Je pondělí ráno. Otevřeli jste notebook, vedle sebe máte šálek kávy a připravujete se na výzvy nového dne.
Není žádným překvapením, že vaše doručená pošta vypadá jako popcornovač přetékající nepřečtenými zprávami. Začnete prohledávat, zda se tam během víkendu neobjevilo něco důležitého, protože víte, že máte asi 20 minut před první schůzkou dne.
Mezi všemi e-mailovými vlákny a přílohami vás zaujme oznámení s jasnou zprávou: „Schůzka s klientem se odkládá na zítra. Novou pozvánku najdete ve svém e-mailu.“
Zhluboka se nadechněte a přestaňte spěchat. ??
To je síla instant messagingu – prořezat se šumem a doručit důležité aktualizace, které opravdu záleží, když na nich záleží. Zatímco se ve vaší schránce hromadí e-maily různé důležitosti, instant messaging vám umožní mít vše pod kontrolou bez zbytečného rozruchu.
Řešení bezpečnostních výzev a přijetí osvědčených postupů vám pomůže co nejlépe využít instant messaging v práci. Naštěstí vám pomůžeme pochopit, jaké velké výhody to přináší.
Porozumění významu instant messagingu v práci
Nedávné údaje ukazují, že každý den trávíme více než 250 minut na svých telefonech. To je zhruba 70 dní průměrného času stráveného před obrazovkou za rok.
Ať už kontrolujeme své telefony, abychom zjistili, co dělají naši přátelé, prohlížíme Instagram nebo sledujeme objednávku na Amazonu, abychom zjistili, zda byla odeslána, naše telefony jsou vždy po ruce. A většina z nás má v telefonech nainstalované aplikace Microsoft Teams nebo Slack, které zajišťují přístup k důležitým pracovním zprávám.
Na pracovišti může být okamžitý přístup k zprávám doslova záchranou. E-maily často zůstávají v doručené poště několik dní, ale textové zprávy? Ty čteme téměř okamžitě. Díky této okamžitosti jsou instant messagingy nepostradatelným nástrojem pro vyřizování úkolů.
Nejde však jen o to, aby se věci udělaly. Instant messaging funguje takto:
- Zvýšení produktivity: Instant messaging umožňuje okamžitou reakci, která vede k rychlému rozhodování a řešení problémů. Navíc umožňuje spontánní brainstorming a rychlé sdílení nápadů, což zvyšuje produktivitu.
- Podpora spolupráce: Díky instant messagingu mohou členové týmu snadno komunikovat bez ohledu na to, kde se nacházejí. Kromě zpráv můžete také sdílet soubory, dokumenty a odkazy, což ve srovnání s zdlouhavými e-maily urychluje pracovní postupy.
- Podpora pocitu sounáležitosti a týmového ducha: Instant messaging podporuje prostředí spolupráce, ve kterém mohou členové týmu snadno sdílet nápady, klást otázky a poskytovat podporu. Může pomoci vytvořit pozitivnější a podporující firemní kulturu tím, že podporuje pocit sounáležitosti a příslušnosti.
Role instant messagingu v kultuře práce na dálku
- Instant messaging podporuje kolektivní brainstorming, stejně jako vaše interní porady, ale s archivem historie zpráv pro referenci. Zajišťuje, že všichni jsou na stejné vlně.
- Je také snadno přístupný z různých zařízení, což zajišťuje nepřerušovanou komunikaci v práci, během cestování nebo při vyřizování pochůzek.
- Nabízí vynikající přehled o činnostech a stavu projektů, takže všichni jsou informováni a zapojeni, i když jsou členové týmu rozptýleni v různých časových pásmech.
Instant messaging je nezbytnou součástí kultury práce na dálku, protože pomáhá s efektivní komunikací v týmu, posiluje vazby v týmu, podporuje spolupráci a přispívá k flexibilním pracovním rozvrhům. Pokud jde o řízení projektů, instant messaging pomáhá usnadnit pracovní postupy, podporuje odpovědnost, urychluje řešení problémů a zlepšuje celkovou transparentnost.
Přečtěte si také: ClickUp vs. Slack: Který nástroj pro týmovou komunikaci je nejlepší?
Osvědčené postupy pro efektivní používání instant messagingu v práci
Je zřejmé, že instant messaging pomáhá zvyšovat produktivitu a spolupráci a jeho role v kultuře práce na dálku je téměř nenahraditelná. Pojďme ještě o krok dál a podívejme se, jak může přinést ještě lepší výsledky, pokud je používán správným způsobem a s patřičnou péčí.
Zde je několik základních pravidel a přijatých zásad etikety, které je třeba dodržovat při práci s instant messagingem na pracovišti:
1. Buďte profesionální
Na první pohled se instant messaging může zdát jako neformální nástroj, vzhledem k jeho designu a mechanismu. Ale v jádru je to stále aplikace pro obchodní komunikaci. Vyhněte se proto neformálnímu jazyku a zachovávejte profesionalitu. Emoji používejte s mírou, zejména při komunikaci s vedením nebo lidmi, které dobře neznáte.
2. Jděte k věci
Smyslem používání instant messagingu je rychlá výměna důležitých informací, které vyžadují okamžitou reakci. Pokud budete podávat zdlouhavá vysvětlení, zradíte jeho účel. Vaše zprávy by měly být krátké, výstižné a k věci.
3. Respektujte soukromí
Vyhněte se diskusi o citlivých nebo důvěrných informacích, jako jsou osobní údaje, finanční informace nebo proprietární data, prostřednictvím instant messagingu. Pokud potřebujete sdílet citlivé informace, zvažte použití zabezpečených komunikačních kanálů, jako jsou šifrované e-maily nebo osobní schůzky.
4. Včasné odpovědi
Rychlé reakce jsou nezbytné pro efektivní komunikaci a spolupráci na pracovišti. Když obdržíte zprávu, snažte se odpovědět v přiměřené lhůtě. Projevíte tak respekt vůči svým kolegům a pomůžete udržet produktivní pracovní tok.
5. Stanovte hranice
Instant messaging neznamená okamžitý přístup, zejména mimo tradiční pracovní dobu. I během tradiční pracovní doby může být příjemce zrovna na schůzce nebo uprostřed náročného úkolu.
Stanovte pro svůj tým jasná pravidla, kdy používat instant messaging. A co je nejdůležitější, stanovte pravidla pro sebe. Naplánujte si konkrétní časy pro kontrolu zpráv a dodržujte je. Stanovte hranice a povzbuzujte svůj tým, aby nastavoval statusy, když jsou zaměstnáni jinými úkoly. V ideálním případě nerušte své kolegy mimo pracovní dobu, pokud nejde o naléhavé a mimořádné aktualizace. Respektujte čas všech a podporujte tuto kulturu ve svém týmu.
6. Buďte organizovaní
Seskupujte a označujte své zprávy přehledně v nástrojích pro instant messaging. Vytvářejte různé skupiny nebo kanály pro konkrétní témata, abyste se vyhnuli rozptýlení a nepořádku. Díky tomu snadno a rychle najdete informace, když je potřebujete. Klasifikujte své jednotlivé chaty a použijte barvy nebo jiné značky, abyste je zvýraznili.
7. Aktualizace stavu
Efektivně využívejte aktualizace stavu, abyste dali najevo, kdy jste zaneprázdněni a kdy máte čas. Díky tomu se můžete soustředit na práci bez nechtěných přerušení.
8. Minimalizujte rušivé vlivy
Omezte rušivé vlivy, abyste vytvořili soustředěnější a produktivnější pracovní prostředí. To zahrnuje minimalizaci používání instant messagingu během schůzek nebo při práci na úkolech, které vyžadují hlubokou koncentraci. Zvažte vyhrazení konkrétního času pro kontrolu a odpovídání na zprávy, například během přestávek nebo na konci pracovního dne.
9. Používání nástroje pro správu práce
Nástroje pro správu práce, jako je ClickUp, centralizují komunikaci na pracovišti a zjednodušují procesy zasílání zpráv, takže týmy mohou pracovat efektivněji a zůstat v kontaktu, což v konečném důsledku vede k lepším výsledkům projektů.
Zde je několik funkcí ClickUp, které vám mohou pomoci s instant messagingem v práci:
Zobrazení chatu ClickUp:
ClickUp Chat View poskytuje uživatelsky přívětivé rozhraní pro odesílání a přijímání zpráv v reálném čase. Zobrazení chatu je hladce integrováno do ClickUp Workspace, což vám umožňuje komunikovat přímo, aniž byste museli opustit platformu.
Můžete se zapojit do individuálních konverzací nebo skupinových chatů a udržovat všechny diskuse organizované a přístupné v rámci prostředí pro správu projektů.
Mezi další funkce, které nabízí zobrazení chatu, patří:
- Sdílení souborů: Soubory, dokumenty a obrázky můžete sdílet přímo v chatu, což usnadňuje spolupráci na projektech a sdílení informací.
- Přiřazujte úkoly: Pomocí @zmínek v ClickUp můžete do konverzace zapojit kohokoli a přiřazovat komentáře, aby práce pokračovala bez jakýchkoli rušivých vlivů.
- Integrace správy úkolů: Hladce propojte chatové konverzace s úkoly v ClickUp, což vám umožní diskutovat o detailech projektu, přiřazovat úkoly a sledovat pokrok přímo v chatu.
- Aktualizace v reálném čase: Buďte informováni o vývoji projektu a dostávejte oznámení o přidělených úkolech, komentářích a zmínkách.
Přečtěte si také: 10 nejlepších aplikací a nástrojů pro týmovou komunikaci v roce 2024
ClickUp Brain:
ClickUp Brain je inteligentní asistent, který vám pomůže vytvářet efektivní zprávy. Poskytuje návrhy a šablony pro psaní jasných a působivých zpráv a zajišťuje, aby byly dobře strukturované a relevantní. Tato funkce zlepšuje kvalitu interakcí a předchází nedorozuměním.
Takto vám může pomoci ClickUp Brain:
- Rychlý přístup: Pomocí vyhledávací funkce rychle najdete potřebné informace, ušetříte čas a snížíte potřebu zdlouhavých konverzací.
- Vylepšete své zprávy: Zkontrolujte důležité zprávy pomocí ClickUp Brain, abyste ověřili pravopis, gramatiku a tón.
Automatizace ClickUp:
Mezi automatizační funkce ClickUp patří také aplikace pro zasílání zpráv, která uživatelům umožňuje nastavit automatické odpovědi a plánovat zasílání zpráv.
To může být obzvláště užitečné pro zasílání připomínek, aktualizací nebo oznámení bez ručního zásahu. Automatizace zajišťuje konzistentní komunikaci na pracovišti a garantuje, že důležité zprávy nebo aktualizace jsou zasílány správné osobě ve správný čas.
Šablona pro instant messaging od ClickUp:
Šablona pro instant messaging od ClickUp řeší vaši první obavu – jak začít. Je připravena k použití a pomůže vám začít během několika sekund.
Chcete-li efektivně spravovat konverzace, vytvořte pro každé téma samostatný projekt a pozvěte příslušné členy týmu, aby se k těmto projektům připojili. Pomocí vyhledávacího pole v šabloně můžete rychle vyhledat důležité zprávy a archivovat zastaralé zprávy, abyste si uspořádali pracovní prostor. Můžete také nastavit oznámení, abyste byli informováni o průběhu konverzace a zajistili včasné odpovědi.
S touto šablonou může váš tým:
- Organizujte konverzace: Uchovávejte všechny vlákna zpráv na jednom dobře strukturovaném místě.
- Efektivní stanovení priorit: Zaměřte se na nejdůležitější konverzace, abyste maximalizovali produktivitu.
- Zajistěte, aby vám neunikla žádná zpráva: Zabraňte přehlédnutí nebo zapomenutí zpráv.
- Zefektivněte spolupráci: Rozlučte se s neuspořádanými chaty a užijte si efektivní týmovou práci.
Bezpečnostní aspekty instant messagingu, které je třeba znát
Kybernetické hrozby mohou způsobit kritické poškození obchodní komunikace, zejména pokud jde o důvěrná data organizace. Zde je několik věcí, které je třeba mít na paměti, abyste pochopili, jak se bezpečnostní funkce ClickUp liší od funkcí jiných významných platforem.
1. Neoprávněný přístup
Udržujte své interní kanály a skupiny, abyste zabránili hackerům v neoprávněném přístupu k vaší důležité obchodní komunikaci. Zajistěte robustní autentizační opatření a dodržujte je.
ClickUp umožňuje správcům jasně definovat role a oprávnění uživatelů, což v konečném důsledku omezuje přístup k citlivým informacím na základě rolí uživatelů.
2. Citlivá data
Instant messaging je neuvěřitelně pohodlný, protože umožňuje snadné sdílení jakýchkoli informací. S sebou však nese i určitá rizika. Jedním z nejvýznamnějších je narušení bezpečnosti dat. Citlivé informace sdílené prostřednictvím instant messagingu mohou být hlavním cílem hackerů.
ClickUp podporuje jednotné přihlášení (SSO), které uživatelům umožňuje ověřit se pomocí svých podnikových přihlašovacích údajů. To jednoduše znamená, že eliminujete riziko spojená se správou více hesel.
3. Slabá hesla
Všichni známe pokušení používat často používaná a snadno zapamatovatelná hesla. Umožňují nám rychle a bez námahy se přihlásit k našim účtům. Ale lenost může vaši organizaci stát jmění. Pokud máte slabé nebo staré heslo, je pravděpodobnost, že váš účet bude hacknut, vyšší než u někoho, kdo má složité heslo. Dobrým zvykem je také pravidelně aktualizovat hesla.
ClickUp dodržuje průmyslové standardy a předpisy, včetně obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), System and Organization Controls 2 (SOC 2) a kalifornského zákona o ochraně soukromí spotřebitelů (CCPA), čímž zajišťuje, že platforma splňuje vysoké standardy bezpečnosti a ochrany soukromí.
Porovnání bezpečnostních funkcí s jinými platformami
Oblíbený software a aplikace pro firemní komunikaci, jako jsou Google Chat a Skype for Business, disponují robustními bezpečnostními funkcemi. Podívejme se, jak si bezpečnostní funkce ClickUp vedou v porovnání s jinými oblíbenými aplikacemi pro instant messaging.
Google Chat
- Google Chat splňuje oblíbené bezpečnostní standardy v oboru, jako jsou obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), zákon o přenositelnosti a odpovědnosti v oblasti zdravotního pojištění (HIPAA) a zákon o právech rodiny na vzdělání a ochraně soukromí (FERPA).
- Zprávy v Google Chatu jsou šifrovány po celou dobu jejich životnosti. Jsou šifrovány jak při přenosu, tak při ukládání.
- Délka relace v Google Chatu se může lišit v závislosti na faktorech, jako je aktivita uživatele a nastavení účtu. Například delegáti a superadministrátoři mohou mít kratší délku relace.
Skype pro firmy
- Společnost Microsoft používá protokol OAuth, protokol pro ověřování mezi servery, aby zajistila bezpečnou výměnu instantních zpráv ve službě Skype for Business a dalších svých proprietárních službách, jako je Microsoft Exchange.
- Funkce Role-based Access Control (RABA) aplikace Skype zajišťuje, že uživatelé získají pouze oprávnění potřebná pro jejich roli. Deleguje administrativní úkoly a zabraňuje chybám díky plnému oprávnění.
- Skype for Business používá 128bitový standard pokročilého šifrování (AES), protokol SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) a protokol TLS (Transport Layer Security). V zásadě lze říci, že jsou zde zcela bezpečné.
Slack
- Slack nabízí komplexní šifrování přímých zpráv a souborů sdílených v přímých zprávách. To znamená, že obsah mohou číst nebo k němu mají přístup pouze vy a zamýšlený příjemce.
- Ve Slacku můžete povolit dvoufaktorové ověřování (2FA) a přidat tak další úroveň zabezpečení tím, že kromě hesla budete vyžadovat také kód z telefonu nebo jiného zařízení.
- Slack dodržuje standardní certifikace shody s normami, jako jsou SOC 2 Type II, ISO 27001 a GDPR, čímž prokazuje svůj závazek k ochraně dat.
Přečtěte si také: Co je spolupráce v reálném čase a jaké výhody může přinést vašemu týmu?
Jak se vypořádat s výzvami a nevýhodami instant messagingu
Instant messaging má sice mnoho výhod, ale také některé nevýhody:
1. Rozptýlení a nízká produktivita
Neustálý příval oznámení z aplikace pro instant messaging může narušovat pracovní postupy a snižovat produktivitu, takže se váš den stane sérií „ping!“ momentů, které vám znemožní se na cokoli soustředit.
Tato neustálá potřeba kontrolovat zprávy může vést k takzvanému „přepínání kontextu“, kdy váš mozek musí přepínat mezi úkoly, což vás připravuje o energii a čas.
Řešení:
- Stanovte si konkrétní časy během dne, kdy budete kontrolovat a odpovídat na zprávy.
- Aktivujte na svém zařízení funkci Nerušit, abyste se při důležitých úkolech vyhnuli rušivým vlivům.
- Jasně definujte své priority a podle toho si rozvrhněte čas.
2. Nedorozumění a nedostatečná srozumitelnost
Na rozdíl od telefonních hovorů nebo videohovorů mohou být instantní zprávy snadno špatně interpretovány kvůli nedostatku intonace a kontextu, což může vést k potenciálním konfliktům nebo nedorozuměním mezi zaměstnanci. To může mít za následek, že příjemci špatně pochopí záměr nebo závažnost zprávy, což může způsobit zmatek nebo urazit.
Řešení:
- Pokud si nejste jisti významem zprávy, neváhejte požádat o vysvětlení.
- Vyhýbejte se žargonu a nejednoznačným výrazům. Ve svých zprávách buďte konkrétní a přímí.
- Používejte emodži a GIFy s mírou, abyste vyjádřili tón a emoce, ale mějte na paměti kulturní rozdíly.
3. Přetížení informacemi
Aplikace pro instant messaging vás může zahlcovat informacemi, což ztěžuje stanovení priorit a udržení soustředění. Toto přetížení informacemi může vést k záměně, přehlédnutí zpráv a ztrátě důležitých detailů v záplavě konverzací.
Řešení:
- Využijte funkci vyhledávání k rychlému nalezení konkrétních zpráv nebo informací.
- Používejte kanály nebo složky k kategorizaci konverzací a jejich organizaci.
- Vypněte oznámení z méně důležitých kanálů nebo od méně důležitých osob, abyste snížili přetížení informacemi.
4. Závislost na technologii
Extrémní závislost na jakékoli aplikaci pro instant messaging může způsobit kritické problémy, pokud dojde k technickým potížím a aplikace přestane fungovat.
Pokud jsou zaměstnanci silně závislí na instant messagingu, může jakékoli výpadky zastavit práci. Důležité zprávy se nemusí doručit, kritické aktualizace zůstanou nezkontrolované a rozhodování se může zpozdit, což vede k frustraci.
Řešení:
- Nespoléhejte se pouze na instant messaging. Pro důležité diskuse zvažte použití e-mailu, telefonních hovorů nebo osobních schůzek.
- Vypracujte nouzové plány pro případ technických potíží nebo výpadků, například použití alternativních komunikačních metod.
- Aktualizujte svou aplikaci pro zasílání zpráv a software zařízení, abyste minimalizovali technické problémy.
5. Nedostatek osobních interakcí
Instant messaging může omezit osobní interakce, což může mít negativní dopad na vaše cíle v oblasti budování týmu.
Bez osobní komunikace je obtížné budovat zdravé vztahy, rozumět neverbálním náznakům a vytvářet pocit sounáležitosti mezi členy týmu. Tento nedostatek osobního kontaktu může vést k pocitu izolace a oslabení celkového týmového ducha.
Řešení:
- Podporujte neformální interakce mimo práci, jako jsou teambuildingové aktivity nebo virtuální přestávky na kávu.
- Pořádávejte pravidelné týmové schůzky, ať už osobně nebo virtuálně, abyste podpořili osobní kontakty a budovali vztahy.
- Pokud je to možné, používejte videokonference, abyste se mohli navzájem vidět a slyšet, což může zlepšit komunikaci a budovat vztahy.
6. Nevhodné použití
Je přirozené, že můžeme nakonec používat aplikaci pro instant messaging k konverzacím, které nesouvisí s prací. Když se zapojíme do neformálních chatů, může nás to odvádět od úkolů, které máme před sebou.
Nesprávné používání komunikačních platforem může vést k menší koncentraci na práci a většímu množství času stráveného diskusemi mimo téma.
Řešení:
- Informujte zaměstnance o možných důsledcích nevhodného používání a podporujte odpovědné chování.
- Stanovte jasné pokyny pro vhodné používání instant messagingu na pracovišti.
7. Obtížnost sledování a odpovědnosti
Sledování konverzací a zajištění odpovědnosti při používání instant messagingu může být náročné, zejména v podmínkách práce na dálku.
Důležité diskuse a rozhodnutí mohou být v záplavě zpráv přehlédnuty, což ztěžuje kontrolu minulých interakcí nebo vyvozování odpovědnosti zaměstnanců za jejich příspěvky a závazky.
Řešení:
- Jasně komunikujte očekávání týkající se doby odezvy, odpovědnosti a dokumentace.
- Prohlédněte si historii chatu a sledujte konverzace, seznamy úkolů a rozhodnutí.
Přístup ClickUp k instant messagingu
- Nastavení a zásady pracovního prostoru lze konfigurovat tak, aby byly v souladu s firemními pokyny a monitorovaly využití.
- Podrobné auditní protokoly, historie zpráv a funkce přiřazování úkolů pomáhají zlepšit sledování a odpovědnost.
- Seznamy úkolů ClickUp poskytují nástroje, jako jsou značky, vlákna a kanály, které umožňují efektivně spravovat a prioritizovat informace.
- Nastavitelná oznámení a režimy Nerušit vám pomohou vyhnout se rušivým vlivům.
- Integrované funkce v aplikaci pro instant messaging, jako jsou řetězcové konverzace a úpravy zpráv, zlepšují srozumitelnost a kontext. Funkce AI Edit v ClickUp pomáhají při vytváření zprávy, nebo můžete také upravovat existující text.
- Zajišťuje vysokou dostupnost a spolehlivost díky pravidelné údržbě a robustní infrastruktuře.
- Integruje se s nástroji pro videokonference a podporuje hybridní komunikační strategie.
Využijte instant messaging v práci pro efektivní komunikaci
Vývoj nástrojů pro instant messaging, zejména platforem jako ClickUp a dalších populárních aplikací pro instant messaging, ušel od svých skromných začátků dlouhou cestu.
Platformy pro instant messaging byly zpočátku jednoduchými nástroji pro rychlou výměnu informací, ale postupem času se vyvinuly v sofistikované platformy, které integrují úžasné funkce pro správu projektů.
Využijte tedy funkce ClickUp, jako je zobrazení chatu, AI asistent, automatizace a šablony zpráv, abyste mohli efektivně využívat instant messaging v práci.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!