Zkusili jste někdy napsat technickou dokumentaci, která dává čtenářům smysl? Je to složitý úkol! Ať už se jedná o bílé knihy, dokumentaci API nebo uživatelské příručky, sdělit složité informace jasně není snadné.
A tady je háček: americké podniky utrácejí 6 % celkových mzdových nákladů, což činí 396 miliard dolarů ročně, za snahu rozluštit špatně napsané materiály.
Ať už jste technický génius dokumentující kód nebo projektový manažer překládající jazyk inženýrů do lidské řeči, převést složitost do srozumitelnosti není žádná maličkost.
Právě v tom se hodí efektivní technická dokumentace. Pomůže vám přeložit technický žargon do jazyka, kterému vaše publikum rozumí. V tomto příspěvku prozkoumáme 12 nejlepších příkladů technického psaní, které ukazují, jak zjednodušit složité informace tak, aby byly srozumitelné.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je vše, co potřebujete vědět o typech technického psaní:
- Technické psaní zahrnuje uživatelské příručky, SOP, dokumentaci API, zprávy a interní dokumenty společnosti.
- Účinné technické psaní upřednostňuje jasnou a stručnou komunikaci složitých informací.
- K lepšímu porozumění využívá vizuální prvky a jednoduchý jazyk.
- Platformy jako ClickUp zjednodušují technické psaní díky tvorbě dokumentů, správě úkolů a tvorbě obsahu pomocí umělé inteligence.
- Pro důvěryhodnost značky je zásadní zachovat jednotný tón a strukturu.
- Správa revizí a udržování aktuálního obsahu jsou klíčovými výzvami.
- Testování dokumentace s reálnými uživateli zlepšuje srozumitelnost a použitelnost.
Pojďme se pustit do technických záležitostí! 🤓
Co je technické psaní?
Technické psaní znamená vytváření jasných, stručných a strukturovaných dokumentů, které srozumitelně sdělují složité informace.
Zaměřuje se především na poskytování pokynů, vysvětlování procesů nebo předávání technických informací konkrétnímu publiku, které má často různou úroveň odborných znalostí. Mezi příklady patří uživatelské příručky, standardní operační postupy (SOP) a bílé knihy.
Na rozdíl od kreativního psaní, které zkrášluje vyprávění příběhů, nebo žurnalistického psaní, které se zaměřuje na aktuální zprávy, je technické psaní zaměřeno především na srozumitelnost a instrukce.
Zde je stručné srovnání, které vám pomůže pochopit rozdíl:
| Aspekt | Technické psaní | Kreativní psaní | Novinářské psaní |
| Účel | Vysvětlete složité informace nebo poskytněte pokyny | Bavte, vyjadřujte se nebo inspirujte | Informujte o aktuálních událostech |
| Cílová skupina | Znalosti nebo nulové znalosti | Obecní čtenáři | Široká veřejnost |
| Tón | Formální, objektivní | Neformální, expresivní | Neutrální, věcné |
| Struktura | Strukturovaná a rozdělená na sekce s nadpisy a seznamy | Flexibilní, založené na příbězích | Obrácená pyramida |
| Příklady | Uživatelské příručky, SOP | Romány, poezie | Novinové články, zprávy |
Technické psaní v zásadě zajišťuje, že čtenáři mohou rychle porozumět a aplikovat prezentované informace, což z něj činí neocenitelnou dovednost.
🧠 Zajímavost: Podle amerického Úřadu pro statistiku práce se trh pro technické spisovatele má podle prognóz rozrůst o 4 %, což je přibližně stejně rychle jako průměr všech povolání.
Typy technického psaní
Když se řekne technické psaní, možná se vám vybaví uživatelské příručky a návody k použití, ale technické psaní je mnohem víc! Pojďme si to rozebrat:
📑 Technická dokumentace
To zahrnuje uživatelské příručky, dokumentaci kódů, dokumentaci API a průvodce produkty. Tyto dokumenty zajišťují, že uživatelé, vývojáři nebo inženýři vědí, jak ovládat software, hardware nebo systémy.
🧾 Procesní dokumentace
Považujte tuto příručku za nepostradatelný pomocník pro firmy. Obsahuje standardní operační postupy, kontrolní seznamy údržby a dokumenty týkající se pracovních postupů. Tyto zdroje zabraňují chaosu tím, že zajišťují, aby všichni postupovali podle stejných procesů.
📖 Zprávy a návrhy
Důležitá rozhodnutí vyžadují pevný základ, a právě zde přicházejí na řadu technické zprávy, studie proveditelnosti a návrhy. Tyto dokumenty poskytují výzkumy, postřehy a doporučení, které slouží jako vodítko pro obchodní rozhodnutí týkající se produktů, trhů a výzev.
📘 Marketingová a obchodní dokumentace
Co kdybyste se dozvěděli, že technické psaní může mít i kreativní stránku? Bílé knihy, případové studie a popisy produktů kombinují technické detaily s vyprávěním příběhů, aby ukázaly, jak produkt nebo služba řeší problémy.
📙 Interní dokumenty společnosti
Interní dokumenty, od příruček pro zaměstnance po firemní politiky, zajišťují, že všichni jsou na stejné vlně. Pokrývají organizační znalosti, strukturu společnosti a pokyny pro pracoviště, což pomáhá týmům zůstat v souladu a informovaným.
💡Tip pro profesionály: Při psaní pro laické publikum se vyhýbejte pasivnímu hlasu a používání žargonu nebo zkratek, které nemusí být všem známé. Neznámé termíny vždy jasně definujte jednoduchým jazykem.
12 nejlepších příkladů technického psaní
Kombinace složitosti a srozumitelnosti činí technické psaní obtížným. Zde je několik podrobných příkladů, které vám technické psaní usnadní.
1. Uživatelské příručky
Ať už jde o sestavení nábytku IKEA nebo ovládání nového zařízení, dobrá dokumentace k produktu zjednodušuje úkoly díky jasným pokynům, schématům a tipům pro řešení problémů, takže uživatelé nepotřebují technického odborníka.
Vezměte si například návod k použití fotoaparátu Canon EOS Rebel T7 (1500D). Vyniká tím, že kombinuje podrobné vysvětlení s užitečnými vizuálními prvky, jako jsou diagramy a ilustrace, díky nimž jsou i pokročilá nastavení fotoaparátu snadno srozumitelná.
Manuály společnosti Canon se vyznačují svou uživatelsky přívětivou formou. Jsou psány srozumitelným jazykem, který je ideální pro začátečníky i zkušené fotografy. Není divu, že jsou příručky společnosti Canon oblíbené mezi fotografickými nadšenci!
2. Dokumentace API
Rozhraní pro programování aplikací (API) jsou pro vývojáře jako mapa. Díky podrobným pokynům umožňují vývojářům integrovat do svých aplikací výkonné funkce.
Pokud jde o psaní dokonalé dokumentace API, suverénně vítězí sada API Google Maps.
Dokumentace API Google Maps pokrývá všechny základní funkce, jako jsou mapy, trasy a místa. Každá část je jasně vysvětlena pomocí praktických úryvků kódu a interaktivních příkladů, což usnadňuje implementaci.
Rychlý startovní průvodce pomáhá nováčkům rychle nastavit jejich první mapu. Jeho možnosti přizpůsobení umožňují vývojářům upravit mapy podle svých potřeb, ať už pro cestovní aplikace, doručovací služby nebo něco zcela jedinečného.
💡Tip pro profesionály: Zajistěte přesnost své dokumentace API úzkou spoluprací s vývojovým týmem.
3. Bílé knihy a případové studie
Bílé knihy jsou jako centrum řešení v obchodním světě – nabízejí hloubkovou analýzu a řešení složitých výzev.
Na druhou stranu, případové studie jsou příběhy o úspěchu, které ukazují, jak ostatní řešili podobné problémy. Společně jsou to mocné nástroje pro budování důvěry a kredibility v odvětvích, jako je technologie a finance.
Skvělým příkladem je dokument HackerOne s názvem The Executive Guide to Human Security Testing (Průvodce testováním lidské bezpečnosti pro vedoucí pracovníky). Spojuje tvrdé statistiky s praktickými strategiemi a ukazuje, jak etičtí hackeři pomáhají organizacím posílit jejich bezpečnost.
Díky přehledné struktuře a srozumitelným radám pro integraci programů odměn za nalezení chyb je tato příručka přístupná i pro vedoucí pracovníky, kteří nejsou technicky zdatní. Je to skvělý příklad toho, jak prezentovat složité myšlenky jasně, naléhavě a působivě.
4. Poznámky k vydání a seznam změn
Zajímá vás, co je nového ve vaší oblíbené aplikaci po aktualizaci? To je úkolem poznámek k vydání a seznamů změn, ale pro různé skupiny uživatelů.
Při psaní poznámek k vydání se snažíte vytvořit uživatelsky přívětivé shrnutí klíčových změn ve vývoji softwaru v konverzačním jazyce. Naopak seznamy změn poskytují podrobné technické záznamy určené pro vývojáře nebo pokročilé uživatele.
Vynikající Release Notes 3.42 od ClickUp je příkladem toho, jak na to správně. Obsahuje aktualizace zaměřené na uživatele a představuje vytváření úkolů pro chaty a úkoly jedním kliknutím, což čtenářům pomáhá snadno proměnit nápady v proveditelné úkoly. Potřebujete vysvětlení ve formě videa? ClickUp má i to!
ClickUp se odlišuje jasností a jednoduchostí svých poznámek. Každá funkce je rozdělena na stručná vysvětlení, díky nimž je snadné pochopit „co“ a „proč“ za aktualizacemi.
5. Často kladené otázky a obsah online nápovědy
Často kladené otázky (FAQ) a články nápovědy jsou zdrojem informací, ke kterým se uživatelé obracejí, když narazí na problémy. Identifikují mezery ve znalostech, odpovídají na časté otázky a provádějí uživatele kroky řešení problémů. Dobře strukturované FAQ snižují počet žádostí o podporu a zlepšují uživatelský komfort.
Příkladem je sekce FAQ na Shopify. Pokrývá vše od zpracování plateb po možnosti dopravy a správu účtu a je tak komplexním zdrojem informací pro nové i zkušené majitele internetových obchodů. Jazyk je jednoduchý, bez technických termínů, takže se každý uživatel cítí sebejistě. Navíc každá FAQ odkazuje na další návody a zdroje, které nabízejí hlubší vhled pro ty, kteří se chtějí dozvědět více.
🧠 Zajímavost: Mnoho společností vytváří FAQ, které odpovídají na otázky týkající se firemních politik, postupů v oblasti lidských zdrojů nebo IT podpory. To pomáhá novým zaměstnancům samostatně řešit problémy a mnohem rychleji se zapracovat.
6. Standardní operační postupy (SOP)
Standardní operační postupy (SOP) zajišťují konzistentnost a efektivitu obchodních operací. Ať už připravujete proces zaškolování nových zaměstnanců nebo receptář pro restauraci, vytvoření poutavé a dobře strukturované dokumentace procesů začíná strukturou.
Zahrňte odpovědnosti, právní prohlášení a jakýkoli popis služeb a zdroje potřebné k vytvoření efektivních šablon SOP, které budou fungovat pro váš tým.
Nástroje jako Smartsheet zjednodušují tento proces pomocí šablon připravených k okamžitému použití. Jejich šablona SOP pro digitální marketing obsahuje diagramy a kontrolní seznamy, které pomáhají týmům efektivně spolupracovat a dodržovat standardizované postupy.
Nechcete trávit příliš mnoho času jejím vytvářením? Generátory SOP vám ušetří čas a pomohou vám udržet pořádek.
7. Podnikatelské plány
Podnikatelské plány nastiňují cíle společnosti a způsob, jakým je hodlá dosáhnout. Zahrnují průzkum trhu, finanční výkazy a provozní strategie. A ano, techničtí spisovatelé často pomáhají s přípravou těchto podrobných dokumentů!
Obchodní plán ACCA Global pro Airport Café je příkladem jasného a přesvědčivého plánu. Obsahuje shrnutí, průzkum trhu, realistické finanční prognózy a chytrou strategii růstu.
Vyniká klíčovými detaily, jako jsou výhody umístění kavárny, zákaznická základna a konkurence. Je jednoduchá a důkladná a poskytuje zainteresovaným stranám jasný obraz o potenciálu kavárny uspět.
8. Technické zprávy
Technické zprávy poskytují podrobné informace o výzkumu, experimentech nebo projektech. Často obsahují analýzu dat, metodiky a doporučení. Tyto dokumenty pomáhají rozhodovacím orgánům porozumět složitým zjištěním a činit informovaná rozhodnutí.
Například tato technická zpráva společnosti Materials Evaluation and Engineering, Inc. (MEE) vysvětluje složitý problém – porouchanou trubku vodní stěny. Je jasná, stručná a plná podrobností. Zpráva obsahuje obrázky a diagramy, které vysvětlují její účel. Nejlepší na tom je, že pouze neupozorňuje na problém. Poskytuje také spolehlivé rady, jak zabránit jeho opakování.
9. Výroční zprávy
Výroční zprávy nabízejí přehled o ročním výkonu společnosti. Zahrnují finanční údaje, úspěchy a budoucí cíle. Jelikož jsou určeny pro akcionáře a investory, měly by být tyto zprávy informativní a vizuálně přitažlivé.
Společnost Microsoft je známá svými komplexními výročními zprávami, které nabízejí cenné informace o její strategii a vývoji. Ve své výroční zprávě za rok 2024 zdůraznila významný růst v segmentech Azure a Office 365, který byl poháněn podstatným pokrokem v oblasti umělé inteligence.
Zpráva podrobně popisuje silné finanční výsledky a zároveň nastiňuje strategie pro další růst a řešení globálních výzev. Toto je váš referenční materiál, pokud jste technický spisovatel pracující na výroční zprávě.
10. Smlouvy o úrovni služeb (SLA)
SLA je formální dohoda mezi poskytovatelem služeb a zákazníkem, která definuje očekávanou úroveň služeb pro produkt nebo službu. Stanovuje očekávání mezi podniky a klienty, čímž snižuje zmatek a buduje důvěru.
Skvělým příkladem dobře napsané smlouvy SLA je smlouva Unified SLA společnosti Adobe pro její služby On-Demand a Managed Services. Definuje klíčové pojmy jako „dostupnost“ a „výpadek“, popisuje, co představuje výpadek, a podrobně uvádí servisní kredity, které zákazníci obdrží, pokud nejsou splněny limity dostupnosti.
Dokument používá srozumitelný a přehledný jazyk, což z něj činí cenný zdroj informací pro společnost Adobe a její zákazníky.
11. Průvodce instalací a řešením problémů
Pokud nějaká společnost vyniká v oblasti instalačních a opravných návodů, pak je to IKEA. Jejich návody na montáž nábytku jsou proslulé svou výjimečnou srozumitelností a uživatelsky přívětivým charakterem.
Tato příručka IKEA pro řešení problémů pomáhá uživatelům zkontrolovat návod k použití a najít potřebné informace o produktu předtím, než zavolají zákaznickou podporu. To podporuje samostatné řešení problémů a snižuje zátěž zákaznické podpory.
Díky kombinaci jasných pokynů, užitečných vizuálních prvků a uživatelsky přívětivého formátu jsou montážní návody IKEA vzorem pro ostatní společnosti v oblasti technického psaní.
12. Firemní dokumenty
Interní dokumenty společnosti, jako jsou příručky pro zaměstnance, firemní politiky a průvodce pro nové zaměstnance, zajišťují hladký chod organizace. Popisují očekávání, postupy a firemní kulturu.
Skvělým příkladem je příručka pro zaměstnance společnosti Google. Účinně komunikuje firemní kulturu a hodnoty a jasně popisuje zásady, výhody a očekávání, čímž vytváří pocit sounáležitosti mezi zaměstnanci.
Díky přehledné struktuře, stručnému jazyku a komplexnímu pokrytí základních témat je tato příručka cenným zdrojem informací pro všechny zaměstnance.
Nástroje pro zjednodušení technického psaní
Sdělování složitých technických informací může připadat jako nadlidský úkol. Nástroje jako Google Docs a Microsoft Word jsou fantastické pro psaní, ale nestačí, pokud jde o správu celkového přehledu.
K tomu slouží specializované nástroje, jako je ClickUp.
ClickUp, aplikace pro práci, která umí všechno, kombinuje tvorbu dokumentů s efektivními funkcemi pro správu projektů, což z ní dělá ideální nástroj pro týmy zabývající se technickým psaním.
Proč si pro psaní technické dokumentace vybrat ClickUp?
Pokud chcete usnadnit technickou komunikaci pomocí softwaru pro technickou dokumentaci, není lepší volba než ClickUp.
ClickUp Docs
Za prvé, ClickUp Docs vám umožňuje snadno formátovat, sdílet a spolupracovat na vašem obsahu v reálném čase. Máte také k dispozici kompletní historii všech provedených změn.
Funkce historie verzí vám umožňuje rychle se vrátit k předchozím verzím, sledovat, kdo provedl změny, a zajistit přesnost dokumentace. Dokumenty můžete také sdílet s omezeným přístupem, což zajišťuje úplné soukromí.
ClickUp Brain
Potřebujete pomoc s psaním? ClickUp Brain, AI asistent ClickUp, vám pomůže zlepšit vaše technické psaní. Pomůže vám s brainstormingem nápadů, vylepší váš přístup a dokonce navrhne lepší formulace. Zadejte pokyn nebo požádejte AI, aby „to vylepšila“.
Nejlepší na Brain je, že sbírá informace z chatů a úkolů.
Úkoly ClickUp
A nezapomeňme na týmovou práci! ClickUp Tasks vám pomůže vytvářet, přiřazovat a komentovat úkoly, aby všichni byli na stejné vlně. Tím zajistíte, že budou dodrženy termíny a projekty budou pokračovat podle plánu.
Můžete vytvářet úkoly při práci na dokumentech nebo při komunikaci se svým týmem na ClickUp Chat.
📮 ClickUp Insight: 92 % pracovníků používá nekonzistentní metody ke sledování akčních položek, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení. Ať už se jedná o zasílání následných poznámek nebo používání tabulek, proces je často roztříštěný a neefektivní.
Řešení pro správu úkolů ClickUp zajišťuje plynulý převod konverzací na úkoly, takže váš tým může jednat rychle a zůstat v souladu.
Navíc už není třeba vytvářet úkoly ručně! Automatizujte je všechny pomocí vlastních spouštěčů s ClickUp Automations.
ClickUp Whiteboards
Chcete do svých dokumentů přidat vizuální prvky? ClickUp Whiteboards je ideální pro brainstorming, vizuální znázornění složitých konceptů a vytváření diagramů při spolupráci s týmem v reálném čase.
Osvědčené postupy pro technické psaní
Zde je návod, jak zajistit, aby vaše obchodní korespondence byla vždy na špičkové úrovni:
1. Srozumitelnost a stručnost ✅
Rozložte složité témata na srozumitelné informace pomocí jednoduchého jazyka. Vyhněte se žargonu a buďte přímí, abyste zlepšili čitelnost. Jasné psaní zajišťuje, že uživatelé mohou rychle pochopit technický obsah.
2. Používání vizuálních pomůcek ✅
K podpoře písemného obsahu používejte diagramy, obrázky a vývojové diagramy. Vizuální prvky pomáhají uživatelům lépe porozumět složitým procesům, díky čemuž je dokumentace poutavější a srozumitelnější.
3. Používání šablon ✅
Klíčem je jednotná struktura. Šablony šetří čas a zajišťují, že všechny dokumenty mají stejný formát. ClickUp nabízí řadu šablon technické dokumentace , které vám pomohou zachovat jednotnost a profesionalitu. Šablona obchodního plánu ClickUp
Chystáte se zahájit nové podnikání? Šablona obchodního plánu ClickUp je vaším dokonalým pomocníkem při vytváření komplexního a efektivního obchodního plánu.
Tento vzor vám pomůže následujícím způsobem:
- Vytvořte podrobný akční plán a úkoly s časovými harmonogramy a milníky pomocí ClickUp Goals.
- Sledujte svůj pokrok, identifikujte potenciální překážky a podle toho upravujte svůj plán pomocí přizpůsobených zobrazení.
- Sdílejte svůj plán se svým týmem, sbírejte zpětnou vazbu a zajistěte, aby všichni byli na stejné vlně.
Šablona poznámek k vydání ClickUp
Nemůžete se dočkat, až představíte novou verzi svého produktu? Šablona ClickUp Release Notes Template vám pomůže rychle vytvořit a publikovat poznámky k vydání!
S touto šablonou můžete:
- Vytvářejte rychle poznámky k vydání se všemi potřebnými informacemi v ClickUp Docs.
- Sdílejte poznámky k vydání se svým týmem, zainteresovanými stranami a zákazníky prostřednictvím různých kanálů.
- Spolupracujte hladce se svým týmem na efektivním navrhování, revidování a publikování poznámek k vydání.
Šablona standardních operačních postupů ClickUp
Rozlučte se s nejasnostmi a nesrovnalostmi! Šablona standardních operačních postupů ClickUp poskytuje centralizované úložiště pro všechny vaše standardní operační postupy.
Tuto šablonu použijte k:
- Snadno dokumentujte každý krok svých procesů a definujte všechny role a odpovědnosti.
- Vybavte svůj tým znalostmi a zdroji, které potřebuje k dosažení úspěchu a zlepšení výkonu.
- Snadno sdílejte a spolupracujte na SOP s vaším týmem.
4. Testování dokumentace ✅
Zapojte skutečné uživatele do testování dokumentace, abyste identifikovali matoucí části. Jejich zpětná vazba je neocenitelná pro vylepšení obsahu a zvýšení jeho uživatelské přívětivosti.
Výzvy v technickém psaní
Něco tak složitého s sebou přináší několik výzev. Zde je několik, kterým můžete čelit:
1. Zachování konzistence ❌
Udržet konzistentní tón, styl a strukturu napříč dokumenty může být obtížné, zejména pokud se na nich podílí více autorů. To může čtenáře zmást a poškodit důvěryhodnost značky.
Vyhněte se těmto nesrovnalostem pomocí přizpůsobitelné šablony od ClickUp nebo vytvořením vlastní šablony.
2. Správa revizí ❌
Zpracování více návrhů, zpětné vazby a aktualizací může být velmi náročné. Bez správného postupu je snadné ztratit přehled o změnách nebo pracovat na zastaralých verzích.
ClickUp Docs vám však pomáhá sledovat historii verzí a dává vám kontrolu nad sdílením, takže k tomu nedochází. Díky funkci ClickUp Collaboration Detection můžete zjistit, zda kolega současně prohlíží úkol nebo přidává nový komentář.
3. Udržování obsahu v aktuálním stavu ❌
Odvětví se rychle vyvíjejí a dokumentace může rychle zastarat. Pokud obsah neaktualizujete, vede to k dezinformacím a frustraci uživatelů.
Tomu lze snadno zabránit pomocí automatických připomínek s ClickUp Automations, které udržují obsah aktuální.
Zjednodušte technické psaní s ClickUp!
Zvládnutí efektivního technického psaní není jen dovednost – je to vaše vstupenka k jasné technické marketingové komunikaci!
Ať už píšete dokumenty s analýzou konkurence nebo technické specifikace, dokonalé zvládnutí psaní může mít zásadní význam.
A teď ta zábavná část: ClickUp vylepší vaše technické psaní. Díky spolupráci v reálném čase, snadné kontrole verzí a sledování úkolů na jednom místě je to jako mít vlastní sadu nástrojů pro pracovní postupy!
Proč se spokojit s nudou, když můžete technické psaní udělat zábavným? Zaregistrujte se nyní a získejte bezplatný účet ClickUp!