„A változásokra való reagálás a terv követése helyett” az agilis manifesztum negyedik pillére. Ez összefoglalja, mit jelent az „agilis” kifejezés, és elvárja a csapatoktól, hogy fogadják el a változásokat, és dinamikusan fejlődjenek a változó üzleti igényekkel.
Ehhez olyan csapattagokra és vezetőkkel van szükség, akik alkalmazkodnak a változásokhoz, és rendelkeznek a szükséges készségekkel és képességekkel, hogy a helyzet igényei szerint reagáljanak. Az agilis kapacitástervezés ebben segít.
Mi az agilis kapacitástervezés?
Az agilis kapacitástervezés az egyes sprintekben rendelkezésre álló produktív idő mennyiségének értékelése. A projektmenedzserek az agilis kapacitástervezést használják a munka ütemezésére és a szoftver szállításának kezelésére.
Az agilis kapacitástervezés a következő tényezők függvénye.
- A sprint hossza: Általában két hét vagy tíz munkanap
- A csapat mérete: A sprintben részt vevő csapat tagjainak száma
- A csapat rendelkezésre állása: A csapat tagjainak rendelkezésre álló óraszám, levonva az esetleges szabadságokat és ünnepnapokat.
- Kihasználtsági arány: Az az idő, amikor a csapat a sprint céljain dolgozhat, általában 0,6–0,8.
Ha elárasztják a szakszavak, itt talál egy praktikus szótárat az agilis scrum kifejezésekről.
Bár az agilis módszertan eredetileg a szoftverfejlesztés területén született, az utóbbi időben a legkülönbözőbb területeken dolgozó csapatok is átvették. Digitális ügynökségek, tartalomíró csapatok, e-kereskedelmi vállalkozások stb. használnak agilis módszertanokat, például a Kanbant vagy a Scrumot a hatékony szolgáltatásnyújtás érdekében.
Ha Ön nem szoftverfejlesztési projektmenedzser, és agilis gyakorlatokat szeretne bevezetni, a ClickUp Agile Project Management sablonja kiváló kiindulási pont.
A mellékelt űrlap segítségével egyszerűsítheti a backlogba érkező kéréseket, a sprintek segítségével végrehajthatja a feladatokat, és agilis ceremóniákat, például standupokat és retrospektívákat tarthat, mindezt a ClickUp-on belül.
Csapatkapacitás vs. csapatsebesség az agilis módszerekben
A csapat kapacitása és sebessége két kritikus mutató, amelyet az agilis szoftverfejlesztő csapatok használnak.
A csapat kapacitása a sprintenként rendelkezésre álló fejlesztési órák számát jelenti. A csapat sebessége az egyes sprintekben a csapat által fejlesztett sztoripontok számát jelenti.
A csapat múltbeli teljesítménye alapján az agilis projektmenedzser vagy scrum master becsüli a jövőbeli kapacitást, és ütemezi a fejlesztők számára a felhasználói történeteket.
Az agilis kapacitástervezés előnyei és fontossága
Az agilis szoftverfejlesztés a káoszban is egyértelműséget igényel. Még akkor is, ha az üzleti követelmények változnak, a scrum csapat alkalmazkodik és lendületét megőrizve folytatja a munkát. Ezt a kapacitásalapú sprinttervezés biztosítja.
Megbízható szoftver szállítás: A pontos kapacitástervezésnek köszönhetően az agilis csapatok jobban előre tudják jelezni a fejlesztési munkát, így nagyobb a kiszámíthatóság. Így megvalósítható vállalásokat tesznek, és teljesítik az ígéreteiket.
Jobb bizalom: Ha a szoftver szállítása megbízható és kiszámítható, akkor nagyobb a bizalom az üzleti és a mérnöki csapatok között. Ez elősegíti az együttműködést és az innovációt.
Jobb szoftverminőség: Az agilis kapacitástervezés meghatározza, hogy mi érhető el ésszerűen az egyes sprintekben. Ez biztosítja, hogy a csapatok ne spóroljanak a minőség rovására, és a bevált gyakorlatokat kövessék.
Pontos költségvetés-kezelés: Ha a projektmenedzserek pontosan előre tudják jelezni a csapat kapacitását, akkor az erőforrásokat és a költségvetést is hatékonyabban tudják kezelni. Ha olyan projektmenedzsment eszközt használ, mint a ClickUp, akkor a költségvetéseket és a költségjelentéseket a kapacitáskihasználási adatok alapján automatikusan kiszámíthatja.
Jobb csapatmorál: A kapacitástervezés a csapat tagjainak az egyes sprintek alatti rendelkezésre állása alapján történik. A csapat tagjai nagyobb elkötelezettséget és odaadást tanúsítanak a projekt iránt, mivel maguk dönthetik el, hogy mennyi munkát vállalnak.
Folyamatfejlesztés: A kapacitástervezésből nyert betekintés különböző folyamatfejlesztési módszerekhez is hasznos. Segít értékelni a csapat teljesítményét, termelékenységét és munkájának minőségét, és idővel kumulatív hatékonyságot eredményez.
A jó agilis kapacitástervezés minden, a projektben részt vevő érdekelt félnek előnyös. Segít a projektmenedzsereknek a megfelelő irányba terelni a megvalósítást és fenntartani az elkötelezettséget. Támogatja a csapat tagjainak teljes potenciáljuk kihasználását. A legfontosabb azonban, hogy bizalmat és megbízhatóságot épít ki a mérnöki csapat számára az üzleti érdekelt felek körében.
A szoftverfejlesztési projektek sikeréhez elengedhetetlenül fontos tevékenységnek megvannak a maga kihívásai. Nézzük meg néhányat, és hogyan lehet azokat leküzdeni.
Az agilis kapacitástervezés kihívásai
Bár első ránézésre egyszerűnek tűnik, az agilis kapacitástervezés számos tényezőt magában foglal, amelyeket előzetesen pontosan meg kell becsülni. Az agilis kapacitástervezést befolyásoló néhány fontos változó a következő.
Csapat stabilitása: Az agilis kapacitástervezés hatékonyságához konzisztens csapatra van szükség. Ha az egyik sprintben 40 óra, a másikban pedig 400 óra kapacitása van, akkor a előnyök egyike sem valósulhat meg.
Egyéni termelékenység: A csapat tagjainak készségei és termelékenysége nagyban változhat. Egy gyakornoknak 10 órára lehet szüksége egy olyan feladat elvégzéséhez, amelyet egy tapasztalt munkatárs 10 perc alatt elvégez. Lényegében nem minden mérnöki óra vagy egyéni kapacitás egyforma.
Kihasználtsági arány: A kihasználtsági arány – más néven fókuszfaktor – becsüli meg, hogy a csapat munkaidejének mekkora részét kell a sprintre koncentrálni. Ez egy ésszerű becslés, de változhat. Például a naptári év utolsó sprintje a közelgő ünnepi időszak miatt alacsonyabb kihasználtsággal járhat.
Skálázhatóság: Kis csapatokban az agilis kapacitástervezés egyszerű. Nagy szervezetekben azonban, ahol több csapat kapacitását kell megtervezni, a megfelelő adatok összegyűjtése és az előrejelzés kihívást jelenthet.
Relatív értékek: A kapacitást általában órában mérik, ami abszolút érték. A csapat sebessége és a feladatok elosztása azonban gyakran relatív értékekben történik, például sztoripontokban. A kettő összehangolása véleménykülönbségeket eredményez.
Az agilis csapatoknak a megfelelő eszközök és folyamatok kombinációjára van szükségük ahhoz, hogy leküzdjék ezeket a kihívásokat. Íme néhány hasznos keretrendszer.
Hogyan számoljuk ki a kapacitást az agilis módszerekben?
A legegyszerűbb formájában az agilis kapacitás = a sprint időtartama x a csapat rendelkezésre állása x a kihasználtsági arány. Egy ingyenes projektmenedzsment szoftver vagy egy táblázatkezelő program segíthet elvégezni ezt a számítást.
Ez azonban nem mindig egyszerű. Mindegyik változóhoz más tényezők is hozzájárulhatnak. Az alábbiakban ezeket vizsgáljuk meg és példákkal illusztráljuk.
Sprint időtartama: A sprint időtartama az egyes iterációkhoz rendelt napok száma. Egy tipikus sprint két vagy négy hétig tarthat, bár a két hét a gyakoribb. Az ünnepnapokat és egyéb külső tényezőket nem számítva egy tipikus sprint tíz munkanapból áll.
Csapat rendelkezésre állása: A csapat rendelkezésre állása függ a csapat tagjainak számától, a napi munkaórák számától, más projektekben való részvételtől, megbeszélésektől és egyéb munkahelyen kívüli tevékenységektől, valamint az esetleges távollétektől.
Rendelkezésre állás = csapattagok száma x (munkaidő – munkaidőn kívüli idő – távollét)
Kihasználtsági arány: Nem ésszerű elvárni a csapattagoktól, hogy 100%-ban a nekik kiosztott felhasználói történetekkel foglalkozzanak. Szükségük van kreatív szünetekre, együttműködési megbeszélésekre stb. A projektmenedzserek tapasztalt csapatok esetében 80%-os, friss diplomások vagy új csapattagok esetében 60%-os kihasználtságot becsülnek.
Nézzük meg, hogyan működik ez a formula a gyakorlatban.
1. példa
Tegyük fel, hogy van egy 10 fős csapata, amely 8 órás munkanapokkal dolgozik egy 10 napos sprintben.
A következő sprintre vonatkozó agilis kapacitása 10 (sprint időtartama) x 10 (csapat mérete) x 8 (csapat rendelkezésre állása) x 80% (kihasználtsági arány), azaz 640 óra lenne.
Második példa
Tegyük fel, hogy van egy ötfős, teljes munkaidőben dolgozó fejlesztői csapatod, akik napi 8 órát dolgoznak, és öt részmunkaidős tanácsadód, akik napi 3 órát dolgoznak. Közülük egy teljes munkaidőben dolgozó fejlesztő egy hétre szabadságra ment.
Ebben az esetben a két hetes sprintre vonatkozó agilis kapacitása a következő lenne.
- Csapat rendelkezésre állása: [4 (teljes munkaidős fejlesztő) x 8 (óra) + 5 (részmunkaidős fejlesztő) x 3 (óra) x 10 (munkanap)] + [1 (teljes munkaidős fejlesztő) x 8 (óra) x 5 (munkanap)]
- Kihasználtsági arány: 80%
Kapacitás = 408 óra
Ahogy a csapat növekszik, a rendelkezésre állást más tényezők is befolyásolják, és a kapacitástervezés végtelenül bonyolulttá válhat. Íme, hogyan biztosíthatja a hatékony agilis kapacitástervezést a megfelelő eszközökkel.
Hogyan lehet hatékony agilis kapacitástervezést végrehajtani?
A hatékony agilis kapacitástervezés több lépésből áll, amelyek számos tényezőtől függően jelentősen eltérhetnek egymástól. Íme egy agilis projektmenedzsment eszközt használó keretrendszer, amely segít az indulásban.
Új az agilis projektmenedzsmentben? Íme tíz agilis sablon a projektjeihez, amelyek alapot és adatokat nyújtanak a hatékony kapacitástervezéshez.
Készüljön fel a következő sprintre
A kapacitás tervezésére a legjobb időpont a sprint tervezési megbeszélés. A kapacitás tervezése előtt azonosítsa a feldolgozni kívánt backlog elemeket, és rangsorolja azokat. A folyamatot teljesen új alapokról indíthatja, vagy használhatja a számos kapacitástervezési sablon egyikét, amely végigvezeti a folyamaton.
Ha olyan projektmenedzsment eszközt használ, mint a ClickUp, akkor már feltérképezte a teljes termék életciklust, beleértve az összes történetet. Megnézheti a hátralévő feladatokat, értékelheti azok állapotát, és kiválaszthatja a következő sprinthez legmegfelelőbbeket. Ezzel képet kaphat a valószínűleg szükséges teljes kapacitásról.
Sablon az agilis csapatok munkatársainak munkaterhelésének rögzítéséhez
A ClickUp alkalmazott munkaterhelés-sablonjával beállíthatja az elvárásokat és megtervezheti a feladatokat úgy, hogy senki ne legyen túlterhelve vagy felkészületlen. Ezzel a sablonnal hatékonyan kezelheti a csapat munkaterhelését és megtervezheti a következő sprinteket.
Határozza meg a szükséges készségeket
Mielőtt megnézné, milyen kapacitással rendelkezik, határozza meg, mire van szüksége. A kiválasztott történetek függvényében x számú fejlesztőre, y minőségi elemzőre és z üzleti elemzőre lehet szüksége.
Végezze el ezeket a számításokat, és határozza meg a szükséges csapattagok pontos profilját.
Rögzítse a sprint időtartamát
Az azonosított backlog elemek alapján döntse el, hogy mennyi ideig tart a következő sprint. Ne vegye figyelembe az ünnepnapokat és a csapat/szervezet egészét érintő szabadnapokat.
Ismerje meg a csapat rendelkezésre állását
Nincs olyan sprint, amely teljesen tiszta lappal indulna. A folyamatban lévő projektekben mindig vannak átvitt feladatok a korábbi sprintekből, és a csapat tagjai esetleg más projektekben is dolgoznak. Pontosan számolja ki a csapat rendelkezésre állását a következő sprintre.
Ha a ClickUp alkalmazást használja csapata munkájának kezelésére, azonnal hozzáférhet a csapat korábbi termelékenységi adataihoz és jövőbeli rendelkezésre állásához. A Munkafolyamat nézetben láthatja a becsült időt, a befejezett feladatokat, a nyitott feladatokat, a sprint pontokat stb.
Amikor minden csapattag beírja a ClickUpba a szabadság/távollét terveit, Ön is pontosan rögzítheti a rendelkezésre állásukat a projekttervezéshez.
A ClickUp egyéni mezőiben található fejlett képletekkel automatikusan kiszámíthatja a csapat rendelkezésre állását is.
Állítsa be a sprintet a ClickUp-on
Használja a ClickUp feladatok funkciót, hogy minden elemet beállítson a sprint részeként. Használja a feladatnézetet a felhasználói történet részletezéséhez, megjegyzések hozzáadásához, prioritások kijelöléséhez, címkék hozzáadásához vagy bármely más egyéni mezőhöz, amelyre szüksége lehet.
A múltbeli adatok alapján adjon meg becsült időtartamot minden feladathoz, hogy biztosan befejezhető legyen a sprint során. Ezután állítsa be a kezdési/befejezési dátumokat és a függőségeket.
Szerezze meg a csapat elkötelezettségét
Az önszerveződő agilis csapatok kedvelik az autonómiát. Ezért ahelyett, hogy feladatokat osztana ki a csapattagoknak, hívjon össze egy megbeszélést, és ösztönözze őket, hogy vállaljanak kötelezettséget a rendelkezésre állásukra vonatkozóan. Hagyja, hogy maguk osszák ki a feladatokat, és oldják meg a folyamat során felmerülő problémákat.
Ellenőrizze, hogy minden készen áll-e
Miután az egész sprintet beállította a ClickUp-on és kiosztotta a feladatokat, itt az ideje biztosítani, hogy csapata el tudja végezni azokat.
Racionalizálja a munkaterhelést: A projekt munkaterhelésének áttekintése segít megismerni az erőforrások elosztását az összes csapattag között, ahonnan a kihasználtság alapján feladatok hozzáadhatók/eltávolíthatók. Ha valaki piros színnel jelölve van, azaz túlterhelt, távolítsa el a feladatokat a listájáról, és értékelje a teljesítési sebességét. Azok számára, akik alulterheltek, sprint feladatokat adhat hozzá.
Egyszerűsítse az ütemterveket: Használja a ClickUp Gantt-diagram nézetét a sprintek szervezéséhez és a mérföldkövek kezeléséhez. Tekintse meg a függőségeket és a kapcsolódó feladatokat, hogy megbizonyosodjon azok teljesíthetőségéről. Könnyedén végezzen frissítéseket az akadályok és az ütemterv-változások kezelése érdekében.
Növelje a kihasználtságot az automatizálással: felszabadíthatja erőforrásai kapacitását azáltal, hogy kiküszöböli a ismétlődő adminisztratív feladatokat a folyamatból. Használja a ClickUp Automations szolgáltatást feladatok hozzárendeléséhez, megjegyzések közzétételéhez és állapotok áthelyezéséhez. Válasszon a több mint 100 testreszabható automatizálás közül, beleértve a GitHub és a Sentry eszközökkel való integrációkat is.
Maradjon agilis végig
Gyakran előfordul, hogy új történetek kerülnek hozzáadásra egy sprinthez, vagy egy csapattag megbetegszik, ami negatívan befolyásolja a kapacitást. Egy igazán agilis csapat képes alkalmazkodni ezekhez az eseményekhez, és mégis időben és a költségvetés keretein belül minőségi szoftvert szállítani.
Ennek elérése érdekében a projektmenedzsereknek a következőket kell tenniük:
- Tekintse át a naponta elvégzett munkát
- Gondoskodjon arról, hogy a kapacitás a terv szerint rendelkezésre álljon, vagy a munkaterhelést ennek megfelelően módosítsa.
- Könnyítse meg a csapat tagjai közötti kommunikációt a zökkenőmentes átadás biztosítása érdekében
- Ösztönözze a csapat tagjait, hogy frissítsék az összes adatot, hogy a jelentések mindig naprakészek legyenek.
- Azonosítson további automatizálható feladatokat/tevékenységeket a hatékonyság javítása érdekében.
- Gyűjtsön ötleteket a következő sprint folyamat optimalizálásához
Építsen ki egy valóban agilis kapacitástervezési gyakorlatot a ClickUp segítségével
Az agilis projektek nem mindig a tervek szerint alakulnak. Definíció szerint az agilis módszerek inkább a változásokhoz való alkalmazkodást részesítik előnyben, mint a terv követését. Ez a kapacitástervezésre is igaz. Agilis csapat projektmenedzserként készen kell állnia a kapacitástervezési stratégiájának megváltoztatására, fejlesztésére vagy átalakítására.
Akár egy csapat tagjának személyes vészhelyzete, akár egy másik, válságba került projektben ragadt csapat teljes elérhetetlensége miatt van szükség rá, mindig készen kell állnia alternatív megoldásokkal.
A ClickUp átfogó projektmenedzsment szoftvere rugalmasságot és átláthatóságot biztosít, hogy agilis maradjon. A ClickUp segítségével mindig nyomon követheti csapata rendelkezésre állását, teljesítményét, termelékenységét, előrehaladását és még sok mást. Tervezze meg és hajtsa végre agilis projektjeit könnyedén. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyenesen.