Jste zavaleni hromadou životopisů, snažíte se připravit hodnocení výkonu a zároveň řídíte programy zaškolování pro desítky nových zaměstnanců.
Udržet si náskok v těchto úkolech může připomínat nekonečný závod.
Právě zde přichází na řadu ChatGPT pro HR. 💻
V tomto blogu se podíváme na to, jak mohou personalisté využívat nástroje umělé inteligence, jako je ChatGPT, aby si usnadnili práci a zlepšili výsledky. 🎯
⏰ 60sekundové shrnutí
- ChatGPT zvyšuje efektivitu personálního oddělení automatizací opakujících se úkolů, jako jsou popisy pracovních pozic, prověřování životopisů a zapojení zaměstnanců.
- Díky tomu se personalisté mohou soustředit na strategičtější úkoly, ušetří čas a sníží stres.
- Ačkoli je ChatGPT užitečný, postrádá emoční inteligenci potřebnou pro základní řízení lidských zdrojů a může vést k zaujatosti, proto je nutné postupovat opatrně.
- Pomocí ClickUp a ClickUp Brain můžete vylepšit pracovní postupy v oblasti lidských zdrojů díky automatizaci, přizpůsobitelným šablonám a podpoře založené na umělé inteligenci.
- Integrace obou nástrojů pomáhá týmům HR udržovat pořádek, zlepšovat komunikaci a optimalizovat provoz.
Porozumění ChatGPT pro HR
Využití umělé inteligence v oblasti lidských zdrojů může výrazně zlepšit způsob, jakým týmy řídí své každodenní administrativní úkoly.
ChatGPT například pomáhá automatizovat opakující se procesy a zlepšuje komunikaci v organizaci. Díky technologii zpracování přirozeného jazyka (NLP) ChatGPT rozumí lidské řeči a reaguje na ni přirozeně a intuitivně.
V oblasti náboru pomáhá zefektivnit proces tím, že prověřuje životopisy a dokonce zvládá i úvodní pohovory. V oblasti zapojení zaměstnanců pomáhá ChatGPT vytvářet personalizované zprávy, shromažďovat zpětnou vazbu a sledovat spokojenost zaměstnanců. Usnadňuje také objasňování firemních politik tím, že odpovídá na otázky zaměstnanců týkající se firemních pravidel nebo benefitů.
🔍 Věděli jste? Ze všech organizací, které začaly používat AI pro HR, 64 % ji používá pro získávání talentů, 43 % pro vzdělávání a rozvoj a 25 % pro řízení výkonu, uvádí SHRM.
Jak používat ChatGPT pro HR
ChatGPT je skvělý nástroj pro zefektivnění HR procesů, ale jeho účinnost závisí na vašich pokynech. Klíčem k jeho maximálnímu využití je interakce s ním.
Pro zjednodušení můžete použít šablonu ClickUp ChatGPT Prompts for HR. Pomůže vám generovat nápady pro řízení a motivaci vašeho týmu, brainstorming nápadů pro zapojení zaměstnanců a vytváření obsahu pro efektivní zapracování a školicí programy.
Podívejme se na několik způsobů, jak můžete ChatGPT využít pro personální funkce, s osvědčenými pokyny. 💁
1. Vytváření popisu pracovních pozic
ChatGPT píše stručné popisy pracovních pozic, což umožňuje personalistům rychleji vytvářet atraktivní pracovní inzeráty. Stačí zadat podrobnosti, jako je název pozice, odpovědnosti, kvalifikační požadavky a dovednosti, a získáte propracovaný návrh, který odpovídá odvětví a kultuře vaší společnosti.
Pomáhá přilákat ty správné kandidáty, díky čemuž je proces náboru plynulejší a efektivnější. Navíc jsou podrobnosti o pracovní pozici přizpůsobeny jedinečným požadavkům každé role.
📌 Pokyn: Vytvořte popis pracovní pozice marketingového manažera, který klade důraz na digitální marketingové strategie a tvorbu obsahu a vyžaduje alespoň 5 let praxe v oboru.
2. Prohlížení životopisů
Umělá inteligence pro nábor zaměstnanců zefektivňuje prověřování životopisů a identifikuje relevantní dovednosti a zkušenosti.
ChatGPT rozumí kontextu a významu slov a dokáže rozpoznat relevantní dovednosti a zkušenosti, i když terminologie neodpovídá klíčovým slovům. To vede k inkluzivnějšímu náborovému procesu, protože se zaměřuje na kvalifikaci, nikoli na osobní údaje.
📌 Pokyn: Mám sadu životopisů pro pozici HR profesionála. Můžete je analyzovat a identifikovat tři nejlepší kandidáty na základě HR dovedností v oblasti řízení talentů, organizačního rozvoje a týmové práce?
🔍Věděli jste? Ve studii společnosti Gartner 76 % vedoucích pracovníků v oblasti lidských zdrojů uvedlo, že pokud jejich organizace v příštích 12 až 24 měsících nezavede nebo neimplementuje řešení umělé inteligence, jako je generativní AI, bude zaostávat v organizačním úspěchu.
3. Generování otázek pro pohovor
ChatGPT zjednodušuje proces vytváření otázek pro pohovory pro konkrétní pozice a potřeby společnosti.
Zadejte popis pracovní pozice nebo uveďte klíčové kompetence a získáte na míru připravený seznam otázek, které posoudí technické dovednosti a kulturní kompatibilitu. Ušetříte tak čas a zvýšíte kvalitu pohovorů, protože budete klást správné otázky, abyste našli ty nejlepší kandidáty.
📌 Pokyn: Vytvořte seznam 10 otázek pro pohovor na pozici digitálního marketéra se zaměřením na analytické schopnosti a týmovou práci.
📖 Přečtěte si také: 10 nejlepších nástrojů umělé inteligence pro náborové týmy
4. Pomoc při zapracování
ChatGPT nabízí přizpůsobenou podporu, která provede nové zaměstnance základními informacemi, jako jsou firemní zásady.
Může vytvářet užitečné průvodce, odpovídat na časté dotazy a zapojovat se do interaktivních chatů na základě konkrétních preferencí.
📌 Pokyn: Potřebuji podrobného průvodce zaškolením, který pomůže novým zástupcům zákaznického servisu porozumět systémům a procesům naší organizace.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ChatGPT a software pro správu databáze zaměstnanců k zefektivnění zapracování nových zaměstnanců, čímž celý proces zrychlíte a přizpůsobíte individuálním potřebám.
5. Vytváření průzkumů zapojení zaměstnanců
ChatGPT vytváří hotové průzkumy mezi zaměstnanci, což zjednodušuje jejich navrhování, analýzu a interpretaci dat.
Pomáhá personalistům vytvářet přizpůsobené dotazníky, které pokrývají klíčové oblasti, jako je spokojenost zaměstnanců, jejich zapojení a kultura na pracovišti. Tento nástroj založený na umělé inteligenci dokáže také analyzovat otevřené odpovědi, aby odhalil trendy a emoce, a poskytuje tak cenné informace pro zlepšování.
📌 Pokyn: Vytvořte sadu otázek pro průzkum zapojení zaměstnanců, která bude zahrnovat jak otázky s hodnotící škálou, tak otevřené otázky zaměřené na dynamiku týmu a individuální spokojenost v práci.
🧠 Zajímavost: 64 % lidí uvedlo, že spíše důvěřují umělé inteligenci než svému nadřízenému, a polovina z nich se již obrátila na robota místo svého nadřízeného, aby jim poradil.
6. Podpora hodnocení výkonu
ChatGPT generuje jasné a strukturované hodnocení výkonu, které zdůrazňuje klíčové úspěchy a oblasti pro růst. Kombinuje vstupy z vlastního hodnocení a zpětné vazby od kolegů a nabízí tak ucelený pohled.
Výsledky můžete snadno přizpůsobit tak, aby byly specifické pro každého zaměstnance a kontext, což vám ušetří čas a zároveň zachová relevanci. Dashboardy HR pomáhají tyto recenze efektivně vizualizovat.
📌 Pokyn: Napište hodnocení výkonu pro [jméno zaměstnance], který v uplynulém roce vynikal v oblasti projektového řízení, když vedl tři úspěšné uvedení produktů na trh, zlepšil spolupráci v týmu a zvýšil spokojenost zákazníků. Uveďte konkrétní příklady úspěchů a oblastí, které je třeba zlepšit.
7. Vypracování firemních zásad
ChatGPT zefektivňuje tvorbu firemních politik tím, že poskytuje rámec pro etické používání umělé inteligence a pomáhá organizacím řešit potenciální rizika, jako je ochrana osobních údajů a dezinformace.
Podporuje vypracování politik, které jsou v souladu s hodnotami společnosti, s důrazem na odpovědné používání a lidský dohled, aby se v celé organizaci podporovalo etické chování.
📌 Pokyn: Vypracujte návrh firemní politiky týkající se používání ChatGPT v komunikaci se zaměstnanci, se zaměřením na ochranu osobních údajů a etické zásady.
8. Vytváření školicích materiálů
ChatGPT zjednodušuje tvorbu školicích materiálů tím, že generuje strukturované osnovy a přizpůsobený obsah na základě zadání. Pomáhá brainstormovat témata, vyvíjet osnovy kurzů a navrhovat zajímavé nápady na lekce, čímž šetří čas pedagogům a školitelům a snižuje jejich pracovní zátěž.
📌 Pokyn: Vytvořte podrobný plán kurzu pro školicí program zaměřený na efektivní komunikační dovednosti pro nové manažery, včetně klíčových vzdělávacích cílů a navrhovaných aktivit.
9. Usnadnění zpětné vazby od zaměstnanců
ChatGPT pomáhá při plánování a strukturování zpětnovazebních schůzek tím, že generuje podněty k diskusi a naváděcí otázky. Může také přizpůsobit otázky konkrétním tématům, jako je výkon, cíle nebo kultura na pracovišti, čímž každá schůzka bude relevantnější a účinnější.
S pomocí ChatGPT mohou týmy HR podporovat otevřenou komunikaci, identifikovat trendy ve výkonu a zlepšovat celkovou zkušenost zaměstnanců.
📌 Podnět: Jaké podněty k diskusi mohu použít, abych usnadnil zpětnou vazbu s mým týmem ohledně zlepšení spolupráce a komunikace?
10. Zlepšení interní komunikace
ChatGPT pomáhá HR týmům zjednodušit interní komunikaci. Vytváří jasné a konzistentní zprávy, jako jsou oznámení pro celou společnost, aktualizace zásad a zpravodaje. Umělá inteligence může také vytvářet aktualizace specifické pro jednotlivé týmy, aby všichni dostali správné informace.
Díky ChatGPT mohou týmy komunikovat efektivněji a předávat zprávy, které rezonují s různými skupinami zaměstnanců.
📌 Pokyn: Můžete napsat jasné a konzistentní oznámení pro celou společnost o chystané změně politiky? Uveďte prosím následující podrobnosti:
- Název změny politiky
- Účel nebo důvod změny
- Dotčené oddělení nebo týmy
- Klíčové změny, o kterých by zaměstnanci měli vědět
- Časový harmonogram implementace
- Jakékoli kroky, které musí zaměstnanci podniknout
- Kontaktní informace pro dotazy nebo připomínky
🤝 Přátelské připomenutí: Vždy pečlivě zkontrolujte odpovědi generované umělou inteligencí v komunikaci se zaměstnanci, abyste předešli neúmyslným chybám nebo nesprávným interpretacím.
Omezení používání ChatGPT pro personální agendu
Přidání ChatGPT do vašeho plánu lidských zdrojů nabízí řadu výhod, je však důležité si uvědomit jeho omezení. Stejně jako u každého nástroje, jeho omezení mohou způsobit, že nebude vhodný pro všechny úkoly.
Podívejme se na jeho omezení. 👇
- Emoční inteligence: Není schopen nabídnout empatii a lidský přístup, které jsou často potřebné v citlivých situacích vyžadujících lidskou interakci, jako je řešení konfliktů nebo poskytování emoční podpory zaměstnancům.
- Omezená kreativita: Ačkoli ChatGPT dokáže generovat nápady nebo návrhy, nemusí vždy nabízet vysoce kreativní nebo jedinečná řešení, zejména při řešení specializovaných výzev v oblasti HR.
- Zaujatost a diskriminace: Může odrážet zaujatost z dat, na kterých byl trénován, což vede k nespravedlivému zacházení v procesech, jako je nábor nebo hodnocení.
- Bezpečnostní rizika: Existují obavy ohledně sdílení údajů o zaměstnancích, protože personální oddělení často zpracovávají vysoce důvěrné informace.
📖 Přečtěte si také: 10 nejlepších nástrojů AI pro schůzky a asistenty schůzek
Využití ClickUp pro HR týmy
Software ClickUp HR je skvělý způsob, jak zůstat organizovaní a efektivní. Jeho přizpůsobitelné funkce podporují sledování uchazečů, automatizaci pracovních postupů, nábor, zapracování a správu zaměstnanců.
Podívejme se na některé z jeho nejlepších funkcí pro řízení HR týmů. ✅
ClickUp Brain
Pro zjednodušení komunikace můžete využít ClickUp Brain, vynikajícího asistenta s umělou inteligencí, který je součástí této platformy.
Generuje pokyny specifické pro danou roli, které slouží k analýze dat, vytváření zpráv a doporučování potenciálních řešení problémů v oblasti lidských zdrojů. Navíc je to vynikající nástroj pro změnu tónu vaší zprávy v závislosti na tom, s kým komunikujete – profesionální nebo neformální, výběr je na vás!
Tento nástroj umělé inteligence pro HR lze použít v každé fázi pracovního postupu a ušetřit tak čas.
Automatizace ClickUp
ClickUp Automations může vašemu HR týmu ušetřit spoustu rutinních úkolů.
Například když nastoupí nový zaměstnanec, ClickUp mu může automaticky zaslat personalizovaný uvítací e-mail, díky kterému se bude cítit zapojený hned od začátku. Může také udržovat záznamy o zaměstnancích aktuální tím, že automaticky aktualizuje informace na základě určitých spouštěčů, jako je změna pozice nebo oddělení.
Navíc se sledování výkonu stává snadným díky automatickým připomenutím pro hodnocení a kontrolu pokroku.
📖 Přečtěte si také: 5 trendů v automatizaci HR, kterým budeme čelit v tomto desetiletí
Formuláře ClickUp
ClickUp Forms vám umožňuje vytvářet vlastní formuláře pro sběr zpětné vazby od zaměstnanců, provádění průzkumů a shromažďování údajů o nových iniciativách.
Pokud například zavádíte program pro podporu zdraví, můžete vytvořit průzkum, abyste získali zpětnou vazbu o tom, co si o něm zaměstnanci myslí a jaké výhody jim přináší. Můžete také shromažďovat informace o školicích programech, spokojenosti v práci nebo dynamice týmu, které vám pomohou při rozhodování v budoucnu.
S ClickUp Forms získáte data v reálném čase, která vám pomohou činit informovanější rozhodnutí a zlepšit celkovou zkušenost zaměstnanců.
Šablony
ClickUp také nabízí několik bezplatných šablon pro HR, které vám pomohou zefektivnit pracovní postupy.
Šablona ClickUp HR Handbook je centralizovaným centrem pro všechny dokumenty související s HR, které zajišťuje, že zaměstnanci mají přístup k nejnovějším zásadám, benefitům a pokynům.
Tato vysoce přizpůsobitelná šablona vám umožňuje přizpůsobit ji potřebám vaší organizace. Můžete organizovat sekce týkající se zapracování, řízení výkonu, politiky dovolených a rozvoje zaměstnanců. Kromě toho můžete zahrnout pokyny pro práci na dálku, bezpečnostní protokoly nebo snahy o diverzitu a inkluzi.
Abychom šli ještě o krok dál, ClickUp Brain pomáhá generovat a organizovat obsah a nabízí návrhy na zlepšení politik, vypracování nových pokynů nebo vytvoření často kladených otázek na základě dotazů zaměstnanců.
Může například napsat návrh aktualizace politiky na základě zpětné vazby z nedávného průzkumu nebo navrhnout nové benefity na základě aktuálních trendů mezi zaměstnanci.
Šablona ClickUp HR Knowledge Base je dalším skvělým nástrojem pro personalisty. Jedná se o centralizované úložiště všech důležitých dokumentů, zásad a postupů, které vám pomůže dokumentovat a sledovat klíčové procesy v oblasti lidských zdrojů. Můžete k tomu také použít ClickUp Brain.
Transformujte své HR pracovní postupy pomocí ClickUp
Umělá inteligence je neocenitelným nástrojem pro HR týmy, díky kterému jsou úkoly efektivnější a méně náročné.
ChatGPT je sice neuvěřitelným přínosem, ale není to univerzální řešení. Postrádá emoční inteligenci, která je nezbytná pro citlivé situace, a mohlo by potenciálně zavést do vašich procesů zaujatost.
ClickUp nabízí komplexnější řešení pro správu více úkolů v oblasti lidských zdrojů – vše máte na jednom místě a zajistíte transparentnost a odpovědnost v rámci celého týmu. Pokud chcete zvýšit produktivitu v oblasti lidských zdrojů, spravovat složité pracovní postupy a efektivně spolupracovat, ClickUp je jasnou volbou.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!