Rychlé vyhledávání na jakémkoli portálu s nabídkami práce ukazuje tisíce volných pracovních míst pro specialisty na zadávání dat. Kvalifikovaní pracovníci jsou velmi žádaní, přesto však zadávání dat často vnímáme jako jednu z nejméně příjemných částí pracovní rutiny.
Pokud jste někdy bezmyšlenkovitě přepisovali čísla z jednoho místa na druhé po celé hodiny, jistě mi dáte za pravdu! Kreativita je omezená, žádné řešení problémů – jen nekonečné, monotónní psaní.
Díky současnému technologickému pokroku však nyní můžete využít automatizaci zadávání dat, která vám pomůže ušetřit čas vašich zaměstnanců a snížit počet chyb spojených s ručním zadáváním. Podívejme se, jak na to.
⏰ 60sekundové shrnutí
Jak automatizovat zadávání dat v pěti jednoduchých krocích:
- Proškolte zaměstnance, aby byl přechod k automatizaci v celé organizaci hladší.
- Identifikujte opakující se, časově náročné a chybové úkoly. Ty by měly být automatizovány jako první, než přejdete ke složitějším úkolům.
- Vyberte si správný automatizační nástroj. Prostudujte si oblíbené možnosti, přečtěte si recenze a případové studie od skutečných uživatelů a vyzkoušejte ty nejlepší, než se rozhodnete.
- Nastavte automatizační sekvence. Většina nástrojů vám to umožní bez nutnosti programování, pomocí podmíněných spouštěčů (a dokonce i nástrojů pro automatizaci v přirozeném jazyce!).
- Testujte a monitorujte své automatizované pracovní postupy, abyste zjistili, zda splňujete své cíle.
Co je automatizace zadávání dat?
Automatizace zadávání dat využívá softwarové programy k zadávání dat do systémů a databází, čímž snižuje nebo eliminuje manuální práci. Zrychluje přenos dat, zvyšuje přesnost a minimalizuje běžné chyby, jako jsou záměny, duplicity, nesprávné klasifikace a opomenutí.
🔎 Věděli jste?
80 % globálních dat je nestrukturovaných. To zdůrazňuje potřebu komplexního automatizovaného řešení pro přenos strukturovaných dat ze zdroje do cíle.
Výhody automatizace zadávání dat
Automatizace zadávání dat vám poskytne superúčinného asistenta, který se nikdy neunaví, dělá méně chyb a bez námahy zvládá nekonečné opakující se úkoly zadávání dat.
Zde je několik důvodů, proč automatizace tohoto zdlouhavého procesu představuje zásadní změnu.
Šetří čas
Možná máte více formulářů, datových listů a dalších dokumentů, ze kterých je třeba extrahovat data – ruční extrakce dat bude připomínat výstup na Mount Everest. Automatizace zadávání dat dokáže tyto opakující se a namáhavé úkoly zvládnout rychle a v některých případech výrazně automatizovat vaše procesy řízení projektů.
Snižuje počet chyb
„John Dow“ si nyní bude moci zpětně nárokovat své jméno „John Doe“. Automatizace nezanechá prostor pro chyby, které nechtěně sužují ruční procesy zadávání dat.
Zvyšuje škálovatelnost
Ať už přijímáte nové klienty nebo zpracováváte větší objemy objednávek, automatizované systémy se dokážou rychleji přizpůsobit měnícím se požadavkům, aniž by bylo nutné kompletně přepracovat vaše obchodní procesy.
Poskytuje smysluplnější informace
Díky odstranění opakujících se úkolů při zadávání dat se týmy mohou soustředit na interpretaci dat, identifikaci vzorců a přijímání informovaných rozhodnutí, místo aby se zabývaly administrativní prací.
Pokud například provozujete maloobchodní podnik, automatizovaný systém by mohl analyzovat údaje o prodeji jednotlivých produktů. Získáte tak informace, které potřebujete k informovanému rozhodování o zásobách.
Nyní, když jsme si představili výhody, podívejme se na různé typy automatizace zadávání dat a na to, jak každý z nich může podpořit vaše cíle.
Přečtěte si také: Nejlepší softwarové programy pro zadávání dat
Typy automatizace zadávání dat
Automatizace zadávání dat má různé formy, z nichž každá je navržena tak, aby urychlila a zjednodušila rutinní úkoly, často s využitím automatizovaných pracovních postupů založených na umělé inteligenci.
Podívejme se na hlavní typy takové automatizace.
Optické rozpoznávání znaků (OCR)
Pokud obdržíte fakturu ve formátu PDF, technologie OCR z ní extrahuje relevantní data, jako jsou celkové částky a popisy položek, takže je nemusíte zadávat ručně. To šetří čas a minimalizuje chyby, které vznikají při ručním zadávání.
👀 Zajímavost
Parseur je nástroj, který automatizuje extrakci dat z dokumentů, jako jsou faktury a e-maily.
Robotická automatizace procesů (RPA)
Pokud váš tým tráví hodiny kopírováním údajů o zákaznících z e-mailů do tabulek, RPA to zvládne automatickým přesným a rychlým přenosem informací.
📌 Příklad
Deutsche Bank také implementovala RPA k automatizaci procesů zadávání, ověřování a slaďování dat ve svém finančním oddělení. To pomohlo zlepšit přesnost dat, zajistit dodržování předpisů a řídit rizika. Dosáhli také nepřetržitého zpracování velkých objemů dat, což dokazuje reálný dopad RPA.
Automatizace formulářů
Formuláře jsou všude – od průzkumů po žádosti o zpětnou vazbu –, ale ruční zadávání těchto dat do nástrojů pro lepší organizaci a analýzu může být zdlouhavé. Nástroje pro automatizaci formulářů usnadňují proces sběru dat tím, že automaticky zaznamenávají a organizují odpovědi.
Software pro integraci aplikací
Věděli jste, že automatizační nástroje můžete použít i pro přenos dat mezi aplikacemi?
Nástroje jako Zapier propojují více než 5 000 aplikací a umožňují uživatelům automatizovat pracovní postupy napříč aplikacemi bez nutnosti programování.
Například když nový potenciální zákazník vyplní formulář na vašem webu, Zapier může tyto informace automaticky odeslat do vašeho CRM. Nástroj pro automatizaci prodeje dokáže nový záznam detekovat, potenciálního zákazníka oslovit a sledovat jeho pokrok.
Software pro rozšiřování textu
Tyto nástroje vám umožňují vytvářet zkratky pro často používané textové úryvky, takže nemusíte ručně opakovaně zadávat celý úryvek. Například pouhé zadání „addr“ se může automaticky rozbalit na vaši úplnou adresu.
Příkladem takového nástroje je TextExpander, který umožňuje ukládat textové fragmenty a přiřazovat jim zkratky. Namísto toho, abyste pokaždé do úvodního e-mailu psali své jméno, funkci a organizaci, ke které patříte, stačí zadat krátký kód, například „;intro“, a okamžitě se vloží.
Kroky k automatizaci zadávání dat
Chcete si po přečtení těchto příkladů automatizaci vyzkoušet? Automatizujte manuální úkoly a proměňte je v efektivní pracovní postupy podle následujících kroků.
Krok 1: Identifikujte opakující se úkoly
Prvním krokem při zavádění automatizace zadávání dat ve vaší firmě je identifikace opakujících se, časově náročných a chybových úkolů.
Vytvořte seznam všech takových úkolů a sledujte, kolik času jim váš tým věnuje. Získáte tak představu o tom, jak je automatizovat.
💡 Tip pro profesionály: Pokud jste v automatizaci nováčky, je rozumné nechat kritické úkoly na později. Nechte svůj tým, aby si na změny zvykl, a poté postupně rozšiřujte automatizaci na další důležité oblasti, jakmile se vaše procesy a sebevědomí zlepší.
Aby byl tento proces ještě jednodušší, můžete použít nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, které vám umožní lépe organizovat a analyzovat vaše úkoly.
Zde jsou funkce, na které se můžete spolehnout:
Zobrazení tabulky ClickUp
Zobrazení tabulky ClickUp vám umožňuje přizpůsobit sloupce tak, aby zobrazovaly relevantní data, jako je stav úkolu, termíny splnění a přidělené osoby. V tabulkách můžete také použít relační datová pole k efektivní správě propojených úkolů.
Třídění a filtrování těchto informací vám umožní snadno odhalit vzorce, například úkoly, které často vyžadují ruční aktualizace nebo schválení.
Pokud několik úkolů neustále čeká na stejný schvalovací krok, je to pravděpodobně známka toho, že je na čase tento proces automatizovat.
Krok 2: Vyberte si správný automatizační nástroj
Nyní, když jste identifikovali své rutinní úkoly, vyberte si správný nástroj pro automatizaci zadávání dat. Postupujte takto:
- Definujte své cíle: Stanovte konkrétní cíle pro svůj automatizační nástroj pomocí kritérií SMART (konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní, časově ohraničené).
📌 Příklad
- Konkrétní: Automatizujte proces zadávání dat pro příchozí dotazy zákazníků z formulářů na našem webu.
- Měřitelné: Snížení času potřebného pro ruční zadávání dat o 50 % během prvního čtvrtletí
- Dosažitelné: Implementujte a integrujte automatizační nástroj, jako je Zapier, do našeho CRM systému během dvou týdnů.
- Relevantní: Uvolněte tým zákaznické podpory, aby se mohl soustředit na řešení dotazů namísto zadávání dat.
- Časově ohraničené: Dosáhněte plné implementace a měřitelných výsledků do tří měsíců.
- Vyhledejte oblíbené nástroje: Vyhledejte online automatizační nástroje, které odpovídají vašim potřebám. Zvažte náklady, škálovatelnost, integrační možnosti, snadnost použití a kompatibilitu s vaší stávající technologií.
- Projděte si zpětnou vazbu uživatelů: Projděte si recenze uživatelů, reference zákazníků a případové studie, abyste získali realistický pohled na každý nástroj.
- Vyzkoušejte před nákupem: V této fázi byste měli mít dva až tři silné kandidáty. Kontaktujte dodavatele a požádejte o produktové ukázky, bezplatné zkušební verze nebo návody, abyste si mohli vyzkoušet software pro automatizaci zadávání dat v praxi.
- Vyberte si: Vyberte automatizační nástroj, který nejlépe odpovídá potřebám vaší organizace, rozpočtu a schopnostem vašeho týmu. Zvolte škálovatelné řešení, které podporuje vaše dlouhodobé cíle. Software pro zadávání dat s automatizací pracovních postupů založenou na umělé inteligenci obvykle nabízí větší přidanou hodnotu než software bez této funkce.
Případová studie: ClickUp 🤝 CEMEX
Společnost CEMEX zlepšila své pracovní postupy tím, že pomocí ClickUp Form View eliminovala manuální úkoly. Odeslání formuláře automaticky spustí projekt pomocí vlastní šablony, což marketingovému týmu umožňuje okamžitě se pustit do práce.
Před zavedením automatizace jsme museli pokaždé, když copywriter dokončil úkol, ručně informovat nadřízené, že text je připraven. To mohlo trvat až 36 hodin.
Před zavedením automatizace jsme museli pokaždé, když copywriter dokončil úkol, ručně informovat nadřízené, že text je připraven. To mohlo trvat až 36 hodin.
Společnost CEMEX také využila ClickUp Task Relationships k vytvoření efektivních pracovních postupů. Tyto pracovní postupy plynule přenášejí projekty od potenciálních zákazníků k copywriterům, designérům a tvůrcům pohyblivé grafiky. Propojením úkolů, dokumentů a závislostí na jednom centralizovaném místě mají zaměstnanci k dispozici vše, co potřebují.
Snažíme se vytvořit řetězce validace, které do našeho procesu zahrnou osoby, které musí kontrolovat kreativní práci nebo požadovat změny. S ClickUpem to již není ruční práce.
Snažíme se vytvořit řetězce validace, které do našeho procesu zahrnou osoby, které musí kontrolovat kreativní práci nebo požadovat změny. S ClickUpem to již není ruční práce.
Krok 3: Nastavení automatizace
Zavedení automatizace do vašich pracovních postupů je náročný úkol. Pro hladký průběh byste měli vytvořit implementační plán, který stanoví časový harmonogram pro každou fázi – od definování cílů po školení týmu – a odpovědnosti jednotlivých osob a oddělení.
Šablona plánu implementace projektu ClickUp je přizpůsobitelná, uživatelsky přívětivá a univerzální šablona pro úspěšné plánování implementace.
Tato šablona obsahuje integrované tabule ClickUp Whiteboards. Použijte ji k brainstormingu nebo propojení šablony pro plánování implementace s dalšími dokumenty v rámci ekosystému ClickUp.
Jakmile máte připravený implementační plán, je čas začít nastavovat první automatizační sekvenci.
ClickUp Automations vám umožňuje vytvářet tyto sekvence pomocí spouštěčů a reakcí typu „if-then“ (pokud-pak).
Pokud dojde k nastavené spouštěcí události a splní se podmínka, ClickUp automaticky provede zadanou akci. I když můžete pomocí tohoto vzorce vytvářet vlastní automatizace, software ClickUp pro automatizaci pracovních postupů již nabízí více než 50 předem připravených šablon automatizace, které vám pomohou je okamžitě vytvořit a spustit.
Zde je pět způsobů (z mnoha), jak můžete automatizovat úkoly v ClickUp:
1. Oznámení o změnách stavu úkolů
Když se vlastní pole v ClickUp změní na „schváleno“, ClickUp může automaticky přidat komentář k úkolu. Tímto způsobem je váš tým vždy informován o dalších krocích nebo důležitých aktualizacích, aniž by musel ručně kontrolovat oprávnění.
2. Automatické aktualizace e-mailů
Nastavte automatizaci tak, aby se e-maily odesílaly vždy, když se úkol přesune ze stavu „k provedení“ do stavu „v procesu“. Díky tomu budou klienti a kolegové v obraze, aniž byste museli ručně odesílat aktualizace.
3. Vytváření úkolů z odeslaných formulářů
Když někdo odešle formulář (například hlášení o chybě), ClickUp může automaticky vytvořit úkol se všemi podrobnostmi, čímž vám ušetří čas strávený ručním zadáváním.
4. Vytváření podúkolů na základě stavu nadřazeného úkolu
Jakmile se změní stav nadřazené úlohy (např. z „v procesu“ na „připraveno ke kontrole“), ClickUp může vytvořit a přiřadit podúlohy s termíny splnění konkrétním členům týmu – nemusíte si to pamatovat sami.
5. Mazání úkolů, jejichž platnost vypršela
V případě citlivých informací nastavte automatizaci tak, aby mazala úkoly, jejichž platnost vypršela, a dokonce zaznamenávala odstranění v Google Sheets nebo upozorňovala manažery prostřednictvím Slacku, čímž zajistíte, že vaše pracovní prostředí zůstane organizované a bezpečné.
Ať už jste v automatizaci nováčkem nebo profesionálem, různé příklady automatizace ClickUp vám mohou posloužit jako vodítko.
💡Tip pro profesionály: Použijte AI asistenta ClickUp, ClickUp Brain, k vytvoření vlastních automatizací pomocí přirozeného jazyka. Jednoduše popište proces, který chcete automatizovat, a snadno nastavte spouštěče, akce a podmínky pro vaše pracovní postupy.
Krok 4: Testování a monitorování
Před spuštěním automatizace stanovte základní data, jako je průměrná doba dokončení úkolu, míra chybovosti a další relevantní metriky. To vám umožní porovnat výkon po automatizaci a sledovat zlepšení.
Využijte funkce správy času ClickUp ke sledování délky úkolů a automatizaci časových rozvrhů, čímž ušetříte čas, zejména u týmů s velkým objemem úkolů nebo složitými požadavky na reporting.
Účinné monitorování je klíčem k určení úspěchu nebo neúspěchu automatizačních snah. Dashboardy ClickUp vám umožňují sledovat KPI, analyzovat míru dokončení úkolů a kontrolovat čas strávený na úkolech, a to vše na jednom místě. Díky přizpůsobitelným šablonám dashboardů pro prodej, marketing a HR můžete vizualizovat výkon automatizace a rozložení pracovní zátěže, což vám pomůže udržet přehled o pokroku vašeho týmu.
Přečtěte si také: Jak využít AI pro automatizaci marketingu
Krok 5: Proškolte zaměstnance
Automatizace může pro vaše zaměstnance znamenat OBROVSKOU změnu. Měli byste jim poskytnout všechny potřebné zdroje, které jim s přechodem pomohou.
Vytvořte školicí materiály
Nejprve vytvořte podrobnou školicí příručku pomocí šablony ClickUp Training Matrix Template.
Šablona ClickUp Training Matrix vám pomůže s:
- Organizace a hodnocení programů školení zaměstnanců
- Sledování pokroku zaměstnanců při absolvování školení
- Identifikace oblastí, které je možné zlepšit
Díky tomuto strukturovanému přístupu zajistíte, že každý zaměstnanec bude mít správné znalosti, aby mohl automatizaci co nejlépe využít.
Jakmile nastíníte obsah školení, ClickUp Docs vám poskytne prostor pro shromáždění relevantních informací, jako jsou pokyny, technické postupy, firemní zásady nebo průmyslové standardy. ClickUp Docs vám umožní uspořádat tyto informace do přístupného, centralizovaného manuálu.
Vytvořte školicí materiály
Chcete-li zvýšit kvalitu svých školicích materiálů, ClickUp Brain může fungovat jako asistent pro psaní a pomáhat s úkoly, jako je vytváření nebo vylepšování obsahu.
Chcete-li vytvořit školicí materiály pro zavedení automatizace pomocí ClickUp Brain, začněte vysvětlením základů automatizace a jejích výhod. Poté vytvořte podrobné návody s interaktivními screenshoty a videi, které demonstrují, jak nastavit a spravovat automatizaci.
Aby bylo školení relevantní, zahrňte do něj scénáře reálných případů použití pro různé oddělení, například prodej nebo personální oddělení. Přidejte sekci otázek a odpovědí, kde se budete zabývat běžnými problémy, a připravte kvízy pro ověření znalostí.
Nakonec sledujte pokrok uživatelů a sbírejte zpětnou vazbu, abyste mohli materiál vylepšit a zajistit efektivní přijetí automatizačních nástrojů v celé organizaci.
💡Tip pro profesionály: Nastavte automatizaci e-mailů tak, aby se novým zaměstnancům ihned po nástupu do společnosti zasílala školicí příručka, a zajistěte tak, že ji každý nový zaměstnanec obdrží bez zpoždění.
Nezapomeňte sbírat zpětnou vazbu k vašim školicím materiálům, abyste mohli zlepšovat jejich kvalitu.
Nyní, když víte, jak automatizovat proces zadávání dat, musíte si uvědomit, že i ty nejlépe připravené plány mohou narazit na překážky. Podívejme se na některé výzvy, kterým můžete během tohoto procesu čelit.
Výzvy v automatizaci zadávání dat
Porozumění překážkám, které s sebou automatizace zadávání dat přináší, vám pomůže je úspěšně naplánovat a překonat. Zde jsou klíčové výzvy, kterým organizace čelí při implementaci automatizace zadávání dat:
- Vysoké počáteční náklady: Nastavení automatizovaných systémů může vyžadovat značné počáteční investice do softwaru a infrastruktury. I když dlouhodobé úspory mohou tyto náklady vykompenzovat, počáteční finanční zátěž může být pro mnoho podniků překážkou.
- Problémy s kvalitou dat: Automatizované systémy jsou do značné míry závislé na kvalitě vstupních dat. Pokud jsou zadaná data nepřesná nebo nekonzistentní, může to vést k chybným výstupům, což podkopává výhody automatizace.
- Odpor ke změnám: Zaměstnanci zvyklí na manuální procesy mohou klást odpor přechodu na automatizované systémy.
- Omezené možnosti přizpůsobení: Některé automatizační nástroje nemusí nabízet flexibilitu potřebnou k přizpůsobení řešení konkrétním obchodním potřebám, což může mít vliv na specifické výzvy dané organizace.
- Údržba a aktualizace: Automatizované systémy vyžadují pravidelnou údržbu a aktualizace, aby fungovaly efektivně.
- Rizika související s dodržováním předpisů a bezpečností: Zpracování citlivých informací prostřednictvím automatizovaných systémů vyvolává obavy ohledně dodržování předpisů a bezpečnosti, aby bylo zajištěno, že automatizační procesy jsou v souladu s příslušnými předpisy.
Dosáhněte efektivity a přesnosti díky automatizaci zadávání dat
Automatizace ručních procesů zadávání dat je strategickým krokem ke zvýšení efektivity, snížení počtu chyb a úspoře času. Správu dat můžete transformovat identifikováním opakujících se úkolů, výběrem správných nástrojů (jako je ClickUp!) a nastavením jasných pracovních postupů.
Pravidelně testujte a monitorujte své systémy a investujte do školení, abyste maximalizovali jejich potenciál. Cílem je zlepšit procesy a uvolnit tak váš tým, aby se mohl soustředit na kreativitu a inovace. Využijte automatizaci a užijte si výhody efektivnější a produktivnější organizace!
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!