Minden szervezet számos beszállítóval dolgozik együtt a legkülönbözőbb területeken. Ez lehet laptopok/egyéb elektronikai eszközök vásárlása, bérszámfejtés, képzések/workshopok szervezése, irodai biztonság, minőség-ellenőrzés vagy projektmenedzsment kiszervezés.
Tanulmányok szerint az elmúlt két évben nőtt a szervezetek által igénybe vett külső beszállítók száma. Ez a tendencia tovább fog folytatódni.
Ahhoz, hogy ezt a növekvő beszállítói hálózatot hatékonyan és biztonságosan kezelje, egy robusztus beszállítói menedzsment rendszerre van szüksége. Nézzük meg, hogyan építhet fel egy hatékony beszállítói menedzsment rendszert.
Mi az a beszállítói menedzsment?
A beszállítói menedzsment az a folyamat, amelynek során egy szervezet egészséges kapcsolatokat ápol beszállítóival és szolgáltatóival. Ez több tevékenységet is magában foglal, például:
- Szállító kiválasztása
- Szerződések megtárgyalása
- Szállítók bevonása és hozzáférés biztosítása
- Számlák fogadása és kifizetések teljesítése
- Teljesítményértékelés
- Szükség esetén a munkaviszony megszüntetése
A hatékony beszállítói menedzsment folyamat elengedhetetlen a munka megfelelő elvégzéséhez. Lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy stratégiai kapcsolatokat építsenek ki a beszállítókkal, biztosítva termékeik és szolgáltatásaik minőségét, megbízhatóságát és költséghatékonyságát. Emellett elengedhetetlen a zökkenőmentes működés, a kockázatok csökkentése és a szállítási lánc menedzsmentje szempontjából is.
Íme néhány előny részletesen.
A beszállítói menedzsment előnyei
A sikeres beszállítói menedzsment ugyanolyan fontos, mint a munkaerő-menedzsment vagy a munkavállalói élmény. Segít a szervezetnek kihasználni beszállítói/szolgáltatói hálózatát a kölcsönös előnyök maximalizálása érdekében. Íme, hogyan.
Részletes átláthatóság
A jó beszállítói kapcsolatkezelés első és legfontosabb előnye a láthatóság. Segít a szervezeteknek megérteni:
- Ki milyen terméket/szolgáltatást nyújt?
- Mennyibe kerül az egyes termékek/szolgáltatások ára?
- Minden szolgáltatási szintű megállapodás (SLA) teljesül?
- Van-e függőben lévő számla?
Az összes beszállítóval kapcsolatos tevékenység valós idejű nyomon követésével kiküszöbölheti a pazarlást, megerősítheti a biztonságot és optimalizálhatja a hatékonyságot.
Jobb termelékenység
A beszállítói menedzsment rendszer előkészíti a beszállítót a sikerre. Felvázolja a tennivalókat, az elfogadás kritériumait és a határidőket.
A szállító számára ez a világosság megkönnyíti a termék/szolgáltatás szállításának folyamatát. A szervezet beszerzési csapatai számára ez egyszerűsíti a kapcsolatot. A jó szállítókezeléssel a következőket érheti el:
- Automatizálja az ismétlődő folyamatokat
- A munkafolyamatok egyszerűsítése a jobb konzisztencia érdekében
- Összpontosítson a stratégiai kezdeményezésekre a rendszeres adminisztrációs feladatok helyett.
Kockázatcsökkentés
A beszállítói menedzsment segít stratégiai megközelítést kialakítani a kockázatok azonosítására és csökkentésére, legyen szó szabályszegésről vagy teljesítményhiányról. Egy megbízható beszállítói menedzsment rendszer tartalmazza a következőkre vonatkozó folyamatokat, automatizálást és ellenőrző listákat:
- A beszállítók képességeinek értékelése
- Szabályozási megfelelés menedzsment
- A vállalati szabványok és irányelvek betartása
- Megbízhatóság és szolgáltatási előzmények
A beszállítói menedzsment gyakorlatok segítségével háttérellenőrzéseket végezhet, pénzügyi információkat kérhet és referenciákat vizsgálhat meg, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a beszállító nem jelent jogi vagy működési kockázatot. Ha ezeket a kockázatokat előre azonosítja és csökkenti, elkerülheti a költséges zavarokat, a jogi szankciókat és a hírnevének károsodását.
ESG eredmények
A környezeti, társadalmi és irányítási (ESG) célok rendkívül fontosakká válnak a szervezetek számára világszerte. Egy jó beszállítói menedzsment rendszer segít összehangolni a beszállítók kiválasztását az ESG stratégiájával, beleértve a munkaügyi gyakorlatokat, a sokszínűséget és a közösségi elkötelezettséget.
Stratégiai menedzsment
Egy megbízható beszállítói menedzsment eszköz értékes betekintést nyújt a kiadási mintákba, a beszállítói teljesítménybe és a piaci trendekbe, támogatva ezzel a stratégiai döntéshozatalt.
Például, ha az adatok azt mutatják, hogy többet költ technológiai tanácsadókra, akkor alternatívaként fontolóra veheti egy házon belüli csapat felvételét.
A beszállítói menedzsment előnyeit biztosító rendszer bevezetése során valószínűleg néhány kihívással fog szembesülni.
A beszállítói menedzsment kihívásai és megoldásai
A beszállítói menedzsment rendszerekkel kapcsolatos kihívások a szerződéskezelés és a kockázatcsökkentés témakörében érthetők meg.
Szerződéskezelés
A szerződés egy átfogó feltételekből álló dokumentum, amely meghatározza a szállító és a vállalat közötti kapcsolatot. Ez számos kihívást jelent, például:
Méretezés: Ha egy beszállító esetében hat ellenőrzést kell végrehajtania, akkor egy tíz beszállítóból álló hálózat esetén 60 feladatot kell elvégeznie. Ez minden új beszállító vagy szerződés újratárgyalása esetén manuálisan elvégezni nagyon fárasztó lehet.
Összetettség: A szerződések több, egymással összefonódó záradékot tartalmazhatnak a kötelezettségek, a mérföldkövek, a teljesítések, a kifizetések, a vitarendezés stb. nyomon követésére. Ennél is fontosabb, hogy nem használhatja ugyanazt a szerződést egy szoftverszolgáltató és a kávébeszállítója esetében: minél több beszállítója van, annál összetettebbek a feltételek.
Rugalmasság: A szerződéseket szigorúan kell megfogalmazni, hogy azok végrehajthatóak legyenek. Ugyanakkor a vállalkozásoknak elég rugalmasnak kell lenniük ahhoz, hogy alkalmazkodni tudjanak a változó üzleti igényekhez, a szabályozási változásokhoz vagy a teljesítménybeli problémákhoz.
Megfelelés: A szerződésben mindkét fél elfogadja a meghatározott feltételeket. Biztosítani, hogy ezeket a feltételeket a szerződés teljes időtartama alatt betartsák, jelentős kihívást jelenthet.
Életciklus-kezelés: Az egész életciklus kezelése, beleértve a megújításokat, újratárgyalásokat és felmondásokat, bonyolult lehet, különösen, ha a szerződések nagyon hosszú távúak.
Átláthatóság és integráció: Tartson fenn egy központi adatbázist a nyilvántartásokról, amely mindenki számára elérhető, amikor szükséges. Az egymástól eltérő rendszerek akadályozhatják az információáramlást, ami hatékonyságcsökkenéshez és hibákhoz vezethet.
Kockázatértékelések
A szerződéskezelés során felmerülő fenti problémákat tovább súlyosbítja az a kockázat, amelyet a szervezetek számára jelentenek. A kockázatkezelés leggyakoribb kihívásai a következők:
Szabványosítás: Nem lehet minden beszállítóra ugyanazt a kockázatértékelést alkalmazni. Ugyanakkor minden beszállító számára egyedi ellenőrzőlista készítése unalmas feladat lehet.
Következetesség: A különböző részlegek vagy üzleti egységek közötti kockázatok értékelésének, pontozásának és prioritásainak következetessége bonyolíthatja a beszállítói menedzsment folyamatát.
Erőforrás-korlátok: A alapos értékelések elvégzése jelentős idő-, szakértelem- és technológiai erőforrásokat igényel.
Kiberbiztonság és adatvédelem: A gyors digitalizálás miatt a beszállítókkal kapcsolatos kiberbiztonsági és adatvédelmi kockázatok kezelése bonyolulttá válik.
Ahhoz, hogy leküzdje ezeket a kihívásokat és megerősítse beszállítói menedzsment gyakorlatát, megfelelő eszközökre és folyamatokra van szüksége.
Hogyan építsünk ki egy beszállítói menedzsment rendszert?
A hatékony beszállítói menedzsment rendszer kiépítéséhez nem feltétlenül szükséges új szoftvert fejleszteni. Választhat erre a célra készült szoftvert, vagy alkalmazhat egy robusztus projektmenedzsment eszközt a beszállítói kapcsolatok kezelésére.
Számos szervezet használja a ClickUp-ot a beszállítói kapcsolatok kezelésére, folyamatok, feladatok, ellenőrzőlisták és emlékeztetők beállítására. Ha beszállítói menedzsment rendszert szeretne kiépíteni a szervezetében, itt megtudhatja, hogyan teheti meg.
1. Határozza meg a követelményeket
Kezdje azzal, hogy világosan meghatározza a beszállítói menedzsment rendszer céljait és követelményeit. A világos célok meghatározása irányt ad a rendszer fejlesztésének és bevezetésének.
A szervezetek beszállítói menedzsment stratégiával elérni kívánt általános üzleti céljai között szerepelnek a következők:
- Költségmegtakarítás
- Kockázatkezelés
- SLA nyomon követés
- Teljesítményértékelések
- Pénzügyi menedzsment
2. Állítsa be a beszállítókezelő szoftvert
A korábban azonosított igények és követelmények alapján állítsa be a következő funkciókat, hogy szilárd alapot teremtsen.
Ajánlatkérés
Minden beszállítói kapcsolat az ajánlatkéréssel (RFP) kezdődik. Állítsa be beszerzéskezelő szoftverét úgy, hogy az egyetlen szabványosított űrlapon keresztül gyűjtsön információkat. Tegye lehetővé, hogy ezeket a beszállítói adatokat listaként/meghatározott címkék szerint rendezve lehessen megtekinteni, így könnyen összeállíthatja a jelöltek listáját és összehasonlíthatja a szervezeteket.
A ClickUp űrlapok kiválóan alkalmasak arra, hogy ezt a beszállítói menedzsment gyakorlatának részeként beállítsa. Használja a ClickUp ajánlatkérési (RFP) sablonját, hogy azonnal elindulhasson.
Értékelje a beszállítói kockázatokat
Állítson be szabványosított kockázati ellenőrzéseket, amelyek több szempontból értékelik a beszállítókat, például pénzügyi helyzetük, működési stabilitásuk, a szabályozásoknak való megfelelésük és kiberbiztonsági gyakorlatuk alapján.
Ezeket az adatokat a ClickUp űrlapok segítségével gyűjtheti össze. Emellett újrafelhasználható ellenőrzőlistákkal is beállíthat feladatokat, hogy segítsen a beszerzési csapatoknak felgyorsítani a folyamatot.
Integrálja
Csatlakoztassa beszállító-/alvállalkozó-kezelő szoftverét különböző vállalati eszközökhöz, például ERP-hez, számlázáshoz, fizetéskezeléshez stb. Ez biztosítja a zökkenőmentes adatáramlást és folyamatokat a rendszerek között, növelve a működési hatékonyságot és minimalizálva a hibákat.
A ClickUp több mint 1000 eszközzel integrálható, többek között a Zendeskkel, a Dropboxszal, a Google Suite-tal stb.
Testreszabás
Alkalmazza a beszállítókezelő szoftvert az egyedi igényeinek megfelelően. A ClickUp több mint 15 hatékony nézetével, több mint 35 ClickApp-jával, számos sablonjával és integrációjával pontosan olyan szoftvert hozhat létre, amilyet szeretne.
Végrehajtási irányelvek
Dokumentálja a beszállítók által követendő irányelveket és eljárásokat, és tegye azokat elérhetővé mindenki számára, akinek szüksége van rájuk. Ha például azt szeretné, hogy a beszállítók PDF formátumban töltsék fel a számlákat az ERP rendszerébe, írjon egy szabványos működési eljárást (SOP) a hibaelhárítás támogatásával.
A ClickUp Docs modern, dinamikus és könnyen használható felületet kínál az SOP-k leírásához. A ClickUp Brain segítségével kérdéseket tehet fel és válaszokat kaphat, így nem kell időt pazarolnia a keresésre.
Győződjön meg arról, hogy ezek a szabályzatok összhangban vannak a szervezeti céljaival és a szabályozási előírásokkal. Használja a szerződésmintákat.
Automatizálás
Használja a beszállítói menedzsment rendszert a folyamatok központosításához és automatizálásához. Ahelyett, hogy e-mailben kapná meg az árajánlatokat, és azokat manuálisan összesítené, állítson be árajánlatkérési (RFQ) sablonokat, amelyek megkönnyítik az adatok gyűjtését.
A ClickUp Automations segítségével a rutinmunkákat is automatizálhatja. A beszállítói menedzsmentben a legértékesebb automatizálások közé tartoznak a következők:
- Rendeljen hozzá egy megfelelőségi/jogi irodát egy feladathoz, amikor az összes dokumentum beérkezett a beszállítótól.
- Emlékeztesse a felhasználókat a lejárt feladatokra
- Ha a beszállítók státusza megváltozik, helyezze át őket egy külön „szűkített beszállítói lista” listára.
- Alkalmazzon ellenőrzőlista-sablont, amikor az állapot „beszállítóértékelés”re változik.
A beszállítói menedzsment szoftver beállítása után itt az ideje kezelni kapcsolatait.
3. Szállítói kapcsolatok kezelése
Bevezetés
Hozzon létre egy strukturált beszállító-bevezetési folyamatot, hogy minden új beszállító megfeleljen a szervezeti szabványoknak és követelményeknek.
- Használja az ellenőrzőlistát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden szükséges információt összegyűjtött.
- Hozzon létre szállító felhasználókat a ClickUp-on vendégként vagy teljes jogú felhasználóként, hogy hozzáférhessenek az összes szükséges információhoz.
- Osztja ki a feladatokat, és könnyedén térjen át a projektmenedzsmentre. A ClickUp-ot beszállítói rendeléskezelő szoftverként is használhatja.
- Állítson be célokat a ClickUp Goals alkalmazásban, és segítse beszállítóit a haladás nyomon követésében.
Kommunikáció
Rendszeres ellenőrzéseket és értékelő megbeszéléseket szervezzen beszállítóival. Kérje meg őket, hogy tegyenek megjegyzéseket a feladatokra és alfeladatokra, hogy azok kontextusban és valós időben tisztázhassák az esetleges kérdéseket.
Használja a ClickUp csevegőablakát a beszállítói beszélgetések összevonásához és a hatékony válaszadáshoz.
Értékelje
Határozzon meg egyértelmű teljesítménymutatókat, és alakítson ki rendszeres monitoring és értékelési folyamatokat.
- Használja a beszállítói lista sablonokat, hogy egy helyen követhesse nyomon az összes beszállítóját.
- Használja a ClickUp Dashboardot olyan mutatók megvitatására, mint a szállítási idők, a minőségi szabványok, a költséghatékonyság és az SLA betartása.
- Használja ezeket a mutatókat a beszállítók teljesítményének értékeléséhez és a fejlesztésre szoruló területek azonosításához.
- Állítson be emlékeztetőket a szerződésmegújításokhoz, a megfelelőségi ellenőrzésekhez, az újratárgyalásokhoz stb.
Ha még nem jártas a beszállítói menedzsment rendszerek felépítésében, ne aggódjon! A ClickUp beszállítói menedzsment ellenőrzőlista sablonja ideális kiindulási pont. Ez egy teljes körű megoldás a beszállítók kezelésére, az első ellenőrzésektől a teljesítményértékelésig.
4. Optimalizáljon a folyamat során
Idővel egyre többet fog megtudni a beszállítói menedzsment folyamatairól, amelyek alapján optimalizálhatja eszközeit is. Például, ha a számlázás hibalehetőségekkel jár, használhatja a ClickUp Clips alkalmazást egy képernyőfelvétel-készítési folyamat bemutatásához.
Ha több földrajzi területről származó beszállítói vannak, beállíthat egy egyéni mezőt a pénznemhez. Beállíthat függőségi figyelmeztetéseket, ha két beszállító dolgozik ugyanazon a folyamaton.
Tanuljon a beszállítói kapcsolataiból, és fektessen be a folyamatos fejlesztésbe.
Erősítse meg beszállítókezelési folyamatát a ClickUp segítségével
A beszállítóhoz fordulás elsődleges célja a belső csapatok munkaterhelésének csökkentése. Az egész folyamat értelmetlen, ha a beszállítói menedzsment további munkaterhet ró a projekt-/beszerzési csapatokra.
Ezért elengedhetetlen egy jól felépített beszállítói menedzsment rendszer. A ClickUp ingyenes projektmenedzsment szoftvere rugalmas és alkalmazkodó, így beszállítói menedzsmentre is tökéletesen alkalmas.
Segít kezelni a teljes életciklust, a beszállítók felvételétől a kilépés utáni időszakig. Rugalmas, testreszabható és az Ön igényeinek megfelelően lett kialakítva. Egyszerűsíti a folyamatot és automatizálja a munkafolyamatokat.
Ez mind Önnek, mind a beszállítónak előnyös. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyen!
Gyakran ismételt kérdések a beszállítói menedzsment rendszerről
1. Mit jelent a beszállítói menedzsment?
A beszállítói menedzsment arra utal, hogy a szervezetek hogyan kezelik kapcsolataikat a beszállítókkal és szolgáltatókkal. Ez magában foglalja a beszállítók kiválasztását, a szerződéses tárgyalásokat, a költségkontrollt, a szállításkezelést és a teljesítményértékelést.
2. Melyek a beszállítói menedzsment négy szakasza?
A beszállítói menedzsment négy szakasza a következő.
- Szállító kiválasztása: potenciális szállítók azonosítása, képességeik értékelése, valamint minőség, költség, megbízhatóság és szolgáltatás szempontok alapján történő kiválasztásuk.
- Szerződéses tárgyalások: A feltételek és kikötések meghatározása, az árak megállapítása a beszállító üzleti modellje, a szállítási ütemtervek, a minőségi szabványok és a szolgáltatási szintű megállapodások alapján.
- Teljesítményfigyelés: A beszállítók teljesítményének nyomon követése a megállapodott mutatók és SLA-k alapján
- Kapcsolatkezelés: Rendszeres kommunikáció, problémák és aggályok kezelése, valamint együttműködés a folyamatok és eredmények javítása érdekében.
3. Ki felelős a beszállítói menedzsmentért?
A beszállítói menedzsment felelőssége általában a beszerzés, a projektcsapatok és a pénzügyek között oszlik meg.
- A beszerzés feladata a javaslatok áttekintése, a szerződések megtárgyalása, a beszállítók bevonása stb.
- A projektben érdekelt felek nagy beleszólással rendelkeznek a szállító kiválasztásába. Emellett együtt dolgoznak a szállítóval, értékelik a teljesítményét, visszajelzést adnak, döntést hoznak a szerződés megújításáról stb.
- A pénzügyi csapatok kezelik a számlákat, a kifizetéseket, valamint az esetleges bírságokat/büntetéseket.
A jó beszállítói kapcsolatok kezeléséhez mindhárom fél együttműködésére szükség van.