Manažer růstu jednou naplánoval schůzku, aby sladil marketingový, produktový a prodejní tým ohledně cílů pro čtvrté čtvrtletí. Marketing chtěl více potenciálních zákazníků. Prodej chtěl lepší potenciální zákazníky. Produkt chtěl dodat funkci, o kterou nikdo nestál.
Schůzka skončila třemi samostatnými plány a všichni byli ještě více zmatení než na začátku.
Pravděpodobně jste už byli na takové schůzce. 😤
Funkční sladění zní teoreticky skvěle: sjednotit všechny na jedné vlně, pracovat na společných cílech, odstranit bariéry a dosáhnout harmonie.
Realita? Marketing měří úspěch podle objemu potenciálních zákazníků, prodej se zajímá o míru uzavřených obchodů a produkt optimalizuje dodávané funkce. Všichni tvrdě pracují, ale loď se stále točí v kruhu.
Tato příručka popisuje, jak mohou manažeři růstu sladit mezifunkční týmy tak, aby to fungovalo. A jak může pomoci ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací. 🤝
⭐ Doporučená šablona
Řízení složitých projektů napříč více týmy je nyní ještě jednodušší. Šablona mezifunkčního projektového plánu ClickUp poskytuje jasný rámec pro sladění úkolů, časových harmonogramů a odpovědností, čímž zajišťuje úspěšnou mezifunkční spolupráci a včasné dodání.
Skryté náklady nesladěných mezifunkčních týmů
Když oddělení nejsou synchronizovaná, ztrácíte efektivitu a aktivně ničíte zisk. Tady je, co vás to stojí v reálných dolarech a ztracených příležitostech. 📊
Platíte lidem za to, aby dělali stejnou práci dvakrát.
Váš marketingový tým stráví tři dny přípravou prezentace pro zákazníky. Mezitím si obchodní oddělení vytvoří vlastní verzi, protože nevědělo, že marketing na tom pracuje.
Oba týmy si účtují své hodiny. Oba se cítí produktivní. Vy jste právě zaplatili dvojnásobek za jeden výsledek.
Vynásobte to každým projektem a financujete celou skupinu neviditelných zaměstnanců, kteří nevytvářejí nic nového.
🧠 Zajímavost: Skunk Works ve společnosti Lockheed Martin ve 40. letech 20. století je často uváděn jako jeden z prvních příkladů mezifunkčních týmů v podnikové sféře. Inženýři, designéři, testeři atd. spolupracovali v jednom specializovaném týmu, aby pod velkým tlakem rychle vyvinuli pokročilé letadlo.
Necháváte důležité informace ležet v něčí schránce
Důležitý zákazník sdělí podpoře, že vašemu produktu chybí funkce, kterou nutně potřebuje. Podpora to zaznamená, ale produktový tým se o tom nikdy nedozví. O šest měsíců později tento zákazník přejde ke konkurenci, která mu naslouchala.
Ztratili jste zákazníka, protože lidé, kteří mohli problém vyřešit, se o něm nikdy nedozvěděli.
📖 Přečtěte si také: Strategie růstového marketingu pro rozšíření vašeho podnikání
Oslavujete úspěchy, které nemají význam
Prodejní tým dosahuje 120 % kvóty, ale polovina těchto obchodů se do 90 dnů zruší, protože prodali funkce, které ještě neexistují.
Zákaznický úspěch má rekordní skóre spokojenosti, ale tržby stagnují, protože spokojení zákazníci se nerozšiřují.
Marketing generuje tisíce potenciálních zákazníků, kterým prodejní oddělení nikdy nezavolá.
Všichni plní své cíle, ale vaše firma stále čelí potížím. Když se týmy optimalizují pro různé výsledky, stává se budování týmu pouhým zaškrtáváním políček namísto skutečného sladění.
Rychlá rozhodnutí se mění v měsíční debaty
Váš konkurent zavádí nový cenový model a váš tým musí rychle reagovat. Nejprve však musí finanční oddělení provést analýzu. Poté musí marketingové oddělení zkontrolovat sdělení. Následně se musí vyjádřit právní oddělení. A nakonec musí prodejní oddělení provést testování.
Než se rozhoupete, váš konkurent již získal podíl na trhu, o kterém jste diskutovali. Rychlost je konkurenční výhoda, kterou jste zadarmo darovali.
💡 Tip pro profesionály: Základní iniciativu postavte na jediném ukazateli růstu, na který může každý ovlivnit ze svého úhlu pohledu. Pokud je například ukazatelem konverze z zkušební verze na placenou verzi, produktové oddělení se zaměří na onboardingové toky, marketingové oddělení optimalizuje péči o zákazníky a oddělení podpory zajistí, aby byly požadavky z prvního týdne vyřešeny do dvou hodin. Tímto způsobem nikdo netáhne za jiný provaz.
Ztrácíte dobré zaměstnance, protože firemní kultura odměňuje politiku.
Váš špičkový designér představuje řešení, které by uživatelům ušetřilo 10 hodin týdně. Technický tým tvrdí, že to není priorita, zatímco produktový tým trvá na tom, že to neodpovídá plánu.
Po šesti schůzkách se nic nezměnilo, kromě motivace vaší designérky. Aktualizuje svůj životopis, protože je unavená z vnitřních sporů namísto řešení problémů zákazníků.
Spolupráce na pracovišti nemá žádný smysl, pokud každý dobrý nápad zahyne v boji o vliv.
🔍 Věděli jste? Jedna studie zjistila, že výsledky závisí na složení týmu, organizačním kontextu (například na tom, jak vedoucí podporují tým), interních procesech (jak komunikují, stanovují normy) a jasných měřítkách výsledků. Týmy, kterým chybí jeden z těchto pilířů, často podávají podprůměrné výkony.
Jak efektivně koordinovat mezifunkční týmy
Mezifunkční spolupráce spojuje různé odborné znalosti, ale když se každý tým ubírá vlastním směrem, dochází k narušení koordinace.
Zde je podrobný návod, jak zajistit, aby všichni zůstali ve spojení a postupovali společně. 🫱
Krok č. 1: Definujte společné cíle a KPI
Pro sladění začněte s jednotným cílem, který propojuje všechna oddělení. Poté nastavte měřitelné klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pro každý tým, které přímo souvisejí s tímto větším cílem.
Uspořádejte krátkou koordinační schůzku s vedoucími týmů, abyste nastínili priority a kritéria úspěchu. Zaměřte se na výsledky. Namísto toho, abyste například řekli „zvýšit zákaznickou základnu“, můžete cíl formulovat jako „zvýšit počet aktivních uživatelů v tomto čtvrtletí o 15 %“.
Marketing se může věnovat generování potenciálních zákazníků, produktový tým může zlepšit dokončování onboardingu a prodejní tým může přeměnit více zkušebních verzí na zákazníky. Všichni přispívají ke stejnému měřitelnému výsledku.
Jakmile jsou tyto výsledky jasné, software pro správu úkolů ClickUp je promění v sledovatelný pokrok.
Vytvořte speciální seznam nebo složku pro každý cíl týmu nebo oblast KPI a pomocí ClickUp Tasks je rozdělte. Přidejte úkoly, které představují konkrétní cíle, milníky nebo klíčové výstupy. Pomocí podúkolů nebo kontrolních seznamů rozdělte každý cíl na konkrétní kroky.
Předpokládejme, že tým pro růst vytvoří úkol pro svůj cíl aktivace uživatelů – na jednom místě může propojit dílčí úkoly kampaně, plány na zlepšení onboardingu a skripty pro následnou komunikaci se zákazníky.
To pomáhá vedoucím pracovníkům vidět, jak každá funkce přispívá k dosažení většího cíle, a udržuje sladění založené na datech.
Krok č. 2: Zmapujte odpovědnosti a pracovní postupy
Jakmile jsou cíle sladěny, všichni musí vědět, jak práce mezi odděleními probíhá.
Vyberte jeden kritický proces, který zahrnuje více týmů. Vezměte si například proces onboardingu zákazníků. Zapište si každý jednotlivý krok od uzavření obchodu až po okamžik, kdy je zákazník plně aktivní na vaší platformě.
Přiřaďte vlastníka ke každému kroku – ne tým, ale konkrétní osobu, která je za daný krok zodpovědná. Poté přesně definujte, co znamená „hotovo“ v každé fázi.
Když obchodní oddělení oznámí, že předání bylo dokončeno, znamená to, že vyplnili formulář, nebo že měli 30minutový hovor s oddělením zákaznické podpory, aby prodiskutovali podrobnosti účtu a potenciální rizika?
Zaznamenejte rozhodovací pravomoci také v aplikaci pro týmovou spolupráci. Zde je několik věcí, které musí být naprosto jasné:
- Kdo má poslední slovo, když se objeví otázka týkající se požadavků na přizpůsobení?
- Kdo rozhoduje o tom, zda projekt odložíme nebo dodáme v omezeném rozsahu, když se zpozdí termíny?
- Kdo schvaluje změny rozpočtu, když projekt vyžaduje více zdrojů?
- Kdo schvaluje externí komunikaci před jejím zveřejněním?
Tip: RACI matice umožňuje lépe strukturovat toto rozdělení.
ClickUp Docs se stane vaším jediným zdrojem pravdivých informací pro dokumentaci procesů. Můžete vytvářet dokumenty, které mapují celé pracovní postupy, přiřazovat vlastníky ke konkrétním částem a přímo odkazovat na související úkoly.
Když se někdo připojí k projektu v jeho průběhu, přečte si dokument, místo aby naplánoval tři schůzky, aby pochopil, co se děje.
Navíc dokument zůstává aktuální, protože je uložen v komunikační aplikaci týmu, kde se práce odehrává.
💡Tip pro profesionály: Vytvořte videa procesů a všeho ostatního, co vyžaduje vizuální vysvětlení, pomocí Clips v ClickUp. Vložte je do hlavního dokumentu a máte hotovo.
🤩 Bonus: Šablona!
Můžete také vyzkoušet šablonu mezifunkčního projektového plánu ClickUp, která zjednoduší nastavení.
Zahrnuje fáze úkolů, jako jsou Dokončeno, Dokumentace, Zahájení, Schválení spuštění a Zpracování, což týmům umožňuje efektivně sledovat pokrok. Kromě toho vlastní pole ClickUp, jako jsou Funkční tým, Dokumentace dokončena, Schvalovatel, Schválení a Členové týmu, pomáhají sledovat základní atributy a vizualizovat data projektu.
💡 Tip pro profesionály: Pomocí ClickUp Brain MAX proměňte roztříštěné poznámky v ucelenou dokumentaci během několika sekund. Můžete například požádat Brain MAX, aby z vašeho seznamu úkolů vytvořil návrh přehledu procesů nebo shrnul nedávnou synchronizaci projektu do klíčových kroků. Pomáhá týmům rychleji aktualizovat dokumenty a udržovat všechny procesní pokyny aktuální.
Krok č. 3: Zaveďte centralizované komunikační kanály
Vyberte si systém a nastavte jej jako výchozí pro všechny diskuse související s projektem. Když někdo chce poskytnout zpětnou vazbu k výsledku, udělá to tam. Když se objeví překážka, označí ji tam. Když se přijímají rozhodnutí, zaznamenávají se tam.
Stanovte jasná pravidla pro to, jaký typ komunikace kam patří:
- Naléhavé záležitosti, které vyžadují okamžitou pozornost, se označí přímo v úkolu, aby je správná osoba viděla hned.
- Obecné aktualizace, které by všichni měli vidět, se zobrazují v kanálu projektu, kde jsou viditelné, ale neruší.
- Strategická rozhodnutí, která mají vliv na více týmů, se zaznamenávají do sdíleného prostoru, kde je později může každý najít.
- Zpětná vazba k konkrétním výstupům je uvedena v komentářích k samotné práci, takže kontext se nikdy neztratí.
ClickUp Chat umožňuje týmům komunikovat, aniž by musely přecházet mezi pěti různými nástroji. Můžete vytvářet kanály pro konkrétní projekty, oddělení nebo témata a propojit zprávy přímo s úkoly, kterých se týkají.
Projektový manažer může zveřejňovat aktualizace kampaně v chatu a kolegové z marketingového, produktového a designového oddělení mohou sdílet rychlou zpětnou vazbu. Když je třeba na základě nápadu nebo problému podniknout kroky, tato zpráva v chatu se okamžitě převede na úkol v ClickUp.
V ClickUp můžete také přiřazovat komentáře pomocí @zmínek, aby se zpětná vazba dostala přesně tam, kam patří – k samotné práci.
💡 Tip pro profesionály: Když se vlákna prodlužují, použijte ClickUp Brain k automatickému shrnutí diskuse. Týmy tak ušetří hodiny času a žádné důležité rozhodnutí se neztratí.
Krok č. 4: Zaveďte pravidelné kontroly a hodnocení
Zjistěte správné tempo na základě rychlosti vaší práce. Rychle se pohybující produktové týmy mohou potřebovat denní porady, aby rychle zachytily problémy. Dlouhodobější strategické iniciativy mohou vyžadovat týdenní synchronizace. Celopodniková koordinace pravděpodobně vyžaduje měsíční revize.
Dále vytvořte odpovědnost dokumentováním závazků. Když někdo řekne, že do čtvrtka dodá dokumentaci API, stane se to sledovaným závazkem. Když přijde čtvrtek a není hotovo, všichni o tom vědí.
Vyhraďte si čas na zhodnocení toho, co funguje a co ne. Každé dva týdny se zaměřte na následující body:
- Probíhaly předávky hladce, nebo se práce zasekla čekáním na jiný tým?
- Zablokoval se někdo, protože neměl potřebné informace nebo zdroje?
- Objevili jsme nesoulad v prioritách, který vedl k tomu, že týmy pracovaly proti sobě?
- Jsou naše schůzky užitečné, nebo se lidé přestávají soustředit, protože se nic nerozhoduje?
Využijte tyto poznatky k úpravě svých procesů.
ClickUp Automations se postará o opakující se nastavovací práce, aby se tyto kontroly skutečně uskutečnily. Můžete vytvořit pravidla, která každý pátek automaticky upozorní vedoucí týmů, aby odeslali své týdenní aktualizace, nebo spustí připomenutí tři dny před termínem čtvrtletních hodnocení.
Joseph S Kahn se podělí o své zkušenosti s používáním ClickUp v Hum JAM:
ClickUp je nejúžasnější „all-in-one“ nástroj pro automatizaci týmové práce, který sleduje, automatizuje a měří úspěchy týmu. Věřte mi, když říkám, že váš tým se bez tohoto nástroje neobejde.
ClickUp je nejúžasnější „all-in-one“ nástroj pro automatizaci týmové práce, který sleduje, automatizuje a měří úspěchy týmu. Věřte mi, když říkám, že váš tým se bez tohoto nástroje neobejde.
🔍 Věděli jste? Přístup Scrum (od Takeuchi & Nonaka 1986) vycházel z myšlenky ragby, kde mezifunkční tým postupuje společně přes překrývající se fáze vývoje. To znamenalo méně čekání, více spolupráce a vyšší rychlost.
Krok č. 5: Sledujte pokrok a neustále opakujte
Zajistěte přehlednost svého každodenního pracovního postupu. Každý tým by měl znát svůj aktuální stav vzhledem k cílům, blížícím se termínům a jakýmkoli překážkám, které ovlivňují ostatní týmy.
Vytvořte panely ClickUp, které zobrazují průběh v reálném čase, aby si lidé mohli sami vyhledat potřebné informace.
Toto je třeba sledovat:
- Míra dokončení úkolů ukazuje, zda týmy plní to, k čemu se zavázaly, nebo zda neustále nedodržují termíny.
- Cyklus ukazuje, jak dlouho práce trvá v každé fázi a kde se tvoří úzká místa projektu.
- Sledování závislostí ukazuje, kdy jeden tým čeká na druhý a jak často předávání úkolů způsobuje zpoždění.
- Rozložení pracovní zátěže ukazuje, zda jsou některé týmy přetížené, zatímco jiné mají kapacitu pomoci.
- Pokrok v plnění cílů ukazuje, zda individuální práce každého jednotlivce přispívá k dosažení celofiremních cílů.
Hledejte vzorce, které naznačují nesoulad. Pokud designový tým dodává výsledky vždy včas, ale technický tým má neustále zpoždění, může se jednat o problém s prostředky nebo odhady. Pokud zákaznický servis neustále eskaluje stejné problémy, produktový tým možná neupřednostňuje správné opravy.
💡 Tip pro profesionály: Udržujte systém chytrý pomocí agentů ClickUp AI. Například nakonfigurujte agenta tak, aby:
- Zjistěte, kdy je úkol blokován kvůli nesplněným závislostem.
- Automaticky aktualizujte stav úkolu na Blokováno.
- Informujte příslušný tým prostřednictvím chatu o překážce.
- Zveřejněte souhrn na kartě AI, která zobrazuje všechny aktuální překážky ve vašem dashboardu.
3 příklady z praxe, kdy mezifunkční koordinace přinesla výsledky
Zde jsou tři příklady, kdy sladění mezifunkčních týmů vedlo k měřitelným úspěchům.
1. Model Squad společnosti Spotify
V roce 2012 se Spotify potýkalo s typickými problémy souvisejícími s rozšiřováním – týmy čekaly na schválení, funkce uvízly v limbu předávání a cykly vydávání se táhly měsíce.
Provedli restrukturalizaci do autonomních týmů, z nichž každý zahrnoval designéry, vývojáře, produktové manažery a datové analytiky, kteří spolupracovali od návrhu až po spuštění.
Co se změnilo:
- Každý tým měl na starosti konkrétní část produktu od začátku do konce a mohl vydávat aktualizace bez nutnosti procházet byrokratickými překážkami.
- Týmy přešly na nepřetržité nasazování , protože lidé, kteří museli činit rozhodnutí, byli ve stejné místnosti.
- Rychlost rozhodování se dramaticky zvýšila , protože týmy nepotřebovaly souhlas různých oddělení.
📮ClickUp Insight: 34 % rozhodnutí uvízne v čekání na schválení managementem a dalších 33 % se zastaví během mezifunkční spolupráce.
Překlad? Příliš mnoho kuchařů, málo jasnosti. 👥
Díky funkci „Přiřazené komentáře“ a „Sledující v úkolech“ v ClickUp je snadné zapojit správné lidi do rozhodování ve správný čas – už žádné momenty typu „kdo za to odpovídá?“. Všichni jsou informovaní, sladění a zodpovědní.
2. Proces „Working Backwards“ společnosti Amazon
Amazon řeší nesoulad dříve, než se stane nákladným.
Před vytvořením jakéhokoli nového produktu nebo funkce týmy napíší fiktivní tiskovou zprávu a FAQ, jako by již byly spuštěny.
Týmy inženýrů, produktových manažerů, marketingu a provozu přispívají k těmto dokumentům a ukazují, jak mohou manažeři růstu sladit mezifunkční týmy tak, aby se zaměřily na výsledky zákazníků namísto cílů jednotlivých oddělení.
Proč to funguje:
- Nesoulad v týmové spolupráci se projeví brzy, kdy je ještě levné jej napravit.
- Týmy se dohodnou na tom, jak má vypadat úspěch organizace, ještě než někdo napíše první řádek kódu.
- Potřeby zákazníků zůstávají ústředním bodem rozhodování, protože pokud nedokážete napsat poutavou tiskovou zprávu, pravděpodobně byste ji neměli vytvářet.
📖 Přečtěte si také: Model spolupráce při řízení práce: Váš plán pro vyšší produktivitu
3. Výrobní systém společnosti Toyota
V 50. letech 20. století většina výrobců oddělovala tovární dělníky a konstrukční týmy. Toyota postupovala jinak: dala dělníkům na montážní lince pravomoc zastavit výrobu a přivolat inženýry přímo na pracoviště, když zjistili problémy. Tento systém se stal známý jako andon cord system.
Dopad byl významný:
- Kvalita produktů se výrazně zlepšila, protože lidé, kteří automobily vyrábějí, mohli okamžitě nahlásit problémy.
- Cyklické období vývoje produktů se zkrátilo , protože inženýři dostávali zpětnou vazbu v reálném čase od pracovníků montujících vozidla.
- Problémy se řešily rychleji , protože lidé, kteří problému rozuměli, a lidé, kteří ho mohli vyřešit, již nepracovali odděleně.
🧠 Zajímavost: Mezifunkční týmy, které vynikají v získávání informací (vyhledávání externích dat) a silné vnitřní koordinaci (všichni sdílejí informace a rozhodnutí), jsou výrazně odolnější, když dojde k narušení. Pokud týmu chybí tato vnitřní integrace, jeho výhoda výrazně klesá.
Synchronizujte svůj tým pomocí ClickUp
Manažeři růstu čelí jedné neustálé výzvě: udržet všechny týmy na stejné vlně. Každá funkce má své vlastní priority, ale pokrok závisí na tom, jak dobře tyto pohyblivé části spolupracují.
ClickUp to dělá přirozeným způsobem. Všechny diskuse, cíle a úkoly jsou propojeny na jednom místě, takže týmy vidí průběh projektu v reálném čase.
Manažeři růstu mohou sledovat iniciativy, objasňovat další kroky a zajistit, aby všichni plnili své povinnosti, aniž by se zpomalilo tempo.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a dejte svým týmům prostor pro společný růst! ✅
Často kladené otázky (FAQ)
Manažeři růstu se spoléhají na více týmů, aby dosáhli společných cílů. Sladění zajišťuje, že všichni chápou priority, časové harmonogramy a odpovědnosti. Když týmy pracují synchronizovaně, projekty zůstávají na správné cestě, rozhodnutí se přijímají rychleji a výsledky se zlepšují.
ClickUp sdružuje veškerou práci – úkoly, dashboardy, chaty a dokumenty – do jednoho propojeného prostoru. Manažeři růstu mohou sledovat pokrok, přidělovat odpovědnosti, organizovat teambuildingové aktivity a udržovat diskuse vázané na samotnou práci. ClickUp zajišťuje jasnou, transparentní a snadno spravovatelnou spolupráci napříč odděleními.
Nesoulad vede k duplicitě práce, nedodržení termínů a konfliktům priorit. Týmy ztrácejí kontext, komunikace se narušuje a pokrok se zastavuje. V průběhu času to vede k plýtvání zdroji a oslabení snah o růst, což ztěžuje dosažení obchodních cílů.
Sledování cílů propojuje jednotlivé úkoly s většími cíli. Když každý vidí, jak jeho práce přispívá ke společným cílům, spolupráce se stává přirozenou a soustředěnou. Buduje se tak odpovědnost, zlepšuje se transparentnost a posiluje soudržnost týmu.