Ruční vyplňování formulářů se může zdát neškodné, dokud nezačne zabírat hodiny času, zpomalovat rozhodování a zavádět do vašich procesů zbytečné chyby. Za každou žádostí o dovolenou, zákaznickým ticketem nebo formulářem pro zpětnou vazbu se skrývá opakující se proces, který čeká na optimalizaci.
Řešením není více formulářů. Je to investice času a peněz do chytřejších formulářů.
V tomto blogovém příspěvku vysvětlíme, jak automatizovat formuláře pomocí umělé inteligence a vytvořit pracovní postupy, které samostatně uvažují, směrují a reagují. A ano, vše jsme provedli pomocí ClickUp – prvního konvergovaného pracovního prostoru s umělou inteligencí na světě !
Pojďme na to! ✅
Proč automatizovat formuláře pomocí umělé inteligence?
Ruční zpracování formulářů vše zpomaluje, ať už se jedná o onboardingu, schvalování nebo požadavky zákazníků. Automatizace pomocí umělé inteligence to mění tím, že se postará o rutinní práci v pozadí.
Zde je přehled toho, co vám přinese:
- Snížení manuální práce: Automatizujte vyplňování formulářů, zadávání dat, ověřování a směrování, abyste ušetřili čas vašim lidským zdrojům.
- Zrychlení zpracování: Zpracovávejte a analyzujte formuláře během několika minut namísto několika dnů.
- Vylepšená přesnost dat: Včasné odhalení chyb díky integrovaným ověřovacím a logickým kontrolám
- Vylepšená uživatelská zkušenost: Přizpůsobte formuláře své cílové skupině a snižte tak potíže při jejich vyplňování.
- Škálovatelné operace: Zvládněte rostoucí objemy formulářů bez navyšování počtu zaměstnanců.
- Snížené provozní náklady: Omezte papírování, snižte množství oprav a minimalizujte zpoždění.
👀 Věděli jste? Více než 80 % podnikových dat je uloženo v nestrukturovaných dokumentech (včetně formulářů). Automatizace formulářů pomocí umělé inteligence – prostřednictvím inteligentního zpracování dokumentů (IDP) – odemyká tato data a přeměňuje faktury, smlouvy a daňové formuláře na strukturované informace, které vaše systémy mohou skutečně využít.
Běžné příklady použití automatizace formulářů pomocí umělé inteligence
Vzpomeňte si na všechny formuláře, se kterými váš tým pracuje – žádosti o volno, žádosti o proplacení výdajů, kontrolní seznamy pro nové zaměstnance, formuláře pro přijímání klientů nebo dotazníky pro zpětnou vazbu. Nyní si představte, že se tyto formuláře okamžitě samy organizují, ověřují zadávané údaje, předávají správným osobám k vyřízení a aktualizují propojené záznamy.
To je síla automatizace pomocí umělé inteligence. Podívejme se, kde má největší dopad. 📈
- Zpracování úvěrů a faktur: Extrahuje a ověřuje finanční údaje z formulářů, aby urychlilo schvalování, platby a audity.
- KYC a ověřování identity: Využívá optické rozpoznávání znaků (OCR) a strojové učení ke skenování dokladů totožnosti a automatickému vyplňování údajů o zákaznících do systémů pro zajištění souladu s předpisy.
- Prověřování životopisů a přijímání nových zaměstnanců: přiřazuje kandidáty k pozicím, automaticky generuje dokumenty související s přijetím a dokončuje pracovní postupy pro nové zaměstnance.
- Dovolené, mzdy a hodnocení výkonu: Sleduje zůstatky, označuje nesrovnalosti a spravuje cykly hodnocení s minimálním vstupem.
- Správa smluv a právních dokumentů: automatické vytváření návrhů, sledování revizí a zajištění souladu bez ručního sledování.
- Příjem a směrování zákaznických služeb: Zaznamenává požadavky, přiřazuje tikety a odesílá automatické aktualizace v reálném čase.
📖 Přečtěte si také: Síla formulářů ClickUp pro softwarové týmy
Klíčové funkce, které byste měli hledat v nástrojích pro automatizaci formulářů pomocí umělé inteligence
Ne všechny nástroje AI pro formuláře jsou stejné. Některé pouze shromažďují data, jiné podporují rozhodování.
Aby byly vaše pracovní postupy skutečně efektivní, musí nástroje přesahovat pouhé vytváření formulářů a přímo podporovat provádění, přehlednost a automatizaci v odpovídajícím měřítku. Měli byste:
- Vyberte dynamickou podmíněnou logiku: Vyberte nástroje s adaptivními otázkami, které reagují na vstupy uživatele, čímž se zkracuje délka formuláře a zvyšuje se míra jeho vyplnění.
- Upřednostněte hladkou integraci: Vyberte si platformy, které se snadno propojí s vaším CRM, HRIS nebo podpůrnými systémy, abyste eliminovali ruční přenos dat a sjednotili pracovní postupy.
- Hledejte analytické nástroje a dashboardy v reálném čase: Vyberte si nástroje pro vyplňování formulářů, které nabízejí okamžitý přehled o odeslaných formulářích, místech, kde dochází k opuštění formuláře, a trendech pro průběžnou optimalizaci.
- Požadujte vlastní pole a mapování: Ujistěte se, že nástroj podporuje přizpůsobená pole, jako je priorita nebo typ požadavku, aby data proudila přímo do vašich pracovních postupů s plným kontextem.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší alternativy k Jotform, které stojí za vyzkoušení
Jak automatizovat formuláře pomocí umělé inteligence
Zde je podrobný průvodce, který vám ukáže, jak automatizovat formuláře pomocí umělé inteligence. Najdete zde praktické příklady a pochopíte, kde ClickUp podporuje každou fázi tím, že spojuje vaše formuláře, úkoly, dokumenty, chaty a procesy do jedné výkonné aplikace.
Krok č. 1: Definujte problém, který se snažíte vyřešit
Než se pustíte do nástrojů, ujasněte si, kde vás formuláře zpomalují.
Hromadí se formuláře se zpětnou vazbou od zákazníků, aniž by se na ně někdo reagoval? Nebo personální oddělení ručně zpracovává každou žádost o dovolenou?
Identifikujte klíčové problémy, jako jsou zpoždění, čas strávený ručním zadáváním dat nebo nekonzistentní datové záznamy.
Krok č. 2: Vyberte si sadu nástrojů pro automatizaci formulářů
Pokud hledáte spolehlivý nástroj, ClickUp pokrývá jak tvorbu formulářů, tak i to, co následuje poté.
Jeho výkonná platforma pro zvýšení produktivity obsahuje integrovaný software pro tvorbu formulářů, který propojuje vaše úkoly, dokumenty, cíle a pracovní postupy na jednom místě. Je navržen tak, aby pomáhal týmům spravovat projekty, automatizovat procesy a efektivně spolupracovat, aniž by docházelo k problémům s přepínáním kontextu způsobeným rozptýlením práce.
Formuláře ClickUp vám umožňují vytvářet profesionální formuláře bez nutnosti programování přímo ve vašem pracovním prostoru ClickUp. To znamená, že můžete shromažďovat požadavky, zpětnou vazbu nebo jiné druhy dat a hladce je integrovat do svého procesu řízení projektů.
💡 Tip pro profesionály: Použijte podmíněnou logiku v ClickUp Forms k přizpůsobení otázek na základě zadání uživatele. Tímto způsobem může jeden formulář zpracovat více typů požadavků, jako jsou PTO, IT problémy nebo zpětná vazba, aniž by uživatele zahlcoval irelevantními poli.
Zde je návod, jak můžete pomocí formulářů ClickUp vytvořit proces přijímání pro jakékoli oddělení:
Krok č. 3: Vytvořte a nakonfigurujte formulář
Zde navrhnete formulář tak, aby zachytil to, co potřebujete. Zde je několik osvědčených postupů:
- Ptejte se pouze na to, co je nutné. Formuláře by měly být krátké a měly by obsahovat podmíněná pole, která zobrazí otázky na základě předchozích odpovědí.
- Vytvořte více typů polí, aby odpovídaly vašim datům (např. výběr data pro časové osy, rozevírací seznamy pro výběr).
- Seskupte související otázky, abyste předešli zmatkům a opakování.
Nyní vám ukážeme, jak toho dosáhnout v ClickUp:
- Otevřete seznam, kam chcete, aby se odeslané formuláře ukládaly.
- Přidejte zobrazení formuláře kliknutím na tlačítko + Zobrazit, výběrem možnosti Formulář a pojmenováním.
- Přetáhněte ClickUp Custom Fields a přidejte do formuláře text, rozevírací seznamy, zaškrtávací políčka, přílohy a další prvky.
- Klikněte na tlačítko Přidat otázku v dolní části a přidejte nová pole.
- Použijte podmíněnou logiku k přizpůsobení formuláře různým scénářům.
- Přizpůsobte si formulář aktualizací barev, textu tlačítek a přidáním svého loga, aby odpovídal vaší značce.
💡 Tip pro profesionály: Jakmile vytvoříte formulář, nezapomeňte doladit způsob zpracování odpovědí:
- Vyberte, kde se úkoly vytvářejí: Zajistěte, aby odeslané formuláře skončily ve správném seznamu ClickUp.
- Přesměrování po odeslání: Přesměrujte uživatele na vlastní potvrzovací zprávu nebo konkrétní URL adresu.
- Přizpůsobte tlačítko pro odeslání: Přizpůsobte tón svého formuláře pomocí personalizovaných popisků tlačítek, jako například Odeslat žádost nebo Odeslat zpětnou vazbu.
Krok č. 4: Naučte AI, aby vám pomohla být chytřejší
Než kliknete na tlačítko „Publikovat“, věnujte chvilku vylepšení svého formuláře pomocí poznatků získaných díky umělé inteligenci. ClickUp Brain, kontextový asistent umělé inteligence ClickUp, vám pomůže vytvářet chytřejší formuláře a připravit se na další kroky díky analýze minulých dat a optimalizaci nastavení. Použijte jej jako svého kopilota a vytvořte formuláře s reálným kontextem.
Výsledek? Chytřejší formuláře, čistší data a pracovní postup, který již předem myslí na další kroky, ještě než přijde první odpověď. S ClickUp Brain můžete:
- Využijte zpětnou vazbu od uživatelů, abyste pochopili, jaké otázky byste měli klást.
- Proveďte analýzu sentimentu u dříve odeslaných formulářů nebo průzkumů, abyste lépe porozuměli svému publiku.
- Vytvářejte nové otázky do formulářů nebo průzkumů pomocí pokynů v přirozeném jazyce.
Díky tomu budou vaše formuláře promyšlenější, cílenější a užitečnější ještě předtím, než shromáždíte nové odpovědi.
🚀 Vyzkoušejte například tyto pokyny:
- Shrňte časté stížnosti z minulých ticketů, abych mohl do formuláře přidat relevantní možnosti.
- Vytvořte otázky pro vstupní formulář na základě častých dotazů nových zaměstnanců za poslední 3 měsíce
- Seznam opakujících se problémů z hlášení incidentů pro předvyplnění kategorií příčin ve formuláři
Krok č. 5: Automatizujte další kroky
Než vaše formuláře začnou fungovat, použijte AI a automatizaci k zpracování shromážděných dat. Nastavte spouštěče a pravidla pro přiřazování úkolů, upozorňování správných osob, aktualizaci polí nebo přesun položek v rámci vašeho pracovního postupu.
A s ClickUp Automations je vytváření těchto pracovních postupů bez jakéhokoli kódování ještě jednodušší. Stačí vybrat spouštěč, nastavit akci a ClickUp se postará o zbytek.
Postupujte takto:
- Přejděte do seznamu, kde se zobrazují úkoly formuláře, a klikněte na tlačítko Automatizovat v horní části seznamu. Otevře se centrum automatizace pro daný seznam.
- Klikněte na + Přidat automatizaci nebo Vytvořit automatizaci.
- Jako spouštěč vyberte možnost „Při vytvoření úkolu“. Tím zajistíte, že každý nový odeslaný formulář spustí automatizaci.
- Pomocí podmínek (například typu požadavku nebo naléhavosti) přizpůsobte akce na základě odpovědí ve formuláři.
- Přidejte akce, které zefektivní váš pracovní postup:
- Přiřazujte úkoly na základě údajů z formulářů
- Aktualizujte stav nebo značky pro sledování a stanovení priorit.
- Odesílejte oznámení prostřednictvím ClickUp, e-mailu nebo Slacku.
- Použijte šablony, jako jsou šablony formulářů pro zpětnou vazbu s podúkoly, kontrolními seznamy nebo vlastními poli.
- Přesuňte nebo zkopírujte úkoly automaticky do správného seznamu nebo složky.
- Otestujte pomocí vzorového formuláře, zda vše funguje správně.
💡 Tip pro profesionály: Přidejte do ClickUp dynamicky sledující osoby v závislosti na tom, co je odesláno. Pokud je vybráno konkrétní jméno klienta nebo je úkol označen týmem, použijte automatizaci k zapojení správných zúčastněných stran, aniž byste je museli pokaždé ručně označovat.
Podívejte se na toto video, kde najdete naše tipy pro vytváření automatizací ClickUp pomocí příkazů v přirozeném jazyce:
Krok č. 6: Otestujte, publikujte a sdílejte svůj formulář
Jakmile to vše dokončíte, měli byste:
- Náhled formuláře: Zkontrolujte tok uživatelů, otestujte podmíněnou logiku a ujistěte se, že automatizace fungují správně.
- Zveřejněte svůj formulář: Jakmile je hotový, spusťte jej jediným kliknutím.
- Sdílejte URL formuláře: Rozšiřujte jej prostřednictvím e-mailu, chatu nebo jej vložte na svůj web. Nezapomeňte, že každé odeslání okamžitě vytvoří úkol ve vámi vybraném seznamu v ClickUp.
Krok č. 7: Sledujte, analyzujte a vylepšujte
Po spuštění zajistěte, aby automatizace fungovala i nadále, a to pomocí průběžné optimalizace. Zde je náš návrh:
- K zobrazení zaznamenaných odpovědí použijte zobrazení Seznam, Kalendář nebo Tabule.
- Využijte panely ClickUp k vizualizaci trendů v odeslaných formulářích.
- Požádejte ClickUp Brain, aby shrnul opakující se problémy nebo analyzoval sentiment z odpovědí.
- Upravte pole formuláře, logiku nebo pravidla automatizace na základě výkonu.
💡 Tip pro profesionály: Použijte AI agenty ClickUp k automatickému třídění odeslaných formulářů. Když přijde nový vstupní formulář, váš agent může analyzovat odpovědi, kategorizovat požadavek, přiřadit jej správnému týmu a okamžitě nastavit prioritu nebo termíny. Je to jako mít neustále k dispozici koordinátora, který udržuje vstupní pracovní postupy organizované a zrychluje dobu odezvy.
Nejlepší nástroje pro automatizaci vyplňování formulářů pomocí umělé inteligence
Pokud zvažujete nástroje pro automatizaci formulářů založené na umělé inteligenci, zde je několik platforem, které můžete zvážit:
1. SafetyCulture AI Form Builder
Pokud jste si někdy přáli, abyste mohli jednoduše požádat své formuláře, aby se vytvořily samy, je tento průvodce určen právě vám. Nástroj AI Form Builder od SafetyCulture přemění rychlé textové výzvy na formuláře připravené k inspekci – ideální pro bezpečnostní kontroly, audity nebo hodnocení kvality. Můžete dokonce připojit média, jako jsou fotografie a videa, pro bohatší kontext.
Nejlepší funkce
- Funkce drag-and-drop / tvorba šablon pro inspekce, kontrolní seznamy a formuláře, včetně příloh médií (fotografie atd.) pro terénní pracovníky.
- Pracovní postupy zaměřené na dodržování předpisů a provoz: přiřazujte úkoly na základě výsledků formulářů, integrujte je s jinými systémy a sledujte následné kroky.
- Podpora mobilních zařízení (offline zadávání údajů v terénu, synchronizace později) a dashboardy s údaji z formulářů/kontrol v reálném čase pro všechny týmy.
Omezení
- Někteří uživatelé hlásí omezenou flexibilitu/přizpůsobitelnost u vysoce přizpůsobených rozvržení formulářů nebo složité větvící se logiky.
Ceny
- Ceny na míru
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,6/5 (více než 150 hodnocení)
- Capterra: 4,6/5 (více než 240 hodnocení)
2. Tally
Tally vám vytvoří plně podmíněný formulář na základě cílů zadaných v jednoduché angličtině. Jedná se o silnou alternativu k SurveyMonkey a Google Forms, která navíc zajišťuje šifrování v souladu s GDPR, což ji činí ideální pro prostředí citlivá na ochranu soukromí.
Nejlepší funkce
- Vytvářejte neomezený počet formulářů a odeslaných dat v rámci bezplatné úrovně (v rámci přiměřeného využití).
- Využijte pokročilou logiku formulářů, výpočty, přesměrování odpovědí a skrytá pole pro přizpůsobené formuláře.
- Jeho editor funguje jako textový dokument: stačí psát a přidávat bloky/otázky a používat klávesové zkratky k dokončení úkolů.
Omezení
- Ačkoli je Tally velmi silný v oblasti standardních formulářů, může být méně propracovaný v oblasti náročných funkcí podnikových pracovních postupů (např. pokročilé větvení, vícestupňová automatizace) ve srovnání s nejlepšími platformami pro podnikové formuláře.
Ceny
- Zdarma
- Pro: 29 $/měsíc
- Podnikání: 89 $/měsíc
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,8/5 (více než 50 hodnocení)
- Capterra: Nedostatek recenzí
3. Intellistack (dříve Formstack AI)
Intellistack (nová značka Formstack) nabízí bezkódové vytváření formulářů pomocí umělé inteligence, generování dokumentů a automatizaci pracovních postupů pro obchodní týmy. Platforma klade důraz na kompletní pracovní postupy – od vytváření formulářů přes generování dokumentů až po provádění pracovních postupů –, což ji činí atraktivní pro finance, lidské zdroje, pojišťovnictví a další případy použití v back-office s velkým objemem dat.
Nejlepší funkce
- Zadejte příkaz k vygenerování formuláře, místo abyste ručně přidávali každé pole.
- Získejte podporu pro zpracování velkého množství dokumentů v pracovních postupech.
Omezení
- Někteří uživatelé uvádějí, že pokročilejší funkce automatizace/pracovních postupů vyžadují delší dobu na osvojení.
Ceny
- Formuláře: Od 99 $/měsíc
- Sada: Od 250 $/měsíc
- Podnik: Individuální ceny
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,3/5 (více než 450 recenzí)
- Capterra: 4,0/5 (více než 110 recenzí)
📖 Přečtěte si také: Jak vytvořit formulář v Excelu
Proč ClickUp vyniká mezi nástroji pro tvorbu formulářů s využitím umělé inteligence
ClickUp se nestane jen dalším nástrojem ve vaší sadě, ale stane se samotnou sadou. Získáte jeden propojený systém, který roste spolu s vaším pracovním tokem.
Toto je to, co jej odlišuje od jiných nástrojů pro automatizaci formulářů pomocí umělé inteligence:
👉🏻 Jednotné řízení znalostí: Vytvářejte interní wiki, SOP a dokumenty pro spolupráci přímo vedle svých formulářů a úkolů pomocí ClickUp Docs. Brainstormujte nápady nebo vizuálně mapujte procesy pomocí ClickUp Whiteboards, vše na jedné platformě.
👉🏻 Vlastní panely a reporty: Okamžitě vizualizujte odpovědi ve formulářích pomocí přizpůsobitelných panelů ClickUp. Kombinujte data z formulářů s metrikami projektů, grafy pracovní zátěže a dalšími údaji, abyste získali 360° pohled na své operace.
👉🏻 Pokročilá oprávnění a zabezpečení: Ovládejte, kdo může formuláře prohlížet, upravovat nebo odesílat. Nastavte podrobná oprávnění pro citlivé pracovní postupy a zajistěte tak dodržování předpisů a ochranu osobních údajů napříč týmy.
📮 ClickUp Insight: 30 % pracovníků věří, že automatizace by jim mohla ušetřit 1–2 hodiny týdně, zatímco 19 % odhaduje, že by jim mohla uvolnit 3–5 hodin pro hlubokou, soustředěnou práci.
I malé úspory času se sčítají: pouhé dvě hodiny týdně znamenají více než 100 hodin ročně – čas, který můžete věnovat kreativitě, strategickému myšlení nebo osobnímu rozvoji. 💯
S pomocí AI agentů ClickUp a ClickUp Brain můžete automatizovat pracovní postupy, generovat aktualizace projektů a transformovat poznámky z jednání do konkrétních dalších kroků – to vše na jedné platformě. Není třeba žádných dalších nástrojů ani integrací – ClickUp vám na jednom místě nabízí vše, co potřebujete k automatizaci a optimalizaci vašeho pracovního dne.
💫 Skutečné výsledky: Společnost RevPartners snížila své náklady na SaaS o 50 % konsolidací tří nástrojů do ClickUp – získala tak jednotnou platformu s pokročilejšími funkcemi, užší spoluprací a jediným zdrojem informací, který je snazší spravovat a škálovat.
⚙️ Bonus: Vyzkoušejte šablonu formuláře pro zpětnou vazbu od ClickUp, abyste mohli shromažďovat a zpracovávat podněty od uživatelů, kolegů nebo klientů. Je užitečná pro zaznamenávání návrhů, hlášení chyb nebo recenzí a pro udržení přehledu.
Formuláře tak chytré, že by se mohly samy zeptat na dovolenou
Formuláře nemusí ležet v doručené poště nebo se ztrácet v tabulkách. Díky AI mohou zpracovávat složité úkoly a udržovat věci v pohybu bez neustálých kontrol. To znamená méně zpoždění, méně chyb a více času stráveného skutečnou prací.
ClickUp spojuje celý tento cyklus do jedné propojené platformy.
Můžete vytvářet formuláře, které vytvářejí úkoly, okamžitě je přiřazují a aktualizují pole na základě odpovědí. ClickUp Brain pomáhá vylepšovat vaše formuláře pomocí reálných dat, takže každá otázka má svůj účel a každý pracovní postup zůstává na správné cestě.