Intranet vs. internet: klíčové rozdíly v sítích a jejich využití

Interní komunikace může rozhodovat o úspěchu nebo neúspěchu organizace.

Pokud vaši zaměstnanci nemají k dispozici bezpečný způsob komunikace a efektivní spolupráce, klesá produktivita, nedodržují se termíny a exponenciálně roste riziko úniku důvěrných informací.

Proto společnosti často používají intranet k propojení svých týmů. Ale v této internetové éře, potřebujeme vůbec intranet pro interní komunikaci na našem pracovišti? 🤔

Právě na tuto otázku zde odpovíme. V tomto příspěvku prozkoumáme funkčnost a rozdíly mezi intranetem a internetem, abychom určili, který z nich je pro vaši organizaci vhodnější.

Co je internet?

Internet není třeba představovat. Pokud však potřebujete základní informace o tom, jak funguje, o jeho původu a klíčových vlastnostech, zde je stručný přehled:

Definice a původ internetu

Internet vznikl jako projekt americké vlády během studené války v 60. letech 20. století. Jednoduše řečeno, jedná se o obrovskou síť vzájemně propojených sítí (odtud název internet).

Síť vaší telekomunikační společnosti je propojena s jinou telekomunikační společností, jejich síť je propojena s dalšími telekomunikačními sítěmi a tak dále. A nejde jen o telekomunikační sítě – na internetu se podílí mnoho dalších sítí, včetně:

Tyto jsou připojeny k globální síti podmořských datových kabelů (tzv. submarine cables), které jsou propojeny s různými datovými centry. Tím vzniká obrovská globální počítačová síť, ve které data putují po celém světě a informace lze vyhledávat odkudkoli. 🛜

Klíčové vlastnosti

Internet, jak ho dnes používáme, je možný díky některým jeho klíčovým funkcím, které využíváme každý den. Patří mezi ně:

Role internetu v komunikaci a hromadných sdělovacích prostředcích

Internet sehrál nejvýznamnější roli v revoluci v oblasti komunikace a masových médií. Technologie jako e-mail, instant messaging, sociální média, VoIP a videohovory změnily komunikační prostředí a umožnily lidem spojit se po celém světě. 🌍

I v oblasti masových médií hraje internet významnou roli prostřednictvím kanálů, jako jsou sociální sítě, které usnadňují hromadné streamování a konzumaci mediálního obsahu bez nutnosti významných investic. To vedlo k bezprecedentním změnám v tom, jak žijeme, pracujeme a komunikujeme.

Mezi příklady této změny patří:

Porozumění intranetu

Zatímco internet je standardním prostředkem pro většinu globální komunikace, některé firmy používají intranet k usnadnění komunikace a sdílení informací mezi svými zaměstnanci.

Co to vlastně je a jak fungují? Zde je stručné vysvětlení:

Definice a funkce intranetu

Intranety jsou soukromé sítě zavedené organizacemi za účelem propojení zařízení provozovaných v jejich prostorách.

Vytvářejí bezpečnou interní síť, která je nepřístupná mimo organizaci, takže zaměstnanci mohou přenášet důvěrná data, přistupovat k zdrojům a sdílet informace bez obav z úniku.

Intranety také slouží jako:

✅ Systém pro správu obsahu: Většina intranetů je vybavena systémem pro správu obsahu (CMS), který usnadňuje tvorbu a správu obsahu pro šíření informací v rámci organizace.

✅ Integrační kanál: Intranetové platformy lze také integrovat s dalšími nástroji, které vaše organizace používá, jako je systém pro plánování podnikových zdrojů (ERP) nebo platforma pro řízení vztahů se zákazníky (CRM).

✅ Komunikační prostředky: E-mail, zasílání zpráv, chatování a další funkce sociálního intranetu, které umožňují členům týmu komunikovat.

✅ Domov organizačních schémat: Intranetové platformy také poskytují společnostem možnost vytvářet podrobná organizační schémata, která umožňují kontrolovaný přístup správcům a manažerům pro rychlý přehled o hierarchii týmu.

✅ Centralizované úložiště souborů: Intranety umožňují společnostem vytvořit centralizované úložiště souborů, kde mohou ukládat všechny soubory a dokumenty související s činností společnosti.

Role intranetu v interní komunikaci a spolupráci

Kdekoli je intranet implementován, hraje klíčovou roli v interní komunikaci a spolupráci ve společnosti. Zde jsou některé z jeho důležitých funkcí v rámci provozu společnosti:

🌟 Jediný zdroj pravdivých informací: Intranet slouží jako jediný zdroj pravdivých informací pro danou organizaci. Je oficiálním centrem všech firemních dokumentů, aktualizací a oznámení, takže zaměstnanci v něm mohou najít všechny informace o organizaci.

🌟 Řízení lidských zdrojů (HR): Intranety hrají také klíčovou roli v řízení lidských zdrojů ve společnosti. Umožňují centralizovat firemní politiky, zaškolování a školení zaměstnanců a další procesy v oblasti lidských zdrojů, jako je správa dovolených a rozdělování zaměstnaneckých benefitů.

🌟 Komunikační a kolaborační kanál: Intranet poskytuje interní kanály pro zapojení zaměstnanců (tj. e-mail, zasílání zpráv atd.) pro komunikaci s kolegy a spolupráci prostřednictvím skupinových chatů nebo diskusních fór.

Intranet vs. internet: hlavní rozdíly

Mezi funkčností a povahou internetu a intranetu existují některé zásadní rozdíly. Zatímco internet nemá žádného vlastníka, intranet je v soukromém vlastnictví organizace, která jej implementuje. Přístup k intranetu je proto omezen pouze na oprávněné uživatele (tj. zaměstnance) a je dostupný pouze v areálu organizace. 🏢

Z těchto důvodů je bezpečnost intranetu vyšší než bezpečnost veřejné sítě, jako je internet, který je hřištěm pro všechny. Znamená to však také, že problémy se sítí musí organizace řešit sama.

Zde je přehled rozdílů mezi internetem a intranetem:

Výběr nejlepší možnosti pro váš cílový trh a potřeby organizace

Která z těchto možností je pro vaši organizaci lepší volbou: intranet nebo internet? Odpověď závisí na potřebách vaší organizace.

Pokud je ve vašem odvětví nejdůležitější bezpečnost a důvěrnost dat, potřebujete intranet. Ten nabízí lepší ochranu soukromí díky své izolované povaze a lepší monitorování síťové aktivity díky absenci anonymity, soukromému vlastnictví a centralizované komunikaci. 🔏

Vaši zaměstnanci však nemají přístup k intranetovým portálům ani k dokumentům v nich uloženým z jakéhokoli místa mimo vaši organizaci.

V důsledku toho nemohou pracovat na dálku. Pokud je práce na dálku důležitým faktorem ve vašem podnikání, měli byste pro své pracoviště zvolit internetové řešení pro řízení projektů a spolupráci.

Implementace intranetu: osvědčené postupy

Implementaci intranetu provádí interní tým IT podpory vaší organizace. Při implementaci byste však měli mít na paměti několik osvědčených postupů. Jedná se o následující:

1. Určení správného intranetového řešení pro vaši organizaci

Nejprve je třeba určit správné softwarové řešení intranetu pro vaši organizaci. Mezi příklady patří Sharepoint, Workvivo a Simpplr. Při výběru byste měli vzít v úvahu rozpočet vaší organizace, velikost týmu a komunikační požadavky. Dalšími faktory, které je třeba zvážit při výběru intranetové platformy, jsou škálovatelnost a white labeling.

2. Využití softwarových nástrojů

Jakmile zavedete intranetovou infrastrukturu, vytvořte interní softwarové nástroje pro konkrétní účely. To znamená vytvořit interní portály pro personální procesy, sdílení informací a další obchodní operace.

Nemusíte je budovat od nuly – k dispozici je mnoho platforem kompatibilních s intranetem, které usnadňují vytváření interních portálů. Příkladem takových platforem jsou Notion nebo self-hosted WordPress na serveru Xampp.

3. Integrace se stávajícími systémy

Jakmile vytvoříte interní portály, propojte je se stávajícími technologiemi. To znamená propojit je s e-mailem, CRM řešením, ERP řešením a dalšími technologickými nástroji, které používáte pro zvýšení produktivity týmu.

Tímto způsobem mohou načítat a poskytovat potřebné informace ze správných systémů, aby členové vašeho týmu měli k dispozici aktuální informace. ℹ️

Umožňuje také nastavit automatizovaná pravidla pro provádění určitých úkolů (například vytvoření kontaktu v CRM, když váš prodejní tým obdrží nový e-mail), což minimalizuje potřebu přepínat mezi více aplikacemi.

4. Zajištění použitelnosti a pozitivní uživatelské zkušenosti

Nakonec se ujistěte, že intranetové portály a další nástroje, které implementujete, zůstávají použitelné a poskytují pozitivní uživatelský zážitek. Podniky často komplikují procesy instalací intranetu tím, že neberou v úvahu zpětnou vazbu zaměstnanců.

Abyste se tomuto problému vyhnuli, zapojte své zaměstnance do plánování i implementace intranetu. Také od nich pravidelně sbírejte zpětnou vazbu i po implementaci, abyste zajistili jeho dlouhodobou použitelnost.

Jak může ClickUp pomoci s interní a externí komunikací

Dosud jsme hodnotili roli, kterou intranety hrají v interní komunikaci společnosti, a to, jak by měly být implementovány. Jsou bezpečné a přizpůsobitelné, ale nejsou ideální pro vzdálený přístup. Intranety jsou také složité a jejich nastavení je nákladné.

Pokud vám to nevyhovuje, existuje chytřejší a lepší alternativa – ClickUp!

Jako aplikace pro vše, co souvisí s prací, ClickUp zahrnuje všechny funkce bezpečné intranetové platformy v kombinaci s funkcemi pro správu projektů a klientskými portály.

Díky tomu je nejlepší volbou pro interní i externí firemní komunikaci. Poskytuje také silné funkce pro spolupráci, které pomáhají členům vašeho týmu a oprávněným externím uživatelům (klientům, konzultantům) při tvorbě strategií, plánování a realizaci projektů.

ClickUp používáme pro veškerou správu projektů a úkolů, ale také jako znalostní bázi. Využíváme jej také pro monitorování a aktualizaci našeho rámce OKR a několik dalších případů použití, včetně vývojových diagramů, formulářů žádostí o dovolenou a pracovních postupů. Je skvělé, že všechny tyto funkce můžeme využívat v rámci jednoho produktu, protože se dají velmi snadno propojit.

Podívejme se, jak ClickUp exceluje v roli intranetové platformy.

Funkce ClickUp pro správu intranetu a extranetu

Funkce ClickUp jsou navrženy tak, aby usnadnily komunikaci vašich zaměstnanců. Zde je několik z nich:

1. Komunikace

ClickUp Chat je funkce pro okamžité zasílání zpráv, která umožňuje členům vašeho týmu snadno mezi sebou komunikovat. Pro plynulou komunikaci propojuje konverzace s kontextem (tj. projekty, soubory atd.), takže váš tým může během chatování snadno najít jakékoli soubory nebo informace o projektech. Umožňuje také odesílání souborů spolu se zprávami, což představuje lepší alternativu k e-mailům. 📩

Ale to není vše – ClickUp Chat je založen na umělé inteligenci a na váš příkaz provádí několik akcí. ClickUp Brain, funkce umělé inteligence obsažená v ClickUp, to umožňuje. Můžete jej použít pro:

2. Správa znalostí

Funkce pro správu znalostí ClickUp jsou robustnější než funkce intranetových platforem. Zahrnují vestavěné funkce pro úpravy a organizaci dokumentů, které vám pomohou vybudovat interní znalostní bázi.

Pomocí ClickUp Docs můžete vytvářet a ukládat dokumenty související se všemi vašimi projekty a organizovat je v projektových složkách na ClickUp, aby se k nim dalo snadno dostat. Alternativně můžete vytvořit centralizované úložiště všech zásad a postupů, které musí všichni dodržovat při práci na jakémkoli projektu.

Navíc funkce Connected Search v ClickUp, založená na umělé inteligenci, vyhledává soubory z jakéhokoli místa v pracovním prostoru a integrovaných aplikacích třetích stran!

3. Integrace

ClickUp se integruje s aplikacemi třetích stran pro podnikání a produktivitu, jako jsou Google Drive, Slack, Hubspot atd. Tato funkce vám umožňuje spravovat veškerou práci z jednoho panelu, takže nemusíte přepínat mezi různými aplikacemi.

Existuje více než 1 000 integrací ClickUp, které můžete použít k propojení s celou řadou obchodních aplikací, což jej činí flexibilnějším než jakoukoli jinou intranetovou platformu.

Funkce pro správu úkolů a spolupráci pro interní komunikaci

ClickUp také nabízí řadu funkcí pro správu úkolů a spolupráci, které pomáhají členům vašeho týmu řídit jejich pracovní zátěž. Zde je stručný přehled těchto funkcí:

1. Správa úkolů

ClickUp obsahuje integrovaný správce úkolů, který zaměstnancům pomáhá spravovat veškerou pracovní zátěž projektu z jednoho místa. Pomocí ClickUp Tasks můžete rozdělit pracovní zátěž projektu na konkrétní kroky a přiřadit je různým členům týmu. 🪜

Ke každému úkolu lze také připojit soubory s informacemi potřebnými k jeho splnění. ClickUp Tasks také umožňuje členům vašeho týmu vzájemně se označovat, aby si vyjasnili případné nejasnosti.

2. Spolupráce

ClickUp nabízí funkce pro plánování a tvorbu strategií, které umožňují členům vašeho týmu a klientům spolupracovat na projektech. ClickUp Whiteboards umožňuje členům vašeho týmu a klientům vytvářet myšlenkové mapy a vývojové diagramy projektové strategie, procesu realizace a mnoho dalšího.

Jakmile je strategie nebo proces navržen, lze úkoly pro všechny jeho kroky spustit přímo z tabule.

Využití ClickUp Docs a Whiteboards pro sdílení znalostí a spolupráci: příklad

Společnost zabývající se vývojem softwaru hledá systém pro interní komunikaci. Zvažuje různé intranetové platformy, ale žádná z nich nevyhovuje, protože nástroje neumožňují externí přístup, a pro společnost je zásadní zapojit do projektů své klienty.

Poté narazí na ClickUp a začne používat ClickUp Docs k vytvoření znalostní báze dokumentů Software Requirement Specification (SRS) specifických pro daný projekt a interních procesů. V této úloze společnosti pomáhají předem navržené šablony wiki. 🤩

Po dokončení je Wiki nebo znalostní databáze sdílena mezi všemi zaměstnanci, kteří ji mohou použít, kdykoli mají nejasnosti ohledně požadavků jakéhokoli projektu nebo firemní politiky. To výrazně snižuje počet dotazů směřovaných na personální oddělení a vedoucí projektových týmů, což šetří drahocenný čas. ⌛

Společnost také začíná používat ClickUp Whiteboards k plánování a tvorbě strategií se svými klienty. To zlepšuje kvalitu plánování projektů a eliminuje možnost nedorozumění. Výsledkem je méně chyb v každém sprintu a rychlejší dokončení projektů, což v konečném důsledku vede k větší spokojenosti klientů.

Zefektivněte a zabezpečte svou interní komunikaci pomocí ClickUp

Intranetové řešení je důležité pro úspěch společnosti, protože v podstatě slouží jako její digitální centrála. Ačkoli poskytuje funkce pro spolupráci a zabezpečení, jeho nastavení je nákladné a složité a postrádá vzdálený přístup.

Právě v tomto ohledu vyniká ClickUp. Kombinuje bezpečnost intranetu s spolehlivými funkcemi pro řízení projektů, komunikaci, spolupráci a integraci – to vše na jedné jednotné platformě. Navíc je vhodný pro práci na dálku, což z něj dělá ideální nástroj pro moderní, globální a digitální pracoviště.

Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp, abyste mohli tyto výhody vyzkoušet na vlastní kůži a zefektivnit spolupráci na projektech ve vaší organizaci!