A projektmenedzsment irodák és a több projektet egyszerre kezelő menedzserek számára könnyű elveszni a mindennapi munkában. A haladás nyomon követése és mérése, a mindenki közötti összhang biztosítása és a csapat munkaterhelésének optimalizálása kihívást jelenthet. Semmi sem ad olyan átfogó képet a helyzetről, mint a projekt irányítópultján keresztül látható teljes kép.
A projektportfólió-irányítópult teljes áttekintést nyújt a projekt állapotáról, az egyes projektek előrehaladásáról, valamint átfogó, valós idejű jelentéseket tartalmaz az általános ütemtervről, a költségvetésről és az állapotról. Biztosítják, hogy a kritikus projektinformációk akkor is elérhetők és hozzáférhetők legyenek, amikor Ön vagy az érdekelt felek azt kívánják.
A projektportfólió-irányítópult első alkalommal történő létrehozása ijesztő lehet a tervezési és kialakítási munkák miatt, és előfordulhat, hogy túlságosan bonyolulttá teszi a portfólió-irányítópultot.
Mi lenne, ha azt mondanánk, hogy a fejlett projektportfólió-kezelő szoftver leegyszerűsítette ezt a folyamatot?
Olvassa el, hogyan készíthet dinamikus projektportfólió-kezelő irányítópultokat a projekttervezés és -végrehajtás optimalizálása érdekében a ClickUp segítségével, a legjobb példákkal és sablonokkal, amelyekkel gyorsan elindulhat.
Mi az a projektportfólió-kezelés?
A projektportfólió-kezelés egy stratégiai módszer a szervezet projektjeinek kezelésére az üzleti célok elérése érdekében. Ez magában foglalja az üzleti célokkal összhangban lévő projektek szűkítését és prioritásainak meghatározását.
A projektportfólió-kezelés célja a projektek értékének maximalizálása olyan szempontok értékelése és kezelése révén, mint a kockázatok, a költségvetés és a rendelkezésre álló erőforrások.
Mi az a projektportfólió-kezelő irányítópult?
A vezetői csapat, a portfóliókezelők és a projektmenedzserek egy projektportfólió-kezelő irányítópultot használnak, hogy központilag láthassák az összes projektet és azok előrehaladását. Az irányítópult diagramokat és mutatókat tartalmaz, amelyek segítségével nyomon követhetőek az egészségügyi mutatók teljesítménye, valamint megtekinthetők a legfontosabb mérföldkövek, a költségvetési információk és az erőforrások rendelkezésre állása.
A modern szervezetekben a projektek erőforrások, ütemtervek és eredmények tekintetében összefüggenek egymással, és az eredmények és a siker egymástól függenek; egy központi portfólió-irányítópult egyetlen ablakban jeleníti meg ezeket az információkat.
Készíthet egy projektportfólió-kezelő irányítópultot, vagy használhat olyan projektportfólió-kezelő megoldásokat, mint a ClickUp, hogy megkönnyítse a munkát.
A ClickUp Dashboards segítségével egyetlen vezérlőközpontból láthatja és elemezheti projektjeit. Nemcsak áttekintést kap a folyamatban lévő projektekről, hanem azokat meg is oszthatja a legfontosabb érdekelt felekkel. Így mindenki nyomon követheti a különböző projektek előrehaladását.
A ClickUp irányítópult segít az adatok értelmes ábrázolásában, és időt is megtakarít. Különböző tereket is létrehozhatok, ahol a problémákkal és fejlesztésekkel foglalkozhatok. Ezenkívül napi munkánkat is nyomon követhetjük, és az egyes feladatokra fordított idő nyomon követése is segít a munka hatékonyságának javításában.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
A ClickUp projektmenedzsment platform lehetővé teszi célok kitűzését, az egyes feladatokra és projektekre fordított idő nyomon követését, a szűk keresztmetszetek azonosítását és azok azonnali megoldását a projekt befejezésének biztosítása érdekében.
A projektportfólió-irányítópult használatának előnyei
Jobb átláthatóság
Valós idejű betekintést nyerhet a projekt általános állapotába, azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket, figyelemmel kísérheti a nagy kockázatú projektek feladatainak teljesítését, és felmérheti az ügyfelek elégedettségét.
Fokozott kommunikáció
Mivel a projekt irányítópultok központi szerepet töltenek be minden, egy vagy több projekthez kapcsolódó feladatban, biztosítják, hogy mindenki ugyanazt a képet lássa a határidőkről, feladatokról, elkülönített költségvetésről és az előrehaladásról.
Jobb döntéshozatal
A meglévő és potenciális projektek átfogó, portfóliószintű áttekintése lehetővé teszi a projekt- és portfóliómenedzserek számára, hogy adat alapú döntéseket hozzanak a projekttervezés és -végrehajtás, a pénzügyi előrejelzés és a kockázatkezelés terén.
Teljesítménykövetés
A műszerfal szoftver segítségével egy pillanat alatt áttekintheti a legfontosabb mutatókat, többek között a csapat termelékenységét, a költségvetés elosztását, a vállalati célokat és a projektek állapotát.
Jobb hatékonyság
Teljes áttekintést kaphat a projekt tevékenységekről, a költségvetésről, a munkaterhelés elosztásáról, a különböző projektek erőforrásainak kihasználtságáról és a függőségekről, hogy egyszerűsítse a feladatok elosztását, elkerülje a munkavállalók kiégését és növelje a csapat hatékonyságát.
A projekt sikeres befejezéséhez érdemes különböző projektportfólió-kezelő szoftvereket kipróbálni, amíg megtalálja a követelményeinek leginkább megfelelőt.
Gyakorlati példák projektportfólió-dashboardokra
Íme néhány valós példa projektportfólió-dashboardokra, amelyek segítenek megérteni, hogyan lehet velük több projektet kezelni.
1. Agilis irányítópultok scrum csapatok számára
Az agilis csapat irányítópultja átláthatóságot biztosít a projekt állapota tekintetében, és betekintést nyújt a csapat teljesítményébe és a sprint előrehaladásába.
A szoftverfejlesztési munkafolyamatban alkalmazva az agilis projektportfólió-kezelési (PPM) irányítópult részletes képet ad a potenciális szűk keresztmetszetekről, a legfontosabb mutatókról, az előrehaladásról és a folyamatban lévő projektek legfontosabb kérdéseiről, mindezt rendkívül vizuális formában.
Az agilis irányítópult elemei a következők:
Sprint backlog
Lista vagy Kanban táblaként megjelenítve, megmutatja a fennmaradó munkákat, azok állapotát (teendő, folyamatban, kész) és a becsült munkaterhelést. A sprint munkaterhelésének jobb láthatóságával láthatja, hogyan halad a sprint célja felé.
Burndown diagram
Ez a vonaldiagram a történetpontokat (a fennmaradó munkát) ábrázolja a sprintben fennmaradó idő függvényében, hogy vizuálisan nyomon követhesse a sprint előrehaladását, és proaktív módosításokat hajthasson végre a sprint befejezésének biztosítása érdekében.
Átfutási idő
A lead time (átfutási idő) a munkaelem megkezdésétől annak befejezéséig és kiadásáig eltelt teljes időt jelzi. Ezzel azonosíthatók a szállítási késések, optimalizálhatók a kiadási folyamatok és javítható a piacra jutás ideje.
Profi tipp💡: Ahhoz, hogy a burndown diagram hatékony eszköz legyen a csapat számára, állítson be ésszerű célokat, tanuljon a korábbi sprintekből, és ügyeljen arra, hogy ne terhelje túl a csapatokat.
2. Erőforrás-elosztási irányítópultok
Ha különböző projektekben dolgozó közös erőforrásokkal rendelkezik, vagy egy potenciális projekt erőforrás-elosztását tervezi, ez a projektportfólió-irányítópult megmutatja, hogyan oszlanak el az erőforrások a különböző projektek között.
A ClickUp Workload View funkciója segítségével egyetlen irányítópulton meghatározhatja, hogy egy csapat (és a csapat tagjai) milyen feladatokkal foglalkoznak, hol vannak a prioritások, mi a legfontosabb, és mely feladatok halaszthatók.
Profi tipp💡: Állítsa be az egyes csapattagok napi vagy heti munkaterhelési kapacitását. Beállíthatja az órákat, a feladatokat és a Scrum story pontokat.
3. Üzleti menedzsment irányítópultok
Ez a projektportfólió-kezelő irányítópult bemutatja üzleti céljainak állapotát és előrehaladását.
Testreszabhatja a ClickUp irányítópultokat, hogy könnyedén megtervezhesse és nyomon követhesse negyedéves üzleti céljait. Ha több részleg is részt vesz a termékportfólió kezelésében, a ClickUp listanézete segít nyomon követni az egyes feladatok állapotát, a becsült költségvetést és az előrehaladást.
Mindenki, beleértve a csapat tagokat, a projektmenedzsereket, az érdekelt feleket és a vezetést, betekintést nyer a projektportfólió stratégiai kezdeményezéseibe és prioritásaiba.
Profi tipp💡: Használjon portfóliókezelési sablonokat a feladatok nyomon követéséhez. Végül is a PPM-dashboardok javítják a projektmenedzsment iroda hatékonyságát és stratégiai előrelátását (PMO).
4. Műveleti menedzsment irányítópultok
A projektmenedzsmentben az operációs irányítópult valós idejű betekintést nyújt a szervezet különböző operatív folyamatainak előrehaladásába. Lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy figyelemmel kísérjék a napi tevékenységeket, nyomon kövessék a stratégiai és operatív prioritásokat, valamint több szinten is vizsgálják az adatokat, hogy elemezzék és pontosan meghatározzák a működés gyenge pontjait.
Profi tipp💡: A szerepkörökön alapuló hozzáféréssel a ClickUp lehetővé teszi, hogy testreszabja, melyik csapattagok végezhetnek módosításokat a műszerfalon, és kik tekinthetik meg azt a haladás nyomon követése érdekében.
A projektportfólió-irányítópult legfontosabb elemei
1. Projekt áttekintés
Ossza meg a projekt hatókörének és céljainak összefoglalóját, hogy mindenki tudja, min dolgozik. Ez magában foglalja az olyan magas szintű információkat, mint a projekt neve, a részt vevő csapat tagjai, a leírások, a teljes költségvetés és az elérendő stratégiai célok.
2. Állapotjelzők
Állítson be vizuális jelzőket a PPM irányítópultokon, hogy könnyen azonosíthassa a projekt állapotát. Például a piros szín a befejezetlen feladatokat, a zöld a befejezett tevékenységeket, a narancssárga pedig a folyamatban lévő munkákat jelzi.
3. Diagramok és grafikus jelentések
A projektmenedzsment diagramok kiválóan alkalmasak a projektekkel kapcsolatos adatok, trendek és mutatók vizualizálására. Számos különböző típusú diagram létezik, például Gantt-diagram, projekt ütemterv, sebesség, burnup, vonaldiagram, munkamegosztási struktúra és vonaldiagram.
Például a ClickUp Gantt-diagram nézetével idővonalon láthatja a projekteket. Információkat nyújt például a feladatokról és a függőségekről, így egyetlen megbízható forrásból kezelheti a határidőket.
4. Projektkövetők
A projektkövetők mérik a feladatok és tevékenységek előrehaladását a projekt teljes életciklusa alatt, segítve a csapat tagjainak a szervezettséget, a saját feladataik nyomon követését, a késedelmes feladatok megtekintését és az ütemtervek figyelemmel kísérését.
A részletes projektkövető felállítása azonban erőfeszítésigényes folyamat lehet. A ClickUp olyan projektkövető sablonokat kínál, amelyek bármely projekthez testreszabhatók.
Példa: A ClickUp projektkövető sablonját széles körben használják a projektköltségvetések és határidők kezelésére. Segít a csapatvezetőknek átlátni a teljes képet a valós idejű frissítésekkel, és minden projektet egy helyen tart, megkönnyítve a részlegek közötti együttműködést.
Profi tipp💡: Használja ezt a sablont több nyomon követő eszköz létrehozásához ismétlődő projektekhez. Ezzel időt takaríthat meg a projektindító megbeszélés után, és azonnal belevetheti magát a munkába.
5. Erőforrás-kezelés
Az erőforrás-kezelés lehetővé teszi, hogy lássa, mennyire hatékonyan osztják el a különböző erőforrásokat (alkalmazottak, költségvetések, berendezések) a különböző feladatokhoz, és hogy azok hatékonyan vannak-e kihasználva.
A ClickUp számos olyan funkciót kínál, amelyek segíthetnek az erőforrások kezelésében.
- ClickUp időkövetés: kövesse nyomon az egyes feladatokhoz kapcsolódó időt az összes eszközön, készítsen jelentéseket az egyes feladatokra fordított idő megtekintéséhez, és ossza meg az időbecsléseket a projekt szállításainak tervezéséhez.
- ClickUp nézetek: Több mint 15 nézet segítségével átfogó képet kaphat az összes projektjéről és azok előrehaladásáról. Ezeknek a nézeteknek a segítségével módosíthatja az ütemterveket és a prioritásokat, hozzáadhat függőségeket, és megtekintheti a következő lépéseket.
- ClickUp célok: Adjon hozzá feladatokat a projektjeiből egy célhoz, és győződjön meg arról, hogy a projekt határidejei betartásra kerülnek. Több projektre is létrehozhat célokat, és azokat egy helyen tekintheti meg.
6. Kockázatkezelés
Kiemeli azokat a potenciális kockázatokat, amelyek hatással lehetnek a projektportfólióra. A kockázatkezelés segítségével az érdekelt felek jobban megérthetik az akadályokat, azok valószínűségét és hatását, valamint azok enyhítésének módjait. Ezenkívül segít nyomon követni és értékelni, hogy a kockázatcsökkentési erőfeszítések hatékonyak-e, és hogy miként lehet minimalizálni a kockázatok hatását a projekt eredményeire.
7. Megszerzett érték
A megszerzett érték egy adott időn belül elvégzett összes munka teljes értékét jelenti. Pénzben fejezik ki, és a projekt ütemtervének egy bizonyos pontjáig elvégzett feladatok és teljesítmények százalékos arányának vizsgálatával mérhető.
8. Pénzügyi és költségvetési mutatók
A pénzügyi és költségvetési mutatók között szerepel a teljes költségvetés és a tényleges kiadások összehasonlítása, a költségeltérés, a befektetés megtérülése és a pénzügyi teljesítmény mérése, hogy az érdekelt felek a műszerfalon egy oldalon áttekintve figyelemmel kísérhessék a költségvetést, és döntéseket hozhassanak az erőforrások elosztásáról.
9. Webböngészőn keresztüli hozzáférés
A projektmenedzsereknek képesnek kell lenniük a projektportfólió irányítópultjának megtekintésére és kezelésére a böngészőjükön, hogy távolról is nyomon követhessék a haladást az eszközökön. Ez különösen fontos, ha elosztott csapatokkal dolgozik.
Hogyan hozzunk létre egy projektportfólió-irányítópultot
1. Határozza meg egyértelműen a műszerfal céljait
Mielőtt létrehozná a projektportfólió-irányítópultját, meg kell értenie, miért teszi ezt, és meg kell határoznia, hogy ki fogja használni. Ezután állítsa be a PPM-irányítópultot úgy, hogy az megfeleljen az érdekelt felek által nyomon követendő igényeknek, mutatóknak és követelményeknek.
Például a műszerfal célja, hogy a felső vezetésnek átfogó képet adjon a projektportfólióról és a kapcsolódó projektek előrehaladásáról. Ez azt jelenti, hogy a műszerfal céljai között szerepelnek az aktív projektek száma, az általános előrehaladás, a legfontosabb teljesítménymutatók és a potenciális kockázatok.
2. Adatok összevonása
Gyűjtsön össze fontos projektmenedzsment adatokat az Ön által a projektek kezelésére használt eszközökből, és kövesse nyomon és elemezze, mi működik jól. Fontolja meg a projektmenedzsment eszközökből, adatbázisokból, táblázatokból és más, a releváns csapatok által használt harmadik féltől származó üzleti forrásokból származó adatok felvételét.
3. Határozza meg a legfontosabb mutatókat és KPI-ket
Ezután el kell döntenie, mely mutatókat és KPI-ket kell nyomon követni – amelyek összhangban vannak az üzleti, osztály vagy projekt céljaival, és lehetővé teszik a projektre, az üzleti tevékenységekre és a folyamatokra vonatkozó stratégiai döntések meghozatalát.
Profi tipp💡: A legfontosabb mutatók és teljesítménymutatók kiválasztása csapatmunkát igényel. Kezdje azzal, hogy ötleteket gyűjt a ClickUp Whiteboards segítségével, összegyűjti a csapat válaszait a ClickUp Forms segítségével, és könnyedén kommunikál a csapattal a ClickUp Chat View segítségével.
4. Válasszon egy projektportfólió-kezelő eszközt
A projektportfólió-kezelő eszköz egy központi rendszer, amelyben a projektportfólióval kapcsolatos összes információt tárolhatja. Használhatja projekttervek készítéséhez, a szükséges információk dokumentálásához, ütemtervek kezeléséhez, feladatok kiosztásához a csapat tagjai között, valamint az előrehaladás nyomon követéséhez.
Például a ClickUp projektmenedzsment szoftvere számos átfogó funkciót kínál, amelyek segítségével egyetlen platformon keresztül feladatok hozzárendelése, a haladás nyomon követése, a legfontosabb mutatók nyomon követése, a projektinformációk vizualizálása, automatizált valós idejű jelentésekkel több projekt teljes áttekintése és az erőforrások optimális kezelése lehetséges.
5. Tervezze meg a műszerfal elrendezését
Az összegyűjtött információk alapján szervezze meg a műszerfalat különböző szakaszokra, és diagramok és vizualizációk segítségével hozzon létre különböző portfólió műszerfalakat.
Átfogó irányítópult létrehozása nem könnyű feladat, ha kevés az időd vagy a tapasztalatod.
Kezdőpontként használhat egy projektportfólió-dashboard sablont. Például a ClickUp projektmenedzsment-portfólió sablonja egy plug-and-play eszköz, amely biztosítja, hogy a projektek különböző részlegek között összehangoltak legyenek, miközben Ön figyelemmel kíséri azok állapotát és előrehaladását.
Íme néhány érdekes funkciója a ClickUp projektportfólió-irányítópultjának:
- Címkék: A címkék segítségével megtekintheti az összes projekt állapotát. Például: kész, blokkolva, elutasítva stb.
- Színkódok: A ClickUp testreszabható sablonjai széles színválasztékot kínálnak, így minden állapothoz saját színt rendelhet, hogy könnyedén nyomon követhesse a projekt előrehaladását.
- Nézetek: Több mint 15 különböző típusú nézetet használhat, hogy munkáját a kívánt módon vizualizálja. Vessünk egy pillantást a ClickUp projektmenedzsment szoftverében a projektek megtekintésének három módjára: Lista nézet: Szervezze és csoportosítsa projektjeit különböző kategóriákba. Feladatai és tevékenységei egy pillanat alatt áttekinthetők egy lista formátumban. Ez lehetővé teszi, hogy lássa, mely projektek vannak folyamatban, felülvizsgálat alatt vagy befejezve. Doboz nézet: A doboz nézet segítségével összhangban maradhat a csapata prioritásaival. Egyetlen irányítópultról követheti nyomon csapata munkaterhelését, befejezett projekteket és egyebeket. Tevékenység: Részletes képet kaphat csapata tagjainak tevékenységéről, és láthatja, hogy ki mit végzett el egy projektben. Kiválaszthatja a tevékenység típusait, és megtekintheti a megfelelő projekt részleteit.
- Lista nézet: Szervezze és csoportosítsa projektjeit különböző kategóriákba. Feladatai és tevékenységei egyetlen pillantással áttekinthetők lista formátumban. Ez lehetővé teszi, hogy lássa, mely projektek vannak folyamatban, felülvizsgálat alatt vagy befejezve.
- Box View: A Box View segítségével összhangban maradhat a csapata prioritásaival. Egyetlen irányítópultról nyomon követheti csapata munkaterhelését, a befejezett projekteket és még sok mást.
- Aktivitás: Részletes képet kaphat csapattagjai tevékenységéről, és megtekintheti, hogy ki mit végzett egy adott projektben. Kiválaszthatja a tevékenység típusát, és megtekintheti a megfelelő projekt részleteit.
- Lista nézet: Szervezze és csoportosítsa projektjeit különböző kategóriákba. Feladatai és tevékenységei egyetlen pillantással áttekinthetők lista formátumban. Ez lehetővé teszi, hogy lássa, mely projektek vannak folyamatban, felülvizsgálat alatt vagy befejezve.
- Box View: A Box View segítségével összhangban maradhat a csapata prioritásaival. Egyetlen irányítópultról nyomon követheti csapata munkaterhelését, a befejezett projekteket és még sok mást.
- Aktivitás: Részletes képet kaphat csapattagjai tevékenységéről, és megnézheti, hogy ki mit végzett el egy adott projektben. Kiválaszthatja a tevékenység típusait, és megtekintheti a hozzájuk tartozó projekt részleteit.
6. Tesztelés és validálás
Néhány előzetes tesztet kell elvégeznie, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a műszerfal a kívánt módon működik, és összegyűjtenie kell csapata és az érdekelt felek visszajelzéseit és jóváhagyását a szükséges módosítások elvégzéséhez.
7. Telepítés
Most már minden készen áll a műszerfal telepítéséhez.
Mutassa meg a projektben részt vevő összes személynek a műszerfalat és annak működését. Biztosítson megfelelő képzést, hogy a csapat tudja, hogyan kell használni ezeket a műszerfalakat. Gondoskodjon arról, hogy ezek a műszerfalak rendszeresen frissüljenek és relevánsak maradjanak. Akár időszakos változtatásokat is végrehajthat, hogy alkalmazkodjon a változó üzleti követelményekhez.
Konszolidálja projektportfólió-dashboardjait a ClickUp segítségével
Egy pontos és jól felépített irányítópult segítségével zökkenőmentesen kezelheti az összes folyamatban lévő projektet.
A ClickUp még egy lépéssel tovább megy, és lehetővé teszi, hogy kihasználja funkcióit, mint például a feladat- és erőforrás-kezelés, az időkövetés, a KPI-követés és a testreszabható sablonok, hogy egyszerűsítse a projektmenedzsmentet.
Projektportfólió- és projektmenedzsment szoftverként a ClickUp legnagyobb előnye, hogy számos ismétlődő feladatot automatizál, például a feladatok és a munkaterhelés kezelését, az előrehaladás nyomon követését és jelentését, a késések esetén figyelmeztető jelzések ütemezését, valamint a távoli csapatok számára az eszközökön keresztüli hozzáférhetőséget.
Ha sikeres eredményeket szeretne elérni, függetlenül a projekt összetettségétől, regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és kezdjen el interaktív projektportfólió-dashboardokat készíteni.
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
1. Mi az a projektportfólió-irányítópult?
A projektportfólió-irányítópult egy vizuális eszköz, amely segítségével nyomon követhető az összes általad kezelt projekt előrehaladása. Áttekintést nyújt a legfontosabb mutatókról, teljesítménymutatókról és a projekt állapotáról, amelyek elengedhetetlenek a projekt általános állapotának értékeléséhez és annak biztosításához, hogy az összhangban legyen az üzleti céljaiddal.
2. Mi a különbség a portfólió és a műszerfal között?
| Portfólió | Irányítópult | |
| Meghatározás | A portfólió az Ön által kezelt összes különböző projekt gyűjteménye. Ahelyett, hogy a különböző projekteket külön-külön kezelnék, a vállalkozások inkább a kapcsolódó projekteket csoportosítják. | Ezzel szemben a dashboard egy vizuális ábrázolása annak, hogy a portfólióban szereplő különböző projektek hogyan haladnak. Tartalmazza a legfontosabb mutatókat, mérföldköveket, eredményeket, erőforrás-elosztást és a feladatok függőségi viszonyait. |
| Használata | Optimalizálja az erőforrások elosztását és rangsorolja a kezdeményezéseket. | Értékelje, hogy a projektek hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és határozza meg, hogyan lehet az erőforrásokat úgy kezelni, hogy ne keletkezzen hiány. |
3. Mit tartalmaz egy projektportfólió?
A portfólió olyan kapcsolódó projekteket tartalmaz, amelyek elengedhetetlenek a szervezet átfogó céljainak eléréséhez. A portfólióban szereplő minden projektnek megvan a maga hatóköre, eredményei, mérföldkövei, ütemterve és dokumentációja, például tervek, ütemtervek, irányelvek és állapotjelentések.