¿Y si la solución a los altos costes de software fuera más sencilla de lo que cree?
En el desarrollo de software, el aumento de los costes puede ralentizar rápidamente su trabajo. Desde las tarifas de licencia hasta el mantenimiento de múltiples herramientas, los gastos pueden dispararse rápidamente. 💸
Pero con las estrategias adecuadas, puede recuperar el control.
Echemos un vistazo más de cerca a las estrategias de reducción de costes viables para obtener resultados medibles.
⏰ Resumen de 60 segundos
En el desarrollo de software, los costes pueden dispararse rápidamente: los cronogramas prolongados, los requisitos cambiantes y la mala gestión de los recursos pueden descarrilar los proyectos.
Cómo mantener el rumbo:
- Estimación precisa: utilice métodos como la estimación ascendente para realizar previsiones de costes precisas.
- Control en tiempo real: supervise los presupuestos con paneles para detectar y corregir las desviaciones de forma temprana.
- Asignación inteligente de recursos: concéntrese en las tareas de alto impacto y evite funciones innecesarias.
- Aproveche las herramientas: utilice ClickUp para obtener plantillas de seguimiento de costes, paneles en tiempo real y automatización para gestionar los presupuestos de forma eficiente.
Puede evitar los excesos y entregar proyectos rentables con las estrategias y herramientas adecuadas. 🚀
¿Qué es la reducción de costes de software?
La reducción de costes de software es el proceso de disminuir los gastos relacionados con el desarrollo, el mantenimiento y la actualización del software. Esto incluye optimizar la asignación de recursos, mejorar la eficiencia y eliminar gastos generales innecesarios.
La gestión de los presupuestos de los proyectos y los costes de software es crucial para las empresas que desean seguir siendo competitivas sin gastar de más. La reducción de los costes de software es vital para:
- Maximizar la rentabilidad: Reducir los costes sin comprometer la calidad mejora los resultados finales
- Garantizar la sostenibilidad financiera: Equilibrar los gastos de desarrollo y mantenimiento con la generación de ingresos
- Reinvertir en crecimiento: Liberar fondos para innovación, escalabilidad y proyectos futuros
El impacto del proceso de desarrollo de software
Cada fase del proceso de desarrollo de software, ya sea la planificación, el diseño, las pruebas o la implementación, requiere tiempo y recursos.
Comprendamos mejor el impacto en los costes:
- Planificación y diseño: una planificación deficiente conlleva cambios costosos más adelante
- Desarrollo: Las prácticas de codificación inadecuadas aumentan los costes de depuración y mantenimiento
- Pruebas e implementación: Los métodos de prueba ineficientes y la falta de automatización aumentan los gastos
- Mantenimiento y actualizaciones: Las actualizaciones retrasadas o un mantenimiento mal gestionado pueden resultar en mayores costes operativos y posibles tiempos de inactividad
🔍 ¿Sabías que...? Un estudio realizado por el Systems Sciences Institute de IBM reveló que corregir un error tras el lanzamiento cuesta 15 veces más que corregirlo durante el desarrollo. Esto pone de relieve el valor de invertir en pruebas en fases tempranas para reducir los costes a largo plazo.
Principales factores que afectan a los costes de desarrollo de software
Hay varios factores clave que influyen en los costes de desarrollo de software, cada uno de los cuales repercute directamente en su presupuesto. A continuación, le ofrecemos un desglose detallado. 🛠️
Tamaño y experiencia del equipo
El tamaño y el nivel de habilidad de su equipo afectan significativamente los costos. Un equipo grande con experiencia diversa puede acelerar el desarrollo, pero conlleva salarios más altos.
Por ejemplo, contratar desarrolladores sénior para un proyecto complejo de IA aumenta los costes en comparación con un equipo más pequeño centrado en una app, aplicación web básica. La externalización o la contratación de autónomos puede ser rentable, pero puede requerir más supervisión.
Pila tecnológica
La elección de los lenguajes de programación, los marcos de trabajo y las herramientas de productividad influye tanto en los costes iniciales como en los costes a largo plazo, incluidos los costes de la nube para el alojamiento y la infraestructura.
Por ejemplo, las tecnologías de código abierto como Python reducen los gastos de licencia, pero la integración de pilas de tecnología punta como Blockchain o IA a menudo requiere talento especializado, lo que aumenta los costes.
Ámbito del proyecto
Cuanto más amplio sea el alcance, mayor será el coste.
Por ejemplo, un producto mínimo viable (MVP) sencillo para una plataforma de comercio electrónico podría requerir funciones básicas como listados de productos y pago. Sin embargo, añadir funciones avanzadas como recomendaciones basadas en IA o compatibilidad con varios idiomas aumentará los costes de forma exponencial.
Cronogramas y plazos
Los plazos ajustados provocan un aumento de los costes debido a las horas extras, la aceleración de los flujos de trabajo o la contratación de recursos adicionales.
Por ejemplo, ofrecer una app con todas las funciones en tres meses en lugar de seis puede requerir duplicar el tamaño del equipo o sacrificar el control de calidad.
Pruebas y mantenimiento
Las pruebas exhaustivas, que abarcan pruebas unitarias, de integración y de rendimiento, son esenciales, pero requieren muchos recursos. Escatimar en este aspecto puede suponer un ahorro inicial, pero aumenta el riesgo de que el proyecto resulte e e debido a costosas correcciones posteriores al lanzamiento.
Además, el mantenimiento continuo para la corrección de errores y las actualizaciones se suma a los gastos a largo plazo.
Por ejemplo, las pruebas automatizadas en las primeras fases de una app, aplicación, de banca garantizan la seguridad y la estabilidad, evitando costosas incidencias tras el lanzamiento. Por otro lado, la demora en la corrección de errores en una app, aplicación, de transporte compartido podría provocar fallos en la app, quejas de los usuarios y altos costes de retención. El mantenimiento regular, como la actualización de los marcos de trabajo o la aplicación de parches para vulnerabilidades, evita la deuda técnica y los gastos a largo plazo.
8 estrategias eficaces para reducir los costes de software
La gestión de los costes de software es fundamental para las empresas que desean mantener su eficiencia y rentabilidad. Con tantas herramientas de gestión de proyectos e es y suscripciones que controlar, los gastos innecesarios pueden acumularse rápidamente.
Las estrategias que se enumeran a continuación ayudan a identificar oportunidades de ahorro de costes sin perder productividad ni funcionalidad. ¡Empecemos! 📝
1. Externalice cuando sea conveniente
La externalización de los servicios de TI para tareas no esenciales ahorra costes y permite acceder a habilidades especializadas. Puede evitar la contratación y formación de personal interno para necesidades temporales.
Por ejemplo, puede externalizar la gestión de servidores o la supervisión de la ciberseguridad a un proveedor fiable en lugar de mantener un equipo a tiempo completo. La externalización estratégica también proporciona escalabilidad, lo que le permite ajustar los servicios en función de la demanda.
Además, la nivelación eficaz de los recursos de « » en cada fase del desarrollo de software garantiza una asignación eficiente, evita los cuellos de botella y optimiza la productividad del equipo.
🧠 Dato curioso: Netflix cambió a una arquitectura de microservicios para hacer frente a los costes de escalabilidad y mantenimiento. Este cambio les permitió desarrollar, implementar y actualizar componentes específicos de forma independiente, lo que redujo drásticamente el tiempo y los costes de desarrollo, al tiempo que mejoró la fiabilidad del sistema.
2. Audite el uso de las licencias con regularidad
Las licencias de software que no se utilizan suponen un gasto innecesario. Realice auditorías periódicas para identificar el software infrautilizado y reasignar o eliminar las licencias innecesarias.
Más allá de reducir las licencias, las herramientas de análisis de uso pueden mostrarle qué software aporta un valor real a su empresa. Esto garantiza que solo pague por lo que es compatible con sus operaciones.
Si su equipo utiliza una herramienta de gestión de proyectos, pero las métricas de uso revelan que solo la mitad del equipo la utiliza activamente, considere la posibilidad de cambiar a un modelo de pago por usuario o de reducir su plan. Esto es fundamental, ya que las organizaciones suelen utilizar solo el 49 % de sus licencias, lo que deja un margen significativo para la optimización.
📮ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos con alto rendimiento mantienen la eficiencia limitando su kit de herramientas a nueve plataformas o menos. Pero, ¿qué hay de utilizar una sola plataforma? Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una única plataforma, con flujos de trabajo impulsados por IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para todos los equipos, hace que el trabajo sea visible y te permite centrarte en lo que importa mientras la IA se encarga del resto.
💡 Consejo profesional: Las suscripciones de software suelen renovarse automáticamente, lo que da como resultado la pérdida de oportunidades de negociación. Empiece a revisar sus renovaciones con al menos 90 días de antelación para identificar posibles ahorros en los costes de licencia.
3. Considere alternativas de código abierto
¿Por qué pagar por software propietario cuando hay herramientas de código abierto que pueden hacer el mismo trabajo? Hay muchas alternativas gratuitas que son tan fiables y tienen tantas funciones como las opciones de pago.
Por ejemplo, puede cambiar de Microsoft Office a LibreOffice para el procesamiento de textos y hojas de cálculo. Del mismo modo, WordPress ofrece una plataforma web gratuita y personalizable, lo que elimina la necesidad de costosas herramientas de desarrollo web.
El software de código abierto se beneficia de comunidades activas con actualizaciones periódicas y una gran seguridad.
🔍 ¿Sabías que...? En lugar de destinar millones a equipos internos para detectar vulnerabilidades de seguridad, empresas como Google, Facebook y Microsoft confían en programas de recompensa por errores. Estos programas recompensan a los desarrolladores externos que identifican y notifican incidencias, lo que ayuda a reducir los costes generales de las pruebas de seguridad.
4. Aproveche al máximo los periodos de prueba
Los periodos de prueba existen por una razón: ¡aprovéchelos! Antes de confirmar una suscripción, evalúe si el software realmente satisface las necesidades de su equipo.
Si está probando una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM), compruebe si se integra perfectamente con sus herramientas y flujos de trabajo existentes. Involucre a miembros del equipo de varios departamentos para recopilar comentarios sobre la usabilidad y la relevancia. De esta manera, evitará invertir en software que no aporta valor a largo plazo.
5. Comparta licencias siempre que sea posible
No todas las herramientas necesitan licencias individuales para cada miembro del equipo. Las licencias compartidas pueden reducir significativamente los costes sin comprometer el acceso.
Tomemos como ejemplo una herramienta como Canva. Es posible que solo unos pocos miembros del equipo la utilicen con frecuencia. Por lo tanto, en lugar de comprar una licencia para todos, opte por un modelo de licencia compartida y cree un calendario de uso.
Esto fomenta la colaboración y evita que los departamentos acaparen recursos.
🧠 Dato curioso: Se estima que todo el código base de Google, que alimenta su ecosistema de servicios, contiene más de dos mil millones de líneas de código. Para ponerlo en perspectiva, ¡eso es aproximadamente 40 veces el código base de un coche moderno!
6. Implemente prácticas DevOps
DevOps se centra en mejorar la colaboración entre el desarrollo y las operaciones, lo que permite una entrega más rápida y menos retrasos. La automatización de tareas como las pruebas, la implementación y la supervisión libera un tiempo valioso para trabajos de mayor nivel. Esto minimiza los errores manuales y acelera todo el ciclo de desarrollo.
Las prácticas básicas, como la integración y la entrega continuas (CI/CD), garantizan actualizaciones más rápidas y fiables. Las pruebas automatizadas detectan los problemas de forma temprana, lo que evita costosas reparaciones y reduce los gastos de mantenimiento.
A medida que aumentan las necesidades de software, DevOps facilita la gestión de la complejidad sin aumentar significativamente los costes. Esto ayuda a maximizar sus recursos y a mantener bajo control los costes contables de los proyectos de e .
🔍 ¿Sabías que...? En 2012, un fallo de software en un sistema de negociación le costó a Knight Capital 440 millones de dólares en 45 minutos. El error se produjo debido a una implementación mal gestionada del software actualizado. Este es un claro recordatorio de cómo un control y unas pruebas adecuadas de las versiones pueden evitar gastos catastróficos.
7. Invertir en herramientas rentables
Más funciones no siempre significa mejores herramientas. Elija soluciones que equilibren la asequibilidad y la funcionalidad, centrándose en lo que se adapta a sus necesidades específicas. Evite gastar de más en software con muchas funciones que no utilizará por completo.
Por ejemplo, si usted es una pequeña empresa que gestiona proyectos sencillos, las herramientas gratuitas y asequibles pueden ser tan eficaces como las plataformas avanzadas de gestión de proyectos de software e .
Cuanto más sepa: ClickUp ofrece un plan gratuito con funciones esenciales, lo que lo hace ideal para startups y equipos pequeños. Esta combinación de funcionalidad y flexibilidad ahorra costes de suscripción y evita las ineficiencias de tener que manejar varias plataformas.
8. Reutilice el código existente
Reutilizar el código existente es una forma inteligente de ahorrar tiempo y reducir costes. No es necesario reinventar la rueda cuando se utiliza código bien documentado y probado. Esto ayuda a acelerar el desarrollo y mantiene la fiabilidad, ya que el código ya ha demostrado que funciona.
Por ejemplo, en lugar de crear un sistema de inicio de sesión desde cero, utilice bibliotecas de código abierto como OAuth o Firebase Authentication. Anime a sus desarrolladores a mantener un repositorio de componentes reutilizables, como plantillas de gestión de proyectos de o API.
💡 Consejo profesional: colabore con sus equipos de desarrollo, finanzas y gestión de proyectos. La visibilidad entre departamentos sobre los costes, el progreso y los cronogramas puede evitar la mala gestión y los gastos ocultos.
Retos en la reducción de costes de software
Reducir los costes de software no siempre es tan fácil como parece.
Los retos del desarrollo de software suelen surgir cuando menos te lo esperas. Exploremos los obstáculos que pueden hacer que la reducción de costes sea un poco más complicada de lo que te gustaría
- Requisitos poco claros y falta de comunicación: Es difícil crear predicciones de costes precisas con requisitos de proyectos mal definidos o fluctuantes. Si a esto se suma una comunicación poco clara, se produce un gasto excesivo en funciones innecesarias y una mala asignación de los recursos
- Gestión de la infraestructura y los proveedores: Una gestión ineficaz de los recursos en la nube provoca un rápido aumento de los costes, mientras que la negociación de contratos con múltiples proveedores requiere precisión para evitar gastos excesivos
- Equilibrio entre calidad y coste: comprometer la calidad para ahorrar dinero reduce la funcionalidad, perjudica la experiencia del usuario y aumenta los gastos de mantenimiento a largo plazo
- Soluciones de ingeniería excesiva: Crear funciones innecesarias o sistemas complejos añade costes de desarrollo y mantenimiento sin aportar un valor real
- Gestión de los costes laborales: Depender de equipos grandes o desarrolladores altamente cualificados puede inflar los presupuestos, especialmente cuando las horas de trabajo no están optimizadas
🤝 Recordatorio amistoso: La incertidumbre económica puede trastocar sus planes. Mantenga un margen en su presupuesto para cambios inesperados y ajústelo sobre la marcha.
Cómo ayuda ClickUp a reducir los costes de software
Después de explorar estrategias para reducir los costes de software y comprender los retos a los que se enfrentan las empresas, el siguiente paso es identificar las herramientas que facilitan y hacen más eficaz este proceso.
Aquí es donde entra en juego ClickUp, la app, aplicación, para todo el trabajo. Es un software todo en uno que simplifica la reducción de costes y está diseñado para perfeccionar las operaciones, optimizar el uso de los recursos y centralizar la gestión de datos.
Olvídate del desorden de múltiples pestañas y herramientas. El software financiero ClickUp lo reúne todo para que puedas hacer tu trabajo sin complicaciones.
Así es como sus funciones son compatibles con la reducción de costes de software. 👇
Tome decisiones basadas en datos
ClickUp Brain es un asistente de IA integrado que extrae información en tiempo real de su entorno de trabajo de ClickUp. Le permite analizar datos de proyectos anteriores para prever resultados y planificar con mayor eficacia.
Por ejemplo, si proyectos anteriores se salieron del presupuesto debido a plazos incumplidos, AI Knowledge Manager puede resaltar estas tendencias y sugerir ajustes para una mejor planificación. Incluso puede prever posibles cuellos de botella o limitaciones de recursos, lo que le permite asignar los esfuerzos de su equipo de forma más eficaz.
Mientras tanto, el AI Project Manager crea informes de progreso y actualizaciones del equipo, lo que garantiza que los líderes estén informados sin esfuerzo manual.
Obtenga información en tiempo real
Los paneles de ClickUp ofrecen visibilidad en tiempo real de los presupuestos, la asignación de recursos y el gasto de los proyectos. Le permiten supervisar los costes y tomar decisiones basadas en datos para no salirse del presupuesto.
Proporcionan información sobre cómo se utilizan los recursos, lo que le ayuda a optimizar el rendimiento del equipo, evitar excesos presupuestarios y evitar gastos innecesarios.
💡 Consejo profesional: Después de cada proyecto, realice un análisis posterior para identificar las áreas en las que ha gastado demasiado o en las que puede optimizar para futuros proyectos.
Con la plantilla de gestión de costes de proyectos ClickUp de , los equipos financieros pueden realizar un seguimiento de los gastos, asignar presupuestos e identificar áreas de gasto excesivo. Es su sistema de referencia para realizar el seguimiento de los costes de múltiples proyectos, supervisar el rendimiento y tomar decisiones presupuestarias inteligentes.
Tanto si está creando una nueva app como si está perfeccionando una ya existente, esta plantilla le ofrece información clara sobre cada dólar gastado, lo que le ayudará a mantener el rumbo y evitar sorpresas.
Trabaje de forma más inteligente con un sistema conectado
Las integraciones de ClickUp con plataformas de servicios en la nube y herramientas de gestión de software populares, como Google Workspace, Microsoft Teams y Zapier, proporcionan una forma centralizada de sincronizar los flujos de trabajo sin esfuerzo. Esta centralización reduce la necesidad de software independiente y garantiza que se pueda acceder a todos los datos desde una sola plataforma.
Por ejemplo, sincronizar plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox con ClickUp permite a los equipos acceder a los documentos directamente desde las tareas. Esto le ayuda a reducir los costes asociados a la proliferación de software y a mejorar la productividad.
Acelere los flujos de trabajo con la automatización
ClickUp Automations facilita el trabajo repetitivo, las actualizaciones de estado y los recordatorios para que puedas ahorrar tiempo y esfuerzo.
Por ejemplo, cuando se informa de un error en el software, una automatización puede asignarlo inmediatamente al desarrollador adecuado y actualizar su estado. Estas automatizaciones se traducen en un importante ahorro de costes, ya que mejoran la productividad del equipo y reducen la necesidad de personal adicional.
💡 Consejo profesional: Anticipe las necesidades futuras de infraestructura en las primeras fases del proyecto para tenerlas en cuenta en su presupuesto y evitar gastos de última hora.
Controle el tiempo y los costes
ClickUp Time Tracking facilita enormemente la optimización de costes.
Puede registrar las horas dedicadas a las tareas, establecer duraciones estimadas y realizar un seguimiento del tiempo real frente al tiempo previsto, todo ello en tiempo real. La función también le permite realizar un seguimiento del tiempo a nivel de tarea o subtarea, lo que le ofrece información detallada sobre cómo dedica su tiempo su equipo.
Por ejemplo, si un desarrollador dedica demasiado tiempo a tareas de baja prioridad, puede reasignar el trabajo o automatizar los procesos repetitivos para agilizar su flujo de trabajo. Este nivel de visibilidad permite mejorar la presupuestación de los proyectos, la gestión de los recursos y, en última instancia, ahorrar costes.
Caso práctico: La transformación del desarrollo de productos de Atrato con ClickUp
Atrato, una empresa de servicios financieros, necesitaba acelerar el desarrollo de productos sin perder de vista los costes.
La empresa recurrió a ClickUp y observó un aumento del 30 % en la velocidad de desarrollo de productos, una disminución del 20 % en la sobrecarga de los desarrolladores y una reducción de 24 horas en el tiempo medio de reparación (MTTR) de los tickets.
ClickUp centralizó los flujos de trabajo de Atrato y automatizó las tareas clave. Esto redujo las ineficiencias de los proyectos, disminuyó los costes y facilitó entregas más rápidas y una mejor gestión de los recursos.
Nos dimos cuenta de que nos faltaba una forma eficaz de realizar el seguimiento de las tareas y no teníamos una visión clara de lo que estaba haciendo el equipo de producto, así que empezamos a buscar una nueva plataforma. Entonces encontramos ClickUp. La plataforma era la combinación perfecta: ni demasiado técnica y confusa, ni demasiado básica. Nos daba la flexibilidad necesaria para crear, mover y organizar equipos y proyectos a nuestra manera.
Nos dimos cuenta de que nos faltaba una forma eficaz de realizar el seguimiento de las tareas y no teníamos una visión clara de lo que estaba haciendo el equipo de producto, así que empezamos a buscar una nueva plataforma. Entonces encontramos ClickUp. La plataforma era la combinación perfecta: ni demasiado técnica y confusa, ni demasiado básica. Nos dio la flexibilidad necesaria para crear, mover y organizar equipos y proyectos a nuestra manera.
Medición del retorno de la inversión y el rendimiento
A la hora de evaluar el intento correcto de sus proyectos de software, es crucial medir tanto el retorno de la inversión (ROI) como el rendimiento general. Esto le ayuda a comprender si el proyecto está cumpliendo las expectativas y aportando valor.
Veamos cómo. 👀
Utilizando indicadores clave de rendimiento (KPI)
Los KPI son esenciales para realizar el seguimiento del progreso y alinear las metas de su equipo con el intento correcto del proyecto. Algunos KPI útiles para proyectos de software incluyen:
- Tiempo de comercialización: La velocidad a la que se desarrolla y lanza el software
- Rentabilidad: Equilibrio entre el presupuesto y el gasto real
- Participación de los usuarios: Cómo interactúan los usuarios con el software y sus funciones
- Índice de errores: Número de problemas o errores notificados tras el lanzamiento
Realización de análisis DAFO para proyectos de software
Un análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (SWOT) es una excelente manera de evaluar estratégicamente el rendimiento de un proyecto. Así es como funciona:
- Puntos fuertes: ¿Qué funciona bien? Quizás la innovación de su equipo o una función que destaca
- Debilidades: ¿Ha notado alguna limitación? Por ejemplo, un cronograma retrasado o la escasez de recursos
- Oportunidades: ¿Existen nuevas tendencias o funciones en el mercado que podrían mejorar su proyecto?
- Amenazas: ¿Cómo influyen los factores externos, como la competencia o los posibles cambios tecnológicos, en su enfoque?
📖 Lea también: Plantillas gratuitas para presupuestos de proyectos con seguimiento de costes en Excel y ClickUp
Aproveche al máximo cada dólar con ClickUp
Gestionar los costes de software de forma eficaz es fundamental y necesario.
Puede mantener los costes bajo control externalizando las tareas no esenciales, auditando el uso de las licencias y adoptando alternativas de código abierto.
ClickUp lo hace aún más fácil.
Desde la gestión financiera y el seguimiento de gastos con su software financiero hasta la optimización de los flujos de trabajo con paneles, automatizaciones y control de tiempo, ClickUp optimiza sus procesos y reduce las ineficiencias.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp! 🚀