Naše ranní rozvrhy se mohou lišit, ale pravděpodobně máme společný zvyk kontrolovat kalendáře, abychom zjistili, jaké schůzky nás ten den čekají.
Studie naznačuje, že vedoucí pracovníci tráví asi 40 % svého času rozhodováním, z čehož velká část probíhá na schůzkách.
Ruční plánování schůzek je však vzhledem k velkému množství denních schůzek velmi neefektivní. Představte si, že trávíte hodiny hledáním vzájemně vyhovujícího termínu pro schůzku – naprostý chaos!
Právě zde přicházejí na řadu nástroje pro plánování a kalendářové aplikace, jako jsou Calendly a Acuity Scheduling, které zjednodušují proces rezervace.
Ale který z nich je lepší? Porovnáme tyto dva nástroje pro plánování, abychom zjistili, který z nich je lepší. Pojďme na to!
🧠 Zajímavost: Netflix vyřešil problém neefektivních schůzek tím, že omezil jejich délku na 30 minut. Výsledkem bylo snížení počtu schůzek o více než 65 % a více než 85 % zaměstnanců tuto změnu podpořilo.
Co je Calendly?
Calendly je přední software pro plánování schůzek, který zjednodušuje koordinaci schůzek.
Calendly synchronizuje všechny vaše kalendáře – osobní i pracovní – takže ostatní mohou snadno vidět vaši dostupnost a plánovat schůzky. Máte vše pod kontrolou a vyhnete se dvojím rezervacím. Jeho jednoduchý design je vhodný pro jednotlivce a jeho funkce lze přizpůsobit potřebám velkých podniků, včetně společností z žebříčku Fortune 500.
Funkce Calendly
Síla Calendly spočívá v jeho schopnosti přizpůsobit se vašemu pracovnímu postupu bez náročného učení. Zde je přehled jeho výhod:
Funkce č. 1: Integrace kalendáře
Calendly se synchronizuje s vaším kalendářem Google, kalendářem Outlook a sadou Office 365, aby bylo vše organizováno na jednom místě. V reálném čase aktualizuje vaši dostupnost ve všech propojených kalendářích, což vám pomáhá vyhnout se konfliktům v plánování.
Funkce č. 2: Nastavení dostupnosti
Můžete přizpůsobit svou dostupnost pro různé typy schůzek nebo týmy – od určení pracovní doby, přidání rezerv mezi schůzkami až po úpravu podle místa nebo časového pásma. Přizpůsobení dostupnosti zajistí, že budete rezervovat schůzky pouze v době, kdy jste k dispozici, což usnadní plánování pro všechny.
Funkce č. 3: Integrace videokonferencí
Calendly se integruje s Zoom, Microsoft Teams, Google Meet a dalšími nástroji pro videokonference, aby automaticky přidával odkazy na schůzky k naplánovaným událostem. To eliminuje ruční nastavení a zajišťuje, že odkazy na schůzky jsou připraveny, jakmile je schůzka potvrzena, což zefektivňuje spolupráci na dálku.
Funkce č. 4: Vlastní typy událostí
Typy událostí můžete přizpůsobit potřebám vaší organizace nastavením parametrů, jako je délka trvání, místo konání a požadavky na účastníky. Můžete vytvořit typy událostí pro individuální schůzky, skupinové sezení nebo webináře. Přidejte formuláře nebo otázky, abyste před schůzkou shromáždili potřebné informace a zefektivnili tak proces plánování.
Funkce č. 5: Sdílení odkazů na plánování
Calendly vám umožňuje vygenerovat personalizovaný odkaz, který můžete sdílet s klienty a členy týmu nebo zveřejnit na svém webu. Tento odkaz poskytuje ostatním přímý přístup k vašim volným termínům, čímž eliminuje nutnost výměny e-mailů. Kdokoli si může snadno rezervovat schůzku na základě vaší dostupnosti, což šetří čas a zvyšuje efektivitu plánování.
Ceny Calendly
- Zdarma
- Standard: 12 $/místo/měsíc
- Týmy: 20 $/místo/měsíc
- Enterprise: Od 15 000 USD/rok
💡Tip pro profesionály: Mezi schůzky vložte časovou rezervu, abyste předešli překrývání a měli čas na oddech. Nepřetržité schůzky mohou vyčerpat vaši energii a způsobit, že kvůli únavě přehlédnete důležité detaily.
Co je Acuity Scheduling?
Acuity Scheduling je online nástroj pro plánování schůzek, který jde nad rámec základního plánování.
Umožňuje pozvaným vybrat si volné termíny a vám spravovat svou dostupnost. Zahrnuje také správu databáze klientů, přizpůsobitelné vstupní formuláře a fakturaci. Acuity Scheduling zjednodušuje rezervace a interakce s klienty pro majitele malých podniků, jako jsou stylisté, koučové a terapeuti.
Funkce Acuity Scheduling
Acuity Scheduling kombinuje plánování s nástroji pro správu klientů, plateb a brandingu, což z něj činí ideální nástroj pro podniky založené na schůzkách.
Funkce č. 1: Přizpůsobitelné možnosti plánování
Snadno můžete kontrolovat svou dostupnost nastavením konkrétních hodin pro rezervace, pořádáním virtuálních schůzek nebo kurzů a blokováním osobního času.
Acuity Scheduling umožňuje klientům rezervovat si termíny podle svých preferencí, což činí plánování flexibilním a efektivním pro jedno nebo více míst.
Funkce č. 2: Automatizovaná správa schůzek
Vestavěné automatizační funkce, které zpracovávají rezervace schůzek, připomenutí a potvrzení, vám pomohou ušetřit čas. Klienti mohou zrušit nebo přeplánovat své schůzky prostřednictvím online kalendářů bez vašeho zásahu. Automatizované pracovní postupy zároveň snižují počet neúčasti a zajišťují plynulejší plánování.
Funkce č. 3: Integrace bezpečných plateb
Acuity Scheduling zjednodušuje platby díky integraci se službami Stripe, Square a PayPal. Umožňuje předplatné, spropitné a zálohy a zároveň ukládá údaje o kreditních kartách, aby se zabránilo neúčasti. Umožňuje také vytvářet faktury a účtenky a při placení nabízet doplňkové služby.
Funkce č. 4: Nástroje pro zapojení klientů
Zákaznickou zkušenost můžete personalizovat pomocí vlastních vstupních formulářů, které vám umožní shromáždit relevantní informace před schůzkou. Využijte nástroje pro budování loajality, abyste podpořili opakované rezervace, a nabídněte balíčky, dárkové karty nebo předplatné, které zajistí, že se zákazníci budou vracet. Tyto funkce pomáhají budovat silnější vztahy se zákazníky a podporují dlouhodobý růst.
Funkce č. 5: Výkonné integrace a přístupnost
Díky integraci sociálních platforem, jako jsou Instagram, Google a Facebook, mohou klienti rezervovat schůzky přímo v Acuity Scheduling. Platforma je také integrována s aplikacemi třetích stran, jako jsou Zapier, MailChimp a Google Analytics, což zlepšuje pracovní postupy.
Ceny Acuity Scheduling
- Novinka: 20 $/měsíc
- Růst: 34 $/měsíc
- Powerhouse: 61 $/měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
📮 ClickUp Insight: 37 % zaměstnanců zasílá následné poznámky nebo zápisy z jednání, aby sledovali úkoly, ale 36 % stále spoléhá na jiné, roztříštěné metody.
Podle výzkumu společnosti ClickUp se bez jednotného systému pro zaznamenávání rozhodnutí mohou klíčové informace, které potřebujete, ztratit v komunikačních kanálech, jako jsou chaty, e-maily nebo tabulky. S ClickUp můžete proměnit schůzky v úkoly přímo z kalendáře ClickUp.
Můžete také okamžitě proměnit konverzace v akční úkoly napříč všemi svými úkoly, chaty a dokumenty – a zajistit tak, že vám nic neunikne.
Calendly vs. Acuity Scheduling: Porovnání funkcí
Oba nástroje slouží k plánování, ale zaměřují se na různé silné stránky. Zde je jejich srovnání z hlediska klíčových funkcí:
| Funkce/plán | Calendly | Acuity Scheduling |
| Typy plánování | Neomezený 1-1 (zdarma), více typů | Na základě schůzek (osobních nebo online) |
| Integrace | Více než 100 integrací (Zoom, Stripe atd.) | Stripe, Square, PayPal a další integrace |
| Správa uživatelů | Základní až pokročilé funkce | Nástroje pro správu klientů, sledování schůzek |
| Přístup z mobilu a rozšíření | Mobilní aplikace a rozšíření pro prohlížeč | Mobilní aplikace |
| Pokročilé funkce | Reporting, automatizace (Teams/Enterprise) | Platby, správa klientů, nástroje pro branding |
| Dostupnost zkušební verze | Základní plán zdarma, zkušební verze prémiového plánu | Bezplatná zkušební verze pro plánovací software, nikoli pro schůzky |
Funkce č. 1: Snadné použití
Calendly je známý svou jednoduchostí. Platforma nabízí minimalistické, intuitivní rozhraní, díky kterému můžete začít během několika minut. Od vložení kalendáře na webové stránky až po nastavení více typů událostí, Calendly zkracuje dobu potřebnou k osvojení si jeho používání.
Na druhou stranu, Acuity Scheduling je díky své jednoduchosti vhodnější pro uživatele, kteří vyžadují pokročilé možnosti přizpůsobení. Jeho funkce, jako jsou vstupní formuláře a vlastní plánování klientů, mohou být pro začínající uživatele příliš složité, ale pro firmy jsou velmi cenné.
🏆 Vítěz: Díky přehlednému rozhraní a dostupnosti je Calendly jasnou volbou pro jednotlivce a menší týmy. Acuity Scheduling je však lepší pro ty, kteří upřednostňují přizpůsobení před jednoduchostí.
Funkce č. 2: Přizpůsobení a branding
Ačkoli Calendly podporuje některé možnosti brandingu, jeho možnosti přizpůsobení jsou omezené. Můžete upravit barvy a přidat logo, ale nenabízí hloubku pro přizpůsobené interakce s klienty.
Pokud jde o přizpůsobení plánování, vede Acuity Scheduling. Umožňuje uživatelům rozsáhle přizpůsobovat potvrzení schůzek, připomenutí a vstupní formuláře. Podniky mohou také přidávat vlastní brandingové prvky, jako jsou loga a barevná schémata, aby klientům poskytly jednotný zážitek.
🏆 Vítěz: Acuity Scheduling díky svým robustním funkcím přizpůsobení a brandingu, které vyhovují firmám, které chtějí, aby rezervace ladily s identitou jejich značky.
Funkce č. 3: Integrace a automatizace
Oba nástroje v této oblasti vynikají, ale jejich zaměření se liší.
Calendly se integruje s hlavními kalendářovými platformami a nástroji, jako jsou Zoom, Slack a Salesforce. Pokud máte větší tým, který pracuje v různých časových pásmech a vyžaduje plánování typu round-robin, Calendly vám práci usnadní.
Acuity Scheduling však posouvá automatizaci o úroveň výš díky pracovním postupům, jako je vyžadování plateb od klientů nebo vyplňování formulářů před potvrzením schůzky. Jeho integrace s platebními procesory, jako jsou Stripe a PayPal, mu dává výhodu pro podniky s transakčními potřebami.
🏆 Vítěz: Remíza. Calendly je lepší pro obecné plánování a týmové pracovní postupy. Na druhou stranu, integrace a automatizace Acuity Scheduling více vyhovují službám orientovaným podnikům, které vyžadují platbu nebo podrobné údaje o klientech předem.
Funkce č. 4: Zpracování plateb
Calendly také nabízí možnost platby přes Stripe a PayPal. Jeho funkce jsou však vhodnější pro jednodušší transakce a jsou méně univerzální než funkce Acuity Scheduling.
Pro firmy, které vyžadují platbu předem, je Acuity Scheduling silnějším konkurentem. Díky integraci se Stripe, Square a PayPal můžete během plánování vybírat poplatky nebo zálohy. Tato funkce je ideální pro konzultanty, terapeuty nebo jakékoli profesionály poskytující služby.
🏆 Vítěz: Acuity Scheduling, díky svým vyspělým a flexibilním funkcím pro zpracování plateb.
Funkce č. 5: Skupinové plánování a kurzy
Acuity Scheduling nabízí pokročilejší funkce pro skupinové plánování, díky čemuž je ideální pro firmy, které pořádají kurzy, workshopy nebo skupinové schůzky. Můžete nastavit kapacitní limity, spravovat čekací seznamy a umožnit klientům rezervovat si místa ve sdílených relacích.
Calendly také podporuje skupinové události, ale v základní formě. Je efektivní pro týmové události, jako jsou webináře nebo schůzky, ale postrádá komplexnost potřebnou pro správu skupinových kurzů.
🏆 Vítěz: Acuity Scheduling, díky svým přizpůsobeným nástrojům pro správu skupinových akcí a kurzů.
Funkce č. 6: Mobilní přístupnost
Obě platformy nabízejí mobilní aplikace pro plánování, ale jejich uživatelské prostředí se liší.
Aplikace Calendly je lehká a zaměřuje se na základní funkce, jako je správa typů událostí, dostupnost a oznámení. Aplikace Acuity Scheduling je sice o něco složitější, ale nabízí další funkce, jako je správce informací o klientech a přístup k přijímacím formulářům na cestách.
🏆 Vítěz: Calendly, díky své efektivní a uživatelsky přívětivé mobilní aplikaci.
Funkce č. 7: Ceny a hodnota
Calendly nabízí jednoduchou cenovou strukturu s bezplatným základním tarifem pro jednotlivé uživatele a dostupnými placenými tarify pro týmy.
Acuity Scheduling nemá bezplatnou verzi. Nicméně i jeho základní cenová hladina zahrnuje funkce jako správa klientů, nástroje pro online schůzky a inkaso plateb.
🏆 Vítěz: Záleží na vašich potřebách. Calendly je ideální pro uživatele, kteří dbají na náklady, zatímco Acuity Scheduling nabízí více za vaše peníze, pokud potřebujete jeho pokročilé nástroje.
Calendly vs. Acuity Scheduling na Redditu
Diskuse na Redditu odhalují směs chvály a frustrace ohledně Calendly a Acuity Scheduling.
Mnoho uživatelů Acuity Scheduling oceňuje jeho robustní sadu funkcí, zejména pro firmy, které vyžadují opakující se schůzky, zpracování plateb a integraci webových stránek.
Společným tématem však je nedostatek responzivního týmu zákaznické podpory. Uživatel martinmick píše:
Acuity používám asi 4 roky a jsem s ním spokojený. V té době stál ~200 $/rok – já jsem ho pořídil za tuto cenu – a vyhovuje všem mým potřebám. Používám ho na svém webu WP a integrace je snadná. Klient si také může nastavit opakující se schůzky, protože je to jedna z možností při nastavování schůzek. Jedinou nevýhodou je zákaznický servis. Pokud položíte dotaz týkající se Acuity, provede se (opakovaně) vyhledávání v jejich FAQ, než můžete dotaz odeslat přímo zaměstnancům Acuity. Ani v takovém případě však Acuity není nápomocná, protože se snaží zabránit tomu, aby odpovídala na dotazy. A když už odpoví, jedná se o automatickou odpověď.
Acuity používám asi 4 roky a jsem s ním spokojený. V té době stál ~200 $ ročně – já jsem ho pořídil za tuto cenu – a splňuje všechny moje potřeby. Používám ho na svém webu WP a integrace je snadná. Klient si také může nastavit opakující se schůzky, protože je to jedna z možností při nastavování schůzek. Jedinou nevýhodou je zákaznický servis. Pokud položíte dotaz týkající se Acuity, provede se (opakovaně) vyhledávání v jejich FAQ, než můžete dotaz odeslat přímo zaměstnancům Acuity. Ani v takovém případě však Acuity není nápomocná, protože se snaží zabránit tomu, aby odpovídala na dotazy. A když už odpoví, jedná se o automatickou odpověď.
Calendly se mezitím díky své snadné použitelnosti a minimalistickému designu umístilo na Redditu na vyšších příčkách. Uživatelé, kteří upřednostňují jednoduchý software pro plánování úkolů , se přiklánějí k této aplikaci. Jak říká uživatel Celeron Hubbard:
… Propojil jsem ho se svým kalendářem v Exchange365. Poté jsem vytvořil položku „rezervovat si u mě 30 minut“. Ta má trvalou URL adresu. Když ji někdo navštíví, automaticky zkontroluje dostupnost v mém kalendáři a umožní dané osobě automaticky si u mě rezervovat 30minutový časový úsek na cokoli. Dostanu pozvánku, přijmu ji a hotovo. Mám bezplatný tarif. Před tímto rokem jsem ho nikdy nepoužíval, ale opravdu se mi líbí.
… Propojil jsem ho se svým kalendářem v Exchange365. Poté jsem vytvořil položku „rezervovat si u mě 30 minut“. Ta má trvalou URL adresu. Když ji někdo navštíví, automaticky zkontroluje dostupnost v mém kalendáři a umožní dané osobě automaticky si u mě rezervovat 30minutový časový úsek na cokoli. Dostanu pozvánku, přijmu ji a hotovo. Mám bezplatný tarif. Před tímto rokem jsem ho nikdy nepoužíval, ale opravdu se mi líbí.
Acuity Scheduling se jeví jako oblíbený nástroj pro opakující se schůzky a plánování výuky. Calendly však má výhodu v podobě bezplatné verze, která je dostatečně robustní pro samostatné podnikatele a menší firmy, které pořádají jednorázové schůzky.
Seznamte se s ClickUp: nejlepší alternativou k Calendly vs. Acuity Scheduling
Pokud vám Calendly a Acuity Scheduling připadají omezené, protože se zaměřují výhradně na plánování, ClickUp může být ideálním řešením. Je to aplikace, která umí všechno pro práci!
ClickUp jde nad rámec rezervací a nabízí nástroje, které kombinují plánování s řízením úkolů, týmovou spoluprací a kalendářem pro řízení projektů.
Zde je přehled důvodů, proč ClickUp vyniká jako dobrá alternativa k Calendly a Acuity Scheduling:
ClickUp má výhodu č. 1: zobrazení kalendáře ClickUp
Kalendář ClickUp je více než jen nástroj pro plánování, je to centralizované centrum pro váš čas a úkoly. Na rozdíl od Calendly nebo Acuity Scheduling, které fungují jako samostatné nástroje pro plánování, kalendář ClickUp se integruje s vašimi úkoly, projekty a pracovními postupy.
- Přizpůsobitelné filtry: Zobrazte události a úkoly podle přidělených osob, priority práce nebo termínů splnění.
- Aktualizace v reálném čase: Udržujte svůj plán dynamický a přesný i při vývoji projektů, přičemž váš kalendář automaticky odráží veškeré změny.
- Více zobrazení kalendáře: Přepínejte mezi zobrazením dne, týdne nebo měsíce podle svých plánovacích potřeb a získejte flexibilitu bez ohledu na rozsah svých projektů.
- Barevně odlišené položky kalendáře: Rozlišujte mezi událostmi, úkoly a připomenutími pomocí přizpůsobitelných barevných štítků.
- Spolupráce v reálném čase: Přiřazujte události v kalendáři nebo termíny členům týmu, kteří je mohou aktualizovat v reálném čase, aby všichni měli stejné informace.
- Integrace Zoom: Plánujte schůzky a připojujte se k nim přímo z kalendáře a připojujte k nim relevantní úkoly nebo soubory projektu.
Díky integraci různých funkcí, jako jsou oznámení, kalendáře, e-maily a pracovní postupy při realizaci projektu, ClickUp účinně zabraňuje zaměstnancům soustředit se na neustálé přezkoumávání různých technologických mechanismů a umožňuje jim soustředit se na úkoly, které generují hodnotu.
Díky integraci různých funkcí, jako jsou oznámení, kalendáře, e-maily a pracovní postupy při realizaci projektu, ClickUp účinně zabraňuje zaměstnancům soustředit se na neustálé přezkoumávání různých technologických mechanismů a umožňuje jim soustředit se na úkoly, které generují hodnotu.
ClickUp má výhodu č. 2: ClickUp Meetings
Funkce ClickUp Meetings jsou navrženy tak, aby každá schůzka byla smysluplná a realizovatelná, a ne jen jednoduchým plánováním schůzek. Tento komplexní přístup zajišťuje, že schůzky již nejsou izolovanými událostmi, ale nedílnou součástí vašeho pracovního postupu.
- Propojené úkoly a projekty: Propojte programy schůzek přímo s probíhajícími úkoly nebo projekty, aby každá diskuse byla realizovatelná a sledovatelná.
- Šablony opakujících se schůzek: Používejte přizpůsobitelné šablony denního plánovače pro týdenní schůzky týmu nebo kontroly klientů, abyste ušetřili čas a zachovali konzistenci.
- Komplexní poznámky z jednání: Spolupracujte na dokumentech během jednání a propojte je s projekty, abyste měli přehled o kontextu a odpovědnosti.
- Akční následné kroky: Přiřaďte během schůzky konkrétním členům týmu následné úkoly nebo poznámky, aby se nic neopomnělo.
- Správa opakujících se schůzek: Snadno plánujte opakující se schůzky a propojte je s většími cíli nebo úkoly, čímž eliminujete ruční zadávání.
Přečtěte si také: 15 nejlepších aplikací pro denní plánování (funkce, ceny)
ClickUp má navrch #3: Šablona kalendáře ClickUp
Šablona kalendáře ClickUp zjednodušuje správu složitých plánů tím, že nabízí strukturu připravenou k okamžitému použití pro různé potřeby plánování.
- Plánování marketingových kampaní: Plánujte a sledujte marketingové úkoly, termíny a spuštění kampaní s možností okamžité úpravy termínů.
- Koordinace událostí: Snadno plánujte události a spravujte termíny, přiřazujte konkrétní úkoly členům týmu a sledujte jejich pokrok.
- Integrované sledování úkolů: Propojte plánované události v kalendáři s širšími úkoly projektu a zajistěte, že vám neunikne žádný termín.
- Sledování pokroku: Vizualizujte míru dokončení úkolů přímo v kalendáři, což vám umožní sledovat pokrok v reálném čase.
ClickUp má výhodu č. 4: Správa času ClickUp
Kromě jednoduchých funkcí plánování nabízí ClickUp Time Management komplexní přístup ke správě času a zdrojů.
- Integrované sledování času: Sledujte čas strávený jednotlivými úkoly nebo projekty, což je obzvláště užitečné pro fakturaci klientům nebo plánování zdrojů.
- Blokování času: Vyhraďte si konkrétní časové úseky pro soustředěnou práci nebo schůzky, abyste měli strukturovaný a efektivní den.
- Vizualizace pracovní zátěže: Zobrazte pracovní zátěž a dostupnost členů týmu, abyste mohli optimalizovat plánování a zabránit přetížení zdrojů.
- Automatická připomenutí: Dostávejte upozornění na blížící se termíny, schůzky nebo úkoly po termínu, abyste nic nezmeškali.
ClickUp má výhodu č. 5: integrace ClickUp Calendly
Už pracujete s Calendly? Díky integraci Calendly do ClickUp můžete pokračovat v plánování schůzek a začlenit je do produktivního ekosystému ClickUp.
- Vytvářejte úkoly z rezervací Calendly: Automaticky generujte úkoly v ClickUp, když je v Calendly naplánována nová schůzka.
- Synchronizace plánů: Propojte události Calendly s kalendářem ClickUp a získejte jednotný přehled o všech schůzkách, úkolech a termínech.
- Automatizujte pracovní postupy: Použijte ClickUp Automations k spouštění následných úkolů nebo připomínek na základě schůzek v Calendly.
Vyberte si ClickUp namísto Calendly a Acuity Scheduling
Calendly a Acuity Scheduling jsou skvělé nástroje pro plánování schůzek, ale neintegrují se do širšího kontextu produktivity.
S ClickUpem nejen plánujete schůzky, ale také je začleňujete do komplexnějšího systému, který se integruje s ostatními částmi vaší práce. Každou schůzku můžete propojit s konkrétními úkoly, vizualizovat všechny termíny spolu s celkovým pracovním vytížením a sledovat každou minutu pro maximální efektivitu.
Na rozdíl od Calendly a Acuity Scheduling nabízí ClickUp dynamické zobrazení kalendáře, integrované šablony pro správu času a integrace, které propojují vaše plány s vašimi pracovními postupy.
Pokud hledáte platformu, která nejen spravuje váš čas, ale také vám pomáhá dosáhnout více, ClickUp je jasnou volbou. Zaregistrujte se do ClickUp zdarma a začněte.