Pénzt kell költenie ahhoz, hogy pénzt keressen.
Minden vállalkozás évente kiadásokat tesz személyzetre, irodahelyiségekre, kutatásra, értékesítésre, marketingre és IT-re a természetes üzletmenet során. De mennyit kell költeni és mire?
Az IT minden szervezet egyik legnagyobb kiadási tétele. A Gartner előrejelzése szerint a világszintű IT-kiadások 2024-re 5 billió dollárra nőnek. Ez a folyamatos növekedés magával vonja az ilyen beruházások hatékony kezelésének szükségességét – ezt a feladatot pedig a jó IT-költségvetés képes megoldani.
Ebben a blogbejegyzésben arról beszélünk, hogyan használhatja az IT-költségvetés legjobb gyakorlatait a szervezet pénzügyi irányításának javítására.
Mi az IT-költségvetés?
Az IT-költségvetés az IT-projektek, eszközök, rendszerek, infrastruktúra és működési költségek stratégiai finanszírozásának folyamata. Ez magában foglalja az IT-kiadások elemzését, értelmezését, előrejelzését, elosztását, jóváhagyását és felügyeletét.
Az IT-költségvetés legfontosabb elemei
Az IT-költségvetés magában foglalja mindazt, amire az IT-osztálynak szüksége van és amit használ. Ez a következőket tartalmazza.
Hardver: A fizikai technológiai eszközökkel kapcsolatos kiadások, például szerverek, számítógépek, hálózati berendezések és perifériák.
Szoftverek és szolgáltatások: Szoftverlicencek, alkalmazások és platformok. Ezek között megtalálhatók a kész szoftverek, a speciális vállalati megoldások és a felhőalapú szolgáltatások előfizetései.
IT-személyzet költségei: Míg a személyzeti költségek általában a HR-költségvetésből kerülnek kifizetésre, a tanácsadók, beszállítók, képzések stb. költségei az IT-költségvetés részét képezik.
Technikai támogatási költségek: Folyamatos karbantartási és támogatási költségek, beleértve a szoftverfrissítéseket, a hardverjavításokat, a technikai támogatási szolgáltatásokat és a garanciákat.
Információbiztonság: IT-rendszerek biztonságossá tétele, beleértve a tűzfalat és az antivírus szoftvert, a behatolás-érzékelő rendszereket és a biztonsági ellenőrzéseket.
Felhőalapú számítástechnika: Felhőszolgáltatások és előfizetési díjak felhőalapú tároláshoz, számítástechnikai erőforrásokhoz, SaaS alkalmazásokhoz és platform-as-a-service (PaaS) szolgáltatásokhoz.
Az IT-költségvetés alapjai
Az IT-költségvetés az IT-pénzügyi menedzsment (ITFM) fontos része, amely egy népszerű megközelítés a szervezet pénzügyi igényeinek kielégítésére.
Az ITFM a pazarlás minimalizálására, a költségek megtakarítására, a tőke- és működési költségek előrejelzésére, valamint a kívánt pénzügyi magatartás ösztönzésére összpontosít, amelyek mindegyike költségvetés-tervezéssel érhető el.
Miért fontos az IT-költségvetés?
A legalapvetőbb szinten az IT-költségvetés szükséges ahhoz, hogy megakadályozza a nem rendelkezésre álló pénz, azaz a túlköltekezés kialakulását. Ezen túlmenően az IT-költségvetés ennél sokkal több előnnyel jár.
Befektetés megtérülése
A jó IT-költségvetés biztosítja, hogy a szervezet minden elköltött penny megtérüljön. Emellett segít a projektmenedzsereknek és a vezetőknek abban, hogy azokra a kezdeményezésekre koncentráljanak, amelyek nagyobb valószínűséggel hoznak eredményt.
Például, ha jegyértékesítő szoftverbe fektet be, egy jó IT-költségvetés alátámasztja a várt pontos hozamot, a TAT- vagy CSAT-pontszámok növekedése formájában.
Stratégiai összehangolás
Az IT-költségvetések segítenek a részlegvezetőknek abban, hogy összhangban maradjanak a szervezeti stratégiával. Például, ha az üzleti stratégia a növekedés, akkor több költségvetést kell elkülönítenie az ügyfélszerzési eszközökre, mint például a CRM, az e-mail marketing, az értékesítési elemzések stb.
Átfogó képet
Amikor az IT-költségvetést az év elején állapítják meg, az egész részleg igényeit és céljait átfogóan figyelembe veszik. Ez lehetővé teszi az IT-vezetők és a projektmenedzserek számára, hogy hatékonyan tervezzék meg az évet.
Kísérletezés
A jó költségvetés biztosítja, hogy elegendő pénzt különítsen el kísérleti projektekre, amelyek segíthetnek az innovációjának bővítésében. Például az IT-költségvetésének 5%-át elkülönítheti valami radikális fejlesztésre anélkül, hogy ez hatással lenne a többi munkájára.
Ahhoz, hogy mindezeket az előnyöket kihasználhassa, megfelelő emberekre van szüksége.
Kik vesznek részt az IT-költségvetés elkészítésében?
A jó IT-költségvetésnek a pénzügyi és az IT-részleg közötti együttműködésen alapuló tervnek kell lennie. A legfontosabb érdekelt felek közé tartozik a pénzügyi igazgató (CFO), a technológiai igazgató (CTO) vagy az információs igazgató (CIO).
Általában a CTO/CIO felel az IT-költségvetés tervezéséért és igényléséért, amelyet a CFO elemzi és jóváhagy. Tehát a CIO felel a következőkért:
- IT-stratégia kidolgozása az üzleti célokkal összhangban álló projektekkel
- A szükségletek azonosítása, a költségek előrejelzése és a kiadások fontossági sorrendbe állítása
- Együttműködés más részlegekkel a szervezet IT-igényeinek megértése érdekében
- IT-költségek kezelése, költségmegtakarítási intézkedések kidolgozása és tárgyalások a beszállítókkal
- Agilis kapacitástervezés és erőforrás-kiegyenlítés
- Az IT-beruházásokkal kapcsolatos kockázatok értékelése és csökkentése, beleértve a biztonsági/megfelelési kockázatokat és a projekt túllépéseket
Ennek a folyamatnak egyes részeiben más részlegek is részt vehetnek. Például a HR-nek lehet beleszólása a vállalkozók vagy tanácsadók felvételébe. A beszerzési KPI-k között szerepelhet a legjobb ár kialkudása a beszállítókkal.
Hogyan kapcsolódik az IT-költségvetés a bevételekhez?
Az IT-költségvetés a pénzeszközök kiáramlásával, azaz a kiadásokkal foglalkozik. Az IT-bevételek a bevételek, amelyek nyomon követik, hogy az IT-szolgáltatások vagy termékek mennyi pénzt generálnak. A jövedelmezőség fenntartásához jó egyensúlyra van szükség az IT-bevételek és a költségvetések között.
Az átlagos IT-költségvetés a bevétel százalékában kifejezve kulcsfontosságú sikermutató a szervezetek számára. Az iparágtól függően 2-8% között mozoghat. Például az építőipar a bevételének körülbelül 1,68%-át fordítja IT-re, míg a banki szektor közel 8%-át.
Ahhoz, hogy ezt a színvonalat fenntartsák és biztosítsák a befektetés megtérülését, szükségük van egy folyamatra. Nézzük meg ezt közelebbről!
Az IT-költségvetés-tervezési folyamat feltárása: részletes, lépésről lépésre bemutatott útmutató
A költségvetés készítése olyan folyamat, amely több mozgó alkatrész kezelését igényli. A hatékony tervezéshez jó folyamatra és robusztus IT-projektmenedzsment szoftverre, például a ClickUp-ra van szükség. Ebben a részben mindkettőt megvizsgáljuk.
1. A jelenlegi helyzet felmérése
Mielőtt elképzelné a jövőbeli állapotot és megtervezné azt, meg kell értenie, hol tart jelenleg. Tekintse át a jelenlegi IT-környezetet, beleértve a következőket:
- Meglévő IT-infrastruktúra, beleértve a hardvert, szoftvert, hálózati rendszereket és biztonsági intézkedéseket
- Teljesítménymutatók, például a rendszer rendelkezésre állási ideje, az incidensekre való reagálási idő és a felhasználói elégedettség szintje.
A cél az erősségek, gyengeségek és a fejlesztésre vagy beruházásra szoruló területek azonosítása. Például, ha a szerverei gyakran túlterheltek, az azt jelzi, hogy további vagy nagyobb teljesítményű szerverekbe kell beruházni.
Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást, hogy megértse a jelenlegi helyzetét. Testreszabhatja a szükséges jelentésekkel, és értékelheti a hiányosságokat.
2. Határozza meg az IT-stratégiát és a célokat
Ismerje meg a vállalkozás következő évekre vonatkozó céljait, és határozza meg, hogyan támogathatja azokat az IT. Az üzleti stratégia alapján hozzon létre egy támogató marketingstratégiát.
Például, ha egy vállalkozás online platform elindításával kívánja növelni piaci részesedését, az IT-stratégia magában foglalná az e-kereskedelmi képességek kiépítését. Tehát tervezzen erre. Az IT-sablon vagy a technológiai ütemterv-sablon használata felgyorsíthatja az utat.
Vagy kezdje tiszta lappal, és a ClickUp Whiteboard segítségével dolgozza ki igényeit a csapatával közösen. Kérjen visszajelzéseket, és alakítsa át az elemeket feladatokká közvetlenül a tábláról.
3. Előrejelzési követelmények
Az IT-stratégiája alapján végezzen alapos igényelemzést. Foglalja magában a technológiai frissítéseket, az új rendszerek bevezetését, a személyzeti igényeket és az egyéb szükséges IT-erőforrásokat.
Például, ha gyorsan szeretné bővíteni a szoftverfejlesztést, akkor szükség lehet IT-dokumentációs szoftverre, hogy a folyamatba beépíthesse az ismételhetőséget.
A ClickUp Forms kiváló eszköz a projekt- vagy funkcionális vezetők igényeinek összegyűjtésére. Állítson össze egy űrlapot, és küldje el a termék-, biztonsági, infrastruktúra-, adat- stb. vezetőknek, hogy megismerje igényeiket.
4. Becsülje meg a költségeket
Becsülje meg a követelményeivel kapcsolatos közvetlen és közvetett költségeket. Számítsa ki a teljes tulajdonlási költséget. Például az új elemző szoftver előfizetése havonta X dollárba kerülhet.
Ezen felül kiadásai lesznek a megvalósításra, a testreszabásra, a felhasználói képzésre, a karbantartásra stb. is. Gondoskodjon arról, hogy a költségvetési kérelemben minden tételhez kapcsolódó összes költséget fedezze.
5. A beruházások fontossági sorrendje
Valószínűleg nem fog minden tervét megvalósítani. Ezért állítson fel prioritásokat, hogy a legfontosabb programok költségvetése biztosan jóváhagyásra kerüljön.
Például, ha választania kell a CRM-rendszer frissítése és a kiberbiztonsági intézkedések javítása között, akkor az utóbbit részesítheti előnyben, ha a közelmúltban biztonsági fenyegetéseket azonosított.
Mielőtt költségvetést kérne:
- Értékelje az egyes költségvetési tételek üzleti hatását.
- Dokumentálja annak stratégiai jelentőségét
- Számítsa ki a várható ROI-t üzleti értékben, például megtakarítások, hatékonyság, termelékenység stb. formájában.
6. Az IT-költségvetés kidolgozása
Az összes rendelkezésre álló információ alapján készítsen átfogó bemutatót a költségvetéseiről. Bármelyik jó kisvállalkozásoknak szánt költségvetési szoftver alkalmas erre a feladatra.
Készítsen táblázatot az egyes kiadási kategóriák tételeivel. Adjon meg információkat a kapcsolódó projektről, a tervezett teljesítés mértékéről, a kért költségvetésről, a potenciális megtérülésről és minden egyéb szükséges erőforrásról.
Használja a ClickUp projektköltségvetési sablonjait, hogy azonnal elindulhasson.
7. Szerezze be a jóváhagyást
Vigye el a pénzügyi és üzleti vezetéshez, hogy jóváhagyást kapjon. Ebben a szakaszban készüljön fel arra, hogy kérdésekre válaszoljon és tárgyaljon velük. Ha projektköltségvetési szoftvert használ, ez könnyen aszinkron módon is megtörténhet.
8. Végrehajtás és nyomon követés
Most itt az ideje, hogy elköltsd a kapott költségvetést és végrehajtsd a stratégiádat. Annak érdekében, hogy a lehető legjobban kihasználd a költségvetésedet, állítsd be a projekteket az IT-műveletek kezelő szoftverén, és kövesd nyomon az előrehaladást.
A ClickUp számviteli sablonja segítségével ez a folyamat könnyedén kezelhető. Kilenc különböző nézetével ez a fejlett sablon megkönnyíti a számlák és a követelések nyomon követését.
9. Felülvizsgálat és kiigazítás
Az IT-költségvetés-tervezési folyamatnak iteratívnak kell lennie. Állítson össze költségvetési naptárat és rendszeres kiadási felülvizsgálatokat. Hasonlítsa össze a tényleges kiadásokat a tervezett költségvetéssel, hogy újrakalibrálhassa a változó üzleti igényeket, a technológiai fejlődést vagy az eltéréseket. Gondoskodjon arról, hogy IT-irányítási kezdeményezései összhangban legyenek a költségvetés felhasználásával.
A fenti költségvetési folyamat követése közben érdemes szem előtt tartani az alábbi bevált gyakorlatokat.
IT-költségvetés legjobb gyakorlatok és tippek
A jelenlegi infrastruktúra ellenőrzése, a követelmények összegyűjtése, a költségek becslése, az egymással ütköző igények kiegyensúlyozása és a meggyőző költségvetési javaslatok kidolgozása sok munkával járhat. Hogy ez egy kicsit könnyebb legyen, íme néhány tanács a terület vezetőitől.
Az IT-költségvetés összehangolása az üzleti célokkal
A költségvetés jóváhagyásának legjobb módja az, ha azt szorosan összehangolja az üzleti célokkal. Ha a kapcsolat nem tűnik egyértelműnek, szánjon időt arra, hogy meggyőzze a döntéshozókat.
Például érdemes lehet befektetni a gépi tanulásba, miközben az üzleti stratégia a ügyfélélmény (CX) prioritásként kezelését tűzi ki célul. IT-vezetőként mutassa be, hogy gépi tanulási kezdeményezései hogyan javíthatják a CX-et, és milyen üzleti célok elérését segíthetik elő.
Használja az adatokat és az elemzéseket
Az audit elvégzése során próbáljon meg visszamenni néhány évvel. Gyűjtse össze az adatokat, hogy azonosítsa a mintákat, a lehetséges megtakarításokat, és megalapozott döntéseket hozzon.
Ha nem rendelkezik az információkkal, állítsa be a ClickUp IT-menedzsment szoftvert, hogy rögzítse a jövőbeli adatokat.
A ClickUp segítségével információkat gyűjthet a projekt hatékonyságáról, beleértve a becsült időt, a felhasznált időt, a projekt életciklusának hosszát, a kiadásokat, a kifizetéseket, a bevételeket stb.
Kommunikáljon átláthatóan
A jó IT-költségvetéshez szükség van a csapattagok, a projektmenedzserek, az üzleti partnerek és a pénzügyi csapatok véleményére. Rendszeresen kommunikáljon velük, hogy átláthatóságot és bizalmat építsen ki.
A ClickUp feladatok között szerepelnek a kontextusban való csevegéshez szükséges beágyazott megjegyzések. A ClickUp csevegési nézet segítségével az összes üzenetet egy helyen láthatja, és akkor válaszolhat, amikor készen áll rá.
Fejlessze alkalmazkodóképességét
Bár a költségvetés évente készül, a költségvetésben szereplő pénzeszközöket nem költik el egyszerre. Ezért legyen rugalmas a költségvetésével az év során.
- Rendszeresen végezzen felülvizsgálatokat, hogy megismerje kiadásainak alakulását.
- Rendezzen negyedéves megbeszéléseket, hogy megnézze, hogyan alakult a projekt költségvetése és teljesítménye az elmúlt negyedévben, és mire van szüksége a következő negyedévben.
- Beszéljen az üzleti csapatokkal, hogy megértse, hogyan segítik őket az IT-programok.
- A tanultak és az Ön igényei alapján ossza újra a költségvetést.
- Vegye figyelembe az IT-kockázatokat. Íme, hogyan
Kockázatok kezelése és enyhítő tényezők az IT-költségvetés elkészítésében
A kibertámadások, a szerverleállások, az adatvédelmi incidensek, a szigorodó szabályozások és az emberi hibák miatt az IT-szektor tele van kockázatokkal. Az IT-költségvetésnek figyelembe kell vennie és figyelembe kell vennie ezeket a kockázatokat.
Íme néhány lehetséges kockázat és azok enyhítésének módja.
Használja a forgatókönyv-tervezést a kockázatok kezeléséhez
A követelmények előrejelzésekor vegye figyelembe a különböző forgatókönyveket. Ha például új CRM-re van szüksége, akkor azt megépítheti, megvásárolhat egy SaaS eszközt, vagy a meglévő táblázatokat is átalakíthatja erre a célra.
Vizsgálja meg az egyes forgatókönyvek költségeit, előnyeit és kockázatait. Tervezze meg költségvetését úgy, hogy csökkentse a döntéseiből adódó kockázatokat.
Ha a táblázatos módszert választja, akkor lehet, hogy több embert kell felvennie, vagy több időt kell fordítania a kézi kezelésre. Tegyen félre költségvetést a további alkalmazottakra.
Készüljön fel a kiszervezés kockázataira
Az IT-csapatok kiszervezett csapatokat alkalmaznak a bérköltségek és az általános költségek csökkentése érdekében. A külső szolgáltatókra való támaszkodás azonban kockázatokat jelenthet a beszállítók stabilitása, a szolgáltatás minősége és a szolgáltatás megszakadásának lehetősége tekintetében, ami hatással lehet az üzleti tevékenységre.
- Értékelje beszállítójának megbízhatóságát
- Készítsen szilárd szerződést, amelyben egyértelműen meghatározza a teljesítendő feladatokat és a szankciókat.
- Próbálja meg kockázatait több beszállító bevonásával elosztani.
- Készítsen költségkezelési stratégiát arra az esetre, ha kockázatnak lenne kitéve.
- Készítsen biztonsági mentési mechanizmusokat
Erősítse a kockázat- és megfelelőségi menedzsmentet
Az IT-kockázatok drágák lehetnek. Az IBM megállapította, hogy az adatvédelmi incidensek átlagos költsége 4,45 millió dollár. Amikor a British Airways megsértette az általános adatvédelmi rendeletet (GDPR), az EU 20 millió fontra büntette a légitársaságot!
Az egyetlen módja annak, hogy ezeket a kockázatokat megelőzze, az, ha aktívan erősíti biztonsági intézkedéseit. Kezelje a projektköltségvetéseket a biztonsági és kockázatkezelési kezdeményezések folyamatos optimalizálásának támogatása érdekében.
Vágja fel és ossza szét IT-költségvetését a ClickUp segítségével
A csapatok gyakran úgy tekintenek a költségvetésre, mint a kiadásaik korlátozására. Ezzel ellentétben egy jól megtervezett költségvetés szabadságot jelenthet a kívánt projektek megvalósításához.
Használja a ClickUp alkalmazást a költségvetési folyamat átláthatóságának és egyértelműségének biztosításához. Gyűjtse össze az adatokat és futtassa projektjeit a ClickUp alkalmazásban a nagyobb hatékonyság és a részletes nyomon követés érdekében. Rendszeresen ellenőrizze a teljesítményt, és szükség szerint módosítsa azt. Takarítson meg pénzt a folyamat során.
Hagyja, hogy az IT-költségvetés felszabadítsa Önt céljai elérésében. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyen!