Jste uprostřed projektu, který vás táhne deseti různými směry. Všichni se ptají na novinky, priority se každý den mění a je nemožné rozhodnout, co je naléhavé.
Plán „teď-dále-později“ zjednodušuje proces tím, že rozděluje vaši práci do jasných fází – co vyžaduje pozornost teď, co přijde dál a co může počkat na později.
Je to jednoduché, přizpůsobivé a ideální pro plánování složitých projektů.
V tomto blogu prozkoumáme, jak tento plán funguje, proč je účinný a jak jej můžete využít ke zlepšení plánování a realizace projektů. 🗂️
⏰ 60sekundové shrnutí
🛣️ Plán „Now-Next-Later“ pomáhá stanovit priority úkolů a zlepšit soustředění týmu.
🛣️ Zvyšuje přizpůsobivost, přehlednost a strategickou soudržnost.
🛣️ Nástroje ClickUp, jako jsou cíle, úkoly a zobrazení seznamu, tabule a časové osy, zefektivňují správu úkolů.
🛣️ Pravidelné kontroly zajišťují, že plán zůstává relevantní a v souladu s cíli.
Co je plán Now-Next-Later?
Plán „teď-pak-později“ je flexibilní rámec pro stanovení priorit, který organizuje úkoly nebo projekty do tří jasných kategorií: co vyžaduje okamžitou pozornost (teď), co by mělo následovat brzy (pak) a co může počkat (později).
Poskytuje vám jasnou strukturu bez rigidnosti, což je ideální pro produktové týmy, které se musí rychle přizpůsobovat měnícím se prioritám.
🔍 Věděli jste? Rámec „teď-dále-později“ byl vytvořen na konci prvního desetiletí tohoto století a postupně se začal používat v různých odvětvích.
Prvky plánu „Teď-Dále-Později“
Plánování plánu projektu nemusí být složité. Plán „teď-dále-později“ vám pomůže soustředit se na to, co je právě teď nejdůležitější, a zároveň sledovat, co přijde dál.
Pojďme si rozebrat klíčové prvky, díky kterým to funguje.
Nyní
Sekce „nyní“ zahrnuje úkoly vyžadující okamžitou akci. Jedná se o kritické priority, které mají přímý dopad na aktuální cíle týmu.
📌 Příklad: Řešení výpadku systému, který má dopad na uživatele, nebo dodání funkce slíbené v rámci sprintu tohoto týdne.
Další
Sekce „další“ se zaměřuje na úkoly, které následují po bezprostředních úkolech. Tyto úkoly jsou důležité, ale nevyžadují okamžitou pozornost.
📌 Příklad: Příprava wireframů pro chystanou funkci nebo provádění uživatelských rozhovorů za účelem získání zpětné vazby.
Později
Sekce „Později“ organizuje úkoly, které jsou důležité, ale mohou počkat, až budou k dispozici potřebné zdroje. Obvykle se jedná o dlouhodobé cíle nebo nápady, které ještě nebyly plně rozvinuty.
📌 Příklad: Výzkum možných integrací s nástroji třetích stran nebo zkoumání nových designových konceptů pro budoucí vydání produktů.
💡 Tip pro profesionály: Přechod na plán „teď-pak-později“ může vyžadovat úpravu jazyka produktového managementu a vzdělávání zainteresovaných stran. Pomozte neochotným členům týmu pochopit jeho výhody pomocí prezentace nebo školicího modulu.
Výhody používání plánu „Now-Next-Later“
Při řízení obchodních úkolů a projektů může mít jasný přehled o tom, co je třeba udělat a kdy, zásadní význam. Plán „Teď-Dále-Později“ nabízí způsob, jak rozdělit úkoly tak, aby všichni zůstali na správné cestě.
Podívejme se, proč to tak dobře funguje. 🎯
Přizpůsobivost a flexibilita
Jednou z největších výhod plánu „nyní-dále-později“ je jeho flexibilita. Umožňuje týmům snadno upravovat priority podle nových informací nebo vývoje projektu.
Úkoly v sekci „nyní“ lze rychle přesunout do sekce „další“ nebo „později“, když se objeví naléhavé problémy, jako je například chyba na poslední chvíli nebo urgentní požadavek klienta.
📌 Příklad: Pokud během sprintu dojde k bezpečnostní aktualizaci s vysokou prioritou, tým ji může přesunout do sekce „nyní“ a vyřešit problém, aniž by narušil celkový průběh projektu.
Různé úrovně jistoty
Ne všechny úkoly mají stejnou úroveň jasnosti nebo naléhavosti. Plán „teď-pak-později“ umožňuje týmům kategorizovat práci podle toho, jak je jistá nebo definovaná.
Úkoly ve fázi „nyní“ jsou jasně definované a vyžadují okamžitou pozornost. Úkoly ve fázích „dále“ a „později“ mohou naopak vyžadovat další strategické plánování, výzkum nebo zpětnou vazbu, než budou moci být plně provedeny.
📌 Příklad: Tým designérů vylepšuje změny uživatelského rozhraní s vysokou prioritou v sekci „nyní“. V další fázi vytvářejí wireframy pro připravovanou funkci dashboardu a čekají na připomínky týmu.
Jasnost a soustředění
Díky jasným kategoriím pro okamžité, nadcházející a budoucí úkoly se členové týmu mohou soustředit na naléhavé úkoly, které mají před sebou. Plán eliminuje nejistotu spojenou s žonglováním s více prioritami a zajišťuje, že každý ví, co má na svém seznamu úkolů.
📌 Příklad: Produktový tým může dokončovat významnou aktualizaci v sekci „nyní“ a zároveň se připravovat na vylepšení funkce v sekci „další“, čímž udržuje každou fázi organizovanou.
Strategická koordinace
Plán „teď-dále-později“ pomáhá týmům sladit jejich každodenní úkoly s dlouhodobými strategickými cíli.
Zajistí, že naléhavé úkoly nezastíní důležité dlouhodobé cíle. Tato strategická koordinace zajistí, že každý úkol, ať už neplánovaný nebo zaměřený na budoucnost, přispěje k celkové vizi.
📌 Příklad: Tým zákaznické podpory řeší kritické eskalované požadavky ve fázi „nyní“ a zároveň plánuje aktualizaci znalostní báze ve fázi „později“, aby mohl proaktivněji řešit opakující se problémy zákazníků.
🔍 Věděli jste? Rámec „teď-dále-později“ pomáhá týmům přizpůsobit se měnícím se potřebám podnikání a zákazníků. Je to proto, že tato metoda nestanovuje přísně termíny nebo pořadí vydání, což týmům umožňuje přizpůsobovat se měnícím se okolnostem.
📖 Přečtěte si také: Co je agilní plánování vydání? [Příklady a šablony]
Implementace plánu „Teď-Dále-Později“
Vytvoření plánu „nyní-dále-později“ je zásadní pro udržení soustředění, ale jeho správa napříč více týmy a nespočtem úkolů může být náročná.
A právě tady přichází na řadu ClickUp. 🤩
Jako komplexní aplikace pro práci vám ClickUp pro produktové týmy poskytuje centralizovanou platformu pro plánování, správu a sledování vašeho plánu.
Podívejme se, jak vytvořit a implementovat efektivní plán „teď-dále-později“ pomocí ClickUp.
1. Definujte své cíle a identifikujte klíčové iniciativy
Prvním krokem k vytvoření úspěšného plánu je definování vašich cílů.
Začněte tím, že určíte, čeho chcete dosáhnout, například uvedení nové funkce produktu, zlepšení uživatelské zkušenosti nebo posílení zákaznické podpory. Tyto cíle by měly být v souladu s vašimi širšími obchodními cíli.
Jakmile je definujete, rozdělte je na klíčové iniciativy, na které se váš tým může soustředit.
ClickUp Goals je vynikající nástroj strategického plánování, který slouží k nastavení větších cílů a jejich rozdělení na menší, lépe zvládnutelné úkoly. Umožňuje vám vytvářet konkrétní, měřitelné cíle, úkoly, milníky a číselné výsledky a sledovat pokrok v reálném čase.
Navíc můžete seskupit související cíle a vytvořit závislosti mezi úkoly, abyste vyvážili úkoly s různou mírou jistoty nebo naléhavosti.
📌 Příklad: Pokud je vaším cílem zlepšit retenci zákazníků, můžete si stanovit cíl „Zvýšit míru retence zákazníků o 10 % v 1. čtvrtletí“. Poté tento cíl rozdělte na iniciativy, jako je „Zavést novou funkci“ nebo „Zlepšit proces onboardingu“.
Cíle ClickUp pomáhají udržet pozornost všech členů každého oddělení na tom, co je opravdu důležité, což je při uvádění nového produktu na trh zásadní.
Cíle ClickUp pomáhají udržet pozornost všech členů každého oddělení na tom, co je opravdu důležité, což je při uvádění nového produktu na trh zásadní.
💡 Tip pro profesionály: Do plánu produktu zahrňte sloupec „Strategická vize“ nebo čtvrtletní kontrolní body, abyste sladili své současné a budoucí dlouhodobé strategie.
2. Aplikace plánu
Jakmile definujete své cíle a iniciativy, můžete použít plán „teď, příště a později“.
Organizujte úkoly v rámci příslušných fází a zajistěte, aby byly v souladu s širší strategickou vizí. V této fázi se zaměřte na:
- Stanovení priorit: Soustřeďte se na to, co vyžaduje okamžitou pozornost, a zároveň plánujte další kroky a dlouhodobé cíle.
- Provedení: Ujistěte se, že upřednostňujete úkoly a činnosti, které jsou v souladu s existujícími zdroji.
- Flexibilita: Udržujte plán přizpůsobivý, aby bylo možné provádět úpravy v případě změny priorit a nových poznatků.
Úkoly ClickUp slouží jako základ pro správu plánu vašeho projektu.
Řekněme, že uvádíte na trh nový produkt. Svůj plán můžete rozdělit na různé oddělení, jako je výzkum, design, testování a příprava uvedení na trh.
Jakmile budete mít připravené kategorie, můžete pro každou z nich vytvořit úkoly.
📌 Příklad: Úkoly v kategorii „Výzkum“ mohou zahrnovat:
- Nyní: Shromážděte základní data, vyřešte naléhavé mezery ve znalostech a poraďte se s odborníky v dané oblasti.
- Další krok: Proveďte analýzu konkurence, rozhovory s uživateli nebo průzkumy a analýzu tržních trendů.
- Později: Prozkoumejte nové inovace v oboru, dlouhodobou vizi, studie škálovatelnosti a proveditelnost budoucích projektů.
Zobrazení ClickUp jsou ideálním způsobem, jak vizualizovat své priority. Každé zobrazení nabízí jedinečný způsob, jak organizovat a sledovat své úkoly.
Zobrazení seznamu ClickUp
Zobrazení seznamu ClickUp je ideální pro týmy, které preferují jednoduché lineární rozložení. Vytváří seznamy úkolů a organizuje je do vlastních kategorií. V případě potřeby je můžete přesouvat pomocí jednoduchého rozhraní drag-and-drop.
Navíc zobrazuje přiřazené osoby, termíny a popisy úkolů na první pohled, aby byla zajištěna přehlednost.
Zobrazení tabule ClickUp
Pokud váš tým preferuje vizuálnější přístup, je pro něj ideální volbou zobrazení ClickUp Board View. Inspirované kanbanovou tabulkou obsahuje sloupce představující jednotlivé fáze plánu. Úkoly můžete snadno přetahovat z jedné fáze do druhé podle toho, jak se mění priority.
Zobrazení časové osy ClickUp
Zobrazení časové osy ClickUp vám poskytuje přehled o vašich úkolech v čase. Toto zobrazení je ideální pro týmy, které potřebují plánovat projekty s konkrétním datem zahájení a ukončení.
Úkoly můžete naplánovat tak, že jim přiřadíte datum zahájení a termín dokončení, což pomáhá vytvořit jasnou posloupnost událostí.
📌 Příklad: Předpokládejme, že potřebujete spustit novou funkci za tři měsíce. V takovém případě můžete do časové osy projektu umístit úkoly jako „Vybudovat backendovou infrastrukturu“ (Nyní), „Navrhnout uživatelské rozhraní“ (Dále) a „Otestovat funkci“ (Později), abyste efektivně vizualizovali plán.
3. Stanovte priority úkolů a činností
Jakmile rozdělíte úkoly do příslušných fází, je čas určit pořadí jejich provedení v rámci každé fáze. Efektivní stanovení priorit zajistí, že váš tým nejprve vyřeší nejdůležitější úkoly a efektivně tak využije zdroje a čas.
Přidejte konkrétní podrobnosti ke všem úkolům v ClickUp. Každý úkol může obsahovat podrobnosti, jako jsou termíny, naléhavost a dopad, přidělení členů týmu a aktualizace pokroku, díky čemuž všichni jasně pochopí, co je třeba udělat.
💡Tip pro profesionály: Nezapomeňte přidat popis úkolu, ve kterém uvedete jeho účel, očekávané výsledky a to, jak přispívá k celkovému cíli.
Jakmile jsou vaše úkoly nastíněny, můžete pomocí ClickUp Task Dependencies nastavit vztahy mezi nimi. Tímto způsobem můžete určit, že některé nadcházející úkoly nelze zahájit, dokud nejsou dokončeny jiné.
Předpokládejme, že váš IT plán obsahuje úkol „Provést rozhovory se zainteresovanými stranami za účelem identifikace problémů s výkonem“ (nyní) a navazující úkol „Analyzovat zpětnou vazbu za účelem stanovení priorit při modernizaci infrastruktury“ (dále).
Můžete nastavit závislosti projektů tak, aby úkol „Analyzovat výsledky pohovorů“ byl spuštěn až po dokončení pohovorů.
Automatizace ClickUp usnadňují zefektivnění opakujících se úkolů. Můžete vytvořit automatizační pravidla, která spouštějí určité akce, jako je přiřazování úkolů, upozorňování členů týmu nebo přesouvání úkolů mezi fázemi.
Automatizace šetří čas a snižují manuální práci, díky čemuž je řízení projektů podle plánu ještě efektivnější.
Nastavte automatizaci, která upozorní tým, když se úkol přesune z „Next“ do „Now“, aby všichni byli v obraze. Můžete také automatizovat přiřazování úkolů, takže když se úkol přesune do sloupce „Now“, automaticky se přiřadí správnému členovi týmu.
💡 Tip pro profesionály: Dokončení rámce může trvat několik sezení, zejména pokud je potřeba zpětná vazba od zákazníků. Může být užitečné předem vyplnit části plánu vývoje produktu příklady nebo odpověďmi na otázky.
Pokud hledáte šablonu, se kterou můžete rychle začít, vyzkoušejte šablonu plánu projektu ClickUp.
Od marketingových kampaní po agilní vývoj a plánování akcí – šablonu si můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovala vašim konkrétním potřebám. Můžete sledovat průběh plánu vydání nových funkcí, vytvářet strategie a stanovovat priority jednotlivých verzí na základě zpětné vazby a spolupracovat se všemi zapojenými interními týmy.
Řekněme, že váš tým spravuje seznam úkolů pro novou aplikaci. Šablonu můžete použít k efektivní organizaci a stanovení priorit úkolů.
V plánu seskupte položky backlogu do kategorií „Nyní“, „Dále“ a „Později“. Například:
- Nyní: Oprava kritických chyb a implementace základních funkcí, jako je ověřování uživatelů
- Další: Vývoj možnosti tmavého režimu a přidání funkcí pro sdílení na sociálních sítích
- Později: Prozkoumání doporučení založených na umělé inteligenci a rozšíření jazykové podpory
4. Pravidelně kontrolujte a upravujte
Aby váš plán zůstal dynamický, je důležité pravidelně kontrolovat pokrok a na základě zpětné vazby provádět úpravy. To vám pomůže zůstat na správné cestě i přes měnící se priority, nepředvídané výzvy a nové příležitosti.
Zde je několik opatření, která můžete zahrnout:
- Průběžné sledování míry dokončení, překážek a změn v časovém harmonogramu
- Zpětná vazba pro shromažďování recenzí od zainteresovaných stran a členů týmu
- Přehodnoťte priority a přizpůsobte se změnám na základě nových tržních trendů, poznatků o zákaznících nebo omezených zdrojů.
Aby byly tyto vstupy a zpětná vazba sjednocené, nabízí ClickUp spolehlivý nástroj – ClickUp Chat! 🤩
Chat sjednocuje konverzace a správu práce a zajišťuje, že důležité informace jsou vždy dostupné. Všechny vaše diskuse, úkoly, zpětná vazba, výzkum a projekty se sbíhají na jednom místě, takže vám neuniknou žádné důležité aktualizace.
Propojuje konverzace s příslušnými úkoly, aby zachoval kontext a přehlednost. Pokud například diskutujete o konkrétním úkolu, jako je iniciativa „Spuštění nové funkce“, můžete chat propojit s daným úkolem, což usnadní návrat k souvisejícím diskusím a rozhodnutím.
Zde jsou některé z dalších funkcí:
- Synchronizovaná vlákna: Udržujte konzistentnost konverzačních vláken v chatu a úkolech.
- Příspěvky: Vytvářejte dlouhé příspěvky, jako jsou aktualizace nebo oznámení, přímo v chatových vláknech.
- Profily členů týmu a plánování: Prohlížejte si priority členů týmu a rezervujte schůzky, aniž byste opustili rozhraní chatu.
- Funkce založené na umělé inteligenci: Využijte umělou inteligenci k dohnání zmeškaných konverzací pomocí krátkých shrnutí a vytvářejte úkoly přímo ze zpráv.
Například na začátku pracovního dne použijte AI CatchUp, abyste se rychle seznámili s důležitými konverzacemi, které jste zmeškali. Shromáždí klíčová témata a body k akci, takže nemusíte procházet jednotlivé zprávy.
Kromě toho funkce ClickUp Assign Comments zlepšuje spolupráci a zajišťuje, že všichni mají přehled o úkolech a zpětné vazbě. Členům týmu můžete v úkolech přiřazovat konkrétní komentáře a pomocí @zmínek je upozorňovat, když je potřeba jejich příspěvek nebo akce.
🤝 Přátelské připomenutí: Do procesu plánování a řízení priorit zahrňte potřeby zákazníků a průzkum trhu. Pravidelně kontrolujte údaje o zákaznících a přizpůsobujte plán podle problémových oblastí, abyste předešli nesouladu s požadavky trhu.
Osvědčené postupy pro používání plánu
Vytvoření plánu je jen začátek – o jeho úspěchu rozhoduje to, jak ho využijete. Podívejme se na některé osvědčené postupy, jak z něj vytěžit maximum. 👀
✅ Zaměřte se na výsledky
Začněte s ohledem na konečný cíl.
Jasně definujte, čeho chcete dosáhnout, a zajistěte, aby každý úkol a milník odpovídal těmto cílům. Tento přístup udržuje tým soustředěný na výsledky, místo aby se nechal rozptylovat méně důležitými činnostmi.
Pravidelně kontrolujte svůj pokrok, abyste se ujistili, že jste na dobré cestě k dosažení svých cílů.
✅ Komunikujte jasně
Plán je účinný pouze tehdy, pokud je dobře komunikován. Používejte stručný jazyk, vizuální prvky a pravidelné aktualizace, aby byli všichni informováni.
Sdílejte svůj plán se všemi zúčastněnými stranami a vybízejte je k poskytování zpětné vazby, abyste mohli včas překonat překážky a vyřešit potenciální problémy. Tím zajistíte soulad mezi týmy a minimalizujete nedorozumění.
✅ Zachovejte jednoduchost
Klíčem k úspěšnému plánu „nyní-dále-později“ je jednoduchost. Odolejte nutkání zahrnout všechny detaily – soustřeďte se na priority na vysoké úrovni a klíčové výstupy.
Zjednodušený plán je snazší aktualizovat, sdílet a dodržovat, což ho činí praktičtějším pro všechny zúčastněné.
✅ Používejte plánování podle témat
Organizujte svůj plán podle konkrétních témat nebo cílů. Pomůže vám to vytvořit logickou strukturu, která propojí úkoly s širšími cíli.
Například marketingový plán se může zaměřit na témata jako povědomí o značce, generování potenciálních zákazníků nebo udržení zákazníků.
📖 Přečtěte si také: 15 klíčových ukazatelů výkonnosti a metrik pro řízení produktů, které je třeba sledovat
Upřednostněte úspěch projektu „teď“ s ClickUp
Stanovení priorit práce nemusí být hádankou.
Plán „Now-Next-Later“ je jednoduchý způsob, jak zůstat soustředěný a udržet soudržnost týmu. Rozdělení cílů na zvládnutelné úkoly vám pomůže řešit okamžité potřeby a zároveň mít přehled o celkové situaci.
ClickUp, výkonný nástroj pro řízení projektů, umožňuje jednoduchou a efektivní implementaci tohoto rámce. Jeho intuitivní nástroje, jako jsou ClickUp Goals, Tasks a List, Board a Timeline Views, vám pomohou vizuálně organizovat úkoly a snadno sledovat jejich průběh.
Přidejte automatizační a kolaborativní funkce, jako je ClickUp Chat, a budete mít vše, co potřebujete, abyste bez námahy zvládli všechny své priority.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!