kérdezzen | Miért | Mit kérdezzen helyette |
|---|---|---|
| Személyes okok miatt távozik? | Ez tolakodó, és kevésbé ad lehetőséget a munkavállalónak, hogy kényelmesen válaszoljon. | Van-e konkrét ok, ami befolyásolta a távozási döntését? Munkahelyi vagy egyéb ok? |
| Túl nagy volt a munkaterhelés? | Arra utal, hogy a munkavállaló alkalmatlansága miatt távozik | Hogyan értékelné a munkaterhelést, és hogyan lehetne javítani rajta? |
| Milyen fizetést ajánlott az új vállalat? | Ez a kérdés irreleváns és tolakodó. | A fizetési csomagod versenyképes volt az iparági szabványokhoz képest? |
Profi tipp💡: Használjon kilépési interjú sablonokat, hogy jól felépített, értelmes interjúkérdéseket állítson össze, és őszinte beszélgetést folytasson, amelyből azok is tanulhatnak, akik maradnak. *
4. Hozzon létre egy munkafolyamatot a kilépési interjúkhoz
A kilépési interjú folyamatának bevezetése lehetővé teszi a HR-vezetők számára, hogy egyszerűsítsék a munkavállalók kilépési folyamatát és szisztematikusan gyűjtsenek adatokat.
Egyszerűen használja a ClickUp Tasks alkalmazást, hogy létrehozzon egy listát a kilépési interjú folyamatának minden egyes lépéséhez. A feladat szakaszai között szerepelhet a „Felkészülés”, „Ütemezés” és „Kérdésbank létrehozása” stb. Minden lista alatt hozzon létre alfeladatokat, amelyek az egyes szakaszok teendőit tartalmazzák. Rendelje ezeket a teendőket a határidőkkel együtt a megfelelő HR-csapat tagjaihoz.
Profi tipp 💡: Nehéz lehet minden jelölt számára külön kilépési interjú folyamatot kidolgozni. Használja a ClickUp interjú folyamat sablonját a feladatok szervezéséhez, az ütemtervek kijelöléséhez és a kilépési interjú folyamat különböző szakaszainak nyomon követéséhez.
A sablon használatának előnyei kilépési és maradási interjúk esetén:
- Szerkezetet és következetességet biztosít az interjúfolyamatnak
- Biztosítja, hogy minden jelölt ugyanazt az élményt kapja
- Segít megtervezni, tesztelni és optimalizálni a tapasztalatot a megfelelő kilépési interjú kérdésekkel
5. Használjon HR szoftvert a kilépő munkavállalók folyamatának egyszerűsítéséhez
Használja a ClickUp HR-t, egy all-in-one termelékenységi eszközt, amely segít kezelni a kilépési folyamat különböző aspektusait.
Például hozzon létre egy részletes folyamatot a munkavállalók visszajelzéseinek rögzítésére, a válaszok elemzésére és a cselekvési tervek végrehajtására a ClickUp Docs segítségével .
Kérje meg csapattagjait, hogy tegyenek javaslatokat, és dolgozzanak együtt a Docs-ban egy átfogó folyamat útmutató elkészítésén.
A ClickUp feladatellenőrző listájával sorolja fel mindazt, amit egy távozó munkavállalónak el kell végeznie a kilépési folyamat lezárásához.
Adja át azoknak a munkavállalóknak, akik benyújtották felmondásukat, hogy minden egyes pontot bejelölhessenek, amint teljesítették. Így nyomon követheti és biztosíthatja, hogy minden kilépési formalitás teljesüljön.
6. Elemezze a visszajelzéseket
A kilépési interjú befejezése után elemezze a munkavállalók válaszait, és vonja le belőlük a következtetéseket. Ezzel mélyebb betekintést nyerhet abba, hogy mi motiválja a szervezetét. Emellett ezzel jelzi a munkavállalóknak, hogy véleményük fontos.
Ha jól csinálja, akkor betekintést nyerhet a következőkre:
- Mi működik és mi nem működik a szervezeten belül?
- Rejtett kihívások és lehetőségek
- Hogyan néz ki a versenykörnyezet? Melyik vállalatokhoz valószínűbb, hogy elvésznek az alkalmazottai?
A sikeres kilépési interjú segít abban, hogy a kapcsolatot pozitív hangnemben zárja le. Egy kiváló kilépési interjú a távozó alkalmazottakat is a vállalat támogatóivá teheti.
A ClickUp Brain elemzi a munkavállalók visszajelzéseit, és azokat cselekvésre késztető tételekké összegzi. A szervezet vezetői ezeket a tételeket fontossági sorrendbe állíthatják, hogy megoldják a munkahelyi környezet kritikus problémáit, és jobb kultúrát építsenek ki.
A kilépési interjúból nyert betekintés gyakorlatba ültetése
A mai tudásmegosztáson alapuló gazdaságban a magasan képzett, motivált alkalmazottak hajtják a szervezetek sikerét. A humánerőforrás-menedzsment és az üzleti vezetőknek meg kell érteniük, hogy ezek a keresett alkalmazottak miért maradnak, miért távoznak, és hogyan kell a szervezetnek változnia ahhoz, hogy vonzóbbá váljon számukra. Egy jól átgondolt interjú mindhárom szempontból visszajelzést ad.
1. Gyűjtsd össze és rendszerezd a visszajelzéseket
Összesítse több kilépési interjú eredményeit egy helyen. Használjon szabványos formátumot az adatok rendszerezéséhez és bemutatásához az érdekelt felek számára.
Használja a ClickUp adatelemzési eredmények sablonját több forrásból származó adatok rögzítéséhez és rendszerezéséhez. Ez egy egységes formátumot biztosít, amely megkönnyíti az adatok vizuális bemutatását és azonosítja a trendeket vagy mintákat.
A kilépési interjú sablonja egységes formátumot biztosít az elemzéshez, így garantálva az adatok konzisztenciáját.
2. Elemezze az adatokat
Osztja kategóriákba a kilépési interjú válaszait. Ezek közé tartozik a munka és a magánélet egyensúlya, a fizetéssel/javadalmazással kapcsolatos kérdések, a munkával való elégedettség, a készségek kihasználása, a munkakörnyezet és még sok más.
Még jobb, ha a válaszokat elemezheti és az adatokat lehetőség szerint számszerűsítheti, hogy azonosítsa az ismétlődő mintákat vagy trendeket – például azt, hogy egy adott kérdés milyen gyakorisággal merül fel.
Profi tipp💡: Használjon fejlett jelentéskészítési és elemzési funkciókkal rendelkező munkavállaló-kezelő szoftvert a kilépési interjúk adatainak rögzítéséhez. Keressen olyan szoftvert, amely interaktív irányítópulttal rendelkezik, hogy a sikermutatókat és a KPI-ket különböző formátumokban tudja bemutatni, így a HR-csapatok gyorsan megérthetik a kritikus információkat.
3. Azonosítsa a legfontosabb problémás területeket
A problémák kategorizálása segíthet a fejlesztendő területek fontossági sorrendjének megállapításában, az alkalmazottak tapasztalataira és elégedettségére gyakorolt hatásuk alapján. A legfontosabb problémás területek közé tartozhatnak a stresszes munkakörnyezet, a kiégés, a mikromanagement és a mérgező munkakörnyezet.
Profi tipp💡: Használjon teljesítményértékelő szoftvert , hogy azonosítsa a munkavállalók válaszaiban visszatérő témákat. Ez értékes információforrás lehet a problémás területek azonosításához.
4. Dolgozzon együtt az érdekelt felekkel egy cselekvési terv kidolgozásában
Ossza meg a kilépési interjúkból nyert adatait a legfontosabb érdekelt felekkel, hogy azok is megismerjék a szervezeten belüli mélyen gyökerező problémákat. Ha vannak olyan kérdések, amelyek általában nem kerülnek napvilágra, akkor működjenek együtt egy átfogó cselekvési terv kidolgozásában, amelynek segítségével a ClickUp Docs segítségével megoldhatják azokat.
A közös élő szerkesztésnek köszönhetően csapata és az érdekelt felek valós időben módosíthatnak, verziókezelést adhatnak hozzá, valamint megjegyzéseket rendelhetnek hozzá és oldhatnak meg ugyanazon az oldalon.
A kilépési felmérések eredményei alapján készítsen mintakérdéseket a kilépési interjúkhoz, tesztelje őket egy kis csoporton, majd optimalizálja a folyamatot.
Határozza meg a kiemelt és kevésbé fontos kérdéseket, és készítsen strukturált tervet azok fázisok szerinti kezelésére. Határozza meg az egyes intézkedésekhez tartozó szerepeket, felelősségeket és határidőket.
Például a humánerőforrás-csapat és az osztályvezetők kidolgozhatnak egy tervet a munka és a magánélet egyensúlyával kapcsolatos panaszok kezelésére, amelynek keretében rugalmas munkarendeket vezetnek be, és a következő három hónapban 50%-os bevezetési arányt érnek el.
További információk: 11 ingyenes HR-sablon a HR-folyamatok javításához 2024-ben
5. Célokat tűzz ki és kövesd nyomon azok elérését
Használja a ClickUp Goals funkciót, hogy nyomon követhető célokat hozzon létre minden egyes teendőhöz. A haladás összesítési formátum segítségével több kapcsolódó cél haladásának százalékos arányát is megjelenítheti. Például a magas stresszű környezetek kategóriába tartozó célok a következők lehetnek:
- 1. cél: A munkavállalók stresszszintjének 25%-kal történő csökkentése
- 2. cél: Három egészségügyi cél megvalósítása a következő negyedév végéig
- 3. cél: A kiégéses esetek számának 30%-os csökkentése a következő év elejéig
6. Végrehajtási intézkedések, nyomon követés és értékelés
Végezze el az akcióterv minden elemét a menetrend szerint. Ellenőrizze a felelős csapatokkal, hogy rendelkeznek-e elegendő erőforrással a feladatok elvégzéséhez.
Folyamatosan figyelemmel kísérje az egyes változások előrehaladását, és mérje fel azok hatékonyságát a munkavállalók folyamatos visszajelzései alapján. Használja fel a visszajelzésekből nyert információkat az akcióterv módosításához és a megfelelő kilépési interjúkérdések optimalizálásához.
Profi tipp 💡: A utódláskezelési programok integrálása a munkahelyi kultúrába lehetőséget teremt a nagy potenciállal rendelkező alkalmazottak számára, hogy vezető pozíciókat töltsenek be. Az ilyen előrelépési lehetőségek segítenek az alkalmazottaknak elképzelni a szervezetnél várható hatékony jövőt, javítva ezzel az alkalmazottak megtartási arányát.
Alakítsd át kilépési interjúidat a szervezeti változás hatékony motorjaivá!
A kilépési interjúk nem csupán egy utolsó beszélgetés a távozó munkavállalók és a szervezet között. Átgondolt kilépési interjúkérdések segíthetnek abban, hogy értelmes és befogadó munkahelyet teremtsen a jelenlegi és jövőbeli munkavállalók számára.
A hatékony kilépési interjú folyamat megtervezésének legjobb módja olyan eszközök használata, mint a ClickUp, amelyek segítenek minden szempontot megszervezni, központosítani, kezelni és racionalizálni.
A platform számos funkciót kínál a feladatok kezeléséhez, a visszajelzések gyűjtéséhez és a dokumentáláshoz. A ClickUp segítségével biztosíthatja, hogy minden folyamat jól dokumentált legyen, és hogy Ön és csapata a munkavállalók visszajelzései alapján cselekedjenek.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és tudjon meg többet arról, hogyan javíthatja a kilépési interjúk folyamatát.