Jaj, nincs elég étel a vendégeknek! Több vendég érkezett, mint amennyi visszaigazolta részvételét. Most pedig nincs elég hely a rendezvény helyszínén az összes résztvevő számára! Ráadásul nincs elég személyzetünk. ?
Rendezvényszervezőként ezek a kisebb-nagyobb problémák biztosan a mindennapjaid részét képezik.
Érthető módon az esemény tervezése és végrehajtása között nehéz lehet mindenre odafigyelni.
Mi lenne, ha azt mondanánk, hogy van egy egyszerűbb módszer, amellyel minden zökkenőmentesen és meglepetések nélkül zajlik? Az eseményekhez készült projektmenedzsment szoftver elvégzi az összes nehéz munkát helyetted. ?️
Legyen szó rendezvények ütemezésének kezeléséről, több csapat és beszállító koordinálásáról, vagy a költségvetés és minden más kezeléséről.
Akár alkalmazottként szervez rendezvényeket a munkája részeként, akár rendezvénymenedzserként, segítünk megérteni, mire kell figyelnie egy rendezvénykezelő szoftverben, milyen lehetőségek állnak rendelkezésre, és ami még fontosabb, melyik a legjobb rendezvénytervező szoftver az Ön igényeinek.
Mi az az eseménykezelő szoftver?
Az eseményprojekt-menedzsment szoftver segítségével az esemény szervezők egy helyen tervezhetik, valósíthatják meg és kezelhetik az összes eseményt. Ezek lehetnek konferenciák, szakkiállítások, partik, sportesemények és még sok más.
A legtöbb rendezvénykezelő szoftver két kategóriába sorolható:
- Teljes körű projektmenedzsment platform rendezvénytervező csapatok számára
- Egy platform, amely kezeli a tervezési ellenőrzőlista egyes elemeit (például regisztráció, rendezvény szervezése, költségvetés és rendezvény utáni elemzés).
A választott szoftver az Ön igényeitől függ. Különösen a világjárvány után a technológia különböző eseményekhez igazodott. Például egyes szoftverek jobban alkalmasak virtuális események szervezésére, míg mások szélesebb körű funkciókkal rendelkeznek fizikai és hibrid eseményekhez.
Tegyük fel, hogy többnapos konferenciát szervez „A kiskereskedelem jövője 2024-ben” címmel, és több esemény is zajlik egyszerre – fizikai és online. Ebben az esetben jobb, ha egy átfogó eseménykezelő rendszert használ.
Íme néhány funkció, amelyet érdemes értékelnie a rendezvénykezelő platformon történő zökkenőmentes rendezvénytervezéshez. ?
Mit kell keresni egy rendezvénytervező szoftverben?
Mit kell keresni egy rendezvénykezelő eszközben? Egyszerűsítsük a választást!
- Funkciók: Rendelkezik-e az eszköz az események tervezéséhez, promóciójához és lebonyolításához szükséges funkciókkal? Egyedi eseményjegyek és regisztráció várólistával, csoportos regisztrációval és korai jegyvásárlással Integrált fizetési feldolgozás, hogy a résztvevők online jegyet vásárolhassanak a weboldalán keresztül Mobil hozzáférés az eseménytervezők és a csapatok számára, akik úton vannak Automatizált költségkövetés, hogy kézben tarthassa a költségvetését
- Egyedi rendezvényjegyek és regisztráció várólistával, csoportos regisztrációval és korai jegyvásárlással
- Integrált fizetési feldolgozás, hogy a résztvevők online vásárolhassanak jegyeket a weboldalán keresztül.
- Mobil hozzáférés az eseménytervezők és a mozgásban lévő csapatok számára
- Automatizált költségkövetés, hogy mindig kézben tarthassa a költségvetését.
- Hírnév: Kérdezze meg rendezvénytervező barátait az általuk használt eszközökről, és olvassa el a Google, az App Store és harmadik felek webhelyein található véleményeket.
- Biztonság: A résztvevők adatainak titkosságának megőrzése rendkívül fontos. Keressen olyan eszközöket, amelyek megfelelnek az Ön országának szabályozásainak, például a GDPR-nek.
- Robusztusság: Az esemény szervezők számára készült menedzsment szoftver stabil marad-e még intenzív használat mellett is?
- Testreszabható funkciók: Minden rendezvény egyedi, ezért győződjön meg arról, hogy rendezvénytervező eszköze megfelel az Ön igényeinek. Például, az eszköz naptár nézetet biztosít a közelgő határidőkhöz, vagy különböző nézeteket a közelgő feladatok megtekintéséhez?
- Támogatás és frissítések: A projektmenedzsment eszköznek megbízható ügyfélszolgálatot kell nyújtania, és rendszeresen frissülnie kell.
- Együttműködés: Az eszköznek képesnek kell lennie integrálódni más, az eseményhez használt rendszerekkel. Például, ha a beszállító egy másik eszközön frissíti a költségvetést, annak tükröződnie kell az Ön eszközében is. Vagy ha az előadó frissíti a jegyzeteket a Google Docs-ban, akkor Google Apps integrációnak kell lennie, hogy a változások mindig szinkronban legyenek.
- Sablonok: Az eseménytervező szoftver sablonokkal biztosít kiindulási pontokat a különböző eseményekhez, így nem kell mindent nulláról kezdenie?
- Egyedi rendezvényjegyek és regisztráció várólistával, csoportos regisztrációval és korai jegyvásárlással
- Integrált fizetési feldolgozás, hogy a résztvevők online vásárolhassanak jegyeket a weboldalán keresztül.
- Mobil hozzáférés az eseménytervezők és a mozgásban lévő csapatok számára
- Automatizált költségkövetés, hogy mindig kézben tarthassa a költségvetését.
A 10 legjobb rendezvénykezelő szoftver
1. ClickUp
A ClickUp ingyenes projektmenedzsment eszköze bármilyen méretű rendezvényhez alkalmas, és lehetővé teszi az eseménytervezés teljes folyamatának kezelését, az ötlet megszületésétől a megvalósítás napjáig.
A ClickUp platformja eseményfüggetlen, vagyis a platform teljesítményét bármilyen méretű eseményhez igazíthatja. Legyen szó szeretteinek szervezett meglepetés vacsoráról vagy ezer fős esküvőről, a platform az Ön igényeinek megfelelően méretezhető.
A ClickUp eseménystratégiai terv sablonjával részletes terveket készíthet az egyes eseményfázisokhoz, egy helyen szervezheti a legfontosabb részleteket, és nyomon követheti a sikeres esemény céljait.
A ClickUp legjobb funkciói
- Adjon hozzá egyéni állapotokat (például nyitott, folyamatban, befejezett), kategorizáljon és adjon hozzá attribútumokat (költségvetés, fennmaradó költségvetés, elköltött költségvetés és fizetési állapot), és jelenítsen meg minden információt egy helyen.
- Akár munkahelyi rendezvényt, üzleti konferenciát vagy esküvőt szervez, az ülésrend-sablonok segítségével megtervezheti és kialakíthatja az ülésrendet, hogy mindenki a megfelelő helyre üljön, és elkerülhető legyen a túlzsúfoltság.
- Ha nagy konferenciát szervez, a tervezés magában foglalja a szállodák és autók bérlését, a repülőjáratok és utazási menetrendek megtervezését, valamint a szállítást és a szállást, miközben mindezt a költségkerethez igazítja. Az útvonalterv-sablonok dokumentálják az esemény részleteit, és azonnal használható sablonok, amelyek minden típusú eseményhez felhasználhatók.
- A ClickUp AI, az eseménytervezők számára készült AI-alapú asszisztens, még az eseménytervezés legnehezebb részeit is megoldja, beleértve az eseménytervek megírását, a tartalom létrehozását és a vállalati eseményekkel kapcsolatos ötletek kidolgozását.
- Több mint 100 automatizált funkció egyszerűsíti az eseménytervezési munkafolyamatokat és automatizálja az ismétlődő feladatokat, így Ön a tervezési folyamat kritikus szempontjaira koncentrálhat.
- Hozzon létre nyomon követhető célokat, figyelje őket, mérje az eredményeket, és automatizálja a haladás nyomon követését a ClickUp célokkal.
A ClickUp korlátai
- Kezdeti tanulási görbe
- A ClickUp AI csak fizető felhasználók számára elérhető.
A ClickUp árai
- Örökre ingyenes
- Korlátlan: 7 USD/hó felhasználónként
- Üzleti: 12 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: Egyedi árazás
ClickUp Brain: Minden fizetős csomagban elérhető, 7 USD/munkahelyi tag/hónap áron.
ClickUp értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (8900+ értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (3800+ értékelés)
Bónusz: CRM szoftver rendezvényekhez!
2. Asana
Akár egy nagy szervezetben, akár egy kis rendezvénytervező csapatban dolgozik, az Asana projektmenedzsment eszközével egy helyen nyomon követheti az eseményével kapcsolatos minden részletet. ?️
Az Asana lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ötleteket gyűjtsenek az eseményhez, feladatokat osszanak ki az érdekelt feleknek, például a helyszínkoordinátoroknak, a programkoordinátoroknak, a marketingkoordinátoroknak és a merchandising csapatnak, testreszabják a projektmenedzsment sablonokat, és nyomon kövessék az esemény mérföldköveit.
Az Asana legjobb funkciói
- Szervezze munkáját Kanban táblákba a beszállítókkal való megbeszélésekhez, jelenítsen meg feladatokat függőleges teendőlista formátumban, és tekintse meg az ütemterveket Gantt-diagram formátumban.
- Különböző csoportok dolgozhatnak együtt projektekben és feladatokban az Asana Workspaces segítségével.
- Adjon hozzá egyéni mezőket az esemény munkafolyamatához kapcsolódó szakasz, prioritás és költségek megadásához.
Az Asana korlátai
- Ez egy kísérlet a hierarchikus feladatok, projektek és azok függőségeinek összekapcsolására.
- Az Asana nem rendelkezik beágyazott táblázatokkal, ami azt jelenti, hogy azok nem tekinthetők meg és nem módosíthatók közvetlenül az Asana-ból.
Asana árak
- Alap: Örökre ingyenes
- Prémium: 10,99 USD felhasználónként havonta
- Üzleti: 24,99 USD felhasználónként havonta
Asana értékelések és vélemények
- G2: 4,3/5 (9400+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 12 100 értékelés)
3. Monday. com
Az eseménytervezők a Monday-t használják nagyszabású konferenciák, online és hibrid események, valamint egyéb típusú események, például gyermekzsúrok és magánrendezvények tervezéséhez.
A szoftver az esemény regisztrációjának, a csapatok közötti együttműködésnek, az esemény marketingjének kezelésének és az esemény valós idejű nyomon követésének központosított munkafolyamatait helyezi előtérbe. ?
A Monday.com legjobb funkciói:
- A projekt ütemterv sablonok lehetővé teszik az eseménycsapatok számára, hogy feladatspecifikus részleteket, például az eseményhez rendelkezésre álló erőforrások számát, valamint az egyes feladatok becsült ütemtervét is feltüntessék.
- Gyűjtsen eseményadatokat a határidők, a munkaterhelés és az előrehaladás állapotának megismerése érdekében, és tekintse meg azokat a műszerfalakon.
- A magas szintű táblák minden eseményt egy központi platformon jelenítenek meg, amelyeket tovább lehet csoportosítani, például eseménykategóriák szerint.
Monday.com korlátai
- A műszerfalak ingyenes felhasználók számára nem elérhetők.
- A naptárintegráció javítható lenne, hogy előrejelzéseket lehessen készíteni.
Monday.com árak
- Ingyenes: örökre ingyenes
- Alap: 8 dollár/felhasználó/hónap
- Standard: 10 USD/felhasználó/hónap
- Pro: 19 USD/felhasználó/hónap
- Vállalati: Egyedi árazás
Monday.com értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 8600 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 4200 értékelés)
4. Trello
A Trello egyszerűbb eszköz, mint más rendezvényekhez készült projektmenedzsment szoftverek.
Eredetileg csapatmunkát segítő eszközként fejlesztették ki, de sok csapat használja a Trellót rendezvénytervezési feladatokhoz és rendezvényprojekt-menedzsmenthez.
Ha például egy gyermek születésnapi partiját tervezi, a Trello táblák segítenek a munkafolyamatok kezelésében, az ötletek megosztásában, a határidők meghatározásában, a projektek kiosztásában és az előrehaladás nyomon követésében. Ezzel a programmal a tervezés is szórakoztató élménnyé válik.
A Trello legjobb funkciói
- A Trello munkaterületen található feladatlapokhoz mellékleteket, dokumentumokat, képeket és egyéb adatokat csatolhat, hogy együttműködhessen más csapatokkal és külső beszállítókkal.
- A munkafolyamatok kód nélküli automatizálása megkönnyíti a használatát még a nem technikai szakemberek számára is.
- A Trello Butler funkciójával parancsokat hozhat létre az eseménykezelési feladatok automatizálásához, például a határidők kezeléséhez.
A Trello korlátai
- A Trello nem kínál valós idejű csevegést.
- Mivel hiányoznak belőle olyan funkciók, mint a beágyazott e-mail, a megjegyzések hozzárendelésének lehetősége és a 24/7 ügyfélszolgálat, ezért nem alkalmas nagyszabású rendezvényekhez.
Trello árak
- Ingyenes
- Standard: 5 USD/felhasználó/hónap
- Prémium: 10 USD/felhasználó/hónap
- Vállalati: 17,50 USD felhasználónként havonta
Trello értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (13390+ értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (22800+ értékelés)
5. Basecamp
Tegyük fel, hogy többnapos csúcstalálkozókat tartalmazó virtuális konferenciát tervez. Ehhez jól jönne egy olyan projektmenedzsment eszköz, mint a Basecamp, amellyel összegyűjtheti az olyan adatokat, mint a résztvevők elkötelezettségi aránya, a regisztrációs számok és a részvételi arányok.
A Basecamp feladatkezelő szoftvere lehetővé teszi több csapat, például rendezvénytervezők, rendezvénymarketingesek, vezetők és beszállítók együttműködését.
A Basecamp Gantt-diagram integrációja kiváló rendezvénytervező szoftverré teszi. A felhasználók egyszerűen áthúzhatják ide a teendőiket, a vezetők pedig megtekinthetik, min dolgozik az egyes csapattagok.
Ebben a szakaszban felmérheti, hogy az esemény közeledtével szükség lesz-e további személyzetre.
A Basecamp legjobb funkciói
- Egyoldalas irányítópult minden projekthez, feladathoz és ütemtervhez
- Beépített valós idejű csoportos csevegés a különböző csapatokkal való kommunikációhoz
- Szervezett munkaterület dokumentumok és fájlok tárolásához
A Basecamp korlátai
- Nincs ingyenes csomag, kivéve, ha diák vagy.
- A Basecamp nem rendelkezik alkalmazáson belüli videofelvételi funkcióval.
Basecamp árak
- Személyes: 15 dollár havonta
- Üzleti: 299 USD havonta
Basecamp értékelések és vélemények
- G2: 4,1/5 (5200+ értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (14200+ értékelés)
6. Wrike
Ha kisebb léptékű online rendezvényeket, például webináriumokat tervez szervezni, akkor a Wrike projektmenedzsment szoftverét ajánljuk.
Az eseménytervezési sablonok segítségével kezelheti a határidőket, szervezheti a megosztott naptárakat, nyomon követheti az előrehaladást vizuális táblákon, és figyelemmel kísérheti a költségvetést.
A Wrike legjobb funkciói
- Az előre elkészített sablonok egyszerűsítik az ismétlődő események tervezését.
- Kanban táblák egyedi irányítópultokkal, interaktív Gantt-diagramokkal és dinamikus naptárnézetekkel
- Testreszabott munkafolyamatok a haladás valós idejű nyomon követéséhez
A Wrike korlátai
- Tanulási görbe az első használatkor
- A Gantt-diagram nézet csak fizető felhasználók számára elérhető.
Wrike árak
- Ingyenes
- Csapat: 9,80 USD/felhasználó/hónap
- Üzleti: 24,80 USD felhasználónként havonta
- Vállalati: Egyedi árazás
- Pinnacle: Egyedi árazás
Wrike értékelések és vélemények
- G2: 4,2/5 (3400+ értékelés)
- Capterra: 4,3/5 (több mint 2400 értékelés)
7. Notion
Ha meglepetés születésnapi partit szeretne szervezni partnerének, a Notion projektmenedzsment platformja segíthet a szervezésben. Beépített sablonokkal hozhat létre projektvázlatokat, jegyzeteket rögzíthet, és a költségeket és tevékenységeket egyetlen központba összpontosíthatja.
A Notion legjobb funkciói
- A Notion AI egy kreatív írásbeli partner, amely ötleteket gyűjt és rendezvénytartalmakat hoz létre.
- Testreszabható sablonok a tervezési folyamat megszervezéséhez
A Notion korlátai
- Egyes felhasználók szerint hiányzik belőle a beépített jelentéskészítő eszköz.
Notion árak
- Ingyenes
- Plus: 8 dollár felhasználónként havonta
- Üzleti: 15 USD/felhasználó/hónap
- Vállalati: Egyedi árazás
Notion értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 4800 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (több mint 1800 értékelés)
8. Cvent
Ha szakkiállítást szervez, a Cvent rendezvénytechnológiájával emlékezetes élményt nyújthat a résztvevőknek.
Az eseménykezelő platform csökkenti az esemény előtti adminisztratív feladatokat, így Önnek csak a potenciális ügyfelek megszerzése, minősítése és nyomon követése marad.
A Cvent legjobb funkciói
- Egyszerűsíti az esemény helyszínének keresési folyamatát a helyszínkezeléssel
- A kiállítói menedzsment egyszerűsíti a kiállítók feladatait és kommunikációját, csökkentve ezzel a koordinációs munkát.
- A webinárium platform segítségével vonzó webináriumokat hozhat létre virtuális rendezvényekhez.
A Cvent korlátai
- A platform drága a listán szereplő többi eszközhöz képest.
- A funkciók túlnyomóak lehetnek a technika iránt nem értő és az első alkalommal használók számára.
Cvent árak
- Egyedi árak
Cvent értékelések és vélemények
- G2: 4,3/5 (több mint 1700 értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (900+ értékelés)
9. Whova
Ahelyett, hogy különböző szoftvereket használna a jegyek kezeléséhez, a résztvevőkkel való kommunikációhoz és a logisztika kezeléséhez, a Whova rendezvénytervező szoftver egy átfogó megoldást kínál a rendezvény szervezőinek.
A Whova egységes hibrid rendezvényplatformja és helyszínkezelő szoftvere digitális standokkal rendelkezik olyan rendezvényekhez, mint karrierkiállítások, expók és szakkiállítások.
A Whova legjobb funkciói
- Készítsen mobilra optimalizált rendezvénybrosúrákat vállalata arculatával!
- Célzott bejelentésekkel küldjön push értesítéseket
- Kezelje a résztvevők és az események jegyeit ugyanazon a platformon.
A Whova korlátai
- Korlátozott integráció harmadik fél platformjaival
Whova árak
- Egyedi árak
Whova értékelések és vélemények
- G2: 4,8/5 (több mint 1200 értékelés)
- Capterra: 4,8/5 (több mint 1700 értékelés)
10. Scoro
Készítsen projektköltségvetéseket, ossza el a nem számlázható és számlázható munkákat, és kezelje a találkozókat, feladatokat és számlákat a Scoro rendezvénykezelő eszközeivel.
A Scoro Planner áttekintést nyújt az egyéni munkaterhelésről, a rendelkezésre álló időpontokról, a lehetséges túlfoglalásokról és a határidőkről.
Kövesse nyomon az egyes projektekhez vagy ügyfelekhez kapcsolódó számlázható és tényleges munkaórákat, és több pénznemben, egyedi árakkal számlázza ki azokat. Emellett automatikusan elküldheti a késedelmes számlákra vonatkozó emlékeztetőket a ki nem fizetett egyenlegekről, és egyszerűsítheti a fizetések kezelését.
A Scoro legjobb funkciói
- Kiterjedt jelentéskészítési funkciók az esemény teljesítményének elemzéséhez és méréséhez
- Készítsen ajánlatokat és becsülje meg a szállítási költségeket előre elkészített sablonok segítségével.
- Az erőforrás-tervezés biztosítja, hogy a feladatok az eseménytervezők kapacitása alapján legyenek kiosztva.
A Scoro korlátai
- Nincs ingyenes csomag
- Egyes felhasználók a ügyfélszolgálat reagálóképességének hiányáról számolnak be.
Scoro árak
- Alapvető: 26 USD/felhasználó/hónap
- Standard: 37 USD/felhasználó/hónap
- Pro: 63 USD/felhasználó/hónap
- Ultimate: Egyedi árazás
Scoro értékelések és vélemények
- G2: 4,5/5 (380+ értékelés)
- Capterra: 3,7/5 (1700+ értékelés)
Kezdje el a tervezést komplex és testreszabható rendezvény szoftverrel
Az eseményprojekt-menedzsment eszközzel biztos lehet benne, hogy rendezvényei emlékezetesek lesznek a résztvevők számára, és minden a tervek szerint fog alakulni. ?
Az olyan alapvető funkciók, mint az eseménytervezési sablonok, a ClickUp AI, az integrációk, a célok és a projektfeladat-kezelés lehetővé teszik, hogy olyan sikeres eseményeket indítson, amelyekre a résztvevők még sokáig emlékezni fognak. ?
Ha éppen a következő rendezvényét szervezi, próbálja ki ingyenesen a ClickUp-ot.