Máte někdy pocit, že trávíte příliš mnoho času odesíláním stejných aktualizací ve Slacku?
Pokud jste projektový manažer, vedoucí týmu, odborník na provoz nebo marketingový pracovník, víte, jak rychle vám ruční zprávy ve Slacku mohou zabrat celý den.
Dobrá zpráva: automatizace zpráv ve Slacku je nejen možná, ale také překvapivě snadná.
Ať už chcete naplánovat připomenutí, odesílat opakované aktualizace nebo propojit Slack s vašimi oblíbenými nástroji (jako je ClickUp!), tento průvodce vás provede všemi možnostmi.
Ulehčete si digitální život pomocí několika triků pro Slack.
🌟 Doporučená šablona
Potřebujete lepší způsob, jak organizovat týmové chaty? Šablona pro okamžité zprávy ClickUp vám pomůže ! Shromáždí všechny vaše pracovní okamžité zprávy na jednom přehledném místě, takže nikdy neztratíte přehled o důležitých konverzacích (ani o náhodných zprávách typu „Máš chvilku?“).
Díky přizpůsobeným stavům a polím můžete snadno zjistit, co vyžaduje pozornost, upřednostnit odpovědi a udržet svůj tým v synchronizaci, aniž by došlo k chaosu. Je to ideální řešení pro všechny, kteří chtějí rychlejší reakce a hladší týmovou spolupráci, a to vše na jednom místě.
Vestavěné způsoby automatizace zpráv ve Slacku
Než se vrhnete na sofistikované integrace nebo alternativy Slacku, podívejme se, co Slack dokáže nativně v rámci aplikace.
1. Naplánujte zprávy ve Slacku
Napsali jste někdy zprávu o půlnoci, ale nechtěli jste ji poslat svému týmu až do rána? Vestavěná funkce plánování ve Slacku vám umožňuje napsat zprávu nyní a odeslat ji později.
Jak na to:
- Napište svou zprávu do libovolného kanálu Slack nebo DM.
- Klikněte na malou šipku vedle tlačítka Odeslat.
- Vyberte si datum a čas
- Hotovo! Slack doručí vaši zprávu v ten správný okamžik.
🌻 Ideální pro: Oznámení, připomenutí nebo cokoli, co chcete odeslat v ten správný okamžik. Jde především o dodržování správné etikety ve Slacku, přátelé!
2. Použijte Slackbot pro jednoduchou automatizaci
Slackbot je jako váš osobní asistent ve Slacku. Můžete nastavit vlastní odpovědi na klíčová slova nebo fráze.
Příklad:
Napište „pomoz mi zapamatovat si heslo k WiFi“ a Slackbot vám odpoví informacemi, které jste nastavili.
Jak to nastavit:
- Přejděte do nastavení svého pracovního prostoru.
- Najděte „Přizpůsobit Slackbot “.
- Přidejte své spouštěče a odpovědi
🌻 Skvělé pro: Asynchronní komunikaci, jako jsou často kladené otázky, zaškolování nových zaměstnanců nebo rychlé informace, které váš tým neustále vyžaduje.
💡 Postranní panel: Co je to Slack AI?
Slack AI je jako váš osobní asistent ve Slacku – dokáže rychle shrnout dlouhé vlákna, zvýraznit úkoly k provedení a pomoci vám najít přesně to, co hledáte, díky chytřejšímu vyhledávání.
Slack AI je sice skvělý pro organizaci informací, ale ve skutečnosti neautomatizuje odesílání zpráv ani spouštění pracovních postupů. Pro skutečnou automatizaci budete stále potřebovat Workflow Builder, nástroje třetích stran nebo ClickUp.
3. Nastavte opakující se připomenutí pomocí /remind
Potřebujete každý pondělí popostrčit svůj tým? Příkaz /remind ve Slacku je vaším přítelem.
Jak to používat:
- Zadejte /remind [@někdo nebo #kanál] [co] [kdy]
- Příklad: /remind #marketing Standup každý všední den v 10 hodin
Slack se postará o zbytek – už nebudete potřebovat žádné poznámkové lístky.
🌻Hodí se pro: odesílání souborů, včasné dokončování recenzí nebo úkolů, nebo dokonce odpovídání na zprávy v určitém časovém rámci.
➡️ Číst více: Jak organizovat kanály Slack v práci
Pokročilá automatizace zpráv ve Slacku pomocí nástrojů
Potřebujete další munici pro své pokročilé pracovní postupy? Podívejme se na druhou úroveň automatizace Slacku.
Tyto nástroje vám umožňují automatizovat zprávy ve Slacku na základě spouštěčů, pracovních postupů a integrací.
1. Použijte integraci ClickUp + Slack
Pokud již používáte ClickUp ke správě projektů, tato integrace ClickUp + Slack je revoluční změnou.
Co můžete dělat:
- Získejte automatické aktualizace Slacku, když jsou úkoly vytvořeny, aktualizovány nebo dokončeny v ClickUp.
- Vytvářejte úkoly ClickUp přímo ze zpráv Slack (už žádné přepínání mezi záložkami!)
- Spravujte a aktualizujte úkoly přímo ze Slacku – přiřazujte, komentujte nebo měňte stav, aniž byste opustili chat.
Jak to nastavit:
- V ClickUp přejděte do části „Integrace“ a vyberte Slack.
- Postupujte podle pokynů a připojte svůj pracovní prostor.
- Přizpůsobte si, jaká oznámení a akce chcete
Nyní bude komunikace vašeho týmu vždy na špičkové úrovni – aniž byste museli hnout prstem.
💟 Bonus: Oživte svůj pracovní prostor Slack pomocí vlastních odpovědí Slackbot! Můžete nastavit, aby Slackbot odpovídal vtipy, memy nebo interními odkazy, když někdo napíše určitou frázi, například na „Potřebuji motivaci“ odpoví „To zvládneš! 💪🔥“. Je to skvělý způsob, jak udržet vysokou morálku týmu a vnést trochu osobnosti do každodenních chatů.
2. Používejte nástroje pro workflow, jako jsou Zapier nebo Make
Chcete propojit Slack se stovkami dalších aplikací? Zapier a Make (dříve Integromat) jsou vaši nejlepší přátelé.
Příklady:
- Automaticky odesílejte zprávy Slack, když se do vašeho CRM přidá nový potenciální zákazník.
- Zveřejňujte denní souhrn z Google Sheets na kanálu Slack
- Upozorněte svůj tým ve Slacku, když je odeslán formulář
Jak začít:
- Zaregistrujte se na Zapier nebo Make
- Vyberte si Slack jako svou akční aplikaci
- Nastavte si spouštěč (například „nový úkol v ClickUp“ nebo „nový řádek v Google Sheets“).
- Přizpůsobte si zprávy a kanály
📮ClickUp Insight: 92 % zaměstnanců používá nekonzistentní metody ke sledování úkolů, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení.
Ať už posíláte následné poznámky nebo používáte tabulky, proces je často roztříštěný a neefektivní. Řešení pro správu úkolů ClickUp zajišťuje plynulý převod konverzací na úkoly, takže váš tým může jednat rychle a zůstat v souladu.
3. Používejte Slack Workflows (nativní nástroj Slacku pro tvorbu pracovních postupů)
Nástroj Workflow Builder od Slacku vám umožňuje automatizovat vícestupňové procesy přímo ve Slacku. A to nejlepší? Šablony připravené k použití spustí celý pracovní postup od začátku do konce.
Co můžete automatizovat:
- Uvítací zprávy pro nové členy kanálu
- Denní připomenutí standupů
- Sběr zpětné vazby nebo požadavků prostřednictvím formulářů
Jak to používat:
- Klikněte na název svého pracovního prostoru > Nástroje > Nástroj pro tvorbu pracovních postupů
- Vyberte si šablonu nebo začněte od nuly
- Nastavte si spouštěče, akce a zprávy
Příklady použití automatizace zpráv ve Slacku
A teď k tomu nejlepšímu. Pokud řídíte tým, znáte tu bolest, když se musíte opakovat (a pak se opakovat znovu). Zde je několik příkladů, jak skutečné týmy používají automatizaci Slacku, aby si zachovaly zdravý rozum:
- „Hej, je čas na standup!“ – aniž byste se museli opakovat: Automatizujte denní připomenutí standupu, aby váš tým dostal přátelské upozornění přesně v 10:00, i když jste uvízli v dopravní zácpě nebo máte jiný hovor.
- Okamžité oslavy milníků projektu: Když váš tým dodá novou funkci nebo dosáhne prodejního cíle, může se v kanálu #wins zobrazit automatická zpráva Slack, která označí všechny zúčastněné. Už žádné momenty typu „Řekl to někdo týmu?“
- Osobní zapracování (ale bez manuální práce): Máte nového zaměstnance? Spusťte uvítací zprávu s odkazy na dokumenty pro zapracování, úvodní videa a dokonce i soukromou zprávu „Seznamte se se svým parťákem“ – tak se každý nový člen týmu bude cítit vítán, i když jste na dovolené.
- Odpočítávání termínů, které si skutečně všimnete: Místo tichého aktualizování tabulky nastavte automatické upozornění Slacku, které v pravý čas a ve správném kanálu oznámí: „Ahoj, zpráva za třetí čtvrtletí je splatná za 2 dny – potřebujete něco?“
- Nácviky na podporu ticketů bez chaosu: Když přijde ticket s vysokou prioritou, nechte Slack automaticky upozornit správné osoby (ne jen celou společnost), aby nic neuniklo.
- Opakované kontroly, které nepůsobí roboticky: Automatizujte týdenní anketu „Jak se všichni cítíte ohledně pracovního vytížení?“ ve Slacku, abyste zachytili vyhoření dříve, než k němu dojde.
Zlaté pravidlo? Pokud jste si někdy pomysleli: „Neřekl jsem to náhodou včera?“ – je pravděpodobně čas na automatizaci.
Omezení používání Slacku pro komunikaci
Slack je záchranou pro rychlé chaty a GIF války, ale projektové řízení ve Slacku má některé zvláštnosti, které vás mohou přivést k šílenství:
- Důležité věci se ztratí v záplavě zpráv: zveřejníte důležitou aktualizaci, ale než ji váš tým najde ve Slacku, je už pohřbená pod memy, plány na oběd a desítkami „rychlých otázek“. Hodně štěstí při jejím hledání.
- Můžete naplánovat zprávu, ale ne konverzaci: Potřebujete poslat sérii připomínek nebo někomu poslat zprávu, pouze pokud není úkol splněn? Vestavěné nástroje Slacku nedokážou zpracovat tento druh logiky – musíte to udělat ručně (nebo vůbec).
- Automatizace jsou univerzální: Chcete spustit zprávu pouze v případě, že je projekt zpožděn, nebo odeslat vlastní aktualizaci na základě stavu úkolu? Budete potřebovat nástroje třetích stran, a i tak to málokdy funguje bez problémů.
- Kontext je roztříštěný: Konverzace o projektu mohou být v #general, #random, DM nebo pohřbené v vláknech. Když potřebujete celý příběh, skládáte puzzle.
Nativní AI sice řeší mnoho z těchto problémů Slacku, ale stále má co dohánět, pokud jde o vytvoření jednotného pracovního postupu. A právě zde vstupují do hry konkurenti Slacku .
➡️ Číst více: Jaké jsou výhody a nevýhody Slacku v práci
Proč používat ClickUp k automatizaci zpráv
Slack je fantastický pro rychlé chatování, ale když váš pracovní den zahrnuje žonglování s řízením projektů, sledování aktualizací, sdílení dokumentů a udržování všech na stejné vlně, věci se mohou rychle zkomplikovat.
Najednou přeskakujete mezi desítkami různých aplikací, skládáte dohromady konverzace, úkoly a soubory a spoléháte se na nekonečné integrace, jen abyste udrželi svůj pracovní tok v chodu.
A právě v tom vyniká ClickUp. ClickUp totiž není jen nástroj pro správu projektů – je to komplexní aplikace pro práci, která na jednom místě spojuje chat, úkoly, dokumenty, připomenutí, automatizace a mnoho dalšího.
Místo propojování aplikací pro týmovou komunikaci, sledování projektů, poznámkových aplikací a automatizačních nástrojů ClickUp konsoliduje vše, co potřebujete, do jedné výkonné platformy.
Získáte plynulou komunikaci, aktualizace v reálném čase a robustní automatizaci – bez starostí s řízením nesčetných integrací.
1. Integrovaný chat: Skutečné konverzace přímo v místě, kde se pracuje
Představte si, že všechny vaše projektové diskuse, brainstormingové sezení a rychlé kontroly máte přímo vedle svých úkolů a dokumentů. S ClickUp Chatem konečně zažijete, jaké to je!
Je integrován přímo do vašeho pracovního prostoru ClickUp a pomůže vám:
- Vytvářejte úkoly přímo z chatových zpráv – proměňte jakoukoli konverzaci nebo nápad na sledovatelný úkol pouhým kliknutím, aby vám nic důležitého neuniklo.
- Začněte přímé zprávy nebo skupinové chaty s kýmkoli ve vašem týmu – nemusíte přeskakovat mezi aplikacemi ani ztrácet přehled o konverzacích.
- Sdílejte soubory, odkazy a dokonce i úkoly přímo v chatu, aby všichni měli potřebný kontext přímo tam, kde se diskuse odehrává.
- Připněte důležité zprávy, aby klíčové aktualizace, poznámky ze schůzek nebo termíny byly vždy viditelné pro celý tým.
- Reagujte, odpovídejte a řešte konverzace, udržujte svůj pracovní prostor přehledný a funkční – už žádné nekonečné vlákna nebo zapomenuté následné kroky.
- Pořádejte SyncUps (hovory) přímo z chatu pro rychlé porady týmu, denní standupy nebo kontroly projektů – není třeba používat samostatný nástroj pro videokonference.
- Pomocí funkce Follow Ups (speciální funkce) můžete nastavit připomenutí nebo úkoly pro jakoukoli chatovou zprávu, takže vám nic neunikne a každá konverzace povede k jasným dalším krokům.
- Využijte AI agenty v chatu k automatizaci rutinních aktualizací, odpovídání na časté dotazy nebo dokonce shrnování konverzací, aby váš tým byl vždy v obraze bez manuálního úsilí.
Už žádné momenty typu „Kde jsme o tom mluvili?“!
Když jsem nastavil naši první automatizaci ClickUp, bylo to jako zjevení. Nyní se pouhým přidáním značky automaticky použije celá šablona podúkolu. Už neztrácíme čas prohledáváním podúkolů ani se nemusíme obávat, že někdo zapomene na důležitý krok. Přidali jsme také automatizace, které přiřazují úkoly, aktualizují stavy a odesílají připomenutí. Samotné jsou to drobnosti, ale dohromady zcela zefektivnily náš provoz. Nejde jen o úsporu času (i když to rozhodně také), ale o vytvoření plynulejšího a méně stresujícího prostředí, kde se tým může soustředit na svou práci, aniž by se zabýval administrativou.
Když jsem nastavil naši první automatizaci ClickUp, bylo to jako zjevení. Nyní se pomocí něčeho tak jednoduchého, jako je přidání značky, automaticky použije celá šablona podúkolů. Už neztrácíme čas prohledáváním podúkolů ani se nemusíme obávat, že někdo zapomene na důležitý krok. Přidali jsme také automatizace, které přiřazují úkoly, aktualizují stavy a odesílají připomenutí. Samotné jsou to drobnosti, ale dohromady zcela zefektivnily náš provoz. Nejde jen o úsporu času (i když to rozhodně je), ale o vytvoření plynulejšího a méně stresujícího prostředí, kde se tým může soustředit na svou práci, aniž by se zabýval administrativou.
2. Automatické aktualizace: Udržujte všechny v obraze – bez námahy
Jste unaveni z ručního informování svého týmu o změnách stavu nebo termínech? Automatizační engine ClickUp vám umožňuje nastavit pravidla, která za vás udělají práci:
- Automatická oznámení okamžitě upozorní členy týmu, když je úkol přidělen, dokončen, aktualizován nebo když je přidán komentář – takže všichni zůstávají v obraze, aniž byste je museli hledat.
- Vlastní spouštěče pro jakoukoli situaci! Chcete upozornit kanál, když se objeví chyba s vysokou prioritou? Nebo poslat připomenutí, když se blíží termín nebo je úkol po termínu? Stačí nastavit podmínky a ClickUp se postará o zbytek.
- Doručování přes více kanálů vám umožňuje vybrat si, zda se aktualizace budou zobrazovat v ClickUp Chat pro okamžitou viditelnost týmu, přímo v e-mailu pro důležité připomenutí, nebo dokonce ve Slacku (díky hladké integraci ClickUp).
- Automatizujte opakující se akce, když chcete naplánovat pravidelné kontroly, aktualizace stavu nebo opakující se připomenutí, aby váš tým nic nezmeškal – i když jste mimo kancelář.
- Propojte automatizace a vytvořte pokročilé pracovní postupy propojením více automatizací – například automatickým přiřazením recenzenta, když se úkol přesune do stavu „V recenzi“, nebo vytvořením následného úkolu, když je něco označeno jako „Hotovo“.
- Přizpůsobte oznámení a akce konkrétním týmům, projektům nebo dokonce jednotlivým uživatelům, aby každý dostával pouze aktualizace, které jsou pro něj důležité.
Díky automatizačnímu modulu ClickUp můžete konečně přestat řešit drobnosti a soustředit se na celkový obraz, protože víte, že váš tým bude vždy informován a na správné cestě.
🎉 Zajímavost: Slack má skryté easter eggs – například když napíšete /pony v kanálu (v některých pracovních prostorech), objeví se na obrazovce malý poník! 🐴✨A další? Pokud napíšete /shrug, automaticky se přidá emoji ¯\_(ツ)_/¯. Klasický Slack sass přímo zabudovaný.
3. Centralizovaná komunikace: Pracujte s jediným zdrojem pravdivých informací
Na rozdíl od Slacku, kde se konverzace mohou rozptýlit napříč kanály, ClickUp udržuje vše spojené s vaší prací:
- Komentáře k úkolům: Diskutujte o konkrétních úkolech přímo v místě, kde se práce odehrává.
- Spolupráce na dokumentech: Chatujte a upravujte dokumenty v reálném čase, s komentáři a návrhy.
- Oznámení pro celý projekt: Použijte ClickUp Chat nebo oznámení k zasílání aktualizací všem zúčastněným.
Už žádné ztracené souvislosti, žádné zmeškané zprávy. Jen jasná a praktická komunikace.
4. Zeptejte se AI: Získejte pomoc od svého osobního AI pomocníka
ClickUp Brain, vestavěný AI asistent ClickUp, váš partner pro produktivitu v pozadí, tiše se stará o detaily, abyste se mohli soustředit na celkový obraz. Takto změní váš způsob práce:
- Máte skvělý nápad v chatu nebo rychlou hlasovou poznámku? ClickUp Brain jej může zachytit za běhu a proměnit v úkol, takže se nic neztratí v záplavě informací.
- Zapomeňte na spěšné zapisování poznámek z jednání. Díky automatickému přepisu se vaše hlasové poznámky a nahrané klipy převedou na jasný, prohledávatelný text, který je připraven k použití nebo sdílení.
- Topíte se v dlouhých vláknech nebo aktualizacích projektů? Nechte ClickUp Brain, aby z nich vybral to podstatné a vytvořil stručné shrnutí, díky kterému se všichni snadno a rychle zorientují.
- Už nemusíte čekat na nastavení připomínek, ClickUp Brain proaktivně navrhuje automatizace a další kroky na základě zvyků vašeho týmu a průběhu projektu.
- Zmeškané následné kroky se stanou minulostí. Umělá inteligence sleduje nevyřízené schválení, prošlé položky a nezodpovězené otázky a v nejdůležitějších momentech upozorní správné osoby.
- Není třeba se potýkat se složitými nastaveními – stačí ClickUp Brain sdělit, co chcete, v jednoduché angličtině, a on za vás nastaví automatizace nebo připomenutí.
- Zeptejte se AI odkudkoli v pracovním prostoru. Ať už jste ponořeni do dokumentu, chatujete se svým týmem nebo řídíte projekt, ClickUp Brain je vždy k dispozici – připraven zjednodušit, zorganizovat a udržet věci v pohybu.
S ClickUp Brain se váš pracovní prostor nebude podobat žonglérskému číslu, ale spíše dobře promazanému stroji, který se neustále učí a přizpůsobuje, aby vám pomohl pracovat chytřeji.
5. Výkonné integrace: Propojte ClickUp se vším, co máte rádi
Máte již oblíbené nástroje, bez kterých se váš tým neobejde? ClickUp Integrations s nimi všechny dobře spolupracuje, takže si nemusíte vybírat mezi tím, co funguje, a tím, co je možné.
- E-mail, kalendář a další: Propojte svůj e-mail a kalendář s ClickUp, abyste mohli vytvářet úkoly z e-mailů, synchronizovat schůzky a nikdy nezmeškat termín.
- Automatizujte pomocí Zapier, Make a dalších: Chcete propojit ClickUp se stovkami dalších aplikací? Použijte Zapier nebo Make k automatizaci opakujících se úkonů, jako je odesílání aktualizací, přesouvání souborů nebo sledování času.
- Nativní integrace pro každý pracovní postup: Od Google Drive a Dropbox po GitHub a Zoom, ClickUp se integruje s nástroji, které váš tým již používá. Sdílejte soubory, sledujte kód, zahajujte schůzky a udržujte vše propojené.
S ClickUpem nepřidáváte jen další nástroj – budujete chytřejší a propojenější pracovní prostor. Už žádné přeskakování mezi záložkami nebo ztráta kontextu. Jen zefektivněné pracovní postupy, bohatší konverzace a vše propojené s vaší skutečnou prací.
➡️ Číst více: Nejlepší aplikace pro zasílání zpráv typu „vše v jednom“
Propojte chat s prací pomocí ClickUp
Automatizace zpráv ve Slacku vám pomůže ušetřit čas, snížit počet manuálních chyb a zajistit, aby váš tým měl vždy k dispozici potřebné informace, a to přesně v okamžiku, kdy je potřebuje.
Ať už používáte vestavěné nástroje Slacku, zkoušíte pokročilé automatizace nebo se posouváte na vyšší úroveň díky výkonným integracím ClickUp, připravujete svůj tým na hladší a chytřejší spolupráci.
Pamatujte, že nejlepší pracovní postupy jsou ty, které fungují pro vás, a ne naopak. S ClickUpem můžete propojit své oblíbené nástroje, centralizovat komunikaci a automatizovat rutinní práce, abyste se mohli soustředit na to, co je opravdu důležité: posouvat projekty vpřed a společně oslavovat úspěchy.
Jste připraveni opustit opakující se aktualizace? Vyzkoušejte automatizaci v ClickUp ještě dnes a sledujte, jak produktivita (a duševní zdraví) vašeho týmu stoupá.