La gestion de projet est une entreprise complexe qui nécessite des compétences, une compréhension des livrables et la gestion du personnel. Si la gestion de projet peut être comparée à un navire naviguant dans des eaux tumultueuses, le chef de projet est le capitaine du navire.
Les gestionnaires de projet doivent répondre aux attentes des clients tout en gérant les ressources et en respectant les délais. Ils diagramment le cours du projet, anticipent et gèrent les crises, font face aux complexités, donnent des instructions à l'équipe et la motivent pour qu'elle poursuive le projet.
En bref, une journée dans la vie d'un gestionnaire de projet n'est rien de moins qu'une aventure palpitante. Poursuivez donc votre lecture si vous souhaitez en savoir plus sur ce que font les gestionnaires de projet, sur une journée typique de leur vie et sur les défis qu'ils doivent relever au quotidien.
Nous partagerons également avec vous quelques conseils et astuces pratiques pour les gestionnaires de projet, ainsi qu'une liste d'outils pratiques pour vous assurer que votre expédition garde le cap et atteigne ses objets !
**Qu'est-ce qu'un gestionnaire de projet ?
Un gestionnaire de projet est un professionnel responsable de la planification, de l'exécution, de la gestion et de la Fermé des projets. À ce titre, il joue un rôle essentiel tout au long du cycle de vie du projet, notamment en veillant à ce que le projet ne s'écarte pas de son champ d'application, de son budget et de son échéancier.
Rôles et responsabilités d'un gestionnaire de projet
Les rôles et les responsabilités d'un gestionnaire de projet peuvent varier en fonction de la nature du projet, du secteur d'activité, de la structure organisationnelle et d'autres variables de ce type. Cela dit, ils sont principalement impliqués dans :
Planification du projet
Élaborer un plan d'action complet forfait du projet qui décrit le propositions les tâches, les sous-tâches, les échéanciers et les ressources. Consulter les parties prenantes clés pour finaliser les détails, les documenter dans un forfait de projet complet comprenant le champ d'application, les objectifs, le budget et les produits à livrer
La direction de l'équipe
Constituer une équipe de projet pour prendre en charge le projet. Désigner des chefs d'équipe et leur déléguer du travail et des responsabilités. En outre, répondre aux préoccupations plus générales au niveau du projet et maintenir la motivation de l'équipe pour atteindre les objectifs de l'entreprise
Communication
Assurer une communication transparente et efficace entre les membres de l'équipe, les sponsors du projet et les autres parties prenantes. Partager des mises à jour régulières sur le statut du projet, la progression, les jalons et les revers
**Gestion des risques
Identifier les risques ou les problèmes potentiels et élaborer des plans d'action des stratégies d'atténuation des risques pour les traiter ou les surmonter ; anticiper les changements et mettre en œuvre un forfait de gestion des changements en douceur pour s'assurer qu'ils n'entraînent pas de perturbations
Gestion du budget
Élaborer un budget détaillé de la budget du projet en prévoyant des tampons et des marges adéquats ; faire correspondre les ressources au budget alloué et contrôler les dépenses afin d'éviter les dépassements ou les dépenses inutiles
Assurance qualité
Identifier les indicateurs de performance ou formuler des lignes directrices pour normaliser la qualité des produits et services de l'entreprise les produits livrables du projet effectuer des contrôles de routine et des évaluations régulières de la qualité afin de s'assurer que les produits livrables du projet respectent les paramètres établis et convenus
Gestion de l'échéancier
Élaborer un calendrier de projet au niveau du projet et des tâches ; identifier les dépendances et le calendrier des tâches chemin critique afin d'éliminer les retards évitables. Maintenir ce calendrier et orchestrer les activités pour s'assurer que toutes les tâches sont achevées dans les délais impartis
Gérez et organisez des projets, et planifiez des tâches dans l'affichage flexible du Calendrier pour que les équipes restent synchronisées
Engagement des parties prenantes
Identifier et s'engager avec les parties prenantes clés internes et externes ; répondre à toute préoccupation ou honorer les demandes raisonnables des parties prenantes pour améliorer les niveaux de satisfaction
Résolution de problèmes
Résoudre les problèmes qui peuvent surgir au cours du cycle de vie du projet ; adopter un état d'esprit novateur et résoudre les problèmes afin d'identifier les stratégies susceptibles d'accroître la valeur du projet
Test et évaluation
Tester le projet pour vérifier s'il répond aux normes ou aux spécifications prescrites ; fermer les réunions, le cas échéant
Documentation
Documenter chaque étape du projet développement du projet processus, du début à la fin ; partage de tels fichiers, documents, checklists avec les parties prenantes concernées ; préparer une étude de cas détaillée sur les points clés et les enseignements tirés à la clôture du projet
Clôture et remise du projet
Veiller à ce que la clôture du projet se déroule sans heurts. Cela inclut tout transfert de connaissances lors de la livraison du projet au propriétaire
Une journée dans la vie d'un gestionnaire de projet
Comme les rôles et les responsabilités d'un gestionnaire de projet varient d'une organisation à l'autre, les activités quotidiennes diffèrent considérablement d'un gestionnaire de projet à l'autre.
Par instance, la journée d'un gestionnaire de projet télétravail est très différente de celle d'un gestionnaire travaillant dans un bureau.
De même, un gestionnaire de projet informatique dans le secteur du développement de logiciels suivra différentes principes de gestion de projet que celui qui travaille dans l'industrie manufacturière. Les journées d'un gestionnaire de projet ne se ressemblent pas.
Une journée dans la vie d'un gestionnaire de projet au cours de l'étape du forfait sera très différente de sa vie quotidienne au cours de l'assurance qualité. Dans le premier cas, il s'agira de constituer des équipes, de prendre des décisions stratégiques et d'assurer la coordination, tandis que dans le second, il s'agira d'effectuer des tests de performance méticuleux et d'évaluer les produits livrables du projet.
Dans ce contexte, voici un aperçu d'une journée type dans la vie d'un gestionnaire de projet :
Routine matinale
les matinées sont principalement consacrées au rattrapage ou à la mise à jour des autres
La première partie d'une journée dans la vie d'un manager de projet consiste principalement à établir un paramètre pour les activités de la journée, à organiser les tâches ou les activités, à informer l'équipe et à rattraper les communications liées au projet.
À ce titre, votre routine matinale comprendra :
- Vérifier tous les messages et les e-mails que vous avez pu recevoir en dehors des heures de travail. Lire ces communications et y donner suite - envoyer des réponses, les ajouter à l'agenda de la journée, les transmettre aux chefs d'équipe ou à la direction, etcéléments d'action en fonction de l'impact et de l'urgence
- Examiner le programme de la veille, l'état d'avancement des dossiers et les remontées d'informations. Utiliser ces données pour préparer ou recalibrer l'agenda de la journée. La feuille de route quotidienne destinée aux membres de l'équipe contient une liste chronologique des activités, des produits livrables ou des jalons attendus, etc
- Organiser des réunions de contrôle de l'équipe, des réunions de synchronisation et des réunions quotidiennes pour faire le point sur la progression, les obstacles et les objectifs réalisables en pratique. Il peut également s'agir d'activités de renforcement de l'équipe s'il y a des lacunes dans la cohésion de l'équipe
- Préparer une stratégie pour la journée ou la semaine et obtenir l'adhésion des chefs d'équipe ou des membres. Communiquer toutes ces informations aux parties concernées afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde dès le début de la journée
Ce moment de la journée est consacré au forfait, à l'organisation et à la communication. Toutefois, comme le matin est le moment où l'on est le plus énergique et le plus concentré, envisagez de programmer un travail en profondeur au cours de cette session.
Tâches de la mi-journée
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La matinée d'un gestionnaire de projet comprend généralement des tâches de forfait, d'organisation et de communication.
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la routine de l'après-midi tourne autour du fonctionnement autonome et de la lutte contre les incendies
À l'approche de midi, l'effervescence s'estompe peu à peu. Cela ne veut pas dire que tout tombe dans une accalmie l'après-midi. Ce plateau coïncide simplement avec la transition du rôle du gestionnaire de projet vers un rôle de gestion où il surveille ou orchestre toutes les activités.
Voici ce qui se passe :
- Gérer la mise en œuvre des tâches, offrir des conseils et des orientations si nécessaire, et participer aux activités de l'équipe.
- Veiller à ce que les tâches progressent conformément à la feuille de route proposée pour la journée ; procéder à des examens du statut et effectuer toute intervention etl'allocation des ressources pour assister les équipes d'assistance.
- Participer à des réunions avec les membres de l'équipe, les chefs d'équipe, les sponsors du projet, les propriétaires du projet, les fournisseurs ou d'autres parties prenantes ; communiquer les décisions clés ou les retours d'information aux équipes ou aux personnes concernées
- Ajuster la liste des tâches, les objectifs ou les jalons en fonction du statut de la tâche, de la progression, du changement de priorité ou de tout autre changement ; mettre à jour la documentation telle que le diagramme d'évaluation (burndown chart), le portfolio du projetou le diagramme de Gantt, en fonction des changements ou des évolutions
Pendant que vous y êtes, n'oubliez pas de prendre votre déjeuner et de faire une pause pour vous ressourcer. Utilisez ce temps pour renforcer votre bien-être mental et physique.
Routine du soir
la soirée est réservée à la réflexion et à l'évaluation
La routine du soir s'apparente davantage à une liquidation des activités de la journée. C'est le moment où vous contemplez tranquillement et réfléchissez aux forces, aux faiblesses, aux opportunités, aux freins et au potentiel non réalisé.
À cette étape, vous allez principalement :
- Faire des rapports sur le statut du projet à la direction générale et aux parties prenantes externes. Vous recueillez également les réactions, transmettez les mises à jour et confirmez les décisions, c'est-à-dire toutes les activités de sensibilisation.
- Examiner les progrès accomplis au cours de la journée et comparer les réalisations aux objectifs fixés, en prenant note des difficultés rencontrées et des paramètres mis en œuvre.
- Noter les lacunes de la journée et les reporter sur le jour suivant ; définir les grandes lignes de ces tâches ; élaborer des stratégies pour combler les lacunes ; et leur assigner des priorités
- Si nécessaire, préparez les documents ou rapports de fin de journée et partagez-les avec les participants
- Élaborer un forfait pour le lendemain et le partager avec les équipes
Commencez progressivement à conclure les activités de travail afin de pouvoir vous déconnecter et de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Déconnectez-vous de votre e-mail de travail et des autres canaux de communication et concentrez-vous sur votre développement personnel ou professionnel.
À noter que ce calendrier est purement indicatif et n'est pas un paramètre fixe, même si nous avons essayé de couvrir toutes les activités essentielles d'une journée dans la vie d'un gestionnaire de projet. Comme mentionné, le calendrier est soumis au statut du projet, aux exigences du secteur et aux préférences personnelles. Il convient donc de maintenir une certaine flexibilité pour devenir un excellent gestionnaire de projet.
Common Challenges of Being a Project Manager (Défis courants de la gestion de projet)
Bien que la position de gestionnaire de projet soit dynamique et passionnante, elle s'accompagne de son lot de défis. Voici un rapide aperçu de quelques-uns des défis courants qui entravent une gestion de projet efficace :
L'élargissement du champ d'action
L'élargissement du champ d'application est l'expansion non atténuée, non réglementée et non autorisée du champ d'application d'un projet. Elle peut résulter d'un changement soudain des exigences du projet, de limites budgétaires ou d'un ajustement des échéanciers. Quoi qu'il en soit, la gestion du glissement de périmètre est l'un des défis les plus difficiles à relever pour un gestionnaire de projet - et pourtant, c'est l'un des plus inévitables, compte tenu du fait que 33-37% des projets connaissent un glissement de périmètre
Contraintes de ressources
Le manque ou les limites de ressources telles que le temps, le budget ou les membres de l'équipe (talent) peuvent constituer un handicap sérieux pour la réunion des exigences du projet selon le calendrier souhaité
Gérer les attentes du client
Outre les contraintes liées aux ressources, les gestionnaires de projet doivent également trouver un équilibre avec les attentes des clients. Ils doivent rester suffisamment flexibles pour répondre aux demandes de changement raisonnables, mais pas trop, de peur que cela ne se traduise par une dérive de la portée du projet
Gestion du temps
Les gestionnaires de projet ont un double rôle à jouer : ils doivent être des gestionnaires de personnes influents et des gestionnaires de temps compétents. Cependant, la gestion des ressources humaines en fonction des délais et des les calendriers des projets peut s'avérer difficile, en particulier lorsque des dépendances ou des problèmes imprévus surviennent
Communication constante
Comme il est peut-être évident maintenant, la gestion de projet est un travail à forte intensité de contact. Il implique une communication constante avec les parties prenantes internes et externes, et vous devez presque toujours être en état de veille. Toute rupture de communication peut avoir des conséquences catastrophiques
Burnout
Le fait de devoir mettre en œuvre un processus continu de gestion de l'information peut avoir des conséquences catastrophiques méthodologies d'amélioration continue des processus la gestion de projet, le maintien des communications, la garantie de la conformité réglementaire et juridique, la maintenance de la collaboration et l'apport d'une orientation peuvent peser lourd sur n'importe qui, même sur les meilleurs gestionnaires de projet, et les conduire à l'épuisement professionnel
L'absence d'autorité
Bien qu'un gestionnaire de projet soit à la tête de toutes les affaires, les membres de l'équipe peuvent ne pas vraiment le considérer comme une autorité en raison d'une vision étroite des choses. Une telle résistance peut rendre plus difficile l'exercice du contrôle, de l'influence et du leadership sur les membres de l'équipe
Outils et technologies
Adopter le bon logiciel de gestion de projet et sa promotion dans l'ensemble de l'organisation peut s'avérer difficile. D'une part, plusieurs options sont disponibles sur le marché, et la validation d'une seule peut s'avérer difficile. D'autre part, l'après-mise en œuvre implique une formation approfondie et un onboarding sur la plateforme, sans mentionner les temps d'arrêt associés pendant la courbe d'apprentissage
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Quelques conseils pour survivre à la journée en tant que gestionnaire de projet
une planification intelligente peut rendre chaque jour productif
Survivre et prospérer en tant que gestionnaire de projet implique une planification efficace, une communication intentionnelle et une agilité dynamique. Outre la routine conseils de gestion de projet pour les managers nous avons rassemblé quelques conseils quotidiens pour une gestion de projet organisée :
- Commencez votre journée avec un forfait clair en tête et des priorités établies. Plus vous parviendrez à faire cela, plus votre journée sera productive, car vous vous concentrerez sur ce qui est vraiment important ou sur ce qui nécessite une attention immédiate
- Maintenez une marge de manœuvre suffisante pour la journée afin de pouvoir faire face à d'éventuels changements de priorités ou à de nouvelles informations
- Pratiquez des techniques telles que le bloc de temps, en particulier lorsque vous effectuez un travail approfondi, afin de respecter les plages horaires prescrites pour une productivité maximale
- Complétez votre vos compétences en matière de gestion des tâches par une communication claire, ouverte et bidirectionnelle afin d'impliquer activement les membres de votre équipe et les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet
- Suivre des astuces telles que la règle des deux minutes pour éviter la procrastination et traiter les problèmes rapidement - avant même qu'ils ne se transforment en problèmes potentiels ou en escalades
- Déléguez les tâches et les responsabilités en fonction des compétences, du talent, des capacités et de la charge de travail des membres de l'équipe. Accordez-leur le pouvoir et l'autorité nécessaires pour qu'ils s'approprient leur tâche
- Utilisez des modèles pour les différentes étapes de la gestion de projet, de modèles de lancement de projet aux modèles de gestion du changement, pour gérer efficacement ces défis
- Faites des pauses occasionnelles tout au long de la journée. Utilisez ce temps pour vous ressourcer en vous éloignant de votre bureau et en pratiquant la pleine conscience, la méditation ou même un léger exercice physique
- Accordez la priorité aux soins personnels pour gérer le stress. Dormez suffisamment, ne sautez pas de repas et maintenez des limites saines pour équilibrer votre vie personnelle et professionnelle
- N'hésitez pas à célébrer les jalons, aussi petits soient-ils. Reconnaître les efforts et les réalisations de votre équipe maintient le moral et aide les membres de l'équipe à visualiser leurs contributions
- Obtenez un retour d'information de la part de votre équipe et des parties prenantes en fin de journée afin de renforcer l'alignement entre vos objectifs et vos actions. Cela permet également de développer un état d'esprit d'apprentissage et d'amélioration continus
Outils et techniques utilisés par les gestionnaires de projet pour les tâches quotidiennes
Compte tenu de la diversité des responsabilités, les gestionnaires de projet peuvent utiliser une série d'outils pour effectuer un large intervalle de tâches. Ces outils et plateformes comprennent
Task tracker
Élaborer une feuille de route pour le développement d'un projet, alimenter une liste de tâches, assigner des tâches et marquer la progression dans celle-ci. Maintenir un journal du temps passé sur une tâche pour une gestion efficace du temps et une allocation efficace des ressources
Gestion du calendrier
Pour forfaiter les routines quotidiennes heure par heure, suivies d'un calendrier pour la semaine, le mois ou l'année. Il affiche une vue d'ensemble des échéances et aide à les gérer
Outils de communication
Pour communiquer avec les parties prenantes internes et externes. Cette communication doit se faire de manière synchrone et asynchrone
Plateforme de collaboration et de partage de documents
Les plateformes de partage de documents, de préférence basées sur le cloud, facilitent la collaboration et le partage de fichiers en toute transparence entre les membres de l'équipe
Tableaux de bord du projet
Pour afficher d'un seul coup d'œil l'ensemble du projet et les indicateurs sous-jacents. Ces tableaux de bord doivent présenter visuellement les données sous forme de tableaux Kanban ou de diagrammes de Gantt et être mis à jour en temps réel
Outils de contrôle du changement
Pour garder une trace de toutes les demandes de changement et formaliser le processus d'examen et d'approbation de ces demandes
Sondages et retour d'information
Recueillir les commentaires des membres de l'équipe et d'autres parties prenantes clés
Un bon gestionnaire de projet utilisera un assortiment de ces outils pour rationaliser la gestion de projet. Toutefois, un gestionnaire de projet exceptionnel se débarrassera de ces systèmes disparates et optera pour un logiciel de gestion de projet qui englobe tous les éléments ci-dessus et bien plus encore.
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Faciliter la gestion de projet : Un jour à la fois
Les responsables de projets réussis ne sont pas nés. Ils sont le résultat d'un forfait diligent suivi d'une mise en œuvre scrupuleuse.
Vous pouvez obtenir la plupart des résultats en suivant un programme organisé et structuré pour vos activités quotidiennes. Une journée dans la vie d'un manager de projet performant doit commencer par la réception de tous les e-mails et messages, la planification des tâches quotidiennes et des résultats attendus, et la prise de contact avec votre équipe.
Ensuite, laissez-les travailler de manière autonome et intervenez chaque fois que l'on a besoin de vous. Tout en restant disponible et accessible en arrière-plan pour l'assistance, orchestrez toutes les activités principales.
Documentez les résultats, la progression et les conclusions de votre journée à la fin de celle-ci. Collaborez, communiquez et contrôlez lorsque le besoin s'en fait sentir.
Naturellement, rien n'est possible sans le bon ensemble d'outils. Plutôt que d'opter pour un buffet d'outils et de technologies, qui sont inefficaces et coûteux, envisagez de tout consolider.
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