![Hogyan lehet pontos projektfeltételezéseket készíteni és kezelni [Teljes útmutató több mint 30 példával]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/Project-Assumptions-Blog-Feature.png)
A mindennapi életben is feltételezéseket és feltételezéseket teszünk – például feltételezzük, hogy az autónk reggel beindul, és időben eljutunk vele a munkába. Vagy hogy a telefonunk nem fog leállni, miközben a Google Maps segítségével próbálunk meg egy címet megtalálni.
Most képzelje el, hogy ezeket a feltételezéseket projektmenedzserként teszi – hirtelen sokkal több forog kockán. A projekt időbeni megvalósításának céljával számos feltételezéssel kell számolnia, például az erőforrások rendelkezésre állása vagy a kért költségvetés időbeni jóváhagyása, amelyekkel a projektterv elkészítésekor kell számolnia.
Ahogyan azt gondolhatja, a projektfeltételezések kezelése bonyolult feladat. Nem támaszkodhat találgatásokra, mivel a rossz feltételezések meghiúsíthatják a projekt megvalósítását, különösen akkor, ha nincs tartalék terve és nem áll készen a kapcsolódó kockázatok kezelésére.
Ebben a cikkben megvitatjuk, hogyan lehet azonosítani és kezelni a projektfeltételezéseket, hogy pontosabban becsülhessük meg a projektmenedzsment eredményeit. A következőket fogjuk megtanulni:
- A projektfeltételezések típusai példákkal
- A projektfeltételezések, függőségek és kockázatok közötti kapcsolat
- Tippek és stratégiák a projektfeltételezések kezeléséhez
A projektfeltételezések megértése
A projektfeltételezések olyan tényezők, események és körülmények, amelyeket a projektmenedzserek és csapataik valódiaknak tekintenek, annak ellenére, hogy nincs empirikus bizonyíték, amely alátámasztaná őket.
Minden projektmenedzser bizonyos feltételezésekre támaszkodik a projekt teljes életciklusa alatt. A projekt tervezési folyamatától a fejlesztésig és a megvalósításig a megfelelő feltételezések segítenek nekik elképzelni a projekt sikerét és megelőzni az alábbi akadályokat:
- Blokkolt ütemtervek és késések
- Késedelmes szállítások
- Költségvetési hiány
- Egészségtelen csapatdinamika
Annak ellenére, hogy nincs bizonyíték rájuk, a legtöbb projektfeltételezés adatrendszereken és múltbeli tapasztalatokon alapul, vagy megalapozott becslés. Úgy tűnik, hogy ezek közhelyek – amíg nem válnak projektkockázattá. 🥲
Miért jelenthet minden projektfeltételezés potenciális kockázatot, és hogyan lehet megbirkózni a bizonytalansággal?
A feltételezéseket azért nevezzük így, mert ismeretlenek és bizonytalanok.
Tehát mindig van összefüggés a feltételezések és a kockázatok között. Számos dolog rosszul sülhet el, érvénytelenítheti a feltételezéseit és megingathatja a projektmenedzsmentjét. Ezért van szükség egy olyan tervre, amely segít figyelembe venni azokat a potenciális kockázatokat, amelyekkel szembesülhet, ha a feltételezései nem válnak be.
A sikeres projektmenedzserek általában a következőképpen kezelik ezeket a bizonytalanságokat:
- A projekt feltételezéseinek azonosítása és a következő lépések dokumentálása arra az esetre, ha egy vagy több feltételezés tévesnek bizonyulna.
- Kiterjedt kutatásokra és szakértői konzultációkra támaszkodva vesszük figyelembe a trükkös feltételezéseket.
- A volatilisabb feltételezések (például az áringadozások) rendszeres időközönként történő megfigyelése
Profi tipp: A legfontosabb feltételezések azonosításakor a projektmenedzsernek mindig célszerű a kockázati potenciált is feljegyeznie. Ezt gyorsan megteheti a ClickUp kockázatértékelési táblasablon segítségével, amely színekkel jelölt térképet tartalmaz, hogy könnyebben nyomon követhesse az összes projektkockázat valószínűségét és súlyosságát.
A megbízhatatlan projektfeltételezésekkel kapcsolatos kockázatok gyakran a térkép jobb felső sarkában végzik, és folyamatos figyelemmel kísérést igényelnek.
6 gyakori típusú projektfeltételezés
A projektfeltételezéseket különböző kategóriákba sorolhatjuk aszerint, hogy mire koncentrálnak. A kategorizálás Önön múlik, de íme a hat leggyakoribb típus példákkal:
1. Műveletekkel kapcsolatos projektfeltételezések
Minden projektmenedzser tisztában van a napi működéshez tartozó kockázatokkal, mint például a hatókör kiterjedése, a berendezések meghibásodása, a csapaton belüli konfliktusok vagy a projektben érdekelt felekkel való kommunikációs zavarok.
Íme néhány, a működéssel kapcsolatos, széles körű projektfeltételezési állítás, amelyet figyelembe vehet:
- Nincs váratlan körülmény, amely extra költségeket, késedelmet vagy munkaerő-problémákat okozna
- Nem lesznek belső vagy külső kommunikációs és együttműködési problémák
- A termékfejlesztéshez és a projektmenedzsmenthez használt szoftverünk nem tartalmaz olyan késleltetéseket vagy hibákat, amelyek befolyásolhatnák a projekt időtartamát.
- A csapatnak nem fog elfogyni a feladatok elvégzéséhez szükséges erőforrás
- Nem fogunk problémákba ütközni a szükséges anyagok és kellékek megrendelése és beszerzése során.
- A csapat tagjai egészségesek és produktívak maradnak, hogy el tudják látni feladataikat
Sok implicit feltételezés potenciális kockázatot jelenthet, és késedelmekhez, sőt a projekt kudarcához is vezethet, ezért fontos, hogy óvatosan becsülje meg a feltételezéseit. Például ahelyett, hogy 100%-os csapat rendelkezésre állást feltételez, bölcsebb 80%-os rendelkezésre állást becsülni, hogy figyelembe vegye a betegszabadságokat és a szabadságokat.
2. Környezetvédelmi projektfeltételezések
A környezeti projektfeltételezések, más néven helyszíni feltételezések, azokra a környezeti tényezőkre koncentrálnak, amelyekre nincs befolyása. Nézzünk meg néhány példát a környezeti forgatókönyvekkel kapcsolatos projektfeltételezésekre:
- Nem lesznek váratlan geopolitikai események, amelyek befolyásolhatják a projekt sikerét
- A természeti katasztrófák, ha vannak ilyenek, nem befolyásolják a szükséges ellátmányok rendelkezésre állását.
- A szabályozási előírások változatlanok maradnak
- A műveletek nem jelentenek rövid vagy hosszú távú környezeti kockázatot.
- A gyár nem fog elárasztani a heves esőzések idején
- A termék iránti piaci kereslet a belátható jövőben stabil marad.
Tipp: Használja a ClickUp vészhelyzeti terv sablonját, hogy alternatív megoldásokat találjon a rosszul alakult környezeti feltételezésekre.
3. Időalapú projektfeltételezések
Az időalapú vagy ütemezéshez kapcsolódó projektfeltételezések a projekt időtartamára koncentrálnak, és céljuk az egyes tevékenységek és feladatok időtartamának előrejelzése. Ezek segítségével reális projektütemtervet készíthet, amelyet be is tarthat. ⌛
Néhány példa a területen gyakori projektfeltételezésekre:
- A csapat elég kompetens ahhoz, hogy a projekt ütemtervének megfelelően elvégezze a feladatokat.
- A tervezett projektfüggőségek nem változnak és nem zavarják a projekt ütemtervét
- A projekt érdekelt felei időben rendelkezésre állnak megbeszélésekre és konzultációkra.
- A visszajelzések és jóváhagyási folyamatok nem késnek
- A csapat napi munkamenete kiegészíti a határidőt
- Nem lesznek késések az erőforrások hiánya vagy a létszámhiány miatt.
4. Erőforrásokkal kapcsolatos projektfeltételezések
Ezek a feltételezések a projektek megvalósításához szükséges összes erőforrás – az anyagoktól és a technológiától a humán tőkéig – rendelkezésre állásával és kezelésével kapcsolatosak.
Néhány példa az erőforrás-feltételezésekre:
- Szállítónk időben leszállítja az anyagokat a zökkenőmentes gyártási ciklus érdekében.
- A gyári berendezéseket rendszeresen ellenőrizni és karbantartani fogjuk, hogy elkerüljük a hirtelen meghibásodásokat.
- A projektmenedzser elegendő számú csapattagot rendelt a projekthez
- A költségvetés minden részletét figyelembe vesszük
- A csapat tagjai nem vesznek ki extra szabadságot és nem mondanak fel, amíg a projekt be nem fejeződik.
- A használatban lévő projektmenedzsment platform nem fog leállni
Tervezze meg ezeket a feltételezéseket a projekt tervezési folyamata során – bizonyos területeken (például a költségvetés terén) szükség lehet a legfontosabb érdekelt felek jóváhagyására.
5. Pénzügyi projektfeltételezések
Egyes csapatok szeretik a pénzügyi feltételezéseket külön rögzíteni, hogy részletesebb projektköltség-becsléseket kapjanak – az ötlet az, hogy minden projektfázisra, feladatra vagy mérföldkőre félretegyenek pénzt.
Íme néhány példa a költségvetési feltételezésekre:
- A munkaerő költségei a következő három hónapban nem fognak emelkedni
- A beszerzési költségek a tervezett határokon belül maradnak
- A berendezések bérleti díja nem emelkedik 10%-nál többel
- A biztosítási költségek nem haladják meg a teljes projektköltségek 0,5%-át.
- A költségbecslések 5%-os standard eltéréssel készültek az inflációs ráták tekintetében.
6. A projekt hatókörére vonatkozó feltételezések
A projekt hatálya leírja a teljesítési célokat, követelményeket és feladatokat, amelyeket el kell végeznie a meghatározott végeredmény elérése érdekében – további követelmények esetén az eredeti projektterv használhatatlanná válik. Lényegében a teljes projekt hatálya egy feltételezés.
Íme néhány példa a projektfeltételezésekre a hatókör tekintetében:
- Az eredeti projektütemterv nem változik
- A projekt keretein belül nem lesznek utolsó pillanatban beépített követelmények
- A projektcsapat minden tagja megérti a projekt hatókörét és saját szerepét a nagy egészben.
- A projekt chartája egyértelműen meghatározza a projekt hatókörét és eredményeit.
- A legfontosabb érdekelt felek megállapodnak a projekt chartában
- Külső tényezők nem befolyásolják a hatókört
Bónusz: Használja a ClickUp projekt hatókör sablont vagy a ClickUp projekt chartát, hogy rendszerezze az összes hatókörrel kapcsolatos adatot, beleértve a projekt függőségeket, ütemterveket és határidőket. Mindkét sablon együttműködésen alapul, így a csapat tagjai hozzájárulhatnak és valós időben módosíthatják a hatókört a nagyobb átláthatóság érdekében.
Hogyan kapcsolódnak egymáshoz a projektfeltételezések, a függőségek és a kockázatok?
Tudjuk, hogy a projektfeltételezések, függőségek és kockázatok meghatározzák a projekt menetét és segítik a munkafolyamatok hatékony kezelését – de hogyan hatnak ezek a fogalmak egymásra? Derítsük ki!
Mind a feltételezések, mind a projektfüggőségek kockázatokhoz vezethetnek, de különböző módon. Ahogy korábban már említettük, minden feltételezés kockázati potenciállal jár, mivel mindig fennáll annak a lehetősége, hogy érvénytelen. A legtöbb esetben a feltételezések a projektek egészére vonatkoznak. Például feltételezi, hogy a projektcsapat tagjai késedelem nélkül elérik a mérföldköveket, de annak a valószínűsége, hogy nem így lesz, kockázatot jelent.
A függőségek viszont két vagy több egymással összefüggő tevékenységhez kapcsolódó kockázatot jelentenek. Tegyük fel, hogy egy projekt indítási fázisba lépéséhez először a legfontosabb érdekelt felek végleges jóváhagyására van szükség, amelyet a projektmenedzserek feltételeznek, hogy időben megkapnak.
Ebben az esetben a jóváhagyási feladat „függőség”, mivel késedelme az egész projekt indításának ütemtervét késleltetheti – ez tehát elég komoly kockázat.
Projektfeltételezések, kockázatok és korlátok: összehasonlítás
A projektfeltételezések, kockázatok és korlátok egymást átfedő fogalmak, ezért nézzük meg közelebbről őket. 🔦
A összehasonlítás kedvéért összpontosítsunk a kockázatokra és a korlátokra külön-külön.
Feltételezések kontra projektkockázatok
A feltételezéseket és a kockázatokat a projekt megkezdése előtt jegyzik fel. A különbség az, hogy a feltételezéseknek a projekt teljes körű sikeréhez igaznak kell lenniük. A projektkockázatok esetében azonban éppen ellenkezőleg: ha megvalósulnak, veszélyeztetik a projektet, ezért kockázatkezelési tervre van szükség, hogy csökkentsék az egyes dokumentált kockázatok valószínűségét.
Feltételezések kontra projektkorlátok
A projektkorlátozások előre meglévő korlátok, amelyeket figyelembe kell venni a projektfeltételezések megfogalmazásakor. A feltételezésekkel ellentétben, amelyek igazak lehetnek vagy nem, a korlátozások biztosak. A Project Management Institute szerint hatféle projektkorlátozás létezik:
- Költségvetés
- Idő
- Hatály
- Minőség
- Előnyök
- Kockázatok
A feltételezéseket és korlátokat már a kezdeti fázisban azonosítja. Minden projektfeltételezés segít a tervezésben és az irány meghatározásában, míg a projektkorlátok olyan határok, amelyek segítik a helyes úton maradni.
A projektfeltételezések kezelésének 3 legjobb stratégiája
Íme három szakértők által jóváhagyott tipp és stratégia, amelyek segítenek a projekt feltételezéseinek kezelésében a projekt teljes életciklusa alatt. 🌻
1. Használja ki a minőségi feladat- és projektmenedzsment eszközöket
Ha profi módon szeretné kezelni a feltételezéseket, olyan eszközt kell használnia, amely segít vizualizálni a munkafolyamatokat a kockázatok felismerése érdekében, áttekintést nyújt a projekt költségvetéséről és emberi erőforrásairól, és lehetővé teszi a gyors kiigazításokat.
Ha lehetetlennek tűnik, hogy mindezeket az opciókat egyetlen eszközben megtalálja, az csak azért van, mert még nem látta, mire képes a ClickUp !
A ClickUp az egyik legjobban értékelt projektmenedzsment eszköz a piacon, mert olyan opciókkal rendelkezik, amelyek segítenek a mikroszintű projektrészletek megtekintésében, valamint a nagyobb kép figyelemmel kísérésében. 😍
Indítsa el projektjét a megfelelő módon a ClickUp projektmenedzsment csomaggal!
A ClickUp projektmenedzsment funkciócsomagjában minden megtalálható, amire szükség van a projektfeltételezések azonosításához és kezeléséhez.
Kezdjük a ClickUp Docs-szal – ez a tudásmenedzsment opció segítségével létrehozhat, szerkeszthet, megoszthat és tárolhat minden projekthez kapcsolódó dokumentumot, a projekttervtől és a chartától kezdve a szabványos működési eljárásokig (SOP). Ez egy kiváló opció akkor is, ha a feltételezéseket, kockázatokat és azok eltéréseit egy helyen kell dokumentálnia.
A ClickUp Docs-ban megtalálja a ClickUp Brain-t, egy hatékony AI írási asszisztenst. Segítségével ötletelhet, szöveget írhat vagy összefoglalhatja szövegét, hogy időt takarítson meg és növelje termelékenységét.
A ClickUp Brain egy kényelmes funkcióval rendelkezik, az AI Tools-szal, amely lehetővé teszi, hogy több mint 100 kutatásalapú utasítást használjon különböző feladatokhoz funkciók közötti csapatokban. Ha például a Project team opciót választja, testreszabható utasításokat fog látni, mint például Create scope document (Hatáskör dokumentum létrehozása) és Create a project risk management plan (Projekt kockázatkezelési terv létrehozása), amelyek segítenek a projekt feltételezéseinek kidolgozásában.
Továbbá, ha szeretné, hogy Ön és az érdekelt felek tisztában legyenek a projekt feltételezéseivel és határidőivel, használja a ClickUp nézeteket. Több mint 15 lehetőség áll rendelkezésére, hogy különböző perspektívákból figyelje a projekteket, azonosítsa a stabil vagy hamis feltételezéseket, és proaktívan keresse meg a függőségeket és kockázatokat.
Használja a Lista nézetet a munkafolyamatok szervezéséhez, vagy a Táblázat nézetet a feladatok teljesítési szint szerinti rendezéséhez. Használja ki a fejlett nézetek előnyeit, például a Munkafolyamat nézetet a csapat munkaterhelésének kezeléséhez, vagy a Gantt-diagram nézetet a projekt korlátainak és függőségeinek nyomon követéséhez egy állítható, drag-and-drop funkcióval ellátott idővonalon.
Gyorsabban kell megbeszélnie a kockázatokat a csapatokkal? Használja a Csevegés nézetet, hogy a ClickUp elhagyása nélkül kommunikáljon a csapatával, minimalizálva ezzel a hosszú megbeszélések és a kontextusváltások szükségességét.
2. Vezessen feltételezések naplót
Gondoljon a feltételezések naplójára úgy, mint egy projektmenedzser naplójára – ide fogja feljegyezni minden feltételezést, amit a projekt tervezési fázisától a projekt végrehajtásáig tesz.
Ha az összes projektfeltételezést egy helyen tárolja, könnyebben nyomon követheti őket, ellenőrizheti érvényességüket, és szükség esetén módosíthatja őket.
Használja a ClickUp sablonokat a feltételezések naprakész nyilvántartásához.
A ClickUp több mint 1000 sablont kínál különböző célokra, beleértve a feltételezések naplózását is. Ezek a sablonok előre elkészített szakaszokkal rendelkeznek, és gyorsítják a minőségi dokumentáció elkészítését.
Ha projektfeltételezéseket szeretne kezelni, javasoljuk, hogy nézze meg a ClickUp kockázatértékelési és projektértékelési sablonjait.
Például a ClickUp feltételezési rács döntési mátrix sablonja tökéletesen alkalmas a projektfeltételezések naplóinak kockázati és bizonytalansági tényezők alapján történő rendszerezésére.
A sablon Egyéni mezői segítségével megadhatja feltételezéseit, hozzáadhat attribútumokat mindegyikhez, és elmagyarázhatja azok hatását a döntéshozatali kritériumaira. A valós idejű frissítési funkcióval az érdekelt felek folyamatosan tájékozódhatnak az Ön által végzett összes változásról.
Miután elkészült a feltételezésekkel, használja a ClickUp projekttervező sablont a projekt felosztásához, a feladatok és erőforrások szervezéséhez, valamint a haladás nyomon követéséhez, hogy megbizonyosodjon a feltételezéseinek helyességéről.
3. Folyamatosan figyelje a feltételezéseit
A feltételezések dokumentálása nem elég. A projekt előrehaladtával néhány feltételezésed beigazolódik, míg mások érvényüket vesztik. Ez azt jelenti, hogy a projektterved változhat, és gyorsan kell gondolkodnod, hogy módosítsd a csapat munkamenetét.
Ezért kell folyamatosan nyomon követnie a projekt feltételezéseinek listáját projektmenedzserként, és figyelnie kell a váratlan eseményekre. Ez segít észrevenni a legkisebb változásokat is, és ennek megfelelően módosítani a tervet.
A ClickUp használata a feltételezések figyelemmel kísérésére és kezelésére
A ClickUp számos megoldást kínál a hamisnak bizonyuló projektfeltételezések azonosítására. Például beállíthatja a ClickUp Automations szolgáltatást, hogy értesítést küldjön Önnek a kritikus feltételezések és korlátozások változásairól.
Tegyük fel, hogy feltételezi, hogy egy bizonyos feladat 50 órát igényel – beállíthat egy egyszerű automatizálást, amely értesítést küld Önnek, ha a feladatra fordított idő meghaladja az 50 órát.
Ezen felül a ClickUp Dashboards segítségével megjelenítheti a projektmutatókat és elvégezheti a feltételezések elemzését. Válasszon több mint 50 kártya közül, hogy testreszabhassa a Dashboardot, és bemutathassa az Ön számára érdekes konkrét numerikus vagy vizuális adatokat. A korábbi projektek feltételezéseinek megjelenítése segíthet a jövőbeli projektek tervezésében és az eltérések minimalizálásában.
A projektfeltételezésekkel kapcsolatos kihívások leküzdése
A projektfeltételezések összehangolása nem könnyű feladat – számos kihívás lassíthatja Önt és befolyásolhatja a projekt sikerét.
Íme néhány gyakori kihívás és azok leküzdésének módja:
Bizonytalanság
Ez a legfontosabb kérdés a projektfeltételezésekkel kapcsolatban: nem lehet előre megmondani, hogy valóra válnak-e vagy sem. Sajnos nincs mód leküzdeni a bizonytalanságot, amely minden projektfeltételezésben benne rejlik.
A bizonytalanságokat azonban jobban kezelheti, ha azok hatását közli a csapataival és az érdekelt felekkel, dokumentálja minden meghozott döntést és végrehajtott intézkedést, valamint gondosan figyelemmel kíséri a projekt ütemtervét.
Gyenge kommunikációs folyamatok
A csapat tagjai közötti kommunikáció hiánya félreértésekhez és a projekt késedelméhez vezethet. Ennek elkerülése érdekében gondoskodnia kell arról, hogy munkatársai ne féljenek felszólalni és hangot adni aggályaiknak, különösen olyan kérdésekben, mint az erőforrás-gazdálkodás és a szállítási határidő. Ha távoli munkavégzéssel foglalkozik, használjon olyan eszközöket, mint a ClickUp, amelyek valós idejű és átlátható kommunikációt tesznek lehetővé anélkül, hogy feszült és túlságosan formális megbeszélésekre lenne szükség.
Bónusz: Használja a ClickUp Whiteboards alkalmazást, hogy valós időben ötleteljen a funkciók közötti csapatokkal az erőforrás-kezelésről. Ezekkel a digitális vásznakkal rajzolhat, szöveget írhat, alakzatokat adhat hozzá és összekapcsolhat, valamint feladatokat hozhat létre egy nyugodtabb környezetben, amely elősegíti a könnyű kommunikációt.
A változás és az alkalmazkodás iránti hajlandóság hiánya
Mind a projektmenedzsereknek, mind az érdekelt feleknek rugalmasnak kell lenniük, és hajlandónak kell lenniük a változásokra, hogy alkalmazkodni tudjanak az új feltételezésekhez. Ha bármelyik fél nem hajlandó erre, az hatással lehet a projekt eredményeire.
A projektmenedzsmentben a feltételezések kezelésekor gondoskodjon arról, hogy minden érintett megértse a változásokhoz való alkalmazkodás elmulasztásának következményeit. Tartson rendszeres megbeszéléseket az érdekelt felekkel, tartsa őket naprakészen, és magyarázza el minden intézkedés és döntés mögötti okokat.
Kezelje a projektfeltételezéseket a ClickUp segítségével
A projektfeltételezések összehangolása a sikeres projektmenedzsment egyik alappillére. Feltételezések nélkül nem lehet reálisan becsülni a projekt eredményeit, sem meghatározni a célokat.
Ingyenes projektmenedzsment eszközként aClickUp mindent megad, amire szüksége van a projektfeltételezések naplózása, a csapatokkal és az érdekelt felekkel való együttműködés, valamint a függőségek, korlátok és kockázatok zökkenőmentes azonosítása érdekében.
Regisztráljon még ma a ClickUp -ra, és nézze meg, hogyan segít ez a megoldás az előfeltevésektől a sikerig vezető úton. 🦋