Jste zvyklí vše řídit sami nebo spolupracovat s asistenty v kanceláři?
Pokud jste na některou z těchto otázek odpověděli kladně, zjevně jste snili o někom, kdo by vám pomohl s „rušnou prací“ a administrativními úkoly, které zaplňují váš den, abyste se mohli soustředit na hlubokou práci.
To je možné díky virtuálnímu asistentovi (VA), který vám pomůže odlehčit pracovní zátěž, zvýšit produktivitu a ušetřit váš drahocenný čas.
Správný virtuální asistent může znamenat obrovský rozdíl, ale klíčem je najmout někoho, kdo zvýší vaši produktivitu, a ne přidá vám další úkoly. V tomto průvodci vám vysvětlíme, jak najmout virtuálního asistenta, který vám pomůže pracovat chytřeji, ne tvrději. 💪
⏰ 60sekundové shrnutí
Při najímání virtuálního asistenta postupujte podle těchto kroků:
- Krok č. 1: Vytvořte podrobný seznam úkolů, s nimiž potřebujete pomoci.
- Krok č. 2: Určete, kolik jste ochotni utratit
- Krok č. 3: Napište stručný popis práce virtuálního asistenta
- Krok č. 4: Zveřejněte svou nabídku práce na platformách jako Upwork, Fiverr nebo službách specializovaných na virtuální asistenty.
- Krok č. 5: Vyberte nejlepší kandidáty, proveďte s nimi pohovor a vyhodnoťte jejich dovednosti.
- Krok č. 6: Ověřte kvalifikaci a kvalitu práce uchazeče
- Krok č. 7: Sdělte úkoly, termíny a požadavky
- Krok č. 8: Využijte placený testovací úkol a zkušební období k vyhodnocení kompatibility.
- Krok č. 9: Poskytněte potřebné nástroje, standardní operační postupy a představte tým
- Krok č. 10: Jasně přidělte úkoly pomocí kontrolních seznamů a termínů
- Krok č. 11: Pravidelně kontrolujte výkonnost a řešte případné problémy
Kdo je virtuální asistent?
Virtuální asistent je vzdálený pracovník, který poskytuje administrativní, technickou nebo kreativní pomoc klientům, obvykle firmám nebo jednotlivcům, z místa mimo kancelář klienta.
Tito lidé používají různé online nástroje pro výkonné asistenty, software a komunikační platformy k řízení úkolů, spolupráci s týmy a dokončování projektů.
Najmutí virtuálního asistenta vám umožní outsourcovat časově náročné administrativní úkoly bez nutnosti zaměstnávat zaměstnance na místě, čímž se sníží režijní náklady, jako jsou náklady na kancelářské prostory, vybavení a dojíždění. Virtuální asistenty lze najmout na plný úvazek, na částečný úvazek nebo na projektovou bázi, v závislosti na potřebách klienta.
🧐 Poznámka: V tomto příspěvku se zabýváme složitostmi najímání lidského asistenta, který pracuje na dálku, nikoli virtuálních asistentů poháněných umělou inteligencí, jako jsou Siri a Alexa.
Proč najmout virtuálního asistenta?
Virtuální asistent může být neocenitelným přínosem pro váš tým a v klíčových oblastech často předčí tradiční interní asistenty. Zde je několik důvodů, proč má najmutí virtuálního asistenta smysl:
- Více času na priority: Přeneste rutinní úkoly, jako je správa e-mailů, kalendáře, plánování, telefonáty a zadávání dat, abyste se mohli soustředit na strategická rozhodnutí a důležité povinnosti.
- Nákladově efektivní řešení: Vyhněte se režijním nákladům, jako jsou kancelářské prostory, vybavení a zaměstnanecké benefity. Platíte pouze za služby, které potřebujete, což z virtuálních asistentů činí rozpočtově výhodnou volbu.
- Přístup ke specializovaným dovednostem: Najděte specializované virtuální asistenty s odbornými znalostmi v oblastech, jako je digitální marketing, zákaznická podpora nebo účetnictví, přizpůsobené potřebám vašeho podnikání. Tím se sníží potřeba rozsáhlého školení.
- Flexibilní podpora: Rozšiřujte nebo omezujte své podnikání podle toho, jak se vyvíjí, a využívejte nepřetržitou podporu a výhody virtuálních týmů, aniž byste se museli zavazovat k zaměstnávání pracovníků na plný úvazek.
Virtuální asistenti navíc mohou zvýšit produktivitu firmy, podpořit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a zlepšit zákaznický servis.
🧠 Zajímavost: Zatímco většina virtuálních asistentů je najímána pro administrativní a projektové práce, můžete najít specializované VA pro všechny druhy specializovaných činností, jako je průzkum trhu, psaní projevů a influencer marketing.
Běžné dovednosti a kvalifikace, které byste měli hledat u virtuálního asistenta
Najmutí virtuálního asistenta je vynikající způsob, jak zvýšit efektivitu, ale výběr toho správného vyžaduje jasné pochopení základních dovedností, které by měl mít. Zde je několik klíčových kvalifikací, které byste měli upřednostnit:
- Komunikační dovednosti: Silné písemné a interpersonální komunikační dovednosti pro efektivní interakci s klienty a řešení jejich potřeb.
- Organizační schopnosti: Znalost stanovování priorit úkolů, řízení harmonogramů a udržování řádného pracovního toku
- Time management: Schopnost dodržovat termíny a efektivně rozdělovat čas mezi více povinností.
- Pozornost k detailům: Přesnost a pečlivost při plnění úkolů, jako je zadávání dat, vedení účetnictví a vypracovávání zpráv.
- Technická zdatnost: Znalost nástrojů, jako jsou e-mailové platformy, tabulkové kalkulátory, software pro řízení projektů a CRM systémy.
- Sebemotivace: Schopnost pracovat samostatně s minimálním dohledem a zároveň plnit očekávání.
- Schopnost řešit problémy: Schopnost identifikovat výzvy a nacházet efektivní řešení
- Integrita a spolehlivost: Důvěryhodný a spolehlivý při řešení citlivých úkolů, jako jsou finanční analýzy, konverze potenciálních zákazníků nebo komunikace s klienty.
💡 Tip pro profesionály: Pomozte své firmě překročit mezinárodní hranice díky vícejazyčným virtuálním asistentům, kteří vám pomohou oslovit různé demografické skupiny a vydělat zahraniční měnu.
11 kroků k najmutí virtuálního asistenta
Najmutí služeb virtuálního asistenta může být pro startupy, malé týmy nebo jednotlivé manažery transformativní. Ať už se topíte v málo hodnotných úkolech nebo potřebujete odborné znalosti v konkrétní oblasti, VA vám může pomoci uvolnit čas a zlepšit váš pracovní postup.
Zde je podrobný průvodce najímáním virtuálního asistenta, přizpůsobený pro menší týmy bez personálního oddělení nebo náborového pracovníka.
1. Určete úkoly, které chcete delegovat
Nejprve si ujasněte, s jakými konkrétními úkoly potřebujete pomoci. Může se jednat například o:
- Časově náročné úkoly s nízkou hodnotou
- Povinnosti, které nemáte rádi nebo vás nebaví
- Úkoly vyžadující dovednosti, které vám chybí
Vytvořte podrobný seznam těchto úkolů.
U běžných virtuálních asistentů seskupte úkoly podobné složitosti, abyste mohli stanovit jednotnou hodinovou sazbu. U specializovaných virtuálních asistentů se zaměřte na konkrétní výsledky, které chcete dosáhnout, jako je správa sociálních médií nebo vedení účetnictví.
2. Stanovte si rozpočet
Určete, kolik jste ochotni utratit za VA. Zvažte faktory jako:
- Rozsah práce
- Složitost úkolů
- Požadovaná úroveň zkušeností
Zjistěte si standardní hodinové sazby virtuálních asistentů ve vašem oboru nebo regionu. To vám pomůže stanovit realistická očekávání a zároveň se vejít do rozpočtu.
📖 Přečtěte si také: 10 nejlepších nástrojů umělé inteligence pro výkonné asistenty
3. Vytvořte jasný a podrobný popis pracovní pozice
Dobře definovaný popis práce je klíčový pro přilákání správných kandidátů. Do popisu zahrňte tyto komponenty:
- Přehled vaší firmy (odvětví, produkty/služby a cílová skupina)
- Seznam konkrétních úkolů a povinností
- Požadované dovednosti, zkušenosti a úroveň vzdělání
- Nástroje, software nebo aplikace, které bude virtuální asistent potřebovat
Například virtuální asistent pro marketingovou agenturu může potřebovat zkušenosti se správou sociálních médií, optimalizací pro vyhledávače (SEO) a dalšími nástroji, jako jsou Google Analytics a Canva.
🧠 Zajímavost: Virtuální asistenti na volné noze jsou pro každého – ať už podnikáte, nebo ne. Mohou vám třídit kalendář, odesílat naplánované e-maily, doporučovat oblečení podle vašeho vkusu a dokonce vám připomínat, abyste pili vodu!
4. Vyberte si správnou platformu pro najímání
Zveřejněte svou nabídku práce na platformách, kde virtuální asistenti často hledají příležitosti, jako jsou tržiště pro freelancery, například Upwork, Fiverr nebo Toptal. Můžete také prozkoumat specializovaný software pro virtuální asistenty, který nabízí více možností, nebo se spojit s virtuálními asistenty prostřednictvím sociálních médií a online komunit.
Alternativně můžete použít nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací.
Díky komplexní platformě pro správu lidských zdrojů ClickUp můžete navrhnout ideální systém pro zefektivnění procesů najímání, zaškolování a rozvoje zaměstnanců.
Obsahuje vlastní pole ClickUp pro sledování uchazečů a stavu jejich žádostí. To vám umožňuje přidat do úkolů ClickUp jedinečná datová pole, díky nimž můžete sledovat konkrétní informace, jako jsou fáze žádosti, termíny pohovorů nebo hodnocení uchazečů.
5. Vytvořte užší výběr uchazečů a proveďte pohovory
Jakmile začnou přicházet žádosti, pečlivě je prozkoumejte, abyste se ujistili, že odpovídají vašemu popisu práce. Upřednostněte kandidáty s relevantními dovednostmi a zkušenostmi a zúžte svůj seznam na 5–10 nejlepších uchazečů.
Poté naplánujte virtuální pohovory s kandidáty, které jste vybrali do užšího výběru. Pokud živé videohovory nejsou možné kvůli časovým rozdílům, zvažte použití asynchronní videokomunikace, která je flexibilnější. To vám umožní posoudit jejich profesionalitu, komunikační schopnosti a osobnost, aniž byste museli slaďovat rozvrhy.
Během pohovoru se zaměřte na:
- Jejich dovednosti a dosavadní zkušenosti
- Jak zvládají výzvy nebo zpětnou vazbu
- Jejich pracovní styl a cíle
6. Zkontrolujte reference
Při najímání nezávislých dodavatelů je důležité ověřit reference kandidáta tím, že se obrátíte na jeho předchozí klienty nebo zaměstnavatele. Zeptejte se na:
- Kvalita jejich práce
- Jejich spolehlivost a komunikační dovednosti
- Jakékoli oblasti, ve kterých by se mohli zlepšit
Tento krok dodá vašemu rozhodnutí další rozměr jistoty.
7. Jasně definujte očekávání
Jakmile si vyberete virtuálního asistenta, stanovte od prvního dne jasná očekávání. Proberte:
- Úkoly, které budou řešit
- Termíny a lhůty
- Četnost aktualizací nebo zpráv o pokroku
Pomocí vlastních stavů úkolů v ClickUp můžete vytvořit pracovní postupy, které sledují pokrok virtuálního asistenta v jednotlivých fázích úkolu. Přizpůsobení těchto stavů vám pomůže snadno zjistit, co již bylo dokončeno, co je ještě v procesu a co bude následovat.
Abyste měli vše pod kontrolou, nastavte si opakující se připomenutí ClickUp pro následné kontroly a zpětnou vazbu. Díky tomu budou všichni zodpovědní.
🔍 Věděli jste? Trh virtuálních asistentů by měl do roku 2028 dosáhnout hodnoty 15,88 miliard USD.
8. Začněte zkušebním obdobím a zadejte testovací úkol
Než se zavážete k přijetí kandidáta, zadejte mu malý placený testovací úkol, který odráží typ práce, kterou bude pravidelně vykonávat. To vám pomůže posoudit jeho přístup k řešení problémů, kvalitu práce a schopnost dodržovat termíny.
Pokud například najímáte asistenta pro správu e-mailů, požádejte ho, aby uspořádal doručenou poštu nebo připravil odpověď pro klienta.
Poté stanovte zkušební dobu v délce 30–90 dnů. To dá oběma stranám možnost vyhodnotit pracovní vztah. Během této doby:
- Sledujte výkonnost a spolehlivost virtuálního asistenta
- Poskytněte jim zpětnou vazbu, aby se mohli přizpůsobit vašemu pracovnímu postupu.
- Posuďte, jak dobře se začlení do vašeho týmu.
Kombinace testovacího úkolu a zkušební doby poskytuje jasný a praktický způsob, jak posoudit vhodnost kandidáta pro danou pozici.
9. Zefektivněte zaškolování a školení
Hladký proces zapracování připraví vašeho virtuálního asistenta na úspěch. Vybavte ho nástroji umělé inteligence pro virtuální asistenty, pokyny a zdroji, které bude potřebovat. Zahrňte tyto kroky:
- Sdílejte standardní operační postupy (SOP)
- Zajistěte přístup k potřebnému softwaru nebo platformám
- Představte je svému týmu a seznámte je s komunikačními normami.
Můžete použít ClickUp List View ke sledování úkolů v různých fázích, jako je předběžné zaškolení, nastavení vybavení a průzkumy pokroku.
10. Efektivně delegujte
Delegování nekončí přidělením úkolů. Zajistěte jasnost a produktivitu tím, že:
- Zaznamenávání vašich obchodních standardů a pokynů
- Používání kontrolních seznamů k rozdělení složitých úkolů
- Stanovení jasných termínů a priorit
Vyhněte se mikromanagementu tím, že budete důvěřovat svému virtuálnímu asistentovi, že se postará o své úkoly. Dejte mu pravomoc činit nezávislá rozhodnutí v rámci hranic, které jste stanovili.
11. Sledujte a poskytujte zpětnou vazbu
Pravidelné kontroly jsou zásadní pro udržení produktivity a řešení případných problémů. Zvažte provádění týdenních nebo dvoutýdenních hodnocení výkonu. Navíc podporujte otevřenou komunikaci pro zpětnou vazbu a využívejte komunikační nástroje AI pro plodné diskuse.
Pomocí panelů ClickUp Dashboards můžete vizualizovat pokrok zobrazením klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI), míry dokončení úkolů a blížících se termínů. To vám pomůže sledovat cíle a hodnotit výkonnost vašeho virtuálního asistenta na první pohled, což vám pomůže udržet si přehled o všech výzvách.
🔍 Věděli jste? Práce s virtuálními asistenty je nákladově efektivní a šetrná k životnímu prostředí. Jelikož pracují na dálku, nemusí dojíždět, což pomáhá snižovat znečištění.
Šablony pro najímání virtuálních asistentů
Najít a najmout správného virtuálního asistenta do vašeho týmu může být náročné. S tolika úkoly, které je třeba zvládnout, je klíčem k nalezení toho nejlepšího řešení pro vaši firmu udržet si přehled.
Právě k tomu slouží šablony pro najímání zaměstnanců od ClickUp.
Tyto šablony jsou navrženy tak, aby zefektivnily každý krok náborového procesu, od sledování žádostí až po výběr nejvhodnějšího virtuálního asistenta. Pojďme se podívat na některé z těchto šablon. 👇
Šablona ClickUp pro najímání uchazečů
Šablona ClickUp Hiring Candidates Template vám pomůže udržet pořádek při posuzování a sledování uchazečů o zaměstnání. Odstraňuje stres z hodnocení uchazečů a umožňuje vám s jistotou porovnávat a upřednostňovat uchazeče.
Pomocí této šablony můžete:
- Přizpůsobte hodnotící stupnice tak, abyste mohli kandidáty hodnotit na základě kritérií, která jsou pro vaši firmu důležitá.
- Mějte přehled o úkolech díky kontrolním seznamům, termínům a připomenutím.
- Pomocí interaktivních zobrazení ClickUp si můžete prohlížet údaje o uchazečích a snadno je porovnávat vedle sebe.
Šablona matice pro výběr zaměstnanců ClickUp
Šablona matice pro výběr uchazečů od ClickUp vám umožňuje spravedlivě a efektivně posoudit uchazeče tím, že rozdělí klíčová kritéria pro výběr do přehledné struktury. Tato šablona zjednodušuje porovnání více uchazečů, což usnadňuje výběr správného kandidáta na základě objektivních údajů.
Umožní vám to:
- Udržujte všechny žádosti o zaměstnání přehledně uspořádané na jednom místě.
- Vyhodnoťte životopisy a údaje o uchazečích se zaměřením na klíčové faktory, jako jsou zkušenosti, dovednosti a kvalifikace.
- Přijímejte rychlá rozhodnutí založená na datech pomocí strukturovaného a nestranného hodnotícího procesu.
Šablona ClickUp pro nábor a přijímání zaměstnanců
Od zveřejňování volných pracovních míst po řízení pohovorů a zaškolování nových zaměstnanců – šablona ClickUp pro nábor a přijímání zaměstnanců vám pomůže zachovat systematický přístup v každé fázi procesu.
S touto šablonou můžete:
- Sledujte všechny uchazeče na jednom místě pomocí vlastních stavů a polí pro sledování pokroku.
- Naplánujte si pohovory s automatickými připomenutími a oznámeními, abyste nikdy nezmeškali důležitou schůzku.
- Spolupracujte se svým týmem pomocí integrovaných možností zpětné vazby, jako je hlasování a komentáře, které umožňují všem vyjádřit se k kandidátům.
- Snadno spravujte zaškolování nových zaměstnanců pomocí přizpůsobitelného kontrolního seznamu, který zajistí, že váš nový zaměstnanec bude připraven na úspěch.
Tato šablona zlepšuje komunikaci a spolupráci v týmu, zvyšuje transparentnost a šetří čas díky automatizovanému plánování a správě úkolů.
Šablona kontrolního seznamu pro najímání zaměstnanců ClickUp
Pokud je vaším cílem standardizovat proces najímání, pak je šablona ClickUp Hiring Checklist Template tím pravým nástrojem pro vás. Pomůže vám dodržovat konzistentní a opakovatelný proces, který zaručí, že vám neunikne žádný krok.
Toto je způsob, jakým může tato šablona změnit situaci:
- Definujte a zdokumentujte své očekávání ohledně najímání, aby bylo vše od začátku jasné.
- Vytvořte efektivní pracovní postup, který pokrývá všechny kroky od náboru až po zaškolení, aby nic nebylo opomenuto.
- Sledujte všechny úkoly související s najímáním a zajistěte, aby každý krok byl dokončen včas.
Díky tomuto kontrolnímu seznamu budete moci sledovat úkoly související s najímáním zaměstnanců a zajistit hladký nástup nových zaměstnanců. Vytváří jasnou a organizovanou cestu od okamžiku, kdy začnete s náborem, až po den, kdy nový zaměstnanec zahájí svou kariéru ve vaší společnosti.
🔍 Věděli jste? V prosinci 2023 používalo 46 % amerických společností virtuální asistenty využívající umělou inteligenci, jako jsou Siri a Alexa.
Jak nastavit nové virtuální asistenty pro úspěch
Nastavení nového virtuálního asistenta pro úspěch je nezbytné pro optimalizaci procesů a zajištění hladké spolupráce. Software pro správu projektů vzdáleného týmu ClickUp je aplikace, která usnadňuje správu úkolů, sledování pokroku a komunikaci s vaším virtuálním asistentem.
Podívejme se blíže na jeho funkce. 👀
ClickUp Brain
ClickUp Brain je spolehlivý nástroj pro psaní e-mailů, generování obsahu a dokonce i brainstorming nápadů. Pokud má váš virtuální asistent za úkol vytvářet písemný obsah, tento integrovaný asistent s umělou inteligencí dokáže z jednoduchých podnětů vytvořit kompletní návrhy, čímž šetří čas a zvyšuje produktivitu.
ClickUp Brain funguje také jako znalostní databáze. Je ideální pro ukládání a organizování důležitých dokumentů, nápadů a zdrojů.
Při zaškolování VA můžete využít AI jako svého osobního asistenta k nahrání důležitých pokynů, firemních zásad a školicích materiálů, čímž jim poskytnete snadný přístup ke všemu, co potřebují, aby se rychle zapracovali.
Automatizace ClickUp
U opakujících se úkolů vám ClickUp Automations může ušetřit spoustu času.
Automatizace zvládá procesy, jako je odesílání připomínkových e-mailů nebo přesun úkolů mezi různými fázemi, čímž se snižuje nutnost opakované komunikace.
Řekněme, že jste svému virtuálnímu asistentovi přidělili úkol aktualizovat týdenní zprávu. Díky automatizaci můžete nastavit, aby se každý pondělní ráno úkol automaticky přesunul do jeho seznamu úkolů a aby mu bylo zasláno upozornění.
Jakmile jej označí jako dokončený, ClickUp vás automaticky upozorní a přesune jej do sekce „Dokončeno“.
ClickUp Chat
Při práci s virtuálním asistentem je klíčová komunikace.
ClickUp Chat udržuje vše na jednom místě a umožňuje vám komunikovat s vaším VA v reálném čase. Ať už žádáte o aktualizace, poskytujete zpětnou vazbu nebo odpovídáte na otázky, Chat nabízí plynulou a přímou komunikaci, aniž byste museli opustit platformu.
Kromě základních zpráv vám ClickUp Chat umožňuje snadno sdílet soubory, odkazy a podrobnosti úkolů, což usnadňuje poskytování kontextu během konverzací.
Díky oznámením a @zmínkám navíc nezmeškáte žádné důležité aktualizace ani urgentní požadavky.
📮ClickUp Insight: Více než 60 % času týmu je věnováno hledání kontextu, informací a úkolů.
Podle výzkumu společnosti ClickUp týmy ztrácejí drahocenný čas přeskakováním mezi různými nástroji. Abyste předešli narušení komunikace, integrujte zasílání zpráv do svých pracovních postupů pomocí centralizované platformy, která spojuje řízení projektů, spolupráci a komunikaci. Vyzkoušejte ClickUp , aplikaci pro vše, co souvisí s prací.
📖 Přečtěte si také: Jak vám ClickUp pomůže znovu získat kontrolu nad projekty vaší agentury
Najímejte chytřeji s ClickUp
Najmutí virtuálního asistenta je chytrým rozhodnutím pro firmy všech velikostí, kapacit a cílů – může zázračně zvýšit vaši produktivitu a zlepšit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Delegování úkolů, jako jsou administrativní práce nebo specializované projekty, vám umožní soustředit se na to, co je opravdu důležité, zatímco váš virtuální asistent se postará o zbytek.
ClickUp usnadňuje proces najímání pomocí nástrojů, jako je ClickUp Brain pro ukládání důležitých dokumentů a nápadů, Automations pro zpracování opakujících se úkolů a hotové šablony pro rychlý start.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a změňte svůj způsob práce!