Les gestionnaires de projet sont les personnes les mieux placées pour faire en sorte que les choses soient terminées de manière efficace et efficiente. Ils veillent à ce que les projets restent sur la bonne voie, à ce que les équipes restent coordonnées et à ce que les objectifs soient atteints. Mais qu'est-ce qui fait un bon gestionnaire de projet ?
Un responsable de projet qui réussit doit posséder une combinaison de compétences techniques, de leadership et de communication. Vous trouverez ci-dessous dix compétences indispensables en matière de gestion de projet que tous les grands chefs de projet doivent posséder pour réussir :
1. Rationaliser la communication
Les bons gestionnaires de projet sont capables de communiquer clairement et efficacement ce qui doit être Terminé et à quel moment, afin que toutes les personnes impliquées sachent ce que l'on attend d'elles. Il s'agit notamment de tenir les membres de l'équipe informés de tout changement dans le projet et de leur fournir des informations en retour et des conseils.
Selon le PMI, si ce niveau de communication se maintient, "on risque de passer à côté de la livrables ou d'autres résultats"
Aie. Trop de communication peut-elle être néfaste ? Oui, lorsqu'elle n'est pas systématisée ou effacée, ou lorsque votre "communication" se résume à quelques e-mails non dialogués. La capacité à communiquer fait une énorme différence dans la réussite ou l'échec d'un projet.
On pourrait penser que des gestionnaires de projet efficaces sauraient comment faire cela avec de bons outils de gestion de projet . Cette capacité est une compétence de communication négligée.
Un outil de gestion de projet puissant comme le ClickUp vous aide à rationaliser la communication, à fournir des mises à jour aux fournisseurs/parrains et à délimiter clairement les échéances du travail et des tâches.
2. Positif à propos du travail
Si le manager d'un projet estime que le travail n'est pas raisonnable ou réalisable, comment se sentiront les autres membres de l'équipe ?
Un grand projet a la capacité de comprendre les priorités de l'organisation de traduire ces valeurs pour son équipe de projet et d'établir une connexion entre ces valeurs et les projets et tâches individuels. Ces gestionnaires de projet travaillent également avec l'équipe sur les stratégies à mettre en œuvre pour concrétiser cette vision.
Pour respecter les réunions, les dates d'échéance et le calendrier du projet, le gestionnaire de projet doit être positif à l'égard du travail à accomplir et aider l'ensemble de l'équipe à y parvenir.
Équilibrer la positivité et la réalité concernant le les risques et les problèmes l'intuition et l'expérience sont nécessaires, ce qui nous amène au point suivant :
3. Résout les problèmes
Cela peut sembler évident, mais un bon gestionnaire de projet peut résoudre les problèmes . Et mieux encore, ils sont habilités à résoudre des problèmes les défis de la gestion de projet . La résolution d'un problème de base passe par les cinq étapes suivantes.
- Identifier le problème
- Déterminer les causes
- Générer des solutions
- Analyser les solutions
- Prendre des mesures
Ces cinq étapes semblent simples, mais souvent nous ne prenons pas le temps de les parcourir clairement. Il se peut que nous connaissions le problème, mais que nous ne l'ayons pas évalué sous tous les angles ou que nous n'ayons pas documenté les réflexions de l'équipe sur ce qu'il convient de faire.
Cela peut signifier qu'il faut prendre un stylo et du papier pour se concentrer et réfléchir à ce qui s'est passé. Montez chaque étape du processus et notez les idées sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné à chaque étape.
Voici un exemple d'utilisation de ce projet checklist de gestion pour résoudre le problème d'un employé :
Première étape : Identifier le problème
L'employé a des difficultés à respecter ses réunions.
Deuxième étape : déterminer les causes
Il a trop de travail et pas assez de temps pour l'achever.
Troisième étape : Générer des solutions
Parmi les solutions possibles, citons la délégation de tâches à d'autres membres de l'équipe, la fixation de délais réalistes ou l'utilisation d'un outil de gestion de projet pour mieux gérer les charges de travail.
Quatrième étape : Analyser les solutions
L'analyse des solutions consiste à peser le pour et le contre de chaque solution et à déterminer ce qui fonctionne le mieux pour chaque membre de l'équipe.
Cinquième étape : Passez à l'action
Une fois que vous avez déterminé la meilleure solution, il est temps de passer à l'action et de mettre en œuvre un forfait de gestion de projet réussi.
En suivant cette simple checklist de résolution des problèmes, un gestionnaire de projet convenable peut devenir un gestionnaire fiable.
4. Reste calme
Ce n'est pas la même chose que d'être médecin urgentiste ou policier. Mais le manager de projet doit trouver un équilibre entre les besoins du projet, les priorités de l'organisation, les résultats de l'équipe et les contributions personnelles qu'elle doit apporter. Sans mentionner les éléments frustrants qui peuvent échapper au contrôle du gestionnaire de projet, comme des systèmes ou des flux de travail obsolètes.
Tout cela peut être stressant.
Mais un bon gestionnaire de projet a la capacité de prendre du recul, d'analyser les options suivantes et de tirer des leçons même en cas de revers.
C'est le gestionnaire de projet qui doit faire le ménage et aborder le projet à nouveau, peut-être sous un angle différent. Mais dans ce cas, le gestionnaire de projet doit savoir ce qui n'a pas fonctionné et ne pas refaire la même erreur. Un bon gestionnaire de projet doit être en mesure de mettre le doigt sur ce qui n'a pas fonctionné et de proposer des solutions alternatives (voir le point 3).
Maintenez votre sang-froid et dirigez bien. Collaborez avec votre équipe pour trouver la bonne solution pour tout le monde.
5. Délégue bien
Pourquoi est-il important de bien déléguer ? Un gestionnaire de projet peut accomplir davantage. Vous pouvez peut-être vous glisser dans ce rôle et y contribuer pendant un certain temps, mais vous finirez par être submergé par les demandes de votre temps.
En fait, vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous responsabilisez les gens dès le départ.
"La limite supérieure de ce qui est possible n'augmentera qu'avec chaque collaborateur à qui vous donnez les moyens d'apporter son meilleur travail à vos priorités partagées. De même, votre pouvoir diminue avec chaque initiative que vous retenez inutilement", note Jesse Sostrin de PwC dans l'article intitulé Harvard Business Review .
À cette fin, les gestionnaires de projet qui réussissent comprennent les forces et les faiblesses des personnes qu'ils dirigent, puis utilisent et déploient leurs forces pour augmenter la production.
L'utilisation d'un outil de gestion de projet tel que ClickUp vous aide à déléguer grâce à ses fonctionnalités de transparence, de rapports, de détails et de commentaires. De plus, sa hiérarchie est suffisamment conviviale et robuste pour que vous puissiez l'utiliser les équipes interfonctionnelles mais avec des partages de confidentialité qui peuvent être personnalisés pour les responsables ou seulement pour certains collaborateurs.
6. Priorise le travail
Chaque élément ne peut être la priorité numéro un. Par définition, quelque chose doit passer en deuxième position. Un bon gestionnaire de projet comprendra que comment classer le travail par ordre de priorité pour l'équipe et faire le bon choix.
La clé ? Comprendre les urgent vs. important et éliminer le bruit. Un sponsor ou un partie prenante du projet peut crier à l'urgence, mais un bon gestionnaire de projet garde son calme et sait hiérarchiser ce qui est le plus important.
Pourquoi est-ce important ? Parce que les tâches importantes apportent une valeur ajoutée. C'est la valeur de la matrice d'Eisenhower. C'est la valeur de la matrice d'Eisenhower Matrice d'Eisenhower est un système basé sur les quadrants où les tâches sont séparées en fonction de leur importance et de leur valeur.
Après avoir compris l'importance et la valeur de chaque tâche, un bon gestionnaire de projet estimera la durée nécessaire pour chacune d'entre elles et les classera ensuite par ordre d'importance.
7. Collabore et écoute
Collaborer, c'est travailler ensemble et pour le faire avec réussite, il est impératif d'écouter activement. On ne peut pas collaborer sans écouter et chercher à comprendre.
Si vous travaillez avec une équipe de projet de développement et que le code tombe en panne ou ne passe pas l'assurance qualité, vous voudrez évaluer la situation avant de tirer des conclusions hâtives. La première ou les deux premières questions ne vous permettront peut-être pas d'obtenir la réponse exacte dont vous avez besoin - au lieu de cela, vous devrez peut-être utiliser différentes approches pour trouver la solution.
Le travail en commun vous permet d'essayer de nouvelles choses, d'expérimenter et de trouver une solution à l'avance.
Un bon gestionnaire de projet encouragera cette démarche la collaboration au sein de l'équipe et créer un environnement stimulant, plutôt que d'isoler chaque personne dans son propre silo.
De bons outils, tels que ClickUp et ces autres outils de collaboration en ligne -peuvent vous aider à faire ce travail terminé.
En disposant d'un ensemble transparent de projets et de tâches, les membres de l'équipe peuvent voir ce qu'ils doivent faire et les paramètres auxquels ils doivent les avoir terminés. De bons outils de collaboration doivent favoriser la productivité, et non l'entraver.
les outils de collaboration doivent favoriser la productivité, et non l'entraver
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8. Gère le temps
L'un des principaux rôles d'un manager de projet est de s'assurer que l'équipe respecte les délais et le calendrier du projet.
Il ne s'agit pas de suivre chaque minute consacrée aux tâches ou de microgérer leurs moindres mouvements (ce serait un cauchemar), mais plutôt de comprendre ce qui doit être fait et quand cela doit être achevé. Gestion du temps consiste également à suivre ce qui se passe en ce moment et à savoir quelles ressources sont disponibles pour quelles tâches. C'est là qu'un outil de gestion de projet tel que ClickUp fait merveille, car vous pouvez diviser le travail en morceaux gérables qui alimentent les objectifs plus vastes de votre équipe.
9. Axé sur les parties prenantes
Une partie prenante est toute personne qui a un impact ou qui est impactée par votre projet et ses résultats.
Ces personnes ont un intérêt direct dans ce que vous faites, et vous devez donc vous assurer qu'elles sont tenues au courant de ce qui se passe. Un bon gestionnaire de projet tiendra les parties prenantes informées, mais leur expliquera également ce qu'il faut faire pour répondre à leurs attentes.
C'est ce que fait un bon gestionnaire de projet : il établit des relations avec les parties prenantes et les membres de son équipe. Ainsi, lorsque des changements ou des difficultés surviennent, le gestionnaire de projet peut prendre l'initiative avant que le problème ne s'aggrave.
10. Motiver
Enfin, un bon gestionnaire de projet doit comprendre ce qui est possible et quelles sont les limites.
Lorsqu'il est confronté à un défi, il doit être suffisamment créatif pour concevoir ses propres solutions et moyens de le relever. Il doit également sortir des sentiers battus en matière de gestion de projet afin de ne pas se laisser distancer. Voyez ce que les nouvelles technologies peuvent faire pour accélérer et améliorer le projet.
Les gestionnaires de projet innovants et créatifs sont ceux qui font avancer les projets. Ils trouvent des solutions à des problèmes dont les gens ne soupçonnaient pas l'existence et trouvent des moyens de rendre possible ce qui était auparavant impossible.
Ces conseils et techniques de gestion du temps vous aideront :
Devenez un excellent gestionnaire de projet pour votre équipe
Les chefs de projet responsables de la réussite savent ce qu'il faut faire pour transformer un projet banal en un projet vraiment réussi. Il faut pour cela un mélange de compétences non techniques, de gestion et de leadership, ainsi que les bonnes compétences techniques pour hiérarchiser le travail et prendre les bonnes décisions. Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui et utilisez un logiciel de gestion de projet pour tirer le meilleur parti de votre équipe !