V listopadu 2021 se Portugalsko dostalo na titulní stránky novin tím, že zakázalo šéfům kontaktovat zaměstnance po pracovní době. Francie má svou verzi tohoto zákona – „právo na odpojení“ – již od roku 2016.
Bohužel ne všichni jsme chráněni před pracovními zprávami mimo pracovní dobu. Ale máme pro vás dobrou zprávu: pokud v práci používáte instant messaging se Slackem, můžete nastavit určité hranice pro lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem tím, že pozastavíte oznámení.
Můžete také respektovat čas svých kolegů tím, že naplánujete odeslání zpráv na konkrétní časy. Váš pracovní den možná právě začíná, ale vaši kolegové po celém světě už končí. Nebo jste možná nejproduktivnější v noci, zatímco ostatní už dávno spí. Možná byste chtěli naplánovat opakované zprávy.
Ve všech těchto scénářích vám naplánování zpráv ve Slacku tak, aby dorazily ve správný čas, zajistí, že nebudete rušit nikoho mimo pracovní dobu.
Slack je jedním z nejpoužívanějších komunikačních nástrojů pro spolupráci v reálném čase. Podívejme se, jak můžete naplánovat zprávy ve Slacku a proměnit tento nástroj ze zdroje neustálých přerušení v mocný nástroj pro týmovou komunikaci.
Jak naplánovat zprávy ve Slacku
Naplánování zpráv ve Slacku je stejně jednoduché jako jejich psaní. Postupujte takto:
Krok 1: Otevřete konverzaci
Přejděte do konverzace nebo kanálu Slack, kde chcete naplánovat svou zprávu. Napište zprávu jako obvykle.
Krok 2: Přístup k možnosti plánování
Jakmile je vaše zpráva připravena, vyhledejte rozevírací šipku vedle ikony papírového letadélka nebo tlačítka Odeslat. Kliknutím na ni se zobrazí možnost naplánovat odeslání zprávy na později.
Krok 3: Nastavte čas
Po výběru možnosti plánování se zobrazí vyskakovací nabídka s různými časovými sloty. Zde můžete přesně určit, kdy chcete, aby byla vaše zpráva odeslána.
Můžete vybrat doporučený čas (pokud vám vyhovuje) nebo zvolit možnost „Vlastní čas“, která vám umožní určit jiný čas pro odeslání zprávy.
Krok 4: Přizpůsobte datum a čas
Nyní vyberte přesné datum a čas odeslání zprávy. Tato flexibilita vám umožňuje naplánovat doručení zprávy podle vašeho pracovního postupu nebo časových pásem vašeho týmu.
Jakmile nastavíte čas, klikněte na tlačítko „Naplánovat zprávu“. Gratulujeme, vaše zpráva je nyní zařazena do fronty pro pozdější odeslání! A právě jste využili šikovný trik Slacku ke zvýšení produktivity.
To však není vše.
Věděli jste, že naplánované zprávy můžete před odesláním upravit, přeplánovat nebo zrušit? To lze provést jak v desktopové aplikaci, tak na mobilním zařízení.
Krok 5: Zobrazení naplánovaných zpráv
Po naplánování se zobrazí výzva k zobrazení naplánovaných zpráv Slack. Kliknutím na ni se dostanete do sekce Naplánované v rámci Slack.
Alternativně můžete tuto sekci otevřít přímo z rychlého panelu na levé straně ve svém pracovním prostoru Slack. Zobrazí se pouze v případě, že máte ve frontě nějakou zprávu.
Krok 6: Úprava zprávy
Pokud chcete provést změny, stačí najet kurzorem na naplánovanou zprávu a kliknout na ikonu tužky vpravo, která představuje úpravy. To vám umožní upravit obsah v poli zprávy před jejím odesláním.
Krok 7: Upravte naplánovaný čas
Pokud potřebujete změnit čas odeslání zprávy, klikněte na ikonu hodin vedle ikony úprav. Tímto způsobem můžete změnit datum a čas a zajistit, že vaše zpráva dorazí přesně v požadovaný čas.
Krok 8: Zrušení nebo smazání naplánované zprávy
Už si nejste jisti zprávou nebo načasováním? Žádný problém!
Naplánovanou zprávu můžete zrušit nebo smazat kliknutím na příslušné možnosti. Získáte tak úplnou kontrolu nad řízením projektů ve Slacku.
Krok 9: Sledujte, jak se to spustí
Až nastane naplánovaný čas, vaše zpráva se automaticky zobrazí v určeném kanálu jako jakákoli jiná běžná zpráva ve Slacku. Je to opravdu tak jednoduché. Tímto způsobem můžete naplánovat i opakující se zprávy.
Nezapomeňte však, že naplánované zprávy nelze odesílat jako odpověď na probíhající vlákno nebo konverzaci.
Používání botů Slacku pro automatizaci komunikace
Ačkoli nativní funkce plánovaného odesílání zpráv ve Slacku je jedním ze způsobů, jak automatizovat komunikaci, můžete se spolehnout i na Slack boty, které plní stejnou funkci.
Slack bot je program nebo automatizační nástroj, který komunikuje s uživateli v rámci pracovního prostoru Slack.
Boty lze naprogramovat tak, aby odesílaly zprávy Slack v určitých časech, podobně jako nativní funkce plánování, ale obvykle se používají pro složitější úkoly, jako je správa pracovních postupů, reagování na vstupy uživatelů nebo integrace s jinými nástroji a platformami, jako jsou ClickUp, GitHub, GoogleDocs a další, aby poskytovaly plynulé aktualizace o práci prováděné mimo Slack.
Zde je několik nejčastějších způsobů, jak používat Slack boty pro plánování zpráv, připomenutí a aktualizací:
- Automatické uvítací zprávy pro nové zaměstnance: Bot Slack může novým zaměstnancům představit relevantní kanály a poskytnout jim základní zdroje pro zapracování.
- Denní výzvy ke stand-up schůzkám: Bot může automaticky připomínat členům týmu, aby každý den v určitou dobu zaslali své aktualizace ze stand-up schůzek.
- Aktualizace a souhrny úkolů: Bot může automaticky zveřejňovat aktualizace stavu úkolů, čímž zajistí, že členové týmu budou informováni o tom, kdo na čem pracuje a jak daleko je každý úkol.
- Oznámení o termínech úkolů: Díky integraci s nástroji pro správu projektů, jako je ClickUp, může bot uživatele upozornit, když se blíží termín nebo když byl úkol dokončen.
- Připomenutí schůzek nebo událostí: Boti mohou týmy připomínat nadcházející schůzky nebo termíny, aby nikdo nezmeškal důležité události.
Tyto automatické zprávy a odpovědi ušetří členům týmu čas a zajistí, že komunikace bude rychlá, relevantní a efektivní.
Omezení používání botů Slack pro komunikaci
Boti Slacku jsou vynikajícím způsobem, jak automatizovat úkoly, posílat připomenutí a odpovídat na dotazy v rámci kanálu. Je to jako mít k dispozici pomocného asistenta 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
Navzdory těmto výhodám však existují určitá omezení, která stojí za zvážení.
Porozumění těmto výzvám vám pomůže zvážit, zda je Slack pro váš tým vhodný, nebo zda by byly vhodnější jiné asynchronní komunikační nástroje.
1. Boti mohou být rušiví
Slack boti sice nabízejí rychlé automatické odpovědi, ale mohou také vytvářet spoustu rušivých podnětů. Okamžité odpovědi na otázky jsou sice užitečné, ale neustálý proud oznámení od botů – od aktualizací po zmínky týmu – může narušovat vaši koncentraci.
To může zaměstnance snadno přetížit, což ztěžuje soustředění se na důležité úkoly kvůli zbytečnému povídání v pozadí.
2. Slack boti mají vysokou cenu
Největší nevýhodou Slacku jsou náklady, zejména při přidávání botů.
Ceny Slacku začínají na 7,25 $ za uživatele v rámci tarifu Pro. To se nezdá příliš vysoké, dokud váš tým nezačne růst a najednou se každý měsíc díváte na mnohem vyšší účet.
Čím více uživatelů přidáte, tím dražší to bude. Některé týmy možná budou muset zvážit, zda by alternativy Slacku s podobnými nebo lepšími funkcemi nebyly nákladově efektivnější volbou.
3. Boti vyžadují pravidelnou údržbu
Stejně jako ostatní boti, ani boti Slacku nejsou hned po instalaci dokonalí. Spoléhají se na data a příkazy, které jim zadáte.
Pokud informace nejsou aktuální, váš bot může mít potíže s poskytováním hodnotných odpovědí. To znamená, že aby váš bot fungoval efektivně, budete jej muset pravidelně aktualizovat. Jak váš tým roste a kanály Slacku se rozšiřují, údržba těchto botů může být náročná.
4. Boti mohou zaplnit úložný prostor
Méně známým problémem je velikost úložného prostoru, který Slack nabízí – a ten není příliš velký. Vzhledem k tomu, že váš bot pomáhá automatizovat úkoly a odesílat soubory, bude přispívat k vyčerpání datového limitu Slacku.
Jakmile jsou tyto limity dosaženy, Slack začne mazat starší soubory a zprávy. To může být problém, pokud vaši boti generují velké množství dat nebo pokud spoléháte na Slack pro ukládání historie komunikace nebo důležitých dokumentů.
5. Kreativita není silnou stránkou botů
A nakonec, i když boti mohou pomáhat s každodenními úkoly, chybí jim jeden zásadní prvek: kreativita.
Boti jsou skvělí v reagování na předem nastavené příkazy, ale nejsou příliš užiteční při řešení složitých problémů nebo při kreativní práci.
V situacích, které vyžadují inovativní přístup nebo kritické myšlení, budete k řešení problému potřebovat lidský faktor.
Některá z těchto omezení můžete překonat spojením Slacku s komplexní platformou pro správu projektů založenou na umělé inteligenci, jako je ClickUp.
Zlepšení komunikace v týmu pomocí ClickUp a Slack
Jak Slack, tak ClickUp nabízejí nástroje pro týmovou spolupráci, ale pokud porovnáte ClickUp a Slack, každý z nich boduje v jiných oblastech. Pokud však zkombinujete jejich silné stránky, stanou se dokonalým týmovým duem, díky kterému bude spolupráce plynulejší než kdykoli předtím.
Zde je návod, jak integrace Slacku s ClickUpem může zjednodušit váš pracovní postup:
1. Synchronizujte Slack s ClickUp pro plynulé řízení projektů
Díky integraci ClickUp se Slackem proměníte Slack v něco víc než jen komunikační nástroj.
Integrace ClickUp Slack vám umožňuje rychle převést zprávy Slack na úkoly v ClickUp. Můžete dokonce vytvářet úkoly přímo z jakékoli zprávy zadáním příkazu /ClickUp new, čímž je odešlete přímo do svého panelu pro správu projektů.
Díky tomu budou konverzace přehledné a vy budete dostávat v reálném čase oznámení ve Slacku o aktualizacích stavu, komentářích nebo postupu projektu.
2. Zůstaňte v kontaktu díky chatům v reálném čase
ClickUp Chat přináší nový pohled na týmovou spolupráci tím, že sjednocuje konverzace a práci na jedné plynulé platformě, na rozdíl od Slacku, kde jsou chaty a úkoly oddělené. S ClickUp Chat probíhají diskuse přímo vedle projektů, úkolů a dokumentů, což vytváří jediný zdroj informací a eliminuje přepínání mezi kontexty.
Díky funkcím založeným na umělé inteligenci v chatu můžete:
- Vytvářejte úkoly přímo ze zpráv
- Navazujte vztahy, abyste vždy mohli odkazovat na správný kontext.
- Vytvářejte souhrny v reálném čase a sledujte diskuse bez nutnosti číst každou jednotlivou zprávu.
Funkce FollowUps navíc zajišťuje, že důležité zprávy a úkoly se nikdy neztratí v konverzaci, protože třídí důležité informace pro snadné sledování.
Podobně funkce SyncUps umožňuje živé video a audio hovory přímo ve vašem pracovním prostoru a automaticky vytváří akční položky a shrnutí z diskusí.
Před zavedením ClickUp vedly schůzky a e-mailová komunikace k černé díře, kde některé položky zůstávaly nepovšimnuté a bez povšimnutí. Z tohoto důvodu nebyly úkoly kontrolovány včas a nikdo nevěděl, jak probíhá kreativní vývoj. Nyní všichni členové týmu jasně vidí, kdy jsou úkoly splatné, mohou chatovat a spolupracovat v rámci úkolů.
Před zavedením ClickUp vedly schůzky a e-mailová komunikace k černé díře, kde některé položky zůstávaly nepovšimnuté a bez povšimnutí. Z tohoto důvodu nebyly úkoly kontrolovány včas a nikdo nevěděl, jak probíhá kreativní vývoj. Nyní všichni členové týmu jasně vidí, kdy jsou úkoly splatné, mohou chatovat a spolupracovat v rámci úkolů.
3. Snadná správa úkolů pomocí přiřazených komentářů
Jednou z nejvýkonnějších funkcí platformy je ClickUp Assign Comments. Tato funkce vám umožňuje přiřadit konkrétní úkoly členům týmu přímo v rámci konverzace pomocí ClickUp @mentions.
Představte si, že během chatu dojde k důležité aktualizaci – místo toho, abyste riskovali, že na ni zapomenete, můžete tento komentář okamžitě proměnit v úkol pro odpovědnou osobu. To je ideální způsob, jak zabránit tomu, aby vám důležité detaily unikly.
💡Tip pro profesionály: Dodržování správné etikety Slacku, jako je používání jasných předmětů zpráv a omezení @zmínek, zajišťuje plynulejší komunikaci v týmu a snižuje zbytečné rozptýlení.
4. Komunikujte vizuálně pomocí ClickUp Clips
Pokud se lépe učíte vizuálně, ClickUp Clips se stane vaším oblíbeným nástrojem. Umožňuje vám pořizovat a sdílet nahrávky obrazovky přímo z ClickUp.
Pokud například IT tým potřebuje projít procesem řešení problémů, může jej zaznamenat krok za krokem a zajistit, aby všichni členové týmu měli k tomuto návodu přístup, kdykoli to bude potřeba.
5. Automatizujte odpovědi a naplánujte zprávy pro větší efektivitu
Funkce automatizace ClickUp se vztahují i na zasílání zpráv, takže můžete nastavit automatické odpovědi a naplánovat zasílání zpráv podle potřeby.
To je obzvláště užitečné pro zasílání připomínek, aktualizací nebo důležitých oznámení, aniž byste museli být přítomni a klikat na tlačítko „odeslat“.
Díky automatizaci komunikace můžete zajistit, že důležité aktualizace budou zaslány správným osobám ve správný čas, aniž by došlo k jakémukoli zpoždění.
6. Snadný start díky připraveným šablonám
Slack a ClickUp jsou v podstatě nástroje, které zjednodušují komunikaci.
Abychom vám pomohli začít bez zbytečného stresu, ClickUp poskytuje šablonu pro okamžité zprávy.
Šablona ClickUp Instant Message vám umožňuje vytvářet specializované projekty pro konkrétní témata, pozvat správné členy týmu a rychle vyhledávat zprávy. Je navržena tak, abyste mohli rychle začít pracovat a organizovat své konverzace od prvního dne.
Díky funkcím pro archivaci starých konverzací a nastavení oznámení o aktualizacích se správa komunikace stává mnohem snazší.
S touto šablonou může váš tým:
- Udržujte všechny zprávy přehledně uspořádané na jednom místě
- Upřednostněte nejdůležitější konverzace
- Zajistěte, aby vám neunikla žádná důležitá zpráva
- Spolupracujte efektivněji bez chaotických chatů
💡Tip pro profesionály: Používání šablon komunikačních plánů vám pomůže nastínit jasné interní a externí komunikační cíle, díky čemuž bude spolupráce plynulejší.
Posílejte zprávy jako profesionál s ClickUp
Způsob, jakým komunikujeme, má zásadní vliv na vytváření pozitivního pracovního prostředí a zvyšování loajality zaměstnanců. Nedávná studie odhalila, že pouze 9 % zaměstnanců považuje komunikaci na svém pracovišti za přesnou, otevřenou a včasnou. Ale to nemusí být nutně vaše realita.
Díky integraci ClickUp se Slackem můžete překlenout komunikační mezery a zajistit, aby váš tým dostával včasné a relevantní aktualizace. Komunikace se změní z izolované na transparentní a váš tým se může soustředit na to, aby do každého projektu vložil maximum.
A to nejlepší? S ClickUpem máte vše, co potřebujete k práci – zprávy, úkoly, přehledy, dashboardy a další – na jednom místě. Díky konverzacím v reálném čase, možnosti přeměnit přímé zprávy na podrobné úkoly a možnostem vizualizace diskusí je tato platforma komplexním nástrojem pro řízení projektů.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma a dosáhněte nové úrovně efektivity!