Jako technický autor je vaším hlavním úkolem zjednodušovat složité témata pro běžné čtenáře.
Musíte být schopni prezentovat technické a složité pojmy jednoduchým a srozumitelným jazykem.
Chápeme to. Technické psaní je náročné. Vyžaduje silné dovednosti v oblasti psaní, editace a formátování a musí vyvažovat přesnost a jednoduchost.
Tento průvodce technickým psaním se zabývá tím, jak vytvářet efektivnější dokumenty a zlepšovat své technické psací dovednosti, a také častými chybami, kterým je třeba se vyvarovat.
Jako technický autor využijte tyto osvědčené postupy, abyste zajistili, že vaše technické dokumenty budou přesné, stručné a srozumitelné.
Co je to technické psaní?
Technické psaní zpřístupňuje složité informace, myšlenky, procesy a pokyny všem, bez ohledu na jejich odborné znalosti. Když začnete vytvářet technickou dokumentaci zaměřenou na čtenáře, vaše společnost/produkt má mnohem větší šanci získat a udržet si zákazníky.
Technické dokumenty se používají v různých technických oblastech pro:
- Uživatelské příručky
- Standardní operační postupy
- Projektová dokumentace
- Softwarová dokumentace
- Školicí materiály
- Technické zprávy
- Vědecká práce
- Dokumentace API
Pokud se chcete s jistotou orientovat ve složitosti technického psaní, zde je několik tipů, díky nimž to bude hračka.
10 tipů pro technické psaní, které vám pomohou zlepšit vaše psaní
1. Poznejte své čtenáře
Prvním krokem při psaní technických dokumentů není samotné psaní. Místo toho si nejprve udělejte čas na to, abyste pochopili, kdo je vaším publikem, a ve svém textu se zaměřili na jeho konkrétní potřeby.
Ani ti nejzkušenější autoři technických textů nevynechávají tento krok budování lidského vztahu tím, že se ve svých dokumentech zabývají klíčovými technickými tématy.
Jak tedy porozumět svému publiku? Zde je několik otázek, kterými můžete začít:
- Jaká je jejich role nebo pracovní funkce? Jsou to koncoví uživatelé, technici, manažeři nebo jiná skupina?
- Jaké je jejich technické zázemí a úroveň odborných znalostí v dané oblasti?
- V jakém kontextu budou dokument používat – k učení, řešení problémů nebo rozhodování?
- Jaké konkrétní úkoly nebo otázky budou mít?
- Jaký styl a jazyk by byl vhodný?
Pojďme si to vysvětlit na příkladu.
Používáte nástroj pro tvorbu nápovědy k napsání uživatelské příručky pro novou softwarovou aplikaci.
Cílová skupina: Noví uživatelé se základními počítačovými dovednostmi, kteří potřebují návod k používání vaší aplikace.
Aby splňovaly jejich potřeby, měly by vaše technické dokumenty:
- Mějte k dispozici podrobné pokyny pro všechny klíčové úkoly, které budou provádět.
- Pište jasným a stručným jazykem
- Definujte technické termíny a zkratky
- Přidejte screenshoty nebo diagramy, které čtenáře vizuálně provedou dalšími kroky.
Když přizpůsobíte své sdělení jejich potřebám a úrovni znalostí, můžete vytvořit technické dokumenty, které jim usnadní používání vašeho produktu.
Naopak, efektivní technické psaní pro administrátory bude vyžadovat pokročilejší jazyk.
2. Vytvořte osnovu
Jakmile určíte potřeby čtenářů, vytvořte osnovu s hlavními tématy a podnadpisy, které chcete pokrýt. Získáte tak základní strukturu pro svou technickou dokumentaci a usnadníte si proces psaní.
Při psaní osnovy zvažte následující:
- Klíčové otázky: Jaké jsou klíčové otázky, na které chtějí odpovědi?
- Řešení problémů: Jaký problém jim pomáháte řešit?
- Účel: K čemu budou vaši technický dokument používat?
Tyto poznatky využijte k vytvoření hlavních částí svého osnovy, které poté rozdělíte na menší témata nebo podsekce, z nichž každá se zaměří na konkrétní potřebu nebo cíl cílové skupiny.
Tabule ClickUp jsou užitečné pro brainstorming osnovy, zapisování nápadů, přidávání obrázků a výkresů a vytváření odkazů na související úkoly.
Například v případě uživatelské příručky k nové softwarové aplikaci budete muset uživatele provést instalací, nastavením a používáním základních funkcí softwaru. Osnova bude zahrnovat:
- Úvod
- Účel softwaru
- Přehled funkcí
- Systémové požadavky
- Hardwarové požadavky
- Požadavky na software
- Kroky instalace
- Stahování softwaru
- Postup instalace krok za krokem
- Začínáme
- Počáteční nastavení
- Vytvoření účtu
- Základní funkce
- Přehled hlavního ovládacího panelu
- Jak se orientovat v softwaru
- Případy použití
- Běžné úkoly a jak je provádět
- Příklady z praxe
- Časté chybové zprávy a jak je vyřešit
- Seznam častých problémů
- Podrobný průvodce řešením problémů
- Často kladené otázky
Dobré technické psaní začíná vytvořením podrobného přehledu, který logicky a komplexně pokrývá všechny potřebné informace, aby byl váš dokument pro čtenáře užitečný.
Zapojte svůj tým do společných sezení pomocí různých technik pro generování nápadů, jako jsou tabule, myšlenkové mapy, prototypování a storyboarding.
3. Prozkoumejte své téma pomocí přístupu 5W1H
Nejlepší technici používají rámec 5W1H (kdo, co, kdy, kde, proč a jak), aby pokryli základní aspekty psaného obsahu a zajistili, že dokument bude relevantní pro vaše publikum v technické oblasti.
| Porozumění přístupu 5W1H |
| Kdo: Identifikujte svou cílovou skupinuZvažte jejich odborné znalosti, roli a to, jak budou váš dokument používat. Přizpůsobení obsahu jejich potřebám zvýší účinnost a hodnotu vašeho textu. Příklad: Jsou to koncoví uživatelé, kteří potřebují podrobné návody, nebo vývojáři, kteří vyžadují podrobnou dokumentaci API? |
| Co: Definujte účel a rozsah vašeho dokumentuRozhodněte se o hlavním cíli, konkrétních tématech a požadované úrovni detailů. To vám pomůže vytvořit soustředěný a komplexní dokument. Příklad: Má dokument vysvětlovat novou funkci softwaru, nebo se jedná o průvodce řešením běžných problémů? |
| Kdy: Stanovte časový harmonogram a relevantní milníky (pokud jsou relevantní)Stanovte časový harmonogram a milníky, aby všichni drželi krok a dodrželi důležité termíny. Příklad: Kdy bude nová funkce vydána? Kdy by měla být dokumentace hotová? |
| Kde: Najděte nejlepší zdroje informacíVyberte si spolehlivé a relevantní zdroje, aby byl váš technický dokument přesný a důvěryhodný. Příklad: Použijte interní technické dokumenty, důvěryhodné online zdroje nebo rozhovory s odborníky na dané téma. |
| Proč: Pochopte význam a relevanci svého tématu Zamyslete se nad tím, jak váš dokument pomůže řešit problémy, zlepšit procesy nebo rozšířit znalosti vašich čtenářů. Příklad: Pomůže uživatelům snížit prostoje, zvýšit produktivitu nebo lépe porozumět složitému systému? |
| Jak? – Určete nejúčinnější způsob prezentace informacíVyberte nejlepší formát na základě potřeb a preferencí vašich čtenářů, například uživatelská příručka, technická zpráva nebo online nápověda. Ať už se rozhodnete pro jakýkoli formát, zjednodušte jazyk, aby byly informace snadno srozumitelné. Příklad: Měli byste použít podrobné pokyny, vizuální pomůcky nebo podrobná vysvětlení? |
4. Vytvářejte obsah přizpůsobený osobnostem uživatelů
V závislosti na zamýšleném publiku můžete své psaní přizpůsobit následujícími způsoby:
- Vyberte nejvhodnější tón a jazyk
- Určete správnou úroveň technických detailů, které chcete zahrnout
- Předvídejte a řešte jejich otázky nebo obavy
- Strukturovejte svůj dokument tak, aby byl snadno přehledný a srozumitelný.
Pokud píšete uživatelskou příručku pro koncové uživatele a správce, váš přístup se bude lišit následovně:
| Aspekt | Průvodce pro koncového uživatele | Průvodce pro správce |
| Jazyk | Jednoduché, netechnické | Více technických informací |
| Tón | Neformální, přátelský | Formální |
| Pokyny | Krok za krokem pro klíčové úkoly | Podrobné informace o instalaci, konfiguraci a řešení problémů. |
| Vizuální prvky | Spousta screenshotů a vizuálních pomůcek | Může obsahovat méně vizuálních prvků. |
| Zaměření | Výhody pro každodenní práci | Hladký provoz v celé organizaci |
| Úroveň znalostí | Základní | Vyšší znalosti v oblasti IT |
| Zahrnutá témata | Výhody softwaru | Instalace, konfigurace, řešení problémů, zabezpečení |
| Uživatelé, kterým je určen | Koncoví uživatelé | Správci, IT pracovníci |
V této fázi zvažte vytvoření dokumentu s rozsahem práce, který podrobně popisuje práci, která je třeba provést, včetně cílů, úkolů, závislostí a dalších relevantních informací potřebných k úspěšnému dokončení projektu.
ClickUp Brain, vestavěný nástroj pro psaní s umělou inteligencí od ClickUp, vám pomůže vytvořit technickou dokumentaci a rozsah práce během několika minut. Pomocí rozbalovacích nabídek s návrhy můžete dokončit věty, změnit barevné schéma, aktualizovat typografii, přidat poznámky a shrnutí ze schůzek a připravit dokument za zlomek času.
5. Efektivně organizujte své informace
V této fázi si položte otázku: „Jak budou moji čtenáři schopni rychle a snadno najít to, co hledají?“
Klíčem je logicky uspořádat informace a zajistit jejich přehlednost.
Jak na to:
- Používejte nadpisy a podnadpisy, aby čtenáři mohli rychle najít potřebné informace.
- Začleňte seznamy a odrážky, abyste zdůraznili klíčové body a usnadnili čtení textu.
- Zahrňte obrázky, diagramy, tabulky a další multimediální prvky, abyste ilustrovali složité pojmy a zvýšili atraktivitu svého dokumentu.
- Používejte jednotné formátování – styly písma, velikosti, barvy a mezery v celém dokumentu.
- Uspořádejte informace logicky, počínaje nejzákladnějšími pojmy a postupně přecházejte k pokročilejším tématům.
Využití ClickUp Docs ke zlepšení vaší technické dokumentace
Pro proces vývoje produktu, na kterém se může podílet více členů týmu, zvažte použití ClickUp Docs k definování cílů a cílové skupiny, nastínění požadavků na produkt, přidání uživatelského průzkumu a zajištění konzistence v celé řadě.
Pomocí Docs můžete vytvářet, upravovat a spravovat technickou komunikaci a spolupracovat se svým týmem v reálném čase. Každý může přidávat komentáře; projektoví manažeři mohou označovat členy týmu a přidělovat úkoly v rámci ClickUp Docs.
Chcete-li své informace prezentovat efektivně, můžete přidat sekce, vizuální prvky a tabulky, aby byla vaše technická dokumentace poutavější.
ClickUp Docs nabízí různé možnosti formátování, včetně stylů záhlaví, výběru barev, možností písma a mezer mezi odstavci, které pomáhají rozbít monotónnost a zlepšit čitelnost dokumentu.
Profesionální tip 💡: Použijte šablony technické dokumentace nebo šablony pro inženýry k popisu funkcí a použití vašeho produktu, k prezentaci podrobností a funkcí a k dokumentaci znalostí o produktu pro současné i budoucí zaměstnance.
6. Vytvořte si stylový průvodce pro zajištění konzistence
Pokud na technickém dokumentu pracuje více lidí, může dojít k nesrovnalostem a chybám, pokud se jejich styl psaní neshoduje.
Stylový průvodce je jako sjednocující síla, která udržuje stejný standard napříč technickými dokumenty.
Proč je stylový průvodce nezbytný:
- Zajišťuje konzistenci: Udržuje jednotný styl psaní ve všech dokumentech, což je zásadní pro čitelnost a profesionalitu.
- Úspora času: Díky předdefinovaným pokynům stráví autoři méně času rozhodováním o formátování obsahu, což jim umožňuje soustředit se více na samotné psaní.
- Snižuje počet chyb: Stylový průvodce pomáhá minimalizovat nesrovnalosti a chyby a zajišťuje, že všechny dokumenty splňují stejné standardy kvality.
Například šablona ClickUp Process and Procedures Template vám umožňuje dokumentovat a spravovat procesy na jednom místě. Vytvořte podrobné pokyny pro opakovatelné úkoly, abyste standardizovali procesy a postupy vašeho týmu.
Získejte body za použití platformy pro správu projektů ClickUp k přidělování úkolů členům vašeho týmu, umožněte jim přidávat technické informace do předem připravených šablon a sledujte průběh úkolů na jedné platformě.
Číst dále: Jak napsat zprávu: od koncepce po dokončení
7. Znát základy technické dokumentace
Osvojte si základy, bez ohledu na typ technického dokumentu, který vytváříte.
Držte se faktů
Ve všech technických dokumentech prezentujte informace objektivně. Vyhněte se emotivnímu jazyku nebo osobním názorům. Subjektivní názory mohou ovlivnit vaše psaní a podkopat vaši důvěryhodnost.
- Například místo „Tuto funkci si zamilujete!“ řekněte „Tato funkce může zkrátit dobu zpracování dat až o 40 %“.
Vyhněte se vágnímu jazyku
Používejte přesný jazyk, aby čtenáři přesně věděli, co mohou očekávat a jak postupovat podle vašich pokynů.
- Místo toho, abyste řekli „Přejděte k dalšímu kroku“, uveďte konkrétní podrobnosti: „Klikněte na tlačítko „Další“.
Používejte aktivní hlas
Aktivní hlas dělá vaše psaní přímým a poutavým.
- Místo „Instalace softwaru bude muset být aktualizována každý měsíc“ napište „Software budete muset aktualizovat každý měsíc“.
Využijte generátor technických specifikací ClickUp k vytváření nápadů, procesů a rámců pro dokumentaci vašich produktů a procesů.
Pokud jste součástí softwarového týmu zodpovědného za dokumentaci API, architektury, toku dat a nových modulů, použijte nástroj pro technické psaní ClickUp Brain k vytváření komplexních technických dokumentů – snížíte tak nedorozumění, zlepšíte spolupráci a urychlíte proces vývoje.
Asistent pro psaní s umělou inteligencí kontroluje pravopis a gramatiku, přepisuje části textu a shrnuje dlouhé odstavce pro větší srozumitelnost a přesnost.
8. Pište jasně a stručně
Při psaní obsahu je obecně dobré být jasný a stručný, aby bylo jasné, co chcete sdělit. V technickém psaní je to však absolutně nezbytné.
Sdělování složitých myšlenek pomáhá vašemu publiku rychle pochopit klíčové body, aniž by se ztratilo nebo zmátlo.
Jak tedy můžete své technické texty učinit jasnějšími a stručnějšími?
Zjednodušením jazyka.
| Žargon | Jednodušší alternativa | Příklad |
| Neměnné | Nezměnitelné | „Používejte neměnné datové struktury“ → „Používejte neměnné datové struktury“ |
| Refactor | Vylepšete nebo reorganizujte | „Přepracujte kód pro lepší údržbu“ → „Vylepšete kód pro lepší údržbu“ |
| Middleware | Středně pokročilý software nebo konektor | „Implementujte autentizační middleware“ → „Použijte mezilehlý software pro autentizaci“ |
Nezapomeňte, že efektivní technická dokumentace vyžaduje opakované úpravy a doladění. Naplánujte si sezení s vaším týmem, který vám může poukázat na prvky, které vám mohly uniknout.
ClickUp Forms vám pomůže shromažďovat zpětnou vazbu od určených členů týmu ve strukturovaném formátu. Nejlepší na tom je, že je integrován do platformy ClickUp, což usnadňuje přehled o vaší práci.
9. Zahrňte multimediální prvky
Rozdělte dlouhé odstavce a text pomocí vizuálně poutavých prvků, jako jsou diagramy, obrázky nebo videa. Usnadní vám to ilustraci vašeho sdělení.
Například přidejte do uživatelské příručky snímky obrazovky, aby uživatelé přesně viděli, kam mají kliknout a co by měli vidět v každém kroku.
Nezapomeňte přidat kvalitní, relevantní a srozumitelné multimediální prvky. Pomocí popisků vysvětlete, co každý obrázek zobrazuje a jak souvisí s okolním textem.
Integrace ClickUp s nástroji jako Figma, GitHub, Zoom, YouTube a dalšími multimediálními nástroji usnadňuje přidávání vizuálních prvků na podporu vašeho obsahu v rámci pracovního prostoru ClickUp.
10. Používejte relevantní příklady
Chcete čtenářům usnadnit pochopení toho, co říkáte, v poutavém formátu.
Ukažte, neříkejte.
To platí i pro technické psaní.
Zahrňte příklady, aby vaše technické texty byly poutavé, uživatelsky přívětivé a srozumitelné. Příklady pomáhají čtenáři rychle pochopit složité pojmy tím, že ukazují, jak fungují.
Chcete-li přidat hodnotu, vyberte příklady, které zdůrazňují klíčové funkce, demonstrují základní případy použití nebo krok za krokem provádějí běžné pracovní postupy. Použijte podrobné a konkrétní příklady, abyste poskytli jasný vhled do daného tématu.
Profesionální tip💡: Úryvky kódu, snímky obrazovky a ukázkové výstupy jsou skvělými příklady v technických dokumentech.
Číst dále: 15 nejlepších šablon případových studií pro použití v ClickUp a Word
Zlepšete své dovednosti v technickém psaní: časté chyby, kterým je třeba se vyvarovat
1. Žargon a složitý jazyk
Vaše technické dokumenty by měly být srozumitelné pro klienty a čtenáře ze všech oblastí.
Jak se této chybě vyhnout:
✅ Používejte nástroje pro technické psaní, jako je ClickUp Brain, které vám psaní usnadní.
✅ Uveďte příklady pro ilustraci složitých pojmů.
✅ Nechte si text zkontrolovat někým, kdo není odborníkem, aby byl srozumitelný.
✅Přidejte vysvětlení technických termínů
2. Zanedbávání správného formátování
Velké bloky nepřerušovaného textu, nedostatek nadpisů a špatná vizuální organizace ztěžují orientaci v technickém obsahu a jeho pochopení.
Jak se této chybě vyhnout:
✅ Rozdělte dlouhé odstavce na kratší, lépe zpracovatelné části.
✅ Používejte popisné nadpisy a podnadpisy k uspořádání obsahu.
✅ Používejte seznamy, textová pole a odrážky k zdůraznění klíčových informací.
✅ Zajistěte, aby v dokumentu bylo dostatek volného místa, které mu dodá vizuální prostor.
3. Nejasnost a dvojznačnost
Nejasný a dvojznačný jazyk může čtenáře zmást.
Jak se této chybě vyhnout:
✅ Používejte přesný jazyk
✅ Vyhněte se frázím jako „možná“, „obecně“ nebo „trochu“.
✅ Definujte všechny použité akronymy a zkratky.
✅ Uveďte konkrétní příklady, které ilustrují vaše tvrzení.
✅ Používejte aktivní hlas a přímé pokyny
4. Ignorování potřeb čtenářů
Pokud nebudete brát v úvahu potřeby svých čtenářů, vaše dokumenty budou nejasné.
Jak se této chybě vyhnout:
✅ Pochopte pozadí, cíle a problémy svého publika
✅ Přizpůsobte obsah úrovni odborných znalostí čtenářů
✅ Zaměřte se na informace, které jsou pro vaše čtenáře nejrelevantnější a nejužitečnější.
✅ Shromažďujte zpětnou vazbu od uživatelů a na základě jejich podnětů provádějte iterace.
5. Považování uživatelské zkušenosti za vedlejší záležitost
Pokud se při psaní soustředíte pouze na text a nezohledníte uživatelský zážitek, mohou být vaše dokumenty matoucí a nesplní svůj účel.
Jak se této chybě vyhnout:
✅ Strukturovat obsah logicky a intuitivně
✅ Poskytněte navigační pomůcky, jako jsou obsahy a křížové odkazy.
✅ Přiložte stručné referenční příručky a taháky pro snadný přístup k důležitým informacím.
✅ Zajistěte, aby byl váš obsah vyhledatelný a snadno přehledný díky jasným nadpisům a formátování.
✅ Otestujte své dokumenty na skutečných uživatelích, abyste identifikovali a opravili problémy s použitelností.
Jste připraveni vylepšit svou technickou dokumentaci pomocí ClickUp?
Představte si, že všechny vaše technické dokumenty – standardní operační postupy, uživatelské příručky, návody a příklady použití – přispívají k úspěchu vaší společnosti nebo produktu.
Co kdybychom vám řekli, že je to možné: díky kombinaci srozumitelného obsahu a softwaru, jako je ClickUp, který vám pomůže zlepšit vaše technické psaní?
Začněte tím, že začnete uplatňovat naše tipy pro technické psaní. Poté použijte ClickUp k brainstormingu osnovy, shromáždění zpětné vazby od kolegů, integraci multimédií a využití ClickUp Brain jako svého asistenta pro psaní s umělou inteligencí.
Začněte vytvářet technickou dokumentaci, kterou si vaši uživatelé zamilují, a zaregistrujte se zdarma na ClickUp.