Po sobě jdoucí schůzky mohou působit jako černé díry – čas mizí a je těžké si přesně zapamatovat, co bylo řečeno a dohodnuto.
Všichni jsme to zažili: snažili jsme se vzpomenout si na hlavní body z improvizované schůzky nebo měsíční revize, která trvala přes dvě hodiny. Jedna věc je dělat si rychlé poznámky, ale organizovat je poté? To je úplně jiná úroveň zábavy (nebo ne).
Naštěstí s ChatGPT můžete opustit staromódní a časově náročnou metodu ručního vytváření poznámek ze schůzek a nechat AI, aby se postarala o rutinní práci. Rozlučte se s psaním poznámek, stresem nebo honbou za úkoly. AI nástroj jako ChatGPT se může rychle stát vaším novým oblíbeným pomocníkem při vytváření zápisů a poznámek ze schůzek.
Jste připraveni vytvářet poznámky ze schůzek během několika sekund?
📌 Věděli jste, že téměř 200 milionů lidí každý týden používá chatbot s umělou inteligencí?
⏰ 60sekundové shrnutí
Psaní poznámek může být zdrcující. Zde jsou kroky, které je třeba provést při psaní poznámek pomocí Chatgpt:
Kroky pro použití ChatGPT pro pořizování poznámek z jednání:
- Naplánujte si program schůzky – Vytvořte strukturovaný program, který bude vodítkem pro diskusi a poskytne ChatGPT kontext.
- Zaznamenávejte nebo přepisujte schůzky – Používejte nástroj pro přepisování, abyste zachytili konverzaci a usnadnili její zpracování.
- Zadejte přepis nebo klíčové body do ChatGPT – Zadejte text do ChatGPT a vygenerujte jasné a stručné poznámky.
- Požádejte o shrnutí – Požádejte ChatGPT, aby zdůraznil klíčové body a rozhodnutí.
- Identifikujte akční položky – Nechte ChatGPT extrahovat úkoly a odpovědnosti z diskuse.
- Organizujte a sledujte – Strukturovejte poznámky tak, aby byly přehledné, a zajistěte, že vám nic neunikne.
Funkce ClickUp pro zlepšení schůzek: Jak umělá inteligence může usnadnit a zefektivnit schůzky
- AI Notetaker – Automatizuje pořizování poznámek a propojuje úkoly.
- Nástroje pro správu schůzek – Pomáhají plánovat, sledovat a navazovat na schůzky.
- ClickUp Brain – asistent s umělou inteligencí pro lepší organizaci.
- Šablona poznámek z jednání – Udržuje poznámky strukturované a konzistentní.
⭐ Doporučená šablona
Jsou vaše poznámky z jednání roztříštěné, neuspořádané nebo chybí? Vyzkoušejte bezplatnou šablonu poznámek z jednání od ClickUp s podporou umělé inteligence, která vám pomůže vše uspořádat na jednom místě, abyste nikdy neztratili přehled o tom, co bylo řečeno nebo co bude dál.
Co je ChatGPT?
Zeptali jsme se tedy ChatGPT: „Co je ChatGPT?“ A toto nám odpovědělo.
V podstatě se jedná o nástroj umělé inteligence, který rozumí a generuje text na základě toho, co zadáte.
Představte si to jako superchytrého asistenta pro schůzky s umělou inteligencí, který vám pomůže:
- Vytvářejte úkoly pro následné schůzky, aby vám nic neuniklo.
- Vytvářejte shrnutí schůzek zachycením klíčových bodů a akčních položek.
- Vytvářejte koncepty e-mailů nebo zpráv na základě svých poznámek.
- Odpovídejte rychle na otázky pomocí relevantních a jasných informací.
- Organizujte poznámky z jednání do kategorií, jako je program, rozhodnutí a úkoly.
Vy zadáte kontext a on odpoví užitečnými a jasnými informacemi, což výrazně usnadňuje úkoly jako pořizování poznámek.
Výhody používání ChatGPT pro pořizování poznámek z jednání
Používání ChatGPT pro poznámky z jednání vám ušetří ruce od zběsilého psaní a zefektivní celý proces, od zaznamenávání klíčových detailů až po organizaci následných kroků.
Kromě těchto zřejmých výhod vám přinášíme i několik dalších, které jste pravděpodobně dosud nezvážili:
1. Šetří vám čas a energii ⏳
Zápisky z jednání jsou mnohem komplexnější než pouhé zapisování zápisu z jednání.
Takto vypadá celý proces:
- Pořizujte poznámky během schůzky
- Shrňte diskusi, abyste zachytili klíčové body.
- Vytvořte seznam úkolů a přiřaďte je příslušným osobám.
- Seznam rozhodnutí učiněných týmem pro budoucí použití
Přenesením celé této úlohy na ChatGPT s pouhým základním zadáním z vaší strany ušetříte obrovské množství času a energie.
2. Zabrání vám v přílišném přemýšlení 🧘
ChatGPT generuje shrnutí schůzek, aniž by se zabýval zbytečnými detaily. Místo toho, abyste se museli starat o to, co zahrnout a co vynechat, se můžete soustředit na klíčové detaily. Tím se vyhnete zbytečnému přemýšlení nad tím, co si zapsat, a zabráníte mentálnímu vyčerpání.
3. Udržuje profesionální atmosféru 📝
AI nezkreslí tón ani záměr, takže vaše poznámky zůstanou objektivní a nebudou zaujaté. AI generuje přesné přepisy schůzek bez osobních interpretací toho, co bylo řečeno, a zabraňuje tak dezinformacím.
4. Snadno zpracovává různé formáty 🗂️
Schůzky produkují nejrůznější data: akční body, rozhodnutí, nápady a budoucí úkoly. ChatGPT se těmto formátům hladce přizpůsobí a roztřídí je do přehledných sekcí. Ať už potřebujete stručné shrnutí vytvořené umělou inteligencí, body v odrážkách nebo seznam následných kroků, tento nástroj poznámky odpovídajícím způsobem strukturová.
5. Eliminuje problém „Kdo to řekl?“ 💭
Zapomeňte na zmatek při snaze zapamatovat si, kdo na schůzkách vyslovil konkrétní připomínky. Nastavte ChatGPT tak, aby přiřazoval klíčová prohlášení správným osobám, a zajistěte tak, že se žádné postřehy neztratí ani nebudou přiřazeny nesprávně.
6. Zlepšuje konzistenci napříč schůzkami 📈
Používání ChatGPT zajišťuje, že všechny poznámky z jednání mají jednotný formát, což usnadňuje jejich porovnání mezi jednotlivými sezeními. Získáte tak vždy strukturovanou a spolehlivou dokumentaci, díky které neztrácíte čas skládáním neuspořádaných poznámek nebo snahou zapamatovat si důležitá rozhodnutí.
Jak používat ChatGPT pro pořizování poznámek z jednání: podrobný průvodce
Výhody používání ChatGPT pro pořizování poznámek z jednání jsou lákavé, ale je třeba se s ním trochu naučit pracovat. Podívejme se, jak na to:
Krok 1. Nastavte program schůzky
Než začnete, vytvořte strukturovaný program schůzky s přehledem klíčových témat. Zadejte jej do ChatGPT, abyste získali potřebný kontext pro poznámky ze schůzky. Tento program pomáhá nástroji při pořizování poznámek a zajišťuje, že se zaměří na nejdůležitější body.
Krok 2. Nahrajte nebo zaznamenejte zvukový záznam/přepis schůzky
Používejte nástroj pro přepisování, abyste mohli schůzky nahrávat a přepisovat. Po schůzce vložte tento přepis do ChatGPT ke zpracování nebo použijte nástroje pro převod hlasu na text, abyste mohli generovat textové vstupy pro ChatGPT.
Pokud se schůzka koná osobně, měli byste požádat někoho, aby pořídil podrobný zápis ze schůzky.
➡️ Číst více: Prozkoumejte 15 nejlepších aplikací a nástrojů pro pořizování poznámek s využitím umělé inteligence, které zvýší vaši produktivitu a zjednoduší proces pořizování poznámek.
Krok 3: Vložte přepis schůzky nebo klíčové body do ChatGPT
Po schůzce zadejte do ChatGPT přepis nebo klíčové body z diskuse. Aby bylo zpracování plynulejší, dělejte to po částech nebo sekcích a zaměřte se na konkrétní části schůzky (například body programu, rozhodnutí nebo akční body).
Krok 4: Požádejte ChatGPT o shrnutí schůzky
Použijte ChatGPT k vytváření shrnutí schůzek a zhuštění hlavních diskutovaných témat nebo k zdůraznění důležitých postřehů a přijatých rozhodnutí. Řiďte jej pomocí pokynů jako „Shrňte klíčové body“ nebo „Jaké byly hlavní výsledky této schůzky?“
Krok 5: Extrahujte klíčové akční položky
Jakmile budete mít shrnutí schůzky, požádejte ChatGPT, aby identifikoval akční body. Použijte výzvu jako „Uveďte úkoly nebo akční body z této schůzky“ nebo „Jaké následné akce jsou potřebné?“ ChatGPT představí úkoly nebo odpovědnosti přidělené různým členům týmu.
Krok 6: Uspořádejte si poznámky a následné kroky
Nakonec požádejte ChatGPT, aby vaše poznámky uspořádal do logického formátu a rozdělil je do sekcí, jako jsou body programu, přijatá rozhodnutí, akční body, následné úkoly a body, které je třeba projednat na příštím jednání. Můžete také požádat o odrážky pro lepší čitelnost. Poté poznámky sdílejte pomocí svého oblíbeného nástroje.
Příklady použití ChatGPT v praxi
ChatGPT přeměňuje chaotické přepisy schůzek na přehledné souhrny, identifikuje klíčové body k akci a na základě diskuse přiděluje úkoly.
Zde je několik příkladů, jak to funguje v reálném čase:
1. Úvodní schůzka k projektu
Dobrý start zajišťuje hladší průběh. Úvodní schůzka pomáhá zahájit projekt a ChatGPT snadno shrnuje cíle projektu, výstupy a časové harmonogramy a také přiděluje role.
Můžete jej upravit podle svých představ nebo ho rovnou použít. Je to o jeden krok méně, který musíte udělat, když se pustíte do svého projektu.
2. Schůzky s klienty
Komunikace s klienty by měla být vždy konzistentní a včasná. Použijte ChatGPT k rychlému sepsání e-mailů, ve kterých shrnete vše, co jste s klienty projednali, a udržujte o tom řádnou dokumentaci.
3. Brainstormingové sezení
Brainstormingové sezení generují širokou škálu nápadů, z nichž ne všechny jsou okamžitě realizovatelné. ChatGPT pomáhá organizovat nápady tím, že pro každý z nich generuje realizovatelné kroky. To vám umožní vybrat nejlepší možnosti pro váš tým a podnikání.
Omezení používání ChatGPT pro pořizování poznámek z jednání
Při používání umělé inteligence k vytváření poznámek z jednání musíte poskytnout mnoho kontextových informací. ChatGPT není výjimkou. Vyžaduje, abyste poskytli podrobný kontext a ručně zkopírovali a vložili výstupy na správná místa. Pokud vložíte nesprávný návrh, způsobí to zbytečnou frustraci.
Zde jsou některá omezení používání ChatGPT pro vaše poznámky z jednání:
1. Ztráta v překladu
Zatímco ChatGPT zvládá jednoduché diskuse, může mít potíže s plným pochopením složitých nebo nuancovaných témat, zejména těch, která zahrnují odbornou terminologii nebo složité klíčové rozhodování. Dobře zachycuje obecné myšlenky, ale může mu uniknout jemnější detaily, které lidé přirozeně vnímají.
2. Nedostatek lidského přístupu
Bez ohledu na to, jak je AI vycvičená, bude přesná pouze v kontextu vašeho podnikání a odvětví. ChatGPT může přehlédnout určitý žargon nebo odvětvový jazyk, což vyžaduje lidský dohled jako další krok v pracovním postupu.
3. Problémy s integrací
Schůzky jsou významnou součástí řízení projektů a bohužel ChatGPT nelze integrovat do vašich nástrojů pro řízení projektů.
Bez ohledu na to, jak dobře umíte zadávat pokyny AI, často budete dělat chyby, protože budete muset ručně kopírovat a vkládat poznámky do svých nástrojů pro správu projektů. Tento další krok ve vašem pracovním postupu může být z dlouhodobého hlediska únavný.
Zde přichází na scénu nástroj jako ClickUp. ClickUp je komplexní platforma pro zvýšení produktivity, která obsahuje funkce založené na umělé inteligenci, díky nimž bude každý aspekt vašeho pracovního postupu plynulejší a snazší.
Podívejme se, jak si ClickUp vede v porovnání s ChatGPT a proč je lepší pro zefektivnění procesu správy schůzek.
Jak ClickUp zlepšuje správu poznámek z jednání
ClickUp posouvá schůzky na vyšší úroveň díky kombinaci pokročilých funkcí pro pořizování poznámek založených na umělé inteligenci s nástroji pro správu úkolů a spolupráci. Automatizací a strukturováním procesu pořizování poznámek ClickUp zajišťuje, že každá schůzka přispívá ke zlepšení pracovních postupů a celkové efektivity týmu.
Užívejte si bezstresové schůzky s AI Notetaker
Už žádné neuspořádané poznámky. Už žádné ztracené detaily.
ClickUp obsahuje úžasné integrované řešení pro správu poznámek z jednání založené na umělé inteligenci, ClickUp AI Notetaker, které promění diskuse v praktické výsledky.
Stačí tuto funkci aktivovat ve svém kalendáři a automaticky se připojí k vašim schůzkám, aby generovala podrobné poznámky. Tato funkce zaznamenává všechny podrobnosti z vašich schůzek a kompiluje je do soukromých dokumentů, takže se můžete soustředit na konverzaci, místo abyste se museli starat o pořizování poznámek.
S ClickUp AI Notetaker obdržíte po každé schůzce poznámky, včetně shrnutí, klíčových bodů, akčních položek, projednávaných témat a kompletního přepisu. Poznámky ze schůzek můžete také propojit s dokumenty, úkoly a chaty.
Notetaker je navíc plně integrován s oblíbenými platformami, jako jsou Zoom, Microsoft Teams a Google Meet, což zlepšuje celkový zážitek z jednání.
Více informací o AI Notetaker najdete zde 👇
S ClickUp AI Notetaker můžete:
- Snadno ukládejte přepisy, zvukové soubory a shrnutí schůzek do soukromého dokumentu a označujte související poznámky pro rychlou referenci.
- Okamžitě přeměňte úkoly ze schůzek na sledovatelné úkoly ClickUp, čímž zajistíte odpovědnost a dodržování úkolů.
- Pomocí ClickUp AI můžete automaticky zveřejňovat shrnutí a úkoly přímo ve svých chatových kanálech a zajistit tak plynulou komunikaci.
- Propojte svůj kalendář s poznámkami z hovorů a získejte jednotný přehled, který vám pomůže upřednostnit důležité schůzky a automatizovat zprávy pro ostatní.
- Využijte automatizované přepisy, které umožňují snadné vyhledávání jakékoli schůzky v ClickUp, rychlý přístup k informacím, generování úkolů a sladění týmu.
📮ClickUp Insight: Zjistili jsme, že 27 % respondentů průzkumu používá pro schůzky digitální poznámkové bloky, zatímco pouze 12 % používá AI poznámkové bloky. Tento rozdíl je markantní, protože 64 % respondentů má potíže s nejasnými dalšími kroky v téměř polovině svých schůzek. ClickUp AI Notetaker mění následné kroky po schůzkách! Automaticky zaznamenává všechny důležité detaily, jasně identifikuje akční položky a okamžitě přiřazuje úkoly členům týmu, čímž eliminuje frustrující následné otázky typu „Co jsme se rozhodli?“. 💫 Skutečné výsledky: Týmy, které používají funkce ClickUp pro správu schůzek, hlásí až 50% snížení zbytečných konverzací a schůzek!
Spravujte své schůzky pomocí výkonných funkcí
ClickUp Meetings nabízí několik funkcí navržených speciálně pro vaše pracovní postupy při schůzkách. Díky integrovaným nástrojům pro schůzky mohou týmy plánovat, sledovat a kontrolovat všechny aspekty schůzky, aniž by musely opustit platformu.
Zde je přehled toho, co můžete dělat s funkcemi ClickUp určenými speciálně pro schůzky:
Rozdělte agendy a přiřaďte úkoly
S ClickUp Tasks přeměňte program schůzky na konkrétní úkoly. Během schůzky přiřaďte odpovědnosti přímo členům týmu a zajistěte tak zodpovědnost za každý úkol. Sledujte, aktualizujte a monitorujte každý úkol, aby nic z toho, co bylo na schůzce projednáno, nezůstalo bez řešení.
Udržujte poznámky ze schůzek přehledné díky ClickUp Docs
ClickUp Docs vám umožňuje vytvářet podrobné, krásně formátované poznámky ze schůzek, které můžete přímo propojit s příslušnými úkoly. Snadno vytvářejte, sdílejte a spolupracujte na dokumentech ze schůzek se svými kolegy.
Pomáhá udržovat diskuse organizované a zároveň zajišťuje, že dokumentace je plynulá a dostupná pro všechny zúčastněné strany, aniž by bylo nutné ji hledat. Dokumenty také udržují vaše poznámky přístupné a snadno navigovatelné, takže každý v týmu má přístup k referencím o klíčových rozhodnutích a následných krocích.
💡 Tip pro profesionály: Chcete-li ještě více zefektivnit své dokumentační úsilí, využijte nástroje AI pro dokumentaci, automatizaci a zefektivnění pracovního postupu.
Zůstaňte v obraze díky opakujícím se úkolům a kontrolním seznamům
Přestaňte vytvářet programy schůzek od nuly – automatizujte svou přípravu pomocí opakujících se úkolů ClickUp. Vytvořte si pro každou schůzku kontrolní seznam, který pokryje všechny důležité body diskuse. Kontrolní seznamy ClickUp vám pomohou udržet schůzku soustředěnou a produktivní.
Proměňte diskuse v činy
S funkcí ClickUp Comments můžete přidělovat úkoly členům svého týmu přímo z poznámek ze schůzek. Namísto vágních pokynů k dalším krokům dostane váš tým jasné, konkrétní úkoly spojené s konkrétními diskusemi, což usnadňuje sledování pokroku a zajišťuje odpovědnost.
Optimalizujte pořizování poznámek a shrnování pomocí ClickUp Brain
ClickUp Brain, asistent s umělou inteligencí, se hladce integruje do vašeho pracovního postupu při řízení projektů. Pomáhá generovat podrobné a přesné poznámky ze schůzek z přepisu schůzky, které můžete automaticky sladit se svými úkoly, projekty nebo dokumenty. Tento nástroj s umělou inteligencí pro schůzky uchovává vše na jednom místě – už nemusíte prohledávat staré vlákna ChatGPT.
Asistent pro psaní s umělou inteligencí v rámci Notepadu ClickUp a ClickUp Docs vylepšuje vaše zážitky ze psaní poznámek a konsoliduje všechny vaše poznámky, dokumenty, tým a práci – vše na jednom místě.
Notepad je skvělý pro rychlé poznámky a kontrolní seznamy, zatímco ClickUp Docs lze použít pro jakýkoli typ poznámek, od jednoduchých kontrolních seznamů úkolů až po podrobné blogové příspěvky, poznámky z jednání, plány projektů, programy jednání, retrospektivy a další.
Zefektivněte asynchronní schůzky pomocí ClickUp Clips ✨
Pokud váš tým pracuje asynchronně (async), což znamená, že se členové nemusí scházet ve stejný čas, je ClickUp Clips ideálním řešením.
Tato funkce vám umožňuje nahrávat videozáznamy s aktualizacemi nebo vysvětleními, které AI automaticky přepíše do textové podoby. Tímto způsobem si každý člen týmu může prohlédnout poznámky ze schůzek nebo aktualizace podle svého harmonogramu, aniž by musel absolvovat živou schůzku.
Prohledávejte přepsaný text a dokonce přeměňujte klipy na úkoly, abyste zajistili, že všechny klíčové body budou zaznamenány a budou se dát realizovat – i když je váš tým rozptýlen v různých časových pásmech.
Maximalizujte produktivitu schůzek pomocí šablony poznámek ze schůzek ClickUp
Jako třešnička na dortu přichází ClickUp s vlastní přizpůsobitelnou šablonou poznámek z jednání ClickUp. Tato šablona vám pomůže rychle nastavit strukturovanou dokumentaci pro různé typy jednání. Můžete vytvořit vlastní struktury pro briefingy s klienty, týdenní agilní online jednání, individuální hodnocení výkonu a další.
S touto šablonou:
- Zaznamenávejte podrobné programy a strukturované schůzky pro lepší soustředění.
- Zaznamenávejte klíčové body diskuse a rozhodnutí v reálném čase.
- Přiřazujte úkoly přímo z poznámek ze schůzek, abyste zajistili odpovědnost.
- Zajistěte, aby vám neunikly žádné následné úkoly, propojením poznámek s úkoly a termíny.
💡 Archiv šablon: Vylepšete své schůzky pomocí produktivních šablon ClickUp pro správu schůzek. ⚡
Šablona stylu poznámek z jednání ClickUp vám pomůže snadno zaznamenat klíčové body, rozhodnutí a úkoly během jednání. Její přizpůsobitelný formát zajišťuje, že všechny důležité informace jsou organizované a přístupné.
Alternativně je šablona zápisu z jednání ideální pro vytváření podrobných a strukturovaných záznamů z jednání. Umožňuje vám dokumentovat diskuse, sledovat rozhodnutí a zajistit odpovědnost přiřazením následných úkolů přímo ze zápisu z jednání.
Od strachu k hotové práci – proměňte proces pořizování poznámek z jednání pomocí ClickUp
V některých týdnech může mít člověk pocit, že každá schůzka, které se účastní, mohla být nahrazena e-mailem. Schůzky jsou však důležitým prostředkem k sjednocení názorů, rychlému řešení problémů a dokončení práce. Samozřejmě za předpokladu, že jsou pečlivě dokumentovány! Dokumentace schůzek je užitečná pouze tehdy, je-li podrobná, srozumitelná a přístupná všem zúčastněným stranám.
ChatGPT je samozřejmě dobrý nástroj pro vylepšení vašich poznámek z jednání. Ale s ClickUp bude celý váš pracovní postup při jednáních plynulejší.
Až příště vyjdete ze schůzky (nebo opustíte virtuální schůzku), nebudete přemýšlet „Co teď?“, protože už budete mít seřazené poznámky, přidělené úkoly a sledované cíle. S ClickUp budou vaše schůzky fungovat přesně tak, jak mají: jako produktivní události vedoucí k výsledkům. Vyzkoušejte schůzku s ClickUp ještě dnes! Zaregistrujte se zdarma na ClickUp.