V jednotvárném světě podnikání jsou vaši zaměstnanci tím, co vás odlišuje od ostatních.
A právě zde vstupují do hry týmy HR, které pečlivě plánují každý krok životního cyklu zaměstnanců, aby zajistily úspěch vašeho podnikání. Ať už jste zkušený profesionál v oblasti HR nebo nový člen týmu HR, osvěžte si znalosti o nezbytných prvcích optimálního plánování lidských zdrojů (HPR).
Co je plánování lidských zdrojů?
Společnosti musí zajistit, aby jejich cíle v oblasti lidských zdrojů odpovídaly jejich obchodním cílům. Podniky využívají plánování lidských zdrojů k hodnocení své současné pracovní síly a předpovídání jejího souladu s budoucími potřebami.
V rámci tohoto procesu vy a ostatní členové vašeho HR týmu identifikujete požadavky na dovednosti a formulujete plán náboru, školení, řízení a nástupnictví. Pečlivé plánování budoucích potřeb umožňuje společnostem optimalizovat počet zaměstnanců a zároveň být připraveni na nadcházející výzvy a příležitosti.
Porozumění plánování lidských zdrojů
Plánování lidských zdrojů je často neoceněným hrdinou ve strategickém rámci společnosti – tento MVP v zákulisí si zaslouží bližší pozornost.
Aby bylo plánování lidských zdrojů efektivní, musí být v souladu s širší strategií organizace a obchodními cíli. K tomu je nutné, aby proces plánování lidských zdrojů byl komplexní, přesně hodnotil současné zaměstnance a předpovídal budoucí potřeby, aby bylo možné včas zaplnit případné mezery.
Různé role plánování lidských zdrojů
Strategický plán lidských zdrojů je v souladu s cíli organizace, a proto zahrnuje vše od plánování pracovní síly až po udržení zaměstnanců. Abychom plně ocenili výhody plánování lidských zdrojů, podívejme se blíže na různé role, které v rámci společnosti plní.
Nejviditelnější úlohou plánování lidských zdrojů je určení počtu zaměstnanců, kteří jsou nezbytní pro fungování společnosti. K tomu se HRP musí také ve velké míře opírat o řízení výkonu, při kterém se vyhodnocují minulé hodnocení, aby bylo možné pochopit silné a slabé stránky současné pracovní síly. V tomto ohledu mohou být užitečná sebehodnocení zaměstnanců.
Plánování lidských zdrojů dále hraje klíčovou roli při analýze nedostatků. Umožňuje společnostem zjistit, kdy a kde jim chybí konkrétní dovednosti, a to nejen pro současné, ale i budoucí potřeby. Díky této analýze nedostatků může podnik efektivněji plánovat školení stávajících zaměstnanců a nábor nových zaměstnanců.
„Tvrdé“ versus „měkké“ plánování lidských zdrojů
Existují dva přístupy k HRP: „tvrdý“ a „měkký“.
Při „tvrdém“ plánování lidských zdrojů se používá kvantitativní přístup. Důraz je kladen na schopnosti pracovní síly a plánování zdrojů. K předpovědi budoucích požadavků na pracovní sílu se používají údaje o prognózách nabídky a inventáři dovedností.
Jediným cílem je dosáhnout harmonického souladu mezi lidskými zdroji a potřebami podniku.
„Měkké“ plánování lidských zdrojů obrací scénář a upřednostňuje kvalitativní stránku procesu. Jde především o firemní kulturu, spokojenost zaměstnanců a doladění těch nezbytných měkkých dovedností.
Soft HRP si klade za cíl vytvořit podpůrné pracovní prostředí, které podporuje udržení zaměstnanců a zároveň je v souladu s cíli organizace. Toho je dosaženo prostřednictvím programů školení zaměstnanců, budováním kvalifikovaných zaměstnanců z vlastních řad, kteří mohou naplňovat strategii organizace.
Kroky k efektivnímu plánování lidských zdrojů
Abychom tomuto procesu lépe porozuměli, rozebřeme si klíčové kroky plánování lidských zdrojů a odhalíme jeho tajemství.
Analýza cílů a plánů organizace
Aby bylo plánování lidských zdrojů efektivní, musí být proces HR plánování v souladu s celkovou obchodní strategií. Organizace musí pečlivě stanovit své dlouhodobé cíle, aby mělo oddělení lidských zdrojů k dispozici plán.
Profesionálové v oblasti lidských zdrojů musí úzce spolupracovat s vedoucími oddělení, aby komplexně porozuměli obchodním cílům. Pouze díky této spolupráci může být plán lidských zdrojů strategicky sladěn s tím, kam se společnost chce ubírat.
Vyhodnocení aktuálního stavu pracovní síly a odhalení mezer
V druhém kroku procesu plánování lidských zdrojů je nutné posoudit aktuální stav pracovní síly. To zahrnuje podrobnou analýzu jejich dovedností, schopností a výkonu, která jasně ukazuje silné stránky týmu a oblasti, které je třeba zlepšit.
HR týmy používají nástroje, jako jsou systémy řízení výkonu, k vytvoření komplexního přehledu dovedností. Zkuste provést sebehodnocení zaměstnanců, abyste získali širší přehled o tom, kde mohou být mezery.
Další kroky závisí na tom, jak efektivně se současní zaměstnanci přizpůsobují současným a budoucím potřebám podniku.
Předpovídání budoucích požadavků na lidské zdroje
Jakmile personální manažer zná budoucí cíle společnosti a aktuální stav pracovní síly, může začít předpovídat budoucí požadavky na lidské zdroje. Na základě těchto údajů pak odhadne potřebu nových zaměstnanců.
Jedná se o složitý proces – pro přesné předpovědi budoucí poptávky je nutné zohlednit změny v podnikatelském prostředí, firemní kultuře a tržních trendech. S vývojem trhu se mění i nabídka kvalitních zaměstnanců. Předpovědi nabídky pomáhají plánovačům lidských zdrojů zohlednit tyto faktory a zahájit proces náboru v optimálním čase.
Vypracování a realizace plánu
Nyní, když chápeme rozdíly mezi současným stavem personálu a budoucími potřebami, přejděme k vypracování a implementaci strategického plánu lidských zdrojů.
Tým HR by měl vytvářet strategie pro nábor a udržení nových zaměstnanců a zároveň rozvíjet dovednosti stávajících zaměstnanců, aby drželi krok s měnícími se potřebami podniku. V této fázi je nezbytné vytvořit podrobné popisy pracovních pozic, zdokonalit proces náboru a naplánovat správu benefitů.
Sledování, kontrola a přehodnocování plánu
Poslední krok je spíše soustavným procesem HRP. Tým musí neustále sledovat a přehodnocovat potřeby společnosti.
Software pro řízení lidských zdrojů a analytické nástroje pomáhají sledovat efektivitu plánování lidských zdrojů v průběhu času. Průběžné sledování výkonu zaměstnanců a dopadu vzdělávacích programů zajišťuje, že strategické řízení lidských zdrojů zůstává v souladu s měnícím se obchodním prostředím.
Role HRP při zvyšování výkonnosti organizace
Výkonnost společnosti závisí do značné míry na tom, jak dobře je personálně obsazena. Nejde jen o počet zaměstnanců na výplatní listině, ale také o to, jak dobře tito zaměstnanci splňují potřeby organizace. Proces plánování lidských zdrojů je nejlepším způsobem, jak zajistit tuto soulad.
Strategické plánování lidských zdrojů efektivně identifikuje počet potřebných zaměstnanců, jejich požadované dovednosti a optimální dobu náboru, aby se maximalizovala šance na získání kvalifikovaných osob v době, kdy jsou potřeba.
Profesionálové v oblasti lidských zdrojů identifikují mezery ve schopnostech současných zaměstnanců v rámci procesu HRP. Tyto mezery snižují celkovou výkonnost podniku. Dobrý plán lidských zdrojů zváží schopnost vyškolit stávající pracovní sílu tak, aby splňovala požadavky, oproti potřebě přijmout nové zaměstnance.
Protože personální manažeři musí úzce spolupracovat s vedoucími oddělení, aby k tomuto sladění došlo, jsou si vždy velmi dobře vědomi toho, kde vznikají problémy s výkonností, a mohou přizpůsobit plánovací proces tak, aby tyto problémy zmírnili.
Další oblastí, ve které může HRP zvýšit výkonnost společnosti, je podpora organizačních inovací. Aby mohla být společnost inovativní, musí mít k dispozici kvalifikované a dynamické zaměstnance. Díky dobře vypracovanému plánu lidských zdrojů může společnost identifikovat potenciální zaměstnance, kteří tyto potřeby splňují.
Výzvy v oblasti plánování lidských zdrojů
Proces plánování lidských zdrojů je sice pro řízení organizace nezbytný, ale není bez výzev. Bez plánu, jak tyto výzvy překonat, mohou narušit účinnost celého plánu. Strategické plánování musí předvídat výzvy, kterým bude tým HR během HRP čelit, od výkyvů na trhu až po vnitřní dynamiku pracovní síly.
Sladění obchodních cílů
Hodně jsme mluvili o nutnosti vyvážit strategii lidských zdrojů s cíli podniku. To je v podstatě jádro HRP a jedna z největších výzev, kterým čelí manažeři lidských zdrojů při vypracovávání plánu. Neustále se měnící podmínky na trhu a priority organizace přidávají další vrstvu složitosti k již tak náročnému úkolu strategického plánování lidských zdrojů.
Aby tomu zabránily, musí personální oddělení udržovat nepřetržitý přístup k HRP a neustále konzultovat s vedoucími oddělení, aby aktualizovaly směřování společnosti a potřeby jednotlivých oddělení.
Přesné prognózy
Velká část plánování lidských zdrojů zahrnuje předpovídání poptávky po současných zaměstnancích a budoucích talentech. Růst podniku může být nepředvídatelný, technologický pokrok může rychle měnit potřeby a ekonomické změny mohou posunout priority.
Investice do softwaru pro řízení lidských zdrojů, jako jsou nástroje pro analýzu dat a prognózy, pomůže oddělení HR přesněji plánovat tyto změny. Tyto nástroje využívají pokročilé strojové učení a velké množství dat k vytváření prognóz, které jsou přesnější než ty, které dokážou vytvořit lidé.
Udržování rovnováhy
Je třeba udržovat křehkou rovnováhu mezi aktuálními potřebami pracovní síly a budoucími požadavky. Tento proces plánování může být náročný, zejména pro malé týmy HR. Týmy ve větších společnostech mohou mít potíže udržet kontakt s potřebami zaměstnanců v první linii.
Menší týmy se musí spoléhat zejména na software pro řízení talentů, který automatizuje velkou část práce při předpovídání, kdy budou potřební noví zaměstnanci nebo nové dovednosti. Větší společnosti musí vytvořit a udržovat přímou komunikaci mezi oddělením lidských zdrojů a zaměstnanci v první linii, aby jejich obavy byly vždy součástí procesu plánování lidských zdrojů.
Integrace plánovacích procesů
Plánování lidských zdrojů musí zohledňovat nejen cíle podniku, ale musí být také úzce propojeno s celkovým plánovacím procesem společnosti. Tím se zajistí, že opatření přijímaná oddělením lidských zdrojů nebudou pouze reaktivní, ale že bude přijat proaktivní přístup k najímání a školení zaměstnanců.
To vyžaduje strategický přístup k plánování zdrojů. Personální manažeři by měli být součástí každé diskuse o budoucnosti společnosti, aby mohli poskytovat podněty, které formují směřování společnosti, a přijímat podněty, které formují přístup personálního oddělení.
Využití technologie v plánování lidských zdrojů
Viděli jsme několik případů, kdy software pro plánování lidských zdrojů pomohl týmům lépe se připravit na personální potřeby podniku. Technologie se v posledních letech rychle vyvinula, což z ní činí nezbytnou součást strategického plánování lidských zdrojů. Mezi těmito pokroky vyniká zejména rozvoj umělé inteligence, který revolučním způsobem změnil způsob, jakým společnosti řídí své zaměstnance pomocí strojového učení.
Rozmach práce na dálku dále podpořil zavádění nových technologií. Personální oddělení musí klást důraz na flexibilní a dynamický proces plánování lidských zdrojů s rozptýlenou pracovní silou. Inovativní nástroje a software pro plánování pracovní síly mohou pomoci podporovat tyto rostoucí potřeby v oblasti lidských zdrojů.
ClickUp je komplexní platforma pro zvýšení produktivity. Kromě komplexních nástrojů pro plánování projektů nabízí tento software také užitečné funkce pro plánování lidských zdrojů. Jeho možnosti sahají od různých funkcí v oblasti lidských zdrojů až po podporu všech oddělení ve společnosti, díky čemuž je ideální pro synchronizaci personálního oddělení s ostatními odděleními a celkovým směřováním společnosti.
Jak je zřejmé, je zřejmé, jak důležitý je výkonnostní management pro strategické plánování lidských zdrojů. ClickUp poskytuje robustní sadu nástrojů pro řízení výkonu, které pomáhají personálnímu oddělení poskytovat a přijímat průběžnou zpětnou vazbu a stanovovat cíle zaměstnanců. Využíváním těchto funkcí může vaše společnost podporovat kulturu neustálého učení a rozvoje, která ji lépe připraví na měnící se potřeby.
Jednou z největších předností ClickUp je rozsáhlá sada dostupných šablon. Pro téměř všechny úkoly související s produktivitou, které vaše společnost potřebuje splnit, vám šablona přesně ukáže, jak využít funkce softwaru.
Šablona standardních operačních postupů HR od ClickUp je užitečná pro identifikaci mezer ve znalostech a vypracování plánu, jak je odstranit. Aby byli stávající zaměstnanci vždy informováni a připraveni na měnící se požadavky, je ideální šablona znalostní báze HR od ClickUp.
Budoucí trendy v plánování lidských zdrojů
Technologie rychle změnila oblast lidských zdrojů a nic nenasvědčuje tomu, že by se tento trend měl zpomalit. Měnící se postoje a priority budou mít také vliv na to, jak se bude strategické plánování lidských zdrojů vyvíjet v příštích letech.
Společnosti nepochybně zjistí, že se objeví nástroje umělé inteligence a analýzy dat, které dále zdokonalí procesy a zvýší přesnost prognóz. Vzhledem k tomu, že tyto nástroje zlepšují schopnost personálního týmu předvídat personální potřeby a identifikovat mezery v dovednostech, budou menší personální týmy schopny lépe konkurovat svým větším protějškům.
Zaznamenáváme také významné změny v přístupu firem k zaměstnávání. Více než kdy jindy se klade důraz na pohodu zaměstnanců a rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Tyto priority se vyplatí, protože snižují vyhoření a zvyšují produktivitu.
Oddělení lidských zdrojů se budou stále více přesouvat od pouhého náboru a školení k budování inkluzivní a podpůrné kultury na pracovišti.
Trend práce na dálku a gig ekonomiky bude pravděpodobně pokračovat. Gig ekonomika může poskytnout příležitosti pro HR týmy, které se mohou spolehnout na nezávislé dodavatele v případě dočasného nárůstu personálních požadavků, aby udržely optimální počet zaměstnanců v době nižšího vytížení, ale nebyly přetížené v době vyššího vytížení.
Závěr
Ačkoli udržet pracovní sílu společnosti co nejvíce v souladu s jejími skutečnými potřebami představuje mnoho výzev, umožňuje to nejúčinnější využití lidských zdrojů a přináší značnou konkurenční výhodu.
Naštěstí existuje mnoho nástrojů, které firmám pomáhají tohoto cíle dosáhnout. Několik bezplatných šablon pro plánování lidských zdrojů vám pomůže udržet vaše zaměstnance organizované a jejich procesy zefektivněné. V kombinaci s efektivním softwarem pro správu zaměstnanců, jako je ClickUp, mohou i malé týmy vypracovat komplexní plány lidských zdrojů.
ClickUp si můžete vyzkoušet zdarma. Zaregistrujte se ještě dnes a zjistěte, jak může tento výkonný nástroj pro zvýšení produktivity prospět vaší společnosti.