Vállalkozás vezetése olyan, mint hullámvasúton utazni. Folyamatos hullámzás a csúcsok és mélypontok között. Biztosan szembesülni fog kihívásokkal, amelyek közül sok a folyamatok homályossága, a hatékonyság hiánya, a kommunikációs zavarok és a szerepek összekeveredése miatt merül fel.
Szerencsére a folyamatábrázolási eszközök kiküszöbölik ezeket a hatékonysági hiányosságokat. Az egyik ilyen eszköz a SIPOC.
Mi az a SIPOC?
A SIPOC a Suppliers Inputs Process Outputs and Customers (beszállítók, bemenetek, folyamatok, kimenetek és ügyfelek) rövidítése. Ez egy vizuális eszköz, amelyet a Six Sigma használ a folyamatok legfontosabb elemeinek vizualizálására és feltérképezésére.
A SIPOC-diagram összefoglalja a különböző projektekben részt vevő összes érdekelt fél kritikus és magas szintű bemeneteit, kimeneteit és folyamatait, beleértve a gyártási, tranzakciós, támogatási, informatikai folyamatokat stb.
A SIPOC-diagram elkészítése után ez szolgálhat kiindulópontként a folyamatmutatók, alapértékek, projektcélok és kockázatok meghatározásához. Ez képezi az alapot és a magas szintű áttekintést egy fejlesztési projekt számára.
A SIPOC-diagram elkészítése egyszerű, de időt, erőfeszítést és az összes üzleti folyamat átfogó megértését igényli. Szerencsére az előre elkészített SIPOC-sablonok megkönnyítik a munkát.
Mik azok a SIPOC-sablonok?
A SIPOC-sablonok szabványosított vizuális eszközök, amelyek segítenek dokumentálni és elemezni az üzleti folyamatokban részt vevő bemenetekkel, kimenetekkel, beszállítókkal, folyamatokkal és ügyfelekkel kapcsolatos legfontosabb információkat. Rendszeres megközelítést kínálnak a folyamatok fejlesztéséhez.
Használhat egy testreszabott SIPOC-diagramot, vagy beszerezhet egy előre elkészítettet. Mindkettőnek megvannak a maga előnyei és hátrányai.
A testreszabott SIPOC-diagrammal figyelembe veheti vállalkozása és munkafolyamatai sajátosságait. Azonban elkészítése időigényes, mivel erőfeszítést és a projektcélok megvalósításához és teljesítéséhez szükséges összes folyamat alapos ismeretét igényli.
Használhat előre elkészített SIPOC diagram sablonokat is, hogy időt és energiát takarítson meg. Számos SIPOC diagram sablon elérhető online projekt- és műveletkezeléshez. Ezeket felhasználhatja a bonyolult projektek munkaterületének megértéséhez.
A SIPOC-sablonok segítenek vizualizálni az új termékek vagy szolgáltatások tervezéséhez és bevezetéséhez szükséges folyamatot. Vagy felhasználhatja őket a meglévő folyamatok kihívásainak és hiányosságainak azonosítására és javítására.
Mi teszi jóvá egy SIPOC-sablont?
Egy jó SIPOC-sablon alkalmazkodik az új folyamatokhoz és olyan fejlesztéseket hajt végre, amelyek minimalizálják a hibák, a zavarok és a félreértések lehetőségét az érdekelt felek között. Ez végső soron elégedett ügyfelekhez vezet.
Íme egy jó SIPOC-sablon jellemzői:
- Vizuális vonzerő: Mivel a SIPOC-sablonok a folyamatok vizuális ábrázolásai, világos szerkezetűeknek kell lenniük. Emellett egységes színeket, betűtípusokat és formázást kell használniuk, valamint elegendő fehér teret kell hagyniuk a jobb érthetőség érdekében.
- Könnyű használat: A csapat tagjai könnyedén megtalálhatják a szükséges információkat, a végrehajtandó folyamatokat, a legfontosabb lépéseket és a feladatok elvégzéséhez szükséges eredményeket.
- Egyértelműség: Egy jó sablonnak világosan és tömören kell bemutatnia az információkat. Minden érdekelt félnek könnyen érthetőnek kell lennie.
- Testreszabhatóság: A különböző munkafolyamatok és folyamatok eltérő igényeket, összetettséget és árnyalatokat igényelnek. Egy jó SIPOC-sablonnak testreszabhatónak és ilyen követelményekhez alkalmazkodónak kell lennie.
- Teljesség: Tartalmaznia kell minden releváns információt, amelyre a csapat tagjainak szüksége van. Egy figyelmeztetés: ne próbáljon meg minden apró részletet rögzíteni. Tartsa meg a magas szintű áttekintést, hogy elkerülje a sablon túlzsúfoltságát.
- Hozzáférhetőség: Egy jó SIPOC diagram sablonnak minden érdekelt fél számára elérhetőnek és hozzáférhetőnek kell lennie.
- Rendszeres frissítések: A SIPOC-sablonnak alkalmazkodnia kell a folyamatok fejlődésével járó rendszeres frissítésekhez. Ez segít azonosítani a hiányosságokat és a fejlesztési lehetőségeket.
Ezeknek az irányelveknek a betartásával olyan SIPOC-diagramot kap, amely egyértelmű, logikus és testreszabható diagramban hatékonyan közvetíti a folyamat legfontosabb elemeit.
Profi tipp: Próbálja ki ezeket a legjobb munkaterv-alkalmazásokat a SIPOC-sablonokkal együtt, hogy optimalizálja projekt- és folyamatkezelési tevékenységét.
10 használható SIPOC-sablon
Íme egy válogatott lista 10 SIPOC sablonról, amelyeket a folyamatok optimalizálásához és egyszerűsítéséhez érdemes használni.
1. ClickUp SIPOC sablon
A ClickUp SIPOC sablon segít vizuálisan megérteni a beszállítók, a bemenetek, a folyamatok, a kimenetek és az ügyfelek közötti kapcsolatokat az összes projektjében. Tekintse meg, mielőtt elkezdene egy projektet vagy finomítana egy meglévő folyamatot.
A sablon nyolc egyéni mezőhöz biztosít hozzáférést, ahol fontos attribútumokat adhat hozzá és menthet el, például e-mail címet, címet, mennyiségi árat, SIPOC-ot, kapcsolattartókat és egyebeket.
A folyamatok egyéni nézetekben való megjelenítésével a sablon megkönnyíti a bonyolult projektek megértését és a folyamatok javítására alkalmas lehetőségek megtalálását a jobb megtérülés érdekében.
Készítsen SIPOC-diagramokat, hogy információkat gyűjtsön az erőforrások kihasználtságáról, és segítse a munkafolyamat minden aspektusának fejlesztését. Ezzel minden osztály és csapat ugyanazon az oldalon áll, így elkerülhetőek a zavarok, a hibák és a tévedések.
Használja a sablont, hogy más érdekelt felekkel együttműködhessen egy megosztott munkaterületen, miközben nyomon követi a releváns előrehaladást, címkéket és függőségeket.
2. ClickUp folyamat- és eljárás sablon
Szerette volna valaha is megtudni, hogyan működik egy adott folyamat a szervezetében? Hogyan toboroz az HR új alkalmazottakat? Hogyan biztosítja a beszerzés a legjobb ajánlatokat? Hogyan zajlik egy termék bevezetése?
Ha szervezete a ClickUp folyamat- és eljárás-sablonját használta, akkor mindent egy helyen megtalálhat!
Ez a SIPOC-sablon segít meghatározni a folyamatokat és eljárásokat, összekapcsolva azokat a releváns érdekelt felekkel. Használja arra, hogy minden folyamatát egy helyen összpontosítsa a gyors hozzáférés érdekében, és konzisztens megközelítést alakítson ki minden releváns feladat számára.
Ezután egyetlen irányítópultról kezelhet egy vagy több folyamatot, és a hasznos Kanban táblák segítségével megkaphatja az összes projektadatot.
A projekt részleteihez való hozzáféréssel lehetővé teszi az ismétlődő feladatok nyomon követését és a teljesítmény mérését minden lépésnél. Emellett segít a potenciális hibák felismerésében és azok időben történő kijavításában.
3. ClickUp SOP sablon
A szabványos működési eljárások (SOP-k) az üzleti életben ugyanazt jelentik, mint az olaj a motorban: gondoskodnak a zökkenőmentes működésről. Az SOP-k irányelveket határoznak meg a rutinfunkciók szabványosítására, biztosítva a feladatok következetes végrehajtását a csapatok között.
Meghatározzák az eljárás célját, a végrehajtásához szükséges lépéseket, hatókörét és korlátait. Meghatározzák továbbá az eljárásokban részt vevő személyek szerepét és felelősségét. Végül pedig biztosítják, hogy a végtermék vagy szolgáltatás megfeleljen az ügyfelek követelményeinek.
Használja a ClickUp SOP sablonját az üzleti folyamatokhoz szükséges SOP-k létrehozásához, szervezéséhez, kezeléséhez és ismétléséhez.
Ez a sablon lehetővé teszi, hogy szabványosított folyamatokat és eljárásokat állítson be a szervezetében a költségek csökkentése és az erőforrások maximális kihasználása érdekében.
Az SOP-k és a SIPOC folyamatábrák kombinálásával könnyebb egyszerre több projektet és programot kezelni.
A sablon segít azonosítani a fejlesztésre szoruló területeket és a vállalaton belüli funkciók közötti együttműködést is. A ClickUp alkalmazásban saját munkafolyamatokat hozhat létre az egyéni nézetek, például a Munkafolyamat, Naptár és mások segítségével.
Használja ezt a sablont a teljes folyamat közös megértésének kialakításához, hogy biztosítsa a pontosságot, a minőséget és a következetességet.
4. ClickUp beszállítókezelési ellenőrzőlista sablon
Ha rendszeresen több beszállítóval dolgozik, akkor valószínűleg szüksége van egy beszállítókezelési megoldásra.
A beszállítói menedzsment biztosítja a költségkontrollt, a hatékonyságot és a termékek és szolgáltatások minőségi színvonalát. Emellett segít a szervezeteknek a pénzügyi, ellátási lánc és jogi kockázatok kezelésében.
Használja a ClickUp beszállítókezelési ellenőrzőlista sablonját, hogy rögzítse a hatékony beszállítókezelés magas szintű lépéseit, és erős kapcsolatokat ápoljon beszállítóival.
Ez a SIPOC-sablon lehetővé teszi, hogy értékelje a termékeihez vagy szolgáltatásaihoz kapcsolódó különböző beszállítókat, figyelemmel kísérje a beszállítók teljesítményét, visszajelzéseket gyűjtsön és azonosítsa a fejlesztésre szoruló területeket.
A sablon segít biztosítani, hogy a beszállítók betartsák az összes szükséges szabályt és előírást. Használja az új beszállítók bevonási folyamatának egyszerűsítésére és az összes beszállítói interakció nyomon követésére.
A beszállítói menedzsment ellenőrzőlista sablonjának főbb elemei a következők
- 16 egyedi attribútum a fontos beszállítói adatok mentéséhez és megjelenítéséhez
- Címkék, függőségi figyelmeztetések, e-mailek és még sok más a hatékony beszállítói menedzsment nyomon követéséhez
- Négy egyedi nézet, amelyek segítenek az új beszállítói kapcsolatok racionalizálásában és a beszállítói teljesítmény értékelésében
5. ClickUp beszállítói szerződés sablon
Az üzleti világ szerződéseken alapul. Minden egyes beszállítóval, akivel üzletel, szállítói megállapodást kell kötnie, hogy mindenki tisztában legyen a jogokkal és kötelezettségekkel, valamint a szerződésszegés következményeivel.
A jól dokumentált megállapodás mind a szállítókat, mind az ügyfeleket megóvja a potenciális kockázatoktól.
A megállapodás részletezi az egyes felek felelősségi körét, és meghatározza a megbízatás időtartamára, az árakra, a teljesítésre és egyéb feltételekre vonatkozó elvárásokat.
Mivel a szállítói szerződés jogi dokumentum, annak megfogalmazása megterhelő lehet.
A ClickUp beszállítói szerződés sablonja egyszerűsíti a beszállítók bevonását az üzleti tevékenységébe.
Használja a ClickUp egyéni mezőit a beszállítói adatok kezeléséhez, és az egyéni állapotokat az onboarding folyamat nyomon követéséhez.
További funkciók: továbbfejlesztett szerződéskövetés AI-val és automatizálással, valamint egyéni nézetek a együttműködők számára.
6. ClickUp Hatékony folyamat létrehozása sablon
Akár egy meglévő folyamatot javít, akár egy új, hatékonyabbat hoz létre, a ClickUp Create Process Efficiently Template sablonja jól jöhet. Segítségével folyamatokat, felelősségi köröket és határidőket állíthat be, és ezeket egyértelműen vizualizálhatja.
Ez az egyik legjobb ingyenes folyamat sablon, amely egységesíti a különböző részlegek folyamatait és konzisztens munkafolyamatokat hoz létre. Ezzel értékes időt takaríthat meg, amelyet egyébként a folyamatok kézi létrehozására fordítana.
Ezzel a sablonnal viszonylag egyszerűen hozhat létre szabványosított munkafolyamatokat:
- Elemezze a jelenlegi folyamatot, és derítse ki, hol vannak hiányosságok!
- Hozzáadhatja csapattársait együttműködőként, és a ClickUp Whiteboards segítségével ötleteket gyűjthet a fejlesztéshez.
- Ezután új folyamatot tervezhet, és a ClickUp Tasks segítségével lépésekre bontja azt.
- A ClickUp automatizálási funkciói segítenek a terv végrehajtásában és az előrehaladás nyomon követésében, így biztosan a terv szerint haladhat.
7. ClickUp beszállítói fő lista sablon
A vállalatok gyakran több beszállítóval és szolgáltatóval állnak kapcsolatban, például szabadúszókkal, független vállalkozókkal, technológiai szolgáltatókkal, logisztikai partnerekkel és termelési tervezőkkel. Ezek kezelése bonyolult lehet.
Ha nem követi nyomon ezeket, vállalata előre nem látható kihívásokkal szembesülhet a beszerzés, az ellátás és a szállítás, vagy a pénzügyek terén. Ez végső soron a vevőket veszélyezteti.
A ClickUp szállítói fő lista sablonja lehetővé teszi minden vállalkozás számára, hogy nyomon kövesse a meglévő és potenciális szállítókat. Gondoljon rá úgy, mint egy központi szállítói könyvtárra, amely tartalmazza a szállítók adatait, beleértve a címeket, a megállapodásokat, a pénzügyeket, az ütemterveket és a legfontosabb teljesítménymutatókat (KPI-k).
Segít megtalálni a beszállítókat iparág vagy típus szerint, racionalizálni a beszállítói menedzsmentet, szükség szerint kiválasztani az új beszállítókat, és biztosítani, hogy minden fél betartsa az aláírt beszállítói szerződéseket.
Emellett megóvja a vállalatokat a túlzott kiadásoktól, és védi őket a potenciális jogi, pénzügyi vagy megfelelési kockázatoktól. Ráadásul a SIPOC-sablon segítségével nyomon követheti a beszállítók teljesítményadatait, így biztosítva a megfelelő áttekinthetőséget a megalapozott döntések meghozatalához.
A ClickUp táblázati nézetét használhatja egy testreszabott táblázat létrehozásához a beszállítók adataival, majd a testreszabott mezők segítségével nyomon követheti az egyes beszállítók legfontosabb adatait. Profi tipp: Ne felejtse el beállítani egy ismétlődő feladatot a ClickUp-ban, hogy rendszeresen felülvizsgálja és frissítse beszállítói listáját.
8. ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablon
Hogyan lehet kiemelt fontosságot tulajdonítani a kiváló ügyfélszolgálatnak? Az ügyfelek igényeinek azonosításával és kielégítésével. És... a ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablonjának használatával.
Használja ezt a hatékony sablont minden feladathoz: rendezze az ügyfeleket tulajdonságaik szerint, gyűjtsön visszajelzéseket, férjen hozzá véleményeikhez és értékeléseikhez, rangsorolja a megjegyzéseket, és egyszerűsítse a jegyekkel kapcsolatos segítségnyújtást, a csevegéseket és az interakciókat.
Ez egy jól megtervezett sablon, amelyet azonnal használatba vehet. Segít hozzáadni az ügyfeleiről szóló releváns információkat, amelyek felhasználásával a legjobb ügyfélszolgálatot nyújthatja nekik.
Lehetővé teszi továbbá a jegyekkel és megoldásokkal való interakciót a csapatok és osztályok között. Ezzel a sablonnal könnyedén hűséges és visszatérő ügyfeleket szerezhet!
Nézze meg a sablont, amely több konfigurációs nézetet, automatizálást, jegykiadást és hozzárendelési funkciókat kínál, hogy csak néhányat említsünk. Minden megtalálható benne, amire a vállalatának szüksége lehet az A+ ügyfélszolgálat biztosításához, és mindez egyetlen irányítópulton.
9. Excel SIPOC sablon a Systems2Win-től
A Systems2win Excelhez készült SIPOC-sablonja egy könnyen érthető és egyszerűen használható sablon, amely a kezdetektől a végéig meghatározza a beszállítókat, a bemeneteket, a folyamatokat, a kimeneteket és az ügyfeleket.
A sablon segít tisztázni az egyes érdekelt felek közötti kapcsolatokat, hogy kiküszöbölje a pontatlanságokat, következetlenségeket, hatékonysági hiányosságokat és pazarlást minden típusú folyamatban.
A sablont letöltheti és importálhatja az Excelbe az Excel Ribbon > Systems2win > Open a Blank Sheet (Excel szalag > Systems2win > Üres lap megnyitása) menüponttal, vagy beillesztheti ezt a lapot az Excel munkafüzetébe.
10. Excel Touch Base Tracker sablon
Egyszerű megoldást keres a kapcsolattartáshoz? A Touch Base Tracker sablon Excelhez egy kapcsolattartó sablon, amely segít rendezni a kapcsolatait és megtervezni, mikor érdemes felvenni velük a kapcsolatot.
Kapcsolatait három csoportba sorolhatja:
- Rutin rendszeresek: azok az emberek, akikkel rendszeresen kapcsolatba szeretne lépni
- Alkalmi ismerősök: olyan emberek, akikkel évente párszor szeretne kapcsolatba lépni
- Potenciális ügyfelek: olyan személyek/cégek, akiknek/amelyeknek adatait kéznél szeretné tartani a megfelelő pillanatban.
A sablon tartalmazza az egyes negyedévekre vonatkozó hálózati tevékenységek és elérési stratégia tervezéséhez szükséges szakaszokat is. Használja a hálózati folyamatok kezdettől végig történő optimalizálásához, és ne hagyjon ki egyetlen potenciális barátságot és üzleti kapcsolatot sem.
Válassza ki a folyamatok feltérképezéséhez és fejlesztéséhez szükséges sablonokat
Végül is egy folyamat csak annyira erős, amennyire a tervezése.
A SIPOC-sablonokhoz hasonló vizuális eszközök áttekintést nyújtanak, amelyre szükség van a zökkenőmentes, hatékony folyamatok kialakításához. Az összes mozgó elem vizuális feltérképezése elősegíti a megértést és az összehangolást az összes csapattag számára.
Akár ügyfél-munkafolyamatokat, akár belső műveleteket kezel, próbálja ki a SIPOC-diagramokat, hogy időt és pénzt takarítson meg. A legjobb rész? A ClickUp segítségével minden szükséges eszköz egy helyen megtalálható, amire a kezdéshez szüksége van.
Válasszon a ClickUp számos SIPOC-sablonja közül, gyűjtsön össze egy csapatot, indítson el egy közös ClickUp Doc dokumentumot, vagy vázolja fel a lépéseket végig a ClickUp fehér tábláján, és nézze meg, milyen hatékonysági hiányosságok vagy rések jelennek meg, amelyeket ki kell javítani.
Meg fog lepődni, hogy egy egyszerű, egyoldalas vizuális ábra milyen hatással lehet a folyamatok fejlesztésére. Az ügyfelek pedig észreveszik majd az előnyöket.
Csak regisztráljon a ClickUp-ra, és üdvözölheti a világszínvonalú folyamatkezelést!